Känner du dig någonsin fast i att anteckna mötesanteckningar medan briljanta idéer flyger förbi? Du är inte ensam!
I genomsnitt talar människor 110–150 ord per minut. Däremot kan de bara skriva 20–45 ord per minut för hand!
Om du inte är expert på stenografi kommer du att fastna i en evig kamp för att hinna ikapp. Under denna kamp missar du också de nya idéer som utbyts, vilket gör att du känner dig utanför, förvirrad och överväldigad.
Men tänk om det fanns ett sätt att få med alla detaljer i mötesanteckningarna utan allt detta krångel?
Har vi fångat din uppmärksamhet? Säg då hej till AI-mötesassistenten – ett verktyg som på ett intelligent sätt automatiserar anteckningsskrivandet medan du deltar i möten.
Här är allt du behöver veta om hur du använder AI för mötesanteckningar.
Fördelar med att använda AI för mötesanteckningar
⭐ Utvalda mallar
Oordnade mötesanteckningar? Prova ClickUps kostnadsfria mall för mötesanteckningar för att hålla ordning och reda.
Nu när du förstår vilken roll AI-verktyg spelar för anteckningar kan vi snabbt gå igenom fördelarna med AI-mötesanteckningar:
- Ökad produktivitet: AI-programvara för anteckningar befriar dig från bördan av manuella anteckningar. Som ett resultat kan du brainstorma fritt, dela insikter och delta aktivt i diskussioner medan AI-anteckningsprogrammet fångar upp varje detalj. Detta leder till en ökning av den totala produktiviteten under möten.
- Förbättrad noggrannhet och fullständighet: AI-driven transkription omvandlar noggrant varje ljudklipp från dina videokonferensappar till dess skriftliga motsvarighet. Med allt – från snabba diskussioner till teknisk jargong – dokumenterat troget blir det lättare att lita på noggrannheten och fullständigheten i AI-genererade anteckningar.
- Förbättrat samarbete: Eftersom alla mötesdeltagare har tillgång till samma information, gör dessa mötesanteckningar att alla är på samma sida. Denna gemensamma förståelse banar väg för samarbete med tydliga, transparenta och entydiga mål.
- Handlingsbara resultat: AI-verktygen i programvaran för mötesprotokoll identifierar och markerar automatiskt viktiga uppgifter och beslut i anteckningarna. Genom att lyfta fram dessa åtgärder gör de det enkelt för dig att tilldela uppgifter snabbt och effektivt. Dessutom blir det enklare att säkerställa positiva resultat när förväntningar, tidsplaner etc. är tydliga.
- Förbättrat beslutsfattande: AI-mötesassistenten kan hämta viktiga insikter från mötet, skapa sammanfattningar och även ta fram en plan för framtida åtgärder. Detta underlättar beslutsfattandet och fungerar samtidigt som ett riktmärke för att identifiera återkommande teman eller fokusområden.
- Skarpare kunskapshantering: Mötesanteckningar är en sammanställning av alla dina möten. Med AI-verktyg kan du dokumentera, lagra och organisera denna kunskapsbas för enkel åtkomst och framtida referens. Det gör också dessa datareserver sökbara, så att du snabbt kan hitta information från tidigare möten.
- Kontinuerlig tillväxt: Med AI-verktyg för mötesanteckningar som blir allt populärare kan du också vara säker på kontinuerlig förbättring. Eftersom tekniken är iterativ till sin natur blir varje version av mötesanteckningsverktyget mer förfinad och uppfyller dina behov ännu bättre. Som ett resultat kan du förvänta dig ett sammansatt värde från AI-assistenten under möten.
- Ett steg mot inkludering: Stärk mångfaldiga team genom att bryta ner barriärer med AI-mötesanteckningar. Oavsett om det handlar om att översätta mötesdagordningar från ett språk till ett annat eller tillhandahålla realtidsundertexter för personer med hörselnedsättning, så hjälper en AI-mötesassistent dig att nå ditt mål om en inkluderande och tillgänglig arbetsplats.
ClickUp Pro-tips: Tillgänglighet är inte längre en trevlig extrafunktion utan avgörande för organisationens framgång. Det har stor inverkan på allt från att driva innovation och öka marknadsräckvidden till att upprätthålla efterlevnad.
Läs också: ClickUps åtagande om tillgänglighet
Metoder för att ta mötesanteckningar med AI
Manuella anteckningsmetoder är tidskrävande och resurskrävande. Mot denna bakgrund förvandlar artificiell intelligens (AI) anteckningar från en vardaglig uppgift till en strategisk fördel.
Här är några metoder för att prova AI-anteckningar i möten:
Automatisk taligenkänning (ASR): Grunden för AI-genererade mötesanteckningar
Kärnan i alla AI-anteckningsprogram är automatisk taligenkänning (ASR), även känt som tal-till-text (STT).
Denna teknik utnyttjar artificiell intelligens (AI) eller maskininlärning (ML) för att omvandla talade ord till korrekt, läsbar text. Den har kapacitet att hålla jämna steg med även de snabbaste röstkonversationerna. En sådan realtids- och skalbar transkription säkerställer att du kan fånga varje liten detalj i konversationen medan den pågår.
Visste du att?
ASR är tre gånger snabbare än att skriva! Du kan använda den sparade tiden till att fokusera på värdefulla eller komplexa uppgifter – eller bläddra igenom kattvideor på internet om du föredrar det!
Transkription, sammanfattning och mycket mer
Även om det primära syftet med verktyg för mötesanteckningar är att transkribera möten i realtid, tillför AI-verktyg som ClickUp AI Notetaker ytterligare värde till denna uppgift. Så här fungerar det:
- Skillnad mellan de olika mötesdeltagarna enkelt eftersom det känner igen olika talare; att veta vem som sa vad underlättar tydlig tillskrivning av idéer och eliminerar förvirring.
- Mät möteseffektiviteten genom att analysera kunskapsluckor, upptäcka förbättringsområden, begränsa överdrivet pratande eller upprepningar och mycket mer.
- Sök i transkriptioner efter nyckelord och talarnas namn, så att du snabbt och enkelt kan hitta information.
- Fånga essensen av ett möte med bara några få klick. AI-verktyg sparar tid och ansträngning genom att automatiskt generera omfattande sammanfattningar och viktiga slutsatser av viktiga diskussionspunkter och beslut.
- Identifiera åtgärdspunkter så att du aldrig missar en uppföljning igen. AI-genererade mötesanteckningar fångar upp och markerar viktiga beslut, uppgifter och åtgärder.
- Förbättra tillgängligheten och kunskapsdelningen mellan flerspråkiga team med AI-skrivverktyg som ClickUp Brain, som genererar mötesanteckningar på flera språk.
Användningsfall för AI-mötesanteckningar
Skapa material inför mötet
Exempel på uppmaningar:
- Baserat på tidigare mötesanteckningar om <ämne/projekt> kan du identifiera viktiga diskussionspunkter, olösta frågor och potentiella dagordningspunkter.
- Skapa ett utkast till mötesagenda baserat på återkommande teman relaterade till <ämne/projekt>.
- Jag arbetar med en säljpresentation för <produkt/tjänst> för en
. Vad bör säljpresentationen innehålla?
Har du ett möte med kort varsel? Arbeta smart och utnyttja AI-assistenter för att skapa material inför mötet, såsom dagordningar, diskussionspunkter, presentationsmaterial etc.
AI-verktyg analyserar tidigare mötesanteckningar och identifierar fokusområden, återkommande teman, utestående frågor och alla detaljer som ledde till detta möte. Med hjälp av dessa data startar de mötesförberedelserna genom att generera och dela relevant material inför mötet. Detta säkerställer att alla mötesdeltagare kommer väl informerade och redo att dyka in i kärnfrågorna. En sådan strategi sparar tid och främjar fokuserade diskussioner, vilket leder till mycket effektiva och produktiva möten.
Jag har möten varannan vecka med min chef och vi använder ClickUp för vår agenda. Jag känner mig mer på topp eftersom alla mina evenemangs- och presentationsförfrågningar finns här, tillsammans med en uppdaterad statusindikator som hon kan kolla.
Jag har möten varannan vecka med min chef och vi använder ClickUp för vår agenda. Jag känner mig mer på topp eftersom alla mina evenemangs- och presentationsförfrågningar finns här, tillsammans med en uppdaterad statusindikator som hon kan kolla.
Läs också: Hur man använder ClickUp Brain för att skapa mötesanteckningar
Live-transkription och anteckningar
Transkription och anteckningar i realtid är de viktigaste fördelarna med en AI-mötesassistent. Anteckningsverktygen fångar upp alla diskussioner och samtalsämnen under ett möte i detalj, oavsett antalet deltagare. Denna egenskap är särskilt viktig vid snabba möten, storskaliga diskussioner och konferenssamtal, eftersom du får klarhet i vem som sa vad och när.
Fokusera på mötet, inte på anteckningarna. ClickUps AI Notetaker transkriberar automatiskt konversationer i realtid
Det hjälper också deltagarna att övervinna utmaningar relaterade till språk och dialekter som annars kan leda till att de missar detaljer eller misstolkar information.
AI-transkriptionsprogramvara känner igen varje talares röst, tilldelar deras idéer i anteckningarna, översätter i realtid och genererar tydlig och korrekt mötesdokumentation. Vi har redan diskuterat dess inverkan på inkludering och tillgänglighet, så detta är en enkel och lättillgänglig lösning om du vill utnyttja AI-mötesverktyg.
Sammanfatta mötesprotokoll eller viktiga punkter
Slösa inte tid på att extrahera viktiga punkter från långa diskussioner. Få istället automatiska mötesreferat som fångar kärnan i hela konversationen med verktyg som ClickUp AI Notetaker!
Sådana AI-verktyg för mötesanteckningar extraherar viktiga insikter för att skapa en kortfattad översikt över mötets slutsatser. Detta gör att alla deltagare kan komma överens utan att behöva gå igenom långa transkriptioner. De delar också tidsstämplar för dessa viktiga höjdpunkter så att du alltid kan gå tillbaka till mötesinspelningar eller ljudfiler och diskutera konversationen.
Dessa protokoll fungerar som en trovärdig dokumentation och ger en översikt över alla möten som någonsin har hållits.
Sätt igång kreativ brainstorming
Exempel på uppmaningar:
- Vi har diskuterat steg-för-steg-processen för <projekt/ämne>. Omvandla detta till ett flödesschema.
- Vilka utmaningar och hinder lyftes fram under mötet? Vilka möjliga lösningar finns för dessa?
Du hittar mötesplattformar som utnyttjar AI-teknik för att stimulera visuellt tänkande. De omvandlar talade ord eller ljudfiler till konceptdiagram och tankekartor. Sådan visualisering öppnar upp för kreativ utforskning och samarbetsinriktade brainstorming-sessioner med flera perspektiv och expertisområden.
Med hjälp av sådana verktyg kan distribuerade team visuellt koppla samman idéer, identifiera samband och stimulera innovation medan de arbetar tillsammans med problem. Förutom att illustrera dessa koncept kommer mötesplattformen också att dokumentera dem och lagra dem på en central plats så att alla deltagare snabbt och enkelt kan komma åt dem.
Slutligen, whiteboard-funktionen? Jag är helt besatt av den. Det här verktyget användes ofta under teammöten för att brainstorma idéer eller utveckla vissa initiativ mer.
Sist men inte minst, whiteboard-funktionen? Jag är helt besatt av den. Det här verktyget användes ofta under teammöten för att brainstorma idéer eller utveckla vissa initiativ.
Granska och redigera rapporter efter mötet
Exempel på uppmaningar:
- Skapa en detaljerad mötesrapport med identifiering av talare
- Kontrollera att de idéer som diskuterats under mötet är korrekta.
Förutom AI-genererade sammanfattningar och mötesprotokoll kan vissa AI-anteckningsappar också generera omfattande rapporter efter mötet. Dessa fångar essensen av mötet, komplett med diskussionspunkter, mötets längd, tidsstämplar, deltagarprofiler etc., som du kan granska även efter att mötet har avslutats.
Dessutom finns det flera sätt att utnyttja information eller implementera insikter från varje granskning. Du kan till exempel identifiera de specifika personer som förespråkade eller föresatte sig för en idé bland flera talare, be dem om förtydliganden, ge dem erkännande och tilldela dem ansvar för relaterade uppgifter.
Med ClickUps AI Notetaker får du sökbara transkriptioner. Be bara ClickUp Brain att hitta den relevanta informationen, beslutet eller datapunkten du behöver.
Utvärdera mötets effektivitet
Exempel på uppmaningar:
- Granska samtalsflödet och identifiera avsnitt med frekventa upprepningar.
- Hur kunde vi ha förkortat mötets längd?
- Skapa en agenda för nästa möte och dela med dig av dina insikter om hur vi kan genomföra det på ett mer effektivt sätt.
AI-verktyg som är tränade i konversationsanalys kan fånga värdefulla insikter utöver det talade ordet. De har avancerade funktioner för att analysera röstkonversationer och belysa mötesdynamiken. Genom att fånga upp mått såsom talartidsfördelning, upprepade punkter, områden med bristande engagemang och överdrivet pratande kan du identifiera förbättringsområden i din befintliga mötesstruktur.
På så sätt kan du planera åtgärder, såsom förbättrad planering av mötesagendan, balanserad deltagande osv., för att optimera framtida möten och öka fokus och effektivitet.
Anpassa möteshandlingsplanen
Exempel på uppmaningar:
- Vilka uppgifter har jag tilldelats under detta möte? Lägg till dem i min uppgiftslista.
- Förbered en handlingsplan med prioriterade uppgifter och deadlines baserat på åtgärdspunkterna i detta möte.
- Synkronisera min Google Kalender med de uppgifter som identifierats i dessa mötesanteckningar
AI-lösningar för anteckningar under möten kan också omvandla att göra-listor eller åtgärdspunkter till personliga handlingsplaner. För att underlätta detta kan de analysera historiska mötesanteckningar, individuella profiler, personliga kalendrar, scheman etc. för att hitta återkommande teman, din roll i dessa möten, kommande deadlines och så vidare.
Baserat på dessa insikter genererar de sedan personliga planer som prioriterar uppgifter, fördelar roller och ansvar och fastställer deadlines. En sådan smidig övergång från mötesplattformen till anteckningar och uppgiftshantering gör uppföljningen enklare och mer bekväm. Detta hjälper mötesdeltagarna att hålla fokus på de uppgifter som är viktigast och bidra på ett meningsfullt sätt till teamets övergripande framgång.
Utmaningar med att använda AI för mötesanteckningar
Saknade nyanser i naturligt språk: AI-verktyg har gjort stora framsteg när det gäller att transkribera talat språk till text. Ibland kan de dock ha svårt att fånga nyanserna i mänskligt tal, såsom humor, sarkasm eller kulturella referenser. Detta kan leda till att viktig information missas eller misstolkas.
Beroende av ljudkvalitet: AI:s effektivitet är starkt beroende av hur tydligt ljudet är. Överlappande tal, höga bakgrundsljud eller dålig ljudkvalitet kan påverka transkriptionernas övergripande kvalitet och noggrannhet.
Begränsad icke-verbal insikt: En betydande del av mänsklig kommunikation ligger i icke-verbala signaler, såsom ansiktsuttryck, gester och tonfall. Dessa ger värdefull kontext under samtal. AI-transkriptionsverktyg kanske dock inte kan fånga upp och tolka dessa icke-verbala signaler på ett effektivt sätt.
Språkliga begränsningar: AI-transkriptionsverktyg förstår inte alltid eller transkriberar inte alltid korrekt flera språk eller dialekter. Moderna verktyg blir allt bättre, men de kan fortfarande ha svårt med vissa språk eller starka regionala dialekter. Detta kan leda till att transkriptionens noggrannhet och fullständighet minskar.
Beroende av stabil internetuppkoppling: AI-transkriptionsverktyg kräver ofta en stabil internetuppkoppling för att fungera effektivt. Detta kan vara problematiskt i områden med svag internetuppkoppling.
Hur man använder AI-verktyg för mötesanteckningar
Det finns flera sätt att skapa anteckningar med hjälp av en AI-mötesassistent. Låt oss gå igenom några alternativ att överväga. Titta på den här korta informationsvideon och läs vidare för att utforska verktygen på djupet!
Använd ASR för live-transkriptioner med AI
Med ASR kan du ställa in transkription i realtid och automatisera anteckningar. AI-drivna intelligenta funktioner som ClickUp Brain gör mer än att generera anteckningar. Använd den för att automatiskt transkribera mötesinspelningar som tagits med Clips (mer om detta senare). Du kan sedan använda AI-transkriptionen för att söka efter höjdpunkter, hoppa mellan videor med hjälp av tidsstämplar och kopiera utdrag.
Använd AI-verktyg för anteckningar för att granska inspelningar
Medan ASR-verktyg genererar mötesutskrifter i realtid, fungerar AI-verktyg med anteckningsfunktioner med ljudinspelning.
ClickUp Clips är ett smart sätt att uppgradera textbaserade manuella anteckningar till rik media. Så här kan du använda dem i möten:
- Spela in skärmaktiviteter, programfönster eller skrivbordet medan du håller presentationer, videogångar, demonstrationer osv.
- Fyll i transkriptioner, anteckningar och tidsstämplar automatiskt från inspelningar för att markera viktiga punkter i en diskussion.
- Dela videoklipp för asynkron deltagande av teammedlemmar som inte kunde delta i det live-mötet.
Sådana AI-verktyg analyserar ljud- eller videofiler för att generera detaljerade anteckningar. Du kan också leka med deras avancerade AI-funktioner som talaridentifiering, sökning baserad på nyckelord, generering av tidsstämplar och markering av viktiga ögonblick.
Utnyttja verktyg för att sammanfatta möten
I vissa fall kanske du har mötesinspelningar som du vill konvertera till anteckningar och skapa kortfattade sammanfattningar av. I andra fall kanske du redan har mötesutskrifter och bara vill sammanfatta dem. Med ClickUp Brain kan du:
- Analysera konversationer och markera automatiskt åtgärdspunkter. Omvandla sedan dessa åtgärdspunkter till uppgifter och tilldela dem till berörda parter för att främja ansvarstagande från början.
- Skapa koncisa sammanfattningar av långa diskussioner eller konversationer. Brain filtrerar bort ovidkommande information och presenterar mötesbeslutens kärna och nästa steg för att underlätta samordningen inom teamet.
- Använd sammanfattningsfunktionen för att skapa en kort översikt över viktiga beslut, åtgärder och slutsatser med bara några få klick.
Anslut till projektledningsverktyg
Det finns två sätt att göra detta på. För det första kan du välja ett ASR- eller AI-verktyg för anteckningar som integreras med projektledningsplattformar. För det andra kan du välja ett projektledningsverktyg som ClickUp med inbyggda AI-funktioner för anteckningar och dokumenthantering.
Här är några funktioner som gör ClickUp till den bästa AI-drivna mjukvarulösningen för mötesanteckningar:
1. Dokument
ClickUp Docs är en centraliserad hubb för alla dina projektrelaterade dokument. Det fungerar som en samarbetsyta där du och ditt team kan:
- Dokumentera mötesanteckningar för enkel referens och tydlig organisation. Du kan redigera mötesanteckningar för att göra dem mer överskådliga genom att använda olika formateringsalternativ som rubriker, punktlistor och tabeller (PS. Du kan också använda ClickUp Brain i Docs).
- Granska och bidra till mötesanteckningar. Eftersom dokumenten är samarbetsbara och delbara kan deltagarna lämna kommentarer för att lägga till mer sammanhang och bakgrundsinformation till det som diskuterats och för att korrigera eventuella misstag eller feltolkningar.
- Skapa ett centraliserat arkiv för alla dina mötesanteckningar. Dela anteckningar mellan intressenter för öppenhet, ansvarsskyldighet och tillgång till information, samtidigt som hela teamet hålls samordnat.
2. Whiteboards
ClickUp Whiteboard är ett av många samarbetsverktyg på ClickUp. Det hjälper till med visuell brainstorming och idéskapande under möten på följande sätt:
- Översätt idéer och koncept till visuella format som tankekartor, flödesscheman och diagram som främjar kreativ utforskning och samarbete.
- Visualisera relationer och beroenden mellan uppgifter eller idéer för att behålla fokus på helheten samtidigt som du arbetar med små detaljer.
- Bädda in whiteboards i mötesinnehållet i Docs för en integrerad brainstorming- och projektutvecklingsupplevelse.
3. Mallar
ClickUp erbjuder också ett rikt bibliotek med gratis mallar som är 100 % anpassningsbara utifrån dina projekt- eller arbetsflödesbehov.
ClickUp Meeting Minutes Template erbjuder till exempel en väl definierad struktur för att spara mötesanteckningar som ett dokument i ClickUp. Från en detaljerad agenda till ändringar i tidigare mötesanteckningar och meddelanden – den här mallen täcker allt.
På samma sätt erbjuder den anpassningsbara Docs-mallen för ClickUp Meeting Notes vägledning. Genom att fastställa riktlinjer och struktur för dina möten kan du göra varje möte meningsfullt, oavsett om du håller det dagligen eller årligen.
Eftersom du måste spara alla dina mötesanteckningar har vi också denna mall på ClickUp Meeting Note Style. Mötesmallen fångar upp korta sammanfattningar av varje möte i ett enkelt format och skapar ett centralt, sökbart arkiv. Det gör det enklare att organisera anteckningar samtidigt som det möjliggör snabba uppdateringar om framsteg för team och intressenter.
4. Integrationer
Som om ClickUps inbyggda funktioner och möjligheter inte vore nog, får du också möjlighet att integrera ClickUp med dina befintliga verktyg, plattformar och system. Till exempel
ClickUp integreras med Google Meet och Microsoft Teams för videomöten. På samma sätt kan du ansluta det till Fireflies och MeetGeek för live-transkriptioner. Sådana integrationer gör att du kan lägga till kraftfulla projektledningsfunktioner till andra verktyg och göra dem skalbara.
Överträffa förväntningarna med AI för mötesanteckningar
Oavsett om du använder AI-verktyg för presentationer och dagordningar eller för att generera liveundertexter – AI blir allt populärare när det gäller att ta anteckningar under möten. Ännu viktigare är att det målar upp en positiv och lovande framtid för vad som komma skall.
Allteftersom tekniken mognar kommer du att hitta mer intuitiva, värdeinriktade och praktiska AI-mötesassistenter. Avancerade funktioner som sentimentanalys ger dig information om teamets moral, medan liveöversättning kopplar samman olika geografiska områden. Det är bara en tidsfråga innan vi får se denna förändring.
Att utnyttja denna teknik så tidigt som möjligt är ett av de bästa sätten att ligga steget före. Istället för att sprida dina investeringar över en rad olika verktyg, välj en enda lösning för att få bättre avkastning. Med andra ord, börja med ClickUp och låt AI förvandla din verksamhet.
Registrera dig gratis på ClickUp nu för att ta reda på hur!