より効率的なチームになろうとしているわけだが、そのためにやることは？
プロセスマップは、あなたがまだ必要としているツールではないかもしれません。
プロセスマップは、ビジネスで起きていることを可視化するものである。 調達システム の設定、あるいはカスタマーサポートのチケットの処理方法まで。
非効率、思考プロセスのギャップ、修正可能なボトルネックを突き止める確実な方法だ。しかし、改善に役立つプロセスマップを作成するには、プロセスマップのすべてを熟知する必要がある。
マッピングのシンボルやベストプラクティスを押さえれば、ゼロから便利なプロセスマップを作成するのがいかに簡単かがわかるだろう（または、あらかじめ用意されたテンプレートを使うのも本当に役立つ！）。
プロセスマップとは？
プロセスマップは、プロセスの最も重要な構成要素と潜在的な非効率性を特定するのに役立つプロセスの視覚的表現です。プロセスの概要を示し、特定の結果を達成するための一連のイベント、タスク、ステップの概要を示す。
ビジネスでは、次のような用途に使用されます。 ワークフローのボトルネックを特定する。 を特定し、最終的に結果を改善する。プロセスマップは基本的に、あなたのチームがプロジェクトをゴールラインに到達させる方法のアウトラインとして機能するはずである。
プロセスマップ6例
プロセスマップは様々な方法で使用することができる。それはすべてあなたの チーム目標 と、現在のビジネスプロセスの構造。しかし、ほとんどの場合、プロセスマップには6つの一般的なタイプがあります。それぞれの種類と仕事を見てみよう。
1. フローチャート 
クリックアップのアプリ内テンプレートでホワイトボードを使ったワークフローを最大限に活用しましょう。
この標準的なプロセスマップでは、形や記号がさまざまなタスクやイベントを表しています。最初から最後までのプロセスマップは、一般的にフローチャートに依存しています。
プロセス全体のマップを作成する場合、フローチャートは一連のステップを表現する便利なビジュアルツールです。様々なタイプのプロセスマップの中で、このマップは複雑な手順やシステムを明確にし、改善や最適化のための領域を特定しやすくします。
さらに ClickUpのホワイトボード機能 を使えば、チームメンバー間のコミュニケーションやコラボレーションを支援することができます。特に、複数のステップが必要なプロジェクトや複数の利害関係者が関与するプロジェクトに取り組む際に役立ちます。
2.スイムレーン図
ClickUpスイムレーン・フローチャート
のレーン
/レーン https://clickup.com/ja/blog/61490/undefined/ スイムレーン地図 /%href/
は、プロセスに関与するさまざまな個人または部門の責任を表します。 スイムレーンを使ったダイアグラム は、複数の部門が関与する複雑なプロセスをマップするのに便利です。
スイムラン
/を使う。 https://clickup.com/templates/swimlane-flowchart-t-193303476 を使う。 ClickUpスイムレーンフローチャートテンプレート /%href/
を使えば、複数の個人でもチーム全体でも、各ステップの責任者を明確にすることができます。スイムレーン・フローチャートは、レーンごとに情報を整理することで、潜在的なボトルネックや遅延を容易に把握できるため、次のようなことが可能になります。 ビジネスプロセスを改善できる。 詳細なプロセスマップで、ビジネスプロセスを改善しましょう。
3.プロセス活動マップ
その名の通り、このマップはやることそのものである。このマップは、プロセスのどの活動がビジネスプロセスに最も影響を与え、どの活動が最も影響を与えないかを示している。プロセス・マッピングのフェーズで、どの活動が最も投資対効果が高いかを判断し、それに応じて予算を絞り込む際に役立ちます。
4.価値ストリームマップ
ClickUp 価値ストリームマップホワイトボードテンプレート
価値ストリームマップは、マテリアルフロー、インフォメーションフローマップとしても知られています。これは、プロセスのステップと各フェーズで使用するリソースの概要を示すものです。実際、価値ストリームマップは、プロセスマッピングを通して、情報や材料が最初から最後までどのように移動するかを視覚化します。
バリューストリームマップは
/参照 https://clickup.com/templates/value-stream-mapping-whiteboard-t-375286995 ClickUp 価値ストリーミング地図テンプレート /%href/
業務の効率を最大化し、現状を徹底的に分析するためのテンプレートです。価値ストリームマップ
/をご覧ください。 https://clickup.com/ja/blog/68674/undefined/ テンプレートは、最適化された導入プランの策定に役立ちます。 /%href/
プロセスを強化し、組織を成功に導くことができます。
_特典: トップ*をチェックしてください。 チームプロセスを改善するための10個の価値ストリームマップテンプレート
5.プロセスフロー図
ClickUpのプロセスフローテンプレート
この図は 意思決定プロセス を容易にする。つまり、望ましい結果を達成するためのプロセスのフローを明確に示すことができるため、チームが改善を推進するのに役立ちます。マインドマップやホワイトボードのようなもので、全体的なフローを詳しく説明するものだと考えてほしい。
テンプレートを使えば、プロセスフローの構築や更新がさらに簡単になります。テンプレートを使う ClickUpプロセスフローホワイトボードテンプレート を利用して
/を可視化します。 https://clickup.com/ja/blog/10848/undefined/ プロジェクトワークフロー /プロジェクト・ワークフロー
を作成し、プロセスマップ作成手順を強化します。
6.SIPOCダイアグラム
サプライヤーからエンドCSTまでの機能を示すSIPOCモデル
この図は、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、カスタマーの頭文字をとったものです。これは、プロセスの鍵となる要素を、消化しやすいチャートのようなフォームで示したものです。SIPOCダイアグラムは、プロジェクトの範囲を決定するときに便利なマップです。
また、驚くことではないが、ClickUpにはプロセスマッピングに役立つテンプレートが用意されている。その ClickUp SIPOCテンプレート は、ボードビューを使って、プロセスの重要な側面を簡単に詳しく説明し、簡単に分解して理解できるようにします。
プロセスマップの作り方
詳細なプロセスマップを作成するには、ビジネスオペレーションをよく理解している必要があります。ここでは、プロセスマップの作成に役立つステップをご紹介します。
ステップ1： プロセス範囲の定義
まず、分析したいプロセスを選択し、それがビジネスオペレーションに大きな影響を与えていることを確認する。また、プロセスの範囲についても検討します。単一の部門を分析するのか、部門横断的なプロセスを分析するのか、あるいは複数の場所にまたがるプロセスを分析するのかを決定します。
例えば、営業プロセスをマップし、それがマーケティング部門やカスタマーサポート部門とどのように相互作用しているかに注目するとよいでしょう。
ステップ2：プロセスマップ作成チームの結成
チームを集めましょう！一貫性のあるプロセスマップを作成するためには、見出しが多ければ多いほどよい。プロセスマッピングの手順のさまざまな部分に精通している人をマップに起用する。
そうすることで、完了した全体像を把握することができる。さらに、ステークホルダーからの賛同を得るための方法でもある。チーム内のオープンなコミュニケーションとコラボレーションを奨励する。🤝
ステップ3：詳細情報の収集
ここからが本番です。プロセスを徹底的に調査する時です。これには、従業員へのインタビュー、実際のプロセスの観察、以下のような関連文書の確認などが含まれる。 標準作業手順書 標準作業手順書 /%ref/、私の仕事指示書 /%ref/。
/標準作業手順書 https://clickup.com/ja/blog/9325/undefined/ 主要業績メトリクス /を参照してください。
.
プロセスステップに必要なインプット、アウトプット、リソースとともに、プロセスに関わる各ステップを明確に理解することを目指す。
ステップ4：開始点と終了点の特定
プロセスはどこで始まり、どこで終わるのか？プロセスの境界がクリアされたことを確認する。プロセスに関連するすべての前提条件、トリガー、事後条件を設定する。
ClickUp Whiteboardを使えば、ブレインストーミング、タスクの割り当て、ワークフローの視覚化がとても楽しく簡単になります。
スムーズなプロセスフローを確保するために、役割や部署間のハンドオフやコミュニケーションポイントを文書化しましょう。これにはコラボレーションが必要です。
そのためにはコラボレーションツールが必要です。クリックアップホワイトボードを使えば、チームは簡単にプロセスマップをスケッチし、ラベルを貼り、全社で共有することができます。
ステップ7：プロセスシンボルと表記の追加
プロセスのさまざまな要素を表すために、標準的なプロセスシンボルと表記を使用します。読みやすく理解しやすくするためには、一貫性が鍵です。
一般的な記号には以下のようなものがある：
- 楕円形：始点または終点
- 長方形：タスクまたはアクティビティ
- ダイヤモンド決定点
- 矢印矢印：フローの方向
- 円：コネクタまたは継続点
ヒント：役割や部門を表すスイムレーンをプロセスマップに追加する。プロセス内の責任分担や相互作用を視覚化するのに役立ちます。
ステップ 8: プロセスマップの検証
プロセスマップをプロセスマップ作成チームやその他の関係者とレビューする。最新のプロセスが正確に描かれていることを確認するために、ここでその正確性を検証する。
フィードバックを促し、必要な変更があれば取り入れてマップを洗練させる。このステップは、関係者全員が同意するプロセスマップを作成するのに役立ちます。
ステップ9：プロセスの最適化
プロセスマップを分析し、ボトルネック、重複、非効率などの改善点を特定する。ここで、チームはプロセスマップを使用してディスカッションを促進することができます、
/参照 https://clickup.com/ja/blog/41054/undefined/ ワークフローの合理化 /を行うことができる。
または反復タスクの自動化。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Automations-gif-1400x865.gif クリックアップ自動化 /クリックアップオートメーション
ClickUp自動化で繰り返しタスクをスマートに完了しよう。
チームにとってのプロセスマップのメリット
プロセスマップを作成することで、ビジネスが改善され、次のようなメリットが得られます。 プロセス管理 鍵になる要素。
プロセスマップはリソースをより効率的に活用する。
特にプロジェクトマネージャーであれば、チームがリソースを最大限に活用できるようにする必要があります。これは、無駄な時間を減らし、チームに最高のリターンをもたらす結果重視のタスクにエネルギーを向けることを意味する。
不明瞭な期待は、関係者全員にとって悪夢だ。チームは何を目指すべきかわからず、マイルストーンも見逃しがちになる。プロセスマップは、チーム全体の期待を平準化することで、この問題を解決するのに役立ちます。
プロセスフローチャートはチームのコミュニケーションと文書化を改善します。
プロセスマップは、チームが1つの真実の情報源に基づいて仕事をすることを保証します。これにより、混乱やミスコミュニケーション、納期の遅れが少なくなる。ビジネスにとってプロセスのような基礎的なものに関して、チームが同じページを持つことは非常に重要です。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image-18-e1661810877834-1400x946.png ClickUp ドキュメント /クリックアップ・ドキュメント
美しいドキュメント、ミーティングのアジェンダ、wikiなどを作成し、それらをワークフローに接続し、チームとアイデアを実行しましょう。
作成 プロセス文書 を1つのダッシュボードに置き、簡単に共有できるようにすることで、プロセスマップ作成におけるエラーや機会を逃す余地はほとんどなくなります。 プロセスとワークフロー 新しいデータが入ったり、新しい人がチームに加わったり、新しいプロジェクトに取り組まなければならなくなったりするにつれて、プロセスやフローは進化していく。
次のことを考えてみよう。 過去の貼り付け を作成するのに役立ちます。また、詳細なプロセスマップを作成することで、従業員の役割と責任を理解させることができます。
従業員は、自分のタスクが全体像の中でどのように位置づけられ、自分の仕事が全体のプロセスにどのように貢献しているかを理解する必要がある。プロセスマップは、社外のパートナーやカスタマーを含め、部門を超えたチームのコミュニケーションを改善する積極的な方法です。
よりアジャイルなワークフローで仕事をする
プロセスマッピングは、変更を迅速に適用できる領域を特定することで、ビジネスをよりアジャイルにすることができます。
プロセスを明確に理解することで、ビジネスを合理化し、タスクを自動化し、さらには、よりアジャイルにするための領域を特定することができます。 特定の活動をアウトソーシングする .変化する市場条件やカスタマーのニーズにより効果的に対応することがより容易になる。⚙️
プロセスマップのベストプラクティス
次回のプロセスマッピングの取り組みを改善するためのいくつかのポイントを考えてみましょう：
- 始める前に、プロセスマップで達成したい具体的な目標を明確にする。これにより、何が重要かへのフォーカスを維持し、意味のある改善を推進することができます。
- さまざまな詳細度を使用する：さまざまな対象者に合わせて、さまざまな詳細度でプロセスマップを作成する。戦略プランニングのためのハイレベルマップなど業務改善のための詳細マップ チームのニーズ全体に対応できるようにする。
- Don't be afraid to Incorporate data：関連するデータを追加することで、プロセスマップを強化しましょう！プロセスパフォーマンスメトリクス、サイクルタイム、あるいはリソース使用メトリクスを追加することを検討してください。これにより情報に基づいた意思決定 が可能になり、さらに注意を払う必要のある領域が浮き彫りになります。
- プロセス文書を統合する：プロセスマップを、標準作業手順書や仕事指示書などの既存のプロセス文書にリンクされている。こうすることで、チームにとって唯一の真実の情報源となり、将来的なプロセス管理の変更が簡単になります。
- 意思決定基準を把握する：意思決定ポイントをマップする場合、意思決定に使用される判断基準を含める。これは、一貫性を確立し、各選択の背後にある根拠を明確にする方法です。
- 可視化するクロスファンクショナル・インタラクション* /%href/* *:役割や部門間の相互作用を表現するために、スイムレーンやその他の視覚的なテクニックを使用する。こうすることで、潜在的な摩擦点が浮き彫りになり、コラボレーションが促進される。
プロセスマップでワークフローを最適化する
プロセスを視覚的に表現することで、ビジネスは潜在的な非効率性を特定し、エラーを減らし、品質を向上させることができます。ClickUpのようなプラットフォームを利用することで、テンプレートやインタラクティブなホワイトボードを通じて、プロセスマップ作成の努力を支援します。 マインドマップまで。 ツールを使って、チームのためにすべてを詳しく説明することもできる。
業務を改善し、チームの改善点を可視化するプロセスマップの作成は簡単だ。プロセスマップは過度に複雑であるべきではなく、作成に使用するソフトウェアも複雑であるべきではない。
この詳細なガイドを読めば、チームが重要なビジネスを理解し、分析し、最適化するための包括的なプロセスマップを作成する準備が整います。