Hur man använder AI för ideella organisationer

Moderna och kraftfulla tekniker är ofta utom räckhåll för ideella organisationer av en enkel anledning: de är dyra.

Den senaste tekniken kan inte bara vara dyr att anskaffa, utan också att utbilda personal i, underhålla, uppgradera och upprätthålla över tid. Därför tenderar ideella organisationer att använda beprövade, enkla verktyg som alla är bekanta med.

Artificiell intelligens förändrar det!

Centrala AI-produkter som ChatGPT och Google Gemini, samt AI-integrerade verktyg som ClickUp, gör det möjligt för ideella organisationer att uppnå extraordinära fördelar.

Det här blogginlägget är en introduktion till hur du kan använda AI för ideella organisationer så att du kan dra nytta av den bästa tekniken som finns tillgänglig idag.

Förstå AI:s potential inom den ideella sektorn

Om du använder en dator har du troligen sett AI på arbetsplatsen. ChatGPT blir alltmer populärt som ett alternativ till Google-sökning. Microsoft 365-verktygssviten har CoPilot. Canva, ett populärt designverktyg för ideella organisationer, har integrerat AI i sin plattform.

Till rimliga kostnader erbjuder dessa kraftfulla funktioner flera fördelar, såsom:

Ökad effektivitet: AI-verktyg för ideella organisationer hjälper team att få mer gjort med mindre resurser. Omedelbara rapportsammanfattningar, automatisering av arbetsflöden, triggerbaserade aviseringar etc. ökar produktiviteten och organisationens effektivitet avsevärt.

Djupare insikter om givare: Ideella organisationer har varken den tekniska bakgrunden eller budgeten för att implementera avancerade analysverktyg. AI hjälper till att bearbeta data, få insikter och skapa personbaserade rapporter utan stora investeringar.

Effektivt utåtriktat arbete: AI kan vara oerhört kraftfullt när det gäller att söka igenom stora databaser för att identifiera liknande grupper av människor. Baserat på detta kan du skicka mer riktade e-postmeddelanden, sms, aviseringar och mycket mer.

Skalbarhet: Med intelligent automatisering kan ideella organisationer utföra en mängd uppgifter utan begränsningar i resurser. Du kan skala upp skapandet av innehåll, inlägg på sociala medier, givarrapporter etc. utan att behöva utöka teamet med fler medarbetare.

Om det låter intressant, här är tio sätt som du kan komma igång med direkt.

10 sätt att använda AI för ideella organisationer

Nyckeln till att få ut mesta möjliga av ett AI-verktyg är att använda det strategiskt och genomtänkt. Istället för att slumpmässigt prova olika verktyg är det bättre att använda rätt produkter för rätt användningsområden. Här är några idéer och exempel på hur du kan använda ClickUp för ideella organisationer för att komma igång.

1. Donatoranalys: Öka donatorernas engagemang och lojalitet

I alla ideella organisationer är donatorerna de viktigaste intressenterna. De ser till att verksamheten fungerar smidigt. De håller den ideella organisationen ansvarig för den förändring de lovar. Det är avgörande att engagera dem och behålla deras stöd. AI kan hjälpa till med det.

ClickUp Dashboards är ett utmärkt sätt att skapa analysverktyg för donatorer i realtid. Skapa widgets för donatorers bidrag, varje donators livscykel, effektiviteten i informationskampanjer och mycket mer. Du kan också skapa anpassade portaler för donatorer och bjuda in dem att se pågående arbete i alla projekt som de sponsrar!

2. Anslagsforskning och ansökan

Ideella organisationers finansieringsteam spårar, utvärderar och ansöker om olika bidrag under året. Ofta görs detta manuellt med hjälp av kalkylblad eller bokmärken i webbläsare. AI kan göra detta mer effektivt.

Spåra bidrag: Skapa en samlad översikt över alla tillgängliga bidrag med ClickUp. Du kan använda ClickUp Docs för att lista dem alla. Du kan också ställa in dem som ClickUp-uppgifter med egen beskrivning, ansökningsfrister, checklistor osv.

Anpassa förslag: Vanligtvis har ideella organisationer ett förslag som de vill bifoga till varje ansökan om bidrag. Det är visserligen effektivt, men inte ändamålsenligt. AI hjälper till att skapa anpassade förslag – baserade på ditt ursprungliga förslag – för att möta behoven hos varje bidragsgivande organisation.

Utarbetande av ansökningar: Ideella organisationer har inte resurser att skriva ansökningar varje gång. Som ett resultat tvingas de att göra en kortlista över de få bidrag de har tid att ansöka om. AI förändrar detta genom att automatisera utarbetandet av ansökningar baserat på fördefinierade parametrar.

Operationalisera processer: När du har skapat dessa processer kan du också operationalisera dem med maskininlärning och AI. Baserat på tidigare ansökningar om bidrag kan du skapa standardiserade arbetsrutiner (SOP) så att hela din organisation kan effektivisera sina processer.

ClickUps SOP-mall för ideella organisationer är en kraftfull utgångspunkt för sådan operationalisering. Med denna helt anpassningsbara, nybörjarvänliga mall kan du skapa arbetsflöden, processer, checklistor och visuella hjälpmedel för dina team så att de kan utföra sitt arbete bättre och snabbare.

Ladda ner den här mallen

3. Programhantering och effektmätning

Ideella organisationer driver flera projekt samtidigt och behöver ett heltäckande sätt att hantera dem alla. Ett AI-drivet verktyg som ClickUp kan hjälpa till:

4. Automatisering av sociala medier: Utöka räckvidden och optimera innehållet

Även om ideella organisationer redan använder vissa kostnadsfria verktyg för att publicera innehåll på sociala medier, kan AI ge dig ett försprång. Ett verktyg som ClickUp Brain kan:

5. Generativt innehåll: Skapa personliga meddelanden och kampanjer

Alla som någonsin har provat AI har troligen använt det för att generera innehåll. ”Skriv ett blogginlägg om detta ämne” är en av de mest populära AI-skrivuppgifterna bland marknadsförare och innehållsskapare.

Det är visserligen möjligt, men det finns också en uppsjö av annat innehåll som du kan skapa med generativa AI-verktyg. Så här använder du AI-verktyg i din innehållspipelinehantering.

6. Chatbots: Förbättra kommunikationen med givare och volontärer

AI-chattbottar är lite som din nya praktikant. De kan övervaka kundtjänsten, hitta svar på frågor, utföra enkla uppgifter och eskalera till en senior om det behövs.

I en ideell organisation kan AI-chattbottar vara till hjälp på många olika sätt. Deras naturliga språkbearbetningsförmåga gör att de kan ta emot användarinmatning på vanlig engelska och svara på samma sätt.

7. Effektivisera administrativa uppgifter: Öka produktiviteten med ClickUps automatiseringsfunktioner

AI kan automatisera bättre. Med ett verktyg som ClickUp Automations kan du effektivisera alla dina arbetsflöden för att stödja dina medarbetare på ett effektivt sätt.

Om du driver en ideell organisation för djurräddning har vi ett färdigt ramverk som hjälper dig att effektivisera dina administrativa uppgifter. Prova ClickUps mall för ideella djurräddningsorganisationer för att hålla koll på volontärer, donationer, intagna djur, veterinärbesök, adoptioner, kampanjer i sociala medier och mycket mer.

8. Evenemangsplanering och -hantering: Automatisera logistik och kommunikation med hjälp av ClickUps projektledningsfunktioner

Volontärengagemang, givarträffar, insamlingsaktiviteter eller utåtriktade program – ideella organisationer anordnar flera evenemang under ett år. Att hantera detta kan bli en enorm logistisk börda för evenemangsteamen. AI-funktionerna i ett evenemangshanteringsverktyg kan underlätta detta.

Känner du dig överväldigad av allt du behöver göra inför ditt nästa evenemang? Ingen fara! Använd ClickUps mall för evenemangsplanering för ideella organisationer för att förbereda dig för administrativ framgång.

9. Volontärhantering: Effektiv spårning och schemaläggning med hjälp av ClickUps verktyg för uppgiftshantering

Har du någonsin varit med om en situation där dina volontärer var vilsna och frustrerade? Ett av de största problemen med volontärhantering är att klyftan mellan intention och bra arbete kan vara betydande. Dina volontärer kanske är intresserade och entusiastiska, men om de inte vet exakt vad de ska göra och hur de ska göra det kan engagemanget misslyckas.

Undvik detta med ClickUps funktioner för arbetsbelastningshantering. Skapa användarprofiler för volontärer.

Faktum är att ett projektledningsverktyg som ClickUp också kan fungera som den bästa HR-programvaran för ideella organisationer för att hantera anställda, entreprenörer och volontärer.

Med ClickUps mall för volontärhantering kan du hantera ansökningar, följa upp introduktionen, starta engagemangsprogram, tilldela uppgifter, granska prestationer och mycket mer!

10. Bedrägeribekämpning: Skydda organisationens integritet

Användare litar mer implicit på ideella organisationer när de lämnar ut personlig information. Det är din plikt att skydda användarnas integritet. Sådana säkerhetsförväntningar gäller även den proprietära kunskap som skapas inom din ideella organisation.

Med AI kan du säkra data med rätt behörigheter. Låt användare visa, kommentera eller redigera dokument efter behov. Oavsett om det gäller din givarlista eller projektresultat kan du skydda dina data på ClickUp. Använd AI för att upptäcka ovanlig aktivitet, till exempel obehörig åtkomst till data, och utnyttja granskningsloggarna för felsökning.

Som du har sett ovan kan AI göra mycket nytta. Men det kan också göra viss skada. Här är en snabb överblick över hur du undviker det.

Hur man INTE ska använda AI

En viktig del i att utnyttja AI för ideella organisationer är att använda den på rätt sätt. Här är några tips och bästa praxis som du kan följa.

Lita inte blint på AI

Även om AI är extremt kraftfullt och blir bättre för varje dag, kan man fortfarande inte lita helt på det. Generativ AI är fortfarande benägen att hallucinera. AI-verktyg gör fortfarande misstag.

Använd därför ditt goda omdöme när det gäller alla AI-resultat. Inrätta kvalitetskontrollprocesser för AI.

Eliminera inte människan

Det finns olika AI-verktyg för automatisering av en mängd olika processer. Men det finns fortfarande begränsningar. Till exempel kan det svara på en fråga baserat på din befintliga kunskapsbas. Men det kan inte förtydliga eller fördjupa sig i information som det inte har.

Skapa därför alltid en eskaleringsnivå med en människa.

Ignorera inte eventuella fördomar

All AI är partisk i den utsträckning som den tränats på data. Från Apples kreditkort till LinkedIn har alla AI-mekanismer varit partiska från början. Organisationer uppdaterar regelbundet algoritmer av etiska skäl.

Var därför alltid medveten om eventuella fördomar. Ifrågasätt AI:s rekommendationer och insikter när det gäller mångfald och inkludering.

Glöm inte data

Att lita på AI:s insikter och dashboards utan att förstå de underliggande uppgifterna är ett stort misstag. Låt oss säga att din dashboard visar att dina volontärer lägger i genomsnitt en timme per vecka på uppgifter. Lita inte helt på den informationen. Granska uppgifterna noggrannare för att se om alla har registrerat sin tid utan fel.

Gräv därför alltid djupare i datakällorna när du fattar beslut.

Förvänta dig inte att alla vet hur man använder AI.

Ideella organisationer har mångsidiga team. Människor i alla åldrar, kön, språkkunskaper och teknisk kompetens interagerar med ideella organisationer. Alla vet inte intuitivt hur man använder AI.

Utbilda därför dina användare. Skapa anpassade utbildningsprogram för AI-användare utifrån deras behov. Erbjud repetitionskurser för att hålla dem uppdaterade.

Med det i åtanke, låt oss se vilka utmaningar du sannolikt kommer att möta och hur du kan övervinna dem.

Utmaningar med att använda AI för ideella organisationer

Låt oss vara ärliga. Ideella organisationer som bransch är inte föregångare när det gäller att införa ny teknik. Detta beror på de olika utmaningar de står inför när de implementerar teknik i sina processer. Låt oss titta på några av dem.

Brist på budget

Ideella organisationer har ofta inte budget för storskaliga teknikomvandlingsinitiativ. De tvingas nöja sig med gratisversioner av olika programvaror eller använda billigare programvaror.

Möjlig lösning: Prova verktyg som ClickUp, där AI är integrerat i en omfattande virtuell arbetsyta. Detta eliminerar behovet av flera verktyg, som tillsammans kostar mycket mer.

Brist på resurser

All programvara som kräver komplex implementering är ett nej för ideella organisationer. De har inte IT-team som kan hantera detta projekt.

Möjlig lösning: Välj ett SaaS-verktyg som minimerar implementeringskostnaderna. Med ClickUp kan du till exempel helt enkelt ange din e-postadress och komma igång med ditt projektledningsarbete direkt.

Oförmåga att införa kontroller

Styrning och kontroller för säkerhet, integritet, autentisering, auktorisering etc. kan vara komplexa att sätta upp. Du kanske till exempel vill skapa en instrumentpanel för en donator men inte vill dela de underliggande uppgifterna.

Möjlig lösning: Prova en lösning som ClickUp Dashboards, som automatiskt möjliggör detta. Med ett enkelt klick på en knapp kan du skydda dina data och endast presentera den information som givaren behöver.

Oförmåga att hantera rörlig trafik

Ideella organisationer behöver olika typer av volontärer. Vissa kan vara långsiktiga volontärer med specifika uppdrag. Andra kanske bara deltar i ett evenemang eller projekt. För att hantera detta flöde har du vanligtvis en databas med tusentals volontärer som du kan använda beroende på sammanhanget.

Att hantera dessa relationer, till exempel att ge tillgång endast under projektets varaktighet eller att introducera nya volontärer, kan snabbt förvandlas till en förvirrande situation. Förhindra detta med ett robust projektledningsverktyg som drivs av AI.

Möjlig lösning: Använd ClickUp som ett CRM-system för ideella organisationer och registrera volontärer istället för kunder. Skapa anpassade fält för att samla in all nödvändig information. Använd AI för att identifiera rätt målgrupp för projektbaserad outreach. Automatisera åtkomsthanteringen baserat på fördefinierade regler.

Uppnå dina ideella mål med ClickUp

Jag tror att [AI] kommer att förändra världen mer än något annat i mänsklighetens historia. Mer än elektricitet.

Oavsett om du håller med Lee helt eller inte, måste du erkänna att AI är transformativt. Det hjälper organisationer att göra mer saker snabbare och bättre. Det är en superkraft för ideella organisationer som redan har begränsade budgetar och resurser trots att de arbetar med de viktigaste problemen i världen.

En robust teknisk plattform för projektledning, integrerad med kraftfulla AI-funktioner och mallar för ideella organisationer, hjälper till att effektivisera processer, automatisera arbetsflöden och hantera människor och projekt – allt på ett och samma ställe. ClickUp är utformat för att vara just det.

Låt dig inte överväldigas av dyra och komplicerade AI-verktyg. Prova ClickUp gratis idag.