Tillbringar du mycket tid med att träffa människor? Då vet du att det är svårare än det låter att hitta en tidpunkt som passar alla.
Med motstridiga scheman, konkurrerande prioriteringar och ett överflöd av möten har det blivit vanligt att boka om möten.
Det kan vara frustrerande, ja. Särskilt när du är mottagaren av en begäran om ombokning.
Men vad gör du när det är du som måste avboka eller skjuta upp ett möte på grund av oförutsedda omständigheter? I sådana fall måste du skriva ett e-postmeddelande för att informera deltagarna om att mötet är inställt och be dem boka om det.
Men hur ska du gå tillväga? Du behöver tålamod, professionalism och takt.
I den här artikeln delar vi med oss av tips och exempel som hjälper dig att boka om ett affärsmöte på ett professionellt och effektivt sätt.
Skäl för att boka om ett möte
Tid är pengar. Alla duktiga företagsanställda vet det.
När du redan har mycket att göra finns det inte mycket tid över för att hålla reda på möten. Därför kan du behöva omplanera dina möten då och då.
Det är omöjligt att göra en uttömmande lista över skäl för att boka om ett möte, men här är några vanliga skäl:
- Överlappande möten: Vissa möten kan överlappa varandra på grund av konflikter mellan tid och prioriteringar.
- Personliga ärenden och akuta situationer: Du kanske inte kan delta i mötet på grund av personliga akuta situationer eller andra viktiga ärenden.
- Tekniska problem: Tekniska problem som nätverksanslutning kan också orsaka problem.
- Förändrade prioriteringar: Förändrade prioriteringar eller ad hoc-uppgifter kan leda till avbokningar och ombokningar.
- Deltagare är inte tillgängliga: Viktiga deltagare kanske inte är tillgängliga vid den schemalagda tiden.
Oavsett orsaken är det viktigt att meddela behovet av att boka om ett möte via e-post. På så sätt informeras mottagarna och lämnas inte i ovisshet.
Hur man ombokar ett möte på ett effektivt och professionellt sätt
I en professionell miljö är det alltid klokt att sköta all kommunikation via e-post – du kan alltid gå tillbaka till din inkorg om du behöver referera till något. Vid ombokningar i sista minuten bör du också försöka följa upp med ett telefonsamtal.
Låt oss gå igenom några saker som hjälper dig att boka om dina möten på ett mer effektivt sätt.
Gå igenom delade kalendrar
När du måste boka om ett möte med en kollega eller någon som har delat sin kalender med dig kan du alltid välja att gå igenom era kalendrar tillsammans som ett första steg.
På så sätt kan du hitta ett datum och en tidpunkt som passar båda parter och undvika schemakonflikter.
Meddela i god tid via en lämplig kanal
Informera ditt team om ändringen av mötet så snart som möjligt via en professionell kanal som e-post eller ett samarbetsverktyg som ClickUp.
Tidig information gör det möjligt för alla att smidigt anpassa sina planer. Ge en förvarning och hjälp dina kollegor att anpassa sig utan stress. Samtidigt säkerställer valet av rätt kanal att alla får meddelandet snabbt.
Fördelen med att använda ClickUps mötesfunktion är att du kan samla all mötesrelaterad information, såsom dagordning och åtgärdspunkter, på ett och samma ställe. Du slipper då behöva hänvisa till flera olika dokument och plattformar för att hitta sådan information.
Förklara varför du behöver boka om mötet
Berätta för ditt team varför mötet måste ändras. Oavsett om det handlar om tekniska problem eller schemaläggningsmissar, så skapar öppenhet förtroende.
Tydliga skäl minskar eventuella farhågor och gör ditt team mer mottagligt för det uppskjutna mötet. Det handlar om att vara öppen, respektera den andra personens tid och hålla alla informerade.
Föreslå ett nytt datum och en ny tid (inklusive alternativ)
Föreslå en ny tid för mötet och erbjud alternativ. Att ge olika alternativ gör det lättare för alla att hitta en tid som passar.
Detta kräver teamwork och att alla anpassar sina planer efter varandra, vilket gör ombokningsprocessen smidigare och mer samarbetsinriktad.
Be om en bekräftelse
Be ditt team artigt att bekräfta om den nya tiden passar dem. Detta säkerställer tydlighet.
Genom att få bekräftelser undviker du missförstånd och säkerställer att alla är redo för det ombokade mötet.
Bekräfta och uttryck uppskattning
Efter att ha bekräftat den nya tiden, tacka ditt team för deras flexibilitet.
Att visa tacksamhet och erkänna ditt teams insatser skapar en positiv atmosfär och får alla att känna sig uppskattade i en samarbetsinriktad arbetsmiljö. Det handlar om att erkänna det teamarbete som krävs för att smidigt boka om ett möte.
Lär dig och förbättra dig
Efter mötet, ta en stund att fundera över hur ombokningen gick. Gå igenom hela processen och dra lärdom av erfarenheten.
Om ombokningar blir vanliga, överväg att göra justeringar för att undvika frekventa ändringar i framtiden. Gör processen smidigare och se till att mötena håller sig till schemat. Förbättra din strategi för effektivare schemaläggning.
Element för ett framgångsrikt möte Omplaneringsmejl
Vill du att ditt meddelande om ombokning av möten ska vara tydligt och vänligt? Här är några bästa praxis.
Ett direkt meddelande om ombokning med en tydlig ämnesrad
Börja med en tydlig ämnesrad. Ange namnet eller ämnet för mötet och orden ombokning/ombokad/uppdaterad tid och datum etc. i ämnesraden så att alla omedelbart förstår syftet med e-postmeddelandet.
Lägg sedan till ett direkt uttalande som beskriver den föreslagna ombokningen. Utan detta kan e-postmeddelandet bli förvirrande, vilket kan leda till att mottagarna förbiser eller missförstår meddelandet.
Kombinationen av en direkt ämnesrad och ett tydligt uttalande underlättar transparensen. Det förhindrar förvirring och hjälper ditt team att bättre anpassa sig till förändringarna.
Främja tydlighet i ombokningsprocessen med hjälp av ClickUps e-postfunktion. Skicka e-post direkt från ClickUps samarbetsyta utan att behöva växla mellan flikar hela tiden.
Att använda samma arbetsyta för e-postmeddelanden hjälper dina kollegor att få en tydlig överblick över sina uppgifter och föreslår ett nytt schema för ett möte baserat på deras tillgänglighet.
En hälsning
Börja din e-post om ombokning med ett vänligt ”Hej alla” eller ”Hej teamet”.
En enkel hälsning skapar en positiv stämning och gör att ditt meddelande känns mindre som ett formellt e-postmeddelande och mer som en vänlig chatt. Det visar omtanke och respekt för ditt team, vilket gör dem mer öppna för dina förslag.
Anledningen till ombokningen
Anledningen till ombokningen är den icke förhandlingsbara delen av ditt e-postmeddelande. Utan att ange anledningen kan e-postmeddelandet om det ombokade mötet verka abrupt eller väcka frågor, vilket skapar osäkerhet.
Att ange skälet skapar förtroende och öppenhet och visar att beslutet är nödvändigt och inte godtyckligt. Denna tydlighet förhindrar förvirring och potentiellt motstånd från mottagaren.
Denna anledning måste vara övertygande och felfri – en uppgift som ClickUp AI snabbt kan utföra.
Skapa felfria och övertygande skäl för att boka om dina möten med några få klick.
Det är inte bara begränsat till det; du kan också använda ClickUp AI för att skapa polerade svar, mötesprotokoll, sammanfattningar av kommentartrådar, mötesagendanoteringar och annat innehåll på några sekunder.
Att hantera dina möten med ClickUp är enkelt och hjälper dig att spara tid och energi.
📮ClickUp Insight: ClickUp har upptäckt att 47 % av alla möten varar i en timme eller mer. Men är all den tiden verkligen nödvändig? Anledningen till vår skepsis? Endast 12 % av våra respondenter betygsätter sina möten som mycket effektiva.
Genom att spåra mått som genererade åtgärdspunkter, uppföljningsgrader och resultat kan du se om längre möten verkligen ger mervärde.
ClickUps verktyg för möteshantering kan hjälpa dig! Registrera enkelt åtgärder under diskussioner med AI Notetaker, konvertera dem till spårbara uppgifter och övervaka slutförandegraden – allt i ett enda arbetsutrymme. Se vilka möten som faktiskt ger resultat och vilka som bara stjäl tid från ditt teams arbetsdag!
Det nya datumet och klockslaget med alternativ för flexibilitet
Att ange det nya datumet och tiden med olika alternativ är avgörande för att kunna omboka i samarbete.
Att inkludera alternativ visar på flexibilitet och omtanke, vilket hjälper till att hitta en tid som passar alla.
Detta hjälper teamet att samarbeta för att hitta den bästa tiden, vilket gör ombokningen smidigare och mer inkluderande samtidigt som allas scheman tillgodoses.
Med ClickUps kalendervy kan du organisera projekt, planera tidslinjer och hantera dina uppgifter och teammöten i en flexibel kalender.
När du behöver boka om något drar du och släpper uppgiften eller mötet till önskad tidpunkt, så är det klart på ett ögonblick.
Dessutom kan du synkronisera din Google Kalender med ClickUp för enklare möteshantering.
En uppriktig ursäkt och din signatur
Avsluta ditt e-postmeddelande om ombokningen med en uppriktig ursäkt och din signatur för att skapa en positiv ton och mildra eventuell besvikelse över förändringen.
Det visar respekt för andras tid och erkänner eventuella olägenheter som ombokningen medför.
Denna personliga touch främjar också ömsesidig förståelse. Du vill inte framstå som opersonlig eller likgiltig gentemot dina kollegor eller kunder, vilket kan ge ett negativt intryck.
ClickUp kan hjälpa dig med detta, särskilt när det gäller dina signaturer. Istället för att behöva skriva dem om och om igen kan du automatisera tillägget av din signatur med ClickUps e-postfunktion.
Välj bara alternativet "Lägg till signatur" och voilà! Din signatur och dina kontaktuppgifter visas i slutet av e-postmeddelandet om ombokningen av mötet.
Uppdaterade och synkroniserade kalendrar
När ett möte har ombokats, se till att alla är på samma sida genom att uppdatera och synkronisera era kalendrar. Detta säkerställer att alla är medvetna om de senaste ändringarna, vilket förhindrar schemaläggningskonflikter.
Om kalendrarna inte uppdateras kan någon missa den nya mötestiden. Synkronisering av kalendrar upprätthåller tydlighet och samordning, säkerställer att alla är informerade och minskar risken för missförstånd eller missade möten.
Håll alla uppdaterade med färgkodade uppgifter och detaljerad information som ansvariga och prioriteringar i ClickUps kalendervy.
Använd filter för att fokusera på det som är viktigt, oavsett om det är specifika projekt, prioriteringar eller till och med deluppgifter.
Vänliga påminnelser
Ställ in vänliga påminnelser för att säkerställa att alla är förberedda för det ombokade mötet. Dessa påminnelser hjälper alla att komma ihåg den nya tiden, vilket främjar punktlighet och minskar risken för förbiseenden.
Detta steg säkerställer att ansträngningarna som läggs ner på begäran om ombokning av möten inte går obemärkt förbi, vilket upprätthåller ett samarbetsinriktat och organiserat tillvägagångssätt när det gäller ändringar av möten.
Med ClickUp Reminders kan du enkelt ställa in och hantera mötespåminnelser från vilken enhet som helst så att du aldrig missar en mötesuppdatering, oavsett var du befinner dig. Lägg till påminnelser med detaljer som bilagor, datum och upprepningar, och delegera till ditt team efter behov.
Du kan också ställa in påminnelser i kommentarer för viktiga diskussioner.
Använd ClickUp för att visa och hantera alla påminnelser på ett ställe, vilket gör det enklare att hantera slutförda uppgifter, snooza, omplanera eller delegera påminnelser.
Exempel på e-postmallar för att boka om möten
Funderar du på hur du ska skriva ett e-postmeddelande och vilken ton du ska använda? Undrar du om det finns mallar du kan använda?
Det finns flera mallar för enskilda möten tillgängliga online som hjälper dig att hantera möten på ett bra sätt. Många av dessa är utmärkta för att skriva ett e-postmeddelande om ombokning av möte, oavsett typ av möte.
Du kan prova att använda dessa exempel:
Formell e-postmall
Ämnesrad: Angående ombokning av vårt möte (datum), (tid)
Kära (namn),
Jag såg fram emot vårt möte. Tyvärr måste jag meddela att jag inte längre kan delta i vårt möte den (datum) kl. (tid).
(Förklara om möjligt anledningen till ombokningen. )
Jag ber om ursäkt för besväret och hoppas att vi kan boka om vårt möte till (datum) (tid) eller (datum) (tid). Bekräfta via e-post eller telefon om du är tillgänglig på det nya datumet eller föreslå ett datum som passar dig.
Tack så mycket för din tid och ditt tålamod. Jag ser fram emot att träffa dig och diskutera (mötets innehåll) med dig.
Med vänliga hälsningar
(namn)
Informell e-postmall
Ämnesrad: Begäran om att boka om vårt möte
Hej alla,
Jag vill informera dig om att vi inte kommer att kunna genomföra vårt möte den (datum) kl. (tid) som planerat. (Förklara anledningen till ombokningen om det behövs. )
Jag ber om ursäkt för besväret.
Jag hoppades kunna boka om mötet till en annan tidpunkt som skulle passa alla bättre. Vad sägs om (datum) kl. (tid) eller (datum) kl. (tid)?
Bekräfta via e-post eller telefon om det nya datumet passar.
Tack.
Med vänliga hälsningar
(namn)
Börja omplanera dina e-postmeddelanden med ClickUp
Att behärska konsten att boka om möten är en viktig färdighet idag, särskilt om du arbetar i en samarbetsmiljö. Att göra det på ett effektivt sätt är avgörande för att upprätthålla starka professionella relationer och produktivitet. Med rätt tillvägagångssätt och verktyg kan du hantera ombokningar smidigt.
Kombinera med ClickUps robusta schemaläggnings- och kalenderfunktioner för att hitta nya tider för ombokade möten, meddela deltagarna och uppdatera kalendrarna med bara några klick. Det intuitiva gränssnittet gör det enkelt att jonglera med flera scheman. Automatiska aviseringar säkerställer att alla parter omedelbart informeras om ändringar.
Oavsett om du behöver skjuta upp ett möte på grund av en oväntad konflikt eller skjuta upp en deadline, så finns ClickUp där för dig.
Vanliga frågor
1. Hur ombokar man ett möte på rätt sätt?
Du kan använda valfri kommunikationskanal för att informera andra om att ett möte har ombokats. E-post är dock det mest praktiska och professionella sättet att göra detta.
Använd en artig och respektfull ton, fråga om det passar att delta vid den föreslagna tiden och be om ursäkt för att mötet skjuts upp.
Om du behöver omboka ett möte med kort varsel kan det vara bättre att ringa eller skicka ett personligt meddelande.
2. Hur skriver jag ett e-postmeddelande för att boka om ett möte?
Lägg till en tydlig ämnesrad och börja med att hälsa på andra. Ange tydligt att du begär att omboka mötet och föreslå ett tillgängligt datum och tid.
När du inte kan skriva ett e-postmeddelande snabbt kan du alltid lita på verktyg för att skriva e-post.
När du skriver e-postmeddelandet, försök att lägga till mötesagendan. Detta visar att du fortfarande är intresserad av att träffa mottagarna vid ett tidigare eller senare tillfälle.
3. Hur kan programvara hjälpa till att omplanera möten?
Verktyg som ClickUp erbjuder funktioner som kalendervyer, påminnelser och schemaläggning med dra-och-släpp-funktion, vilket gör det enkelt att organisera, planera och justera mötesplaner.
Automatiserade e-postmallar och AI-driven assistans kan effektivisera kommunikationen och säkerställa en professionell och effektiv ombokningsprocess.