Cirka 51 % av organisationerna har omstrukturerat sina team under 2023.
Det är inte överraskande att chefer fokuserar på att omorganisera sina team under 2024.
Teamutveckling är en kontinuerlig process av goda skäl. Team förändras, utvecklas och växer hela tiden på grund av olika faktorer. Därför måste du hela tiden fokusera på de många olika aspekterna av teamutveckling för att säkerställa att teamet presterar på hög nivå och är motiverat.
Ett välskött team:
- Uppmuntrar kreativitet och kommunikation mellan teammedlemmarna
- Förbättrar teamets beslutsförmåga
- Bryter ner silos mellan avdelningar och team
- Erbjuder förbättrade möjligheter till lärande där juniorer lär sig av sina seniorer.
- Minskar trötthet och förbättrar engagemanget, vilket leder till framgångsrika resultat.
- Gör det möjligt för chefer att utnyttja teamets fulla potential
- Ökar medarbetarnas välbefinnande på arbetsplatsen och deras sammanhållning
- Gör det möjligt för organisationer ( 50 % ) att uppnå sina operativa mål.
En studie från Stanford hävdar att samarbete kan motivera ett team och göra arbetet roligare. Denna guide guidar dig genom åtta enkla och beprövade steg för att utveckla ett högpresterande team.
Hur man utvecklar ett team i åtta enkla steg
Vi har alla hört uttrycket: ”Teamwork makes the dream work. ”
Men hur når man dit? Att bygga ett team är en process – och en medveten sådan.
Låt oss dyka in i vad som krävs för att utveckla ett sunt, högpresterande och agilt team.
Steg 1: Sätt upp mål för att få alla att dra åt samma håll
Vaga mål lämnar utrymme för missförstånd.
Innan du delar in dina anställda i grupper bör du därför se till att:
- Fastställ tydliga organisatoriska mål och målsättningar som teamet ska följa.
- Kommunicera uppgiftsmålen (vad som behöver göras) och processmålen (hur arbetet behöver göras) redan från början.
- Framhäv individuella ansvarsområden för varje roll, användningsfall och hur tvärfunktionella team kommer att arbeta tillsammans.
- Anpassa teamets förmåga efter organisationens övergripande mål
Välformulerade och tydliga mål underlättar för alla – medarbetarna är på samma sida och teamledaren kan effektivt följa upp framstegen.
Denna samordning säkerställer att alla arbetar mot samma övergripande mål från början till slut.
Om du behöver hjälp med att sätta upp effektiva teammål kan du prova ClickUp Goals.
Använd ClickUp Goals för att kartlägga dina mål med tydliga tidsplaner, mätbara mål och automatisk uppföljning av framsteg:
Visa målen i det format du önskar och sortera dem i specifika mappar för att effektivisera arbetet.
Inkludera följande punkter när du skriver dina mål:
- Viktiga aktiviteter
- Oförutsedda händelser och reservplaner
- Kontrollpunkter för att följa upp arbetet
- Regler för att hålla intressenterna informerade
- Vem ansvarar för vad?
- Deadlines för varje uppgift/åtgärd
- Mätvärden för att mäta framsteg
Steg 2: Fundera – Hur ser din företagskultur ut?
Ditt team bör alltid veta vad som förväntas av dem.
Naturligtvis bör etableringen av din företagskultur stå högt upp på din agenda.
Använd dessa tips för att utveckla en positiv företagskultur:
- Positivt beteende: Diskutera öppet vad som utgör positivt beteende och upprätta riktlinjer för bästa praxis för ditt team. Använd ClickUp Docs för att omedelbart dela dessa riktlinjer och få teamet att dra åt samma håll:
- Teambuildingövningar: För att hjälpa teammedlemmarna att lära känna varandra bättre kan du prova ”artefaktövningen” – där du ber varje medarbetare att dela med sig av en 5 minuter lång personlig berättelse om en utmaning och prestation de har mött i sin karriär. Du måste också be medarbetaren att visa upp en artefakt som symboliserar deras prestation (trofé, certifikat etc.). När alla har berättat sina historier, inled en diskussion om hur teammedlemmarna kände sig efter att ha hört anekdoterna och vilka särskilda färdigheter varje medlem bidrar med.
- Arbetsstil: Som ansvarig chef är det viktigt att lära sig hur ditt team fungerar bäst: Tycker medarbetarna om att arbeta självständigt? Skulle de vilja samarbeta i en hybridmodell?
- Gillar medarbetarna att arbeta självständigt?
- Skulle de vilja samarbeta i en hybridmodell?
- Gillar medarbetarna att arbeta självständigt?
- Skulle de vilja samarbeta i en hybridmodell?
Ställ direkta frågor och skapa en arbetsstil som fungerar för alla. Du kan använda ClickUp Brain för att anteckna diskussionspunkterna och få alla på samma nivå.
Steg 3: Fokusera på utbildning
Det är viktigt att utvärdera ditt teams nuvarande kompetens och utforma arbetsuppgifter utifrån denna kompetens.
Men om du vill ta ditt team till nästa nivå, fokusera på de färdigheter de behöver för att vara en tillgång i framtiden.
Kontinuerliga möjligheter till lärande banar väg för bättre moral och prestanda.
Så här gör du coaching och lärande till en integrerad del av din organisations lärandekultur:
- Utveckla strategier och planera nya framtida utmaningar för att hålla ditt team intresserat.
- Skapa inlärningsmoduler för unika kompetensuppsättningar
- Utveckla ett ramverk som håller utbildningarna på rätt spår
- Experimentera med nya lärandeidéer för att få bättre resultat och hjälpa teammedlemmarna att utvecklas.
Steg 4: Skapa en väl avvägd utvecklingsplan
Att bygga ett nytt team kräver att man tar hänsyn till flera faktorer.
Du måste se till att varje teammedlem känner sig respekterad och lyssnad på.
Du måste vara organiserad och lugn när saker och ting går snett.
Du måste regelbundet kolla in hur dina anställda mår.
Att hantera alla dessa aspekter kräver exceptionella färdigheter inom projektledning och tidshantering.
Inkludera därför alla dessa faktorer när du skapar en sammanhängande plan för teamutveckling.
När din plan är klar är det dags att sätta den i verket och följa dessa fyra steg i teamutvecklingen:
- Steg 1: Träffa teamet och anordna isbrytande sessioner där deltagarna lär känna varandra och får reda på hur varje medlem vill arbeta.
- Steg 2: Genomför teambuildingövningar för att bygga upp förtroende och problemlösningsförmåga bland kollegor.
- Steg 3: Förbered och informera teamet om deras första uppdrag, som måste vara utmanande. Uppmuntra teammedlemmarna att samarbeta och tänka utanför boxen.
- Steg 4: Omgruppera och analysera resultaten; titta på vad som gick fel med utmaningen och fira vinsterna.
Steg 5: Främja kommunikation dygnet runt och smidigt samarbete
Genom att dra nytta av varandras kompetenser kan man uppnå bättre resultat än vad man kan uppnå på egen hand.
För att dra nytta av teamets kollektiva styrkor krävs först och främst ett bra projektledningsverktyg.
ClickUp erbjuder robusta funktioner för teamsamarbete och kommunikation som hjälper teamen att hålla sig uppdaterade om varandras uppgifter, uppdateringar och framsteg.
Ta till exempel ClickUps e-postfunktion, som gör att du kan skicka viktiga e-postmeddelanden med ett enda klick:
Funktionen ClickUp Chat View är också praktisk om du vill samarbeta med ett geografiskt spritt team och dela liveuppdateringar.
En annan funktion som kan vara till hjälp är ClickUp Collaboration Detection, som gör att du kan:
- Redigera dokument tillsammans i realtid
- Få omedelbar feedback om statusändringar, nya kommentarer och andra viktiga uppgifter.
Utöver de funktioner som nämns ovan hjälper den till att
- Planera in kickoff-möten med teamet innan en uppgift eller ett projekt påbörjas.
- Förklara arbetsroller och vad andra teammedlemmar behöver göra för att lyckas.
- Uppmuntra teamet att ställa djupgående frågor och klargöra oklarheter.
Utan god kommunikation kan ditt team tvingas göra om arbetet och missa deadlines.
Steg 6: Investera i 360-graders projektledningsprogramvara
Ditt team behöver stöd när det hanterar flera projekt samtidigt.
Det är här projektledningsplattformen ClickUp blir en game changer.
Verktyget erbjuder en rad funktioner som för dina team närmare varandra, till exempel:
- Sammankopplade arbetsflöden och dokument som enkelt kan visas i realtid på ClickUp-instrumentpaneler:
- Generera automatiskt deluppgifter baserat på uppgiftsbeskrivningar, sammanfattade kommentartrådar etc. tack vare AI-projektledaren:
Få prioriterade planer och åtgärdspunkter med omedelbar insyn i projektdetaljer och hur de stämmer överens med företagets mål med hjälp av Gantt-diagram:
Kartlägga processflöden och öka samarbetet kring strategiska initiativ med hjälp av ClickUp Whiteboards, en visuell arbetsyta för alla ändamål:
Steg 7: Stöd, mikrostyr inte
Ur medarbetarnas perspektiv ses chefer ofta som personer som detaljstyr projekt istället för att ge stöd.
För att få slut på den detaljstyrande ledarstilen:
- Lär dig att släppa taget: Delegera arbete på ett intelligent sätt, särskilt uppgifter med låg risk, och låt inte teamet underprestera.
- Omfamna en förändring i tankesätt: Skift från att vara en utförare till en ledare genom att visa större förtroende för teamet.
- Fortsätt lära dig: Precis som dina anställda måste du som chef fortsätta att finslipa dina ledaregenskaper och vara nyfiken.
- Anställ med eftertanke: Istället för att fylla roller utan eftertanke, anställ en mångfaldig grupp av människor som kan arbeta harmoniskt och djärvt.
- Tänk på mjuka färdigheter: Förutom att fokusera på hårda färdigheter måste du ta ansvar för teamets beteende och främja mjuka färdigheter som bättre samarbete, empati och förtroende.
- Uppmuntra 85-procentsformeln: Harvard Business Review hävdar att för att skapa högpresterande team måste chefer uppmuntra teammedlemmarna att anstränga sig till 85 procent (i stället för 100 procent hela tiden) och förhindra utbrändhet.
Steg 8: Fråga – Är din feedback visuellt driven?
För att driva objektiva feedbackmöten och engagera dig i produktiv konfliktlösning, använd:
- Visualisering som utbildningsverktyg: Visuell feedback visar människor vad de kan förbättra – ungefär som när ett fotbollslag tittar på sig själva spela. Ett verktyg som kan göra denna process mycket roligare och engagerande är ClickUp Mind Maps, som låter dig dra kopplingar mellan uppgifter och idéer:
- Spåra tiden för att utvärdera hur väl ditt team arbetar tillsammans: Genom att spåra hur ditt team använder sin tid får du ovärderlig insikt i vad som fungerar och vad som inte fungerar. Var noga med att uppmärksamma ditt teams tidsplaneringsförmåga.
- Verktyg för prestationshantering: Genomför regelbundna prestationsutvärderingar av medarbetarna med hjälp av verktyg för prestationshantering och kostnadsfria mallar för prestationsutvärdering för att bedöma hur väl dina medarbetare presterar och utveckla förbättringsplaner därefter. Använd färdiga mallar för prestationsförbättringsplaner och hjälp dina team att öka prestationen på språng.
När du ändå håller på, ge en beskrivande feedback som måste innehålla:
- Ditt teams beteende, inte deras personlighet
- Ditt teams förmåga att utföra uppgiften
- Oavsett om teamen har de resurser som krävs för att lyckas eller inte
- Vad motiverar varje teammedlem?
- Teamets åtgärder – sådana som baseras på fakta, inte antaganden
- Tydliga, specifika exempel på vad teamet gör rätt (och var det går fel)
- Vart teamet bör ta vägen härnäst
- Vem man ska vända sig till om man stöter på hinder
- Vad varje individs syfte är i det större sammanhanget
Tanken är att skapa en trygg miljö där medarbetarna kan bidra med sina åsikter på ett ärligt sätt.
Viktiga utmaningar vid utvecklingen av ett framgångsrikt team
Om ditt team har problem är det helt naturligt att du vill ingripa.
Men att utveckla ett framgångsrikt team är en svår uppgift av många skäl:
- Det är inte alla som är lika intresserade av att bidra till teamets framgång.
- Teammedlemmarna kanske saknar förtroende för varandra och för teamledarna.
- För många bakomliggande kanaler och sidokonversationer kan skapa informationsluckor.
Det är möjligt att eliminera dessa utmaningar och skapa ett framgångsrikt team med sex viktiga egenskaper.
6 gemensamma egenskaper hos ett högpresterande team
Att avkoda dynamiken i ett högpresterande team är lättare än det verkar.
Följande sex egenskaper är observerbara, mätbara och kvantifierbara, vilket gör det lättare att inpränta dem över tid.
Integrera dessa egenskaper i ditt team och stärk deras sammanhållning från första dagen:
1. Mångfald, jämlikhet och inkludering (DEI)
Finns det ett tydligt samband mellan din DEI-strategi och affärsstrategin? Om inte, måste du:
- Var mer systematisk från början och koppla dina organisatoriska mål till den önskade effekten av ditt DEI-program.
- Identifiera möjligheter att skapa rätt infrastruktur för dina DEI-ambitioner – något som idag endast 47 % av organisationerna har lyckats med.
- Anställ mångsidiga medarbetare med olika kompetenser och perspektiv
2. Energinivåer
Visar ditt team högre energinivåer och större ansvarskänsla? Båda dessa är direkta indikatorer på teamets engagemangsnivå. Ju högre energi, desto större engagemang och vice versa.
3. Kreativt och målinriktat tankesätt
Varje teammedlem måste se företagets mål som sin ledstjärna och arbeta med kreativitet och stöd.
4. Gemensamt engagemang för företagskulturen
Dina anställda måste förstå vad som driver organisationen framåt när det gäller vision, kultur och värderingar.
5. Lärande tankesätt
Varje teammedlem du väljer måste vara ivrig att lära sig och anpassa sig till föränderliga situationer. McKinsey hävdar att de som presterar bäst i en roll är 800 % mer produktiva än de som presterar genomsnittligt i samma roll!
6. Kommunikation
Att kartlägga ditt teams kommunikation är lika viktigt som att förstå vad de diskuterar. Det formar hur ditt team driver beslutsfattandet och arbetar tillsammans som en väloljad maskin. Tänk därför på följande när du bedömer teamets kommunikationsförmåga:
- Vilken tonfall har varje medlem?
- Står teammedlemmarna mittemot varandra när de pratar, virtuellt eller personligen?
- Vilka typer av gester visar medlemmarna?
- Hur ofta pratar, lyssnar och avbryter teammedlemmarna varandra?
- Hur visar teammedlemmarna extroversion och empati?
Skapa bättre team med rätt lösning
Det var allt om hur man utvecklar ett flexibelt och produktivt team.
Använd de insikter som beskrivs här för att kombinera högpresterande team med mångfacetterade färdigheter – individuell intelligens, kommunikation, empati och talang.
Det är också bra att förse teamet med rätt verktyg, strategier och tekniker som du har lärt dig genom åren.
Överväg att investera i ett projektledningsverktyg som ClickUp och ge ditt team möjlighet att prestera sitt bästa.
Ett allt-i-ett-verktyg som ClickUp effektiviserar arbetsflöden, spårar framsteg, driver samarbete och guidar teamet mot ett gemensamt mål.
Vanliga frågor
1. Vad är det bästa sättet att utveckla ett team?
Att utveckla ett team är en åtta steg lång process som kräver tålamod och tid:
- Steg 1: Arbeta med dina uppgifts- och processmål för att få alla att synkronisera sig
- Steg 2: Fokusera på att skapa en företagskultur som inkluderar teamets värderingar, övertygelser etc.
- Steg 3: Inkludera möjligheter för medarbetare och team att lära sig i varje steg på vägen
- Steg 4: Skriv en holistisk plan för teamutveckling, med fokus på teammedlemmarnas hårda och mjuka färdigheter.
- Steg 5: Främja snabb kommunikation och samarbete med rätt verktyg
- Steg 6: Investera i projektledningsprogramvara för att öka ditt teams produktivitet
- Steg 7: Ändra din ledarstil från detaljstyrning till stödjande
- Steg 8: Ge feedback visuellt för bättre förståelse
2. Vilka är de fem stadierna i teamutveckling?
Enligt Tuckmans modell består teamutveckling av fem steg:
- Bildande: Gruppmedlemmarna är artiga och försöker lära känna varandra; de är ofta osäkra på sina roller och mål i detta skede.
- Storming: Konflikter och konkurrens uppstår när gruppmedlemmarna börjar uttrycka sina åsikter och ifrågasätter de gränser som fastställts i bildningsfasen.
- Normbildning: Gruppnormer och värderingar formas, vilket skapar en känsla av enighet och samarbete. Dessutom blir roller och ansvarsområden tydligare och förtroendet mellan gruppmedlemmarna börjar växa fram.
- Prestanda: Gruppen är mycket funktionell, med tydliga mål och en känsla av gemensamt syfte. Medlemmarna arbetar effektivt tillsammans för att uppnå sina mål.
- Avslutning: Denna fas, även känd som ”deformationsfasen”, innebär att gruppen upplöses när målen har uppnåtts. I förlängningen kan medlemmarna känna en känsla av förlust eller sorg när gruppen upplöses.
3. Hur utvecklar vi teamwork?
Det kan ta tid att utveckla teamwork. Det kräver ett systematiskt tillvägagångssätt och kontinuerliga insatser för att:
- Fastställ tydliga mål: Alla i teamet ska förstå vilken roll de spelar för att uppnå organisationens mål, vilket skapar en känsla av mening och riktning.
- Uppmuntra öppen kommunikation: Teammedlemmarna måste lyssna aktivt och dela information i realtid.
- Bygg upp förtroende: Förtroendeskapande aktiviteter och att föregå med gott exempel är effektiva sätt att skapa en förtroendefull miljö.
- Främja samarbete: En samarbetsinriktad miljö motiverar teammedlemmarna att arbeta tillsammans och uppnå gemensamma mål.
- Ge stöd: Ärlig uppmuntran från ledningsgruppen höjer medarbetarnas moral och motivation.
- Fira framgångar: Att erkänna och fira teamets prestationer bidrar till att bygga upp lagandan.
- Driv på kontinuerlig förbättring: En kultur av kontinuerlig förbättring är avgörande för att hjälpa teammedlemmarna att vara öppna för feedback och villiga att lära sig av sina erfarenheter.