Próbált már IKEA bútort összeállítani a használati utasítás nélkül? Az egyik pillanatban még egy deszkát és néhány csavart tart a kezében, a következőben pedig már egy olyan asztal áll előtte, amely úgy néz ki, mintha jógázna.
Ez történik, ha hiányzik a procedurális írás.
Az eljárási írás az a receptkártya, amely megmenti a vacsorádat. Az a felhasználói kézikönyv, amely megóv a technikai problémáktól. És az a beállítási útmutató, amely elindítja a projektedet anélkül, hogy tucatnyi „hogyan kell...” pillanatnak kellene szembesülnöd.
Akár szakemberként szeretne olyan utasításokat írni, amelyeket az emberek valóban használni fognak, akár tanárként szeretné megmutatni a diákoknak a kiváló eljárási írásmódokat, ez a cikk Önnek szól.
Mi az eljárási írás?
Az eljárási írás egy olyan írásmód, amely világos, logikus, lépésről lépésre haladó formában magyarázza el, hogyan kell valamit csinálni. Vezeti az olvasót a folyamaton keresztül az elejétől a végéig, zavarodottság és találgatások nélkül.
Lényegében az eljárási írás „hogyan kell” írás. Segít az embereknek a dolgokat pontosan, önállóan és zavartalanul elvégezni.
Az eljárási írás kulcsszerepet játszik a hatékony folyamatdokumentáció létrehozásában, és segít az olvasóknak követni a megismételhető munkafolyamatokat. Az eljárási írást tartalmazó dokumentumot felhasználhatja laboratóriumi kísérletek követésére, alkalmazások telepítésére, vagy akár blogbejegyzés írására az eljárási írásról (igen, nagyon meta vagyunk).
Lényegében az eljárási írás három kérdésre ad választ:
- Szükséges eszközök
- Mit kell tenni
- Mi várható ezután?
Íme néhány valós példa az eljárási írásra, amelyekkel találkozhat 👇
- Matematikai feladatmegoldási útmutatók: Utasítások egyenletek megoldásához olyan módszerekkel, mint a PEMDAS vagy a hosszú osztás.
- Szabványos működési eljárások (SOP-k): Részletes SOP-k vagy munkafolyamatok ismétlődő feladatokhoz, például új alkalmazottak beillesztéséhez vagy számlák feldolgozásához.
- Ügyfélszolgálati szkriptek: Lépésről lépésre bemutatott hibaelhárítási útmutatók gyakori problémák megoldásához, például a Wi-Fi útválasztó újracsatlakoztatásához.
- Receptkártyák: lépésről lépésre bemutatott utasítások azoknak az ételeknek az elkészítéséhez, amelyeket már régóta meg akartál tanulni.
- Bútorok önálló összeállításához szükséges útmutatók: Útmutatások, amelyek segítenek asztal, polc vagy éjjeliszekrény összeállításában.
- Útmutató blogbejegyzések: Gondoljon például a „Hogyan tisztítsa meg a kávéfőzőjét” vagy a „Hogyan rendezze el a szekrényét 30 perc alatt” című bejegyzésekre.
Miért fontos az eljárási írás a diákok számára?
Az eljárási írás segít a diákokat abban, hogy világosan gondolkodjanak és strukturáltan közelítsék meg a feladatokat.
Miért fontos ez?
- Fejleszti a logikai gondolkodást: A lépésről lépésre történő utasítások írása arra kényszeríti a diákokat, hogy gondolatukat sorrendbe állítsák. Ez erősíti a logikai gondolkodást és segít megérteni az ok-okozati összefüggéseket, amelyek kulcsfontosságú készségek a problémamegoldásban, a tudományban és még a programozásban is.
- Javítja a kommunikáció egyértelműségét: Az eljárási írás megtanítja a diákokat a pontosságra és az egyértelműségre. Megtanulják, hogyan lehet elkerülni a felesleges részleteket, és hogyan kell a cselekvésre, az egyértelműségre és az eredményre koncentrálni.
- Fokozza a valós életre való felkészültséget: A laboratóriumi jelentések írásától a szakmai gyakorlatra való jelentkezésig mindenhol szükség van világos utasításokra. Azok megírásának elsajátítása felkészíti a diákokat a valós életbeli feladatokra, például űrlapok kitöltésére vagy akár valakinek egy csoportos projektben való irányítására.
- Támogatja az önállóságot és az önbizalmat: Amikor a diákok helyesen írnak (vagy követnek) eljárásokat, látják az eredményeket. Biztosak lesznek abban, hogy komplex feladatokat is képesek önállóan megoldani, anélkül, hogy valaki elmagyarázza nekik.
💡Profi tipp: Használjon AI-asszisztenseket, mint például a ClickUp Brain, az eljárási írás dokumentumok létrehozásához. Csak adja meg az utasításokat a eszköznek, és kész is! A ClickUp Brain felhasználói akár több AI-modell közül is választhatnak, mint például a GPT-4o és a Claude, közvetlenül a ClickUp Workspace-ből.
A jó eljárási írás legfontosabb jellemzői
Mi teszi hatékonnyá az eljárási írásokat? Vessünk egy pillantást azokra a legfontosabb jellemzőkre, amelyek megkülönböztetik a világos, hasznos útmutatókat a zavaros, összevissza írottaktól:
✅ Világos, cselekvésorientált nyelv: Minden lépés egy igével kezdődik (pl. keverj, illessz be, kattints). És mondd el az olvasónak pontosan, mit kell tennie.
✅ Logikai sorrend: A lépéseket a végrehajtásuk sorrendjében soroljuk fel. Ha azonban az olvasónak vissza kell térnie vagy kitalálnia, mi következik, akkor a procedurális szövegek sorrendjén még dolgozni kell.
✅ Vizuális jelzések (ha szükséges): Pontokkal vagy számokkal ellátott listák, vastag betűvel szedett kulcsszavak, grafikus szervezők és diagramok/képernyőképek megkönnyítik az utasítások követését, különösen a vizuális tanulók számára.
✅ Szükséges anyagok listája: Egy jó eljárás a „Szükséges eszközök” szakasszal kezdődik, hogy az olvasó ne legyen felkészületlen a folyamat közepén. Ez lehet eszköz, alapanyag vagy előfeltétel.
✅ Figyelmeztetések vagy tippek: A jó eljárási leírás előre látja a felhasználói hibákat. Ha van egy gyakori hiba vagy bonyolult rész, egy gyors figyelmeztetés vagy profi tipp sokat segít a olvasónak a siker elérésében.
✅ Meghatározott eredmény: A jó eljárás leírja a várt eredményt: „Most egy megerősítő üzenetnek kell megjelenni” vagy „A torta akkor kész, ha a teteje aranybarnára sült”. Az olvasónak tudnia kell, hogy sikerrel járt-e.
💡 Profi tipp: Használja az „invertált piramis” technikát minden eljárási lépésnél. Kezdje a lényeges cselekvési utasítással, folytassa a részletek tisztázásával, és fejezze be az indoklással vagy a kontextussal. Az olvasónak képesnek kell lennie a kulcsfontosságú cselekvések és a kiegészítő információk áttekintésére.
Időmegtakarítás érdekében használja a ClickUp Pyramid Whiteboard Template sablont az ötletek piramis szerkezetbe rendezéséhez, hogy a témaköröket gyorsan át lehessen tekinteni.
⚡️Sablonarchívum: Ingyenes vállalati irányelvek és eljárások sablonok
Hogyan tanítsuk az eljárási íráskészséget az osztályteremben?
Az eljárások leírásának tanítása segít a diákoknak hatékonyan kommunikálni. Ha azt tervezi, hogy gyakorlati, valós életbeli írásmódra tanítja őket, ez a szakasz világos lépésekre bontja a folyamatot.
1. lépés: Mutassa be az eljárási írás célját
Mielőtt a diákok hatékony eljárásokat tudnának leírni, meg kell érteniük, miért fontos az eljárások leírása. Az osztályteremben:
- Kezdje egy könnyen érthető szituációval: Kérdezze meg: „Képzeld el, hogy beteg vagy, és egy barátodnak kell helyettesítenie téged egy tudományos kísérletben. Meg tudná csinálni csak az utasításaid elolvasásával?” Amikor bevezeti az eljárási írásmód tanítását, ösztönöznie kell őket, hogy gondoljanak a olvasó számára érthető gondolkodásmódra.
- Mutasson be egy egymás melletti összehasonlítást: A táblán hasonlítsa össze és állítsa szembe egymással a saját eljárási írásait. Hagyja, hogy a diákok maguk fedezzék fel, mi hiányzik, mi zavaros vagy mi hasznos.
❌ Az „Adjon ecetet a kémcsőbe” utasítás nem elég egyértelmű.
✅ Egy világos utasítás így néz ki: „Mérj ki 10 ml ecetet egy mérőhengerrel. Öntsd az A jelölésű kémcsőbe.”
Miután a diákok elsajátították az alapokat, a ClickUp Docs segítségével dinamikus, hivatkozható tanulási eszközzé alakíthatja az órát. A ClickUp Docs egy rugalmas, együttműködésen alapuló felület a ClickUp-on belül, amely egy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás.
Íme, hogyan használhatja a ClickUp Docs-ot együttműködési térként diákjai számára:
- Hozzon létre egy központi osztálydokumentumot „Mi az eljárási írás?” címmel. Használjon olyan címsorokat, mint Miért fontos, Főbb jellemzők és Példa vs. nem példa. Ez lesz az Ön alapvető magyarázata, amelyet a diákok bármikor újra megnézhetnek.
- Használjon kapcsoló listákat és kiemeléseket, hogy a dokumentum interaktív legyen. Adjon hozzá összecsukható szakaszokat a definíciókhoz, és használjon kiemelési blokkokat a tanári tippekhez vagy emlékeztetőkhöz.
- Beágyazott média a gazdagabb tanulás érdekében. Helyezzen be egy rövid bemutató videót (pl. egy eszközbe való bejelentkezés képernyőfelvétele) vagy töltsön fel egy PDF-fájlt egy jól megírt eljárási mintával referencia céljából.
- Kövesse nyomon az elkötelezettséget és a frissítéseket egy helyen. Amint az egyes évfolyamok diákjai benyújtják első eljárásleírási ötleteiket vagy reflexióikat, a változatokat és a visszajelzéseket egy helyen, ugyanabban a dokumentumban tárolhatja.
Ezután alakítsa a leckét dinamikus, hivatkozható tanulási eszközzé, vagy hozzon létre egy eljárásleírási egységet a ClickUp Docs segítségével, mint központi hub.
📮ClickUp Insight: A tudásmunkások 92%-a kockáztatja, hogy fontos döntései elvesznek a csevegések, e-mailek és táblázatok között.
Egy egységes rendszer nélkül, amely rögzíti és nyomon követi a döntéseket, a kritikus üzleti információk elvesznek a digitális zajban. A ClickUp feladatkezelési funkcióival soha nem kell aggódnia emiatt. Készítsen feladatokat csevegésből, feladatkommentekből, dokumentumokból és e-mailekből egyetlen kattintással!
2. lépés: Tanítsd meg a szerkezetet és a nyelvet
Miután a diákok megértették a miért kérdést, itt az ideje megmutatni nekik, hogyan lehet az eljárási írásukat világosan és logikusan felépíteni.
- Tanítsa meg az alapvető szerkezetet: Elemezze az eljárási írás alapvető elemeit, mint például a cím, az anyagok/követelmények, a számozott lépések és a várt eredmény.
- Átmeneti szavak használata: Az utasításoknak könnyen követhetőnek kell lenniük. Az ok-okozati összefüggések magyarázatához használjon olyan kifejezéseket, mint mert, így vagy ezért. A változatokat ha szükséges vagy alternatívaként jelölje. Végül, figyelmeztető átmeneti szavakat használjon, mint azonban, megjegyzés vagy ellenkező esetben, hogy kiemelje a figyelmeztetéseket és elkerülje a hibákat.
- Hangsúlyozza a világosságot cselekvésigékkel: Írjon fel erős igéket a táblára (kever, beilleszt, azonosít) és mutassa meg, hogy ezek hogyan irányítják hatékonyabban az olvasót, mint a homályos igék, mint például csinál vagy kap.
- Adjon egy rövid feladatot: Kérje meg a diákokat, hogy írjanak le egy iskolával kapcsolatos eljárást, például forrásmegjelölést, PowerPoint vagy Google Slides prezentáció készítését, a tanult szerkezet és igék felhasználásával.
A ClickUp segítségével ez a struktúra könnyen követhető és nyomon követhető a ClickUp Tasks segítségével.
Rövid összefoglalás:
- Hozzon létre egy fő feladatot a „Írja le az eljárást” részhez.
- Adjon hozzá beágyazott alfeladatokat minden egyes összetevőhöz: cím, anyagok, lépések, eredmény.
- Használja a ClickUp egyéni mezőket az egyértelműség nyomon követéséhez (pl. „Cselekvésigéket használ?” ✅/❌)
- Csatolja az 1. lépésből származó hivatkozási dokumentumot, hogy a diákok összhangban maradjanak.
- Hagyja, hogy a diákok frissítsék a feladat státuszát, például „Folyamatban” vagy „Felülvizsgálatra kész”, hogy kezelni tudják a munkafolyamatukat.
A könnyebb érthetőség érdekében használja a ClickUp SOP sablont.
Íme, mit ad ez a diákjaidnak:
- Ezzel az SOP sablonnal a diákok vizuálisan láthatják, hogy az eljárás hogyan oszlik fel Cél, Hatály és Eljárás részekre. Ez tükrözi, hogyan kell felépíteniük saját írásukat.
- A számozott lépések, felsorolások és beágyazott vizuális elemek használata szabványt teremt a világosság, az olvashatóság és a felhasználóbarát írás terén.
- A beépített címsorok, mint például a „Felülvizsgálat és javítás”, arra ösztönzik a diákokat, hogy gondolkodjanak el írásuk véglegesítésén és javításán.
3. lépés: Gyakorlati feladatok kijelölése
Miután a diákok megértették a szerkezetet, itt az ideje, hogy gyakorlatba is ültessék. Az írás olyan készség, amelyet gyakorlással sajátítanak el, ezért az Ön célja az, hogy releváns útmutatókat adjon nekik, amelyeket aztán felhasználhatnak az utasítások megfogalmazásához. Ez a következőket jelenti:
- Kezdje egy, a tantárgyukhoz kapcsolódó feladattal: Írniuk kell egy eljárást valamire, amit az iskolában csinálnak, például egy laboratóriumi kísérlet felállítására, egy matematikai egyenlet megoldására vagy egy prezentáció előkészítésére.
- Ösztönözze a társaik egyértelműségét: Emlékeztesse őket, hogy ha valaki más segítség nélkül nem tudja követni a lépéseiket, akkor azok nem elég egyértelműek. Akár azt is megkérheti az osztálytársakat, hogy teszteljék egymás eljárási szövegeit, és adjanak visszajelzést.
- Határozzon meg egyértelmű sikerkritériumokat: Ezeknek tartalmazniuk kell mind a négy alapvető elemet: címet, anyagok listáját, számozott lépéseket és a várt eredményt. Adjon nekik egy ellenőrzőlistát, hogy önértékelést végezzenek a beadási határidő előtt.
Időmegtakarítás érdekében használja a ClickUp Knowledge Manager alkalmazást a munka automatikus megértéséhez és nyomon követéséhez. Röviden:
- Tárolja minden diák eljárási írását a Tudásbázisban: Osztály, téma vagy státusz szerint rendezheti őket (pl. vázlatok, társak által lektorált, végleges beadott munkák).
- Használja az AI-t a hiányzó elemek feltárásához: A ClickUp Brain átvizsgálja a dokumentumokat strukturális hiányosságok, például hiányzó anyagok vagy nem egyértelmű sorrendek után, így gyorsabb és pontosabb visszajelzést adhat anélkül, hogy minden sort manuálisan elolvasna.
- Tegye hatékonnyá és célzottá a társas értékelést: Adjon ki társas értékelési dokumentumokat, és hagyja, hogy a ClickUp Brain kiemelje azokat a részeket, ahol a szerző nem volt egyértelmű vagy homályos nyelvet használt, így a diákok előre tudják, mire kell összpontosítaniuk visszajelzéseiket.
4. lépés: Támogassa a társas értékelést és az együttműködést
Mint minden más, az eljárási írás sem teljes, amíg nem tesztelik. A társas értékelés segít a diákoknak megérteni, hogy írásuk hogyan teljesít a valós életben – mások is meg tudják-e érteni segítség nélkül?
Íme, mit tehet a társas értékelés és az együttműködés támogatására:
- Párosítsa össze a diákokat a teszteléshez: Minden diák elolvassa párja eljárását, és megpróbálja azt lépésről lépésre követni. Ha elakadnak, feljegyzik, hol és miért.
- Vezessen be visszajelzési formátumot: Használjon egyszerű, strukturált utasításokat, például: „A ___ lépésnél összezavarodtam, mert…” „Úgy gondolom, pontosabban megfogalmazhatná…” „Ez a lépés nagyon jól működött, mert…”
- „A ___ lépésnél összezavarodtam, mert…”
- „Szerintem lehetnél konkrétabb a következővel kapcsolatban…”
- „Ez a lépés nagyon jól működött, mert…”
- Erősítse meg a felülvizsgálati gondolkodásmódot: Tegye egyértelművé, hogy a visszajelzés nem része az írási folyamatnak. A felülvizsgálat után a diákok felülvizsgálják eljárásaikat a partnerük által jelzett pontok alapján.
- Vigye a következő szintre csoportmunkával: Miután a diákok magabiztosak lettek, folytassa a közös írással. Kérje meg a csoportokat, hogy írjanak egy bonyolultabb eljárást, például egy osztályrendezvény megtervezését vagy egy tudományos kiállítás előkészítését.
- „A ___ lépésnél összezavarodtam, mert…”
- „Szerintem lehetnél konkrétabb a következővel kapcsolatban…”
- „Ez a lépés nagyon jól működött, mert…”
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Whiteboards alkalmazást a kreatív írás során a közös tervezéshez. Mielőtt a diákok csoportosan megkezdenék az írást, kérje meg őket, hogy ragadós jegyzetlapokkal vizuálisan térképezzék fel az egyes lépéseket a Whiteboardon. Egy helyen színekkel jelölhetik, részeket rendelhetnek hozzá, sőt Docs vagy Tasks alkalmazásokhoz is kapcsolhatják őket. Ez egy egyszerű módszer a csapatmunka szervezettebbé és átláthatóbbá tételére.
5. lépés: Kövesse nyomon az előrehaladást és fejlődjön
Ezen a ponton helyezze át a hangsúlyt a javításról a fejlődésre. Ahelyett, hogy csak kijavítaná a hibákat, ösztönözze a diákokat arra, hogy szintet lépjenek az írásukban.
- Bátorítsa a fiatal írókat, hogy új olvasót szem előtt tartva (pl. egy fiatalabb diákot vagy a tantárgyukon kívüli személyt) javítsák át szövegeiket.
- Kérje meg őket, hogy írják át a lépéseiket tömörebben (a világosság nem jelenti azt, hogy hosszabbnak kell lennie).
- Át tudják alakítani véleményírásra?
- Világosan megértik-e a különbséget az információs írás, a magyarázó írás és az eljárási írás között?
- Kérje meg őket, hogy cseréljék ki a végleges változatokat, és azonosítsák egymás írásában egy-egy erősséget. Ösztönözze őket, hogy vezessenek egy „írási sikerek” listát, azaz azokat a dolgokat, amelyekben a vázlat és a végleges változat között fejlődtek.
A procedurális írás tanításakor ez az a szakasz, amikor a diákok a struktúra követésétől a struktúra elsajátításához jutnak el.
⌛Időmegtakarítás: Szeretné idővel fejleszteni az eljárási íráskészségét? Ezek a folyamatfejlesztési sablonok segíthetnek a visszajelzések dokumentálásában, a hiányosságok felismerésében és az egyértelműség javításában minden egyes felülvizsgálat során.
Vonzó tevékenységek az eljárási írás megerősítésére
Így teheted az eljárási írásokat szórakoztatóvá és hatékonnyá, ahelyett, hogy merevek és sablonosak lennének.
1. Végezz visszafejtést egy kész terméken
Kezdje egy kész termékkel – lehet ez egy összehajtott papírrepülő, egy szendvics vagy egy egyszerű alkalmazás beállítása. Próbálja meg leírni azokat az utasításokat, amelyekre valakinek szüksége lenne ahhoz, hogy ezt a terméket a semmiből elkészítse. Ehhez lassítania kell, és át kell gondolnia minden apró mozdulatot.
📚 További információ: SOP példák: A termelékenység és a szabályoknak való megfelelés legjobb gyakorlata
2. Írj és cserélj
Gondoljon egy olyan feladatra, amelyet jól ismer, például egy telefon beállításainak frissítésére vagy kávéfőzésre francia kávéfőzővel. Írja le a lépéseket, majd adja át azokat valakinek, aki nem ismeri a feladatot. De ne magyarázzon el semmit, csak figyeljen.
Ha a diákok elrontanak valamit, kihagynak valamit, vagy folyamatosan segítségért pillantanak rád, azok a gyenge pontok az írásodban. Mivel neked már van előzetes tudásod, kihagyhatod azokat a feladatokat, amelyekhez másoknak segítségre lehet szükségük.
📚 További információ: Ingyenes vállalati irányelvek és eljárások sablonok Word és ClickUp formátumban
3. Állítsa be az órát
Írás közben mérje az időt. Ez arra kényszeríti, hogy a lényegre koncentráljon és egyenesen a lényegre térjen.
📚További információ: Keretrendszer a hatékony működési stratégia kidolgozásához
4. Rossz utasítások mentése
Írja át egy zavaros oktatóanyagot vagy egy rosszul megírt kézikönyvet. A cél itt az, hogy megtanulja, hogyan lehet megmenteni a rosszul megírt eljárási szövegeket azáltal, hogy kiszúrja a hiányosságokat, a nem egyértelmű utasításokat és a furcsa szerkezetet.
📚További információ: A legjobb szabványos működési eljárás (SOP) szoftver
5. Vizuálisan ábrázolja
Válasszon egy olyan feladatot, amely többféle megoldást vagy választási lehetőséget tartalmaz, például egy e-mail szűrő beállítása vagy egy bútor összeszerelése. Ahelyett, hogy lépésről lépésre leírná a feladatot, ábrázolhatja azt folyamatábrával.
Az egyes döntések és eredmények feltérképezésével világosabban fogsz gondolkodni a szerkezetről és a sorrendről. Ez a fajta vizuális tervezés élesíti a lépések szervezésének képességét, így az eljárási írásod könnyebben követhető lesz.
📚További információ: A legjobb folyamatábrázoló eszközök és szoftverek
Fontos tippek a hatékony eljárásleírás-oktatáshoz
1. A feladatot hangos kommentárrá alakítsa
Vegye fel magát, ahogy a kézikönyv segítségével elvégzi a feladatot. Ezt átalakíthatja egy hangalámondásos szöveggé, amely végigvezeti az első osztályos tanulót a feladaton. A hangalámondáshoz hasonló nyelvi eszközök segítenek megérteni a tempót, a szóválasztást és az egyértelműséget, miközben összekapcsolják az írását a valós cselekvésekkel.
2. Tartson kéznél egy gyors ellenőrző referenciaanyagot
Írás közben használjon ellenőrző listát, hogy utasításai egyértelműek és végrehajthatók legyenek.
Íme egy ellenőrzőlista, amelyet követve írása fókuszált és könnyen követhető marad:
- A lépések logikus sorrendben vannak?
- A cselekvésigék egyértelműek és konkrétak?
- Minden szükséges részletet (pl. eszközök, beállítások) belefoglaltam?
- A nyelv egyszerű és közvetlen?
- A lépések számozva vannak vagy következetesen felsorolva?
- Figyelembe vettem-e az esetleges akadályokat és kihívásokat?
- Szükség esetén vizuális elemeket (pl. képernyőképeket vagy diagramokat) is beillesztettem?
3. A magyarázatok helyett a cselekvésekre helyezze a hangsúlyt
A feladatok végrehajtásában az olvasó irányítására kell összpontosítania. A túl sok háttérinformáció lassíthatja a folyamatot. A magyarázatok legyenek rövidek és megvalósíthatóak.
❌ A szoftverfrissítés történetének részletes leírása
✅ Ez a frissítés javítja a biztonságot és kijavítja a hibákat. A telepítéshez kövesse az alábbi lépéseket
A procedurális írásban elkerülendő gyakori hibák
1. A fontos lépések kihagyása
Semmi sem zavarja meg jobban egy feladat végrehajtását, mint egy fontos lépés kihagyása. Lehet, hogy úgy gondolja, az olvasó tudja, mi a következő lépés, de a magyarázó írásban a feltételezések hiányosságokhoz vezetnek az utasításokban.
✅ Megoldás: Hagyja, hogy társai elolvassák az utasításait, mintha Ön lenne az, aki követi azokat. Ha valami hiányosnak vagy nem egyértelműnek tűnik, egészítse ki a hiányzó részleteket.
2. Homályos nyelvhasználat
Az eljárási írás egyértelműségre, pontosságra és ismételhetőségre épül, ezért a homályos kifejezések ellenségei.
Ehhez használja a homályos nyelvű szövegek szerkesztési ellenőrzőlistáját.
| Ellenőrizze | Kerülendő hibák | Hogyan lehet javítani? |
| Szubjektív határozószók | „Csináld óvatosan!” | Legyen konkrét: „Húzza meg a csavart, amíg szorosan illeszkedik, de ne erőltesse!” |
| Relatív időszavak | „Várj egy kicsit” vagy „Gyorsan keverd össze” | Használjon mérhető időt: „Várjon 30 másodpercet” vagy „Keverje 2 percig”. |
| Pontatlan helyesírási kifejezések | „Csináld rendesen” / „Helyesen” | Írja le: „A ragasztás előtt igazítsa össze a széleket”. |
| Hiányos tételek listája | „stb.” / „és így tovább” | Teljesen felsorolja vagy használja: „Ismételje meg az alábbi szakaszok mindegyikében” |
3. Az utasítások túlterhelése információkkal
Ha alapos akarsz lenni, akkor könnyen kísértésbe eshetsz, hogy mindent beleírj. Háttérinformációkat, nem kapcsolódó lépéseket vagy extra példákat, amelyek elterelik a figyelmet a tényleges feladatról. Ez több kárt okozhat, mert túlterheli az olvasót és nehezebbé teszi a folyamat követését.
✅ Megoldás: Ragaszkodjon a lényeghez. Ha egy részlet nem segít közvetlenül a feladat elvégzésében, hagyja ki. Tegye minden lépést céltudatos és könnyen végrehajthatóvá.
4. Inkonzisztens formázás használata
Ha a formázás egyik lépésről a másikra változik, az olvasónak nehezebb lesz követni a szöveget. A számozott listák, pontok és különböző betűtípusok vagy stílusok közötti váltás miatt az utasítások rendezetlennek tűnhetnek. Még a világos tartalom is elveszik a rendezetlen elrendezésben.
✅ Megoldás: A formázás egységesítése ugyanolyan fontos, mint a tartalom egyértelműsége. A folyamatok egységesítése segít csökkenteni a zavart és hatékonyabbá teszi a munkafolyamatokat.
5. Túlzottan formális vagy akadémikus stílus
A procedurális írás nem kutatási dolgozat. Ha túl formálisan írsz, az utasításaid mereveknek vagy zavarosaknak tűnhetnek.
✅ Megoldás: Használjon egyszerű, közvetlen nyelvet. Mondja azt, hogy „Kattintson a kék gombra”, ahelyett, hogy „Indítsa el a folyamatot a megfelelő interfész opció kiválasztásával”.
Egyszerűsítse eljárásleírásait a ClickUp segítségével
A hatékony eljárási írás a világosság és a szerkezet kérdése. Az akcióorientált nyelv, a logikus sorrend és a megfelelő kontextus biztosításával garantálhatja, hogy olvasói könnyedén követni tudják az utasításokat.
A ClickUp átfogó eszközkészletet kínál az eljárási írási folyamat egyszerűsítéséhez. A ClickUp Docs segítségével könnyedén létrehozhat világos és rendezett eljárási írási anyagokat, amelyekhez bármikor visszatérhet.
A ClickUp Whiteboard segít vizualizálni a komplex folyamatokat vagy ötleteket, így azok könnyebben érthetőek és követhetőek lesznek. Végül, a ClickUp Knowledge Manager minden dokumentumot és feladatot könnyen elérhetővé és naprakésszé tesz, így mindig a legfrissebb információk állnak rendelkezésére.
Próbálja ki ingyen a ClickUp alkalmazást, és kezdje el elkészíteni az eljárási írás kézikönyveit.