Manuell hantering av rese- och utgiftsersättningar är tidskrävande. Du måste sköta kalkylblad, samla in alla resekvitton från medarbetarna, kontrollera dem, registrera uppgifterna och godkänna ersättningen. Det innebär också en risk för fel.
Varför krångla med alla dessa utgiftsuppgifter när du kan automatisera processen med programvara för rese- och utgiftshantering?
Istället för att behålla hundratals fysiska kvitton och långa rader med anställdas utgifter kan du helt enkelt skanna kvittona för att registrera utgifterna och automatisera godkännandeprocesserna genom definierade arbetsflöden, vilket gör hanteringen av företagsresor enklare än någonsin.
Låt oss titta närmare på de 10 bästa programvarorna för rese- och utgiftshantering som stödjer dina affärsresebehov, deras viktigaste funktioner och priser.
Vad bör du leta efter i ett program för rese- och utgiftshantering?
Ett program för rese- och utgiftshantering bör förenkla bokningar, fakturering och ersättningar. Här är några funktioner som möjliggör en smidig ersättningsprocess:
- Intuitivt kontrollpanel: En intuitiv kontrollpanel hjälper dig att enkelt övervaka varje medarbetares resekostnader när de lämnar in digitala utgiftsrapporter. Se efter anpassningsbara vyer, appintegrationer och spårning i realtid
- Automatisering: Programvaran bör automatiskt fylla i transaktionsuppgifter från företagskort och beräkna utgiftsersättningar
- Inläsning av digitala kvitton: Programmet bör kunna extrahera data från digitala kvitton och fylla i utgiftsfälten, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning
- Avancerad analys: De bästa plattformarna för utgiftshantering erbjuder omfattande rapporterings- och analysfunktioner som hjälper företag att analysera och hantera resekostnader
- Kostnadseffektivitet: Programvaran bör erbjuda anpassade och rimliga priser utifrån ditt företags behov
De 10 bästa programvarorna för rese- och utgiftshantering
Här är de 10 bästa programvarorna för rese- och utgiftshantering som kan hantera alla dina behov när det gäller affärsresor – från resebokning till utgiftshantering, budgetuppföljning och kvitt hantering.
1. TravelPerk
TravelPerk är en plattform som erbjuder smidig hantering av resor och utgiftsrapportering. Den stöder flera användningsområden, såsom gruppbokningar för utflykter, resehantering, utgiftshantering och centraliserad fakturering.
Med den inbyggda resespåraren kan HR-chefer övervaka medarbetarnas resor i realtid och kontrollera om de följer riktlinjerna för resekostnader och efterlever reglerna.
TravelPerks bästa funktioner
- Håll koll på din resebudget med realtidsinformation från den interaktiva TravelPerk-instrumentpanelen
- Lägg till kraftfulla integrationer med ett enda klick för att hantera alla dina utgifter från ett och samma ställe
- Ändra dina bokningar när som helst med Flexi Perk, en lösning där du med ett enda tryck kan boka flygbiljetter och hotell till valfri prisnivå och avboka dem när som helst
- Se resestatus i realtid med en interaktiv karta
- Få värdefulla insikter om resors koldioxidavtryck för att införa hållbara reselösningar
Begränsningar i TravelPerk
- Det har begränsade alternativ för resebokning
- Det finns utrymme för förbättringar av användargränssnittet när det gäller resebokningar. Till exempel går det inte att söka direkt efter hotell, utan man måste bläddra igenom hela listan.
Priser för TravelPerk
- Starter: Gratis
- Premium: 99 USD/månad + 3 % av bokningsbeloppet
- Pro: 299 USD/månad + 3 % av bokningsbeloppet
- Enterprise: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av TravelPerk
- G2: 4,6/5 (över 1 500 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (404 recensioner)
2. Fyle
Fyle är en lösning för utgiftshantering som automatiserar dina utgifts- och ersättningsprocesser, vilket inkluderar avstämning av utgifter på företagskort och hantering av ersättningar till anställda. Koppla ihop den med ditt bokföringsprogram för att spåra utgifter per leverantör, projekt och avdelning.
Du kan integrera Fyle med NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR och QuickBooks. Programmet har visserligen inga funktioner för reshantering, men det kan integreras med TravelPerk för att analysera och rapportera medarbetarnas resekostnader.
Fyles bästa funktioner
- Utnyttja konversationsbaserad AI för att samla in digitala utgiftsrapporter och koppla dem till kreditkortstransaktionerna
- Automatisera ifyllandet av utgiftsformulär, inlämningen av rapporter och synkroniseringen av utgifter till ditt bokföringsprogram, till exempel Quickbooks, Sage och Xero.
- Få praktiska insikter i realtid om dina utgiftsdata via den kraftfulla och avancerade analyspanelen
Begränsningar i Fyle
- Fyles begränsade utgiftskategorier gör det svårt att noggrant registrera alla typer av utgifter
- Det har en brant inlärningskurva
Priser för Fyle
- Standard: 6,99 $ per månad och användare, faktureras årligen
- Business: 11,99 $ per månad och användare, faktureras årligen
- Enterprise: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Fyle
- G2: 4,6/5 (över 1 300 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (146 recensioner)
3. WeGoPro (tidigare Travelstop)
WeGoPro är ett program för resebokning och -hantering samt utgiftsredovisning. Det har över 800 flygbolag och 600 000 hotell i sitt utbud för att underlätta resebokning och kontroll för företag.
Med WeGoPro kan du följa företagets utgifter i realtid på en enda översiktssida. Det gör det också möjligt att föra register över personer som ofta bryter mot resepolicyn och efterlevnadskraven.
WeGoPros bästa funktioner
- Sparar timmar av manuellt pappersarbete och påskyndar ersättningen med automatiserad utgiftsrapportering
- Hantera utgifter i flera valutor med aktuella växelkurser för att hantera globala affärsutgifter utan fördröjning
- Få datadrivna insikter genom en samlad översikt över dina utgifter, antingen per utgiftskategori eller avdelning, på ett och samma ställe
- Följ affärsresenärernas data i realtid och säkerställ säkerhet och omedelbar support genom interaktiva kartor
Begränsningar i WeGoPro
- Den erbjuder ett begränsat utbud av boendealternativ jämfört med andra plattformar för resehantering.
- Högre priser per bokning kan påverka resebudgeten, särskilt för småföretag
Priser för WeGoPro
- Standard: 10 $/bokning
- Premium: Kontakta oss för prisuppgifter
- Utgifter: 5 $/månad per användare
Betyg och recensioner av WeGoPro
- G2: 4,4/5 (12 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (18 recensioner)
4. Expensify
Expensify är en app för utgiftshantering med obegränsad hantering av kvitton. Funktionen SmartScan skannar alla kvitton med ett enda klick och laddar upp dem automatiskt till instrumentpanelen.
Du kan synkronisera Expensify med program för företagsredovisning, HR och resor för att samla all data på ett ställe, vilket underlättar de finansiella revisionsprocesserna.
Expensifys bästa funktioner
- Registrera alla kvitton med ett enda klick med SmartScan för att automatiskt importera dina utgifter och snabbt få ersättning
- Få upp till 2 % cashback på Expensify-kort vid transaktioner över 250 000 dollar
- Skapa utgiftsregler för att automatiskt kategorisera återkommande betalningar
Begränsningar i Expensify
- Att skicka in separata utgiftsrapporter för privata och företagskort kan vara betungande för medarbetarna
- Ofta förekommande problem vid skanningen av kvitton kräver manuellt arbete för att skicka in utgiftsräkningar
Priser för Expensify
- Collect: 5 USD/månad per användare, faktureras årligen
- Control: 9 USD/månad per användare, faktureras årligen
Betyg och recensioner av Expensify
- G2: 4,5/5 (över 5 100 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1 000 recensioner)
5. Navan
Navan är ett program för automatiserad utgiftshantering som samlar in uppgifter om företagets utgifter från anställdas kvitton och utgifter med företagskort. Företag kan begränsa kortanvändningen för att undvika att anställda spenderar för mycket.
Du kan använda Navan för att ersätta utlägg för affärsresenärer i 45 länder och 25 valutor. Dessutom ger Navan Rewards medarbetarna möjlighet att tjäna belöningar på sina resor.
Navans bästa funktioner
- Följ upp medarbetarnas resekostnader med avancerad utgiftsrapportering och analys
- Få tillgång till koldioxidutsläppsdata i realtid för att hålla koll på dina mål för hållbara resor
Begränsningar i Navan
- Det kan ta längre tid än vanligt för kundsupportteamet att besvara dina supportärenden.
- Bristen på stöd för GPS offline gör det svårt att registrera resor när anställda reser till ett annat land utan ett internationellt SIM-kort
Priser för Navan
- Growth: Gratis
- Professional: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Navan
- G2: 4,7/5 (över 7 500 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (176 recensioner)
6. Happay
Happay är en heltäckande plattform för rese- och utgiftshantering. Den erbjuder olika lösningar för utgiftshantering för olika användningsområden, till exempel ett självbokningsverktyg (SBT) för att boka resebiljetter och hotell i tjänsten, samt Xpendite för att automatiskt spåra utgifter från över sex källor.
Dess smarta revisionslösning hjälper chefer att identifiera och flagga överträdelser av resepolicyn från medarbetarnas sida. Happays intelligenta analyser ger värdefulla insikter i medarbetarnas utgiftsmönster, vilket möjliggör bättre kontroll över företagets utgifter.
Dessutom gör den smidiga integrationen med redovisningssystem den till den ultimata lösningen för effektiv ekonomihantering.
Happays bästa funktioner
- Få 100 % korrekta utgiftsrapporter från över 6 källor med Happay Xpendite
- Upptäck dubbla kvitton och policyöverträdelser med hjälp av SmartAudit för att säkerställa efterlevnad
- Hantera dina resor och utgifter var du än befinner dig med Happays mobilapp, som har alla webbfunktioner
- Få insikter om resor och utgifter i realtid med DeepAnalyze för att fatta välgrundade beslut
Begränsningar i Happay
- Det kan vara tidskrävande och leda till felaktiga rapporter
- Det kan vara svårt att hantera utgifter som omfattar flera utgiftskategorier, projekt och valutor
Priser för Happay
- Anpassade priser
Betyg och recensioner av Happay
- G2: 4,5/5 (305 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (829 recensioner)
7. Emburse Certify
Emburse är ett annat populärt program för utgiftshantering som används för att skapa, skicka in och godkänna utgifter. Det erbjuder även ett system för rese- och utgiftshantering som effektiviserar reseplanering, efterlevnad av policyer, utgiftsredovisning samt insamling av visum- och hälsouppgifter om resenärer.
Du kan ställa in förhandsgodkännanden för resekostnader för bättre kostnadskontroll. Det eliminerar också manuella uppgifter som att skicka in en utgiftsrapport eller ett fysiskt kvitto.
De bästa funktionerna i Emburse Certify
- Planera in automatisk skapande av utgiftsrapporter med ReportExecutive för att slippa det mödosamma arbetet med manuell rapportering
- Upptäck överträdelser och dubbelbokföringar med Embrace Audit för en transparent process för ersättnings- och utgiftshantering
- Eliminerar flaskhalsar i kassaflödet genom att erbjuda förhandsgodkännande av resor
- Förbättra det finansiella beslutsfattandet genom att analysera utgifter och utgiftsmönster
Begränsningar i Emburse Certify
- Det komplexa användargränssnittet gör det svårt för användarna att navigera i appen
- Den erbjuder begränsade integrationsfunktioner
Priser för Emburse Certify
- Certify Now: 12 $/månad per användare
- Professional: Anpassad prissättning
Ta del av Certifys betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (2035 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (1 279 recensioner)
8. SAP Concur
SAP Concur erbjuder en helhetslösning för hantering av utgifter, resor och fakturor. Den sammanför medarbetarnas resekostnader och fakturering i ett enda system för att ge bättre överblick över transaktionerna och säkerställa efterlevnad av regler.
SAP Concurs bästa funktioner
- Automatisera utgiftshanteringen med Concur och hantera ersättningar snabbare
- Analysera data och insikter från företagsutgifter och tidsplaner för fakturahantering med hjälp av omfattande översiktspaneler
- Effektivisera hanteringen av affärsresor genom att samla resor, resenärer och resplaner på ett och samma ställe med Concur Travel
- Automatisera hanteringen av leverantörsskulder för att minska risken för bedrägerier och bristande efterlevnad
Begränsningar i SAP Concur
- Det går inte att visa utgiftsrapporter som är äldre än 90 dagar
- Det tar lång tid att få svar på supportärenden
Priser för SAP Concur
- Anpassade priser
Betyg och recensioner av SAP Concur
- G2: 4,0/5 (över 6 000 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recensioner)
9. TravelBank
TravelBank är en annan heltäckande lösning för korthantering, utgiftsuppföljning och resehantering. Med TravelBank kan du skicka in digitala utgiftsrapporter, automatisera godkännanden, optimera resekostnaderna, stämma av transaktioner på företagskort och få bättre insyn i data.
TravelBanks bästa funktioner
- Övervaka fördelningen och användningen av medel för att kontrollera företagets utgifter
- Förutse framtida utgifter och planera resebudgeten därefter
- Integrera alla virtuella företagskort och synkronisera transaktionerna automatiskt till utgiftshanteringsplattformen TravelBank
Begränsningar i TravelBank
- Det kan vara svårt att ändra dina bokningar
- Skanningsverktyget fångar ibland upp felaktig information från uppladdade kvitton
Priser för TravelBank
- Travel: 25 $/månad per användare
- Kostnad: 10 USD/månad per användare
- Resor och utgifter: Anpassade priser
Betyg och recensioner av TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (226 recensioner)
10. Zoho Expense
Zoho Expense är ett verktyg för rese- och utgiftshantering som hjälper företag att automatisera utgiftsrapporteringen och förenkla bokningen av affärsresor. Det skannar dessutom automatiskt transaktioner med kredit- och företagskort mot kvitton för enklare avstämning. Du kan även ställa in dagtraktamenten för anställda i olika regioner.
De bästa funktionerna i Zoho Expense
- Få en heltäckande överblick över dina medarbetares resebegäranden med omedelbara analyser och intuitiva översiktspaneler
- Automatisera körsträcksregistreringen utan att kompromissa med datasäkerheten
- Förbättra kostnadsgranskningen och bedrägerikontrollen så att du slipper granska varje transaktion manuellt
- Förenkla hanteringen av affärskvitton med avancerad automatisk skanning på mer än 14 språk
Begränsningarna hos Zoho Expense
- Små avvikelser i funktionen för kvittoredigering leder till ineffektiv utgiftsrapportering
- Den har begränsade integrationsmöjligheter
Priser för Zoho Expense
- Gratis
- Standard: 4 $/månad per användare, faktureras årligen
- Premium: 6 $/månad per användare, faktureras årligen
- Anpassad: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (över 1 100 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 900 recensioner)
Andra verktyg för resehantering
Programvara för rese- och utgiftshantering kan hjälpa dig att upptäcka överskridanden av resebudgeten och överträdelser av riktlinjerna. För att undvika att överskrida budgeten krävs dock strategisk reseplanering. Prova ClickUp, en allt-i-ett-plattform för att skapa smarta resplaner.
ClickUp
Med ClickUp kan du skapa detaljerade resplaner för privat- eller affärsresor till låga kostnader. Det är ett allt-i-ett-reseverktyg för resansvariga och privatpersoner. Börja med budgetplanering. För detta behöver du inget AI-drivet bokföringsverktyg. Använd ClickUps Docs för att samarbeta med reseteamet, diskutera budgetar och skapa resplaner.
Med ClickUp for Finance kan du och ditt ekonomiteam följa organisationens finansiella mål och fastställa en resebudget utifrån dessa.
Därefter behöver du resplanmallar för att planera en smidig affärsresa.
ClickUp erbjuder flera resplanmallar som passar dina olika resebehov. Dessa mallar hjälper dig att planera mer effektivt och hantera ändringar i sista minuten.
Du kan också förenkla planeringen av affärs- eller privatresor med ClickUps mall för resplanering. Mallen hjälper dig att hålla koll på flyg- och hotellbokningar och dela dina resplaner med vänner, familj eller kollegor.
Nu när du har planerat din resa och budgeten är det dags att skapa ett schema för ditt reseprogram med ClickUps kalendervy. Du kan planera alla aktiviteter under resan, inklusive vilodagar och restid.
Förenkla reseplanering och resehantering med ClickUp
Att välja rätt programvara för rese- och utgiftshantering är avgörande för att säkerställa efterlevnad av regler, upprätthålla kassaflödet och snabbt hantera ersättningar.
Ofta saknar de dock funktioner för reseplanering och har dyra bokningsalternativ.
ClickUp är den bästa lösningen för att överbrygga denna klyfta. Kombinera dina processer för rese- och utgiftshantering med ClickUp för att förenkla planeringen och genomförandet av affärsresor, vilket i sin tur leder till bättre utgiftshantering.
Registrera dig gratis på ClickUp för att enkelt organisera resplaner och hålla koll på kostnaderna för affärsresor!