Ahogy a népszerű katonai mondás, más néven a 7P is mondja:
A megfelelő előzetes tervezés megakadályozza a gyenge teljesítményt.
A megfelelő előzetes tervezés megakadályozza a gyenge teljesítményt.
Bár nem minden szervezet követi a hadsereg parancsnoksági egységét, és nem minden szervezetnek van egyértelműen meghatározott ellenfele, akit le kell győznie, a tervezés fontossága univerzális. Különösen a modern vállalkozások esetében, ahol a jövőbeli kilátások tizenkét évre korlátozódnak.
Az EY tanulmánya szerint 80 évvel ezelőtt az amerikai S&P 500 vállalatok átlagos élettartama 67 év volt. Ma ez a szám mindössze 15 év! Lényegében, ha egy egyéves vállalat számára tizenöt éves tervet készít, lehet, hogy azt soha nem is fogja tudni felhasználni!
A világ gyorsan változik, a technológia néhány hónap alatt elavul, és az ügyfelek új élményeket igényelnek. A terveknek meg kell találniuk a megbízhatóság és az alkalmazkodóképesség közötti megfelelő egyensúlyt.
Ebben a blogbejegyzésben azt vizsgáljuk, hogyan használhatja a különböző éves tervezési stratégiákat, hogy pontosan ezt érje el!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Ha csak 60 másodperced van az éves tervezésről való tájékozódásra, íme egy rövid összefoglaló:
Az éves tervezés az elkövetkező év céljainak, tevékenységeinek és erőforrásainak meghatározására irányuló szervezeti folyamat. Az éves tervezés, amelyet általában a részvényesek számára történő beszámolási és megfelelési pénzügyi előírások kezdeményeznek, mára kibővült, és szélesebb körű előnyöket kínál.
Egy jó projektterv a következőket tartalmazza:
- Célok
- Költségvetések
- Cselekvési tervek
- Feladatok és felelősségek
- Mérőszámok és felülvizsgálati mechanizmusok
A hatékony éves tervezéshez vegye figyelembe a következő lépéseket.
- Áttekintés: Az előző év teljesítményének alapos áttekintése
- Célok: Elérhető célok és célkitűzések meghatározása
- Cselekvési tervek: Az éves célok eléréséhez szükséges tevékenységek és projektek megtervezése
- Eszközök: Az éves terv megvalósításához szükséges technológiai eszközök
- Nyomon követés: Jelentések és irányítópultok a valós idejű teljesítmény nyomon követéséhez
Most pedig térjünk rá a részletekre.
Az éves tervezés megértése
Az éves tervezés ötlete meglehetősen magától értetődőnek tűnik – terveket készít a következő évre. 🤷 Csakhogy ez nem ennyire egyszerű. Az üzleti tevékenységétől, a szervezet méretétől és a piactól függően az éves tervezés jellege nagyban változhat. Nézzük meg, hogyan.
Mi az éves tervezés?
Az éves tervezés az elkövetkező tizenkét hónap céljainak, tevékenységeinek, mérföldköveinek, költségvetésének és erőforrásainak felvázolása. Az éves tervezés néhány meghatározó jellemzője a következő.
- Pénzügyközpontú: Gyakran a szervezet pénzügyi teljesítménye és tervei vezérlik, összhangban az évre vonatkozó részvényesi/megfelelési jelentésekkel.
- Felülvizsgálat-vezérelt: Az éves tervek az előző év teljesítményének alapos felülvizsgálatát követik.
- Trickling-down: Az éves terveket először szervezeti szinten készítik el, majd azok lecsorognak a vertikális szegmensekre, osztályokra, csapatokra és egyénekre.
- 360 fokos: Az éves tervezés felvázolja, hogy mit kell tenni, hogyan, ki által és milyen erőforrásokkal.
Az éves tervezés és a stratégiai tervezés közötti különbség
Az üzleti menedzsmentben a stratégia, a tervek, a taktikák és ezek kombinációja gyakran felcserélhető módon használatosak, ami felesleges zavart okoz. Tehát mielőtt belemennénk az éves tervezés részleteibe, tisztázzuk, hogy ez mit is jelent a „stratégiai tervezés” fogalmától.
A HBR podcast „A terv nem stratégia” című epizódjában Roger Martin, a Torontói Egyetem Rotman School of Management volt dékánja a következőket mondja:
A stratégia egy integrált döntéssorozat, amely a választott területen olyan pozícióba hozza Önt, hogy nyerjen... A stratégiának van elméleti alapja.
A stratégia egy integrált döntéssorozat, amely a választott területen olyan pozícióba hozza Önt, hogy nyerjen... A stratégiának van elméleti alapja.
A stratégiai tervezési folyamat nagy része tehát az elmélet kidolgozásáról szól, azaz arról, hogy miért csinálja azt, amit csinál, kik az ügyfelei, mi teszi jobbá a versenytársaknál stb. Ezek közül a stratégiai tervezési sablonok közül néhány jobb képet ad erről.
Másrészt az éves tervezési folyamat az említett stratégia végrehajtásáról szól a következő tizenkét hónap során.
| Stratégiai tervezés | Éves tervezés | |
|---|---|---|
| Idővonal | Hosszabb távú (3/5/10 év) | Középtávú (egy év) |
| Cél | A vállalkozás alapjainak és létezésének meghatározása | A végrehajtandó intézkedések és az azokhoz szükséges erőforrások felvázolása |
| Lendület | Piaci pozícionálás és jövőkép | Pénzügyi tervezés és jelentések |
| Összhang | Az átfogó üzleti irányvonal és a hosszú távú jövőkép érdekében | A szervezeti stratégia és célok felé |
💡Profi tipp: Tekintse meg éves célok sablonunkat itt.
Bár nem teljesen stratégiai jellegű, az éves tervezés több okból is nagyon fontos helyet foglal el egy szervezet életciklusában.
A hatékony éves tervezés előnyei
A hatékony éves tervezés az üzleti tevékenység következő tizenkét hónapjának útitervét jelenti. Ezzel minden csapat minden tagja ismeri a célt, a mérföldköveket és az azokhoz vezető utat. Ez számos előnnyel jár, például:
Irány: A hatékony éves tervezési folyamat meghatározza az egész szervezet irányát. Biztosítja, hogy minden egyes személy összhangban legyen a csapat tervével, amely összhangban van a részleg tervével, és így tovább.
A cselekvés egyértelműsége: Egy jó éves terv felvázolja, mit kell elérni és hogyan. Ezzel kiküszöböli a szervezeti célok elérésével kapcsolatos bizonytalanságokat.
Például, ha az akvizíció révén történő ügyfélszám-növekedés a cél, az éves terv felvázolja a különböző tevékenységeket, mint például rendezvények, reklámozás, tartalommarketing stb. , valamint az egyes tevékenységekhez szükséges költségvetést és erőforrásokat.
Ettől kezdve a csapatok tisztában vannak az évre vonatkozó feladataikkal.
Felelősségvállalás: Az éves terv a különböző célok és eredményekért való felelősséget konkrét személyekhez rendeli. Ez ösztönzi a személyes és a csapat felelősségvállalását.
Mérhetőség: Az éves terv elengedhetetlen a szervezet sikerének méréséhez. Ez az a referenciaérték, amelyhez képest az év végén értékelik a teljesítményt.
Erőforrás-optimalizálás: A költségvetés, a személyzet, az eszközök és egyéb erőforrások elosztása akkor hatékony, ha azok egy szilárd terv érdekeit szolgálják.
Kockázatkezelés: Lényegében az éves terv egy kockázatcsökkentési stratégia is. Segít a vezetőknek ésszerűen előre jelezni a következő évben (vagy később) felmerülő kockázatokat, és már ma kidolgozni a kockázatcsökkentő intézkedéseket.
Ahhoz, hogy a fenti előnyöket kiaknázhassa és hatékony legyen, a tervnek konkrét szerkezettel kell rendelkeznie. Vizsgáljuk meg ezt részletesen.
A hatékony éves tervezés legfontosabb elemei
A sikeres éves tervnek átfogónak kell lennie, anélkül, hogy túlzottan előíró jellegű lenne. A következő elemeket kell részletesen lefednie.
Célok
Az éves tervezés a célok és célkitűzések meghatározásával kezdődik. Meghatározza az üzleti prioritásokat, hogy a csapatok ennek megfelelően összpontosíthassák erőfeszítéseiket. Íme néhány példa 1/5/10 éves célokra, hogy elindulhasson.
Költségvetések
Az éves tervben a költségvetések határozzák meg a pénzügyi kereteket. Meghatározzák azokat a pénzügyi, technikai és humánerőforrás-korlátokat, amelyekkel a csapatoknak meg kell valósítaniuk céljaikat.
Cselekvési terv
Amikor a szervezet éves terve eljut a részlegekhez, csapatokhoz és egyénekhez, akkor az is felvázolja, hogy melyiküknek milyen tevékenységeket kell végrehajtania.
Feladatok és felelősségek
Az éves terv felvázolja az összes résztvevő szerepét és felelősségét, valamint céljaikat és elvárásaikat. Ha a tervezési szakaszban nem állnak rendelkezésre a megfelelő erőforrások, akkor lehetőség nyílik új munkatársak felvételére.
Például, ha azt tervezi, hogy jelentősen növeli a termékfejlesztést, akkor több mérnökre lehet szüksége. Az éves terv biztosítja, hogy a pénzügyi csapat rendelkezzen a szükséges költségvetéssel, a tehetségkutató csapat megkapja a megbízást, és a felvételi vezetők készen álljanak az interjúkra és a felvételre.
Mérőszámok és felülvizsgálati mechanizmusok
Az éves terv ezen szakasza felvázolja azt a folyamatot, amelynek segítségével az év során nyomon követhető az előrehaladás. Honnan tudja, hogy jó úton halad a céljai elérése felé? Természetesen a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) és az értékelési mechanizmusok segítségével!
Ezek a növekedési terv sablonok hasznos példákat nyújtanak arra, hogy ezek az elemek hogyan működnek együtt.
Vészhelyzeti tervek
Egy jó terv ötleteket is kínál arra, mit tegyünk, ha a dolgok nem a terv szerint alakulnak. Lényegében ez a komponens az alternatív cselekvési lehetőségeket fedi le arra az esetre, ha az A terv nem működik.
Miután meghatároztuk a kontextust, nézzük meg, hogyan tudja az éves tervezést a gyakorlatban megvalósítani.
A hatékony éves tervezés lépései
Mint már korábban láttuk, az éves terv az egész szervezet útitervét jelenti. Összefogja az embereket a közös célok elérése érdekében. Egy ilyen terv elkészítéséhez átfogó megközelítésre van szükség, mint amilyet az alábbiakban ismertetünk.
1. Az elmúlt év áttekintése
Mielőtt bármilyen tervet készítene, alaposan vizsgálja meg az előző év teljesítményét. Vegye figyelembe a következőket.
- A kitűzött célok és azok megvalósításának mértéke
- Költségvetések és tényleges kiadások
- A tervezett tevékenységek és azok áttekintése
- ROI az egyes tevékenységek/kiadási tételek tekintetében
- A csapat minden egyes tagjának teljesítménye
Gyűjtsön kvantitatív és kvalitatív adatokat egyaránt. Gyűjtse össze a számokat, de gyűjtsön véleményeket is arról, hogy miért és hogyan.
Például ne csak azt kérdezze meg, hogy mekkora volt az előző évi árbevétel. Kérdezze meg azt is, hogy miért teljesítette/nem teljesítette az árbevételi célt, mi működött, hogyan teljesítették a legjobb teljesítményt nyújtók a kvótájukat stb.
Használja ezeket az információkat alapul a következő évre. Ha a személyes rendezvények csatornáján keresztül elért konverziók jobbak voltak, mint a webináriumoké, akkor érdemes több költségvetést szánni az előbbire. Ha pedig a tartalomcsatorna egyáltalán nem hozott eredményt, akkor érdemes átgondolni a kitűzött célokat, és hogy azok valóban megfelelőek voltak-e.
Egy ilyen áttekintés egyértelmű lezárást jelent az előző évhez képest, és új kezdetet az új évhez.
2. Célok és célkitűzések meghatározása
Az elmúlt év áttekintését az üzleti tevékenység általános kontextusaként felhasználva itt az ideje célokat kitűzni.
Használja a SMART célok módszerét
Céljait konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időszerűvé tegye. Ahelyett, hogy olyan célt tűzne ki, mint „ügyfelek szerzése”, alkalmazzon SMART stratégiát: Növelje az ügyfélszerzést havi 5%-kal online hirdetési csatornákon keresztül.
Használjon hierarchikus modellt
Először állítsa be a legfelső szintű célokat, például az egész szervezetre vonatkozóan. Ezután bontsa azokat szintről szintre. Ha a szervezet célja új ügyfelek megszerzése, akkor ez a következőkre bontható:
Osztálycélok: A marketingcélok a megjelenítések, a webhely forgalmának és a konverziók növelésére irányulnak; a tehetségszerzési célok több értékesítési csapat tagjának felvétele; az ügyfélsiker céljai pedig további ajánlások megszerzése stb.
Csapatcélok: A marketingcsapatok ezeket tovább bontják. A keresőhirdetési csapat minden csatornára költségvetést készít és megtervezi kampányait. A tartalomcsapat megtervezi az eszközöket a potenciális ügyfelek megszerzéséhez. A közösségi média csapat az impresziók növelését tervezi, esetleg influencerekkel való kapcsolatok kiépítésével.
Egyéni célok: A csapat elvárt eredményei alapján minden egyes csapattag meghatározza a saját céljait, például az egyes írók által készítendő cikkek számát vagy az egyes kampányok konverziós céljait.
3. Cselekvési tervek készítése
A célok kitűzése után itt az ideje kitalálni, hogyan lehet azokat elérni, azaz elkészíteni a projektterveket.
Szervezze meg projektjeit: Ossza fel tevékenységeit egyszerű, kezelhető projektekre. Projektjeit tartalomkészítés, közösségi média terjesztés, e-mail hírlevelek stb. köré építheti. Emellett minden kampányhoz, eseményhez vagy mérföldkőhöz létrehozhat projekteket.
Íme néhány projektterv-sablon, amelyekkel könnyedén belevághat a munkába.
Feladatok létrehozása: Töltse ki projektjeit feladatokkal.
Például minden kampányhoz, mint projekthez, lehetnek feladatok a következőkre:
- Kampányötletek
- Vizuális tervezés és kiegészítő anyagok
- Szövegírás
- Kiadás és terjesztés
- Újrafelhasználás és újraelosztás
- Jelentések
Végezze el a végrehajtást: Ossza ki ezeket a feladatokat a megfelelő személyeknek. Állítsa be a kezdési dátumokat és a határidőket. Jelölje meg az esetleges függőségeket.
4. Eszközök és módszerek az éves tervezéshez
Ha az éves tervezéshez bevált dokumentumokat és táblázatokat használ, az nem hibáztatható. Ma azonban már sokkal hatékonyabb és erőteljesebb eszközök állnak rendelkezésre az éves tervezéshez.
Projektmenedzsment eszközök
Az éves terv lényegében egy közös célok felé vezető, egymással összekapcsolt projektek gyűjteménye. Egy jó projektmenedzsment eszköz, mint például a ClickUp, segíthet átlátni a nagy képet anélkül, hogy a részletek elkerülnék a figyelmét.
A ClickUp Tasks segítségével projektütemterveket készíthet, feladatokat állíthat be, felhasználókat rendelhet hozzá, határidőket állíthat be, becsülheti és nyomon követheti az időt, valamint prioritásokat vagy címkéket adhat hozzá. Állítson be egyedi állapotokat, amelyek megfelelnek a munkafolyamatainak. Adjon hozzá újrafelhasználható ellenőrzőlistákat, és alkalmazza azokat automatikusan bizonyos típusú feladatokra. Kapcsolja össze a hasonló feladatokat, vagy adjon hozzá mérföldköveket.
Együttműködési eszközök
Az éves tervek hatékony végrehajtásához elengedhetetlen a valós idejű, egyszerű kommunikáció. A ClickUp többféle módot kínál erre a kontextusban. Kezdetnek minden feladat keretében beágyazott megjegyzések formájában folytathat beszélgetéseket.
Ha valós idejű, dinamikus beszélgetéseket szeretne folytatni, próbálja ki a ClickUp Chat szolgáltatást. Beszélgessen konkrét projektek csatornáin. Kapcsolja össze a feladatokat a beszélgetéseivel, és megkönnyítse kollégáinak a navigációt. Indítson egy kattintással hívásokat a ClickUp-ból; automatikusan készítsen összefoglalókat és teendőket.
Célkövető eszközök
A célok elérésének legegyszerűbb módja, ha azok mindig láthatóak és elérhetőek. A ClickUp Goals egy hatékony célkövető alkalmazás, amely mindezt és még többet is lehetővé tesz.
Állítson fel egyértelmű célokat, hogy nyomon követhesse eredményeit. Ezek lehetnek feladatcélok (például egy sprint vagy kampány feladata), számszerű célok (például megírandó cikkek száma), pénzügyi célok (például bevétel dollárban) vagy igaz/hamis célok (például egy rendezvény helyszínének lefoglalása vagy sem).
Kezelje összes célját egy helyen, rendezze őket mappákba, és vizualizálja a kollektív előrehaladást.
5. Éves tervek megvalósítása
Eddig a tervezésről beszéltünk. Ideje egy lépéssel továbbmenni, és megvitatni a megvalósítást.
Csapatok bevonása
Először is, gyűjtsön össze minden csapattagját a projektmenedzsment platformon.
Képezze őket a hatékony használatra a következő standard működési eljárásokkal:
- A feladat státuszának frissítése
- A felhasznált idő becslése
- Időkövetés
- Ellenőrzőlisták használata a minőség-ellenőrzéshez
- Egyéni mezők kitöltése, ha vannak ilyenek
Adatok konszolidálása
Az előző év(ek) kontextusának folytatásához fontos egyes adatok konszolidálása. Ehhez:
- Integrálja a releváns eszközöket, mint például a ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM), értékesítési eszközök stb.
- Írjon szabványos működési eljárásokat (SOP-kat) a ClickUp Docs -ban, és ossza meg azokat biztonságosan a releváns érdekelt felekkel.
- Helyezzen be külső dokumentumokat, például táblázatokat, vagy adjon meg linkeket fontos dokumentumokhoz.
Tekintse át a teljesítménymenedzsment eszközöket
Hozzon létre egy egyszerű és megvalósítható módszert a teljesítmény nyomon követésére az év folyamán. A ClickUp Dashboards segítségével több fronton is vizualizálhatja az adatokat.
A ClickUp segítségével azonnal megtekintheti az összes projekthez kapcsolódó adatot, például a feladatokat, a munkaterhelést, a munkaidő-nyilvántartásokat, a számlázható órákat és az egyéni termelékenységet. Több tucat harmadik féltől származó alkalmazást integrálhat, hogy összevont irányítópultokat hozzon létre, például értékesítési jelentéseket, CRM-megjelenítéseket, marketingkampányok teljesítményét stb. Minden egyes felhasználó beállíthatja a saját irányítópultját, hogy saját teljesítményét is mérhesse.
Végül, de nem utolsósorban, használja ezeket az adatokat a terv egész éven át történő kiigazításához. Igazítsa ki a költségvetéseket, ossza újra az erőforrásokat, vagy módosítsa a tevékenységeket, hogy továbbra is a céljai felé haladjon. A gyorsabb indulás érdekében használjon operatív terv sablonokat a megvalósítás strukturálásához.
Egy jó éves terv számos mozgó elemből áll. A megfelelő támogatás nélkül ez nehéz feladat lehet.
Az éves tervezés kihívásai
Íme a leggyakoribb projektmenedzsment kihívások, amelyekkel az éves tervezés során találkozhat, és azok leküzdésének módjai.
Pontatlan előrejelzés: Előfordul, hogy a csapatok túlbecsülik, mit tudnak elérni egy év alatt. Ezért mindent, beleértve a költségvetést, az erőforrásokat és a tevékenységeket is, pontatlanul jósolnak meg.
Ennek elkerülése érdekében a meglévő adatok alapján készítsen előrejelzést. Legyen ésszerű az előrejelzéseiben, és inkább legyen óvatos.
Összehangolatlanság: Minden egyénnek, csapatnak és osztálynak össze kell hangolnia céljait a szervezet céljaival. Ennél is fontosabb, hogy ezeknek az üzleti tervvel is összhangban kell lenniük. Ha ez nem történik meg, akkor ez hatalmas kihívássá válik.
A legegyszerűbb módja ennek leküzdésére olyan tervezési módszerek alkalmazása, mint a célok és kulcsfontosságú eredmények (OKR) vagy a kiegyensúlyozott eredménymutató. Ez segít abban, hogy mindenki céljai és tevékenységei ugyanazon cél felé irányuljanak.
Bónusz: Ingyenes üzleti terv sablonok, amelyekkel dolgozhat.
Költségvetési korlátok: Rendkívül ritka, hogy minden csapat megkapja a kért költségvetést. Ez azt jelenti, hogy a csapatoknak a rendelkezésre álló költségvetéssel kell elérniük céljaikat.
Ehhez futtasson néhány szimulációt. A legjobb megoldás kiválasztása előtt mérlegelje a költségvetés elosztásának különböző kombinációit.
Időgazdálkodás: Nézzünk szembe a tényekkel. A tervezés időigényes. Mivel már így is túlterhelt a mindennapi munkával, nehéz lehet időt szakítani a jövő tervezésére.
Lépjen túl ezen a kihíváson úgy, hogy a terv részeként vészhelyzeti időtartamokat hoz létre. Gondoskodjon arról, hogy az éves tervében decemberben néhány hét szabad maradjon a következő év üzleti tervezéséhez.
Az üzleti vezetők kulcsszerepet játszhatnak abban, hogy segítsék a csapatokat ezeknek a kihívásoknak a leküzdésében.
A vezetés szerepe az éves tervezésben
A jó vezető tudja, hogy a csapatok közelebb állnak a valósághoz és alaposabb ismeretekkel rendelkeznek az üzleti ügyekről.
Így a vezető nem oktató vagy tervező szerepet tölt be, hanem az éves tervezés motorja és elősegítője.
- Kérdések feltevése: A vezető releváns kérdések feltevésével segíti elő az előző év áttekintését.
- Ötletek felvetése: Tapasztalataik alapján javaslatokat és ötleteket vetnek fel.
- Konfliktusok megoldása: Segítenek a csapatoknak konszenzust elérni a vitás kérdésekben.
- Felügyelet: Megfigyelik a tervezési folyamatot, hogy azonosítsák az esetleges hiányosságokat, és felhívják rá a csapat figyelmét.
Tervezze meg az utat a sikerhez a ClickUp segítségével
Akár egy katonai ezredet, akár egy marketing gyakornokokból álló csapatot vezet, a jó terv a jó teljesítmény alapja. Segít mindenkinek megérteni, hogy mit kell tenni, miért, hogyan, mikor, ki által és milyen színvonalon. Előreviszi az üzletet.
Ezért a szervezeti tervezés minden üzleti vezető munkakörének kritikus része. Ezzel meghatározhatja az irányt és irányíthatja a csapatot.
Az egyik legnagyobb hiba azonban, amit elkövethet, ha az éves tervezést egyszeri tevékenységnek tekinti. Bár a stratégiai tervet általában az év elején készítik el, annak végrehajtását a tizenkét hónapos időszak alatt folyamatosan felügyelnie kell.
Ehhez egy robusztus tervezési és projektmenedzsment platformra van szüksége, mint például a ClickUp. Hatékony feladatkezeléssel, dokumentációval, elemzésekkel, AI funkciókkal és könnyen használható sablonokkal a ClickUp mindent megad, amire szüksége van az éves tervei megvalósításához. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.