Napi káosz, állandó pingelések és kommunikációs túlterhelés. Ha ez a mai csapatod valóságára is igaz, hidd el, nem vagy egyedül (különösen, ha távoli munkát végzel!).
A tudásmunkások 83%-a elsősorban e-mailre és csevegésre támaszkodik a csapatkommunikációban. Munkaidejük közel 60%-át azonban ezeknek az eszközöknek a váltogatásával és információkereséssel töltik.
A kihívás: a kommunikációs túlterhelés kezelése
Néhány hónappal ezelőtt egy távoli ügyfél fordult az IPM Software csapatához azzal, amit ők „kommunikációs tűzijátéknak” neveztek.
Uriel Asamoa vagyok, projektmenedzser az IPM Software-nél, ahol elosztott csapatok számára végzünk ClickUp-bevezetéseket. Amikor ez az ügyfél először felvette velünk a kapcsolatot, a napi kommunikációjuk a következőképpen nézett ki:
- A Slack szálak tele vannak hibajelentésekkel
- WhatsApp üzenetek, amelyek minden órában (beleértve az éjszakai 11 órát is) SOP-kat kérnek
- Végtelen e-mail láncok, amelyek olyan hosszúak, hogy „könyvek is lehetnének, fejezetekkel”.
A fontos döntések, frissítések és kérések elsüllyedtek a különböző eszközök között. A vezetők nem látták a teljes képet. A csapat tagjai úgy érezték, hogy elárasztják őket az értesítések. Projektmenedzserként éreztem, milyen nehéz volt a saját projektmenedzsereiknek megérteni, mi is történik valójában.
A megoldás: a belső kommunikáció központosítása és automatizálása
Ahelyett, hogy újabb eszközt adtam volna a halomhoz, éppen ellenkezőleg, azt javasoltam, hogy az összes kommunikációt helyezzék át oda, ahol már eddig is zajlott a munkájuk: a ClickUpba.
A ClickUp közösség webináriumán bemutattam, hogyan használtam a ClickUp Chat és a Super Agents alkalmazásokat, hogy alapjaitól újjáépítsem a csapat kommunikációs rendszerét.
Az eredmény? Kevesebb megbeszélés, kevesebb „Hol is van az a link?” kérdés és nulla elveszett támogatási kérelem.
Hadd osszam meg Önökkel, hogyan csináltuk!
A munkafolyamat: három ClickUp AI szuperügynök, akik a belső kommunikáció 90%-át bonyolítják le
Ma ez a csapat a ClickUp Chatben kezdi és fejezi be a napját.
Segítettem nekik három egyszerű, de hatékony Super Agent létrehozásában a ClickUp-ban, amelyek most a belső kommunikáció nagy részét kezelik:
- A Daily Ops Reminder agent, amely felváltja a szétszórt standup frissítéseket
- Egy Internal Answers ügynök, aki a ClickUp wikiből közvetlenül lekérdezi az SOP-kat és a szabályzatokat.
- Egy támogatási jegykezelő, amely a csevegőüzeneteket teljes értékű támogatási feladatokká alakítja
Minden ügynök egy egyszerű elképzelésen alapul: ha a munka már a ClickUp-ban van – projektek, dokumentumok, SOP-k, feladatok – akkor a munkával kapcsolatos kommunikációnak is ott kell történnie.
Ez tükrözi a munkaterület-terjedésről alkotott véleményemet: az eszközök közötti váltás költségei nem csak az időpazarlás és az értesítések túlterhelése, hanem a kontextus elvesztése és a lassabb döntéshozatal is.
📮 ClickUp Insight: Képzelje el, hogy hetente akár 3 órát is elveszíthet – csak a döntésekre várva. Ez a valóság 38% -a alkalmazottaknak. 👀A ClickUp segítségével olyan munkafolyamatokat tervezhet, amelyek biztosítják a folyamatosságot: automatikus jóváhagyások, szerepkörökön alapuló feladatirányítás és valós idejű haladáskövetés. Nincs többé időpazarlás a következő lépésen való töprengéssel, csak folyamatos haladás, minden egyes lépésnél.
1. ügynök: Napi összehangolási rituálé a ClickUp Chatben
A ClickUp találkozók hatékonyságáról készült felmérés eredményei azt mutatják, hogy egy 100 fős szervezetben a tudásmunkások hetente közel 308 órát tölthetnek találkozókon!
Az első dolog, amit megpróbáltam megoldani, a napi összehangolás volt. Ezt úgy akartam megtenni, hogy nem szerveztem további megbeszéléseket, és egyúttal csökkentettem a csapat által használt eszközök számát.
Mert amikor a frissítéseid fele a Slackben, fele a WhatsAppban, és néha egy e-mailben jelennek meg, akkor a világosság sehol sem található. Mi a rosszabb? Végül teljesen kihagyod a frissítéseket, mert minden rendezetlennek tűnik.
Így együtt dolgoztunk velük, hogy ezt a zűrzavart egyetlen rituáléval helyettesítsük a ClickUp Chat-en belül: egy napi műveleti emlékeztető ügynök.
Minden reggel ez az AI-ügynök automatikusan egy rövid, barátságos üzenetet tesz közzé egy erre a célra létrehozott ClickUp Chat csatornán, amelyben mindenkit megkér, hogy ossza meg:
- Mivel foglalkoztak tegnap?
- Mit terveznek ma csinálni?
- Bármilyen akadály áll az útjukban
Mivel minden egyetlen ClickUp Chat szálban található, a vezetők azonnal láthatják az előrehaladást és az akadályokat, anélkül, hogy több eszközt kellene átkutatniuk.
💡 Profi tipp: A kommunikációs túlterhelés csökkentésének leggyorsabb módja, ha nem ismételjük a kontextust. Mivel minden ClickUp Chat csatorna közvetlenül kapcsolódik a projektekhez, listákhoz és feladatokhoz, nincs szükség Slackre a „munka megbeszéléséhez” – mert már a munka részeként beszélgetünk. Minden frissítés kapcsolódik ahhoz, amire hatással van.
Bármely üzenetet ClickUp-feladattá alakíthat (a megfelelő listával és tulajdonossal) közvetlenül a csevegésből, így a csapatnak nem kell átugrania a Slackbe, megnyitnia a Jirát, vagy másolni-beilleszteni a kontextust egy újabb projekteszközbe.
Összefoglalt standupok másodpercek alatt, nem pedig értekezleteken
Itt jön be a képbe a ClickUp Brain, a ClickUp kontextusfüggő mesterséges intelligencia asszisztense, amely valóban megváltoztatja a játékszabályokat.
A válaszok beérkezése után a ClickUp Brain összefoglalja az egész szálat egy áttekinthető napi összefoglalóban, amelyet a vezetők néhány perc alatt elolvashatnak. Ahelyett, hogy húsz perces értekezletet tartanának, áttekintik a strukturált összefoglalót, amely tartalmazza:
- Mi történt
- Mi a terv?
- Ahol a dolgok megakadtak
⚡️ Valós hatás: Miután bevezettük ezt a munkafolyamatot, a vezetői összehangoló értekezlet időtartama körülbelül húsz percről három percre csökkent, egyszerűen azért, mert minden szükséges információ már a ClickUp-ban volt.
Nincs többé emberek üldözése, nincs többé frissítések üldözése, és nincs szükség húsz perces standup-ra.
Nincs többé emberek üldözése, nincs többé frissítések üldözése, és nincs szükség húsz perces standup-ra.
Egy távoli csapat számára, amely már eleve küzdött az értesítésekkel kapcsolatos fáradtsággal, ez önmagában is könnyebbé tette a napi munkát.
Agent 2: Belső válaszadó ügynök, amely közvetlenül a ClickUp wikiből olvas fel
A második ügynök egy olyan általános problémával foglalkozik, amelyet szinte minden implementáció során tapasztalok: az ismétlődő „Hol van…?” kérdésekkel.
Sok más növekvő csapathoz hasonlóan ez a vállalat is ugyanazokat a belső kérdéseket kellett újra és újra megválaszolnia:
- „Hol van az onboarding útmutató?”
- „Mi a szabadságolási szabályzat?”
- „Hogyan nyújtsam be a munkaidő-nyilvántartásomat?”
A válaszok technikailag léteztek, a belső dokumentumokban és az SOP-kban, de senki sem akart utánuk kutatni a napi munkája mellett.
Ezért létrehoztam egy Internal Answers Agent (Belső válaszadó) funkciót a ClickUp Chatben, amely közvetlenül a vállalat ClickUp wikijéből olvas.
Most már senkinek nem kell a vezetőjét zavarnia, hanem bárki megnyithatja a ClickUp Chat alkalmazást, és felteheti a kérdését, például: „Mi a szabadságolási szabályzatunk?” A háttérben az ügyintéző megkeresi a vonatkozó SOP-kat és szabályzatokat a ClickUp Docs alkalmazásban, és a szabályzat világos, tömör összefoglalásával, valamint a legfontosabb részletekkel válaszol.
⚡️ Valós hatás: A csapattal folytatott beszélgetések alapján becslésük szerint ez az ügynök több mint felére csökkentette az ismétlődő belső kérdéseket. Ez kevesebb zavarást jelent a vezetők számára, és sokkal kevesebb „gyors kérdés” zavarja meg a mély munkát.
🔑 Ha már rendelkezik ClickUp wiki vagy SOP hubbal, ezt a mintát egyszerűen lemásolhatja:
- Központosítsa a szabályzatokat, útmutatókat és HR-információkat a ClickUp Docs-ban
- Használja a ClickUp Brain és a Super Agents funkciókat, hogy ezeket az információkat közvetlenül a csevegésben jelenítsen meg.
- Bátorítsa csapatát, hogy „először az ügynököt kérdezze meg”, mielőtt egy személyhez fordulna.
Ez egy tankönyvi példa arra, hogyan lehet a kontextusfüggő mesterséges intelligenciát felhasználni a meglévő tudás tényleges hasznosítására.
📮 ClickUp Insight: Nemrégiben kiderült, hogy a tudásmunkások körülbelül 33%-a naponta 1-3 embernek küld üzenetet, hogy megszerezze a szükséges információkat. De mi lenne, ha minden információ dokumentálva és könnyen elérhető lenne? A ClickUp Brain segítségével a kontextusváltás már a múlté. Egyszerűen tegye fel a kérdést a munkaterületéről, és a ClickUp Brain előhívja az információkat a munkaterületéről és/vagy a csatlakoztatott harmadik féltől származó alkalmazásokból!
3. ügynök: A „webhely nem elérhető” üzenetek valódi támogatási jegyekké alakítása
A harmadik ügynök zárja le a kommunikáció és a cselekvés közötti hurkot.
A változtatások előtt a támogatási kérelmek mindenhonnan érkeztek:
- Egy sürgős hiba jelentkezett a Slack csatornán
- A WhatsApp üzenet rossz személynek lett elküldve
- Egy e-mail háromszor továbbításra került, mire a megfelelő címzetthez jutott el.
Nem meglepő, hogy a káoszban körülbelül minden tizedik kérés egyszerűen eltűnt.
Ennek megoldására segítettem a csapatnak létrehozni egy Support Ticket Agent (támogatási jegyügynök) funkciót a ClickUp Chat-en belül.
🔑 Így működik:
- Egy csapattag üzenetet küld a ClickUp Chatbe, például:„A belső weboldal nem működik, valaki megnézné?” és csatol egy képernyőképet.
- Az AI-ügynök „elolvassa” az üzenetet, mint egy ember, megérti, hogy az egy problémát ír le – nem csak egy kérdést –, és automatikusan létrehoz egy támogatási jegyet a ClickUp-ban.
- Az ügynök egyértelmű leírást ír, linket csatol az eredeti csevegőüzenethez, és egy gyors visszaigazolást tesz közzé a szálban, hogy a bejelentő tudja, hogy a bejelentés rögzítésre került.
A csapat szemszögéből nézve ők csak leírják a problémát a csevegésben. A ClickUp AI végzi el a nehéz munkát, és alakítja át az üzenetet strukturált munkává.
⚡️ Valós hatás: Az ügynök bevezetése után a vállalat tíz támogatási kérelemből egyet sem veszített el. Most minden ott található, ahol a munka folyik: a ClickUp-ban.
Ha már nyomon követi a hibákat vagy kéréseket a ClickUp Tasks alkalmazásban, ez a minta a Chat alkalmazást strukturált munka elsődleges eszközévé teszi, ahelyett, hogy csak egy újabb zsákutca kommunikációs csatornává válna.
Miért működik ez a megközelítés: a kommunikáció pontosan ott zajlik, ahol a munka is
A varázslat nem csak az AI-ban rejlik, hanem abban is, hogy a ClickUp-ot választották a munka és a kommunikáció egyetlen központjának.
A beszélgetéseket a ClickUp Chatbe helyezve és ügynökökkel támogatva segítettünk ennek a csapatnak:
- Szüntesse meg a dokumentumokat kérő Slack-üzeneteket
- Nincs több késő esti WhatsApp-beszélgetés sürgős ügyekről
- Cserélje le a szétszórt napi frissítéseket egyetlen, kereshető csevegési szálra!
- Rögzítse minden támogatási kérést valódi feladatként
Idővel egy egyszerű mottót kezdtem használni annak leírására, amit létrehoztunk:
Amikor a kommunikáció ott zajlik, ahol a munka is, a csapatok anélkül is gyorsabban haladnak, hogy megpróbálnák.
Amikor a kommunikáció ott zajlik, ahol a munka is, a csapatok anélkül is gyorsabban haladnak, hogy megpróbálnák.
Pontosan ez az a fajta átalakulás, amelyet szeretek megvalósítani, amikor a csapatok a ClickUp-ot nem „egy újabb alkalmazásnak”, hanem munkájuk egységes irányító központjának tekintik. Az olyan funkciók, mint a ClickUp Chat, a Docs és az AI-támogatott ügynökök közvetlenül összekapcsolják a belső kommunikációt a feladatokkal, az automatizálással és a jelentésekkel.
Ha kíváncsi arra, hogy más csapatok hogyan használják a ClickUp AI-t és az ügynököket a munkaterhelés elszaporodásának leküzdésére, olvassa el olyan történeteket, mint például hogy az AI konvergencia hogyan oldja meg a munkaterhelés elszaporodását, vagy hogy a vezetők hogyan közelítik meg az AI változáskezelést a ClickUp segítségével.
Búcsúzzon el a kommunikációs túlterheléstől: próbálja ki ezt a saját munkaterületén!
A legfontosabb tanulság? Nincs szükség több eszközre a kommunikációs hiányosságok kijavításához. Csak egy jobb helyre van szükség.
Az ebben a megvalósításban alkalmazott minták segítségével kis lépésekkel kezdhet, majd fokozatosan bővítheti a rendszert:
- Kezdje egy összehangolási rituáléval a ClickUp Chatben Hozzon létre egy napi standup vagy ops csatornát Adjon hozzá egy egyszerű AI ügynököt, amely napi emlékeztetőket tesz közzé és összefoglalja a válaszokat
- Hozzon létre egy napi standup vagy ops csatornát
- Adjon hozzá egy egyszerű AI-ügynököt, amely napi emlékeztetőket küld és összefoglalja a válaszokat.
- Alakítsa meglévő dokumentumait belső válaszmotorrá Központosítsa az SOP-kat, irányelveket és útmutatókat a ClickUp Docs-ban Csatlakoztasson egy ügynököt, aki a válaszokat a csevegésbe vonja be, ahelyett, hogy az embereket manuális keresésre kényszerítené
- Központosítsa az SOP-kat, irányelveket és útmutatókat a ClickUp Docs-ban
- Csatlakoztasson egy ügynököt, aki a válaszokat a csevegésbe húzza, ahelyett, hogy az embereket manuális keresésre kényszerítené.
- A problémákat közvetlenül a csevegésből a ClickUp feladatokba irányítsa Döntse el, mely típusú üzenetek váljanak jegyekké (hibák, incidensek, sürgős kérések) Hagyja, hogy egy AI-ügynök automatikusan hozzon létre feladatokat, csatoljon kontextust és nyugtázza a fogadásukat
- Döntse el, mely típusú üzenetek váljanak jegyekké (hibák, incidensek, sürgős kérések)
- Hagyja, hogy egy AI-ügynök automatikusan hozzon létre feladatokat, csatoljon kontextust és nyugtázza a fogadásokat.
- Hozzon létre egy napi standup vagy ops csatornát
- Adjon hozzá egy egyszerű AI-ügynököt, amely napi emlékeztetőket küld és összefoglalja a válaszokat.
- Központosítsa az SOP-kat, irányelveket és útmutatókat a ClickUp Docs-ban
- Csatlakoztasson egy ügynököt, aki a válaszokat a csevegésbe húzza, ahelyett, hogy az embereket manuális keresésre kényszerítené.
- Döntse el, mely típusú üzenetek váljanak jegyekké (hibák, incidensek, sürgős kérések)
- Hagyja, hogy egy AI-ügynök automatikusan hozzon létre feladatokat, csatoljon kontextust és nyugtázza a fogadásokat.
Ahogy finomítja ezeket a munkafolyamatokat, ugyanazt a változást fogja tapasztalni, mint ügyfelünk: kevesebb eszköz, kevesebb káosz és több idő a feladatok elvégzésére.
Mi az egyetlen dolog, amire szüksége van a kezdéshez? Regisztráljon egy ingyenes ClickUp-fiókra! ✨
Uriel Asamoa projektmenedzser az IPM Software-nél, egy ClickUp implementációs partnernél, amely segít a csapatoknak a világosság, az összehangoltság és az automatizálás elérésében. Szakterülete a ClickUp megoldások kidolgozása, amelyek megszüntetik a kommunikációs káoszt, racionalizálják a napi műveleteket és növelik a termelékenységet – anélkül, hogy további eszközöket kellene bevezetni.