Från kaosteori till marknadsanalys – människans inneboende sökande efter mening hänger ofta på orsak och verkan. För varje upplevelse vill vi veta orsaken. För varje handling vill vi förutse konsekvenser eller effekter.
Detta är särskilt vanligt i näringslivet, där allt arbete består av en serie sammanhängande uppgifter, vilket innebär att när en uppgift går snett, rasar allt som ett korthus.
För att förhindra detta använder företagsledare och projektledare ett verktyg som kallas orsak-verkan-diagram, som kartlägger utlösande faktorer och orsaker till specifika händelser.
I det här blogginlägget undersöker vi hur du kan använda orsak-verkan-diagram i din organisation för att lösa komplexa problem.
Vad är ett orsak-verkan-diagram?
Ett orsak-verkan-diagram är en visuell representation av de potentiella orsakerna till en given händelse. Diagrammet bygger på hypotesen att varje orsak (dvs. avvikelse, brist eller fel) är en källa till variation i det slutliga resultatet.
Enkelt uttryckt: om du tillsätter två koppar socker i kaffet istället för de rekommenderade två skedarna (ett fel), blir drycken för söt! Om du tillsätter för mycket mjölk (en avvikelse) blir kaffet för svagt.
Orsak-verkan-diagram, även kallade fiskbensdiagram eller Ishikawa-diagram, utvecklades av den välkände organisationsteoretikern Kaoru Ishikawa på 1920-talet och är ett kraftfullt verktyg för systemtänkande. De hjälper till att förstå och hantera komplexa industriella processer på ett effektivt sätt.
Vikten av orsak-verkan-diagram
I grund och botten skiljer ett bra orsak-verkan-diagram agnarna från vetet. Det identifierar tydligt de bidragande faktorerna och lämnar allt annat åt sidan. Detta kan vara ett fantastiskt verktyg för problemlösning inom alla branscher.
I affärslivet, särskilt inom produktutveckling, använder team fiskbensdiagram för att utforska de bakomliggande orsakerna till en oväntad händelse.
Om det till exempel inträffar ett oplanerat avbrott kan IT-teamet använda fiskbensdiagrammet för att förstå alla bidragande faktorer innan de identifierar den faktiska orsaken.
Inom projektledning används ofta fiskbensdiagrammet i resursplaneringen. Projektledare simulerar versioner av det förväntade resultatet baserat på en kombination av orsaksfaktorer, såsom människor, processer och teknik.
Inom kvalitetskontroll, enligt Ishikawas intention, lägger teamen fram de bidragande faktorerna, såsom mätningar, material, människor, processer, maskiner etc., för att identifiera vad som orsakade den defekta produktionen.
I alla branscher är fördelarna med orsak- och verkansdiagram oomtvistliga.
- Tydlighet: Förstå de olika faktorer som samverkar och orsakar en defekt eller händelse.
- Hastighet: Påskynda problemlösningen genom att kartlägga alla relaterade element i processen.
- Effektivitet: Förmåga att simulera potentiella resultat av förändringar som gjorts i processen och anpassa sig därefter
- Effektivitet: Att kartlägga orsaker och symptom för att förstå vad som verkligen pågår
Låt oss se hur detta skulle fungera i praktiken.
Komponenter i ett orsak-verkan-diagram
Även om orsak-verkan-diagrammet är extremt enkelt innehåller det ett antal komponenter, såsom:
Paneler: Orsak- och verkansdiagrammet visualiseras i två delar. Till vänster finns alla potentiella orsaker eller bidragande faktorer, såsom material, arbetskraft, miljö etc. Till höger finns verkningen eller problemet.
Central ryggrad: Den centrala ryggraden förbinder de två sidorna, går från vänster till höger och är sedan kopplad till de olika primära och sekundära bidragande faktorerna.
Primära orsaker: Varje bidragande faktor har vanligtvis en primär orsak. Till exempel kan låg materialkvalitet vara den primära orsaken till defekten, vilket visualiseras i diagrammet som sådan.
Sekundära orsaker: Det kan också finnas sekundära orsaker till felet, som förstärker den primära orsaken. Till exempel kan lagring av material av låg kvalitet i ett fuktigt lager ha påverkat resultatet.
Beroende på strukturen i din organisation och process kan du ha ett obegränsat antal bidragande faktorer, som visualiseras som fiskben.
Nu när du har lärt dig vad varje form i diagrammet står för kan vi börja skapa ett.
Hur man skapar ett orsak-verkan-diagram
Att skapa ett orsak-verkan-diagram är också ett sätt att förstå processerna i detalj. Var därför uppmärksam och utforska varje steg.
1. Identifiera effekten
Orsak-verkan-diagrammet ritas bäst från höger. Innan du fattar några beslut, identifiera effekten, felet, problemet eller frågan. Gör din definition av effekten specifik och lättförståelig för alla intressenter.
I stället för att säga ”Kvaliteten har sjunkit” kan du till exempel definiera effekten som ”Antalet buggar i produktionskoden har ökat med 20 % under de senaste tre månaderna”.
Här är några mallar för problemformuleringar som inspiration.
Rita nu den tunna centrala ryggraden med en pil som pekar mot effekten.
2. Identifiera bidragande faktorer
Kom ihåg att det kan finnas ett obegränsat antal faktorer som på ett eller annat sätt påverkar resultatet. Det är bäst att lista alla dessa i ditt diagram. För att identifiera dessa huvudkategorier av faktorer kan du använda någon av följande metoder.
Brainstorming: Samla ditt team för att skriva upp idéer på en tavla. Ställ relevanta frågor till teammedlemmarna om vad de gör, hur de gör det och varför.
Du kan till exempel samla affärsanalytiker, utvecklare och testare till ett möte för att undersöka varför antalet buggar har ökat.
ClickUp Whiteboards är ett utmärkt sätt att lägga till klisterlappar, text, kommentarer och mycket mer.
Om du är ny inom virtuellt samarbete eller användning av Ishikawa-diagram, prova ClickUps mall för orsak- och verkansdiagram. Denna helt anpassningsbara, nybörjarvänliga whiteboardmall hjälper dig att kartlägga orsakssamband och identifiera grundorsaker på ett effektivt sätt.
Om du är nybörjare kan du också rita fiskbensdiagrammet i Excel.
Processkartläggning: Gå steg för steg för att kartlägga hela processen som leder till effekten. När det gäller programvarufel kan detta till exempel innebära följande steg:
- Kodning
- Kodgranskning
- Testning
- Felspårning
- Produktionsimplementering
Bonusläsning: Använd valfri flödesschemamall för att påskynda detta steg.
Använda ett ramverk: Eftersom det är ett mycket populärt verktyg finns det ett antal ramverk och mallar som stöder orsak- och verkansdiagram.
Inom tillverkningsindustrin identifieras till exempel de fem M:na – arbetskraft, material, metoder, maskiner och mätningar – som bidragande faktorer.
På samma sätt kan du hitta ett som fungerar i din bransch. Placera de bidragande faktorerna i enskilda rektanglar på vänster sida. Rita kopplingspilar till den centrala ryggraden.
3. Identifiera de primära orsakerna
Under varje bidragande faktor listar du de primära orsakerna. Till exempel kan de möjliga orsakerna till en ökning av programvarufel vara följande.
- Kodning: Programmeringsfel, logikfel
- Kodgranskning: Processgap, tidsbegränsningar för seniora utvecklare
- Testning: Otillräcklig testning, ofullständiga användningsfall
- Felspårning: Manuell spårning, ofullständiga felbeskrivningar
Rita kopplingar från varje primär orsak till den centrala ryggraden för att visa orsakssambandet.
4. Identifiera sekundära orsaker (om sådana finns)
Ibland kan det finnas en orsak till att någon av de primära orsakerna uppstår.
Det kan till exempel uppstå en ökning av programmeringsfel på grund av bristande organisationsövergripande standarder för att skriva högkvalitativ kod.
Utanför ingenjörsområdet kan logiska fel uppstå på grund av att man anställer olämpliga eller oerfarna kandidater.
Rita kopplingar från sekundärkällan till primärkällan för att visa utökade relationer. När du är klar kommer ditt diagram att se ut ungefär som följande.
5. Bekräfta noggrannhet och giltighet
När du har ritat hela orsak-verkan-diagrammet är det dags att validera allt igen. Se till att:
- Varje orsak följer en logisk kedja till effekten
- Varje steg passar in i det operativa ramverket för den effekt du studerar
- Alla orsaker av tredje eller fjärde ordningen integreras korrekt
- Alla bidragande faktorer har undersökts i detalj och täcker alla inkluderande orsaker.
Det är grunderna. Med några tips och tricks kan du få ut mer av dina orsak-verkan-diagram. Så här gör du.
Tips för effektiva orsak-verkan-diagram
När en effekt är tydlig, som en kopp kaffe som är så söt att det gör ont i tänderna, är orsakerna enkla att kartlägga. Men affärsproblem är sällan tydliga. Något som verkar uppenbart, som en bugg i koden, kan ha flera orsaker. Följ dessa bästa praxis för att rita och använda orsak- och verkansdiagram effektivt.
Använd det som ett ramverk (inte som bevis).
Orsak-verkan-diagrammet är inte ett bevis på ett problem. Det är helt enkelt ett verktyg som hjälper dig att utveckla en teori. Det visualiserar alla faktorer som kan orsaka problemet. Det bästa sättet att använda fiskbensdiagram är att använda det som ett ramverk för att undersöka den faktiska orsaken till problemet.
⚡️Mallarkiv: Mallar för fiskbensdiagram
Gör det överskådligt (inte komplicerat)
Bra orsak-verkan-diagram måste ge utredaren en omfattande lista över allt som ska undersökas. Se därför till att du inte missar att lägga till något för att du antar att det är trivialt eller inte relaterat till effekten.
Var dock försiktig så att du inte lägger till för många irrelevanta element. Det kan göra diagrammet komplicerat och svårt att tolka.
Omfamna repetition (inte redundans)
Samma primära eller sekundära orsak kan ingå i två bidragande faktorer. I exemplet med programvarufel kan bristande kompetens vara en primär orsak både under kodning och testning. Lägg gärna till båda eftersom de är distinkta.
Se dock till att du inte upprepar dig i onödan. Till exempel kan brist på kompetens och brist på erfarenhet betyda samma sak i detta sammanhang och behöver inte upprepas.
Använd proaktivt (inte bara reaktivt)
Ofta använder team orsak-verkan-diagram för att spåra orsaken till ett problem. Men det är inte det enda sättet. Du kan också använda det för att simulera potentiella problem med ett val du gör.
Låt oss till exempel säga att programmeringsfel är en primär orsak under kodning. Du kan teoretisera att en förändring i programmeringsspråket kan påverka resultatet. Baserat på detta kan du simulera i vilken utsträckning det kommer att lösa problemet och fatta beslut därefter.
Låt oss illustrera detta med några exempel.
Exempel på orsak-verkan-diagram
Ett orsak-verkan-diagram är en enkel visualisering av relationen mellan orsaker och konsekvenser. Du kan välja att kartlägga detta i den form som passar dig bäst. Här är några exempel på diagram som inspiration.
Processanalys
Låt oss börja med ett av de enklaste exemplen på arbetsflödesdiagram. Detta diagram från TIBCO tar hänsyn till hela processen för att tända en lampa för att identifiera möjliga orsaker till dess funktionsfel.
Kvalitetshantering
Nästa exempel är hämtat från den ursprungliga skaparen, Kauro Ishikawas bok Guide to Quality Control. Detta diagram illustrerar allt som behövs för att laga ”god ris”.
Grundorsaksanalys
Som namnet antyder kopplar ett fiskbensdiagram samman olika möjliga orsaker med hjälp av fiskens ben. I detta exempel från Six Sigma-studieguiden används orsak- och verkansdiagrammet för att undersöka orsakerna till serviceklagomål på grund av felaktig tätningsdiameter.
⚡️Mallcenter: Andra mallar för grundorsaksanalys att välja mellan.
Problemkontroll
När du stöter på ett problem i ditt projektledningsarbete är fiskbensdiagrammet ett utmärkt diagnostiskt verktyg. Så här utför du en grundorsaksanalys med hjälp av en mall.
ClickUps mall för grundorsaksanalys är ett helt anpassningsbart ramverk på mellannivå som gör det möjligt för dig att analysera data, identifiera kärnan i problemet och hitta effektiva och hållbara lösningar.
Oavsett om du spårar källan till ett programfel eller identifierar problem i din monteringslinje, gör den här mallen det enklare att lösa problem.
Beteendeanalys och förutsägelser
Denna figur från en forskningsstudie visar alla potentiella orsaker och underordnade orsaker till problem med systemets tillförlitlighet. Den använder fiskbensdiagrammet för att skapa ett verktyg för tillförlitlighetsingenjörer att modellera, analysera och förutsäga beteenden hos industriella system.
Informationshantering
Detta orsak-verkan-diagram sammanfattar alla hinder som hindrar organisationer från att hantera sina data som en affärstillgång. Det bygger på synpunkter från forskare och företagsledare i Australien, Sydafrika och USA för att inspirera till diskussioner om effektiv informationshantering.
Anpassningsbart fiskbensdiagram
Om du kartlägger en så komplex process som denna är ClickUp Fishbone Diagram Template en utmärkt utgångspunkt. Denna mall på mellannivå hjälper dig att kategorisera alla orsaker i miljö, maskin, människa, material och metod för att definiera kopplingarna mellan problemet och de faktorer som påverkar det.
Sammankopplade orsaker och effekter
Detta diagram avviker från den traditionella fiskbensmodellen och hjälper till att visa hur effekten av en process kan bli orsaken till nästa. Det är ett användbart kvalitetsverktyg för att visualisera sammankopplade orsaker och effekter i alla processer.
Som du kan se i exemplen ovan finns det inte ett enda rätt sätt att skapa ett orsak-verkan-diagram. Det finns flera verktyg för grundorsaksanalys för olika behov. Det finns dock misstag som du kan undvika.
Vanliga misstag att undvika
När det används på rätt sätt är orsak-verkan-diagrammet ett kraftfullt verktyg. Om det används felaktigt kan det dock ha negativa effekter. Här är några misstag du bör undvika när du skapar och använder fiskbensdiagrammet.
Att fatta förhastade beslut
Ett bra orsak-verkan-diagram måste vara grundligt och omfattande. Ofta ritar teamen ett grundläggande diagram och skyndar sig att använda det för beslutsfattande, vilket påverkar diagrammets användbarhet.
Rita diagrammet noggrant och fullständigt. Gör en grundlig undersökning av hela processen och se till att du har beaktat allt. När du är klar, kontrollera igen.
Felaktig definition av problem
Orsak-verkan-diagrammet är bara användbart om det är korrekt. Ibland begår teamen det ärliga misstaget att lägga till felaktiga eller orelaterade orsaker i diagrammet. De kan också skapa felaktiga orsakssamband.
Få experthjälp när du ritar diagrammet. Granska diagrammet med flera ämnesexperter för att säkerställa att det är korrekt.
Att missta potentiella orsaker för data
Ishikawa-diagrammet visualiserar endast alla möjliga orsaker till en effekt/händelse. Det ger inte nödvändigtvis information om vilket element som är orsaken till händelsen.
Använd orsak-verkan-diagrammet för att formulera teorier. Testa sedan självständigt den logiska konsistensen i teorin och varje orsakssamband innan du drar en slutsats.
Håll diagrammet statiskt
Ishikawa-diagrammet är endast korrekt vid tidpunkten för dess skapande. Processer utvecklas och förändras över tid. Om man håller det statiskt missar man de senaste förändringarna, vilket gör det ineffektivt för att lösa problem.
Uppdatera ditt orsak- och verkansdiagram regelbundet. Innan du använder det för någon grundorsaksanalys, se till att det är uppdaterat.
Skapa en positiv effekt med ClickUp
Moderna affärsprocesser är komplexa och ofta osynliga. Låt oss ta exemplet med programvara. Idag delar team upp stora programvaror i små funktioner och distribuerar dem som oberoende men sammankopplade enheter. Det innebär att om en funktion inte fungerar kan det bero på de otaliga andra funktioner som den är kopplad till.
I sådana scenarier kan ett bra orsak-verkan-diagram vara ett kraftfullt visuellt verktyg för att spåra problem till deras lösningar. Det hjälper till att tydligt förstå problemets omfattning. Som ett resultat kan du också modellera och simulera lösningar för att se om de kommer att leda till oönskade konsekvenser.
Oavsett om du ritar ett komplext arkitekturdiagram i orsak-verkan-format eller helt enkelt kartlägger dina processer, erbjuder ClickUp allt du behöver för att hantera det. ClickUp Whiteboards är ett flexibelt, anpassningsbart och repeterbart sätt att hantera orsaker och verkningar. Lös problem effektivt. Prova ClickUp gratis idag.