Jednym z największych wyzwań stojących przed wszystkimi liderami jest zrównoważenie autonomii pracowników z potrzebą struktury i wskazówek.
Ankieta przeprowadzona przez starszych analityków Priyankę Mehrotra i Stacię Grar podkreśla to napięcie 88% respondentów preferuje podejście oparte na wysokim zaufaniu i niskim poziomie mikrozarządzania, ale 70% nadal chce regularnych spotkań z menedżerami.
To prowadzi nas do pytania: Jak menedżerowie mogą pogodzić te pozornie sprzeczne potrzeby i zapewnić zadowolenie pracowników?
Jednym ze sposobów do zrobienia tego jest regularne zadawanie pytań kontrolnych skoncentrowanych na potrzebach zespołu i celach zawodowych. Przenosząc punkt ciężkości z wyników (zakończonych zadań) na dostosowanie celów, menedżerowie mogą utrzymać poczucie połączenia bez mikrozarządzania. Pracownicy czują wsparcie, a jednocześnie zachowują własność nad swoją pracą.
W tym wpisie na blogu zbadamy, jak organizować spotkania kontrolne skoncentrowane na pracownikach, wraz ze 100 gotowymi do użycia pytaniami do różnych scenariuszy.
Czym są pytania kontrolne?
Pytania sprawdzające to pytania otwarte lub zamknięte wykorzystywane do oceny emocjonalnego, psychicznego i fizycznego samopoczucia poszczególnych osób, często w ustawieniach takich jak spotkania Teams lub oceny wyników 1:1. Zabawne pytania sprawdzające są również świetnym sposobem na budowanie relacji i rozładowanie napięcia, szczególnie w nowych ustawieniach zespołu lub podczas spotkań i inauguracji projektów .
Oto kilka sytuacji, w których można użyć pytań sprawdzających.
Cotygodniowe odprawy
Jako menedżer, utrzymywanie regularnego kontaktu z członkami zespołu ma kluczowe znaczenie. Cotygodniowa odprawa daje ci rzetelny obraz tego, przez co przechodzą członkowie twojego zespołu i jak może to wpłynąć na ich pracę i wydajność. Oto kilka pomysłów, które można wypróbować:
- Motywujące poniedziałki: Ustawienie intencji i celów na dany tydzień
- Środa dobrego samopoczucia: Rotacyjne pytania stand-up w celu oceny samopoczucia członków zespołu
- Czwartkowa wdzięczność: Pytanie członków zespołu, za co są wdzięczni podczas czwartkowych spotkań stand-up
Spotkania retrospektywne
Spotkania retrospektywne to ustrukturyzowane sesje, które pozwalają zespołom zastanowić się nad zakończonymi projektami i określić obszary wymagające poprawy. Podczas tych spotkań można zadawać pytania kontrolne:
- Otwarcie spotkania: Użyj pytań kontrolnych, aby stworzyć bezpieczną przestrzeń dla szczerych informacji zwrotnych
- Zamknięcie spotkania: Refleksji nad wyciągniętymi wnioskami, abyś mógł zastosować je w przyszłej pracy
Warsztaty
Podczas prowadzenia warsztatów wielu uczestników może być nowych dla ciebie i dla siebie nawzajem. Zapoznanie się z nimi może pomóc im poczuć się komfortowo i nadać ton reszcie sesji. Możesz wypróbować następujące metody:
- Przedwarsztatowa odprawa:Lodołamacze do budowania relacji i ocena obciążenia psychicznego uczestników do przyswajania nowych informacji
- Odprawa po warsztatach: Uzyskaj informacje zwrotne od uczestników i oceń skuteczność swoich warsztatów
Włączenie pytań kontrolnych do spotkań zespołu może pomóc w sprawdzeniu nastrojów pracowników i stworzeniu wspierającego środowiska pracy.
Przeczytaj również: Jak profesjonalnie się zameldować?
Korzyści płynące z używania pytań Check-In
Przyjrzyjmy się, jak dokładnie pytania dotyczące zameldowania i zabawne lodołamacze mogą poprawić dynamikę zespołu, wydajność i ogólną satysfakcję z pracy. Oto, co można dzięki nim osiągnąć:
- Przełamywanie kliki: Regularne odprawy mogą pomóc usunąć bariery hierarchiczne i zachęcić do współpracy między funkcjami
- Zachęcanie do wrażliwości: Tworząc bezpieczną przestrzeń, członkowie Teams mogą dzielić się swoimi obawami, wątpliwościami i wyzwaniami bez osądzania
- Rozwijanie empatii: Poprzez udostępnianie osobistych doświadczeń i wyzwań, członkowie zespołu mogą lepiej zrozumieć siebie nawzajem
- Zwiększenie wydajności: Dzięki rozwiązywaniu problemów na wczesnym etapie, Teams mogą uniknąć potencjalnych wąskich gardeł i opóźnień
- Zmniejszenie stresu i niepokoju: Udostępnianie obaw i zmartwień może złagodzić stres i niepokój
- Wzmocnienie spójności zespołu: Regularne odprawy mogą budować koleżeństwo i poczucie wspólnego celu, poprawiając kulturę firmy
100 angażujących pytań na odprawach
A teraz najlepsza część: oto ponad 100 pytań kontrolnych na każdy rodzaj spotkania zespołu. Obejmuje to pytania na codzienne stand-upy, cotygodniowe odprawy, cele, spotkania jeden na jeden i wiele innych.
Lodołamacze i zabawa
Najprostszy sposób na uniknięcie nieuniknionej niezręczności spotkań? Otwieranie ich zabawnymi lodołamaczami i działaniami budującymi zespół przed przejściem do rozmów o pracy. Oto kilka pomysłów na dobry początek:
- Gdyby twój dzień pracy został sfilmowany, kto by w nim zagrał?
- Gdybyś mógł przez jeden dzień żyć życiem kogoś innego, czyje życie byś wybrał?
- Który emoji najlepiej odzwierciedla Twoją osobowość?
- Wolisz ciszę, muzykę czy hałas w tle podczas intensywnej pracy?
- Jakie jest twoje najdziwniejsze lub najbardziej niezwykłe doświadczenie zawodowe?
- Jaki jest twój ulubiony GIF związany z pracą?
- Jaki jest twój ulubiony gadżet lub przybory do pracy?
- Gdybyś mógł wymyślić nowe święto, co by to było?
- Jaka jest najgłupsza rzecz, jaką kiedykolwiek zrobiłeś w pracy?
- Czy masz ulubioną roślinę biurową?
Osobiste zwycięstwa i dobre samopoczucie
Kto nie lubi świętować i rozmawiać o swoich zwycięstwach? Nawet małe zwycięstwa mogą działać motywująco i nadać odpowiedni ton spotkaniom zorientowanym na działanie.
Jeśli chcesz zachować prostotę, ale szczerość, nawet pytanie ludzi o ich dzień i nastrój może przejść długą drogę i pokazać Twojemu Teamsowi, że naprawdę Ci na nich zależy.
- Jaka jest jedna pozytywna rzecz, która wydarzyła się w tym tygodniu?
- Jaki jest osobisty cel, do którego dążysz?
- Jaki temat niezwiązany z pracą lub hobby ostatnio cię zainteresował?
- Jak się dzisiaj czujesz, fizycznie i emocjonalnie?
- Co cię ostatnio stresuje?
- Co robisz, aby poprawić równowagę między pracą a życiem prywatnym?
- Kiedy ostatnio zrobiłeś sobie przerwę i naprawdę się zrelaksowałeś?
- Jak radzisz sobie z negatywnymi emocjami?
- Jaki jest twój rutynowy trening?
- Jak bardzo czujesz się teraz obecny?
- Jakie masz połączenie z czymś większym od siebie?
- Jaka jest jedna wskazówka finansowa, która zrobiła dużą różnicę w twoim życiu?
Postępy w pracy i aktualizacje
Mówienie o swoich zmaganiach i problemach w pracy może być trudne. Otwarte, pełne empatii rozmowy na temat postępów w wykonywaniu zadań i aktualizacji mogą stanowić pomost i pozwolić każdemu na szukanie wsparcia, którego potrzebuje do zrobienia jak najlepszej pracy. Oto kilka pomocnych pytań:
- Jak ustalasz priorytety obciążenia pracą?
- Czy czujesz większą wydajność pracując w domu czy w biurze?
- Jakich strategii używasz do zarządzania swoim czasem?
- Co działa zgodnie z oczekiwaniami, a co nie?
- Co byś zmienił, gdybyś mógł zrobić ten projekt od nowa?
- Czy są jakieś przeszkody uniemożliwiające ci pójście naprzód?
- Czy potrzebujesz dodatkowych zasobów lub wsparcia?
- Co było dla ciebie stałym wyzwaniem w pracy?
- Jaka jest jedna rzecz, która ułatwiłaby ci życie zawodowe?
Dynamika zespołu i współpraca
Zorientowane na teams check-iny to świetny sposób na wzmocnienie dynamiki zespołu i lepsze połączenie ze współpracownikami. Wypróbuj te pytania na początek:
- Oceń morale zespołu w skali od 1 do 10.
- Udostępnianie GIF-a opisującego twój zespół.
- Co możemy zrobić, aby stworzyć bardziej pozytywną i integracyjną kulturę zespołu?
- Wyróżnij kogoś z zespołu.
- Czy jest coś, co członkowie twojego zespołu mogą zrobić, aby pomóc ci być bardziej efektywnym?
- Czy wykorzystujemy mocne strony każdego członka zespołu?
- Czy głos każdego jest słyszany?
- Jak możemy wspólnie świętować powodzenie?
- Jak możemy zachęcać do różnorodnych perspektyw w naszym zespole?
- Czy czujesz się doceniany przez zespół?
- Jak możemy zwiększyć zaufanie i szacunek wśród członków Teams?
- Czy czujesz wsparcie ze strony przełożonych i kadry kierowniczej?
Cele i priorytety
Dostosuj swoje najważniejsze cele i priorytety do swojego zespołu, korzystając z tej listy przydatnych pytań:
- Jakie są trzy najważniejsze priorytety na ten tydzień?
- Jakie szybkie zwycięstwo sprawiło, że poczułeś się dobrze?
- Czy robisz postępy w realizacji swoich długoterminowych celów?
- Jak zmierzysz powodzenie swojego projektu?
- Co chciałbyś uczynić priorytetem w nadchodzących tygodniach?
- Jak możemy lepiej śledzić nasze postępy w osiąganiu celów zespołu?
- Co powstrzymuje cię przed osiągnięciem twoich celów?
- W jaki sposób nagradzasz się za zrobienie swoich celów?
- Jak pozostajesz odpowiedzialny do zrobienia swoich celów?
- Jak upewnić się, że doraźne zadania nie zniweczą długoterminowych celów?
Informacje zwrotne i rozwój
Chcesz, abyś ty i twój team rozwijali się każdego dnia? Ustanów regularny cykl informacji zwrotnej. Doskonałą okazją do zrobienia tego są spotkania kontrolne podczas codziennych, cotygodniowych i comiesięcznych standupów.
- Jakie są Twoje preferowane metody przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych?
- Czy otrzymujesz wystarczającą ilość informacji zwrotnych?
- Jaka jest najbardziej i najmniej ulubiona część twojej pracy?
- Jaki jest jeden obszar, który możesz poprawić w tym tygodniu?
- Jaka jest jedna rzecz, którą chciałbyś zrobić inaczej w przyszłym tygodniu?
- Czego nauczyłeś się o sobie w tym tygodniu?
- Czy twoja obecna rola jest zgodna z twoimi aspiracjami zawodowymi?
- Jakiej umiejętności nie wykorzystujesz w pracy, a chciałbyś?
- Czy miałeś ostatnio wrażenie, że coś ci się nie udało? Jak możemy temu zaradzić?
Zarządzanie zadaniami i terminami
Te pytania kontrolne mogą być darem niebios w przewidywaniu przeszkód w projektach i rozwiązywaniu zagrożeń, które wpływają na ich terminowe zakończenie.
- Jak wygląda obciążenie pracą?
- Czy są jakieś zadania, które można oddelegować lub odłożyć na później?
- Czy jesteś na dobrej drodze do dotrzymania terminu?
- Czy terminy cię motywują (lub demotywują)?
- Co możesz zrobić, aby zwiększyć swoją wydajność?
- Co pochłania większość twojego czasu?
- Jak godzisz spotkania z intensywną pracą?
- Jak uniknąć wielozadaniowości?
- Co powstrzymuje cię przed rozpoczęciem lub ukończeniem zadania?
- Które zadanie jest największym pożeraczem czasu?
- Co powinniśmy zachować, wstrzymać lub zaprzestać do zrobienia w projekcie?
Innowacja i kreatywność
Zmęczony mówieniem: "Czy ktoś ma jakieś pomysły?"
Wywołaj kreatywną burzę mózgów podczas spotkań, zadając te nowe pytania.
- Jaką kampanię byś przeprowadził lub jaką funkcję byś stworzył, gdybyś miał nieograniczone zasoby?
- Jaki jest jeden ze sposobów zachęcania do kultury innowacji?
- Jakiego eksperymentu chciałbyś spróbować, nawet jeśli szanse na niepowodzenie są większe?
- Jaką technikę burzy mózgów uważasz za pomocną?
- Jakie jest twoje ulubione źródło kreatywności?
- Jaka technologia przyszłości cię ekscytuje?
- Co możemy zrobić, aby zakłócić rynek?
- Jakie ćwiczenie uważności poprawiło twoją kreatywność?
- Czy jest jakiś konkretny produkt lub usługa oferowana przez konkurencję, którą moglibyśmy wprowadzić jako pierwsi?
- W jaki sposób możemy odróżnić się od konkurencji?
Komunikacja i współpraca
👀Do zrobienia?
Pracownicy to 12 razy są bardziej zaangażowani, gdy ufają liderom swoich teamów?
Te pytania pozwalają komunikować się z zespołem z większą empatią i budować przejrzystość i zaufanie.
- Czy są jakieś błędy w komunikacji, którymi musimy się zająć?
- Jaki jest jeden ze sposobów na usprawnienie sesji burzy mózgów w naszym zespole?
- Wolisz rozmowy synchroniczne czy asynchroniczne?
- Czy otwarcie i szczerze rozwiązujemy konflikty?
- Jakich narzędzi możemy użyć, aby pozostać w połączeniu?
- Jak możemy ćwiczyć aktywne słuchanie?
- Jaki jest twój styl komunikacji - pisemny, werbalny czy wizualny?
- Czy są sytuacje, w których wahasz się zabrać głos?
- Co możemy zrobić, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi i zmaksymalizować wydajność podczas spotkań zespołu?
- Czy są jacyś konkretni członkowie Teams, z którymi chciałbyś nawiązać bliższe połączenie?
- Jak możemyzachęcić wszystkich do udziału w spotkaniach?
Nauka i rozwój
Wreszcie, pracownicy naprawdę pragną szansy na naukę i rozwój . Inwestowanie w ludzi - ich aspiracje i motywacje - przyczynia się do budowania więzi między członkami zespołu, menedżerami i organizacją.
Musisz więc zapytać swoich pracowników:
- Jakiej nowej umiejętności chciałbyś się nauczyć?
- Czy szukasz informacji zwrotnej i mentora?
- Co możesz zrobić do zrobienia, aby poprawić swoją wiedzę i doświadczenie?
- Czego zawsze chciałeś spróbować, ale tego nie zrobiłeś?
- Gdzie widzisz siebie za pięć lat?
- Co obecnie czytasz lub o czym się uczysz?
- Czego się ostatnio nauczyłeś?
- Jak jesteś na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami?
- Czy rozważałeś zbudowanie profesjonalnej marki?
- Jakich narzędzi używasz do zrobienia postępów i utrzymania odpowiedzialności?
- Która platforma internetowa lub społeczność była najbardziej pomocna w rozwoju zawodowym?
- Czy kiedykolwiek ustawiłeś system nagród lub wyzwania, aby zmotywować się do nauki?
- Jaka jest Twoja opinia na temat uczenia się przez doświadczenie? Czy jest ono przereklamowane czy przydatne?
Porada dla profesjonalistów: Pamiętaj o tym, kiedy i gdzie zadawać pytania kontrolne. Pytania sprawdzające, pytania dotyczące aktualizacji pracy i komunikacji itp. mogą być zadawane w ustawieniu grupowym. Natomiast pytania związane z informacją zwrotną i zdrowiem muszą być zadawane w prywatnym ustawieniu, jeden na jednego.
Ulepszanie odpraw i spotkań za pomocą narzędzi
Ponieważ praca zdalna (i spotkania online) staje się coraz bardziej powszechna, technologia może pomóc w walce z wirtualnym zmęczeniem, poprawić współpracę w zespole i zoptymalizować procesy spotkań za pomocą narzędzi, takich jak robienie notatek lub tworzenie agendy z wykorzystaniem AI.
Przyjrzyjmy się, jak można wykorzystać oprogramowanie do zarządzania pracą, takie jak ClickUp aby uprościć spotkania i odprawy oraz sprawić, by rozmowy były zarówno zorganizowane, jak i organiczne.
Zwiększ współpracę dzięki narzędziom do tworzenia cyfrowych tablic
Jeśli organizujesz sesje burzy mózgów online, narzędzia do tworzenia tablic mogą pomóc w wizualnym mapowaniu pomysłów, współpracy w czasie rzeczywistym i pobudzaniu kreatywnego myślenia - niezależnie od tego, czy jest to rysowanie odręczne w celu wyjaśnienia kreatywnej koncepcji, czy schematy blokowe do projektowania usystematyzowanych cykli pracy. Tablice ClickUp pozwala na przykład rysować figury, dodawać kształty, tworzyć notatki i łączyć obiekty w celu wizualizacji swoich myśli. Możesz także dodawać obrazy, obszary robocze ClickUp i dokumenty do Tablic, aby mieć wszystkie zasoby informacyjne w jednym miejscu podczas burzy mózgów.
Organizuj interaktywne wirtualne spotkania za pomocą ClickUp Whiteboards
Najlepsza część? Teamsy zdalne mogą wspólnie pracować na tablicy, dzięki czemu każde spotkanie jest interaktywne i oparte na współpracy.
Organizuj szczegóły spotkania
Według większości ankiet, pracownicy uczestniczą średnio w od 10 do 15 spotkań tygodniowo. W przypadku menedżerów liczba ta może się podwoić, osiągając nawet 30 spotkań tygodniowo.
A więc, do zrobienia, jak śledzić swoje spotkania? Obejmuje to udział w rzeczywistym spotkaniu i zarządzanie wszystkimi pracami administracyjnymi, takimi jak agendy spotkań , protokoły i notatki.
Rozwiązanie - narzędzie, które pomaga stworzyć system śledzenia i zarządzania spotkaniami. Na przykład ClickUp Spotkania w ClickUp Meetings można ustawić agendy spotkań, dokumentować ich podsumowania i śledzić elementy działań - wszystko z jednego miejsca.
Dokumentuj agendę spotkań, elementy działań i nie tylko za pomocą ClickUp Meetings
Niektóre rzeczy do zrobienia to:
- Efektywnie organizować spotkania zespołu, tworząc oddzielne listy w folderze "Spotkania"
- Utworzyć zadanie dla każdej listy spotkań, aby móc bezpośrednio śledzić aktualizacje i działanianotatki ze spotkań w ramach tego zadania
- Używaj powtarzających się zadań do spotkań, które odbywają się w danym okresie, takich jak codzienne standupy i kwartalne przeglądy
- UżyjWidok kalendarza ClickUp aby wizualizować spotkania w tradycyjnym formacie kalendarza
- Dodawanie notatek do kalendarzaNotatnik ClickUp dzięki czemu można je łatwo przekształcić w zadania lub elementy działań po spotkaniu
Ale to nie wszystko! Możesz użyć funkcji Szablon agendy ClickUp do ustawienia celów spotkania, nakreślenia agendy, śledzenia obecności i dokumentowania kluczowych decyzji w jednym miejscu.
Szablon agendy ClickUp
Szablon ClickUp Agenda składa się z trzech części:
- Informacje o spotkaniu: W tym miejscu przedstawiasz cel spotkania, logistykę i kto będzie na nim obecnyuczestniczy w spotkaniu *Agenda: W tym miejscu znajduje się lista punktów do omówienia wraz z imieniem i nazwiskiem uczestnika, który poruszy ten punkt podczas spotkania
- Szczegóły po spotkaniu: Tutaj dodajesz nagranie ze spotkania i notatki ze spotkania, wraz ze szczegółami dotyczącymi terminu następnego spotkania
Powielając ten dokument i tworząc agendę dla każdego spotkania - 1:1 i grupowego - możesz zaoszczędzić czas i skupić się na spotkaniach.
Dokumentowanie protokołów ze spotkań
Przy liczbie spotkań, w których uczestniczysz każdego tygodnia, nieuniknione jest, że o czymś zapomnisz. Dlatego protokoły ze spotkań -pisemny zapis tego, co wydarzyło się na spotkaniu - stały się standardowym protokołem spotkania.
Zacznij od szablonu takiego jak Szablon protokołu ze spotkania ClickUp dzięki czemu masz ustandaryzowany format dla wszystkich spotkań swojego zespołu. Szablon ten umożliwia tworzenie podstron dla każdego spotkania lub przechowywanie wszystkich protokołów w jednym dokumencie - niezależnie od preferowanej metody.
Szablon protokołu spotkania ClickUp
Ten szablon zawiera następujące sekcje:
- Uczestnicy: Uczestnicy, którzy byli obecni na spotkaniu
- Action items: Zadania, które zostały potwierdzone wraz z DRI i terminami ich wykonania
- Zapisz na później: Tematy lub pomysły, które wymagają dalszej dyskusji
- Ogólne aktualizacje: Ogłoszenia wygłoszone podczas spotkania
- Blokery: Wszelkie przeszkody lub wyzwania, które mogą utrudnić postęp projektu
Korzystając ze standardowego formatu protokołów ze spotkań, można zapewnić, że wszystkie istotne informacje, od elementów działań po decyzje, są łatwo dostępne.
Przyspiesz obsługę spotkań dzięki AI
Jak już zauważyliśmy, Narzędzia AI do tworzenia notatek ze spotkań mogą zapisywać elementy działań i automatycznie tworzyć podsumowania spotkań. Wszystko, co musisz zrobić, to wyciągnąć ważne informacje i dodać je do dokumentu protokołu ze spotkania.
Na tym jednak nie koniec. Możesz użyć silnika GenAI, takiego jak ClickUp Brain, aby podsumować protokoły ze spotkań lub wyciągnąć konkretne elementy działań. Na przykład, jeśli prowadzisz wiele spotkań kontrolnych, możesz poprosić ClickUp Brain o jednolinijkowe podsumowanie ostatnich pięciu spotkań kontrolnych, aby mieć ogólny obraz nastrojów w Teams.
Podsumuj aktualizacje spotkania i elementy akcji za pomocą ClickUp Brain
Możesz także użyć ClickUp Brain do burzy mózgów kreatywnych pytań odprawy na spotkania lub wykorzystać podpowiedzi AI do tworzenia automatyzacji cyklu pracy dla rutynowych zadań, takich jak planowanie powtarzających się zadań lub zapraszanie uczestników spotkań.
Pobierz ClickUp Brain, aby przygotować pytania odprawy na spotkanie
Kontynuuj rozmowy poza narzędziem do spotkań
Jeśli ważne punkty nie mogły zostać w pełni omówione podczas spotkania, możesz utworzyć konwersację grupową lub dodać komentarze do dokumentu notatki ze spotkania, aby kontynuować dialog. Pomaga to również w udostępnianiu szczegółowych informacji i prowadzeniu dogłębnych rozmów asynchronicznie, w dogodnym dla siebie czasie, zamiast prowadzenia wielogodzinnych spotkań.
Można na przykład utworzyć kanał dla każdego spotkania w narzędziu do komunikacji w zespole, takim jak ClickUp Chat w celu udostępniania zasobów, śledzenia elementów działań i prowadzenia rozmów ad-hoc na temat kolejnych kroków.
Uruchamiaj asynchroniczne spotkania i aktualizacje statusu za pomocą ClickUp Chat
ClickUp Chat jest naprawdę skuteczny w natychmiastowym rozwiązywaniu problemów. Powiedzmy, że po prostu pytasz kogoś ze swojego zespołu, jak mija mu dzień, a on mówi Ci, że jest trochę spóźniony, ponieważ pojawiły się pewne sprawy osobiste.
Ponieważ ClickUp Chat jest połączony z całym cyklem pracy w ClickUp, możesz użyć podsumowań AI, aby przejrzeć obciążenie pracą, skonsultować się z innymi członkami zespołu i / lub interesariuszami, zmienić priorytety, zmienić harmonogram i / lub ponownie przydzielić zadania - wszystko to z poziomu czatu. Nic nie może zostać pominięte - ponieważ wszystko jest ze sobą połączone. A wszystko zaczęło się od prostej odprawy.
Werdykt? Pozwól, by inteligentne narzędzia do spotkań przejęły całą pracę związaną ze spotkaniami typu check-in, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na samej rozmowie i wykorzystać ją do osiągnięcia znaczących rezultatów.
Zalecenia i zalecenia dotyczące skutecznych odpraw
Nadszedł czas, aby zapoznać się z etykietą check-in, dzięki czemu Twoje pytania będą miały większy wpływ podczas spotkań Teams i nie zostaną odebrane jako niedelikatne lub natrętne.
Zacznijmy od "dos":
- Pozytywnie formułuj pytania, aby zachęcić do otwartej i szczerej komunikacji
- Stwórz bezpieczne i wspierające środowisko, w którym członkowie zespołu czują się komfortowo udostępniając swoje myśli i uczucia
- Dostosuj styl odprawy do indywidualnych potrzeb i preferencji
- Zadbaj o zwięzłość i skupienie, aby uniknąć marnowania czasu
- W razie potrzeby kontynuuj działania w związku z wszelkimi obawami lub problemami poruszonymi podczas odprawy
A teraz kilka zakazów:
- Unikaj zadawania zbyt szczegółowych lub natrętnych pytań
- Nie skupiaj się wyłącznie na pracy. Uwzględnij osobiste wizyty kontrolne, aby wspierać silniejsze relacje i dobre samopoczucie
- Upewnij się, że nikt nie dominuje w rozmowie i każdy może udostępniać swoje przemyślenia
- Nie unikaj trudnych rozmów. Bezpośrednio rozwiązuj konflikty i dostarczaj konstruktywnych informacji zwrotnych
- Nie bądź lekceważący i traktuj poważnie obawy i pomysły członków zespołu
Pro tip:
Formułuj pytania, które pomogą ci sprawdzić członków zespołu, a nie sprawdzić ich.
Oto czym się różnią:
- Check-iny są empatyczne, nieoceniające i skoncentrowane na zespole: "Jak się czujesz w związku z projektem? Czy jest coś konkretnego, co chciałbyś omówić lub jakieś wyzwania, przed którymi stoisz?"
- Sprawdziany są bezpośrednie i skoncentrowane na wynikach: "Jaki jest aktualny status projektu? Czy go ukończyłeś?"
Humanizuj spotkania Teams za pomocą ClickUp
Dobrze sformułowane pytanie kontrolne może ożywić spotkania zespołu, wspierając pozytywne środowisko pracy i silną dynamikę zespołu. Zadając przemyślane, nieoceniające pytania, możesz stworzyć przestrzeń do otwartej komunikacji, empatii i prawdziwego połączenia z każdym członkiem zespołu.
Łącząc pytania sprawdzające zespół z narzędziami takimi jak tablice i aplikacje do robienia notatek, można zoptymalizować czas spotkania, usprawnić współpracę i osiągnąć lepsze wyniki. Dlatego też zalecamy wypróbowanie kompleksowego narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak ClickUp.
Pomaga ono organizować spotkania, ułatwia współpracę i automatyzuje operacje związane ze spotkaniami, dzięki czemu można skupić się na ułatwianiu istotnych dyskusji i podejmowaniu decyzji.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zobacz, jak upraszcza zarządzanie spotkaniami.