Hur man beräknar flödeseffektivitet för att förbättra produktiviteten

”Effektivitet är att göra det som redan görs på ett bättre sätt”, skrev Peter Drucker, den moderna managementens fader, när han diskuterade effektivitet som en nyckelfaktor för affärsoptimering.

Oavsett bransch, geografiskt område, storlek och typ är effektivitet ett grundläggande sätt för företag att maximera sin lönsamhet. Oavsett om det handlar om att optimera en tillverkningslinje, minska leveranstiden för pizza eller förbättra utvecklarnas produktivitet, minskar effektivitet kostnaderna och ökar intäkterna.

I det här blogginlägget utforskar vi en specifik typ av effektivitet – flödeseffektivitet – som öppnar upp för ett nytt perspektiv inom verksamhetshantering.

Vad är flödeseffektivitet?

Flödeseffektivitet är andelen aktiv tid du lägger på att utföra en uppgift i förhållande till den totala tiden som uppgiften tar.

Låt oss ta exemplet med att göra pizza. Det innebär vanligtvis att man förbereder degen, gör såsen, monterar pizzan, bakar den och serverar den till kunden vid bordet.

I dagens projektledning är hög flödeseffektivitet synonymt med operativ excellens. Att beräkna detta korrekt är därför det första steget mot att optimera dina processer.

Hur beräknar du din flödeseffektivitet?

Beräkning av flödeseffektivitet är en enkel process som innebär att man förstår hur mycket tid som läggs på aktivt arbete jämfört med den totala cykeltiden för en uppgift eller ett projekt.

Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att spåra flödeseffektiviteten på ett korrekt sätt.

1. Beskriv vad ”uppgiften” innebär

Beroende på vilket arbete du utför kan uppgiften bestå av ett steg eller en serie av flera steg. För att beräkna flödeseffektiviteten måste du veta vad din uppgift består av.

Om din "uppgift" som mjukvaruutvecklingsteam är att lansera en funktion kan det till exempel innefatta följande:

Om du använder ett projektledningsverktyg som ClickUp har du kanske redan denna uppdelning klar. Om inte, ingen fara! Alla processkartläggningsverktyg kan hjälpa dig att kartlägga det. Du kan också använda ClickUp Whiteboard för att skissa upp teamets samarbetsflöde.

2. Beräkna aktiv arbetstid

Aktiv arbetstid är de veckor/dagar/timmar då uppgiften aktivt bearbetas. I det mjukvaruprojekt vi såg ovan är detta antalet timmar som en designer kodar mjukvaran eller en kvalitetsanalytiker kör tester.

Det bästa sättet att fånga upp denna information är att spåra tiden för varje uppgift. ClickUps tidsspårning gör det möjligt för varje teammedlem att spåra sin aktiva arbetstid genom att starta en timer eller lägga till den manuellt.

Låt oss säga att mjukvaruutvecklingsteamet arbetar med varje uppgift på följande sätt.

Den totala aktiva arbetstiden är 40 timmar eller en personvecka.

Det är viktigt att notera att även om testningen tar fyra timmar betyder det inte att den kan levereras på en halv dag. Beroende på tillgänglighet, kapacitet, brådskande ärenden, prioriteringar etc. kan kvalitetsanalytikern göra det på en gång eller sprida ut det över en vecka.

3. Beräkna total cykeltid

Total cykeltid är tiden från när uppgiften påbörjas till när den slutförs, inklusive både aktiv arbetstid och väntetid. Detta mäts vanligtvis i dagar/veckor istället för timmar.

Det enklaste sättet att beräkna den totala cykeltiden är slutdatum minus startdatum. Om designen påbörjades den 1 januari och implementeringen slutfördes den 28 januari är din cykeltid fyra personveckor.

Med ClickUp kan du tilldela varje uppgift ett start- och slutdatum, vilket gör det extremt enkelt att hitta cykeltiden.

4. Beräkna flödeseffektivitet

När du har den totala aktiva tiden och den totala cykeltiden kan du använda formeln nedan för att mäta flödeseffektiviteten.

Flödeseffektivitet = (aktiv arbetstid/total cykeltid) × 100

Utvidgning av ovanstående exempel: Flödeseffektivitet = (en personvecka/4 personveckor) x 100 = 25 %

5. Lär dig mer om brister i flödeseffektiviteten

I vårt exempel ovan är 75 % av tiden, eller tre personveckor, inte aktiv arbetstid. Det är tid som spenderas på att vänta/vara inaktiv: vänta på feedback, vänta på att andra teammedlemmar ska slutföra sina uppgifter eller vänta på godkännande för att gå vidare till nästa steg.

Förbättrad flödeseffektivitet börjar med att minska väntetiden. Innan vi visar dig hur du kan sätta flödeseffektivitet i relation till andra relaterade mått,

Andra KPI:er relaterade till flödeseffektivitet

Även om flödeseffektivitetsmåttet är viktigt för projektledare, betyder det inte så mycket i sig. Är teammedlemmarna till exempel produktiva vid en flödeseffektivitet på 25 %?

Vid en första anblick kan det se ut som om ditt team slösar bort 75 % av sin tid. Men så är inte fallet. Dina team kanske arbetar med fyra funktioner (dvs. flöden) parallellt och är produktiva 100 % av tiden.

För att undvika sådan förvirring är det viktigt att förstå flödeseffektivitet i relation till andra mått.

Genomströmning

Genomströmning mäter mängden arbete som utförs under en given period. Det är en direkt indikator på ett teams produktivitet. För ett mjukvaruutvecklingsteam skulle genomströmningen vara antalet funktioner som lanseras under en given tidsperiod.

Så, ditt team kan lansera tio funktioner på fyra veckor, och din genomströmning är tio, även om din flödeseffektivitet fortfarande är 25 %.

Ledtid

Ledtid är den totala tiden från det att en uppgift begärs till dess att den levereras. Den omfattar både aktiv arbetstid och väntetid. Inom produktutveckling är detta från det att en kund eller en medarbetare i affärsteamet gör en begäran till det att den skickas vidare till produktion.

Förutom den aktiva arbetstiden/cykeltiden inkluderar ledtiden även den tid det tar att skriva användarberättelser, prioritera dem, tilldela resurser osv. Så om ditt team är upptaget de närmaste sex månaderna med redan planerade releaser kan din ledtid vara sju månader, även om flödeseffektiviteten är 25 %.

Resursutnyttjande

Resursutnyttjande mäter hur effektivt ett team eller en organisation använder sina tillgängliga resurser, inklusive personal, verktyg och tid.

Om din flödeseffektivitet är 25 % och din resursutnyttjande också är 100 %, är det uppenbart att du inte kan ta på dig mer arbete. Om resursutnyttjandet också är 25 %, betyder det att du har kapacitet att göra mycket mer.

Begränsningar för pågående arbete (WIP)

WIP-gränser begränsar antalet uppgifter eller projekt som kan pågå samtidigt. De används för att säkerställa att arbetet koncentreras på att slutföra uppgifter innan nya påbörjas, vilket minskar cykeltiderna och ökar genomströmningen.

WIP-gränser hjälper till att öka flödeseffektiviteten genom att prioritera uppgifter som redan har påbörjats.

Tillsammans kan dessa mätvärden vara till nytta för att kontinuerligt förbättra din flödeseffektivitet. Så här kan du använda dem i dina optimeringsprocesser.

Tips för att förbättra flödeseffektiviteten

Det första steget för att förbättra flödeseffektiviteten är att beräkna den noggrant och identifiera brister. Baserat på den informationen kan du prova följande tips.

Ställ in gränser för pågående arbete (WIP)

Det borde vara självklart att inte påbörja nytt arbete när det aktuella fortfarande är ofullständigt. Att ha för många uppgifter öppna kan fördröja dem alla. En bra prioritering av backloggen kan bidra till att maximera värdet av de uppgifter som är under utveckling.

Använd ClickUp för att ställa in WIP-gränser på tavlor, så att arbetsbelastningen blir hanterbar och varje uppgift får den uppmärksamhet den förtjänar.

Detta kan dock bli kontraproduktivt i komplexa organisationer för uppgifter som består av flera steg. Om du till exempel låter en utvecklare vänta tills funktionen har implementerats, kommer du att ha minst åtta timmars tomgångstid, vilket påverkar din flödeseffektivitet.

Använd WIP-gränser i kombination med teamets produktivitet, arbetsbelastning och genomströmning för att optimera resultaten.

Automatisera arbetsflöden

Automatisera enkla och repetitiva uppgifter för att effektivisera processflödet. Ingenjörsteam använder testautomatisering hela tiden för att uppnå detta.

Med projektledningsprogrammet ClickUp kan projektledare också automatisera administrativa uppgifter som att tilldela användare, skapa rapporter och skicka uppföljningar/meddelanden.

Automatisering förbättrar den genomsnittliga flödeseffektiviteten genom att:

Påskynda administrativa uppgifter: Om flödeseffektiviteten brister på grund av projektledarens begränsade resurser för att granska alla slutförda uppgifter kan automatisering effektivt eliminera detta problem.

Förhindra förseningar: Genom att ställa in automatiska påminnelser som meddelar dig om förseningar/avvikelser kan du få kontroll över situationen i förväg.

Eliminera beroenden och flaskhalsar: Låt oss säga att designern har slutfört sitt steg och att det måste tilldelas en utvecklare. När detta görs manuellt beror det på projektledarens tillgänglighet.

När du automatiserar denna process kan uppgifter automatiskt flyttas från listan "design" till listan "utveckling", från vilken utvecklare kan tilldela sig själva uppgifter och börja arbeta. Detta förbättrar inte bara effektiviteten utan skapar också ägarskap och ansvarstagande bland teammedlemmarna.

Hantera resurser bättre

Resursallokering spelar en viktig roll för flödeseffektiviteten i en komplex process med flera steg. Det tar till exempel fyra timmar att designa en funktion och 24 timmar att utveckla den. Det innebär att under den tid som en utvecklare lägger på att koda kan designern skapa sex funktioner.

Så även i den mest grova tolkningen behöver detta projekt bara 1/6 av en designer för varje utvecklare. Eller sex utvecklare för varje designer. Detta kan kräva viss resursutjämning.

Förstå de viktigaste detaljerna och planera resurserna därefter. Eliminera flaskhalsar aktivt och planera för ett smidigt arbetsflöde. ClickUps resurshanteringsfunktioner är utformade för att möjliggöra just detta.

För att få en flygande start på effektiv resursplanering kan du anpassa och skräddarsy en mall för resursplanering.

Uppmuntra teamsamarbete

De flesta flödeseffektivitetsproblem uppstår vid överlämningar. En designer och utvecklare kan behöva några timmar för att överföra kunskap innan den senare kan börja arbeta aktivt med den funktionen. En sådan processförbättring kräver bättre teamsamarbete.

ClickUps samarbetsfunktioner, såsom inbäddade kommentarer, delade dokument, redigering i realtid, chattvy etc., gör det möjligt för teammedlemmar att kommunicera och samarbeta utan ansträngning.

Har du en fråga? Lämna en kommentar. Vet du inte vad acceptanskriterierna är? Läs uppgiftsbeskrivningen. Behöver du mer information om användningsfallet? Läs användarberättelsen på ClickUp Docs. Är du fortfarande osäker? Se vem som är online och be dem om hjälp!

ClickUp skapar en robust virtuell arbetsplats som minskar kommunikationsbrister och gör arbetsflödet mer effektivt.

Håll alltid ögonen på målet

Relevanta, korrekta och meningsfulla insikter är grunden för effektivitetsoptimering. Ställ in realtidsrapporter på ClickUp Dashboards anpassade efter de mätvärden du bryr dig om, inklusive flödeseffektivitet.

Förbättra flödeseffektiviteten med ClickUp

Den grundläggande frågan som driver alla initiativ för operativ excellens är: ”Är detta det bästa vi kan göra?” Oftast är svaret nej.

För att uppnå kontinuerlig förbättring behöver organisationer idag en strategisk approach för att eliminera luckor, minimera ineffektivitet och optimera arbetsflöden. Denna approach innefattar insikter, åtgärder och automatisering. ClickUp möjliggör allt detta och mer därtill.

Med instrumentpaneler och rapporteringsverktyg som är utformade för att underlätta god projektledning bygger ClickUp på data.

Genom att integrera anteckningar, uppgifter, projekt, resurser och samarbetsverktyg i en enda plattform gör ClickUp det enkelt att vidta åtgärder.

Fördesignade mallar, över 100 automatiseringar och ClickUp Brain tar bort det tidskrävande arbetet så att du kan fokusera på det som är viktigt.

Skapa bättre produkter, från början till slut och vidare. Prova ClickUp gratis idag.

Vanliga frågor om flödeseffektivitet

1. Varför mäter vi flödeseffektivitet?

Vi mäter flödeseffektiviteten för att minimera improduktiv/ledig tid i arbetsflödet. God flödeseffektivitet säkerställer att produkten kan levereras så snart det aktiva arbetet är klart.

2. Varför är flödeseffektivitet viktigt?

Flödeseffektivitet är förhållandet mellan aktiv arbetstid och total leveranstid. Det är viktigt eftersom det hjälper organisationer att minska den tid det tar att tillgodose en kunds önskemål. Om du till exempel behöver två dagars aktiv arbetstid för att skapa en produkt, men har en cykeltid på 20 dagar för leverans, är din flödeseffektivitet 10 %.

Den visar att du genom att minska cykeltiden kan öka genomströmningen och maximera intäkterna avsevärt.