지식은 팀의 무형 자산일 수도 있지만, 회사에서 가장 중요한 자산 중 하나라고 할 수 있습니다. 결국, 지나가 복잡한 보고서를 작성할 수 있는 유일한 사람이라면 그녀가 갑자기 퇴사하면 팀은 어떻게 해야 할까요? 🤷🏽♀️
성공적인 지식 관리는 팀의 두뇌, 이메일, 채팅에서 이러한 정보를 꺼내 조직과 공유할 수 있는 견고한 프레임워크로 팀을 무장시킵니다. 하지만 이 지식을 어떻게 관리하느냐에 따라 성공과 실패가 갈립니다.
지식 관리자이든 지식 자산을 관리, 기록, 액세스하는 팀 매니저이든, 효과적인 지식 관리 전략이 필요합니다. 이 가이드에서는 이러한 전략이 중요한 이유를 설명하고 팀의 정보를 동원하기 위한 최고의 지식 관리 실행 방식 10가지를 공유합니다.
지식 관리란 무엇인가요?
지식 관리(KM)는 조직의 지식을 수집, 정리, 공유 및 사용하기 위한 구조화된 접근 방식입니다. 지식 관리를 내부
를 통해 적절한 정보를 적시에 적절한 사람에게 제공할 수 있습니다.
지식 관리는 아무도 다시 읽지 않을 표준 운용 절차(SOP)를 구축하는 것만이 아닙니다. 이 접근 방식은 단일 리포지토리에 지식을 체계화하고 공유하는 것입니다.
와 같은 지식을 쉽게 정리할 수 있습니다:
- 고객 지원 프로세스
- 직원 온보딩 단계
- 기술 iT용 문서 사용자 설명서 또는 문제 해결 가이드와 같은 문서
- 회의록 및 보고서
- 클라이언트 커뮤니케이션 기록
무엇보다도 지식 관리를 통해 필요한 모든 사람이 이러한 정보에 액세스할 수 있습니다. 특정 파일이나 절차를 요청하는 Slack 메시지를 주고받는 대신, 팀은 지식 관리 도구에서 간단한 검색만으로 필요한 모든 것을 찾을 수 있습니다. 민감한 정보를 저장하는 경우 계층화된 권한으로 잠글 수도 있습니다.
ClickUp의 문서를 사용하여 팀과 원활한 아이디어 실행을 위해 멋진 문서, 위키 등을 만들고 연결하세요
비즈니스에서 지식 유형
조직 지식의 유형이 다양하다는 사실을 알고 계셨나요? 잘 모르실 수도 있지만, 팀에는 많은 지식 리소스가 있습니다. 약간의 노력이 필요하지만 지식 관리 프로세스에서는 이 세 가지 유형의 정보를 수집해야 합니다:
- 명시적 지식 : 이 정보는 가장 쉽게 공식화하여 팀과 공유할 수 있는 정보입니다. 여기에는 데이터 시트, 매뉴얼, 표준 운용 절차(SOP), 수식 및 서면 문서가 포함됩니다. 이미 어딘가에 명시적 지식이 문서화되어 있을 수도 있습니다
- 암묵적 지식 : 이러한 유형의 정보는 누군가의 숙련된 기술과 노하우를 의미합니다. 명시적 지식과 달리 이 정보는 표준 운용 절차(SOP)에서 얻을 수 없습니다. 인터뷰, 섀도잉, 프로세스 지도를 통해 직원의 두뇌를 선택해야 합니다
- 암묵적 지식 : 이것은 개인적이고 상황에 맞는 정보입니다. 이는 직원이 다년간의 개인적인 경험을 바탕으로 한 '직감'에 가깝습니다. 직원들은 보통 자신이 암묵적 지식을 가지고 있다는 사실조차 깨닫지 못하기 때문에 기록하기 어렵습니다. 직원들에게 의사 결정 과정을 살펴보도록 요청하여 암묵적 지식을 기록할 수 있습니다
명시적 지식은 문서화하기 가장 쉽지만, 암묵적 지식과 암묵적 지식을 시스템에 기록하는 것에도 진정한 가치가 있습니다. 다행히도 견고한 지식 관리 플랫폼은 세 가지 유형의 지식을 모두 문서화하는 프로세스를 안내해 줍니다.
효과적인 지식 관리의 중요성 전략
ClickUp 문서를 사용하여 깔끔하게 요약된 표준 운용 절차(SOP), wiki, 지식 베이스 등을 만드세요
지식 관리는 같은 실수를 반복하는 대신 집단 지식을 활용하고 새로운 지식을 활용하여 다음을 수행할 수 있도록 도와줍니다
. 오해의 소지를 줄이는 것부터 직원 교육 속도를 높이는 것까지, 지식 관리에는 많은 장점이 있습니다.
조직 지식을 활용하세요
직원이 한 조직에 오래 근무할수록 그 직원의 가치는 더욱 높아집니다. 그들은 오랜 시간 동안 회사의 지식을 수집해 왔지만 어디에도 문서화되어 있지 않을 수 있으므로 이를 잃어버릴 위험이 있습니다.
지식 관리는 직원들이 자신의 경험을 문서화하고 팀과 신속하게 공유할 수 있는 체계적인 프로세스를 제공합니다. 지식 관리 솔루션은 이러한 정보를 공유 드라이브 어딘가에 있는 표준 운용 절차(SOP)에 보관하는 대신 이 데이터를 워크플로우에 연결합니다. 이는 부피가 큰 도구나 추가 프로세스 없이 일상적인 업무에 지식을 동원할 수 있는 가장 좋은 방법입니다.
브릿지 지식 격차
모든 것을 아는 사람은 없습니다. 6명의 직원에게 정보를 요청하는 대신 한 명의 직원이 지식창고에서 절차를 빠르게 찾아볼 수 있습니다. 이 접근 방식은 팀의 속도를 높이고 "이 파일을 보셨나요?"라는 이메일을 줄여주므로 진정한 윈윈입니다.
정보 사일로 극복
정보 사일로는 조직에 부서, 팀, 사람이 늘어날수록 더 많이 발생할 가능성이 높습니다. 어느새 비즈니스의 모든 사람이 서로 다른 언어를 사용하게 됩니다. 지식 관리 전략은 모든 사람이 동일한 정보에 액세스하고 모두가 같은 페이지에 있도록 합니다.
지식 문화 조성하기
지식이 풍부한 팀은 생산성이 높은 팀입니다. 검증된 지식 관리 전략을 따르면 팀원들이 기꺼이 정보를 공유하는 문화가 조성됩니다. 시간이 지남에 따라 협업과 신뢰가 증진되어 더 많은 혁신과 창의성을 이끌어냅니다. 🧠
10 팀을 위한 지식 관리 전략
지식은 큰 자산이지만 관리하기는 쉽지 않습니다. 다음 10가지 KM 전략을 따라 이해관계자의 소중한 지식을 한곳에서 소싱, 정리, 관리 및 동원하세요.
1. 지속적인 학습 문화 지원
팀이 더 많이 배울수록 더 많은 지식을 보유하게 됩니다. 안타깝게도, 특히 팀에 마감 기한이 촉박하다면 지속적인 학습에 투자하기는 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 학습 문화를 구축하는 것은 직원 경험을 개선하고 사기를 높이며 다음을 장려할 수 있는 좋은 방법입니다
.
시간이 많이 걸리거나 팀의 본연의 업무에 방해가 될 필요는 없습니다. 월별 교육 세션, 연례 컨퍼런스 또는 주간 런치 앤 러닝은 지식을 공유할 수 있는 효율적인 방법입니다.
2. 지식 관리 소프트웨어 사용
효과적인 지식 관리를 위해서는 중앙화된 지식 베이스가 필요합니다. 다행히도 처음부터 구축할 필요가 없습니다. 지식 관리 소프트웨어가 모든 작업을 대신해 줍니다.
실제로 대부분의 도구는 지식 캡처와 배포를 자동화합니다. 올바른 솔루션은 검색 기능, 협업 도구, 통합 기능과 같은 기능을 제공하므로 지식 공유를 쉽게 시작하고 실행할 수 있습니다.
3. 지식 감사 실시
모든 지식이 가치 있는 것은 아니므로 지식창고의 정보를 검토하는 것은 좋은 생각입니다. 지식 감사를 통해 팀이 어떤 지식을 보유하고 있는지, 어떤 지식이 누락되었는지, 어떤 지식이 더 이상 관련성이 없는지 파악할 수 있습니다. 연례 감사를 통해 지식 관리 전략을 지속적으로 업데이트 및 개선하고 KM 프로그램을 깔끔하고 실행 가능한 상태로 유지할 수 있습니다. 또한 다음과 같은 좋은 기회이기도 합니다
오래되었거나 유용하지 않은 프로세스를 개선하세요.
4. 협업 우선의 일을 장려하세요
ClickUp 화이트보드 내에서 팀원들과 시각적으로 협업하여 아이디어를 브레인스토밍하고 실행 가능한 항목으로 전환하세요
팀이 고독한 레인저로 활동할 수 있는 시간과 장소가 있지만, 지식은 공유될 때 더 실행력이 높아집니다. 인트라넷과 같은 tools,
와 사내 소셜 네트워크는 쉽게 질문하고 정보를 공유할 수 있어 협업을 촉진합니다. 그룹 브레인스토밍 세션은 다양한 관점을 종합하여 더 강력하고 나은 아이디어를 도출하는 데에도 유용합니다.
5. 명확한 문서 및 콘텐츠 관리 관행 만들기
지식 관리 소프트웨어는 필요하지만, 이 도구를 뒷받침하는 공식적인 정책이 필요합니다. 명확한 정책이 없으면 일관성 없이 지식을 관리하고 중요한 데이터가 누락될 수 있습니다.
팀과 협력하여 공유 문서 및 콘텐츠 관리 관행을 만들어 보세요. 다음 사항에 대한 정책이 필요할 수 있습니다:
- 문서 관리 및 생성
- 누가 무엇에 액세스할 수 있는지, 왜 액세스해야 하는지 등 권한 공유
- 파일 정리 및 태그 지정
- 지식 감사
- 지식 보관
항상 그렇듯이 이러한 정책을 지식 관리 플랫폼에 문서화하여 팀이 액세스할 수 있도록 하세요.
6. 효과적인 온보딩 프로세스 개발하기
효과적인 온보딩은 관리 최고의 실행 방식일 뿐만 아니라 스마트한 지식 관리 전략이기도 합니다. 좋은 온보딩 프로세스는 신입 직원이 조직의 지식을 빠르게 흡수하고 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 됩니다. 신입사원에게 "그냥 알아서 하라"고 말하는 대신 온보딩 프로세스를 템플릿화하여 모든 신입사원이 동일한 형식의 동일한 정보를 얻을 수 있도록 하세요.
7. 주제별 전문가 (중소기업)에게 기대세요
약간의 일반적인 지식도 좋지만 전문 지식은 금과 같은 가치가 있습니다. 팀의 모든 사람이 무언가에 대해 전문가이므로 그 전문 지식을 회사 전체와 공유하도록 요청하세요!
IT 부서에 사이버 보안을 위한 최고의 실행 방식을 만들도록 요청하거나 고객 서비스 담당자에게 고객과의 상호 작용 시 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 제공하도록 요청하세요.
중소기업은 이러한 분야에 특화되어 있으며 회사의 다른 부서에서는 알지 못하는 귀중한 직접 지식을 가지고 있습니다. 예를 들어, 고객이 특정 문구를 선호할 수 있는데, 중소기업이 지식 관리 플랫폼에 이를 기록하여 모든 사람이 같은 페이지에 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 🤝
8. 지식 관리를 비즈니스 프로세스에 통합하세요
애플리케이션이 없는 지식은 그다지 가치가 없으므로 지식창고를 비즈니스 프로세스에 통합하세요
. 예를 들어, 영업 팀이 회사와 클라이언트의 관계에 대한 철저한 기록을 작성했다면 다음 클라이언트와의 통화 전에 읽어보세요. 더 좋은 방법은
를 통해 팀에서 매번 이 정보를 검토합니다.
9. 명확한 조직 목표 및 메트릭 설정
자동 진행을 통해 작업 및 프로젝트에 대한 측정 가능한 목표를 설정하여 정의 된 타임 라인과 정량화 가능한 목표로 목표를보다 효과적으로 달성하십시오
이 지식 관리 전략은 모든
. KM 전략에 대한 명확한 목표를 설정하고 그 목표를 지원하는 메트릭을 설정하세요. 생산성을 위해 지식 관리 소프트웨어를 사용하든, 정신 건강을 위해 지식 관리 소프트웨어를 사용하든, 메트릭을 확인하고 지식 관리가 팀에 도움이 되는지, 아니면 해가 되는지 확인하는 것이 중요합니다.
대부분의 지식 관리 소프트웨어는 플랫폼에 내장된 메트릭과 함께 제공됩니다. 이러한 핵심 성과 지표(KPI)를 시간 경과에 따라 추적하여 모든 것이 얼마나 잘 진행되고 있는지 확인하세요:
- 사용 통계
- 콘텐츠 생성률
- 검색 효율성
- 직원 유지율 및 만족도
- 응답 시간
10. AI 및 머신 러닝 사용
ClickUp AI와 같은 도구를 사용하면 콘텐츠 생성과 지식 공유를 더 쉽게 할 수 있습니다
한 가지 비밀을 알려드리자면, 이 모든 지식을 직접 작성하거나 정리할 필요가 없습니다. 인공 지능
전략을 보완하여 다음과 같은 작업을 지원합니다:
- 콘텐츠 생성
- 편집
- 조직
- 사용 메트릭 분석
지식 플랫폼에 AI가 포함되어 있지 않더라도 트리거 기반 자동화를 찾아보세요. 이러한 드래그 앤 드롭 자동화를 사용하면 공을 들이지 않고도 지식에 대한 조치를 쉽게 취할 수 있습니다.
지식 관리 소프트웨어 사용
지식 관리 전략은 지식 관리 프로세스의 모든 측면을 뒷받침합니다. 하지만 이러한 지식을 워크플로우에 통합할 수 있는 방법이 필요하며, 바로 이 부분에서 ClickUp과 같은 KM 도구가 유용합니다.
물론, 전 세계에서 가장 즐겨찾는 프로젝트 관리 소프트웨어이기도 하지만, 모든 유형의 문서, 데이터베이스, 맞춤형 위키를 만들고 관리할 수 있는 지식 관리 시스템이기도 합니다. 🙌
프로젝트와 조직 지식을 결합하세요
ClickUp 화이트보드를 사용하여 작업을 할당하고, 담당자를 태그하고, 다음 협업을 시작하는 데 필요한 모든 것을 하세요
프로젝트 관리는 저희의 핵심 기능이지만, 이는 빙산의 일각에 불과합니다. 프로젝트 관리자는 ClickUp에 의존합니다 을 사용하여 작업이나 문서에 댓글을 추가하고, 실시간 작업 항목을 할당하고, 지식창고에서 첨부 파일을 공유할 수 있습니다. 마인드 맵, 화이트보드, 문서 또는 wiki에서 브레인스토밍하고
및 프로젝트에 클릭 한 번으로 연결하세요.
실시간 협업
ClickUp에서 중복 없이 팀원들과 함께 문서를 쉽게 형식화하고 공동 작업
팀 전체가 참여할 수 있는데 왜 한 팀원에게 내부 wiki 페이지를 만들도록 요청하나요? ClickUp 문서 는 실시간 협업, 태그, 댓글, 작업 항목을 지원합니다. 클릭 한 번으로 텍스트를 작업으로 변환하여 번거로움 없이 지식을 동원할 수도 있습니다.
참고로 이러한 문서를 처음부터 만들 필요도 없습니다. 원하는 ClickUp 템플릿 를 클릭하고 데이터를 추가하면 바로 시작할 수 있습니다. 예를 들어, 다음과 같은 ClickUp 위키 템플릿 에는 눈길을 사로잡는 형식으로 완성된 철저한 위키 페이지를 구축하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있습니다.
더 많은 실무 지원이 필요하면 ClickUp AI 한 번 돌려보세요. AI 챗봇에게 요약해 달라고 요청하여 지식 관리 전략의 속도를 높이세요
또는 테이블 형식을 지정합니다.
맞춤형 대시보드에서 사용량 메트릭 추적
고도로 사용자 정의 가능한 ClickUp 3.0 대시보드에서 사용 메트릭, 목표, 작업 및 프로젝트 상태를 세분화하세요
팀이 에셋과 문서에 얼마나 자주 액세스하는지 궁금하신가요? ClickUp 대시보드 를 사용하면 모든 KM 메트릭을 높은 수준에서 쉽게 확인할 수 있습니다. 가장 중요한 메트릭을 선택하기만 하면 데이터를 추적해 줍니다. 가장 많은 조회수를 기록한 위키, 지식창고에 가장 많이 기여하는 직원, 지식창고가 워크플로우를 얼마나 효과적으로 간소화하는지 확인하세요. 모든 것을 100% 사용자 지정할 수 있으므로 필요에 따라 대시보드를 무료로 조정할 수 있습니다.
ClickUp: 올인원 지식창고 소프트웨어
지식은 무형이지만 회사에 매우 소중한 자산입니다. 지식이 허공에 떠다니도록 내버려두는 대신, 다음과 같은 지식 관리 전략을 통해 내부 지식을 통제하세요.
지식 관리 전략은 필수이지만, 큰 플랜을 뒷받침할 수 있는 탄탄한 KM 소프트웨어가 필요합니다. ClickUp과 함께 프로젝트 관리와 지식 관리를 통합하세요. 당사의 올인원 업무 플랫폼은 지식을 포함한 모든 것을 한곳에 모아 팀이 여러 플랫폼을 전환하는 번거로움을 덜어줍니다. ✨
ClickUp을 사용해 팀의 지식을 저장하세요. 지금 무료 ClickUp 작업 공간을 만드세요 !