Så här håller du dina SaaS-team samordnade när det gäller budskap med ClickUp

Du har uppnått produkt-marknadsanpassning – grattis!

Din produkt fungerar som en väloljad maskin. Dina kunder är lyriska över den, sprider ryktet vidare och den organiska tillväxten känns fantastisk.

Men efter ett tag når du en platå.

När det gäller att attrahera nya kunder ser du inte samma entusiasm och engagemang. Din marknadsföring faller platt, dina konverteringsgrader ligger inte där du skulle vilja att de var, och de få nya kunder du får har felaktiga förväntningar. Något saknas…

Det kan hända att dina budskap inte passar marknaden.

Det är den pusselbit som saknas för många nystartade företag på deras väg ut på marknaden (GTM).

Du har uppnått ”message-market fit” när du har rätt positionering och kommunicerar den med rätt språk, till rätt målgrupp och på rätt medvetenhetsnivå (tack för den briljanta definitionen, Daphne Tideman ).

Det finns mycket att tänka på, eller hur?

Tyvärr är det inte så enkelt som att genomföra ett par kundintervjuer för att förstå deras problem och drivkrafter. Även om bristande förståelse för dina kunder är en stor del av problemet, finns det andra orsaker.

Peep Laja, grundare av Wynter, en B2B-plattform för marknadsinsikter inom SaaS, genomförde en undersökning för att identifiera de tre största utmaningarna för dessa företag när det gäller deras GTM-strategi.

På tredje plats hittar vi ”Brist på samordning och intern förståelse”. Som Peep säger:

”Det finns ett tydligt samband mellan utmaningarna med intern samordning och ineffektiva marknadsförings- och försäljningsinsatser. Det behövs bättre intern kommunikation.”

När dina marknadsförings-, sälj-, produkt- och ledningsteam inte är överens om vad ni gör, vem ni gör det för och hur, drabbas er marknadsföring. Och de som skulle kunna dra nytta av den – det vill säga era kunder – kan inte se vad de har att vinna på det.

Å andra sidan, när alla har fullständig klarhet i vilket värde din produkt tillför, för vem och på vilket unikt sätt – och du kan kommunicera det effektivt:

Bättre och mer konsekvent kommunikation genom hela kundresan innebär tydligare förväntningar och att det blir enklare att skapa värde ur din produkt. På så sätt får du den trevliga bieffekten av mer organisk mun-till-mun-marknadsföring.

Se till att alla i ditt team är överens om budskapet och gör detta till en viktig prioritering under 2024.

En stor del av detta handlar om att hantera projekt och intern kommunikation på ett effektivt sätt.

Var ska man börja: Att sätta upp och följa upp mål

Ett projekt för att anpassa budskapet till marknaden kan kännas överväldigande. Och om det inte hanteras på rätt sätt kan det urarta till en oerhört smärtsam och oändlig kamp.

Dina team har redan fullt upp med sitt arbete, så innan du ber alla att hjälpa dig med något som de inte har direkt ansvar för, se till att du har dina mål och nyckeltal på plats.

Vad är syftet med att starta ett kommunikationsprojekt? Och var börjar du?

Beroende på vilket arbete du har gjort tidigare kan du sätta upp flera mål, till exempel:

För att underlätta detta erbjuder plattformar som ClickUp allt du behöver på ett och samma ställe för alla i ditt företag.

Vill du samla in specifika marknadsdata såsom ”kundernas problem”, ”feedbackkällor” och ”marknadssegment”? Med anpassade fält kan säljteam registrera information direkt från kundkontakter, medan marknadsföringsteam kan mata in data från sina kundundersökningar.

Eller om ditt mål är att ”öka antalet provregistreringar med 10 % under andra kvartalet” kan du med funktionen Mål dela upp det i mätbara delmål för varje team.

Innehållsteamet kan till exempel sätta upp ett mål baserat på konverteringsmått från kampanjresponsen, medan produktteamet kan fokusera på användaraktiviteten i appen.

Och när det gäller att samarbeta kring forskningsdata och dela med sig av insikter kan du använda Docs för att skapa ett levande dokument som heter ”Kundinsiktsarkiv”. Teammedlemmarna kan då lägga till insikter från sociala medier, kundintervjuer eller supportärenden.

Sedan kan du använda den som referens för att identifiera gemensamma teman eller luckor i ditt nuvarande budskap.

Är du redo att börja utforma ditt budskap och validera det? Skapa ett dokument med en ”strategi för budskapets marknadsanpassning” där du inkluderar olika versioner av budskapet, beskriver berättelsen för kundpersonligheterna eller fastställer riktlinjer för varumärkets röst och ton.

Kommunicera bättre och snabbare

När dina team inom marknadsföring, försäljning, produktutveckling och kundsupport använder olika verktyg och processer för kommunikation är det då allt ditt hårda arbete går om intet.

Den feedback som ditt supportteam samlar in fastnar i ett ärendehanteringssystem, utom räckhåll för ditt produktteam. De värdefulla insikterna som din säljavdelning samlar in från frontlinjen ligger begravda i kalkylark eller e-postmeddelanden som marknadsföringen sällan tittar på.

Och marknadsavdelningen lanserar kampanjer baserade på förra årets data – medan produktteamet prioriterar funktioner utifrån gissningar snarare än verkliga problem som användarna upplever.

För att ditt kommunikationsprojekt ska lyckas och för att du ska kunna se till att alla är på samma våglängd måste du skapa en gemensam kommunikationskanal.

Med verktyg som ClickUp är det enkelt att integrera detta i dina arbetsflöden.

Tänk dig att en kund nämner en funktion som de verkligen efterfrågar under ett supportsamtal. Supportteamet kan snabbt öppna en chattvy i ClickUp och tagga någon i produktteamet.

De kollar chatten, inser att det behövs nu, inte imorgon, och följer upp med en kommentar om just den uppgiften för att be om mer information. Tiden från feedback till genomförande halveras. Och på ett nästan magiskt sätt är alla på samma sida.

Ett annat exempel: låt oss anta att ditt marknadsföringsteam har arbetat med en ny kampanj.

De kan använda tilldelade kommentarer för att delegera uppgifter direkt inom projektets ram. Någon annan kan få i uppdrag att finslipa ett värdeerbjudande, och när det är klart kan personen markera kommentaren som löst och redo för granskning.

Samarbeta mer effektivt

Nu när du vet vad ditt mål är och har metoder för att kommunicera mellan avdelningarna när det behövs, ska vi se hur du också kan samarbeta mer effektivt kring budskapet.

Låt oss säga att du lanserar en ny funktion. Det är marknadsavdelningens uppgift att sprida den stora nyheten via olika kanaler – e-postkampanjer, sociala medier och kanske din blogg. Ett bra sätt att göra detta på är att skapa mallar och standardisera kommunikationsformatet.

Detta säkerställer att de som ansvarar för att sprida budskapet förmedlar de viktigaste punkterna. Det är också så du ser till att ditt varumärkes röst är konsekvent på alla plattformar. Försök att förhindra att olika team misstolkar och splittrar ditt budskap.

När du planerar nya produktuppdateringar är det också viktigt att integrera all kundfeedback (till exempel från supportteamet) direkt i produktplanen.

Ju mer detta sker i realtid, desto bättre för produktteamet, så att de kan prioritera lanseringar utifrån användarnas faktiska behov. Det är denna samordning som gör dina budskap träffsäkra och högst relevanta för dina kunder.

Ett utmärkt sätt att göra detta är att integrera kundfeedback i din roadmap med ClickApps.

Låt oss inte glömma bort ditt säljteam. De befinner sig i frontlinjen, får förstahandsfeedback från kunderna och måste kunna vidarebefordra den till rätt team. Med en snabb ClickUp-automatisering på plats kan du se till att hela processen blir smidig och att alla kan anpassa sig i farten om det behövs.

Oavsett om det handlar om att åtgärda ett fel eller justera marknadsföringsbudskap, och oavsett om ni arbetar på distans, i en hybridmodell eller är utspridda, bör era team kunna samarbeta och se till att budskapen är samordnade – hela tiden.

Håll kontakten med dina kunder och lär dig av dem

Att vara samstämmiga internt garanterar inte att ditt budskap blir effektivt. Det räcker inte med att vara överens om vad ni gör, vem ni gör det för och hur.

Du behöver också ett kontinuerligt flöde av insikter – från din marknad – om du vill fortsätta kommunicera på ett sätt som verkligen når fram.

Ett utmärkt sätt att se till att du alltid lyssnar aktivt på dina potentiella kunder är att skapa feedbackformulär och ”placera in” dem vid strategiska milstolpar i kund- och användarresan.

Efter att du till exempel har lanserat en ny funktion kan du skapa ett formulär med specifika frågor om användbarhet, effektivitet och användarnöjdhet. Dela sedan formuläret med din målgrupp via ditt nyhetsbrev, sociala medier eller meddelanden i appen.

Med Clickup kan du till exempel:

Med den här praktiska mallen kan du komma igång på några sekunder.

Information är bra, men det viktiga är att du och resten av ditt team agerar utifrån den.

Använd insikterna från dina feedbackformulär för att faktiskt genomföra förändringar i din verksamhet. Det kan handla om att förbättra dina produkter och tjänster eller uppgradera dina kundsupportsystem. Med ClickUp kan du enkelt skapa uppgifter relaterade till dessa förändringar och tilldela dem till relevanta teammedlemmar för genomförande.

Och så har du fullbordat cirkeln: från verklig kundfeedback till lansering av en ny funktion.

Testa, validera, upprepa

Låt oss sammanfatta:

Det sista steget innan du bestämmer vilka budskap ni behöver enas om är testning och validering.

Även om du har gjort din research och har en plan på plats är det lätt att låta bekräftelsebias påverka ditt omdöme. Och kanske bestämmer du dig för att du behöver fokusera på en viss uppgift (Job To Be Done) eller en funktion som ska lyftas fram, när det i själva verket inte är det som tilltalar mest, eller så använder du fel språk för att beskriva det.

Så, vad gör vi? Vi sitter tysta och låter mer data – och våra kunder – berätta det för oss.

I det här skedet är det viktigt att utvärdera tydligheten och genomslagskraften hos våra nya budskap.

Här är några tips på hur du kan använda projektledningsverktyg som ClickUp för att mäta resultatet av dina meddelanden:

Det finns också några mer ”indirekta” sätt att förstå om du träffar rätt. Du kan till exempel använda ClickUps realtidsdashboards för att spåra den tid som läggs på kundsupportärenden och identifiera vilka funktioner som genererar flest hjälpförfrågningar.

Detta skulle vara tydliga tecken på att du behöver bli bättre på att antingen kommunicera och skapa förväntningar genom dina meddelanden och/eller gå tillbaka till ritbordet med produktutvecklingen. Eller så kan du använda rapporter för att granska svarsfrekvensen på dina marknadsföringskampanjer. På så sätt kan du identifiera vilka budskap som går hem bäst hos dina målgrupper.

Några andra:

Överbrygga klyftan mellan dina team och dina kunder

I ett SaaS-företag har du många kontaktpunkter med din målgrupp. Låt oss försöka lista de vanligaste:

Och det här är inte ens en fullständig lista!

Varför är detta viktigt?

För varje kontaktpunkt innebär en möjlighet att kommunicera din positionering och ditt värdeerbjudande. Med andra ord: få fler kunder.

Studier har visat att samordning mellan teamen i en organisation kan ha en betydande inverkan på försäljning och konverteringar. Organisationer med samordnade försäljnings- och marknadsföringsprocesser har visat sig ha minst 17,9 % högre vinstprocent och 11,8 % bättre kvotuppfyllelse. Vad sägs om att generera upp till 208 % mer marknadsföringsintäkter eller förbättra kundlojaliteten med 36 %?

Du fattar poängen. Om inte ditt budskap är konsekvent genom hela kundresan, över alla kanaler, kan du inte vara så effektiv som du skulle kunna vara när det gäller att tala din målgrupps språk. Och det enklaste du kan göra är att samordna dina team internt.

När alla i dina avdelningar vet var ni står och hur man ska prata eller skriva om vad ni gör, vem ni gör det för och hur – då blir resten enklare. Gästförfattare

Chris Silvestri är grundare och chefscopywriter för konvertering på Conversion Alchemy. Sedan 2016 har de hjälpt SaaS-företag att förstå sina kunder bättre än de känner sig själva. På så sätt kan de uppnå en bra matchning mellan budskap och marknad, öka konverteringarna på webbplatsen, kundlojaliteten, CLTV och ROAS.