Látott már SDE-1, SDE-2 megjelöléseket állásleírásokban? Vagy olyan megjelöléseket, mint „menedzser”, „igazgató” stb.? Az üzleti világban ezek a megjelölések egy adott pozíció tapasztalatát, elvárásait és helyét jelzik a szervezeti struktúrában.
Ezek a szervezeti hierarchiában elfoglalt pozíciókat jelzik, amelyeket általában szervezeti ábra néven ismert diagramok ábrázolnak. A szervezeti struktúrák vizuális ábrázolása döntő szerepet játszik a szervezet tervezésében, a termelékenységben, a hatékonyságban, a csapat teljesítményében és a kultúrában.
Ebben a blogbejegyzésben azt vizsgáljuk, hogyan hozhat létre és optimalizálhat szervezeti ábrákat a sikeres üzleti eredmények érdekében.
A szervezeti ábrák megértése
Az organogram egy vállalat struktúrájának vizuális ábrázolása. Általában a következőket tartalmazza:
- Egyéni szerepek a szervezeten belül
- Osztályok/csapatok felosztása
- Hierarchiák az egyes részlegeken/csapatokon belül
- Az egyének, csapatok és részlegek közötti kapcsolatok
Az organogram, más néven szervezeti ábra vagy szervezeti felépítés, lehet egyszerű, és a szervezet részeit, például a regionális irodákat vagy osztályokat, funkciókat és azok kapcsolódási pontjait ábrázolhatja. Lehet azonban összetett is, részletes hierarchiákkal, osztályokkal és alegységekkel.
Az organogram diagramok felhasználási területei
Az organogram lényegében a vállalat különböző részeit vizuálisan ábrázolja. Segít a vállalat minden tagjának átlátni a nagy képet. Ezen túlmenően az organogramok a következő területeken is hasznosak:
Szervezeti felépítés: A szervezet áttekinthető vizuális ábrázolása segít a vezetőknek biztosítani, hogy minden részleg megfelelő létszámmal rendelkezzen. Ha például hiányzik egy műszaki vezető, az üres blokk a szervezeti ábrán felhívja erre a figyelmet a felülvizsgálati értekezleteken. Ha a műszaki vezetője oldalirányú lépéssel CTO-vá vált, azt is egyértelműen láthatja!
Egyértelműség biztosítása: Tisztázzák a szervezeten belüli jelentési struktúrákat, segítve az alkalmazottakat abban, hogy meghatározzák, kivel kell kapcsolatba lépniük konkrét kérdések vagy információk esetén.
Felelősségek kijelölése: Az organogramok biztosítják, hogy minden üzleti terület megfelelően le legyen fedve, anélkül, hogy a felelősségek átfedésbe kerülnének. Segítenek egyensúlyba hozni a munkavállalók, különösen a vezetők munkaterhelését.
Bevezetés: Az organogram egy egyszerű és hatékony eszköz, amely segít az új alkalmazottaknak megérteni a teljes szervezetet. Segít gyorsabban megismerni és beilleszkedni.
Agilitás: A szervezet vizuális ábrázolása – nagyítási és kicsinyítési lehetőséggel – lehetővé teszi az erőforrások elosztását, a feladatok delegálását, az együttműködést és a döntéshozatalt.
Szimuláció és tervezés: Ha átszervezi a szervezetet vagy fúzión megy keresztül, előfordulhat, hogy az új szervezeti felépítés különböző változatát kell vizualizálnia. Az organogramok lehetővé teszik az ilyen szimulációt anélkül, hogy befolyásolnák a helyszíni dinamikát.
Az organogramok végső soron kommunikációs eszközök. Segítenek a szervezeteknek a jelenlegi struktúrák, jövőbeli tervek, változások és egyebek kommunikálásában. Természetesen erre többféle módszer is létezik.
Az organogramok típusai
Az organogram alapvetően egy csomópontokból és összekötőkből álló grafikus ábra. A szervezet felépítésétől függően lehet:
Hierarchikus
Ez az organogram piramisra hasonlít, amelynek tetején a legfőbb hatóság áll, majd a középvezetés és az alkalmazottak következnek.
Mátrix
Ez az organogram olyan struktúrát ábrázol, ahol az alkalmazottak több vezetőnek is jelentést tesznek. Általában olyan szervezetekben használják, ahol rugalmasságra és különböző projektek közötti együttműködésre van szükség.
Lapos
Ez a fajta szervezeti ábra kiválóan alkalmas lapos struktúrájú szervezetek számára, főként startupok és kisvállalkozások esetében.
Az alábbiakban bemutatjuk az organogramok típusai közötti legfontosabb különbségeket:
| Aspect | Hierarchikus | Mátrix | Lapos |
|---|---|---|---|
| A szerepkörök szintjei | Világos parancsnoki lánc, ahol minden alkalmazott tudja, kinek tartozik beszámolni | Egyértelmű feladatkörök, bár minden alkalmazottnak több vezetője is van | Minden alkalmazott közvetlenül a vezetőnek tartozik beszámolási kötelezettséggel, közbenső vezetői szint nélkül. |
| Alkalmas | Jól meghatározott szerepek és lineáris struktúrák | Projektek alapján létrehozott és feloszlatott csapatok | Önszervező kis csapatok |
| Célok, amelyeknek szolgál | Egyértelműség és stabilitás | Rugalmasság és modularitás | Egyszerűség és gyorsaság |
| Előnyök | Osztályalapú specializáció, jól meghatározott karrierút | Funkciók közötti együttműködés, sokféle készség rendelkezésre állása | Tulajdonjog és felelősség, láthatóság és elismerés |
| Hátrányok | A bürokrácia és a bonyolult jóváhagyási rendszerek késleltették a döntéshozatalt | A munkaköri feladatok egyértelműségének hiánya, kezelhetetlen befolyási kör | Bürokrácia és bonyolult jóváhagyási rendszerek; késleltetett döntéshozatal |
A típus, méret és kultúra függvényében egy szervezet ezeknek a struktúráknak a kombinációját is alkalmazhatja.
Például az egész szervezet hierarchikus struktúrát alkalmazhat, míg egy funkciók közötti csapat lapos szervezeti ábrát használhat.
A következő részben arról beszélünk, hogyan válassza ki a szervezeti struktúrát és hogyan tervezzen hozzá szervezeti ábrát.
Az organogram létrehozásának lépései
Tegyük fel, hogy Ön egy öt alkalmazottat foglalkoztató startup vállalkozás. Fogjon tollat és papírt, és vázolja fel, hogyan működnek együtt a csapat tagjai. Keretezze be a papírt. Ez az első szervezeti ábrája.
Bárcsak minden szervezet ilyen egyszerű lenne. Ahogy a munkavállalók, a szerepkörök, az osztályok, a termékek/szolgáltatások száma növekszik, egyre összetettebb szervezeti ábra szükséges. Íme, hogyan hozhat létre ilyet egy olyan együttműködési munkaterület-eszközzel, mint a ClickUp.
1. Ismerje meg szervezeti felépítését
A struktúrák meghatározzák, hogy az emberek hogyan kapcsolódnak egymáshoz és milyen szerepet töltenek be a szervezetben. A rossz tervezés zavaros hierarchiákat, szerepkörök közötti zavart, koordináció hiányát, az ötletek megosztásának elmulasztását és lassú döntéshozatalt eredményezhet.
Kezdje az organogram tevékenységét azzal, hogy megérti, hogyan működik jelenleg. Határozza meg a következőket:
- Minden alkalmazott szerepköre és szintje (fejlesztő, tervező, tesztelő stb.)
- Minden vezetői szerepkör és szint (projektmenedzser, csapatvezető, osztályvezető stb.)
- Az egyes személyek jelentési viszonyai
- Oldalirányú kapcsolatok, ha vannak ilyenek
A legjobb módszer erre az, ha beszélgetünk a különböző érdekelt felekkel, beleértve a HR-t és az osztályvezetőket. Néhány információt a csapat alapokmányának sablonjaiban is megtalálhat. Gondoskodjon arról, hogy a tudást megfelelően dokumentálja.
A ClickUp Forms segítségével felméréseket készíthet, vagy egyéni megbeszéléseket szervezhet, és jegyzeteket készíthet a ClickUp Docs segítségével. A dokumentálás után biztonságosan megoszthatja azokat az érintett felekkel, hogy azok esetlegesen megjegyzéseket fűzzenek hozzájuk. Dolgozzon együtt valós időben, és könnyedén alakítsa át a jegyzeteket feladatokká.
2. Határozza meg a célt és a hatókört
Kinek és miért készít szervezeti ábrát? Belső célokra, a csapat struktúrájának vizualizálására, vagy befektetők számára, dokumentációs célokra?
Ha belső célokra használja, hozzáadhat konkrét szerepkódokat (például SDE-1, menedzser stb.), beleértve a fizetési sávot, vagy akár az egyéni neveket is, ha szükséges.
Ha befektetőknek szánja, akkor érdemes a vezetői képességekre és a készségekre összpontosítania. A hatókör tisztázása segít eldönteni, hogy milyen információkat vegyen fel a diagramba.
3. Válassza ki az organogram elrendezését
A jelenlegi szervezet struktúrája és célja alapján válasszon egy szervezeti ábra stílust, legyen az hierarchikus, mátrixos vagy lapos elrendezés. Válassza azt, amelyik leginkább tükrözi a szervezetét. Szükség esetén nyugodtan használjon több elrendezést ugyanazon a diagramon belül.
Vizsgálja meg ezeket a mátrix szervezeti struktúra példákat, hogy jobban megértse, hogyan használják azt a különböző szektorokban működő vállalatok.
4. Válassza ki a megfelelő szervezeti ábra tervező eszközt
Miután kiválasztotta a struktúrát, ideje megrajzolni. Ehhez használhat jegyzetfüzetet, üvegfalat vagy akár táblázatot is. Ezek az eszközök azonban nem biztosítják a szükséges rugalmasságot és alkalmazkodóképességet.
A legjobb szervezeti ábra szoftver, különösen hibrid csapatok számára, egy olyan együttműködési munkaterület, mint a ClickUp Whiteboards. A ClickUp segítségével rajzolhat ábrákat, hozzáadhat csomópontokat és összekötőket, beilleszthet képeket/ragasztós jegyzeteket, beágyazhat dokumentumokat, megjelölhet embereket és még sok mást!
A négyzetek és szögek nem felelnek meg Önnek? Próbálja ki a ClickUp Mind Maps szervezeti ábra szoftvert. Adjon hozzá listákat, feladatokat és ellenőrzőlistákat, és próbálgassa a funkciókat, amíg meg nem tudja készíteni a diagramot.
5. Tervezze meg szervezeti ábráját
Kezdje a legfelső szintről: hozzon létre egy világos hierarchiát úgy, hogy az ügyvezetői szinttel kezdi, majd a felső vezetéssel (alelnökök, igazgatók) folytatja. Ezután haladjon lefelé az egyes részlegek, csapatok és egyéni csapattagok felé.
Adjon meg részleteket: Adja meg a munkavállaló nevét, beosztását, feladatait, közösségi média fiókjait, weboldalait, fényképeit és egyéb érdekes információkat. A felhasználási eset alapján döntse el, mely információk relevánsak. A munkavállalói profilokat és adatokat a munkaerő-elemző vagy a munkavállalói adatbázis szoftverből szerezheti be.
Formázás és bemutatás: Legyen következetes az organogram kialakításában. Tartsa a formát, színt, formázást, betűméretet stb. egy közös formatervezési nyelvhez igazodva; ha ezt össze tudja hangolni a márka nyelvével, az még jobb.
Ha ez az első szervezeti ábrája, ne ragadjon le a nulláról. Próbálja ki a ClickUp szervezeti ábra sablonját a kezdéshez. Ez a középhaladó szintű sablon segít vizualizálni a vállalatát, szerepköröket hozzáadni/eltávolítani, mindenkit egy hullámhosszon tartani és hatékonyan méretezni.
6. Legyen dinamikus
Az organogramok élő dokumentumok, amelyek a vállalatával együtt fejlődnek. Amikor organogramot készít, hagyjon helyet annak rendszeres frissítésére.
- Állítsa be a vásznat, hogy később hozzáadhassa az osztályokat, csapatokat és alkalmazottakat.
- Állítson be naptári emlékeztetőket, és rendszeresen tekintse át az organogramot, hogy az pontosan tükrözze a vállalkozás jellegét, igényeit és változásait.
- Dokumentálja a változásokat és azok okait audit célokra.
- Tájékoztassa az érintetteket a változásokról, adjon kontextust, és frissítse az információkat az összes képzési anyagban.
A ClickUp Automations egyszerűsítheti a frissítési folyamatot olyan triggerekkel és műveletekkel, amelyeket a közzététel előtt szerkeszthet. Ha a ClickUp Mind Maps alkalmazást használja, az automatikusan frissül, amikor a hozzá kapcsolódó erőforrásokat frissíti.
7. Felülvizsgálat és jóváhagyás
Mielőtt véglegesítené az organogramot, tekintse át újra a kritikus érdekelt felekkel, hogy biztosítsa a pontosságot és a teljességet. Ez segít azonosítani a hiányzó információkat vagy pontatlanságokat a kapcsolati struktúrában.
Most, hogy már tudja, hogyan kell szervezeti ábrát készíteni, nézzük meg, hogyan kell azt használni.
Organogramok és a munkaerő elkötelezettsége
Egy jó szervezeti ábra számos módon segítheti a munkaerő-tervezést és az elkötelezettséget. Íme néhány leggyakoribb felhasználási mód.
Beilleszkedés: Az szervezeti ábrák megkönnyítik az új munkatársak beilleszkedését, segítve őket a szerepek és a jelentési vonalak gyors megértésében.
Munkavállalói támogatás: Minden munkavállaló használhatja az organogramot, hogy megtudja, kivel vegye fel a kapcsolatot az ügyeivel kapcsolatban. Ki a szexuális zaklatás megelőzési bizottság vezetője? Ki felelős az utazások lefoglalásáért? Ki a Scala programozási nyelv szakértője? Az organogramok mindezekre és még sok másra is választ adnak.
Együttműködés: Még a látszólag zavaros struktúrákban is az organogramok egyértelműséget hozhatnak.
Például egy mátrixszerkezetben az organogram egyértelművé teheti a különböző funkcionális csapatok közötti átfedéseket.
Átláthatóság: Az organogram megmutatja, ki kinek tartozik felelősséggel, és egyben eskalációs mátrixként is szolgál. Ez átláthatóságot és nyitottságot teremt.
Utódlás tervezése: Az organogramok központi szerepet játszanak a szervezeten belüli potenciális vezetők és kritikus szerepek azonosításában. Segítségükkel a HR-csapatok vizualizálhatják a jelenlegi tehetségállományt, azonosíthatják a készséghiányokat és felkészülhetnek a jövőbeli átmenetekre.
Szervezze, ábrázolja és navigáljon vállalata struktúrájában a ClickUp segítségével
Talán hallotta már, hogy az emberek a legfontosabb erőforrások egy szervezetben. Ez csak részben igaz. Valójában egy szervezet valódi erőforrása több, mint az egyes részek összege. Magában foglalja az egyes egyének közötti kapcsolatokat, együttműködéseket és kollektív erősségeket.
Az organogram olyan, mint egy kincses térkép, amely segít felfedezni a rejtett értékeket. Akár a hagyományos hierarchikus modellt egyszerűsítik, akár a mátrixszerkezet hatókörét bővítik, az organogramok megkönnyítik az emberek számára a nagy kép és a részletek megértését.
A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment eszközzel mindezt és még többet is megtehet. Összegyűjtheti a projektekkel, feladatokkal és emberekkel kapcsolatos adatokat, hogy dinamikus szervezeti ábrákat hozzon létre.
Regisztráljon még ma ingyenesen, és kezdje el!