Tudta, hogy a hatékony visszajelzés jelentősen javíthatja az alkalmazottak teljesítményét? Akár fejlesztési lehetőségeket szeretne megosztani, akár munkával elért sikereket ünnepelni, a tartalmas és megvalósítható visszajelzés nagyon fontos. Az SBI (Situation-Behavior-Impact, helyzet-viselkedés-hatás) visszajelzési modell egy olyan keretrendszer, amely rendkívül hasznos lehet a munkahelyen, különösen a HR-szakemberek vagy az üzleti vezetők számára.
Ez a hatékony keretrendszer olyan eszközöket ad a kezébe, amelyekkel magabiztosan és érzelmi intelligenciával adhat konstruktív visszajelzéseket, miközben biztosítja, hogy azok valódi változásokat eredményezzenek.
Vezessük végig, hogyan tudja az SBI modellt a saját javára fordítani, hogy minden alkalommal célravezető visszajelzést tudjon adni. Kezdjük! 🚀
Mi az SBI visszajelzési modell?
Az SBI visszajelzési modell egy strukturált megközelítés a visszajelzés adásához, amely három kulcsfontosságú elemre összpontosít: helyzet, viselkedés és hatás. Más visszajelzési modellek között ez a módszer egyértelmű keretet biztosít a konkrét, objektív visszajelzés adásához, amely minimalizálja a védekező magatartást és elősegíti a pozitív változást.
A visszajelzési folyamatnak ezekre a három egyértelmű összetevőre való felbontása eltávolítja a kétértelműséget és az érzelmi töltetet, amelyek néha megzavarhatják a visszajelzési beszélgetést. Ehelyett a visszajelzés objektív tényekre alapul, ami segít mind a visszajelzést adónak, mind a visszajelzést kapónak abban, hogy ugyanazon az állásponton maradjanak.
A szendvics módszerrel ellentétben, amely azt javasolja, hogy a vezetők a negatív visszajelzéseket dicséretekkel kombinálják, az SBI módszer közvetlenebb, helyzetre szabottabb és cselekvésorientáltabb.
Vizsgáljuk meg az SBI visszajelzési módszer egyes elemeit:
Helyzet
A „helyzet” a színpad megteremtéséről szól. Fontos leírni azt a kontextust, amelyben a viselkedés történt. Gondoljon rá úgy, mint a visszajelzés kereteinek megteremtésére, részletekkel arról, hogy mikor és hol figyelte meg a viselkedést. Ezzel elkerülhető, hogy a visszajelzést kapó személynek találgatnia kelljen; azonnal elképzelheti azt a helyzetet, amelyre hivatkozik.
Példa: „A tegnapi projektállapot-megbeszélésen észrevettem, hogy…”
Kezdje a helyzettel, hogy visszajelzése egy konkrét eseményre épüljön. Ez a megközelítés elkerüli a homályos általánosításokat, és elengedhetetlen a konstruktív visszajelzéshez.
Viselkedés
A „Viselkedés” komponens a munkavállaló cselekedeteire összpontosít. Fontos, hogy a tényekhez ragaszkodjon – pontosan mit mondott vagy tett? Ez biztosítja a visszajelzés objektivitását, és arra ösztönzi Önt, hogy ne tegyen feltételezéseket vagy ítéleteket a személy szándékairól vagy jelleméről.
Példa: „Többször is félbeszakította a beszélőt, mielőtt az befejezhette volna a gondolatát.”
A cél az, hogy a viselkedést érzelmek és elfogultság nélkül írja le. Minél világosabb és konkrétabb a viselkedés leírása, annál könnyebb a címzettnek pontosan megérteni, miről beszél.
Hatás
Az „hatás” az a rész, ahol elmagyarázza a viselkedés következményeit. Ez az a pont, ahol a visszajelzés a legtöbb beszélgetésben elmarad, pedig ez az SBI visszajelzési modell legfontosabb része. Nem elég rámutatni arra, hogy valaki mit tett; annak elmagyarázása, hogy az adott viselkedés hogyan hatott másokra, a csapatra vagy a projektre, az, ami igazán meggyőzővé teszi az üzenetet.
Példa: „Emiatt nem hallhattuk meg a teljes frissítést, ami zavart okozott a projekt ütemtervével kapcsolatban.”
Amikor megfogalmazza a viselkedés hatását, segít a címzettnek megérteni, miért fontos a változás, és a visszajelzésnek a puszta korrekción túlmutató célja is lesz.
Így nézne ki a teljes visszajelzés ebben a helyzetben:
„A tegnapi projektállapot-megbeszélésen észrevettem, hogy többször is félbeszakította a beszélőt, mielőtt az befejezhette volna a gondolatát. Emiatt nem hallhattuk meg a teljes beszámolót, ami zavart okozott a projekt ütemtervével kapcsolatban.”
Most, hogy már tudja, mit jelent az SBI, nézzük meg, miért előnyös ez a vezetők számára.
Olvassa el még: Hogyan hat a munkahelyi érzelmi intelligencia a munkahelyre?
Miért hatékony az SBI?
Az SBI visszajelzési modell előnye egyszerűségében és a tényekre való összpontosításában rejlik. Több okból is rendkívül hatékony:
- Objektivitás: A modell csökkenti a szubjektív értelmezéseket és az elfogultságot azáltal, hogy konkrét helyzetekre és megfigyelhető viselkedésre összpontosít. Ha a visszajelzés kizárólag a tényekre összpontosít, a címzett könnyebben elfogadja és cselekszik annak alapján.
- Egyértelműség: A strukturált megközelítés biztosítja, hogy a visszajelzés egyértelmű, tömör és könnyen érthető legyen. Az általánosítások elkerülésével és a megfigyelhető viselkedésformák közvetlen megnevezésével csökkenti a kétértelműséget. Ez produktívabb eredményekhez vezet, mert a visszajelzést kapó munkavállaló egyértelműen megérti, mit kell változtatnia.
- Kevesebb védekezés: Ha a személyes ítéletek helyett a megfigyelhető tényekre koncentrálunk, nyitottabb és fogékonyabb légkört teremtünk a visszajelzésekhez. Ezzel eltűnik a visszajelzésekhez gyakran kapcsolódó érzelmi töltet, így kevésbé valószínű, hogy védekező reakciókat vált ki. Ahelyett, hogy a visszajelzéseket támadásnak éreznék, az SBI a világosságon alapuló, együttműködő beszélgetést ösztönzi.
- Nyílt párbeszéd és cselekvőképesség: Az SBI lehetőséget teremt őszinte, nyílt beszélgetésekre, mivel egy konkrét helyzet és annak hatásának leírására összpontosít. A modell arra ösztönzi a visszajelzést adót és azt kapót, hogy párbeszédet folytassanak, ahelyett, hogy egyoldalú kritikát fogalmaznának meg.
A modell természetesen a viselkedés hatásának kiemelésével a fejlesztésről és a változásról szóló beszélgetésekhez vezet. Tehát, hogyan alkalmazhatja az SBI modellt a mindennapi munkájában?
Lépésről lépésre: visszajelzés adása az SBI modell segítségével
Most, hogy megértette az SBI visszajelzési modell alapjait, végigvezetjük Önt egy lépésről lépésre, hogy hatékonyan tudja alkalmazni visszajelzési ülésein.
Megnézzük azt is, hogy egy olyan all-in-one projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, hogyan segíthet Önnek a konstruktív visszajelzések egyszerű dokumentálásában, megosztásában és fogadásában.
Ahogy Martha Kumi, az Akkadian Labs műszaki írója megjegyzi:
Az információ megosztása és az együttműködés most, hogy minden csapat távoli munkavégzéssel dolgozik, gyerekjáték. Könnyű megosztani a projekt frissítéseit és visszajelzést adni a csapat tagjainak. Képesek vagyunk nyomon követni a feladatokat és projekteket a csapatok között, és valós időben frissítéseket adni.
Az információ megosztása és az együttműködés most, hogy minden csapat távoli munkavégzéssel dolgozik, gyerekjáték. Könnyű megosztani a projekt frissítéseit és visszajelzést adni a csapat tagjainak. Képesek vagyunk nyomon követni a feladatokat és projekteket a csapatok között, és valós időben frissítéseket adni.
A valós idejű együttműködés biztosítása pontosan az, ami olyan eszközöket, mint a ClickUp, olyan értékessé tesz a visszajelzési folyamatban.
Az SBI visszajelzési modell és a ClickUp funkcióinak integrálásával a vezetők és a csapat tagjai strukturált, produktív visszajelzési beszélgetéseket folytathatnak, amelyek zökkenőmentesen átalakulnak megvalósítható fejlesztésekké.
Nézzük meg, hogyan működik ez a gyakorlatban:
1. lépés: Készítse elő visszajelzését
Mielőtt belekezdene a visszajelzési ülésbe, szánjon egy kis időt arra, hogy rendezze gondolatait és összegyűjtse a releváns információkat. Ez az előkészítés segít abban, hogy célzottabb és hatékonyabb visszajelzést adjon.
Készítsen átfogó ülésnapirendet a ClickUp Docs-ban, amely hasznos lehet a fejlesztési tervek megbeszélésekor vagy a beszélgetés dokumentálásakor a jövőbeni hivatkozás céljából.
2. lépés: Kezdje el a beszélgetést
Vegye fel a kapcsolatot a visszajelzést kapó személlyel. Kérdezze meg, hogy alkalmas-e az időpont a beszélgetésre. Ha nem, akkor egyeztessen egy megfelelő időpontot.
Válasszon egy magán helyszínt a személyes visszajelzéshez, hogy minimalizálja a zavaró tényezőket és biztosítsa a titkosságot. Távoli beszélgetések esetén videokonferencia-integrációt használhat a személyes élmény érdekében.
3. lépés: Írja le a helyzetet
Kezdje azzal, hogy világosan leírja azt a konkrét helyzetet vagy kontextust, amelyben a viselkedés történt. Legyen a lehető legpontosabb az idő, a hely és a körülmények tekintetében.
Ne feledje, hogy konkrét eseményekre vagy találkozókra kell koncentrálnia – kerülje az általános kijelentéseket, mint például „mindig ezt csinálod”.
Ha távoli munkatársakkal dolgozik, kihasználhatja a ClickUp Chathez hasonló csevegési funkciókat. Ez egy gyors, közvetlen módja a csapat tagokkal való kapcsolattartásnak, amely azonnali és bizalmas kommunikációt tesz lehetővé.
4. lépés: Írja le a viselkedést
Ezután összpontosítson a megfigyelt viselkedésre. Tartsd a tényeknél, és kerüljétek a személyes értelmezéseket vagy feltételezéseket a másik szándékairól. Hasznos megjegyezni azokat a konkrét cselekedeteket, szavakat vagy viselkedési mintákat, amelyekkel fontos foglalkozni.
Egy konkrét, megfigyelhető viselkedés leírásakor elengedhetetlen az objektivitás és a konkrét példák megadása. A ClickUp feladatkezelési funkciói segítenek ebben, rengeteg dokumentált konkrét viselkedéssel és cselekedettel.
Példa: „Nem frissítette időben a feladat állapotát, ami a csapat bizonytalanságához vezetett a projekt előrehaladását illetően, és felesleges ellenőrzésekhez vezetett.”
A ClickUp feladatkezelő rendszere részletes nyilvántartást vezet a munkával kapcsolatos viselkedésről.
Így használhatja ki a visszajelzési üléseken:
- Feladatelőzmények: Tekintse át az adott személynek kiosztott vagy általa elvégzett feladatok előzményeit. Ez konkrét példákat ad a munkamódszerekre, a pontosságra és a teljesítmény minőségére vonatkozóan.
- Megjegyzések és frissítések: A feladatokhoz fűzött megjegyzések gyakran valós idejű viselkedéseket rögzítenek, például azt, hogy valaki hogyan kommunikálja az előrehaladást vagy kezeli a kihívásokat.
- Időkövetés: A ClickUp időkövetési funkciója betekintést nyújt a munkavégzési szokásokba és a hatékonyságba, konkrét adatokkal szolgálva a megbeszélésekhez.
- Alfeladatok és ellenőrzőlisták: Ezekkel bizonyíthatja, hogy figyel a részletekre, alapos, és nem hajlamos figyelmen kívül hagyni a folyamat egyes lépéseit.
5. lépés: Magyarázza el a hatást
Ez a lépés rendkívül fontos.
Magyarázza el, hogy az adott személy viselkedése hogyan hatott a csapatra, a projektre, vagy akár magára az adott személyre. Akár pozitív, akár negatív, a visszajelzés hatása az, ami azt valóban megvalósíthatóvá teszi. Példa: „Ennek eredményeként elmulasztottuk a projekt frissítésének határidejét, ami zavart okozott az ügyfélnek.”
A hatások elmagyarázásával nemcsak a következményeket mutatja meg, hanem lehetőséget is ad a munkavállalónak, hogy elgondolkodjon a viselkedésén.
Így használhatja a ClickUp feladatkezelő funkcióját a hatások magyarázatához:
- Munkahelyi terhelés nézet: Ezzel megmutathatja, hogy egy adott személy viselkedése hogyan befolyásolja a csapat egyensúlyát és az általános termelékenységet.
- Gantt-diagramok: Mutassa be, hogy az egyes intézkedések hogyan befolyásolták a projekt ütemtervét vagy függőségeit.
- Műszerfalak: Használjon egyedi műszerfalakat a kérdéses viselkedés által befolyásolt kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) megjelenítéséhez.
- Célok: A ClickUp Célok funkciója lehetővé teszi, hogy a viselkedést közvetlenül összekapcsolja a csapat vagy a vállalat céljainak elérésével (vagy el nemérésével).
6. lépés: Dokumentálja a visszajelzést
A visszajelzés megadása után fontos, hogy azt rögzítsük, különösen csapatmunkában. A ClickUp Forms segítségével azonnal rögzítheti a válaszokat, és nyomon követhető feladatokká alakíthatja őket.
A visszajelzési űrlapot igényeinek megfelelően testreszabhatja. Vagy ami még jobb: kihasználhatja a ClickUp készen használható űrlap-sablonjait a visszajelzések gyűjtéséhez.
ClickUp visszajelzési űrlap sablon
A ClickUp visszajelzési űrlap sablon elengedhetetlen eszköz a visszajelzések világos és szervezett strukturálásához. Akár nagy csapatot vezet, akár egyéni értékeléseket tart, ez a sablon egyszerűsített formátumot biztosít a visszajelzések hatékony rögzítéséhez.
- Összhangban áll az SBI visszajelzési modellel a strukturált visszajelzés érdekében (helyzet, viselkedés, hatás)
- A visszajelzéseket megvalósíthatóvá és könnyen követhetővé teszi a világos javulás vagy elismerés érdekében.
- Sokoldalúan használható teljesítményértékelésekhez, valós idejű visszajelzésekhez vagy ügyfélmegfigyelésekhez.
- Integrálható a munkafolyamatokba, lehetővé téve a visszajelzések dokumentálását és nyomon követését.
- Megkönnyíti a teendők nyomon követését, biztosítva a folyamatos előrehaladást.
7. lépés: Ösztönözze a párbeszédet
Miután az SBI visszajelzési modell segítségével megfogalmazta visszajelzését, fontos, hogy ösztönözze a nyílt párbeszédet. Hagyja, hogy a címzett válaszoljon, kérdéseket tegyen fel vagy magyarázatot kérjen.
Miután a visszajelzés dokumentálásra került, a csapat tagjai nyíltan megvitathatják azt a ClickUp együttműködési funkcióinak, például a megjegyzéseknek és az @említéseknek köszönhetően. Ez fenntartja a párbeszédet és ösztönzi a folyamatos fejlődést.
8. lépés: Tervezze meg a követő lépéseket
A visszajelzés nem egyszeri esemény. Fontos, hogy nyomon kövesse, megváltozott-e a viselkedés, vagy szükség van-e bármilyen támogatásra.
A ClickUp belső kommunikációs stratégia és cselekvési terv sablon kiválóan alkalmas a folyamatos kommunikáció kialakítására és a visszajelzés utáni előrehaladás nyomon követésére. Ez biztosítja, hogy mindenki felelősséget vállaljon, és a visszajelzések kézzelfogható javulásokhoz vezessenek.
Nézze meg a ClickUp belső kommunikációs stratégia és cselekvési terv sablonjának néhány előnyét:
- Elősegíti a világos, strukturált csapatkommunikációt a jobb összehangolás érdekében.
- Stratégiai megközelítést kínál a belső kommunikációhoz, meghatározott célokkal és kulcsüzenetekkel.
- Biztosítja a következetes, produktív visszajelzéseket az osztályok között
- A kommunikációs célok integrálása a csapat munkameneteibe
- Visszajelzések szervezése új folyamatokhoz, projektfelülvizsgálatokhoz és osztályok közötti együttműködéshez
- Hivatalos cselekvési terveket készít idővonalakkal és mérföldkövekkel a megfelelő időben történő, megvalósítható visszajelzések érdekében.
A visszajelzés adásának bevált gyakorlata
Az SBI visszajelzési modell használatával történő visszajelzés során néhány fontos bevált gyakorlatot érdemes szem előtt tartani, hogy a visszajelzés hatékony és jól fogadott legyen.
✅ Legyen időszerű
Ne várjon túl sokáig a visszajelzéssel. Minél hamarabb reagál a viselkedésre, annál relevánsabb és hatékonyabb lesz a visszajelzés.
✅ Fókuszáljon a személy viselkedésére, ne magára a személyre.
Könnyű hibáztatni vagy személyessé tenni a visszajelzést, de az SBI visszajelzési modell arra ösztönzi Önt, hogy szigorúan a viselkedésre koncentráljon. Ez segít kordában tartani az érzelmeket és elkerülni a védekező magatartást.
✅ Használjon pozitív hangnemet
Még akkor is, ha konstruktív kritikát ad, tartsa meg a pozitív és támogató hangnemet. A cél az, hogy segítse a munkavállalót a fejlődésben, nem pedig az, hogy támadásnak érezze magát.
✅ Ösztönözze a kétirányú beszélgetést
Egy felmérés szerint a munkavállalók 41%-a hajlamos elhagyni a munkahelyét, ha úgy érzi, hogy nem hallgatják meg.
A visszajelzésnek párbeszédnek kell lennie, nem monológnak. Ösztönözze a munkavállalót, hogy ossza meg véleményét, tegyen fel kérdéseket és vegyen részt a beszélgetésben.
SBI visszajelzési példák különböző helyzetekben
Nézzük meg, hogyan működik az SBI visszajelzési modell a valós életben:
1. példa: Egyéni megbeszélések
💡 Helyzet: „A múlt heti egyéni megbeszélésünkön…”➡️ Viselkedés: „15 percet késtél, és nem készítetted elő a friss híreket. ”🎯 Hatás: „Ez lerövidítette az időt, amit a haladásod megbeszélésére szántunk, és nem tudtunk megvitatni néhány fontos kérdést. ”
2. példa: Csapatprojektek
💡Helyzet: „A legutóbbi projektértékelés során…”➡️ Viselkedés: „Részletes visszajelzést adtál, ami segített tisztázni a következő lépéseket.”🎯 Hatás: „Ez valóban egyszerűsítette a folyamatot, és a csapat magabiztosan tudott továbbhaladni.”
3. példa: Teljesítményértékelések
💡 Helyzet: „A múlt heti éves teljesítményértékelésen…”➡️ Viselkedés: „Átgondolt önértékelést nyújtott be, és reális fejlesztési célokat tűzött ki magának. ”🎯 Hatás: „Ez a proaktív megközelítés lehetővé tette számunkra, hogy egyértelmű cselekvési tervet dolgozzunk ki a fejlődése érdekében, és biztos vagyok benne, hogy ez segít majd abban, hogy karrierje következő szintjére lépjen. ”
4. példa: Ügyfélprezentációk
💡 Helyzet: „A múlt keddi ügyfélprezentáción…”➡️ Viselkedés: „Túl sok olyan szakszót használtál, amelyet az ügyfél nem értett teljesen. ”🎯 Hatás: „Ennek eredményeként zavartnak tűntek, és a megbeszélés után extra időt kellett fordítanunk a pontok tisztázására. ”
5. példa: Osztályok közötti együttműködés
💡 Helyzet: „Az utolsó osztályközi értekezleten…”➡️ Viselkedés: „Folyamatosan félbeszakította a többi osztályvezetőt, amikor azok beszéltek. ” 🎯 Hatás: „Ez megzavarta az értekezlet menetét, és megnehezítette a csapat számára a hatékony döntéshozatalt. ”
Ezeknek a visszajelzési példáknak az alkalmazásával és a fenti lépések követésével olyan betekintést nyerhet, amely javítja a teljesítményt, és erősíti a kommunikációt és a bizalmat a csapatán belül.
A ClickUp és hasonló eszközök segítségével pedig a visszajelzések munkafolyamatba való integrálása soha nem volt ilyen egyszerű.
Javítsd visszajelzési mechanizmusodat a ClickUp segítségével
A visszajelzés művészetének elsajátítása az egyik legértékesebb készség, amelyet bármely HR-szakember, vezető vagy csapatvezető elsajátíthat. Az SBI visszajelzési modell egyszerű, hatékony módszert kínál a világos, megvalósítható visszajelzések megadására, amelyek javítják a teljesítményt és erősítik a csapatdinamikát.
A konkrét helyzetekre és viselkedésekre, valamint azok hatására való összpontosítás elősegítheti a nyílt kommunikációt és a folyamatos fejlődést a szervezeten belül. De miért állna meg ennél? Az SBI visszajelzési modell és a ClickUp kombinálásával a visszajelzési folyamatát jóból kiválóvá alakíthatja.
Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a kollaboratív csevegés, a megjegyzések, az említések és a testreszabható sablonok, a ClickUp lehetővé teszi a visszajelzések egyszerűsítését, a haladás nyomon követését, valamint a transzparencia és a növekedés kultúrájának megteremtését.
Készen áll arra, hogy visszajelzési folyamata hatékonyabbá és eredményesebbé váljon? Próbálja ki még ma a ClickUp-ot, és kezdjen el erősebb, jobban összehangolt csapatokat építeni a strukturált visszajelzések erejével.