Föreställ dig följande: du träffar en potentiell kund som kan bli en långsiktig partner.
Pressen är stor – de delar med sig av sina utmaningar och du är ivrig att visa hur du kan hjälpa till.
Men hur bygger man upp förtroende redan från början och övertygar dem om att samarbeta med dig?
Det är här upptäcktsmöten kommer in. De erbjuder en möjlighet att förstå dina prospekts utmaningar och mål, sätta förväntningar och bygga en relation.
Denna guide innehåller allt du behöver för att lyckas med ditt nästa möte med en potentiell kund, från den inledande kartläggningen och finansiella planeringen till uppföljningen.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
- Upptäcktsmöten är avgörande för att förstå dina potentiella kunders behov och bygga starka relationer.
- Undersök kundens verksamhet, mål och utmaningar före mötet. Samla värdefulla insikter och se till att du förstår deras behov.
- Skissa upp diskussionspunkter, fördela talare och prioritera ämnen. Samordna tillgänglighet för alla deltagare så att alla kan bidra utan konflikter. Integrera med Google Kalender eller Outlook för smidig schemaläggning.
- Uppmuntra öppna diskussioner, ta detaljerade anteckningar och se till att alla viktiga punkter tas upp.
- Brainstorma och dokumentera idéer, lista mötesanteckningar och markera åtgärdspunkter med ClickUp Docs och Brain.
- Skicka tackbrev, besvara utestående frågor och tilldela uppföljningsuppgifter med ClickUp för att säkerställa tydligt ansvar och uppföljning av framsteg.
Vad är ett upptäcktsmöte?
Ett upptäcktsmöte är ett introduktionssamtal mellan en säljare och en potentiell kund för att förstå kundens problem och behov.
Det här är inte bara ännu ett säljsamtal, utan ett strategiskt samtal för att få fram insikter som kommer att styra hela din säljstrategi. Du förstår kundens verksamhet, deras problem och behov samt deras förväntade mål.
Kom ihåg att ett upptäcktsmöte inte är rätt tillfälle att sälja in din produkt. Fokusera istället på att lyssna aktivt och visa empati för kundens situation. Visa genuin nyfikenhet, ställ genomtänkta frågor och skapa en miljö där kunden känner sig lyssnad på och förstådd.
Detta hjälper dig att bygga förtroende, skapa en god relation och subtilt positionera dig själv som en värdefull partner som kan hjälpa den potentiella kunden att nå framgång.
Kort sagt, ett kundmöte sätter tonen för en långvarig kundrelation och ökar försäljningsmöjligheterna. Lyckas du med det kommer du att etablera dig som en partner som de kan lita på för att hjälpa dem att lyckas.
💡Proffstips: En framgångsrik upptäcktsession handlar om kunderna. Det är din chans att ställa rätt frågor, lyssna aktivt och visa att du inte bara säljer en lösning – du erbjuder den rätta lösningen.
Upptäcktsmötenas roll i försäljningsprocessen
Upptäcktsmöten är grundstenen i en framgångsrik försäljningsprocess eftersom de flyttar fokus från försäljning till lösning. Det är under detta inledande möte som du lägger grunden för en omfattande förståelse av din potentiella kunds specifika behov, utmaningar och mål, vilket gör att du kan ta fram en skräddarsydd lösning istället för en standardlösning.
I de tidiga stadierna av försäljningsprocessen skapar upptäcktsmöten förtroende. Potentiella kunder vill ha en partner som förstår deras verksamhet inifrån och ut och ger dem professionella råd. Ett effektivt upptäcktsmöte positionerar dig som en pålitlig rådgivare, inte bara en leverantör.
Dessa möten förenklar också din försäljningsprocess genom att hjälpa dig att tidigt kvalificera leads. Genom att klargöra kundens problem kan du styra samtalet mot det som är viktigast och lyfta fram ditt värdeerbjudande, vilket gör uppföljningsinteraktionerna mer effektiva.
I grund och botten fungerar upptäcktsmöten som grunden för varaktiga partnerskap. När de görs på rätt sätt förvandlar de säljmöten från en transaktion till ett verkligt samarbete.
🧠 Visste du att? 68 % av kunderna spenderar mer pengar på ett varumärke som förstår dem och behandlar dem som individer.
Förberedelser för ett framgångsrikt upptäcktsmöte
Ett framgångsrikt upptäcktsmöte kräver noggranna förberedelser. Ju mer noggrant du förbereder dig, desto mer självsäker och effektiv blir din konversation. Dessutom visar det att du respekterar din potentiella kunds värdefulla tid.
Börja med att fördjupa dig i kundens verksamhet, mål och utmaningar för att få en gedigen förståelse för deras behov. Skapa en tydlig agenda baserad på det inledande samtalet. Den bör definiera syftet med mötet, viktiga diskussionspunkter och önskade resultat.
Samla sedan in allt relevant material, inklusive kundinformation, marknadsinsikter och konkurrensdata, för att ge samtalet mervärde. Fördela roller inom teamet för att säkerställa en fokuserad diskussion och en smidig täckning av alla viktiga ämnen.
🧠 Visste du att? I genomsnitt pratar säljarna i 57 % av upptäcktsamtalen.
Steg 1: Samla din forskning och lista frågor
Ett inledande upptäcktsmöte handlar om att förstå dina potentiella kunders affärsutmaningar och mål. För att göra detta på ett effektivt sätt behöver du mer än ytliga data. Fokusera på att bygga upp ett omfattande informationsarkiv.
Så här kan du samla in data för att förbereda dig inför ett upptäcktsmöte:
🔍 Samla in viktig information som deras affärsmodell, viktigaste problemområden, branschtrender och senaste utvecklingen.
🌐 Utforska kundens webbplats, analysera deras aktivitet på sociala medier och granska senaste nyheterna eller pressmeddelandena för att förstå deras aktuella prioriteringar och potentiella utmaningar.
📋 Skicka detaljerade frågeformulär till kunderna före mötet för att få direkt insikt i deras specifika behov.
Nu är det dags att skriva ner alla frågor du vill ställa under upptäcktsmötet. För detta kan du använda SPIN-ramverket av Neil Rakham för att förbereda dig inför ett upptäcktsmöte.
Låt oss se hur man använder SPIN-ramverket för en kund som kämpar med låg kundretention:
- Situation: Samla in grundläggande fakta om företaget för att förstå utmaningarna. Exempel: ”Hur mäter ni kundengagemanget efter att kunderna har registrerat sig?”
- Problem: Identifiera de utmaningar de står inför så att du kan erbjuda specifika lösningar. Exempel: ”Finns det specifika kundsegment som byter leverantör oftare?”
- Implikation: Utforska konsekvenserna av problemet för att belysa hur brådskande det är. Exempel: ”Om kunderna fortsätter att lämna företaget i denna takt, hur kommer det att påverka era intäkter under de kommande sex månaderna?”
- Behov-vinst: Positionera din lösning på ett sätt som betonar värdet. Exempel: ”Tänk om du hade ett system som varnade dig när en värdefull kund riskerade att lämna dig?”
När du har samlat all information, fokusera på relevant dokumentation som du enkelt kan hänvisa till under mötet.
💡Proffstips: ClickUp Docs är en idealisk lösning för att skapa ett centraliserat arkiv för att lagra forskning, teamanteckningar, kundundersökningsfrågor och konkurrensinsikter. Samarbeta med ditt team i realtid för att förfina dina anteckningar, tagga medlemmar för att få feedback och se till att inga viktiga insikter förbises.
Steg 2: Skapa en hypotes
Ett upptäcktsamtal är en chans att visa den potentiella kunden att du förstår deras verksamhet och kan hjälpa dem att hantera utmaningarna. Ett bra sätt att bygga förtroende är att presentera en detaljerad hypotes om de utmaningar som kunden står inför. Detta baseras på hur väl du gör din research.
Här är ett exempel på en hypotes för ett upptäcktsamtal.
Att använda en hypotes är det som skiljer genomsnittliga säljare från elitsäljare. Det ger dig rätten att genomföra upptäcktsmöten genom att visa din potentiella kund att du har gjort din hemläxa och att du är en expert inom branschen. Om du har fel är det ingen fara, eftersom det ger den potentiella kunden en möjlighet att rätta dig.
Att använda en hypotes är det som skiljer genomsnittliga säljare från elitsäljare. Det ger dig rätten att genomföra upptäcktsmöten genom att visa din potentiella kund att du har gjort din hemläxa och att du är en expert inom branschen. Om du har fel är det okej, eftersom det ger den potentiella kunden en möjlighet att rätta dig.
Steg 3: Skapa en vinnande agenda
En väl genomtänkt agenda för upptäcktsmötet säkerställer att varje minut av mötet tjänar ett tydligt syfte. Den ger en tydlig färdplan som säkerställer att du täcker alla viktiga ämnen och håller samtalet fokuserat.
Så här skapar du en agenda som ger resultat:
➡️ Definiera mötets huvudsakliga mål. Vill du förstå kundens största utmaningar? Identifiera deras viktigaste affärsmål? Eller utforska möjliga lösningar?
➡️ Ta hänsyn till kundens specifika behov och bransch samt vad kunden förväntar sig. Om du till exempel träffar en marknadschef kan mötesagendan innehålla ämnen som:
- Allmän affärsutforskning: Företagsöversikt, målgrupp, marknadsposition och övergripande affärsmål
- Identifiera marknadsföringsmål: Intäktsökning, varumärkeskännedom, leadgenerering, kundförvärv och kundbevarande
- Nuvarande marknadsföringsstrategier: Analysera befintliga marknadsföringskanaler, kampanjer och deras effektivitet.
- Marknadsföringsutmaningar: Identifiera aktuella hinder, budgetbegränsningar och områden som kan förbättras.
Innan du bokar samtalet, fråga om kundens förväntningar på mötet. Denna samarbetsinriktade strategi säkerställer att dagordningen överensstämmer med deras prioriteringar och visar din vilja att anpassa dig.
Du bör också avsätta specifika tidsintervall för varje punkt på dagordningen för att diskussionen ska bli effektiv. Definiera tydligt vem som ska leda varje diskussionspunkt och vem som ska ansvara för anteckningarna.
Med ClickUp Meetings kan du organisera dagordningar, schemalägga diskussioner och få praktiska insikter på ett smidigt sätt, vilket banar väg för produktiva och meningsfulla upptäcktsmöten.
För ökad effektivitet förenklar ClickUp Agenda Template denna process och ger dig ett återanvändbart ramverk för konsekventa och effektiva upptäcktsmöten.
Ett affärs- eller säljteam kan till exempel använda listvyn för att spåra ämnen som "Kundutmaningar", "Föreslagna lösningar" och "Nästa steg". Om ditt team föredrar en visuell approach erbjuder tavelvyn en layout i Kanban-stil för att prioritera och organisera agendapunkter på ett smidigt sätt.
🧠 Visste du att? Ett genomsnittligt upptäcktsmöte varar i 36 minuter.
Steg 3: Planera möten smidigt
Att schemalägga virtuella möten kan verka som en mindre uppgift, men det sätter tonen för ditt möte. Samordna med intressenterna för att hitta en lämplig tid och plattform för online-mötet. Se till att testa plattformen i förväg för att undvika tekniska problem.
När tid och plattform är bestämda, skicka ut kalenderinbjudningar med alla viktiga detaljer, inklusive dagordning, möteslänk och material inför mötet. Skicka påminnelser för att säkerställa att deltagarna kommer i tid.
ClickUp Calendar View förenklar processen genom att visa ditt teams och kundens tillgänglighet på ett och samma ställe.
💡 Proffstips: Integrationer med verktyg som Google Kalender och Outlook kan hjälpa dig att synkronisera allt, vilket eliminerar dubbelbokningar eller missade möten.
Steg 4: Samarbeta med ditt team
Samarbetet slutar inte när mötet är inplanerat i kalendern. Genom att främja öppen kommunikation och gemensam förståelse inom teamet kan du säkerställa att alla är samsynta och arbetar mot ett gemensamt mål.
Efter att ha sammanställt en lista över kundernas problem kan teamet till exempel diskutera möjliga lösningar och se till att mötet tar upp viktiga frågor med praktiska insikter.
Här är några bästa praxis för att samarbeta med ditt team när du förbereder dig för ett upptäcktsmöte:
✅ Fastställ tydliga roller och ansvarsområden: Definiera vem som ansvarar för varje del av förberedelserna, från research och agendautformning till presentationsutveckling och uppföljning.
✅ Brainstorma potentiella frågor och invändningar: Utarbeta gemensamt en lista med frågor som kunden kan ställa och brainstorma effektiva svar på potentiella invändningar.
✅ Öva på presentationen tillsammans: Repetera presentationen som ett team för att identifiera områden som kan förbättras och säkerställa ett sammanhängande och konsekvent budskap.
🧠 Visste du att? Enligt en undersökning varierade tiden som ägnades åt att förbereda upptäcktsmöten från 30 minuter till två dagar, beroende på kundens behov och agentens erfarenhet.
Genomföra upptäcktsmötet
När du har förberett dig noggrant är det dags att genomföra ett upptäcktsmöte som ger mervärde och bygger förtroende.
Här är några tips för att göra dina upptäcktsamtal produktiva.
Steg 1: Bryt isen
Börja med en varm men professionell hälsning för att sätta tonen för ditt upptäcktsmöte. Börja med att presentera dagordningen och samordna förväntningarna.
🌻 Exempel: ”Jag är så glad att vi träffas idag! Jag skulle gärna vilja höra mer om vad du hoppas uppnå och hur jag kan stödja dig. Vad inspirerade dig att ta detta steg?”
Steg 2: Öva på aktivt lyssnande och ställ öppna frågor
Under ett upptäcktsamtal bör ditt huvudfokus vara att aktivt lyssna på den potentiella kundens utmaningar och mål. Ställ öppna frågor för att få djupare insikter i deras problemområden.
🌻 Exempel: ”Vad är det mest frustrerande med din nuvarande process/ditt nuvarande system?” ”Hur mäter du framgång för denna utmaning?”
Steg 3: Brainstorma idéer
Upptäcktsmöten gynnas av samarbetsdiskussioner och nya idéer. Prova att brainstorma i realtid med kunden för att visualisera koncept, kartlägga lösningar och engagera ditt team och dina potentiella kunder.
🌻 Exempel: Om du är en marknadsföringsbyrå som diskuterar kundens ideala kundprofil under upptäcktsmötet kan du skapa ett flödesschema på en whiteboard, så att både du och kunden kan kartlägga viktiga demografiska uppgifter, beteenden, problemområden och preferenser. Möjligheten att dela och uppdatera whiteboarden live gör att sessionen förblir dynamisk och interaktiv.
💡Proffstips: Du kan använda ClickUp Whiteboards för att skissa på ett arbetsflöde, utforma en projektplan eller kartlägga utmaningar.
Lär dig hur du kan använda ClickUp Whiteboards för kreativt samarbete!👇🏻
Steg 4: Få insikter från samtalen
Upptäcktsamtal tenderar att vara dynamiska och ostrukturerade, med idéer som flödar fritt. Kunderna kan hoppa mellan ämnen, dela berättelser eller ge feedback på ett icke-linjärt sätt. Detta gör det svårt att följa en tydlig konversationsväg och identifiera viktiga insikter utan att missa kritiska punkter.
Du kan använda ClickUp-mallen för mötesprotokoll för att anteckna insikter från mötet, följa upp mål, tilldela åtgärder och beskriva nästa steg – allt på ett och samma ställe.
Med den här mallen kan du:
- Dokumentera kundernas utmaningar, föreslagna lösningar och feedback i ett organiserat format.
- Använd inbäddade deluppgifter för att fördela uppföljningsansvar till dina teammedlemmar.
- Skapa en gemensam dokumentation av beslut och åtgärder så att alla är på samma sida.
Du kan också använda ClickUp Brain, ClickUps AI-assistent, för att sammanfatta mötesprotokoll, översätta mötesdiskussioner eller förbereda mötesanteckningar.
ClickUp Brain kan hjälpa dig att analysera tonen och stämningen hos kunden och dina teammedlemmar under samtalet. Genom att identifiera positiva, negativa eller neutrala känslor kan AI hjälpa dig att mäta kundens emotionella reaktion på vissa idéer eller förslag.
Aktiviteter efter upptäcktsmötet
Det verkliga arbetet börjar när upptäcktsmötet är över. Vad som händer efteråt kan avgöra om det momentum du har byggt upp kommer att bestå eller försvinna.
Aktiviteter efter mötet, såsom genomtänkta uppföljningar och effektiv uppgiftshantering, är avgörande för att omvandla insikter till handling.
Steg 1: Skicka ett tackbrev och lista nästa åtgärder
Börja med att skicka ett personligt tackbrev till din potentiella kund. Denna enkla gest sätter tonen för en professionell relation och förstärker dess betydelse för din process. Utnyttja tillfället att sammanfatta de viktigaste punkterna som diskuterades under mötet och visa att du värdesätter deras tid och insikter. Du bör också sammanfatta de viktigaste diskussionspunkterna från upptäcktsamtalet och beskriva nästa steg, till exempel att skicka ett förslag och boka ett uppföljningsmöte.
💡Proffstips: Skicka alltid ett personligt tackmejl inom 24 timmar efter upptäcktsmötet. Det visar inte bara professionalism utan håller också konversationen färsk i kundens minne.
Steg 2: Sammanfatta med ditt team
Samla ditt team för en kort genomgång för att sammanfatta mötesresultatet. Diskutera vad som gick bra, identifiera brister och informera dem om nästa steg.
Steg 3: Ta itu med utestående frågor
Om det finns obesvarade frågor eller oklarheter, ta itu med dem omedelbart. Du kan gå igenom mötesanteckningarna och lista alla frågor som behöver uppföljning, t.ex. prissättning, fallstudier eller tidsplaner för implementering.
Steg 4: Tilldela och följ upp uppföljningsuppgifter
Det är viktigt att omvandla insikter från möten till praktiska uppgifter. Så här gör du:
- Uppgiftshantering: Skapa uppgifter för varje åtgärd som diskuterats under upptäcktsmötet. Tilldela teammedlemmar, sätt deadlines och länka relaterade filer för sammanhang.
- Deluppgifter: Dela upp komplexa uppföljningar i hanterbara deluppgifter så att alla detaljer täcks in.
- Påminnelser och aviseringar: Ställ in påminnelser för att säkerställa ett framgångsrikt projektgenomförande.
- Samarbetsfunktioner: Använd uppgiftskommentarer för att diskutera uppföljningsdetaljer, bifoga relevanta dokument och tagga teammedlemmar för input, vilket skapar ett transparent och samarbetsinriktat arbetsflöde.
ClickUp Tasks kan hjälpa dig här. Du kan tilldela uppgifter till dina teammedlemmar, ställa in prioritetsnivåer och spåra projektuppgifter med anpassade statusar.
🌻Exempel:
Tänk dig att du har avslutat ett upptäcktsmöte med en potentiell kund. Under mötet betonade de behovet av processautomatisering. Så här kan du tilldela uppgifter i ClickUp:
- Skapa uppgifter: Logga en uppföljningsuppgift för att undersöka automatiseringsverktyg som är anpassade till deras bransch.
- Fördela ansvar: Tilldela deluppgifter till specifika teammedlemmar för djupare forskning eller utarbetande av förslag.
- Spåra framsteg: Övervaka uppdateringar av uppgifter i realtid och se till att deadlines hålls med hjälp av ClickUps kalendervy.
- Samarbeta smidigt: Använd kommentarer till uppgifter för att samla diskussionerna på ett ställe och bifoga relevant material som fallstudier eller demoscheman.
Aktiviteter efter upptäcktsmötet hjälper till att hålla momentumet uppe. Med ClickUps verktyg och resurser för online-möten kan du se till att ditt team är samordnat, att uppföljningar hanteras effektivt och att kunderna känner sig uppskattade i varje steg.
📮ClickUp Insight: 37 % av arbetstagarna skickar uppföljningsanteckningar eller mötesprotokoll för att spåra åtgärdspunkter, men 36 % förlitar sig fortfarande på andra, fragmenterade metoder.
Utan ett enhetligt system för att dokumentera beslut kan viktiga insikter som du behöver hamna begravda i chattar, e-postmeddelanden eller kalkylblad. Med ClickUp kan du omedelbart omvandla konversationer till praktiska uppgifter i alla dina uppgifter, chattar och dokument – så att ingenting faller mellan stolarna.
Bästa praxis och misstag att undvika vid upptäcktsmöten
Upptäcktsmöten är avgörande för att bygga förtroende, identifiera kundernas behov och positionera dig själv som en värdefull partner.
Utan noggrann planering och genomförande kan dessa möten dock spåra ur, vilket slösar bort tid och skadar din trovärdighet. Här är hur du maximerar framgången med beprövade bästa metoder och undviker vanliga fallgropar.
Bästa praxis:
🙌 Fördjupa dig i kundens verksamhet, deras bransch och potentiella utmaningar de kan möta. Ju bättre förberedd du är, desto mer personlig och effektiv blir din approach.
🙌 Börja varje möte med ett tydligt syfte. Dela en agenda som beskriver vad som kommer att diskuteras och vad du vill uppnå.
🙌 Gå bortom ytliga frågor. Var uppmärksam inte bara på vad kunden säger, utan också på deras tonfall och kroppsspråk. Ställ följdfrågor som ”Kan du utveckla den utmaningen?” för att säkerställa att du fullt ut förstår deras problem och prioriteringar.
🙌 Fråga inte bara vad kunden vill ha, utan gå djupare in på varför. Ta reda på vad som motiverar deras mål. Istället för att bara notera att de behöver en snabbare mjukvarulösning, undersök varför hastigheten är så viktig – kanske för att minska kundbortfallet eller förbättra den operativa effektiviteten. Denna djupare förståelse hjälper dig att ta fram skräddarsydda lösningar.
🙌 Betrakta mötet som en konversation snarare än en intervju. Skapa en god relation genom att visa empati, enas om gemensamma mål och skapa en miljö där kunden känner sig lyssnad på och uppskattad.
🙌 Var uppmärksam på tecken på oengagemang, förvirring eller obehag i kundens kroppsspråk. Om de verkar tveksamma, justera din approach eller fråga: ”Finns det något vi behöver förtydliga ytterligare?
🙌 Mötet slutar inte när samtalet är över. Ta itu med kvarstående frågor omedelbart, dela en sammanfattning av åtgärder som ska vidtas och upprätthåll en konsekvent kommunikation för att hålla momentumet uppe.
🙌 Använd samarbetsverktyg som ClickUp Docs och ClickUp Whiteboards för att fånga upp viktiga slutsatser, åtgärdspunkter och nästa steg under mötet. Detta säkerställer samstämmighet och fungerar som en referenspunkt för båda parter, vilket minskar risken för missförstånd.
💡Proffstips: Du kan använda ClickUps AI Notetaker för att spela in, transkribera och sammanfatta upptäcktsamtal. Detta hjälper dig att få praktiska insikter om kundens utmaningar och dela ett gediget affärsförslag.
Misstag att undvika:
❗Upptäcktsmöten handlar om att förstå, inte sälja. Undvik att skynda dig att marknadsföra din produkt eller tjänst innan du har utforskat kundens behov fullt ut.
❗Ett upptäcktsmöte är en möjlighet för kunden att dela med sig. Undvik att dominera samtalet; ställ istället öppna frågor och lyssna uppmärksamt. Sträva efter att låta kunden stå för minst 70 % av samtalet.
❗Att lyfta fram produktens funktioner utan att koppla dem till kundens problem kan försvaga ditt värde. Fokusera på hur ditt erbjudande löser deras specifika utmaningar och ger mätbara resultat.
❗Avsluta samtalet utan tydliga åtgärdspunkter, vilket gör att kunden blir osäker på vad som händer härnäst och inte får någon antydan om en framtida relation.
Förvandla potentiella kunder till kunder med ClickUp
Upptäcktsmöten är det första steget för att bygga meningsfulla relationer med nya kunder. Från förberedelser till genomförande och uppföljning – varje steg är viktigt för att skapa ett produktivt upptäcktsmöte.
Med ClickUp har du allt du behöver för att bemästra varje steg i upptäcktsprocessen. Dess kraftfulla verktyg, som whiteboards för brainstorming, dokument för anteckningar i realtid och uppgiftshantering för smidig uppföljning, ser till att du håller ordning och ligger steget före.
Så nästa gång du planerar ett upptäcktsmöte, låt ClickUp sköta det tunga arbetet – så att du kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att förstå och lösa dina kunders behov.
Registrera dig gratis på ClickUp och förvandla varje upptäcktsamtal till ett framgångsrikt möte!