Du har just skrivit klart ditt e-postmeddelande och plötsligt stöter du på fälten CC och BCC.
Då dyker en fråga upp i ditt huvud: ”Vem ska jag sätta i CC i det här e-postmeddelandet?”🤔
Vi har alla varit där.
Att veta när du ska använda CC eller BCC kan ha stor inverkan på hur dina e-postmeddelanden tas emot.
Ett felsteg och du kan råka dela känslig information med fel personer eller, ännu värre, utesluta någon som borde vara med (som din chef!).
I den här bloggen ska vi reda ut förvirringen kring CC och BCC och förklara när du bör använda respektive term.
Som bonus kan du förvänta dig några praktiska verktyg och resurser som hjälper dig att finslipa dina e-postkunskaper.
Förstå e-postfält: Fältet "Till"
I fältet "Till" i ett e-postmeddelande anger du de primära mottagarna.
Det här är personer som du vill kommunicera direkt med. De är de huvudsakliga mottagarna av ditt meddelande och det är vanligtvis de som förväntas svara på och agera på e-postmeddelandet. När du skickar ett e-postmeddelande är dessa e-postadresser synliga för alla som tar emot det.
Fältet "Till" är ett utmärkt sätt att hålla dina e-postmeddelanden artiga och professionella. För att undvika att spamma inkorgar bör du begränsa din adresslista i fältet "Till" till endast de som är direkt berörda.
Men vad händer om du vill inkludera andra utan att göra dem till huvudfokus?
Här kommer fälten CC (carbon copy) och BCC (blind carbon copy) in. De låter dig diskret skicka e-postmeddelandet till ytterligare mottagare. Genom att använda ett specifikt fält kan du också hantera svar och pågående trådar bättre.
Vad är CC i ett e-postmeddelande?
CC står för carbon copy (kopia). Det används för att skicka en kopia av ett e-postmeddelande till andra mottagare. Dessa är inte dina primära mottagare utan personer i periferin som ändå behöver se e-postmeddelandet och svaren på det.
Om du till exempel svarar en kund som du hanterar direkt kan det ändå vara bra att ha din chef i CC för viktiga konversationer som rör kostnaden för tjänster eller eventuella eskaleringar.
När du använder "CC" är alla e-postadresser i detta fält synliga för alla som tar emot e-postmeddelandet. Denna transparens är användbar för att upprätthålla en tydlig kommunikation.
När används CC?
Du använder CC-fältet när du vill hålla andra "intresserade parter" informerade.
CC är också mycket användbart när du skickar ett meddelande till ett team. Det gör att du kan lägga till flera personer utan att de blir huvudfokus.
Att veta när du ska använda CC hjälper dig att hålla ordning på e-posttrådar och hålla dem på rätt spår.
💡Proffstips: Använd delade inkorgar för bättre kommunikation inom teamet. Detta möjliggör bättre samarbete och kunskapsdelning eftersom teammedlemmarna enkelt kan komma åt och bidra till pågående konversationer och projekt.
Vad är BCC i ett e-postmeddelande?
BCC står för blind carbon copy (dold kopia). Du använder BCC-fältet för att kommunicera med flera mottagare utan att de ser varandras adresser.
Detta fält hjälper till att hålla e-postadresser privata och säkra. När du skickar ett e-postmeddelande med "BCC" kan mottagarna inte se de andra mottagarnas adresser.
När används BCC?
Du använder BCC för ett av två syften: för att hålla e-postadresser privata (som när du skickar massutskick) eller för att markera personer i e-postmeddelanden utan att andra mottagare får veta det.
BCC är också praktiskt i professionell kommunikation. Anta att du skickar e-post till flera jobbsökande och bjuder in dem till den första intervjun. Du kan använda "BCC". Det håller ordning och gör att du kan hålla e-postmeddelandet professionellt och personligt samtidigt.
Läs också: Hur man skapar e-postmallar i Gmail.
CC och BCC: Hur vet du vilket du ska använda?
CC och BCC har olika syften.
Här är vad du bör tänka på när du bestämmer vilket fält du ska använda.
1. Vikten av mottagarens preferenser
Det är klokt att alltid tänka på hur mottagarna föredrar att ta emot e-post. Vissa kanske vill ha transparens, medan andra värdesätter integritet.
Använd CC för dem som ska vara synligt inkluderade. De är viktiga för konversationen. Sist men inte minst bör du kontrollera att de personer som läggs till i CC är relevanta för konversationen för att undvika onödiga e-postmeddelanden.
Som tumregel gäller dock att om du är osäker på vad mottagaren föredrar, bör du välja BCC för att undvika missförstånd.
💡Proffstips: Att använda BCC hjälper också till att minska risken för oväntade "Svara alla"-svar, som ofta leder till skräppost och förvirring.
2. Respekt för integriteten
Sekretess är avgörande, särskilt när du skickar till flera mottagare som inte känner varandra. CC visar alla adresser, vilket gör det tydligt vem som är inkluderad. BCC håller adresserna dolda, vilket garanterar sekretess.
När du hanterar känslig information bör du använda BCC. Det skyddar alla mottagares identitet och kontaktuppgifter.
3. Antal mottagare
CC fungerar bra för e-postmeddelanden till en liten, känd grupp eftersom det främjar öppen kommunikation. Det motsatta gäller för BCC, som är mycket användbart när du skickar e-post till en lista med personer.
Vi rekommenderar att du använder BCC-fältet om du skickar ut ett nyhetsbrev via e-post eller genomför en massmarknadsföringskampanj via e-post. Tanken är att undvika att exponera en lång lista med e-postadresser för andra mottagare.
💈Bonus: Ta en titt på 2024 års bästa programvara för e-posthantering för att förvandla din röriga inkorg till en produktiv arbetsplats.
Effektivisera e-posthanteringen med ClickUp
Vi har alla använt olika e-postleverantörer, och de flesta av dem är ganska lika när det gäller funktionalitet. Problemet med de flesta av dessa verktyg är att de inte är utformade för optimal kommunikation och samarbete.
Till exempel använder team vanligtvis en e-postapp för att läsa och skicka e-post innan de byter till ett helt annat verktyg för snabbkommunikation. Det kan ofta vara onödigt och leda till fragmenterade konversationer i flera arbetsytor.
Tänk om du kunde skicka e-post, hantera ditt projekt, kontrollera dina uppgifter och samarbeta med ditt team – allt på ett och samma ställe? Med ClickUp kan du det.
E-posthanteringsfunktioner i ClickUp
Utöver sina projektledningsfunktioner låter ClickUp dig skicka, ta emot och hantera e-post direkt i plattformen, vilket gör det till ett kraftfullt verktyg för e-posthantering.
Du kan också använda alternativen CC och BCC för att kontrollera synlighet och integritet, tillsammans med många andra funktioner som diskuterades tidigare.
- Skicka och ta emot e-post: Du kan aktivera e-postfunktionen i ClickUp från ClickApps för att skicka e-post utan att byta flik. Funktionen gör att du kan skicka dina meddelanden och svar direkt från ClickUp. Du kan också ta emot e-post och länka dem till relevanta uppgifter, vilket håller din kommunikation organiserad och handlingsbar.
- E-postprojektledning: ClickUp erbjuder en lösning för e-postprojektledning med automatiserad hantering av inkorgen. Du kan hålla koll på dina e-postuppgifter utan att behöva kopiera och klistra in. Det säkerställer att all relevant information registreras i dina uppgifter.
- Automatisera processer: Använd ClickUp Automation för att automatisera repetitiva e-postuppgifter, såsom att skicka påminnelser, aviseringar eller uppföljningar, så att du får mer tid över för mer strategiskt arbete. Denna automatisering kan hjälpa till att effektivisera arbetsflöden och minska manuellt arbete.
- Bifoga e-postmeddelanden till uppgifter: Flytta hela e-postkonversationer till en uppgift. Genom optimal hantering av e-postuppgifter kan du enkelt diskutera detaljer med ditt team och samla all relaterad information på ett ställe.
- Centralisera hanteringen: Genom att hantera dina e-postmeddelanden i ClickUp kan du hålla dina konversationer nära relaterat arbete. Integrationen sparar tid och hjälper ditt team att hålla sig samordnat.
Använd dessutom resurser som ClickUps mall för e-postautomatisering för att automatisera e-postmeddelanden och uppgifter baserat på anpassade fält, formulärinlämningar eller uppgiftshändelser.
Med den här mallen kan du:
- Definiera processer för e-postautomatisering: Identifiera vilka e-postmeddelanden som behöver automatiseras och beskriv de specifika åtgärder som krävs för varje meddelande.
- Skapa automatiska utlösare: Ställ in regler eller villkor som startar automatiska e-postmeddelanden baserat på specifika händelser eller kriterier.
- Optimera e-postautomatisering: Granska och justera regelbundet dina automatiseringsprocesser för att säkerställa att de är effektiva, ändamålsenliga och anpassade efter dina mål.
💈Bonus: Kolla in några användbara Gmail-tips för att effektivisera din e-posthantering.
Fördelar med att använda ClickUp för e-posthantering
- Bättre produktivitet: Med ClickUp Email Integration kan du integrera Gmail med ClickUp för att hantera dina e-postmeddelanden och uppgifter effektivt på ett och samma ställe. Det minskar tiden du lägger på att växla mellan appar och gör att du kan fokusera på att få jobbet gjort.
- Enkel organisering med ett klick: Länka e-postmeddelanden till uppgifter, meddela ditt team och tilldela uppgifter baserat på mottagna e-postmeddelanden. Det håller allt organiserat och säkerställer att allt fungerar smidigt.
- Förbättrat samarbete: Tagga ditt team i e-postmeddelanden, tilldela kommentarer och hantera svar utan att lämna ClickUp. Denna funktion förbättrar teamarbetet och håller alla på samma sida.
- Smidig kommunikation med mallar: Använd relevanta mallar och signaturer för att effektivisera kommunikationen. Detta är särskilt användbart för kundsupport och uppföljning av sökande.
- Säker och kompatibel: ClickUp erbjuder robusta säkerhetsfunktioner för att säkerställa att din e-postkommunikation är säker och kompatibel med branschstandarder.
- E-postschemaläggning: Schemalägg all framtida kommunikation och se till att varje personlig e-postmeddelande
När ska man använda CC och BCC i ClickUp?
- CC för transparens: Använd CC-fältet för att hålla andra berörda parter informerade. Sådana strategier för e-posthantering är idealiska för kommunikation med fler än en mottagare.
- BCC för integritet: BCC-fältet skyddar mottagarnas integritet. Använd det när du skickar e-post till personer som inte känner varandra eller när du genomför en massutskickkampanj (där du vill skydda kontaktuppgifterna i din e-postlista).
Läs mer: Utforska alternativ till Google Workspace för dina behov inom e-post och projektledning.
Tänk bättre, skriv smartare e-postmeddelanden i ClickUp
Tre av fem yrkesverksamma föredrar att använda e-post för kommunikation.
Men här är problemet: de flesta människor blandar ihop sina CC- och BCC-fält eftersom de är osäkra på mottagarnas roller. Om vi bara kunde hålla koll på våra projekt, hantera uppgifter och skicka e-post till människor på en enda plattform.
Den goda nyheten är att ClickUp gör just det och mycket mer!
Om du till exempel avskyr en överfull e-postinkorg kan du hålla ordning med hjälp av ClickUp. Verktyget hjälper dig att prioritera viktiga e-postmeddelanden och minskar svarstiden, vilket leder till en inbox-zero-strategi.
ClickUp stöder även Gmail-integrationer, så att du alltid får aviseringar om väntande uppgifter och uppföljningar. Dessutom har ClickUp en egen AI som hjälper dig att skriva utkast till e-postmeddelanden, omvandla dessa e-postmeddelanden till genomförbara uppgifter och ge dig information när du söker efter ett nyckelord.
Registrera dig på ClickUp idag, testa dina nyvunna kunskaper om CC/BCC och skicka fantastiska e-postmeddelanden.