Come creare un diagramma di Gantt in Notion (con istruzioni passo-passo)

Gestire più team significa tenere d'occhio i ritardi o i ritardatari.

Se siete un project manager, è probabile che abbiate a che fare con questo problema ogni giorno, supervisionando più team sulle loro attività, sequenze e dipendenze.

Vi renderete subito conto di quanto sia opprimente allocare le risorse senza gli strumenti e le strategie giuste. Ecco allora che ci si rivolge a strumenti come Notion per creare grafici di Gantt. Notion offre ai manager una visualizzazione a volo d'uccello delle attività, aiutandoli a impostare le scadenze e le attività cardine con flussi di lavoro visivi.

Un grafico Gantt di Notion combina il project management e il monitoraggio delle attività in un unico dashboard. Consente di visualizzare le attività ed evitare i colli di bottiglia. Con modelli personalizzabili e collaborazione in tempo reale, vale la pena di provarlo per una gestione efficace delle risorse.

In questo articolo vedremo come creare un grafico di Notion Gantt e gestire meglio le attività.

Come creare un grafico Gantt in Notion

Seguire questi semplici passaggi su come creare un grafico Gantt in Notion:

Passo 1: Impostazione dell'area di lavoro Notion e creazione di una nuova pagina

Organizzate l'area di lavoro di Notion per creare e gestire più pagine. Questo aiuta a mantenere chiarezza e concentrazione.

• Considerate di mantenere un'area di lavoro dedicata alla gestione dei progetti per semplificare il processo
• Aprire Notion e navigare verso le pagine e le aree di lavoro correnti nella barra laterale di sinistra
• Fare clic sul segno "+" vicino al pulsante Private. In questo modo si crea una nuova pagina vuota, che può essere utilizzata come area di lavoro per il grafico Gantt
• Assegnare a questa pagina un titolo pertinente, ad esempio 'Grafico Gantt pratico su Notion'

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/getting-started-1400x876.png Passaggio 1 per creare un grafico Gantt su Notion /$$$img/

Notion consente di impostare più progetti in modo da poter vedere tutti i lavori a colpo d'occhio

• Notion offre diversi modelli per queste pagine. Selezionate l'opzione Vuoto per iniziare con una tabula rasa. È ora possibile creare un grafico Gantt di Notion senza alcun formato preesistente

Passo 2: Impostazione del database e aggiunta di colonne

Successivamente, è necessario un database con i punti e i tipi di dati che andranno a popolare il grafico Gantt.

• Usare la nuova pagina per digitare '/tabella' nell'area del contenuto
• Notion visualizzerà ora un menu a tendina con tre opzioni
• Scegliere 'Vista tabella' nella scheda del database

La visualizzazione della tabella di Notion offre la possibilità di personalizzare la rappresentazione di vari parametri del progetto

Si noti che la tabella è dotata di colonne predefinite. È necessario personalizzarle in base alle esigenze del progetto e della valutazione. Un buon inizio sarebbe quello di fare clic sull'intestazione di ogni colonna e rinominarla con un tag unico, come richiesto.

leggi anche 10 Migliori software Free per Gantt Chart: Guida per i project manager

La personalizzazione incorporata di Notion consente di personalizzare la tabella per acquisire i dati specifici necessari per il grafico Gantt.

Le proprietà di Notion consentono inoltre di migliorare il database con struttura, categorizzazione e organizzazione. È ora possibile completare la costruzione di Notion

• Fare clic sull'intestazione della prima colonna e rinominarla 'Nome del compito'. Questa colonna può essere utilizzata per inserire manualmente i nomi di ogni attività coinvolta nel progetto. Rendete questi nomi descrittivi per capire meglio come le risorse vengono impiegate in determinate attività
• Premete l'icona '+' a destra della tabella per aggiungere una nuova colonna. Selezionate 'Data' come tipo di proprietà dal menu a discesa. Etichettate questa colonna come 'Data di inizio' e usatela per specificare quando è previsto l'inizio di ogni attività
• Aggiungere una colonna chiamata 'Data di fine'. Entrambe le colonne consentono di visualizzare la durata delle attività
• Aggiungete un'altra colonna e scegliete 'Select' come tipo di proprietà. Rinominate la colonna 'Stato' e continuate definendo i diversi stati che desiderate aggiungere per monitorare ogni attività. Considerate opzioni come 'Ancora da iniziare', 'In corso', 'Completato' e 'Pubblicato'

Le opzioni di monitoraggio aiutano a monitorare lo stato di ogni attività all'interno del progetto

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Passo 3: Creare il grafico Gantt di Notion aggiungendo una vista Gantt

Da fare sequenze e grafici Gantt sono strumenti diversi per il monitoraggio dello stato? È ora di trasformare questa tabella in un grafico Gantt aggiungendo una vista Gantt.

• Fare clic sul pulsante '+' sotto il nome della tabella e scorrere verso il basso per scegliere 'Vista temporale'. Questa visualizzazione rappresenta visivamente le attività che richiedono quanto tempo in base alle date

Uno scorcio della vista Gantt di Notion per i grafici

• Verrà inoltre richiesto di assegnare un nome a questa visualizzazione della sequenza temporale. Fate clic sulla casella del titolo 'Senza titolo' e rinominatela in 'Grafico Gantt' per indicare il suo scopo
• Ricordate di selezionare le proprietà della data per la sequenza temporale del progetto. Le colonne 'Data di inizio' e 'Data di fine' sono in genere sufficienti

Suggerimento professionale: È possibile controllare questi modelli di progetto per il Gantt chart per verificare se siete sulla strada giusta.

La visualizzazione della sequenza temporale di Notion riflette accuratamente la pianificazione del progetto.

Passaggio 4: inserimento di attività, date e stati

Aggiungete le attività e le sottoattività secondarie del progetto con le rispettive date di inizio e di scadenza.

• Usare la colonna 'Nome attività' per inserire i nomi di tutte le attività del progetto. L'obiettivo è la precisione e la chiarezza
• Poi, iniziate a inserire le date di inizio e fine per definire la sequenza temporale di ogni attività e il modo in cui appare sul grafico Gantt
• Aggiornate anche la colonna Stato per classificare la posizione di ogni attività nella sua pipeline di sviluppo

Una vista tabella di esempio nel modello di grafico Gantt di Notion

Passo 5: personalizzare il grafico Gantt impostando le dipendenze

L'impostazione delle dipendenze tra le attività rende più semplice la comprensione della sequenza e delle relazioni tra le attività del progetto.

Queste dipendenze indicano quali attività devono essere completate prima che le altre possano iniziare.

• Aprite le proprietà dell'attività facendo clic sulla rispettiva attività nella visualizzazione della Sequenza
• Cliccate su 'Aggiungi una nuova proprietà' e scegliete 'Relazione' tra i tipi di proprietà
• Tenete presente che la relazione deve essere collegata alla stessa tabella, consentendo così di creare dipendenze all'interno del grafico Gantt
• Infine, nella proprietà dipendenza, selezionate le attività che devono essere completate prima che l'attività corrente possa iniziare. Questo offre un collegamento visivo tra le attività nella visualizzazione della Sequenza, aiutandovi a gestire le sequenze di attività

Impostare le dipendenze aggiungendo le proprietà Relation (Relazioni)

Passaggio 6: Assegnare le attività

Assegnare attività a membri specifici del team per controllare la responsabilità e rendere tutti consapevoli delle proprie responsabilità.

Fate di nuovo clic sul pulsante '+', selezionate 'Persona' come proprietà e aggiungete una colonna con l'etichetta 'Assegnato a'. Ora è possibile aggiungere uno o più membri del team responsabili di ciascuna attività in questa colonna. Ora la schermata mostra un esempio classico di grafico Gantt di Notion che può essere utilizzato per il project management

Utilizzate la sezione dei commenti in ogni attività per comunicare ai rispettivi membri del team l'esatto brief dell'attività.

Un grafico Gantt completo in Notion

Provate a testare gli 8 passaggi precedenti per creare grafici Gantt con diverse proprietà.

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Limiti dei Gantt Chart di Notion

Nonostante la semplicità del processo di creazione di un grafico di Notion Gantt, esso presenta diversi limiti. Esaminiamole qui di seguito:

I problemi di scalabilità lo rendono inadatto a progetti di grandi dimensioni

Mentre Notion è uno strumento potente per la gestione di progetti di piccole e medie dimensioni, di solito ha difficoltà a gestire progetti più grandi e complessi. Con l'aumento del numero di attività e dipendenze, i grafici di Gantt di Notion possono diventare ingombranti e più difficili da gestire.

Sebbene sia flessibile, l'interfaccia di Notion non è progettata per gestire le intricate esigenze di un project management esteso.

Per esempio, la visualizzazione di molte attività su un'unica Sequenza può essere difficile e le prestazioni possono diminuire con il volume dei dati.

La gestione delle dipendenze richiede un lavoro manuale da parte dei project manager

La gestione delle dipendenze è fondamentale quando si pianificano progetti in un ambiente multi-team, in quanto aiuta a monitorare i lavori richiesti e a riprogrammare automaticamente le attività in caso di ritardo. I grafici Gantt di Notion non dispongono di funzionalità di riprogrammazione automatica, rendendo più difficile l'impostazione delle dipendenze delle attività.

Ad esempio, immaginiamo di avere una sequenza temporale di attività principali e sottoattività collegate. Si decide di cambiare il periodo della prima attività, ma la seconda non si adatta automaticamente. Ciò significa che le dipendenze non sono collegate su Notion, il che vanifica lo scopo dei grafici Gantt funzionali

Per regolare le sequenze temporali del progetto, è necessario riprogrammare manualmente tutte le attività dipendenti se la precedente subisce un ritardo. Questo processo manuale richiede molto tempo ed è soggetto a errori nel lungo periodo, soprattutto in progetti con molte attività interdipendenti.

Notion, inoltre, non fornisce indicatori visivi o avvisi per i conflitti di dipendenza. La Sequenza del progetto può disallinearsi se non si riesce a identificare in modo proattivo questi problemi.

💡Pro Suggerimento: Esplora le alternative all'IA di Notion prima di implementare questi strumenti nei flussi di lavoro dei progetti.

La mancanza di reportistica integrata rende difficile l'analisi dello stato

Quasi tutti gli strumenti di project management hanno funzionalità di reportistica integrate che aiutano a monitorare lo stato del team e a pianificare meglio le cose. Tuttavia, Notion manca di questa funzionalità/funzione di base.

Utilizzare ClickUp Dashboard per elaborare e ordinare i dati prima di creare grafici Gantt

Le integrazioni reportistiche sono disponibili su Notion, ma hanno un costo elevato. Fortunatamente, ClickUp Dashboard aiutano a visualizzare i dati del progetto tramite grafici di velocità, grafici di burnup, grafici di burndown e altro ancora, senza costi aggiuntivi.

Creazione di grafici Gantt in ClickUp

Quando si tratta di creare grafici Gantt, ClickUp si distingue come un'alternativa superiore a Notion grazie alla sua ampia funzionalità/funzione e al design incentrato sull'utente.

Notion è altamente personalizzabile, ma non è in grado di gestire esigenze complesse di project management. ClickUp, invece, affronta questi limiti grazie a solide funzioni integrate che supportano progetti complessi.

Modelli ClickUp

Il catalogo di modelli precostituiti di ClickUp riduce significativamente i tempi di configurazione e stabilisce una struttura per i progetti. In questo modo si risparmia il lavoro richiesto per l'impostazione delle tabelle e la gestione manuale delle dipendenze delle attività.

Funzionalità/funzione come la gestione automatizzata delle attività, la collaborazione in tempo reale e la reportistica avanzata aiutano a snellire il flusso di lavoro.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-46.jpeg Il modello Simple Gantt di ClickUp offre una panoramica di un progetto, visualizza le dipendenze e previene i blocchi prima che si verifichino.
https://app.clickup.com/signup?template=t-180546792&department=other&\_gl=1\*r6m6jl\*\_gcl\au\*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzY.
Scarica questo modello /$$$cta/ Modello semplice di Gantt di ClickUp automatizza la gestione delle dipendenze delle attività e migliora la produttività collettiva del team.

Offre una panoramica completa della pipeline di sviluppo del progetto, approfondimenti sulle sequenze temporali specifiche delle attività, sui flussi delle attività e sulle prestazioni del team rispetto alle scadenze.

I grafici Gantt di ClickUp utilizzano componenti dinamici che interagiscono con elementi come elenchi di attività, calendari e dashboard.

Le funzionalità del grafico Gantt di ClickUp consentono anche di organizzare e stabilire priorità I grafici Gantt di ClickUp promuovono una facile leggibilità degli stati delle attività grazie a diversi schemi di colore. ClickUp è in grado di convertire automaticamente le attività in attività cardine e di riutilizzare i modelli di attività nei grafici di Gantt.

ClickUp supporta anche le funzioni di l'importazione delle aree di lavoro di Notion, in modo da poter aggiornare le capacità di project management senza perdere i dati esistenti. L'importazione dei dati di Notion in ClickUp consente inoltre di accedere alle funzionalità di monitoraggio del tempo e degli obiettivi, all'integrazione con strumenti di terze parti e alle configurazioni di collaborazione in tempo reale.

leggi anche:*_ _ClickUp IA Vs. Notion IA: quale strumento di IA è il migliore?*

**Notion vs ClickUp - Qual è lo strumento migliore per la creazione di grafici Gantt?

Ecco una breve tabella di confronto su utilizzando Notion vs ClickUp :

Ecco una visualizzazione estesa di come ClickUp aiuta i vostri team a portare a termine un maggior numero di lavori .

Le funzionalità esclusive di ClickUp per i grafici Gantt

A differenza di Notion, la gestione avanzata delle dipendenze di ClickUp consente di effettuare regolazioni automatizzate quando le sequenze temporali delle attività cambiano, assicurando che tutte le attività dipendenti vengano aggiornate di conseguenza. Questo riduce il lavoro richiesto e il rischio di errori.

I solidi strumenti di pianificazione di ClickUp, tra cui blocchi di tempo e integrazioni di calendario, allineano i membri del team allo stesso programma. Automazioni di promemoria e notifiche assicurano che le scadenze non vengano mancate.

La scalabilità e la versatilità del software di project management sono scontate quando si utilizza ClickUp per i grafici Gantt. Ecco alcune funzionalità/funzione esclusive di ClickUp.

ClickUp Monitoraggio del tempo

Aggiornate il vostro tempo da qualsiasi luogo integrando tutti i dispositivi e le app con la funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp Funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consente il monitoraggio su più dispositivi da qualsiasi posizione e offre reportistiche estese sull'attività dei dipendenti. Inoltre, consente di sincronizzare le app per il monitoraggio del tempo con la sua interfaccia, aiutandovi a filtrare, ordinare ed etichettare i risultati.

Obiettivi ClickUp

Impostazione e monitoraggio degli obiettivi rispetto alle prestazioni del team

Un'altra funzionalità/funzione è Obiettivi di ClickUp che consente di fissare traguardi misurabili e di monitorare lo stato con attività cardine e progetti specifici. È anche possibile impostare traguardi monetari e di altro tipo con descrizioni e KPI menzionati.

ClickUp Attività ricorrenti

Utilizzate le attività per assegnare i compiti ai membri del team e per consentire la collaborazione all'interno delle attività

Inoltre, La funzionalità di ClickUp per le attività ricorrenti consente di evitare di compilare ripetutamente le schede delle attività e di automatizzare le attività quotidiane per risparmiare tempo.

Migliora i tuoi Gantt Chart con ClickUp

Creare un grafico Gantt di Notion è estremamente semplice; il difficile è gestirlo e svilupparlo. Notion è un ottimo punto di partenza per l'impostazione e l'organizzazione dei progetti.

Tuttavia, man mano che le vostre esigenze di project management crescono, ClickUp è in grado di soddisfare altri aspetti essenziali, come la pianificazione delle attività, la gestione delle scadenze e l'individuazione dei colli di bottiglia.

La cosa migliore è che è possibile utilizzare una semplice azione di hovering per determinare il percorso critico e vedere dinamicamente la percentuale del progetto o dell'attività. Da lì si può stabilire la priorità delle attività cruciali per completare il progetto.

Siete pronti a migliorare le vostre capacità di project management con ClickUp?
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