”Kommunikation är den enda uppgift du inte kan delegera”, sa Coca-Colas tidigare VD Roberto Goizueta. Det är därför en ledares kommunikationsstil är avgörande för deras framgång.
Oavsett om det handlar om att tala inför en församling, handleda en junior eller säga upp en medarbetare, är god kommunikation en superkraft. I det här blogginlägget ska vi se hur du kan forma och utnyttja din superkraft till din fördel.
Förstå ledarskapskommunikation
Vad gör en VD? En bra VD:s uppgift är att leda – att fatta beslut, vägleda teammedlemmar, bygga relationer och övertyga intressenter, vare sig det är kunder, partners eller anställda.
Grunden för detta är ledarskapskommunikation, som förmedlar syfte, underlättar förståelse och inspirerar till handling bland medarbetarna.
Vad är ledarskapskommunikation?
Ledarkommunikation avser all information/instruktioner som ges av någon i en auktoritär position till sina underordnade. Förutom budskapet omfattar det även sättet att förmedla det, icke-verbala signaler, tonfall och mycket mer.
Varför är ledarskapskommunikation viktigt just nu?
Arbetslivet förändras dramatiskt till följd av pandemin, generation Z:s preferenser, den globala marknadsdynamiken och den snabba innovation som drivs av nystartade företag.
Numera är arbetsstilarna mer demokratiska, med platta organisationsstrukturer, till skillnad från det traditionella ledarskapets autokratiska karaktär. Praktiker som tjänande ledarskap och autentiskt ledarskap blir allt populärare och förändrar sättet som ledare kommunicerar och samarbetar med sina team.
Dessutom kräver olika situationer olika kommunikationsstilar, beroende på den aktuella utmaningen, teamdynamiken och förväntade resultat. Till exempel måste en VD för ett nystartat företag ha en helt annan strategi för att offentliggöra en ny finansieringsrunda än för att meddela uppsägningar.
För att leda effektivt måste du förstå de olika kommunikationsstilarna inom ledarskap och hur du kan använda dem.
Typer av ledarskapskommunikationsstilar
Varje ledare har olika kommunikationsstilar. Du talar på ett annat sätt när du vill motivera ditt team än när du skickar ett vardagligt meddelande om att kaffemaskinen i cafeterian ska bytas ut.
Låt oss utforska olika kommunikationsstilar och hur du kan använda dem i ditt arbete.
Lyssna
Steve Jobs är känd för att ha sagt: ”Vi anställer smarta människor så att de kan tala om för oss vad vi ska göra”, vilket är en läxa i lyssnande som ledarskapskommunikation.
Kommunikationsstilen att lyssna innebär ett aktivt engagemang och ett genuint försök att förstå talarens budskap, känslor och underliggande avsikter. Kommunikationsstilen att lyssna i ledarskap är:
- Aktiv: Fokusera på talarens verbala och icke-verbala signaler, ställ frågor och utforska idén mer ingående.
- Reflekterande: Parafrasera eller sammanfatta talarens budskap för att bekräfta att du har förstått rätt.
- Empatisk: Erkänna talarens känslor och perspektiv
Varför är lyssnande en bra kommunikationsstil?
Att lyssna skapar relationer och förtroende inom teamet. Det gör teamet mer samarbetsvilligt och samlar allas idéer. Mångfald blomstrar när en ledare lyssnar.
Det hjälper dig att hålla dig lugn i känslomässigt laddade eller spända situationer. Ledare kan släcka stora bränder genom att lyssna noga och bekräfta: ”Det är okej att vara orolig. Jag förstår hur du känner.” Ledare kan släcka stora bränder.
När är lyssnande rätt kommunikationsstil?
Att lyssna är en utmärkt kommunikationsstil i följande situationer.
- Brainstorming för att lösa komplexa problem
- Hantera svåra situationer som kundklagomål eller en anställd som säger upp sig
- När ledaren är ny i teamet och relationerna ännu inte är starka
- När det finns ett förtroendebrist bland teammedlemmarna
Rådgivning
Anställda ser upp till företagsledare för att få vägledning. Även om en ledare inte kan ha alla svar, förväntas de guida sina team på rätt väg. Den kommunikationsstil som fungerar bäst här är rådgivning.
Denna kommunikationsstil kännetecknas av:
- Ge sammanhang: Erbjud ett perspektiv, baserat på erfarenhet eller synlighet, som teamen kanske inte har.
- Dela erfarenheter: Återkalla tidigare tillvägagångssätt för att rekommendera lösningar på det aktuella problemet.
- Erbjuda rekommendationer: Föreslå några alternativ som teamet kan välja mellan utifrån sina insikter.
- Ge feedback: Identifiera brister i nuvarande prestationer och föreslå sätt att förbättra dem.
Varför är rådgivning en bra kommunikationsstil?
Det är ett direkt sätt att lösa problem, skapa en känsla av tillförlitlighet, påskynda beslutsfattandet och utnyttja ledarens expertis och erfarenhet till förmån för hela teamet.
När är rådgivning rätt kommunikationsstil?
Ingen gillar oombedda råd. Därför måste rådgivande kommunikationsstil användas med försiktighet. Den är bäst i följande situationer.
- När teamet kommer med ett problem som de inte har kunnat lösa efter att ha provat allt de kunnat
- När du genomför utvärderingar/retrospektiver där råd förväntas
- Under mentorskap/coaching-sessioner
Ledning
Att leda innebär att ge tydliga, koncisa och auktoritativa instruktioner eller order som guidar teammedlemmarna, ofta på ett rakt och entydigt sätt, mot vad de ska göra.
Den direktiva kommunikationsstilen i teamledning kännetecknas av följande:
- Tydlighet: Specifika, entydiga anvisningar som beskriver vad som ska göras, hur det ska göras och när.
- Omedelbar feedback: Direkt feedback som ges omedelbart om prestationen är under genomsnittet.
- Beslutsamhet: Fasta beslut kommuniceras tydligt till teamet.
Varför är direktiv en bra kommunikationsstil?
Direkt ledarskap är rakt och tydligt. Det lämnar inget utrymme för (fel)tolkning, vilket skapar enhetlighet och en bekant kontext bland teammedlemmarna.
Även om denna kommunikationsstil är auktoritär bör den inte förväxlas med en auktoritär approach. Företag som följer denna kommunikationsstil har ofta tillräckliga kontrollmekanismer för att hålla processen demokratisk.
När är direktiv kommunikation rätt kommunikationsstil?
Direkt ledarskap är lämpligt – till och med nödvändigt – i situationer med hög press, nödsituationer och korta deadlines. I företag används denna kommunikationsstil ofta i kriser. Om det till exempel inträffar en olycka i en fabrik kommer ledarna att beordra sina team att omedelbart gå hem, låta sig undersökas av en läkare, inte prata med pressen osv.
Delegera
Delegerande kommunikationsstil avser en ledares förmåga att hantera arbete och få saker gjorda på ett effektivt sätt. Effektiv delegering kräver att du definierar följande.
- Uppgift: Vad behöver göras?
- Metod (om tillämpligt): Hur ska det göras?
- Standarder: Vilka är acceptanskriterierna för uppgiften?
- Deadline: När måste arbetet vara klart?
- Kontext: All ytterligare information som kan vara användbar
Varför är delegering en bra kommunikationsstil?
Varje ledare måste delegera, utan det skulle de inte kunna utföra något arbete. Dessutom ger detta tillvägagångssätt tydlighet och självständighet åt teammedlemmarna, som kan ta ansvar för sina resultat.
När är delegering en bra kommunikationsstil?
Att delegera är alltid en bra metod, särskilt när ledaren behöver stöd för att få arbetet gjort.
Motivera
En motiverande kommunikationsstil fokuserar på att inspirera och uppmuntra teammedlemmarna att prestera sitt bästa och nå personliga och organisatoriska mål.
Motivering kännetecknas av:
- Uttrycka övertygelse: Använd ord som bekräftar teammedlemmarna och inspirerar förtroende hos dem.
- Ge utmaningar: Sätt upp tydliga och uppnåbara mål som utmanar teammedlemmarna att sträva efter mer.
- Uppmuntra självutveckling: Rekommendera sätt och medel för personlig utveckling; erbjuda teammedlemmarna att delta i workshops/utbildningar etc.
Varför är motivation en bra kommunikationsstil?
Alla behöver någon som hejar på dem. En motiverande ledarskapskommunikationsstil skapar en känsla av förtroende, bekräftelse, acceptans och uppmuntran bland teammedlemmarna. Det hjälper människor att känna sig sedda.
Varför är motivation rätt kommunikationsstil?
Det är alltid bra att säga några motiverande ord, men det är särskilt fördelaktigt i situationer där:
- Teamets moral är lite låg.
- Den utmaning du står inför verkar oöverstiglig
- Du provar något nytt och är orolig för resultatet
Undervisning
Att undervisa i kommunikationsstil innebär att överföra ledarnas kunskap, färdigheter och insikter till sina teammedlemmar. Effektiv undervisning innebär en kombination av tydliga instruktioner, uppmuntran av nyfikenhet och skapande av en miljö där lärande värdesätts.
Den pedagogiska kommunikationsstilen kännetecknas av följande:
- Förklaringar: Att bryta ner komplexa idéer i begripliga delar
- Uppmuntrande frågor: Skapa en atmosfär där teammedlemmarna känner sig bekväma med att ställa frågor.
- Experimentering: Arbeta tillsammans för att lösa problem, brainstorma idéer, testa dem i sandlådemiljöer etc.
- Extern hjälp: Anordna workshops och simuleringar med experter utanför organisationen.
Varför är undervisning en bra kommunikationsstil?
I en värld där mycket manuellt arbete automatiseras är det kunskapsarbetet som kommer att finnas kvar. För att anställda ska vara kunniga måste de ibland lära sig det de inte kan. I sådana fall är undervisning ett utmärkt sätt.
När är det rätt att lära ut rätt kommunikationsstil?
Undervisning är särskilt effektivt när kunskapsöverföring är avgörande, till exempel i forskningslaboratorier. Det är också utmärkt för kunskapsdelning mellan avdelningar, där försäljningschefen undervisar produktteamen om kundernas behov/krav.
Coaching
Coaching är en tolkning av undervisningsstilen inom ledarskapskommunikation. Den fokuserar på att vägleda teammedlemmarna att upptäcka lösningar och förverkliga sin potential genom självreflektion, målsättning och handlingsplanering.
Coachingstil inom ledarskapskommunikation kännetecknas av följande:
- Dela personliga erfarenheter: Berika undervisningen genom att dela erfarenheter och lärdomar
- Uppmuntra ansvarstagande: Håll teammedlemmarna ansvariga för deras framsteg mot målen och gör det med ett ansvarskännande.
- Självbedömning: Erbjuder ramverk och modeller för att utvärdera sin egen prestation.
- Reflektion: För både medarbetaren och ledaren, möjliggöra ömsesidig utveckling
Varför är coaching en bra kommunikationsstil?
Coaching fokuserar på att ge människor de verktyg, tekniker och den uppmuntran de behöver för att utvecklas. Genom att använda denna kommunikationsstil kan ledare få fram det bästa hos sina teammedlemmar.
När är coaching rätt kommunikationsstil?
Coaching fungerar bäst när:
- Det finns tid att lösa problemet eller göra framsteg.
- De förändringar som behövs är personliga eller beteendemässiga, såsom att utveckla ett tillväxtorienterat tankesätt eller arbeta med presentationsförmåga.
- Den anställde är motiverad att göra framsteg men vet inte hur
Nu när vi har lärt oss om olika kommunikationsstilar ska vi se hur de påverkar teamdynamiken.
Ledningskommunikationens roll i teamdynamiken
Anställda i alla organisationer fattar beslut baserat på hur de känner. Om feedback får dem att känna sig angripna kan de bli defensiva. Om en policyändring känns begränsande kan de protestera.
En grundläggande del av hur anställda mår på arbetsplatsen definieras av ledarskapskommunikation. Detta kan påverka olika organisatoriska faktorer. Här är några exempel.
Teambuilding
En ledare – en chef eller arbetsledare – är ankare i alla team. Deras kommunikationsstrategi håller teamet samman. Den:
- Skapar enighet och målmedvetenhet
- Skapar samstämmighet kring gemensamma mål baserat på en tydlig vision
- Möjliggör förtroendefulla och meningsfulla relationer med ledaren och mellan teammedlemmarna.
- Främjar kreativitet, samarbete och innovation
- Underlättar konfliktlösning
Kort sagt, ledarskapskommunikation skapar produktiva, effektiva och motståndskraftiga team.
Rekrytering
Studier visar att för anställda i generation Z är organisationens mission lika viktig som själva jobbet. Ledarskapskommunikation spelar en avgörande roll för hur en organisation uppfattas av:
- Kommunicera mission, vision och värderingar för att engagera dem som delar dessa värderingar.
- Presentera företagskulturen på ett övertygande sätt
- Engagerande dialog under rekryteringsprocessen, bygga positiva relationer med kandidater
- Tydligt formulera mål och förväntningar från kandidaten
Att behålla medarbetare
Effektiv teamkommunikation skapar en transparent, inkluderande och stödjande kultur där medarbetarna känner sig uppskattade, förstådda och delaktiga.
För att uppnå detta måste ledarskapskommunikation omfatta:
- Erkännande av medarbetarnas insatser och prestationer
- Kommunikation kring karriärutvecklingsmöjligheter
- Diskussioner om professionell utveckling
- Samtal utanför arbetsplatsen om vad som inspirerar/motiverar en individ
Bättre teamprestanda
God ledarskapskommunikation är en bra utgångspunkt. Ledare får positiv respons när de talar öppet och transparent med sina team.
Förmågan att diskutera, debattera och vara oense skapar en känsla av gemenskap och delaktighet. Denna emotionella investering höjer moralen avsevärt, ökar engagemanget och motiverar individer att gå utöver det vanliga i sina bidrag.
Tillämpa ledarskapsstilar för effektiv ledarskapskommunikation
Ledningsstilar och kommunikationsstilar går hand i hand. Precis som ledningsstilar, som ofta anpassas och utvecklas efter situationen, så gör även kommunikationen det.
Till exempel kan en ledare vars föredragna kommunikationsstil är att lyssna eller coacha behöva övergå till att ge direktiv i kristider.
Till och med Warren Buffet, känd för sin laissez-faire-ledarstil, kan vända sig till rådgivning eller undervisning om saker och ting går fel.
Nedan följer några bra exempel på god ledarskapskommunikation.
Brian Chesky meddelar uppsägningar i början av pandemin
Airbnb drabbades hårt när resebranschen stängdes ner helt i början av 2020. Företaget var tvunget att säga upp 25 % av sin personal för att hålla sig flytande. VD:n Brian Chesky skrev ett gripande och empatiskt meddelande till teamet. Han förklarade hur och varför de fattade beslutet. Och erbjöd all hjälp som de uppsagda anställda kunde behöva.
Via Airbnb
För dig som är intresserad av kommunikation i kriser är detta ett utmärkt exempel.
Andy Jassys brev till aktieägarna 2022
VD:ar och företagsledare skriver regelbundet brev till aktieägarna. År 2022 skrev Andy Jassy, VD för Amazon, om deras olika förändringar.
I sitt långa brev diskuterar Andy utmaningar, avinvesteringar, uppsägningar och omprioriteringar. Han tar också upp deras förnyade investeringsstrategi och hopp för framtiden.
Detta brev är en utmärkt utgångspunkt för dig som är intresserad av ledarskapskommunikation som väver en historia utifrån siffror.
Satya Nadellas första brev som VD
När Satya Nadella tillträdde som VD för Microsoft skickade han ett e-postmeddelande till alla anställda med frågor (vem är jag? Varför är jag här? Vad gör vi härnäst? osv. ) och svar.
Han använder en personlig, motiverande kommunikationsstil för att presentera sig själv och sätta tonen för sin tid som ledare.
via The Verge
Läs hela brevet för att se hur man kan skapa entusiasm kring en så betydande organisatorisk förändring.
Bonus: Så här skrev Indira Nooyi, tidigare VD för PepsiCo, till föräldrarna till sina direktunderställda för att tacka dem.
Tekniker för att framgångsrikt implementera kommunikationsstilar inom ledarskap
Oavsett vilken ledarskapskommunikationsstil du väljer finns här några tekniker som du kan använda för att implementera dem i din dagliga verksamhet. Om du har ett helt distansbaserat team kan en gratis projektledningsprogramvara som ClickUp göra underverk för dig.
Genomför regelbundna avstämningar (lyssnande stil)
Lyssna på ditt team på formella och informella sätt. Som en formell praxis, schemalägg enskilda möten för att uppmuntra dina teammedlemmar att dela med sig av sina prestationer, behov och utmaningar. Diskutera framsteg, ta itu med problem och erbjud stöd under dessa sessioner.
Håll ett öga på ditt teams konversationer varje dag. ClickUps chattvy möjliggör samarbete i realtid mellan teammedlemmarna, vilket du kan hålla koll på. ClickUps samarbetsdetektering visar vem som är online, så att du kan chatta offline med dem när de är tillgängliga.
Dela kunskap (undervisningsstil)
För situationer där du behöver undervisa, prova ClickUp Docs. Du kan enkelt bygga upp din kunskapsbas, skriva en Wiki eller koppla ihop idéer till arbetsflöden.
För att lära ut specifika begrepp, skriv ner ovanstående element – förklaringar, sammanhang, utbildningsmaterial etc. – i detalj och dela dem med teamet. Vad mer? Använd ClickUp Brain för att sammanfatta och korrekturläsa också.
Om du är en person som delegerar är ClickUp-uppgifter ett utmärkt ställe att samla all information som ditt team behöver, såsom beskrivning av uppgiften, metod, standarder, deadlines och sammanhang. Du kan också tilldela kommentarer till teammedlemmar, be om svar eller omvandla kommentarer till uppgifter.
Brainstorming (undervisnings- och rådgivningsstil)
Gör dina råd interaktiva med ClickUp Whiteboard. Förklara komplexa begrepp visuellt eller ge råd i flera steg genom att kombinera ritningar, klisterlappar, hierarkidiagram och mycket mer.
Checklistor (ledarskapsstil)
Om du leder ett team vars arbete måste uppfylla specifika standarder, uppmana dem att följa en checklista. Med ClickUp-uppgifter kan du lägga till checklistor individuellt för varje uppgift eller skapa mallar och tillämpa dem på liknande uppgifter.
Målsättning (coaching och motiverande stil)
Led ditt team mot ett gemensamt kommunikationsmål genom att alltid göra det synligt. ClickUp Goals är utvecklat för ledare som behöver följa upp arbetet mot strategin med mätbara mål.
- Mät framgång med nyckelresultat
- Håll ordning på målen i mappar
- Sätt upp numeriska, monetära, sant/falskt- och uppgiftsmål
- Automatisera uppföljningen av framsteg
Om du är en ny ledare kan du prova några av ClickUps mallar för kommunikationsplaner för att ge dina meddelanden en struktur.
Kommunicera bättre med ClickUp
Vi har diskuterat olika kommunikationsstilar inom ledarskap och hur man implementerar dem, men det är viktigt att förstå att de inte utesluter varandra.
En kommunikationsstil är inte en personlighetstyp. Du kan använda den kommunikationsstil som passar bäst för en situation. Du kan också använda en kombination av stilar.
Om en anställd till exempel har fastnat i ett steg under en längre tid kan en direkt kommunikationsstil varvas med coachningsmetoder. Du kan också kombinera motiverande kommunikation med din delegeringsstil för att se till att teamet känner sig entusiastiskt över sitt arbete.
Om du, som Goizueta säger, inte kan delegera det, skapa de system du behöver för att bemästra det. ClickUps arbetsyta för projektledning och kommunikation är utformad just för det.
Minska kommunikationsklyftan mellan dig och dina team. Prova ClickUp gratis idag!
Vanliga frågor om kommunikationsstilar inom ledarskap
1. Vad är kommunikationsstilen inom ledarskap?
Kommunikationsstil inom ledarskap avser hur ledare förmedlar budskap, delar information och ger feedback till sina teammedlemmar. Det omfattar tonfall, språk, metoder och frekvensen av kommunikation som en ledare använder för att interagera med andra inom en organisation.
2. Vilka är de fyra typerna av kommunikationsstilar?
De fyra huvudsakliga kommunikationsstilarna är passiv, aggressiv, passiv-aggressiv och assertiv.
Varje stil speglar ett annat sätt att uttrycka sig och interagera med andra, vilket påverkar den mellanmänskliga dynamiken och kommunikationens effektivitet.
3. Hur påverkar kommunikation ledarskapsstilen?
Kommunikation är en grundläggande faktor för att forma och definiera ledarskapsstil, och hur en ledare kommunicerar – verbalt, icke-verbalt eller genom sina handlingar – har en dramatisk inverkan på hur deras team leds.
Till exempel kan transaktionell kommunikation under en omvälvande händelse demotivera medarbetarna och orsaka personalomsättning. Å andra sidan kan genomtänkt kommunikation om små förändringar – som att byta försäkringsbolag – ge medarbetarna en känsla av gemenskap och tillhörighet.
Hur du kommunicerar är den viktigaste faktorn för din effektivitet som ledare.