Amikor a csapatok először hallanak a ClickUp Super Agents-ről, általában az első kérdés, amit kapok, a következő:
„Milyen Super Agentet építsek?” „Van olyan sablon, amivel elindulhatok?”
„Milyen Super Agentet építsek?” „Van olyan sablon, amivel elindulhatok?”
Tapasztalatom szerint ez általában nem a legjobb kiindulási pont.
Mielőtt a parancsokról, ütemtervekről vagy AI-automatizálásról gondolkodna, egy sokkal egyszerűbb kérdésre kell válaszolnia:
Milyen üzleti folyamatot valósít meg a ClickUp alkalmazásban, és hogyan működik ez jelenleg?
Milyen üzleti folyamatot valósít meg a ClickUp alkalmazásban, és hogyan működik ez jelenleg?
Miután megértette a folyamatot, az automatizálási ötletek szinte maguktól jönnek.
Ebben a cikkben egy valós példát mutatok be egy weboldal-fejlesztő ügynökségtől, amellyel együtt dolgoztam. A tulajdonos eredetileg a ClickUp Super Agents használatát szerette volna, de a valódi probléma nem az AI implementációja volt. Hanem a láthatóság hiánya.
A csapatnak világos szállítási munkafolyamata és jól strukturált ClickUp munkaterülete volt. A vezetőség azonban továbbra is nehezen tudta megismerni az egyes projektek valós állapotát anélkül, hogy a csapattól frissítéseket kért volna.
A megoldás végül meglepően egyszerűnek bizonyult:
Egy kicsi, de célzott ClickUp Super Agent, amely automatikusan generálja az AI-projekt állapotfrissítéseit a csapat által már elvégzett munkák alapján.
Rólam: Segítek a csapatoknak abban, hogy a ClickUp-ot valódi operációs rendszerré alakítsák a folyamat-orientált termelékenység segítségével.
Illia vagyok, a ClickUp hitelesített tanácsadója és a sProcess alapítója, ahol segítek a csapatoknak abban, hogy a ClickUp-ot olyan rendszerré alakítsák, amely valóban támogatja üzleti tevékenységüket.
Az elmúlt több mint 6 évben több mint 100 vállalattal dolgoztam együtt a ClickUp valós működési munkafolyamatokba való bevezetésén – az ügyfelek kiszolgálásától és az értékesítési folyamatoktól a marketingtevékenységekig és a belső csapatmenedzsmentig. A hangsúlyom mindig ugyanaz: a folyamatok elsődleges bevezetése.
Ahelyett, hogy sablonokkal vagy eszközökkel kezdenék, először segítek a csapatoknak feltérképezni a munkájuk mögötti folyamatot . Ezután olyan ClickUp-struktúrát tervezünk, amely tükrözi ezt a folyamatot, és támogatja mind a csapat napi munkavégzését, mind a vezetőség számára biztosított átláthatóságot.
Ugyanez a folyamat-első szemlélet vezetett a cikkben leírt Super Agent munkafolyamathoz.
Ingyenes források, amelyek segítenek a ClickUp üzleti célokra való felhasználásában
Ha szeretne mélyebben elmélyülni a ClickUp üzleti felhasználásában, itt talál két ingyenes forrást, amelyet én készítettem:
- Ingyenes ClickUp beállítási útmutató (PDF)
- Ingyenes 30 perces oktatóvideó arról, hogyan teheti a ClickUp-ot üzleti tevékenységének hasznára
Miért küszködnek az ügynökségek a projektállapot láthatóságával?
A weboldal-ügynökségek általában több tucat ügyfélprojektet futtatnak egyszerre. A tervezők a vázlatokon és a vizuális tervezésen dolgoznak, a fejlesztők frissítéseket hajtanak végre, és folyamatosan érkeznek az ügyfelek módosításai.
Mindez a munka valahol egy projektmenedzsment eszközben történik. De a vezetőség ritkán akarja megnyitni az egyes feladatokat vagy átnézni a részletes táblákat, hogy megértse, mi történik.
Ők valami egyszerűbbet akarnak: minden ügyfélprojekt 10 000 lábas magasságból áttekinthető összefoglalóját.
A probléma az, hogy az áttekintés fenntartása gyakran manuális frissítéseket igényel. Valakinek emlékeznie kell az előrehaladás összefoglalására, a projekt szakaszainak megváltoztatására és a vezetői irányítópultok pontosságának fenntartására.
A gyakorlatban ez ritkán történik következetesen. Mivel a csapatok a végrehajtásra koncentrálnak, a jelentések elmaradnak.
Pontosan ez az a fajta súrlódás, amelyet az AI-projekt állapotfrissítések megoldhatnak.
📚 Olvassa el még: Hogyan alakíthatja át a ClickUp CSAT jelentéseit gyors, hasznosítható információkká a ClickUp Super Agent segítségével
Hogyan valósítsa meg az AI-projekt állapotfrissítéseket egy egyszerű Super Agent segítségével a ClickUp alkalmazásban
Mielőtt végigvezetném Önt a folyamaton, hadd mutassam be a megvalósítás mögött álló gondolkodásmódomat.
Olyan ügynöki folyamatot akartam létrehozni, amely:
- Közvetlenül illeszkedik a meglévő, jól meghatározott munkafolyamatba.
- A csapat számára új szokások kialakítása helyett a súrlódások eltávolítása
- Valós láthatóságot biztosított a vezetés számára anélkül, hogy végtelen állapotfrissítéseket kényszerített volna rájuk.
És ezek voltak a lépések, amelyeket ennek megvalósításához tettünk:
1. lépés: Először vizualizálja a weboldal szállítási munkafolyamatát
Mielőtt belekezdtünk a ClickUp használatába, feltettem az ügynökség tulajdonosának egy alapvető kérdést:
„Hogyan valósít meg egy weboldal-projektet a kezdetektől a befejezésig?”
A folyamatot bármilyen eszközön kívül ábrázoltuk. Ez csak egy diagram volt, amely a következőket tartalmazta:
A folyamatot bármilyen eszközön kívül ábrázoltuk. Ez csak egy diagram volt, amely a következőket tartalmazta:
- Hogyan indul egy ügyfélprojekt?
- Mely fázisokon megy keresztül egy projekt (gondoljon a stratégiára, a tervezésre, a fejlesztésre, a minőségbiztosításra, a bevezetésre stb.
- Ki felelős az egyes lépésekért?
- Hol jelennek meg az ügyfelek visszajelzései és módosításai?
Emellett feltérképeztük a támogató tevékenységeket is, mint például az adminisztratív feladatok, az ügyfelek visszajelzései és az oldalankénti munkafolyamatok. Nem számít, hogy táblát, FigJam-et vagy tollat és papírt használ. A lényeg, hogy lássuk és megértsük a weboldal-projekt megvalósításának valódi működési folyamatát.
Miután elkészült a térkép, sokkal könnyebbé vált a megfelelő ClickUp-struktúra megtervezése.
💡 Profi tipp: Ha nem szeretné a teljes munkafolyamatot a nulláról felépíteni, a ClickUp weboldal-tervezési projektterv sablonja remek kiindulási pont. Kifejezetten weboldal-készítési munkafolyamatokhoz lett kialakítva, és tartalmazza a projekt fázisainak, a csapat szerepeinek, az ütemterveknek és a teljesítendő feladatoknak a struktúráját.
A sablont az ügynöksége folyamatához igazíthatja, majd automatizálhatja vagy Super Agenteket alkalmazhat rá, hogy a munka előrehaladtával AI-projektállapot-frissítéseket generáljon.
2. lépés: Hozzon létre egy ClickUp struktúrát, amely tükrözi a folyamatot
Miután a szállítási folyamat egyértelművé vált, két igény köré építettük fel a ClickUp struktúráját:
- Magas szintű áttekintés a vezetőség számára
- Taktikai munkaterület a szállítási csapat számára
Az eredmény két különálló ClickUp Space lett.
1. Az ügyfélterület: minden projekt 10 000 lábbal a föld felett
Az első teret kifejezetten a láthatóság érdekében tervezték. Minden ügyfélnek saját mappája volt, és abban a mappában létrehoztuk a következőket:
- Adminisztrátori lista az ügyfélspecifikus operatív feladatokhoz
- Egy projektlista, amelyben minden webhelyprojekthez egy feladat tartozik
Minden projektfeladat magas szintű nyomkövetőként szolgált.
Ebből a listából a vezetőség gyorsan láthatja:
- Mely projektek voltak aktívak?
- Melyik fázisban volt az egyes projektek
- Akármi is tűnt elakadtnak
Tapasztalatom szerint ez az a pont, ahol sok csapat hibázik. A részletes projekt táblákban élnek, és elfelejtik létrehozni egy olyan helyet, ahol a vezetés áttekintheti a teljes képet anélkül, hogy a feladatok és nézetek labirintusában kellene kattintgatnia.
📮 ClickUp Insight: Felmérésünk szerint a vezetők közel 88%-a még mindig manuális bejelentkezésekre, irányítópultokra vagy megbeszélésekre támaszkodik a frissítések megszerzéséhez. Mi ennek a költsége? Elvesztegetett idő, kontextusváltás és gyakran elavult információk. Minél több energiát fordít a frissítések követésére, annál kevesebb marad a cselekvésre. A ClickUp Autopilot Agents funkciója, amely a Listák és Csevegések menüpontokban érhető el, azonnal jelzi az állapotváltozásokat és a kritikus beszélgetési szálakat. Így soha többé nem kell megkérnie a csapatát, hogy küldjön „gyors frissítéseket”. 👀
💫 Valós eredmények: A Pigment a ClickUp segítségével 20%-kal javította a csapatok kommunikációs hatékonyságát, így a csapatok jobban összekapcsolódtak és összehangoltabbá váltak.
2. A projektterület: ahol a szállítási munka ténylegesen zajlik
A második tér volt az, ahol a valódi munka zajlott. Itt a csapat nyomon követte a weboldal elkészítéséhez szükséges taktikai lépéseket:
- Fázisok és adminisztratív feladatok: Ezek a projekt elindításától a bevezetésig tartó operatív lépéseket jelentik.
- Weboldalak: Minden oldal egy-egy feladattá vált, amely a vázlat, a tervezés és a fejlesztés szakaszain haladt át.
- Visszajelzések és módosítások: Az ügyfelek visszajelzéseit és a módosítási ciklusokat egy külön listában követték nyomon, így semmi sem maradt ki.
A csapat minden nap itt dolgozott. Frissítették az állapotokat, elvégezték a feladatokat és kezelték a módosításokat. A szállítás szempontjából a rendszer jól működött.
De ez egy új problémát is felvetett.
A rejtett probléma: az állapot eltérése a végrehajtás és a jelentés között
✅ A csapat szinte minden idejét a Project Space-ben töltötte. Szorgalmasan haladtak a feladatok tervezésével és fejlesztésével. A módosításokat is gyorsan megoldották, és elvégezték a fázisalapú adminisztratív feladatokat.
⚠️ Amit nem tettek következetesen, az az volt, hogy visszatértek az ügyfélterületre, hogy:
- Frissítse az egyes magas szintű projektfeladatok szakaszát
- Adjon hozzá egy gyors állapotösszefoglalót a vezetőség számára
📌 Az eredmény?
- A vezetőségnek tetszett az 10 000 lábas áttekintés ötlete, de csak akkor, ha az naprakész volt.
- A csapatnak nehézséget okozott a végrehajtási nézetek és a jelentési nézetek közötti váltás.
- Az állapot eltérései kezdtek megjelenni: a ClickUp már nem tükrözte a valóságot, hacsak valaki nem gondoskodott a dolgok kézi szinkronizálásáról.
Ez pontosan az a fajta konfliktus, amelyre a Super Agent tökéletesen alkalmas.
3. lépés: Az AI-projekt állapotfrissítések automatizálása a ClickUp Super Agent segítségével
Miután a folyamat és a struktúra teljesen kialakult, feltettük a kérdést:
„Mi a legkisebb, leghasznosabb Super Agent, amit ide hozzáadhatunk?”
„Mi a legkisebb, leghasznosabb Super Agent, amit ide hozzáadhatunk?”
Nem próbáltunk mindent automatizálni. Egy konkrét feladatra koncentráltunk: a magas szintű ügyfélprojekt-követők szinkronizálása a Project Space-ben zajló összes részletes munkával.
Nem próbáltunk mindent automatizálni. Egy konkrét feladatra koncentráltunk: a magas szintű ügyfélprojekt-követők szinkronizálása a Project Space-ben zajló összes részletes munkával.
Így létrehoztunk egy Super Agentet, amelyet Website Project Status Sync Super Agent néven hívok.
Így létrehoztunk egy Super Agentet, amelyet Website Project Status Sync Super Agent néven hívok.
Mit csinál minden nap a Website Project Status Sync Super Agent?
Egy meghatározott ütemterv szerint (naponta többször teszteltük, majd később heti rendszerességgé vált) a Super Agent:
- Beolvassa az összes webhelyprojekt mappát a Project Space-ben. Megvizsgálja a fázisokat, az adminisztrációs feladatokat, a webhely oldalait és az egyes projektekhez kapcsolódó revíziós listákat.
- Meghatározza az egyes projektek valós stádiumát. Például, ha a legtöbb alapvető oldal tervezési vagy fejlesztési stádiumban van, akkor a projekt Tervezési vagy Fejlesztési fázisban van.
- Rövid állapotkommentet tesz közzé a megfelelő magas szintű projektfeladatra vonatkozóan az Ügyfélterületen, például:„A jelenlegi fázis a tervezés. A fő oldalak vázlatosak és vizuális tervezés alatt állnak. Az utolsó frissítés óta nem történt változás.”
- Automatikusan frissíti a projekt szakaszának egyéni mezőjét . Így a vezetőség szakaszok szerint szűrhet és rendezhet anélkül, hogy a csapatot kézi frissítésre kérné.
A szállítási csapatnak soha nem kell elhagynia a végrehajtási nézeteket. Csak a munkájukat végzik.
A szuperügynök kezeli a szinkronizálást.
A vezetőség pedig a következőket kapja:
- Friss frissítések közvetlenül az ügyfelek számára elérhető projektkövetőben
- Egy megbízható szakaszmező, amelyben bízhatnak
- Gyors, áttekinthető megjegyzéselőzmények, amelyek bemutatják a projektek időbeli előrehaladását.
💡 Profi tipp: A ClickUp AI Cards segítségével automatikusan felületre hozhatja a projektekkel kapcsolatos információkat
Ha a vezetőség még gyorsabb áttekintést szeretne, hozzáadhat ClickUp AI kártyákat a ClickUp irányítópultjához. Az AI kártyák automatikusan összefoglalják a feladatok aktivitását, az akadályokat és az előrehaladást a kiválasztott listákon vagy területeken.
Ahelyett, hogy az egyes feladatok frissítéseit olvasnák, a vezetők egy AI által generált pillanatképet kapnak arról, hogy mi halad előre, mi állt meg, és mire kell figyelni – ezáltal a Super Agentek automatizált AI-projektállapot-frissítéseinek hatékony kiegészítőjévé válik.
Miért lehetnek a egyszerű Super Agentek a leghatékonyabbak?
Ez a Super Agent nem feltűnő. Nem ír ajánlatokat, nem válaszol támogatási jegyekre, és nem ütemezi meg önállóan az értékesítési hívásokat.
Ezzel megszűnik a szállítási csapat és a vezetőség közötti ismétlődő feszültségforrás.
Ezzel megszűnik a szállítási csapat és a vezetőség közötti ismétlődő feszültségforrás.
Ahelyett, hogy a csapatnak meg kellene emlékeznie arról, hogy „Ó, azt a másik feladatot is frissítenem kell, hogy a főnököm tudja, hol tartunk”, csak egy helyen kell dolgozniuk. A Super Agent megbízható működési partnerükké válik.
Ahelyett, hogy a csapatnak meg kellene emlékeznie arról, hogy „Ó, azt a másik feladatot is frissítenem kell, hogy a főnököm tudja, hol tartunk”, csak egy helyen kell dolgozniuk. A Super Agent megbízható működési partnerükké válik.
Néhány fontos tanulság ebből a fejlesztésből:
- Ehhez nem kell bonyolult Super AgentMég egy egyszerű napi vagy heti szinkronizálás is javíthatja a kommunikációt és a felelősségvállalást.
- A legjobb Super Agentek egy világos folyamat és egy tiszta struktúra tetején ülnekHa a folyamata homályos és a ClickUp területe kaotikus, az AI csak tovább növeli ezt a káoszt.
- A Super Agentnek egy konkrét üzleti igényt kell kielégítenieEbben az esetben a cél a következő volt: A vezetőség számára megbízható, átfogó képet adni anélkül, hogy a csapatot extra jelentési munkával terhelné
📮ClickUp Insight: Amikor megkérdezték, mi tenné az AI-ügynököket igazán hasznossá, a leggyakoribb válasz nem a sebesség vagy a teljesítmény volt. A válaszadók közel 40%-a azt mondta, hogy olyan ügynökre van szükségük, aki tökéletesen megérti a munkájuk kontextusát.
Ez logikus, mivel a legtöbb AI-ügynök kudarcot vall, ha nem érti, miért hozták meg a döntéseket, vagy hogyan kell a munkát végezni.
Mivel a Super Agents megőrzi a kontextust, emlékszik a korábbi döntésekre és folyamatosan működik, sokkal megbízhatóbban tud cselekedni, mint a prompt-alapú ügynökök. Élő munkaterület-előzmények alapján dolgoznak, aktívak maradnak a munka előrehaladtával, és egyértelmű engedélyhatárok és ellenőrzési nyomvonalak keretein belül működnek.
Amikor az intelligencia megérti a munkát és biztonságosan végzi el, végre úgy fogja érezni, hogy egy olyan virtuális munkatárssal dolgozik, akire valóban számíthat.
📚 Olvassa el még: Hogyan lehet felgyorsítani az AI-esemény tervezését a ClickUp Super Agents segítségével
Mennyibe kerülnek valójában a Super Agents által támogatott AI-projektállapot-frissítések?
Az egyik első ellenvetésem – és sok vállalkozóé is – az AI-automatizálással kapcsolatban a költség volt.
„Mi van, ha ez drága lesz? El fogom használni az AI-kreditjeimet csak azért, hogy állapotfrissítéseket tegyek közzé?”
„Mi van, ha ez drága lesz? El fogom használni az AI-kreditjeimet csak azért, hogy állapotfrissítéseket tegyek közzé?”
A válasz megadásához egy valós tesztet futtattam.
A válasz megadásához egy valós tesztet futtattam.
- Beállítottam a Super Agentet, hogy egy héten keresztül naponta háromszor tegyen közzé bejegyzéseket.
- Megnéztem, hogy valójában hány AI-kredit került felhasználásra.
Még ennél a magasabb gyakoriságnál is alacsonyak voltak a költségek. Ezután visszaléptünk, és egy jobb kérdést tettünk fel:
„Milyen gyakran van szükségünk vezetői szintű frissítésre?”
„Milyen gyakran van szükségünk vezetői szintű frissítésre?”
Ennek az ügynökségnek a válasza hetente egyszer volt. Így módosítottuk az ütemtervet.
Ennél a ritmusnál a rendszer heti 50–60 cent AI-kreditbe kerül.
Ennek az ügynökségnek a válasza hetente egyszer volt. Így módosítottuk az ütemtervet.
Ennél a ritmusnál a rendszer heti 50–60 cent AI-kreditbe kerül.
Ennyiért az ügynökség tulajdonosa a következőket kapja:
- Minden ügyfélprojekt megbízható áttekintése egy helyen
- Biztos lehet benne, hogy a szakaszok és az állapotok valóban tükrözik a valóságot.
- Kevesebb időt kell fordítania a frissítések követésére az értekezleteken és a csevegésekben.
Az én szemszögemből ez egy megéri a befektetést.
📚 Olvassa el még: Hogyan lehet hatékonyan dolgozni a ClickUp Super Agents segítségével: a legjobb gyakorlatok bemutatása
Hogyan tervezzük meg első (vagy következő) Super Agentünket?
Ha a ClickUp-ot bámulja, és azt gondolja: „Tudom, hogy Super Agenteket kellene használnom, de nem tudom, hol kezdjem”, íme a keretrendszer, amelyet jelenleg ügyfeleimmel használok:
- Válasszon egy üzleti folyamatot: weboldal szállítás, ügyfél-bevonás, toborzás, termékbevezetés – először válasszon ki egy folyamatot.
- Vizualizálja ezt a folyamatot a ClickUp-on kívül: Rajzolja le a lépéseket, az átadásokat és azt, hogy hol találhatók ma az információk.
- Tervezze meg ClickUp struktúráját e folyamat köré: Használja a ClickUp projekt hierarchiáját, hogy olyan tereket, mappákat, listákat és egyéni mezőket hozzon létre, amelyek tükrözik a valóságot. Adjon a vezetőségnek 10 000 lábas kilátást, a csapatnak pedig taktikai bázist.
- Keresse meg a fárasztó manuális lépéseket vagy az állapoteltéréseket: Hol kell valakinek több helyen is emlékeznie valamit frissíteni? Hol romlik a láthatóság?
- Adja át ezt a feladatot egy Super Agentnek: Kezdje a lehető legegyszerűbben: egy egyértelmű bemenet, egy egyértelmű kimenet, egy futási ütemterv.
🎥 Íme egy rövid videó bemutató, amely megkönnyíti a dolgot:
📚 Olvassa el még: Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a ClickUp AI milyen módon támogathatja ezeket a munkafolyamatokat, a ClickUp funkciók áttekintése remek forrás további építőelemekhez.
Az AI állapotfrissítések a ClickUp Super Agents segítségével a hype-ból valósággá válnak
Nem azért szerettem meg a Super Agenteket, mert olyan csillogóak voltak. Akkor szerettem meg őket, amikor megláttam egy egyszerűt, mint például ezt a Website Project Status Sync-et, amely megszünteti az egész csapat napi bosszúságát.
Ennek az ügynökségnek a változás a következőképpen nézett ki:
- Előtte: A ClickUp beállítása stabil volt, de a vezetőség mindig néhány lépéssel lemaradt a valóságtól.
- Utána: Élő, pontos ügyféláttekintés, amely a csapat által már elvégzett munkák alapján frissül.
Ha mást nem is, de ezt vegye magával ebből a történetből:
🔑 Ne kezdje azzal, hogy „Milyen Super Agentet építsek?”
Kezdje azzal, hogy „Milyen folyamatot kell támogatnia a ClickUpnak és az AI-nek?”
🔑 Ne kezdje azzal, hogy „Milyen Super Agentet építsek?”
Kezdje azzal, hogy „Milyen folyamatot kell támogatnia a ClickUpnak és az AI-nek?”
Ezt követően térképezd fel a folyamatot, tervezd meg a struktúrát, majd hagyd, hogy egy egyszerű, jól célzott Super Agent mindent szinkronban tartson.
Ezt követően térképezd fel a folyamatot, tervezd meg a struktúrát, majd hagyd, hogy egy egyszerű, jól célzott Super Agent mindent szinkronban tartson.
Így válthatja az AI-t egy divatos szlogenből egy hatékony termelékenységi motorrá, amely valóban eredményeket hoz.
A kezdéshez regisztráljon itt a ClickUp-ra. Ingyenes!