성공적인 프로젝트 시작을 위한 단계별 가이드

"시작이 반이면 완료됨."

위대한 철학자 아리스토텔레스는 강력한 시작의 중요성을 잘 알고 있었습니다. 이 시대를 초월한 명언은 철학과 모든 작업, 특히 프로젝트에 적용됩니다.

프로젝트에 필요한 리소스를 적절하게 할당했나요? 예산 제약을 어떻게 관리할 수 있을까요? 품질 표준은 어떻게 수립하고 있나요?

프로젝트를 제대로 시작하지 못하면 이와 같은 질문이 자주 발생합니다. 프로젝트 시작은 모든 프로젝트에서 가장 중요한 단계입니다.

하지만 노련한 프로젝트 관리자이든 초보자이든 프로젝트를 시작하는 방법에 대한 질문은 버그를 일으킬 수 있습니다. 이 글에서는 프로젝트 시작 단계의 ABC와 함께 효과적인 시작을 위한 단계를 안내해 드립니다.

프로젝트 시작이란 무엇인가요?

프로젝트 관리 연구소는 프로젝트 시작을 프로젝트의 수명주기 를 5단계로 구분합니다:

• 시작: 프로젝트 정의 및 이해관계자 확보하기
• 플랜: 목표와 로드맵 만들기
• 실행: 프로젝트 시작하기
• 성과: KPI를 사용하여 성과 측정하기
• 종결: 이해관계자와 세부 사항 공유

이 문서는 프로젝트 시작에 초점을 맞추고 있습니다. 이름에서 알 수 있듯이 프로젝트 시작은 프로젝트의 첫 단계입니다. 여기에는 광범위한 수준에서 프로젝트를 정의하고, 주요 이해관계자로부터 승인을 얻고, 프로젝트의 견고한 기반을 구축하는 것이 포함됩니다.

이 단계에서는 프로젝트의 미래, 즉 프로젝트의 진행 여부가 결정됩니다 이해관계자의 승인이 있어야만 프로젝트를 시작할 수 있습니다. 승인을 받으려면 아이디어와 그 실현 가능성, 비즈니스 가치를 보여 주어야 합니다.

따라서 이 단계와 관련된 활동에는 다음이 포함됩니다:

• 프로젝트 정의: 목적, 목표, 결과물 정의하기
• 프로젝트 헌장: 프로젝트 헌장 개발(나중에 자세히 설명)
• 범위 정의 : 프로젝트의 범위, 제약 조건 및 가정 정의
• 위험 평가: 잠재적 위험과 불확실성 파악하기
• 타당성 조사 : 프로젝트의 타당성 이해
• 비용-편익 분석 : 프로젝트에 비즈니스 가치가 있는지 확인
• 리소스 플랜: 필요한 리소스 추정 및 예비 프로젝트 일정 개발
• 이해관계자 참여 : 이해관계자 파악 및 참여 유도
• 프로젝트 승인 : 이해관계자 승인 받기
• 팀 구성 : 프로젝트를 진행할 드림팀 구성하기

한정된 시간 내에 모든 측면을 관리해야 하는 프로젝트 관리는 쉽지 않습니다. 따라서 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 위험, 작업, 리소스, 성과를 관리하는 데 도움이 되는 도구가 필요합니다.

ClickUp 3.0의 대시보드를 통해 팀 또는 부서 전체의 프로젝트 상태와 남은 작업을 전체적으로 볼 수 있습니다 ClickUp의 프로젝트 관리 도구 는 프로젝트 플랜과 실행을 가속화하고, 투명성을 보장하며, 우선순위를 추적하고, 프로젝트를 더 빠르고 더 잘 제공할 수 있게 해줍니다.

프로젝트 시작과 프로젝트 플랜 비교하기

프로젝트 시작 단계와 프로젝트 계획을 혼동하기 쉽습니다. 많은 사람들이 프로젝트 관리에 대해 이야기할 때 시작과 플랜을 같은 의미로 사용합니다. 하지만 이 둘은 서로 다른 용어입니다.

프로젝트 시작에는 어떤 것이 포함되는지 이미 알고 계시니 프로젝트 계획에 대해 논의해 보겠습니다. 프로젝트 계획은 프로젝트 관리의 두 번째 단계입니다. 여기에는 구체적인 목표를 정의하고 결과물 를 클릭하고 플랜의 세부적인 작업을 진행합니다. The 프로젝트 계획 도구 이 단계에서 사용되는 도구도 다릅니다.

이해를 돕기 위해 두 도구의 일반적인 차이점은 다음과 같습니다:

프로젝트 시작과 프로젝트 계획의 차이점

강력한 프로젝트 시작 단계가 중요한 이유는?

프로젝트 시작 단계는 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있습니다. 이 단계는 프로젝트 승인을 받는 것부터 비전을 실현할 팀을 구성하는 것까지 매우 중요합니다. 이 단계의 중요성을 살펴보겠습니다.

목적의 명확성

프로젝트의 목적에 대한 명확한 이해를 확립합니다 프로젝트의 오브젝트 , 목표 및 목적. 이렇게 하면 모든 것이 프로젝트 범위에 맞게 조정되어 범위가 커질 가능성이 거의 없습니다.

이해관계자 참여

여기에는 이해관계자의 참여와 승인을 얻는 것이 포함됩니다. 참여가 빠를수록 지원을 모으고 잠재적인 문제를 완화할 가능성이 높아집니다. 경영진 스폰서를 일찍 보드에 참여시킬수록 프로젝트의 성공 가능성이 높아집니다.

리스크 파악하기

이 단계에서는 리스크를 파악하고 이해하는 과정을 거칩니다. 프로젝트 플랜을 세우고 불확실성이 프로젝트에 미치는 영향을 최소화하는 데 매우 중요합니다.

리소스 조정

인적, 재정적, 기술적 자산을 포함한 자원을 조정하는 데 도움이 됩니다. 적절한 리소스 할당 를 사용하면 향후 단계에서 병목 현상이 발생할 가능성이 줄어듭니다. 최적 리소스 할당 를 사용하면 프로젝트가 최소한의 딸꾹질로 원활하게 흘러갈 수 있습니다.

프로젝트 범위 및 제약 조건 정의하기

이 단계에는 프로젝트 범위를 명확하게 정의하는 것도 포함됩니다. 이는 제약 조건 및 가정을 파악하는 것과 함께 현실적인 플랜과 기대치를 위한 토대를 마련합니다.

프로젝트 헌장 승인하기

프로젝트 헌장은 프로젝트의 존재와 같습니다. 프로젝트의 존재를 공식적으로 승인하는 문서입니다. 이 문서를 통해 프로젝트 활동을 시작할 수 있는 권한을 얻게 됩니다.

커뮤니케이션 구축

효과적인 커뮤니케이션은 모든 프로젝트의 성공의 열쇠입니다. 이 단계에서는 프로젝트 팀과 외부 이해관계자 사이에 가장 효과적인 커뮤니케이션 채널을 구축합니다.

이는 프로젝트 기간 내내(그리고 프로젝트 종료 후에도) 점검됩니다 프로젝트 실행 )를 통해 잘못된 커뮤니케이션을 방지하여 시간과 리소스 낭비를 방지할 수 있습니다.

기획의 기초

탄탄한 시작은 프로젝트 기획 단계의 탄탄한 토대가 됩니다. 시작 단계를 잘 수행하면 정확한 정보와 프로젝트 요구사항에 대한 철저한 이해를 바탕으로 나머지 플랜을 수립할 수 있습니다.

따라서 시작 단계에서는 프로젝트의 방향과 리소스 요구 사항을 설정합니다. 또한 모든 이해관계자와 팀원이 목표, 범위, 오브젝트 및 진행 방법에 대해 같은 페이지에 있도록 합니다.

효과적인 프로젝트 시작 단계를 위한 5단계

이제 프로젝트를 시작해야 하는 이유와 시기를 알았으니 이제 어떻게 시작해야 하는지 알아보겠습니다. 어떻게 하면 효과적인 프로젝트 시작 단계를 보장할 수 있을까요? 답은 간단합니다. 약간의 기교와 완벽한 프로젝트 관리 도구, 그리고 다음 단계를 따르면 됩니다! 그리고 다음 단계를 팔로우하는 것을 잊지 마세요 프로젝트 관리 원칙 .

1. 프로젝트 헌장 만들기

ClickUp의 체계적으로 정리된 프로젝트 헌장 템플릿으로 프로젝트를 구성하고, 성공 메트릭을 정의하고, 잠재적인 문제를 식별하세요

프로젝트 헌장은 프로젝트 관리 수명 주기에서 중요한 문서입니다. 프로젝트를 공식화하고 모든 사람에게 방향을 제시합니다. 기본 용도는 다음과 같습니다:

• 프로젝트의 저자 승인
• 프로젝트가 필요한 이유 설명하기
• 모든 사람이 자신의 역할과 책임에 대해 책임을 지도록 합니다
• 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 기준선 역할을 함

프로젝트 헌장은 비즈니스 사례와는 크게 다릅니다. 비즈니스 사례는 항목 수가 많은 대규모 프로젝트에 사용되는 반면, 프로젝트 헌장은 항목 수가 적은 소규모 프로젝트에 사용됩니다.

프로젝트 헌장의 콘텐츠

프로젝트 헌장을 만들 때 포함해야 할 내용은 다음과 같습니다:

• 프로젝트 이름 프로젝트 이름을 추가하고 가능한 한 구체적으로 작성하세요. 눈길을 사로잡고 프로젝트 목표를 효과적으로 전달할 수 있어야 합니다
• 목적 및 목표: 프로젝트가 달성하고자 하는 목표와 제안 이유를 포함하세요
• 예산: 예상 비용과 필요한 리소스를 추가하세요
• 결과물: 결과물, KPI 및 메트릭을 추가합니다
• 위험: 식별된 목표 및 완화 전략 포함
• 범위: 프로젝트의 범위를 명시하세요
• 기간: 프로젝트의 시작 및 종료 기간 명시
• 이해관계자: 누구에게 보고할 것인가요? 주요 이해 관계자의 세부 정보를 추가하세요
• 역할 및 책임: 프로젝트에서 각 팀원의 역할과 책임을 정의하세요

요컨대, 왜, 무엇을, 누구를 포함하세요: 이 프로젝트가 존재하는 이유는 무엇인가요? 프로젝트의 범위는 무엇인가요? 그리고 누가 프로젝트에서 일할 것인가? 포괄적인 프로젝트 헌장을 작성하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 헌장 템플릿을 사용하는 것입니다 .

프로젝트 헌장 작성 방법

ClickUp 3.0 간트 차트에서 작업을 그룹화, 필터링 또는 숨겨서 모든 일의 워크플로우를 추적하고 연결하세요

프로젝트 헌장은 이해관계자에게 정보를 제공하고 설득하는 데 중요한 역할을 합니다. 따라서 매력적이어야 합니다. 간트 차트나 타임라인 보기와 같은 시각적 자료를 사용해 시각적으로 매력적으로 만드세요. 이렇게 하면 이해관계자가 정보를 쉽게 이해할 수 있습니다.

또 한 가지 기억해야 할 것은 팀의 핵심 멤버를 프로세스에 참여시키는 것입니다. 프로젝트 관리 사무소 또는 PMO는 팀과 그룹으로 기능합니다. 프로젝트 시작 프로세스는 여러 핵심 이해관계자를 초기에 참여시키는 중요한 프로젝트 수명 주기 단계입니다.

좋은 점은 대부분의 프로젝트 관리 소프트웨어에 협업과 시각적 기능을 제공하는 기능이 있다는 것입니다. 따라서 모든 것을 수동으로 할 필요가 없습니다.

프로젝트 관리자는 다음을 사용합니다 ClickUp의 프로젝트 헌장 템플릿 를 통해 개요를 확인할 수 있습니다 목표 및 오브젝트 포괄적으로 관리하세요. 진행 상황을 추적할 수 있는 사용하기 쉬운 체크리스트와 이해관계자와의 유연한 문서 공유 옵션을 제공합니다. ClickUp에 가입하고 템플릿을 추가한 다음 회원을 작업 공간에 초대하기만 하면 협업을 시작할 수 있습니다.

2. 주요 이해관계자 파악

프로젝트 시작의 다음 단계는 프로젝트 헌장에 서명할 주요 이해관계자를 찾는 것입니다. 프로젝트 관리 연구소에서는 이해관계자를 경영진, 스폰서 등 프로젝트에 영향을 미치거나 프로젝트의 영향을 받는 사람으로 정의합니다.

이들은 프로젝트에 대한 자원과 승인을 제공합니다. 그리고 이들의 만족도는 프로젝트 성공의 주요 요소입니다.

이해관계자에는 두 가지 유형이 있습니다:

• 내부 이해관계자: 일반적으로 프로젝트에 관련된 조직 내 사람들입니다. 여기에는 프로젝트 팀, 매니저, 스폰서, 내부 팀 등이 포함됩니다
• 외부 이해관계자: 프로젝트에 직접 관여하지는 않지만 프로젝트의 결과에 영향을 받는 사람들입니다. 예를 들어 외부 클라이언트, 하청업체, 공급업체, 최종 사용자 등이 있습니다

이해관계자를 식별하는 또 다른 방법은 프로젝트 이해관계자 분석. 이에 따라 이해관계자를 네 그룹으로 나눕니다:

• 영향력이 높고 관심이 높은 사람들
• 영향력이 높고 이자가 낮은 사람들
• 영향력이 낮고 관심이 높은 사람들
• 영향력이 낮고 관심이 낮은 사람들

첫 번째 그룹에 속하는 사람들이 핵심 이해관계자입니다. 이 사람들이 곁에 있으면 위험을 파악하고 경험을 테이블에 가져다주므로 프로젝트의 성공 가능성이 높아집니다. 그리고 이해관계자 등록부를 작성하는 것을 잊지 마세요. 이렇게 하면 이들과 소통하는 빈도와 수단을 조정하는 데 도움이 됩니다.

ClickUp 채팅으로 팀 커뮤니케이션을 하나의 스페이스로 통합하여 업데이트를 공유하고, 리소스를 연결하고, 손쉽게 협업하세요

이 단계의 또 다른 중요한 부분은 이해관계자와의 커뮤니케이션 방법을 결정하는 것입니다. 이는 팀 커뮤니케이션 시에도 유용합니다. 적합한 커뮤니케이션 및 협업 도구를 선택하세요. 여기에는 이메일, Skype와 같은 간단한 도구나 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 보다 직관적인 도구가 포함됩니다.

3. 프로젝트 피칭하기

핵심 이해관계자를 찾았으니 이제 프로젝트 시작의 다음 단계는 이들에게 프로젝트를 소개하는 것입니다. 피칭에는 프로젝트를 발표하고 지지하는 과정이 포함됩니다. 성공적으로 완료되면 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 사람들로부터 지원, 리소스, 조율을 받을 수 있습니다.

다음은 프로젝트를 피칭할 때 고려해야 할 몇 가지 요소입니다:

• 프로젝트에 대한 설득력 있는 내러티브를 만드세요. 이해관계자의 우선순위와 관심사에 공감할 수 있는 방식으로 프로젝트의 목적, 목표, 결과를 전달하세요
• 이해관계자의 우려 사항, 기대치, 우선순위를 파악하고 이를 해결하도록 프레젠테이션을 맞춤화하세요
• 프로젝트의 가치 제안을 명확하게 설명하세요. 프로젝트의 혜택과 조직 및 커뮤니티에 미치는 긍정적인 영향을 강조하세요
• 위험과 과제를 반드시 해결하세요. 위험을 명확히 인지하고 완화 전략을 공유하세요
• 시각적으로 매력적인 프레젠테이션을 만드세요. 차트, 그래프, 슬라이드를 사용하여 프로젝트에 대한 간결한 개요를 제공하세요
• 인터랙티브하고 매력적인 프레젠테이션을 만드세요. 이해관계자가 우려 사항을 표현하고 피드백을 제공할 수 있도록 질문과 토론을 장려하세요
• 타이밍이 매우 중요합니다. 따라서 프로젝트를 소개할 적절한 시기를 선택하세요. 진행 중인 다른 이니셔티브와 우선순위를 고려한 후 진행하세요
• 항상 피드백을 요청하세요. 이해관계자의 우려를 해결하고 필요한 경우 추가 정보를 공유하세요
• 마지막으로 프로젝트 표준화. 표준화된 방법론을 사용하면 프레젠테이션이 더 명확하고 일관되며 조직의 목표에 더 잘 부합할 수 있습니다

4. 타당성 조사 실행

프로젝트 시작의 다음 단계는 타당성 조사를 실행하는 것입니다. 이 조사는 사용 가능한 리소스로 프로젝트의 타당성을 평가합니다. 최종 결정을 내리기 전에 시장 기회를 확인하고 더 많은 정보를 얻습니다.

기본적으로 다음과 같은 질문에 답합니다:

• 프로젝트 팀에 이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스가 있는가?
• 프로젝트가 추진 가치가 있을 만큼 충분한 ROI를 창출할 수 있는가?

타당성 조사는 프로젝트 피칭 후에 완료됨. SWOT 분석 및 프로젝트 위험 평가와 함께 수행할 수 있습니다. 다음은 조사를 수행하는 단계입니다:

• 예비 분석 수행
• 프로젝트의 재무적 타당성을 평가합니다
• 시장 평가 수행
• 모든 유형의 타당성 조사에서 수집한 데이터를 검토합니다
• 마지막으로 의사 결정

A 프로젝트 관리 도구 clickUp과 같은 도구는 타당성 조사와 관련된 모든 필요한 정보를 추적하는 데 도움이 됩니다. 실시간으로 진행 상황을 확인하고, 즉각적이고 간편하게 협업하고, 팀 보기를 활성화하고, 전체 프로세스를 간소화하세요.

타당성 조사를 수행하기 전에 프로젝트에 타당성 조사가 필요한지 고려하세요. 상당한 시간과 리소스가 소요되므로 이를 결정하는 것이 중요합니다. 일반적으로 조직에 장기적으로 큰 영향을 미치지 않는 소규모 프로젝트의 경우에는 타당성 조사를 수행할 필요가 없습니다. 지난 3년 이내에 유사한 프로젝트나 연구가 완료됨에 따라 다시 수행할 필요가 없습니다.

5. 사람 찾기

이해관계자의 동의와 프로젝트의 타당성을 확보했다면 프로젝트를 시작할 준비가 모두 끝났습니다. 이제 꿈의 팀을 찾는 일만 남았습니다. 프로젝트 팀에는 요구 사항에 따라 다양한 부서의 사람들이 참여하게 됩니다.

팀의 일반적인 구성원은 다음과 같습니다:

• 프로젝트 스폰서: 프로젝트 비전과 거버넌스를 책임지는 사람. 일반적으로 프로젝트 관리자의 상급자입니다
• 프로젝트 매니저 : 팀을 이끌고 안내하며, 의사 결정을 내리고, 프로젝트 플랜을 만들고, 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고, 이해관계자와 상호 작용하는 사람
• 팀 리더: 규모가 큰 팀에서 팀 리더는 프로젝트 매니저와 다릅니다. 팀 매니저는 팀 관리 책임을 담당합니다
• 팀원: 다양한 작업을 완료할 책임이 있는 필요한 기술을 갖춘 사람들

프로젝트 팀에는 필요에 따라 다른 회원도 포함될 수 있습니다. 궁극적으로는 적절한 경험과 기술을 갖춘 기능적인 팀을 구성하는 것이 목표가 되어야 합니다. 새로운 사람을 채용하거나 기존 직원을 재배치할 수 있습니다.

ClickUp 3.0은 전체 팀 또는 개인의 작업량을 볼 수 있는 간소화된 보기를 제공하여 업무를 계속 진행할 수 있도록 합니다

팀 규모가 크면 팀원들의 진행 상황을 모니터링하기가 어려울 수 있습니다. 하지만 프로젝트 관리 도구에서 제공되는 팀 보기 상태를 사용하여 각 직원의 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

결론

첫 번째 단계로 프로젝트 개발 의 시작 단계는 나머지 프로젝트에 큰 영향을 미칩니다.

이 단계의 결정은 전체 프로젝트 수명 주기에 영향을 미치며, 프로젝트의 궤적을 형성하고 궁극적인 성공을 결정합니다. 이 문서에서 다루는 각 단계를 통해 최고의 프로젝트 시작 단계에 가까워질 수 있습니다.

이 단계를 따르면 프로젝트를 더 스마트하고 강력하게 시작할 수 있습니다. 그리고 이 에너지가 프로젝트 내내 흐지부지되지 않도록 하세요. 프로젝트 일정을 포함한 각 측면을 확인하세요, 용량 구축 , 품질 관리 등 모든 업무의 시작과 끝은 같은 에너지로(또는 더 나은 에너지로!) 시작됩니다.