Att välkomna en ny kund, hjälpa användare med produktinstallation och tillhandahålla felsökningsguider – vad är den viktigaste faktorn för att driva dessa affärsverksamheter? Effektiv dokumentation.
En välstrukturerad introduktionsguide, en tydlig produktmanual och ett detaljerat hjälpcenter säkerställer att användarna får den support de behöver utan problem.
Utan effektiva dokumentationsrutiner kan även de bästa produkterna göra användarna frustrerade. Därför är det så viktigt att implementera dokumentationsmått.
I det här blogginlägget undersöker vi de viktigaste dokumentationsmätvärdena och hur man spårar dem.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- Dokumentationsmått säkerställer att ditt innehåll är effektivt, tydligt och användarvänligt genom att spåra dess övergripande kvalitet, användbarhet och genomslagskraft.
- Att mäta dokumentationsmått förbättrar användarupplevelsen, ökar teamets effektivitet och driver kontinuerliga innehållsförbättringar för att förbli relevant.
- Viktiga mått inkluderar läsbarhet, navigering och tillgänglighet, innehållskvalitet, användbarhet och noggrannhet för att säkerställa att din dokumentation effektivt uppfyller användarnas behov.
- Avancerade prestandamått som tid till lösning, sökframgångsfrekvens och supportavvikelsefrekvens ger djupare insikter i dokumentationens prestanda.
- Förenkla spårning och förbättring med ClickUp, ett allt-i-ett-verktyg för att sätta mål, spåra mått, samla in direkt feedback och optimera din dokumentation på ett smidigt sätt.
Vad är dokumentationsmått?
Dokumentationsmått mäter effektiviteten och effekten av din dokumentation. De omfattar både kvalitativa och kvantitativa element, såsom innehållskvalitet, användarengagemang, navigeringens enkelhet och konverteringsfrekvenser.
Högkvalitativ dokumentation är korrekt, omfattande, välorganiserad och tillgänglig. Den ska ge tydlig, koncis och användbar information som gör det möjligt för användarna att uppnå sina mål med minimal förvirring eller frustration.
Men vänta, vad är värdet av dokumentation? Låt oss förstå dess fördelar i detalj:
🌟 Förbättrar användarupplevelsen
Tydlig, korrekt och lättförståelig teknisk dokumentation gör det enklare för användarna att hitta relevant information. När din dokumentation svarar på användarnas frågor och löser deras problem på ett effektivt sätt är det mer sannolikt att de använder din produkt eller tjänst.
⚡ Ökar effektiviteten
Grundlig och välorganiserad dokumentation minskar antalet kundsupportärenden och onboarding-tiden, eftersom användarna snabbt kan få tillgång till relevant information. Det innebär att ditt team kan fokusera på viktigare prioriteringar samtidigt som användarna får de svar de behöver utan dröjsmål. I slutändan bidrar det till att driva på företagets framgång.
📈 Driver kontinuerlig förbättring
Genom att spåra mätvärden kan du analysera bristerna i din dokumentationsstrategi i takt med att din produkt, målgrupp eller mål utvecklas. Användare söker till exempel ofta efter vissa termer utan att hitta relevant innehåll, vilket tyder på att information saknas eller är oklar. Detta hjälper dig att anpassa din dokumentationsstrategi efter verksamhetens behov.
💡Proffstips: Planera regelbundna återkopplingsrundor med både användare och interna team för att identifiera områden som kan förbättras.
Viktiga mått för att mäta dokumentationskvalitet
Låt oss bryta ner de viktigaste mätvärdena för att mäta dokumentationskvalitet och hur de påverkar kundupplevelsen, med exempel på rätt mätvärden och tips för att förbättra varje enskilt mätvärde:
Läsbarhet
Läsbarhetsmåttet visar hur lätt din dokumentation är att läsa och förstå. Det utvärderar faktorer som meningsbyggnad, ordförråd, formatering och layout. Läsbar dokumentation förbättrar användarupplevelsen genom att minska förvirring och frustration.
När användarna lätt kan förstå innehållet är det mer sannolikt att de uppnår sina mål utan att behöva ytterligare support. Dålig läsbarhet kan däremot leda till missförstånd, ökade supportförfrågningar och minskat förtroende för din produkt eller tjänst.
🌻 Exempel: Dokumentation som riktar sig till allmänna användare bör sträva efter en läsbarhetspoäng som motsvarar läsnivån för årskurs 8 till 10.
🎯 Hur man förbättrar läsbarheten:
- Identifiera din målgrupps kunskapsnivå för att avgöra vilka tekniska termer du bör förenkla i ditt dokument.
- Håll meningarna korta, undvik jargong och definiera termer när det är nödvändigt i tekniska dokument.
- Använd rubriker, underrubriker och formatering som fetstil eller punktlistor för att göra informationen lättläst.
- Lägg till diagram, skärmdumpar eller videor för att komplettera texten och förbättra förståelsen.
- Dela utkast för feedback och revidera utifrån förslag för att säkerställa tydlighet.
Navigering och tillgänglighet
Navigering och tillgänglighet handlar om hur lätt användarna kan hitta den information de behöver i din dokumentation.
🌻 Exempel: Stripes dokumentation är ett utmärkt exempel på detta. Med en väl utformad innehållsförteckning och interna länkar som kopplar samman relaterade ämnen kan användarna hoppa direkt till det de behöver eller upptäcka relaterad information utan att slösa tid.
Dessa genomtänkta funktioner förbättrar användarupplevelsen och minskar antalet supportförfrågningar som orsakas av otydlig navigering. Det är ett enkelt men effektivt sätt att göra dokumentationen mer användarvänlig.
🎯 Hur man förbättrar navigering och tillgänglighet:
- Organisera innehållet med tydliga kategorier och logiska hierarkier så att användarna vet var de ska börja.
- Inkludera funktioner som innehållsförteckning, brödsmulor eller interna länkar för att göra det enklare att navigera mellan olika avsnitt.
- Använd enhetlig formatering och etiketter för att navigeringen ska vara intuitiv och förutsägbar.
Dessa funktioner hjälper dig att skapa strukturerad dokumentation.
Innehållskvalitet
Kvaliteten på innehållet fokuserar på hur väl din dokumentation uppfyller målgruppens behov. Högkvalitativ dokumentation är tydlig, engagerande, praktisk och tillräckligt detaljerad för att guida användarna på ett effektivt sätt. Innehåll av dålig kvalitet kan leda till missförstånd, frustration och en allmän brist på förtroende för din produkt eller tjänst.
När ditt innehåll är välskrivet och riktat till din målgrupp ger det användarna möjlighet att lösa sina problem utan extern hjälp.
🌻 Exempel: ClickUps hjälpartiklar ger användarna tydliga och praktiska instruktioner för alla uppgifter de behöver utföra. Artiklarna listar också de resurser eller verktyg du behöver för att utföra en åtgärd. Dessutom hittar du steg-för-steg-guider med relevanta bilder för att följa en process på ett effektivt sätt.
🎯 Hur man förbättrar innehållskvaliteten:
- Granska regelbundet din dokumentation för att hitta föråldrade eller ofullständiga avsnitt och uppdatera dem vid behov.
- Skriv med din målgrupp i åtanke och se till att innehållet är detaljerat men inte överväldigande.
- Dela upp komplexa steg i numrerade listor
- Fetstil för viktiga termer för att framhäva viktig information
Användbarhet
Användbarhet handlar om hur lätt användarna kan följa din dokumentation för att lösa sina problem. Tydligt, uppgiftsorienterat innehåll hjälper användarna att få saker gjorda snabbt, medan förvirrande eller alltför komplicerade instruktioner kan göra dem frustrerade.
🌻 Exempel: Slacks hjälpdokumentation innehåller tydliga, stegvisa instruktioner för att konfigurera integrationer, tillsammans med praktiska exempel som att ansluta Google Drive till din arbetsplats. Dessa exempel gör innehållet praktiskt och lätt att tillämpa för användarna.
🎯 Hur man förbättrar användbarheten
- Dela upp komplexa uppgifter i enkla, genomförbara steg
- Använd enhetlig formatering och ett enhetligt språk för att skapa förutsägbarhet för användarna.
- Inkludera exempel från verkligheten för att visa användarna hur de kan tillämpa det de lär sig.
- Testa dokumentationen med riktiga användare för att identifiera och åtgärda brister i användbarheten.
Noggrannhet
Noggrannhet säkerställer att din dokumentation är tillförlitlig och trovärdig genom att tillhandahålla korrekt och uppdaterad information. När ditt innehåll är korrekt kan användarna lita på det för att lösa sina problem eller lära sig mer om din produkt. Föråldrade detaljer eller felaktig information i teknisk dokumentation kan dock försämra den totala användarupplevelsen.
🌻 Exempel: Tänk dig att en produktfunktion uppdateras, men att den motsvarande guiden fortfarande beskriver den gamla versionen. Användare som försöker följa stegen kommer att bli frustrerade och kanske kontakta supporten, vilket hade kunnat undvikas med korrekt dokumentation.
🎯 Hur man förbättrar noggrannheten
- Planera regelbundna granskningar av din dokumentation för att upptäcka föråldrade eller felaktiga uppgifter.
- Samarbeta med produkt- eller teknikteam för att säkerställa att den tekniska dokumentationen är faktamässigt korrekt.
- Märk äldre versioner av guider tydligt så att användarna alltid vet att de arbetar med den senaste informationen.
- Uppmuntra användarna att flagga felaktigheter genom att tillhandahålla en enkel mekanism för feedback.
Kundnöjdhet
Kundnöjdheten visar hur väl din dokumentation uppfyller användarnas behov. Den hjälper till att mäta effektiviteten hos deras kundinriktade innehåll och den övergripande servicekvaliteten.
🌻 Exempel: Feedback som samlas in genom enkäter eller formulär kan avslöja vad användarna värdesätter mest och belysa problemområden. Om användarna ofta rapporterar otydliga instruktioner eller svårigheter att hitta information är det ett tydligt tecken på att uppdateringar behövs för att förbättra deras upplevelse.
🎯 Hur man förbättrar kundnöjdheten:
- Be om feedback från användarna efter att de har interagerat med din dokumentation.
- Använd ett tydligt och handlingskraftigt språk för att guida användarna på ett effektivt sätt.
- Granska regelbundet feedback för att identifiera vanliga problemområden eller förbättringsområden.
- Uppdatera dokumentationen utifrån användarnas behov för att säkerställa att den förblir relevant och användbar.
Det är här ClickUp Forms kommer in i bilden. De gör det enkelt att samla in strukturerad feedback direkt från dina användare. Du kan bädda in ClickUp Forms direkt i ditt dokumentationshanteringssystem eller dela dem med din publik för att samla in värdefulla insikter. Detta hjälper dig att kontinuerligt förfina ditt innehåll och förbättra användarnöjdheten.
Med ClickUp Forms kan du:
- Samla in relevant data med villkorlig logik
- Omvandla svar till spårbara uppgifter
- Omvandla användarfeedback till produktförbättringar
📮ClickUp Insight: En typisk kunskapsarbetare måste i genomsnitt ha kontakt med 6 personer för att få sitt arbete gjort. Det innebär att man dagligen måste kontakta 6 viktiga personer för att samla in nödvändig information, komma överens om prioriteringar och driva projekt framåt.
Det är en verklig kamp – ständiga uppföljningar, förvirring kring olika versioner och svarta hål i synligheten urholkar teamets produktivitet. En centraliserad plattform som ClickUp, med Connected Search och AI Knowledge Manager, löser detta genom att göra sammanhanget omedelbart tillgängligt.
Avancerade mått för dokumentationskvalitet
Utöver ovanstående mått finns det några avancerade faktorer som du kan använda för att analysera dokumentkvaliteten.
Tid till lösning
Denna mätvärde mäter hur lång tid det tar för användarna att hitta den information de behöver och lösa sina problem med hjälp av dokumentationen. En kortare tid för att lösa ärenden indikerar att din dokumentation är effektiv.
Tid till lösning = Total tid som användarna lägger på att lösa problem / Antal lösningar
Sökresultatets framgångsgrad
Denna mätvärde spårar hur ofta användare lyckas hitta det de söker med hjälp av sökfunktionen i din dokumentation. En högre procentandel innebär att användarna lättare hittar relevant innehåll.
Sökresultatets framgångsgrad = (antal framgångsrika sökningar / totalt antal sökningar) ×100
Supportavvikelsefrekvens
Detta mäter hur många potentiella kundsupportförfrågningar som löstes genom dokumentationen utan hjälp från supportteamet. En hög avledningsgrad indikerar att din dokumentation effektivt minskar belastningen på ditt supportteam.
Supportavledningsgrad = (Lösta genom dokumentation / Totalt antal supportförfrågningar) ×100
Verktyg och resurser för att mäta dokumentkvalitet
Dokumentationsgranskning innebär mer än att bara kontrollera att innehållet ser bra ut.
Du måste analysera om din dokumentation fyller sitt syfte – att hjälpa användarna att hitta svar, lösa problem och känna sig trygga med din produkt.
Verktyg spelar en avgörande roll i denna process. De hjälper dig att spåra viktiga mått som användarengagemang, sökresultat och hur effektiv din dokumentation är när det gäller att minska antalet supportförfrågningar. Med rätt verktyg kan du samla in feedback, analysera prestanda och kontinuerligt förfina ditt innehåll.
Programvara för kvalitetsuppföljning
Här är de viktigaste typerna av programvara som du bör överväga för dokumentuppföljning:
- Dokumenthanteringssystem för att centralisera lagring, hantering och hämtning av dokument
- Projektledningsprogramvara för att hantera projekt och uppgifter samtidigt som du spårar tillhörande dokumentation
- Programvara för kunskapshantering för att skapa och underhålla ett dokumentationsarkiv som är lättillgängligt för användarna.
- Analysverktyg för att mäta prestandan hos enskilda dokument baserat på olika mått, såsom kundnöjdhetsbetyg, användningsfrekvens och svarstider.
Om du letar efter en omfattande plattform som gör det möjligt att ställa in dokumentationsmått, spåra dem i realtid, samla in kundfeedback och hantera dokumentationsuppgifter, prova ClickUp. Det är allt-i-ett-appen för arbete som kombinerar projektledning, dokument och teamkommunikation, allt på en och samma plattform – accelererad av nästa generations AI-automatisering och sökfunktion.
Låt oss se hur du kan använda ClickUp för att mäta dokumentkvalitet.
ClickUp-mål: Ställ in dina dokumentationsriktmärken
Med ClickUp Goals kan du sätta upp specifika, mätbara mål för din dokumentation. Oavsett om det handlar om att öka sökresultatens träffsäkerhet, minska tiden till lösning eller förbättra användarnas feedbackbetyg, hjälper Goals dig att hålla alla på samma sida.
Du kan till exempel skapa ett mål om att förbättra dokumentationens kvalitet och läsbarhet med en viss procent under tre månader. Varje mål delas upp i mindre, genomförbara uppgifter i ClickUp, så att du kan följa framstegen och se till att ditt team håller fokus.
ClickUp Dashboards: Anpassad spårning för dina KPI:er
Att spåra dokumentationsmått blir ännu bättre med ClickUp Dashboards. Med dessa dashboards kan du skapa en helt anpassningsbar vy av dina viktigaste mått – tid som läggs på dokumentation, feedbacktrender, kundsupportkostnader och avvikelsefrekvenser.
Du kan använda widgets för att visualisera framsteg, identifiera flaskhalsar och snabbt anpassa dig. På så sätt blir det mer effektivt och praktiskt att spåra dokumentationens kvalitet.
Med ClickUp Goals och Dashboards hanterar du inte bara dokumentationen utan förbättrar den aktivt, steg för steg.
Lär dig hur du konfigurerar ClickUp Dashboards för spårning och hantering av dokumentation. 👇
Implementera en strategi för dokumentationskvalitet
För att skapa en framgångsrik strategi för dokumentationskvalitet krävs ett strukturerat tillvägagångssätt och rätt verktyg för att spåra, förbättra och underhålla ditt innehåll. Här är en steg-för-steg-guide till hur du integrerar mätvärden för dokumentationskvalitet i ditt arbetsflöde med hjälp av ClickUps projektledningsfunktioner:
Steg 1: Identifiera viktiga mått
Börja med att bestämma vilka mått som är viktigast för din dokumentation. Det kan till exempel vara läsbarhet, navigering, noggrannhet eller användarnöjdhet. Genom att definiera tydliga mått säkerställer du att du har mätbara mål att arbeta mot.
🌻 Exempel: Skapa ett mål för att förbättra sökresultatens träffsäkerhet eller minska tiden till lösning med en viss procentandel. Dela upp dessa i mindre uppgifter och tilldela dem till ditt team för tydlig ansvarsfördelning.
Steg 2: Samla in data och feedback
Samla in data för att mäta de mått du valt. Det kan till exempel vara användarfeedback, analyser av dokumentanvändningen eller felrapporter från ditt supportteam. Du kan bädda in ett formulär i din dokumentation där du frågar användarna om guiden var till hjälp och vad som kan förbättras.
Steg 3: Analysera och prioritera förbättringar
När du har samlat in data analyserar du den för att identifiera trender och prioritera områden som kan förbättras. Fokusera på förändringar som har störst inverkan på användarupplevelsen och effektiviteten.
Använd anpassade instrumentpaneler för att skapa anpassade vyer av dina mått, till exempel tid som spenderas på dokumentation, feedback, trender eller supportavvikelsefrekvenser. Använd dessa insikter för att prioritera dina nästa steg.
Steg 4: Uppdatera och optimera dokumentationen
Arbeta med de uppdateringar som identifierats i din analys. Detta kan innefatta att skriva om otydliga avsnitt, lägga till bilder eller omstrukturera navigeringen.
Med ClickUp Docs kan du skapa, redigera och samarbeta på dokumentation i realtid. De omfattande formateringsalternativen gör det enkelt att organisera innehållet på ett tydligt sätt, medan versionskontrollen säkerställer att alla arbetar med de senaste uppdateringarna.
Steg 5: Övervaka och upprepa
Dokumentationen är aldrig färdig. Du måste regelbundet övervaka dina mått och se över ditt innehåll för att säkerställa att det fortsätter att uppfylla användarnas behov.
Ställ in återkommande uppgifter eller påminnelser för att granska din dokumentation kvartalsvis eller efter produktuppdateringar. Använd instrumentpaneler för att övervaka framstegen och se till att ditt team håller sig på rätt spår.
Bonus: Använd AI för att effektivisera kvalitetskontroller
AI kan göra processen att granska tekniska texter och förfina dokumentationen snabbare och effektivare. ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, kan analysera din dokumentation med avseende på läsbarhet, konsekvens och ton och ge förslag på hur du kan förbättra tydligheten och engagemanget.
Använd AI för dokumentationstekniker för att granska utkast innan publicering, vilket sparar tid för ditt team och samtidigt säkerställer högkvalitativt innehåll.
Utmaningar och lösningar vid mätning av dokumentationskvalitet
Dokumentation är inte utan utmaningar, oavsett om det handlar om att skriva tekniskt innehåll eller produktdokumentation. Vi har valt ut de vanligaste utmaningarna och presenterar lösningar på dem. Här är utmaningarna och lösningarna för att mäta dokumentationens kvalitet:
Subjektivitet i feedback
❗Utmaning: Användarnas feedback på dokumentationen kan vara mycket varierande eftersom allas preferenser och erfarenheter är så olika. Ibland skyller användarna till exempel på dokumentationen för andra frustrationer de upplever, även om det verkliga problemet ligger någon annanstans. Det gör det svårt att få en tydlig bild av användarnas interaktion och vad som fungerar.
✅ Lösning: Kombinera subjektiv feedback med objektiva data som sidvisningar och tid som tillbringas på sidorna. Dessa mätvärden ger tydlig insikt i hur användarna interagerar med ditt innehåll, vilket hjälper dig att göra balanserade, välgrundade förbättringar.
Bristande användarengagemang i dokumentationen
❗Utmaning: Om användarna inte engagerar sig i din dokumentation är det svårt att veta om den uppfyller sitt syfte. Ofta beror detta på att dokumenten är svåra att hitta eller att användarna inte ens vet att de finns.
✅ Lösning: Gör din dokumentation lättillgänglig i din produkt och marknadsför den i olika kanaler. Håll koll på mått som sidvisningar och tid som tillbringas på sidorna för att se hur engagerade användarna är.
💡Proffstips: Utveckla detaljerade användarprofiler för att förstå de olika behoven hos din målgrupp. Detta hjälper dig att skräddarsy dokumentationens innehåll och struktur för att bättre tillgodose olika användargrupper, vilket ökar den totala nöjdheten.
Hålla dokumentationen uppdaterad
❗Utmaning: Föråldrad dokumentation kan verkligen frustrera användarna och försämra deras totala upplevelse. En studie visade faktiskt att 91 % av dataprofessionella säger att dålig datakvalitet påverkar deras verksamhet negativt. Det är en tydlig påminnelse om hur viktigt det är att hålla informationen korrekt och uppdaterad.
✅ Lösning: Upprätta ett regelbundet schema för att granska och uppdatera din dokumentation så att den alltid är synkroniserad med produktförändringar och branschtrender. Använd versionshanteringssystem för att hantera uppdateringar smidigt och hålla en tydlig förteckning över förändringar över tid.
Balansera djup med enkelhet
❗Utmaning: Det kan vara svårt att hitta rätt balans mellan djup och enkelhet i dokumentationen. För mycket detaljer kan överväldiga användarna, medan för lite lämnar dem i ovisshet.
✅ Lösning: Dela upp innehållet i grundläggande och avancerade avsnitt så att användarna enkelt kan hitta det som passar deras kunskapsnivå. Tydliga rubriker och underrubriker gör navigeringen enkel. Glöm inte att regelbundet samla in feedback för att finjustera detaljnivån utifrån vad användarna faktiskt behöver.
📖 Läs mer: De bästa AI-innehållsgeneratorerna att prova
Spåra dokumentationsmått med ClickUp
Effektiv dokumentationshantering kräver ett datadrivet tillvägagångssätt.
Att använda flera appar för att spåra dokumentationsmått skapar dock onödiga kontextbyten, saktar ner produktiviteten och komplicerar ditt arbetsflöde.
Med ClickUp kan du sätta upp mål, analysera mått, samla in feedback och optimera innehållet med AI-drivna arbetsflöden – allt på ett och samma ställe. Det är dags att centralisera och förenkla dina dokumentationsarbetsflöden.
Registrera dig för ClickUp idag och gör din dokumentationsprocess smidig.