マネージャーは多くのことを処理する。
目標達成のためのリーダーとしてのプレッシャーからチームへの指導まで、さまざまな期待のバランスをとるのは難しいことです。そしてリーダーとして、タスクをデリゲートし、ステータスの最新情報を得るためには、ミーティングを運営する必要がある、 戦略を練る などがある。
どんなタイプのミーティングであれ、明確な目的、目標、ユースケース、アジェンダが必要だ。アジェンダを作成し、期待を設定し、会話を追跡することは、ミーティングが軌道に乗り、生産性を維持するための重要なステップである。
より強力なチームリーダーになり、無意味なミーティングを永久に終わらせたいなら、このブログを参考にしてほしい。知っておくべき9種類のミーティングと、その適切な進め方を紹介する。
ボーナスとして、次回のミーティングを最大限に活用するのに役立つ無料テンプレートもいくつかご紹介します！
ミーティングの種類を選ぶ前に考慮すべきミーティング要素
マネージャーが主催できるミーティングのタイプを知ることで、チームを成功に導くことができます。効果的な ミーティング管理 は、チーム全体のエンゲージメントとコラボレーションを高めるのに役立ちます。
効果的なミーティングは、消耗的な繰り返しではなく、アイデアを集め、意見を提供し、プロフェッショナルとしての成長を促し、組織のオブジェクトを前進させるまたとない機会となる。
チームに適したミーティングのタイプを選ぶ前に、以下のミーティング要素を考慮に入れてください：
1.目標：ミーティングの目標は何か？
2.参加者：誰が出席し、誰がミーティングをリードするか。
3.アジェンダ：どのようなトピックをどのような注文で議論する必要があるか。
4.成果：ミーティング終了までに何をやること？
5.頻度：ミーティングはどのくらいの頻度で行うべきか。
これらの要素を考慮したら、次はチームのニーズに最適なミーティングのタイプを選ぼう。
では、ミーティングの種類と、適切なツールやテクニックを使った適切な運営方法について説明しよう。
ミーティングの最も一般的な9つのタイプ
ここでは、9種類のミーティングと、それぞれを成功させるためのヒント、そしてすぐに使える無料テンプレートを紹介します！
1.オンボーディングミーティング
オンボーディングミーティングは、従業員とその上司が、組織に加わって最初に行うミーティングである。このようなキックオフミーティングは、彼らのトレーニングの開始を意味し、従業員のオンボーディング期間は、会社のプロセスやシステムに初めて深く入り込むことになるため、新しいチームメンバーの成功の基礎を築くために必要なものです。
これらのミーティングは、マネジャーが従業員を知り、リレーションシップを築くのに役立つはずだ。趣味は何ですか、好きな料理は何ですかといったアイスブレイクの質問や、どのようにフィードバックを受けるのが好きですか、モチベーションは何ですかといった対人関係の質問は、こうしたミーティングのベストプラクティスだ。
オンボーディング・ミーティングでは、トレーニング・プログラムや関連リソースの概要、チーム・メンバーの紹介、以下のチェックリストについても説明する。 アクションアイテム を初週に完了すること。試す ClickUpの入社チェックリスト を活用して、新入社員をサポートし、新しいワークフローになじめるようにしましょう。
新入社員を効率化 ClickUpのこのテンプレートを使って、新入社員の入社手続きを効率化しましょう。 ドキュメントオンボーディングの初日、最初の1週間、最初の90日間を処理するための詳細が含まれています！ オンボーディング・チェックリスト・テンプレートのダウンロード
2.1対1のミーティング
A 一対一のミーティング 通常、マネージャーと直属の部下の2人だけで行われる。マネジャーが直属の部下と関係を築き、信頼関係を築くための最も効果的な方法のひとつである。
様々なタイプの 一対一のミーティング そして、どのような1対1を主催するかによって、アジェンダのコンテンツが反映される。例えば、マネジャーが直属の部下と最初に行う1対1は、隔週で行う1対1のチェックインとは大きく異なる。
フェローでは、マネージャーが 一対一のミーティング 直属の部下と1対1のミーティングをすることで、彼らのことをよく知り、やることなすことの温度をチェックする。リレーションシップを築くような質問をしながら、期待や行動アイテムを設定し、従業員を成功に導きます。
話題は、プロジェクトの進捗状況や現在の阻害要因を確認しながら、キャリア構築のための会話をすることに向けられる。1対1にかかわらず ミーティング・ケイデンス ミーティングでは、常に以下を含むべきである：
- お互いの健康状態や私生活を確認するためのラポール形成のための質問
- 具体的な、あるいは必要不可欠なビジネスアイテムの議論
- クリアされたアクションアイテムと次のステップ。
1対1のミーティングの重要性は、従業員と上司の間に信頼と有意義な絆を育む力にある。この種のミーティングを効果的に行うための重要な要素として、直属の部下にミーティングのアジェンダ作成を任せることが挙げられます。
アジェンダ 一対一のミーティングツール を使って会話を文書化し、フィードバックをプロンプトにすることも、ミーティングの効果を高める有効な戦略だ。を活用することもできる。 ClickUpの1:1ミーティングテンプレート を使えば、信頼関係を築きながら組織的なミーティングを進めることができます。
ClickUpの1:1テンプレートには、従業員の役割、期待、各チームメンバーの定期ミーティングアジェンダのページがあらかじめ用意されています。各ページの中にネストされたページを作成することで、さらに整理することができます。 1-1ミーティングのテンプレートダウンロード
3.チェックインミーティング
チェックインミーティング（ステータスアップデートミーティングとも呼ばれる）は、チームが特定のトピックやプロジェクトの進捗状況を共同で共有するためのディスカッションである。そのオブジェクトは、進捗を阻害しているブロッカーを提起しながら、チームとプロジェクトの整合性を確保することである。
チェックインミーティングやステータスアップデートミーティングは必ずしもチームのお気に入りではないが、問題を解決し、プロジェクトの進捗状況を常に把握するための貴重なメカニズムである。
チェックインミーティングの長さは、プロジェクトのステータスやサイズによって異なる。営業チームは、案件の進捗や最新情報を確認するために、毎日10分から15分程度の短い営業スタンドアップミーティングを行うことが多い。
また、各部門が最新情報を共有する、危機発生時のリーダーシップ・チェックインという方法もある。プロジェクトのチェックインミーティングを長めに行うことも可能で、そこでは、最新情報を話し合い、過去のアクションアイテムや進捗状況を確認する必要がある。
チェックインミーティングは、状況や職場によって、カジュアルなトーンにもフォーマルなトーンにもなります。全体として、チェックインを成功させるには、以下のことを推進する必要があります。
/参照 https://www.beekeeper.io/blog/interpersonal-communication/ オープンなコミュニケーション /を促進しなければならない。
各チームメンバーの間に線を引き、関係者全員が輪に入れるようにする。
これは、各チームメンバーが自分のプロジェクトに関連するトーキングポイントを追加する必要がある更新のラウンドテーブルを通じて促進することができます。また、チームが迅速かつ適切に行動できるように、あらゆる障害に対処することができます。
生産性の高いミーティングを運営するために、チームに質問するチェックインの質問リストを準備しておきましょう。また、最新情報、懸念事項、その他の重要なメモを記録するフィードバックループを設定することで、成功に導くことができる。
これをやることの1つは、ミーティング前にチームが記入できるStandUpミーティング文書を設定することだ！そのためには ClickUpによる毎日のスタンドアップミーティングテンプレート を参考に、チームのニーズに合わせてカスタマイズしてみてください。
デイリースタンドアップミーティングのポイントは、チームの連携を助けることです。この迅速なフィードバックループは、サッカーのハドルのように、チームの連携と軌道維持を助けます。問題が発生した場合は、迅速に対処し、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
/参照 https://app.clickup.com/signup?template=t-206515719&gram=1R0NMLjE2NzA1NTAwNDEuQ2p3S0NBaUFzOGFjQmhBMUVpd0FnUkZkd3eFBUaXFQR0UxbkRHSEpYSGxUY1BZM3xYmZNdjg3c09WVkdyanA5eHdtd1NRLVRxV25Sb0NCN3dRQXZEX0J3RQ..&\_ga=2.178100837.1796724293.1672762033-1406676943.1669141806 デイリースタンドアップミーティングテンプレートのダウンロード /%href/
ボーナス: 会議アジェンダ・テンプレート !
4.ブレーンストーミングミーティング
ブレーンストーミングミーティングとは、チームが特定のトピックに関するアイデアを生み出すためにミーティングを行うことである。ブレーンストーミングセッションは、同期的に行われることも、非同期的に行われることもある。同期では 非同期コンテキスト の場合、リモートの チームコミュニケーション とコラボレーションツールをミーティング参加者が利用できます。
ブレーンストーミングの成功はエキサイティングです！全員が集まり、創造力を発揮し、アイデアを生み出します。空はリミットであり、悪いアイデアはありません。
生み出される提案はとてもシンプルなこともあれば、複雑なこともあります。ミーティングの主催者として、悪いアイデアはないことを強調することが重要です。ミーティングの参加者は全員会話に参加することが求められるので、ミーティングのフォーマットが外向的な参加者にも内向的な参加者にも合うようにする必要がある。
ブレーンストーミングミーティングは、楽しく魅力的なセッションですが、特にアイデアを記録するシステムがない場合、チームにとって精神的に疲れることがあります。効率を最大化するために、後で具体的なアイデアを絞り込んで抽出するためのフォローアップミーティングを予定することは有益である。
ClickUpを試す マインドマップ機能 を使えば、ブレーンストーミング・セッションのアイデアを記録し、整理することができます。
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全員ミーティング
全員ミーティングとは、貢献者、チームリーダー、部門見出し、経営幹部など、組織の全レベルがミーティングに参加することを意味します。目標は、部門ごとの最新情報や会社方針の変更など、関連する最新情報を全社に同期させることだ。
各企業によって、ミーティングの進め方やポイントは異なる。効果的なオールハンズミーティングは、一般的にCEOやリーダーが主催し、トーキングポイントにはリーダーシップや部門の最新情報が含まれる、 新入社員の紹介 などなど。
その他 スーパーマンガーズ・ポッドキャスト 時計回りのCEOであるマット・マーティンは、彼らの全員ミーティングには、部署の最新情報、プレゼンテーション、1週間の面白い出来事を共有するトーキングポイントなど、さまざまな側面が含まれていると話した。ミーティングは通常1時間行われる。
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次の社内ミーティングのためのロジスティクス、時間、プランを簡単に管理できます。 全員ミーティング テンプレート by ClickUp 全員ミーティングテンプレート ダウンロード
意思決定ミーティング
意思決定ミーティングとは、チームが意思決定を正式に行い、次のステップを反復するためにミーティングを行うことである。これらのミーティングは一般的に、コミットメントと潜在的に新しい方向性を必要とする重要な意思決定のために使用される。
これらのミーティングは、異なるチーム間で標準的に行われます。ボードミーティングやプロジェクトミーティングに意思決定が含まれることもあります。重要な意思決定は、以下のように文書化する。 ミーティング議事録ツール を使い、チームが決定の根拠を思い出せるようにする。
これらのミーティングで答えるべき質問には、以下のようなものがある：
- 現在の状況とリソースを考慮した場合、今後進むべき最良の選択肢は何か？
- 次のステップの責任者は誰か？なぜか？
例えば、失敗したマーケティングキャンペーンの方向性を転換するために、ソーシャルメディアマーケティングマネージャーとソーシャルメディアマーケティングコーディネーターで意思決定ミーティングを開くことができる。チームが適切な視点とトーンでキャンペーンにアプローチしているかどうかを評価する必要がある場合は、エンゲージメントを評価するためにミーティングを開くことができる。 会話結果 で新しい方向を選択する。
ミーティングでは、フォーカスを移す必要がある理由をリストアップし、新しい方向性が有益と思われる理由を文書化する。したがって、このタイプのミーティングは、プロジェクトやイニシアチブを前進させる決定を下し、それを文書化することを目的としている。
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7.問題解決ミーティング
問題解決ミーティングは、一般的に、問題に直面している人とマネージャーまたはリーダーとの間で行われる。問題の性質によっては、このミーティングには、人事部や法務チームなど、さまざまな部署の代表者が参加することもある。問題解決ミーティングの目標は、障害に対する解決策を見つけるか、次のステップの可能性を探ることである。
問題解決ミーティングは、問題の性質にかかわらず、どの従業員にとっても有益である。このミーティングでは、まず状況とその原因を分析し、どのような方向に進むべきかを見極め、問題解決のためのアクションプランを作成します。
各ステップは、文書化する必要があります。 ミーティングメモ を作成し、会話に参加した人々と共有する。
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四半期ごとのプランミーティング 四半期プラン とは、1年間のプランを4四半期に分けて戦略的に実行することである。四半期ごとに、次の3ヶ月の目標が設定される。これらの更新された目標は、四半期ごとのプランニング・ミーティングで伝えられ、そこで戦略プランについて話し合ったり、過去90日間の成果を祝ったりする。
このミーティングは、次の月に向けて、意見を述べたり、フィードバックを受けたりする機会である。また、四半期ごとのプランニング・セッションでは、過去90日間を振り返り、完了したタスクや進行中のタスクを確認し、次の四半期の準備に取りかかる。
ミーティングの目標は、チームを成功に導くことです。 短期目標 と会社の長期目標。💪
効果的な四半期プランニングミーティングの鍵は、整理整頓されていることです。クリアされた論点は明確であるべきであり、ミーティングを終えた後の目標を割り当てるべきである。さらに、プランニングの会話中に過去の四半期からの学びを再確認することで、どの目標が適切で関連性があるかを検討するのに役立つ。
目標を追跡することも忘れずに。 ClickUp目標 を使って、明確なタイムラインと測定可能なターゲットを確保しましょう。
明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗追跡で目標達成の軌道を維持
9.ボードミーティング
ボードミーティングとは、ある組織の理事会全体が集まる正式なミーティングのことです。このような正式なミーティングは、四半期ごとや年ごとなど、さまざまな間隔で開催され、方針の問題、法的ビジネスやKPIレポート作成、雑多な問題など、再発する重要な問題について話し合う。
ボードの議長はミーティング・リーダーとも呼ばれ、ミーティングを主宰する。具体的には、以下のような目標がある。 ボードミーティング は、方針と戦略を設定し、戦略プランを見直し、与えられた問題について合意を得ることである。
このミーティングでは、議事録が記録され、法的文書としてフォーム化される。ミーティング議事録の発行は、以下のような意味で極めて重要である。 コミュニケーション戦略 組織、ボード、外部のさまざまな利害関係者の間のコミュニケーション戦略。
このボード ミーティングアジェンダ このテンプレートは、重要な問題に焦点を当て、迅速に対処し、やることに関して全員が同じページにいることを確認するためのアウトラインとして役立つ。 ボードミーティングアジェンダテンプレートのダウンロード
アジェンダと適切なツールでミーティングをより生産性の高いものにしよう
ミーティングにはさまざまな目的があります。どのような状況でどのミーティングを使うべきかをナビゲートすることは、マネージャーにとって難しいことです。
効果的なミーティング管理戦略を導入し、適切なツールを活用することで、会議の生産性を高めることができます。
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ゲスト・ライター:_
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