A projektmenedzsmentben a leggyakoribb tanács az, hogy már az első naptól kezdve alakítsa ki projektcéljait SMART-elvek szerint (Specifikus, Mérhető, Atérhető, Releváns és Termékeny). Sajnos ez az, ami a legtöbb célt már a munka megkezdése előtt meghiúsítja.
A kutatások szerint a projektek mindössze 31%-a jár teljes sikerrel, és ennek egyik leggyakoribb oka az, hogy a célt mutatószámra cserélték.
A probléma strukturális jellegű. A cél és a feladat két különböző fogalom, de a csapatok egy mondatba sűrítenek mindkettőt, így elveszítik azt a képességüket, hogy a körülmények változása esetén korrigáljanak az irányon és alkalmazkodjanak. Amikor ez megtörténik, egyetlen szám elmulasztása is úgy tűnik, mintha az egész cél kudarcot vallott volna, még akkor is, ha az átfogóbb eredmény a tervek szerint alakul.
Ez az útmutató elkülöníti a két szintet, bemutatja a valódi célokat, amelyek alatt a mérhető célkitűzések sorakoznak, és végigvezeti Önt egy öt lépésből álló folyamaton, amelynek segítségével olyan célokat fogalmazhat meg, amelyek a bizonytalanság ellenére is megállják a helyüket.
TL;DR: A projektcél az a tág értelemben vett eredmény, amelyet elérni szeretne, például „javítani a termékem ügyfélszolgálati élményét”. Ez nem egy mutató. A mutatók a cél alá tartozó három–öt projektcélhoz tartoznak, amelyek mindegyike számmal és határidővel rendelkezik. Ez a felosztás teszi működőképessé a célt. Előfordulhat, hogy egy célkitűzést nem teljesít, de attól még láthatja, hogy a cél a terv szerint halad-e. Ha a célt egyetlen számra redukálja, akkor ezt a rálátást elveszíti.
Mi az a projektcél?
A projektcél egy magas szintű megfogalmazás arról az eredményről, amelynek elérése érdekében a projekt létezik: az a változás, amelyet a munka befejezése után szeretne látni. Ez nem azonos a feladattal, amely az eredmény eléréséhez vezető konkrét, mérhető lépést jelöli meg. A cél szándékosan tág megfogalmazású marad, hogy egyszerre több döntést is irányíthasson.
Egy jó projektcél tág, eredményorientált, üzleti eredményhez kötődik, és elég stabil ahhoz, hogy az egyes feladatoknál hosszabb távon fennmaradjon. Választ ad a „miért csináljuk ezt” kérdésre, megnevezi az eredményt és a célközönséget, és nem redukálható egyetlen mutatóra.
A TenStep szerint a projektcélok a szervezeti szintre, a projektfeladatok pedig a projekt szintjére tartoznak. Ha valamit közvetlenül egy projektcikluson belül lehet mérni, akkor az túl alacsony szinten van megfogalmazva; az egy projektfeladat.
Projektcélok és célkitűzések: Mi a különbség?
A projektcél az általános eredmény, míg a részcél egy konkrét, mérhető teendő, amely a cél eléréséhez vezet. Egy célhoz általában több részcél is tartozik. Ha ezt eltévesztjük, az drágán megfizethető, mert a kettő könnyen összekeverhető. Íme a projektcélok és a részcélok egyértelmű összehasonlítása:
| Tulajdonság | Projektcél | A projekt célkitűzése |
|---|---|---|
| Hatály | Átfogó, magas szintű eredmény | Szűk, konkrét eredmény |
| Mérhetőség | Gyakran nem közvetlenül; tervezésüknél fogva tágak | Mindig mérőszámmal és határidővel |
| Időkeret | Hosszú távúak, akár a projekt időtartamán túl is fennmaradhatnak | Rövid és középtávú, a projekt keretein belül |
| Válaszok | Miért csináljuk ezt? | Mit fogunk elérni, és mikor? |
| Példa | Javítsa a támogatási élményt | Hat hónapon belül csökkentse az átlagos válaszadási időt négy óra alá |
A kettő egymásra épül. Határozza meg a projektcélt, amikor meghatározza, miért létezik a projekt, és hogy mit jelent a „jobb”. Például: „az új felhasználói élmény javítása”.
Írja le a projekt célkitűzéseit, hogy tudja, mikor éri el őket. Például: „A következő kiadásig csökkentse a beállítási lépések számát hat kattintásról háromra.” A projektcél elérése érdekében hangolja össze a résztvevőket, és egyezzen meg a kompromisszumokban. Válasszon projektcélkitűzéseket az előrehaladás nyomon követéséhez és a projekt lezárásához.
Miért fontosak a projektcélok?
A projektcélok azért fontosak, mert négy olyan dolgot tesznek, amit egy feladatlista nem tud: támogatják a független döntéshozatalt, túlélnek egy csapatváltást, csökkentik az újramunkálást, és fenntartják a projekt folyamatát, amikor a prioritások megváltoznak. Ha elhanyagolja a célokat, minden hiányosság a projekt közepén költségekkel jár.
Ez manapság különösen fontos, mivel a projektek egyre összetettebbé válnak. Egy AI-központú munkakörnyezetben a változó technológia, a változó szabályozási nyomás, a piaci jelzések és a sokszínű érdekelt felek csoportjai a normák. Azok a projektek, amelyek hatékonyan kezelik az összetettséget, ötször nagyobb valószínűséggel járnak sikerrel – 88%-os sikerarány – azokhoz képest, amelyek nem.
A projektcélok áthidalják a szakember feladata és a vállalat számára fontos eredmény közötti szakadékot. Ezen célok némileg leegyszerűsítik a projekt összetettségét, így az emberek megérthetik, miért fontos a feladatuk a nagyobb összefüggésben. A cél biztosítja ezt a rálátást.
Íme, hogyan néz ez ki a gyakorlatban.
- Az emberek nem várnak rád, hanem maguk hoznak döntéseket. Ha a cél egyértelmű, a csapat önállóan hoz összehangolt döntéseket. Egy tervező, aki két elrendezés közül választ, azt választja, amelyik a cél elérését szolgálja. Cél hiányában minden apró elágazás egy személyhez vezet vissza, és az a személy válik a szűk keresztmetszetté.
- Ez segít az új munkatárs beilleszkedésében. Előfordul, hogy a csapattagok a projekt közepén kilépnek. Amikor valaki távozik, az írásos cél kitölti a kontextusbeli hiányt az utódja számára. Enélkül az új munkatárs egy strukturálatlan feladatlistát örököl, amelyből hiányzik a célkitűzés.
- Ez már a kezdetektől kiküszöböli az újramunkálást. A komplex, több részlegre kiterjedő projektekben zavart okoz, ha az emberek eltérő elképzelések alapján dolgoznak a projektcélok megvalósításán. A közös cél már a munka megkezdése előtt mindenkit ugyanazokra az eredményekre irányít. Így nem fordul elő, hogy két csapat egymáshoz nem illeszkedő, egymást kiegészítő részeket nyújtson be.
- Ez védi a projektet, amikor a prioritások megváltoznak. A vezetőség átalakul, a piaci körülmények változnak, és a világos cél nélküli projektek megsínylik a változásokat. Az üzleti eredményhez kötött cél az Ön védelme ilyen helyzetekben. Felülmúlja a rossz menedzsmentet, és szilárd alapot biztosít a célnak.
A G-Loot e-sport platform pontosan ezzel szembesült: a csapatok olyan munkát szállítottak, amely nem állt összhangban a vállalati szintű célokkal. Miután a célkitűzéseket egyetlen közös célszerkezethez kötötték, 80 embert sikerült összehangolniuk anélkül, hogy további megbeszéléseket szerveztek volna.
Jamie Dunbar Smyth, a G-Loot növekedési igazgatója így nyilatkozott:
Előfordulhat, hogy a kreatív csapat valamelyik tagja fogalma sincs arról, hogy a CRM-csapat tagjai mit csinálnak, és ez megnehezíti a munkájuk támogatását. Szeretnénk mindenki számára átláthatóságot teremteni. A ClickUp a Docs segítségével kiváló lehetőséget kínál erre, mivel a különböző listákból és Whiteboard-kártyákból származó nézeteket összevonva és beágyazva összeállíthatók az oldalak, ami megkönnyíti a megtekintést.
Előfordulhat, hogy a kreatív csapat valamelyik tagja fogalma sincs arról, hogy a CRM-csapat tagjai mit csinálnak, és ez megnehezíti a munkájuk támogatását. Szeretnénk mindenki számára átláthatóságot teremteni. A ClickUp a Docs segítségével kiváló lehetőséget kínál erre, mivel a különböző listákból és Whiteboard-kártyákból származó nézeteket összevonva és beágyazva összeállíthatók az oldalak, ami megkönnyíti a megtekintést.
Mit kell tartalmaznia egy projektcélnak?
Egy teljes projektcél hét részből áll: egy eredményleírásból, az üzleti tevékenységhez való kapcsolódásból, a megnevezett célközönségből, a szándékosan széles körű megfogalmazásból, az alatta álló SMART-célokból, a felelős személyből és az időhorizontból. Ha bármelyik elem hiányzik, a cél vagy egy egyszerű feladattá zsugorodik, vagy elszakad mindattól, ami a projektet indokolja.
- Egy eredményleírás: Egyetlen mondat, amely megnevezi azt a változást, amelynek megvalósítása érdekében a projekt létrejött.
- Egyértelmű kapcsolat az üzleti célokkal: A projekt indokolásához szükséges, a vállalati célhoz vezető egyértelmű kapcsolat
- A célközönség megnevezése: Kiknek szól az eredmény, például az ügyfeleknek, az új munkatársaknak vagy az operatív csapatnak
- Szándékos széles körűség: Olyan keret, amely elég széles ahhoz, hogy egyszerre több döntést is irányítson
- Az alatta szereplő SMART-célok: Három-öt konkrét, mérhető, időhöz kötött, releváns és elérhető cél, amelyek együttesen hozzájárulnak a végső cél eléréséhez.
- Egy felelős tulajdonos: Egyetlen személy, aki felelős azért, hogy a cél elérhető maradjon
- Reális időhorizont: Az a hosszú távú keret, amelybe a cél illeszkedik, és amely meghaladhatja egy adott projektciklus időtartamát.
Miért nem szabad túl korán alkalmazni a SMART-módszert
A SMART módszer jól működik. A baj akkor kezdődik, amikor megpróbálja egyszerre teljesíteni mind az öt kritériumot. A módszerről készült, szakértői értékelésen átesett tanulmány megállapította, hogy a legtöbb útmutató a SMART-ot egy „töltsd ki az üres helyeket” típusú receptként kezeli. A szerzők, Bjerke és Renger szerint ez hiba. A kontextusnak kell eldöntenie, hogy hogyan és mikor alkalmazza az egyes kritériumokat.
Itt van a lényeg. Gyakran előfordul, hogy egy projektet alapadatok nélkül indítunk el. Ilyenkor még nem lehet konkrét számot megadni. Ha a sablon mégis megköveteli, akkor a legjobb becslésünket írjuk be. A mutató pontosnak tűnik, de nincs konkrét alapja. Azért választottuk, hogy kitöltsük a mezőt, nem azért, mert az adatok erre utaltak.
Ugyanez rontja el a célokat is. A célnak az a szerepe, hogy irányt mutasson. A SMART-sablon azonban már az első napon számot kér. Így a csapat még mielőtt megértené a problémát, máris megfogalmaz egy célt. Ekkor a cél már csak egy tizedesvesszővel ellátott korai becslés.
A megoldás az, hogy a SMART-módszert lépésről lépésre alkalmazzuk. Először írja le a célt egyértelmű eredményként, számok nélkül. Ezután szerezzen elegendő ismeretet ahhoz, hogy reális célértékeket állítson fel. Amint ez lehetséges, egészítse ki a cél alatti célkitűzéseket mérhető, időhöz kötött részletekkel. A cél továbbra is tág marad, és csak akkor tölti ki a számokat, amikor azoknak már van értelme.
Így nyomon követheti az átfogó célt anélkül, hogy szűkítené azt.
Hogyan fogalmazzuk meg a projektcélokat?
A projektcél megfogalmazásához kövesse az alábbi öt lépést sorrendben: nevezze meg az üzleti eredményt, fogalmazza meg a célt általános formában, határozza meg a részcélokat, szerezze be a jóváhagyást, majd végezzen felülvizsgálatot.
1. lépés: Először nevezze meg az üzleti eredményt
Mielőtt megfogalmazná a célt, írja le, hogy az milyen vállalati eredményeket szolgál. Ez a stratégiahoz vezető út, és ennek hiányában a projekt szenved, ha a prioritások megváltoznak.
Nevezzen meg egy olyan üzleti tényezőt, amelyet a projekt támogat:
- Bevétel: Több potenciális ügyfél, magasabb konverziós arány, nagyobb üzletek
- Ügyfélmegtartás: Kevesebb elvándorló ügyfél, magasabb megújítási arány
- Költség: Kevesebb manuális munka, alacsonyabb támogatási igény, kevesebb eszköz
- Megbízhatóság: Kevesebb leállás, kevesebb hiba, gyorsabb helyreállítás
Ha a projekt nem illeszkedik ezek közé, derítse ki, miért finanszírozzák, mielőtt egyetlen célt is megfogalmazna.
2. lépés: Fogalmazza meg a célt szándékosan, általános értelemben
Fogalmazza meg az eredményt egy magas szintű mondatban, számok nélkül. A számok ugyanis célkitűzéssé alakítják az eredményt, és elterelik a figyelmet a nagyobb célról.
- Cél: Az új ügyfelek bevezetésének javítása
- Nem cél: A 30 napos aktiválás arányának 20%-kal történő növelése (ez egy feladat)
- Teszt: Ha közvetlenül mérhető, akkor túl alacsonyra tűzte ki.
Profi tipp: Most tartsa a célt széles körűnek, hogy a következő lépésben több feladat is kapcsolódhasson hozzá.
3. lépés: Határozzon meg három-öt célkitűzést a célok alá
Alkalmazzuk a SMART-módszert itt, és csak itt. Írjuk le azokat a célkitűzéseket, amelyek együttesen azt jelentik, hogy a cél teljesült. Mindegyiknek tartalmaznia kell:
- Mérőszám: Az előrehaladást igazoló szám, például az aktiválási arány vagy a hibaszám
- Kiindulási pont: Az a szám, amely jelenleg érvényes, így a cél nem csupán találgatás
- Határidő: Amikor azt várja, hogy teljesíti
- A felelős személy: A feladatot egy személyre ruházza át, ahelyett, hogy egy csapatra osztaná
Maradjon háromnál-ötnél. Ha ennél több, az azt jelenti, hogy a cél túl nagy, vagy a részcélok túl részletesek.
További információk: Hogyan állítsunk fel hatékony projektcélokat (példákkal)
Így néz ki, amikor a 2. és a 3. lépés összefonódik:
| Réteg | Nyilatkozat | Tulajdonos | Határidő |
|---|---|---|---|
| Projektcél | Javítsa az új ügyfelek bevezetési folyamatát | Termékért felelős alelnök | Folyamatban lévő (a projektet túlélő) |
| 1. célkitűzés | Csökkentse a beállítási lépések számát hat kattintásról háromra | Tervezési vezető | július 30. |
| 2. célkitűzés | A 30 napos aktiválási arány növelése 52%-ról 70%-ra | Growth PM | Szeptember 15. |
| 3. célkitűzés | Csökkentse 40%-kal a „setup” címkével ellátott támogatási jegyek számát | Támogatási vezető | Szeptember 15. |
| Feladat (1. célkitűzés) | Ellenőrizze a jelenlegi beállítási folyamatot, és térképezze fel a kiesési pontokat | UX-kutató | július 10. |
| Feladat (2. célkitűzés) | Egyképernyős beállítási varázsló prototípusa | Terméktervező | július 20. |
| Feladat (2. célkitűzés) | Készítsen bevezető e-mail sorozatot (3 e-mail) | Lifecycle Marketer | Augusztus 5. |
| Feladat (3. célkitűzés) | Kontextusfüggő segítő szövegek hozzáadása a műszerfal első indításához | Frontend fejlesztő | Augusztus 20. |
4. lépés: Szerezze be az érdekelt felek jóváhagyását a munka megkezdése előtt
Ossza meg a célt és az ahhoz tartozó feladatokat, majd győződjön meg arról, hogy mindenki ugyanúgy értelmezi őket. Ha az eltérést most észleli, az egy ötperces beszélgetés; ha viszont a projekt közepén derül ki, az egy sprintnyi újramunkát jelent.
- Mutassa meg: a projekt érdekeltjeinek, a munkát végző csapatnak és minden olyan csapatnak, amelytől függ
- Ellenőrzés: Minden résztvevő saját szavakkal fogalmazza meg a célt.
- Figyeljen oda: Ha két ember eltérően írja le, az a hiányosság, amit korán fel kell fedezni
5. lépés: A projekt előrehaladtával vizsgálja felül a célt
Egy statikus cél már a harmadik héten elavulhat. Rövid projektek esetén hetente, hosszú projektek esetén pedig minden fázisváltáskor állítson be egy állandó ellenőrzési pontot. Használja ezt arra, hogy összehasonlítsa a célt a projekt előrehaladásával, és eldöntse, szükséges-e módosítani.
- Ellenőrizze a döntéseket ennek fényében: Ez a lehetőség szolgálja-e a célt, igen vagy nem?
- Figyelje a célkitűzéseket a korai jelek felismerése érdekében: Ha egy mutató stagnál, az azt jelenti, hogy a cél elérése késik
- A célkitűzéseket módosítsa, ne a célt: Ha maga a cél folyamatosan változik, akkor az eleve csak célkitűzés volt
A cél megfogalmazásánál nem annyira a szavak, hanem inkább a sorrend a fontos. Ha ezeket a lépéseket sorrendben végzi el, a cél általában jól sikerül.
Hogyan néznek ki a projektcélok a különböző kategóriákban?
Minden munkakategória másfajta célt eredményez, de a felépítés ugyanaz marad: egy átfogó eredmény, látható mutatók nélkül, és a számokat hordozó feladatok.
Íme néhány példa a projektcélokra hat gyakori projekttípus esetében.
| Kategória | Projektcél | A célkitűzéseket támogató feladatok |
|---|---|---|
| Bevétel | Terjeszkedjen a középvállalati szegmensbe | A bemutatótól az üzletkötésig vezető arány meghaladja a 18%-ot; negyedévente 30 új ügyfél; az átlagos üzletérték meghaladja a 25 000 dollárt |
| Költségcsökkentés | Szüntesse meg a kézi átadásokat az értékesítés és a teljesítés között | Csökkentse a folyamat lépéseinek számát 9-ről 4-re; csökkentse a ciklusidőt 35%-kal; csökkentse a hibaarányt 2% alá |
| Termékminőség | Növelje a fizetési folyamat megbízhatóságát | 99. 95%-os rendelkezésre állás a fizetési lépésnél; 0,3% alatti hibaarány; a kosár elhagyásának aránya 10 ponttal csökkent |
| Munkavállalói élmény | Rövidítse le a mérnöki pozíciók betöltésének folyamatát | Az ajánlat megtételéig eltelt napok száma 21 alatt; a jelöltek lemorzsolódási aránya 15% alatt; a toborzási vezető elégedettségi értékelése 4,2/5 felett |
| Megfelelés | Hozza összhangba az adatkezelést a SOC 2 követelményekkel | Nulla kritikus ellenőrzési megállapítás; a szabályzati dokumentumok 100%-a frissítve; a csapat képzésének 95%-a befejezve |
| Ügyfélmegtartás | Csökkentse az ügyfélelvándorlást az első 90 napban | A 14. napra 70% elérte az aktiválási mérföldkövet; a 60. napon az NPS 40 felett volt; a korai lemondási kérelmek száma 25%-kal csökkent |
Hogyan állítson be projektcélokat a ClickUp-ban
A ClickUp hierarchiája azt valósítja meg, amiben a legtöbb célbeállítás kudarcot vall: összekapcsolja a célt a munkával. A célt listaként vagy térként állítod be. A feladatok alatta feladatokként jelennek meg. Minden feladatnak van felelőse, határideje, állapota és egy egyéni mezője a mutató számára.
Hogyan működik: amikor valaki befejez egy feladatot, a számok automatikusan frissülnek. Senkinek nem kell külön nyomon követő táblázatot frissítenie.
Itt nem veszítheti szem elől a kapcsolatot a cél és a végrehajtás között, mert a kettő nem különböző eszközökben található. Így néz ki a gyakorlatban a projektcélok kitűzése a ClickUp segítségével:
- Oszd fel a célkitűzéseket sprintekre! Minden célkitűzést alakíts sprintté! Rendelj hozzájuk pontokat a szükséges erőfeszítés alapján! A ClickUp sprintek nyomon követik, milyen gyorsan halad a csapatod a ciklusok között, átviszik a befejezetlen munkákat a következő sprintbe, és már a sprint közepén megmutatják, hogy el fogod-e érni a célt. Az egyéni állapotok jelzik, hogy a munka elkészült-e. A határidők biztosítják a határidő betartását.
- Kérdezés nélkül is nyomon követheti a célok elérésének állását. A ClickUp irányítópultjai valós idejű adatokat gyűjtenek a feladatokból, az egyéni mezőkből és az időkövetésből, majd ezeket vizuális jelentésekbe foglalják. A burndown diagramok megmutatják, hogy a sprint felénél elmarad-e a tervtől. Az akkumulátor kártyák pedig azt jelzik, hogy egy mutató mennyire közel van a célértékéhez. A linket megoszthatja az érdekelt felekkel is, hogy ők is naprakészek legyenek.
- Fogja meg időben a csúszó célkitűzéseket! A ClickUp Brain mindenről rendelkezik kontextussal a munkaterületén. Kérjen tőle egy előrehaladási összefoglalót! A rendszer egyetlen válaszba foglalja össze a feladatok teljesítését, a késedelmes tételeket és a hatókör-változásokat. Így már a következő áttekintő megbeszélés előtt láthatja, mi marad le a tervtől.
- Automatizálja a heti jelentkezést! Készítsen egy Super Agentet, amely ütemezés szerint fut. Ez állapotfrissítést ír, jelzi a tervtől eltérő célkitűzéseket, és az összefoglalót közzéteszi egy Doc-ban vagy egy csevegőcsatornán. A jelentkezés akkor is megtörténik, ha valaki elfelejti elvégezni.
A ClickUp Super Agents elég jól ismeri a munkádat ahhoz, hogy egyrészt meghatározza a projektcélokat, másrészt elvégezze a azok eléréséhez szükséges feladatokat. Nézd meg, hogyan állíthatod be az első AI-ügynökeidet pár perc alatt.
- Ábrázolja a célok közötti függőségeket. Ha egy cél gátolja a másik elérését, a ClickUp Gantt-diagram nézetben ez láthatóvá válik. Ha egy feladatot áthelyez, a rá épülő határidők is vele együtt változnak. Kapcsolja be a Kritikus út funkciót, hogy lássa, mely célok határozzák meg az ütemtervét.
Őszinte megjegyzés: A ClickUp egy teljes körű munkaplatform. Ha a csapatának csak három célt kell megfogalmaznia, és azokat negyedévente egyszer felül kell vizsgálnia, akkor a rendszer túl sok funkcióval rendelkezik az Ön igényeihez képest. A táblázatkezelő programokról áttérő csapatoknak is időre lesz szükségük a rendszer elsajátításához, mivel a célkövetés mellett a projektmenedzsmentet is megtanulják.
Legalkalmasabb: Olyan csapatok számára, amelyeknél a célok elérésének előrehaladását a befejezett munkák, nem pedig a kézi frissítések alapján szeretnék nyomon követni.
Ugorja át ezt a részt, ha: Szüksége van egy dedikált OKR-eszközre, például a Microsoft Viva Goals-ra, a Perdo-ra vagy a Weekdone-ra, amely számos részlegre kiterjedő, formális ellenőrzési ciklusokat biztosít. Vagy ha egy táblázat már kielégíti az igényeit.
A projektcélok és a feladatok megértése példák segítségével
Íme néhány példa a projektcélokra és a projektfeladatokra, amelyeket hivatkozásként felvehet a célkitűzési sablonjaiba.
Példák a munkavállalói élményre vonatkozó projektcélokra
A magas elkötelezettségű és elégedett munkatársak jelentik a sikeres vállalkozás gerincét. Így egy, a munkatársakra összpontosító projektcél körülbelül így nézne ki:
1. célpélda: A munkavállalók elkötelezettségének növelése
Projektcélok:
- Végezzen negyedéves munkavállalói elégedettségi felméréseket a fejlesztendő területek azonosítása érdekében, és javítsa a munkavállalói elégedettségi pontszámokat 5%-kal
- Kínáljon rugalmas munkarendeket, például távmunkát vagy rugalmas munkaidőt, hogy javítsa a munka és a magánélet közötti egyensúlyt
- Támogassa egy olyan pozitív és befogadó munkakörnyezet kialakítását, amely segít a munkavállalóknak személyes céljaik elérésében
2. célpélda: A csapat hangulatának és motivációjának javítása
A projekt célkitűzései:
- Szervezzen negyedéves csapatépítő tevékenységeket, amelyek a kommunikációra és a problémamegoldásra épülnek, hogy javítsa a csapat együttműködését és a hangulatot
- Vezessen be egy éves elismerési és jutalmazási programot, hogy méltassa a csapat erőfeszítéseit és fenntartsa a csapat motivációját
- Tartson heti egyéni megbeszéléseket a csapattagokkal, hogy konstruktív visszajelzést és fejlődési lehetőségeket nyújtson nekik
3. célpélda: A munkavállalói megtartási arány növelése
Projektcélok:
- Készítsen átfogó, 90 napos bevezető és képzési programot az új munkatársak számára
- Bővítse szakmai fejlődési és karrierépítési lehetőségeit
- Vezessen be mentorprogramot a tudásmegosztás és a készségfejlesztés ösztönzése érdekében
Projektcélok példái az ügyfelek számára
Az ügyfelek számára kitűzött projektcélok gyakran az ügyfélélmény javítására, a hűség megszerzésére és az ügyfélelégedettség biztosítására összpontosítanak. Íme néhány példa ilyen célokra:
4. célpélda: Az ügyfélkör bővítése
Projektcélok:
- Elemezze az ügyféladatokat, hogy új, még kiaknázatlan piaci szegmenseket fedezzen fel, és a következő negyedévben 10%-kal növelje a piaci részesedést
- Dolgozzon ki egy stratégiai és célzott marketingkampányt, amelynek segítségével a következő három hónapban 1000 új ügyfelet érhet el!
- Indítson el egy vonzó ajánlóprogramot a szájreklám ösztönzése érdekében, hogy az ajánlások révén 15%-kal növelje az ügyfélszerzést
5. célpélda: Az ügyfelek életciklus-értékének növelése
Projektcélok:
- Kövesse nyomon az ügyfelek vásárlási viselkedését és trendjeit, hogy előre jelezze az értékesítés valószínűségét, készítsen listát a kiváltó tényezőkről, és számszerűsítse a vásárlási szándékot
- Azonosítsa és használja ki a keresztértékesítési és felértékesítési lehetőségeket, hogy 20%-kal növelje az átlagos rendelési értéket
- Vezessen be egy ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) platformot az ügyfélkapcsolatok személyre szabásához
6. célpélda: Az ügyfél-elégedettség növelése
Projektcélok:
- Személyre szabja az ügyfélélményt adatelemzés segítségével, hogy 20 ponttal növelje az ügyfél-elégedettségi pontszámokat
- Javítsa az ügyfélszolgálati válaszidőt 20%-kal egy mesterséges intelligenciával működő csevegőrobot segítségével
- Gyűjtse össze az ügyfelek visszajelzéseit, és dolgozzon ki nagy hatással bíró, kiemelt fontosságú következtetéseket
Példák a működési területek projektcéljaira
Szeretné racionalizálni a munkafolyamatokat és a működést a hatékonyság és a költséghatékonyság növelése érdekében? Íme néhány SMART cél, amelyet kitűzhet az ilyen üzleti célok elérése érdekében:
7. célpélda: A működési hatékonyság és a skálázhatóság növelése
Projektcélok:
- Automatizálja a rutin és ismétlődő feladatok 40%-át, hogy a következő hat hónapban 20%-kal csökkentsék a kézi munkát
- Elemezzen három alapvető üzleti folyamatot, azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, és hajtson végre optimalizálásokat a munkafolyamatok zökkenőmentesebbé tétele érdekében
- Vegye igénybe az új technológiákat a munkatársak teljesítményének fokozása érdekében, és növelje a termelékenységet 15%-kal egy éven belül
8. célpélda: A működési költségek csökkentése
Projektcélok:
- A következő három hónapban azonosítsa és szüntesse meg a pazarló vagy felesleges kiadások legalább 10%-át
- Végezzen digitális átalakítást legalább négy olyan költséges folyamat esetében, amelyek rugalmatlanok és hatástalanok
- Csökkentse a közüzemi költségeket 10%-kal az erőforrás-fogyasztás vagy a kihasználtsági minták nyomon követésével
9. célpélda: A készletgazdálkodás optimalizálása
Projektcélok:
- Használja ki a készletkezelő szoftvert, hogy átlássa és nyomon követhesse a készletszinteket
- Javítsa a beszállítói kapcsolatokat a nyersanyagok vagy termékek időben történő szállításának biztosítása érdekében
- Finomítsa az árazási stratégiákat a felesleges készletek 10%-os leépítése érdekében, hogy csökkentse a raktározási és tárolási költségeket, és 5%-kal növelje a bevételt
Példák pénzügyi projektcélokra
Ha célja a bevételek növelése, a működési költségek csökkentése, a jövedelmezőség javítása és a cash flow optimalizálása a projekt költségvetésén belül, fontolja meg a következő példák beépítését a célkitűzési folyamatba:
10. célpélda: További finanszírozás/tőke biztosítása
Projektcélok:
- Készítsen átfogó projekttervet a következő három hónap során, és terjessze körbe a dokumentumot az érdekelt felek között
- Találjon legalább 25 potenciális befektetőt, kockázati tőke befektetőt vagy angyalbefektetőt, és kezdeményezzen kapcsolatfelvételt és kapcsolatépítést a következő két hónapban.
- Készítse el a pénzügyi előrejelzéseket és prognózisokat az utolsó negyedévre vonatkozóan
11. célpélda: A cash flow javítása
Projektcélok:
- Tárgyaljon ki kedvezőbb fizetési feltételeket a beszállítókkal és a szolgáltatókkal, hogy a következő három hónapban 10%-kal csökkentsék a szállítói tartozásokat
- Csökkentse a raktározási és tárolási költségeket 10%-kal a következő negyedévben hatékony készletgazdálkodás révén
- Csökkentse az átlagos számlafizetési időt (DSO) 12%-kal hatékony számlázás és behajtás révén négyhavonta
12. célpélda: A jövedelmezőség növelése
Projektcélok:
- Indítson el legalább két új terméket vagy szolgáltatást, hogy a következő hat hónapban körülbelül 250 ezer dollár bevételt generáljon
- Csökkentse a nem alapvető működési költségeket 10%-kal a következő három hónapban
- Vezessen be dinamikus árazást és termékcsomagokat, hogy 15%-kal növelje a haszonkulcsot
Példák technológiai projektcélokra
Szeretné a technológiát az innováció előmozdítására, az üzleti működés javítására, a biztonság növelésére és a gyorsabb növekedés elérése érdekében kihasználni? Íme néhány projektmenedzsment-cél ezekhez az üzleti célkitűzésekhez:
13. célpélda: Az IT-infrastruktúra fejlesztése
Projektcélok:
- Az elkövetkező egy éven belül az IT-infrastruktúra legalább 70%-át migrálja a felhőbe
- Frissítse a központi szerver hardverét és szoftverét, valamint a hálózati berendezéseket, hogy 25%-kal növelje a rendszer sebességét
- Vezessen be fejlett tűzfal-védelmet és behatolás-érzékelő rendszereket, hogy 30%-kal csökkentse a biztonsági incidensek számát
14. célpélda: A szoftveralkalmazások optimalizálása és központosítása
Projektcélok:
- Fejlesszen egyedi szoftvermegoldásokat az adott üzleti célok eléréséhez
- Integrálja a digitális ökoszisztémát úgy, hogy a különálló eszközöket, platformokat és rendszereket egy központi projektmenedzsment-platformra cseréli
- Folyamatos technikai támogatást és szoftveres képzést biztosítson a munkavállalók 80%-ának
15. célpélda: Az adatbiztonság és az adatvédelem megerősítése
Projektcélok:
- Két hetente végezzen biztonsági ellenőrzéseket és sebezhetőségi teszteket
- Vezessen be kötelező kiberbiztonsági képzési programokat a munkavállalók számára, és havonta szervezzen értékeléseket
- Készítsen átfogó adatvédelmi incidensre vonatkozó reagálási tervet, amely az incidens bekövetkezésétől számított 24 órán belül aktiválódik
5 hiba, amely gyengíti a projektcélokat
Öt szokás, amely aláássa a projektcélokat: alaptalan szám, újrahasznosított cél, olyan cél, amelyért senki sem vállal felelősséget, a csapat helyett a vezetésre irányuló cél, valamint a munka előrehaladásával változatlanul hagyott célkitűzések. Íme az öt dolog, amelyre figyelnie kell.
A célkitűzések változatlanul hagyása. Egy olyan célkitűzés, amely nyilvánvalóan nem halad a terv szerint, de még mindig szerepel a dokumentumban, mert a módosítása olyan, mintha beismernék a kudarcot, ami feszültséget okoz. Ha egy szám hatástalanná válik, a csapat az összeset figyelmen kívül hagyja. Cserélje ki a célkitűzést, tartsa meg a célt
Ne határozza meg a számot, mielőtt meglenne az alapérték! Egy olyan cél, mint a „20%” vagy a „kétszeres”, amelyet nincs adat alátámasztani, megbízhatatlan. Előfordulhat, hogy a csapata már a munka megkezdése előtt elveszíti a hitet a cél iránt. Derítse ki, hol áll jelenleg a mutató, majd határozzon meg egy indokolt célt!
Az előző projekt céljának újrahasznosítása. Ha a célja minden projekthez illeszkedik, az azt jelenti, hogy valamelyiküknek nincs érdemi tartalma. Kapcsolja össze a jelenlegi projekt konkrét üzleti mozgatórugójával és azokkal az emberekkel, akiknek segíteni hivatott.
Olyan cél megfogalmazása, amelyért senki sem vállal felelősséget. A projekt felelősének kijelölése egy dolog. A célért való felelősséget is valakire kell ruházni. Ellenkező esetben mindenki azt feltételezi, hogy valaki más követi nyomon. Nevezzen ki egy személyt, aki felelős a cél nyomon követéséért, függetlenül attól, hogy ki végzi a feladatokat.
A célterv bonyolítása. A cél eléréséhez egy egyszerű terv hasznosabb, mint egy díszes hangulatlap. Ha a csapat nem tudja a terved alapján döntéseket hozni a te jelenléted nélkül, akkor a terv nem teljesíti a feladatát. Írd meg a végrehajtók számára, ne a jóváhagyók számára!
Mi teszi valójában hatékonnyá egy projektcélt?
Egy projektcél akkor működik, ha a csapat dokumentumot megnézés nélkül is fel tudja sorolni, és felhasználhatja vitás kérdések rendezésére anélkül, hogy azok magasabb szintre kerülnének. Ez a mérce. Ha az emberek továbbra is minden kompromisszumot egy döntéshozóhoz vagy vezetőhöz utalnak, akkor a cél nem elég egyértelmű. Vagy el van temetve olyan projektmutatók alatt, amelyek valójában a célkitűzésekhez tartoznak.
Az egyetlen hiba, ami mindent tönkretesz: a cél és a feladat összevonása egyetlen kijelentésbe. Eléri a számot, de elvéti a lényeget, vagy elvéti a számot, és azt feltételezi, hogy az egész projekt kudarcot vallott. Tartsa szét a rétegeket. Hagyja, hogy a cél határozza meg az irányt. Hagyja, hogy a feladatok bizonyítsák az előrelépést.
Kezdjen egy céllal, három-négy feladattal, és hetente ellenőrizze mindkettőt. Ez elegendő keret ahhoz, hogy a projekt kezdeti szakaszában összetartsa a projektet anélkül, hogy a célkitűzés maga is egy külön projektgé válna.
Ahhoz, hogy ez a ellenőrzés automatikusan futhasson, állítsa be ingyenesen céljait a ClickUp-ban, és kapcsolja össze őket közvetlenül a feladatokkal, amelyek elvégzik a munkát.
Gyakran feltett kérdések a projektcélokról
Hogyan illeszkednek a projektcélok az üzleti célkitűzésekhez?
A projektcélnak közvetlenül visszavezethetőnek kell lennie a vállalati célkitűzésre. Ha ez nem lehetséges, a projektet nehéz indokolni. A cél megnevezi az eredményt (pl. „a támogatási élmény javítása”). A vállalati célkitűzés pedig elmagyarázza, miért fontos ez az eredmény a vállalat számára (ügyfélmegtartás, bevétel, költség). Még a belső infrastruktúra-fejlesztés is összefügg a gyorsabb válaszidőkkel vagy az alacsonyabb költségekkel. Ha nem tudja meghúzni ezt a vonalat, vegye ezt jelzésnek, hogy a projekt elindítása előtt álljon meg egy pillanatra.
Mi a különbség a projektcélok és az OKR-ek között?
A projektcél egy adott projekt átfogó eredménye. Az OKR-ek (Objectives and Key Results, azaz célkitűzések és kulcsfontosságú eredmények) egy vállalati szintű keretrendszer, amelynek segítségével negyedévente csapatok közötti célokat lehet kitűzni és értékelni. Ezek egymást átfedik: egy projektcél egy OKR „célkitűzéséhez” (Objective) tartozik, míg a mérhető célkitűzései a „kulcsfontosságú eredményekhez” (Key Results) kapcsolódnak. Az OKR-ek ritmust adnak a folyamatnak, például negyedéves ciklusokat vagy ellenőrző pontokat határoznak meg. Egyszerű projektcélokat használjon egyedi kezdeményezésekhez; formális OKR-eket pedig akkor alkalmazzon, amikor a több csapat közötti összehangolás maga a kihívás.
Hogyan mérhető meg egy olyan projektcél, amely közvetlenül nem mérhető?
Ezt közvetetten mérjük, az alatta elhelyezett SMART-célkitűzések segítségével. A cél iránymutató jellegű marad; minden célkitűzéshez tartozik egy mérőszám és egy határidő (pl. „hat hónap alatt négy órára csökkenteni az első válaszadási időt”). A célkitűzések nyomon követése alapján láthatjuk, hogy a cél elérhető-e. Az olyan eszközök, mint a ClickUp, ezt automatizálják azáltal, hogy a kapcsolódó feladatokat és a célok elérésének előrehaladását egyetlen célba összesítik, amelynek teljesülési arányát százalékban lehet nyomon követni, így a célt soha nem redukáljuk egyetlen számra.
Mi a különbség a projektcél és a KPI között?
A projektcél egy konkrét kezdeményezéshez kapcsolódó, irányadó eredmény: akkor ér véget, amikor a projekt befejeződik, vagy amikor az eredmény megvalósul. A KPI (kulcsfontosságú teljesítménymutató) egy folyamatos működési mutató, amely egyetlen projekt határain túl is fennmarad. A projektcél lehet például a „támogatási élmény javítása”, míg az általa befolyásolt KPI az „átlagos első válaszidő”. Az egyik ideiglenes és stratégiai jellegű, a másik pedig állandó és diagnosztikai jellegű.
Mi a különbség a projektcél és a projektvízió között?
A projektvízió ambiciózus és gyakran elvont: „legyen a legkönnyebben bevezethető termék”. A projektcél viszont elég konkrét ahhoz, hogy a projekt lezárásakor értékelni lehessen: „javítsuk az új ügyfelek bevezetését”. A vízió motivál, a cél irányt mutat. A legtöbb egyedi projektnek célra van szüksége, nem vízióra. A víziók helye a program- vagy portfóliószinten van, ahol több projekt szolgálja ugyanazt a hosszú távú célt.
Mi a különbség a projektcél és a teljesítendő feladat között?
A cél az a változás, amelyet el szeretne érni. A teljesítési eredmény pedig egy kézzelfogható dolog, amit átad. Például az „új ügyfelek bevezetésének javítása” egy cél. Az „áttervezett beállítási varázsló” pedig egy olyan teljesítési eredmény, amely ezt a célt szolgálja. A teljesítési eredmények olyan kimenetek, amelyeket le lehet pipálni; a cél pedig az az eredmény, amelyet ezeknek a kimeneteknek elő kell állítaniuk.
Lehet egy projektnek több célja is?
Lehetséges, de a legtöbb projekt esetében a legjobb megoldás egy fő cél, esetenként kettő, amelyekhez mindegyikhez három-öt feladat tartozik. Ha minden cél, akkor semmi sem élvez prioritást, és az erőfeszítések elaprózódnak. Öt vagy hat cél általában azt jelenti, hogy néhány közülük valójában feladat, csak rosszul van megnevezve.