Az üzleti világ több fontos fejlemény kereszteződésénél áll. A világjárvány megváltoztatta a munkáról alkotott képet – a távoli és hibrid modellek váltak mainstreammé. A mesterséges intelligencia a GenAI révén gyakorlati érettségi szintet ért el. A technológia még szervesebb részévé vált az üzleti életnek.
Ennek eredményeként a világszerte működő szervezetek folyamatos digitális átalakulás állapotában vannak. Nem csoda, hogy a digitális átalakulás piacának értéke 2030-ra várhatóan eléri a 4907 milliárd dollárt.
Fontos azonban megjegyezni, hogy a digitális átalakulás nem csupán új technológiák bevezetését jelenti. Alapvető változást jelent a technológia üzleti életben betöltött szerepében. Ez egy szervezeti átalakulás, amely megköveteli az üzleti tevékenységek újragondolását, a folyamatok racionalizálását és a viselkedés megváltoztatását, hogy értéket teremtsen a piacon.
A People Process Technology (PPT) keretrendszer pontosan ezt a célt szolgálja. A PPT holisztikus megközelítést alkalmaz a digitális átalakuláshoz, amely túlmutat a technológián. Valójában a PPT-ben a technológia az utolsó helyen áll!
Ha kíváncsi arra, hogy a PPT modell hogyan segíthet stratégiai digitális átalakulási céljainak elérésében, olvassa tovább.
Mi az emberek, folyamatok és technológia keretrendszer?
A People, Process, Technology (PPT) keretrendszer egy modell a szervezeti hatékonyság értékelésére és javítására. Három kulcsfontosságú elemre összpontosít.
🧑🏻 Emberek: A szervezeten belüli humán erőforrások, beleértve az alkalmazottakat, a szerződéses munkavállalókat és az érdekelt feleket. A keretrendszer ezen része a készségeket, a tudást, a szerepeket, a felelősségeket és a kultúrát hangsúlyozza.
➡️ Folyamat: Az üzleti tevékenységek lebonyolításához használt munkafolyamatok, eljárások és módszerek. Ide tartoznak a formális és informális folyamatok, a szabadságkérelmtől a minőség-ellenőrzésig.
🛠️ Technológia: A sikeres üzleti működést támogató eszközök, rendszerek és infrastruktúra. Ide tartoznak a szoftverek, hardverek és egyéb technikai erőforrások.
Bár a digitális átalakulás a 2000-es években terjedt el, a PPT keretrendszer története 1965-ben, Harold Leavitt menedzsmentpszichológus modelljében kezdődött. Leavitt gyémántmodellje négy kulcsfontosságú elemre összpontosított: emberek, feladatok, struktúra és technológia.
Leavitt szerint ezek az elemek egymással összefüggenek, és az egyik területen bekövetkező változások elkerülhetetlenül hatással vannak a többire. Az idő múlásával a Diamond-modell továbbfejlődött, a „struktúra” és a „feladatok” komponensek újraértelmezésre kerültek, vagy összeolvadtak azzal, amit ma „folyamatoknak” nevezünk.
Ez a változás azt tükrözte, hogy a technológia egyre inkább beépült az üzleti gyakorlatba, és egyre inkább felismerték a munkafolyamatok formalizálásának és optimalizálásának szükségességét. Ez különösen igaz a szervezetek digitális átalakulási stratégiájára.
Ne feledje, hogy a People Process Technology keretrendszer nem csupán e három elemről szól, hanem azok összekapcsolódásáról és kölcsönhatásáról is.
Például nem csak a szervezet által fizetett projektmenedzsment eszközről van szó, hanem arról is, hogy a csapatok hogyan használják azt, és hogyan befolyásolja ez a teljesítményüket.
Ezt fogjuk most megvizsgálni.
Az emberek, a folyamatok és a technológia kölcsönhatása a vállalkozásokban
Az Uber, a világ legnagyobb taxitársasága, nem rendelkezik járművekkel. A Facebook, a világ legnépszerűbb médiatulajdonosa, nem hoz létre tartalmakat. Az Alibaba, a legértékesebb kiskereskedő, nem rendelkezik készlettel. Az Airbnb, a világ legnagyobb szállásközvetítője, nem rendelkezik ingatlanokkal. Valami érdekes történik.
Az Uber, a világ legnagyobb taxitársasága, nem rendelkezik járművekkel. A Facebook, a világ legnépszerűbb médiatulajdonosa, nem hoz létre tartalmakat. Az Alibaba, a legértékesebb kiskereskedő, nem rendelkezik készlettel. Az Airbnb, a világ legnagyobb szállásközvetítője, nem rendelkezik ingatlanokkal. Valami érdekes dolog történik.
Ez a változás az üzleti világban új kölcsönhatást hoz létre az emberek, a folyamatok és a technológia között. Íme, hogyan.
Emberek
Az emberek minden digitális átalakulási kezdeményezés középpontjában állnak. Tudásuk, készségeik, kreativitásuk, szenvedélyük és vezetői képességeik révén valósítják meg és tartják fenn a változást.
A folyamatok követésének képessége hatékonysághoz, gyorsasághoz, következetességhez és a szabályok betartásához vezethet. Másrészt, ha vonakodnak a technológia használatától, akkor lemaradhatnak a könnyebb, gyorsabb és kényelmesebb munkavégzési módszerekről.
Az elkötelezett alkalmazottak megértik a folyamat célját, és körültekintően követik azt. Jobban fel vannak szerelve a technológia hatékony kihasználásához, ami rugalmasabb és reagálóképesebb szervezetet eredményez.
Folyamat
A folyamatok arra utalnak, ahogyan az emberek egy szervezetben végrehajtják a változásokat. Ez magában foglalja a munkafolyamatokat, az eljárásokat és a módszereket, amelyeket az emberek követnek. Ez lehet bármi, az ideges ügyfelekkel való foglalkozástól kezdve a hét éves gyerekek leveleire írt átgondolt válaszok megírásáig.
A jól megtervezett folyamatok biztosítják, hogy a műveletek hatékonyak, skálázhatók és összhangban álljanak a vállalat stratégiai céljaival. Segítenek az embereknek következetes munkát végezni, gyakran csökkentve a döntéshozatal fáradalmait. Emellett segítenek a technológiai csapatoknak a folyamatok szabványosításában és automatizálásában a termelékenység javítása érdekében.
Technológia
A technológia magában foglalja a szervezetben használt eszközöket, rendszereket és infrastruktúrát. Ez lehet bármi, a szoftverektől és hardverektől kezdve az adatkezelő rendszerekig és kommunikációs platformokig.
A technológia, amelyet használunk, meghatározza gondolkodásmódunkat. Ha csak táblázatokat látunk, akkor óhatatlanul sorokban és oszlopokban fogunk gondolkodni. A megfelelő technológia kiválasztásával vagy elősegítheti, vagy gátolhatja az alkalmazottak teljesítményét. Hasonlóképpen, javíthatja vagy bonyolíthatja a folyamatokat is.
Minden nap az emberek, a folyamatok és a technológia számtalan módon hatnak egymásra. Tudjuk, hogy a három optimális kölcsönhatása rendkívüli eredményeket hozhat.
Nézzük meg, hogyan segítheti elő ezt.
A PPT keretrendszer megvalósítása a valós világban
A PPT keretrendszer egyszerűsége gyakran eltakarja annak bonyolult felépítését. Bármely szervezet hibát követne el, ha figyelmen kívül hagyná a három elem közötti több tucat, ha nem több százféle kölcsönhatást és egymásra gyakorolt hatást.
A PPT keretrendszernek bármely projektmenedzsment vagy digitális átalakulási stratégia részeként történő kihasználása átgondolt megközelítést igényel. Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató, amely egy olyan projektmenedzsment rendszert használ, mint a ClickUp.
1. Térképezze fel az emberek, a folyamatok és a technológia helyzetét
Ha ez hatalmas feladatnak tűnik, akkor az is. Kezdje azzal, hogy felvázolja a projekt hatókörét. Például, ha digitális átalakulási kezdeményezésének részeként egy tesztelési automatizálási eszközt vezet be, akkor a következőket teheti:
Emberek: Gondoljon az eszköz összes érdekeltjére, ne csak a közvetlen felhasználóira. Ide tartozhatnak üzleti elemzők, fejlesztők, DevOps, ügyfélszolgálati csapatok stb.
Folyamat: Térképezzük fel a jelenleg alkalmazott tesztelési folyamatokat. Azonosítsuk a hiányosságokat és a kritikus pontokat.
Technológia: Bár a tesztelés automatizálása egy teljesen új eszköz, amely még nem áll rendelkezésére, gondoljon az összes olyan technológiára, amelyet a folyamat során használ. Lehet, hogy például hibajelentő rendszert használ. Vagy csak egy táblázatban sorolja fel a hibákat. Vizsgálja meg mindet, még akkor is, ha azok nem tűnnek relevánsnak.
Használjon folyamatábrázoló eszközt, például a ClickUp Whiteboards-ot, hogy ez vizuális és együttműködésen alapuló legyen. Hozza össze a különböző érdekelt feleket, vitassák meg az elemeket, hagyjanak megjegyzéseket, foglalkozzanak az aggályokkal és tegyenek lépéseket, mindezt egy helyen.
⚡️ Sablonarchívum: Kezdőknek itt találnak néhány folyamatábra-sablont, amelyek megkímélik őket a fehér lap borzalmaitól.
A PPT keretrendszer működése: az Apple integrált PPT ökoszisztémája
Az Apple példaértékű termékfejlesztési folyamata jól illusztrálja az emberek, a folyamatok és a technológia közötti ügyes összhangot. Filozófiájaként az Apple szorosan integrálja a hardvert, a szoftvert és a szolgáltatásokat a jobb minőség-ellenőrzés és felhasználói élmény érdekében.
Ennek elérése érdekében a legjobb mérnököket alkalmazzák, a kiváló tervezés kultúráját ápolják, és fejlett gyártási technikákba fektetnek be, így zökkenőmentes ökoszisztémát hozva létre a szervezeten belül.
2. Legyen világos elképzelése
Digitális átalakulási projektjéhez legyen világos elképzelése. Határozzon meg konkrét üzleti célokat és sikermérőket a három elem mindegyikéhez: emberek, folyamatok és technológia.
Dokumentálja elképzeléseit kézikönyv vagy projektterv formájában a ClickUp Docs segítségével. Használja ki a ClickUp Brain mesterséges intelligenciájának képességeit az összefoglaláshoz, feladatok létrehozásához, a felhasználók értesítéséhez stb.
3. Készítsen kiegyensúlyozott erőforrás-elosztási tervet
A sikeres átalakuláshoz kiegyensúlyozott beruházásokra van szükség az emberek, a folyamatok és a technológia terén. Gondosan ossza el az erőforrásokat, kerülve az egyik terület túlzott beruházását a többi rovására, mivel ennek következményei katasztrofálisak lehetnek.
🚫 A technológia túlzott hangsúlyozása: Ha a technológiát az emberek és a folyamatok elé helyezzük, az olyan komplex rendszerekhez vezethet, amelyeket az alkalmazottak nem szívesen használnak, vagy olyan folyamatokhoz, amelyek nem illeszkednek a technológiához.
Ez a kihasználatlan eszközökhöz, a személyzet ellenállásához és végső soron gyenge befektetési megtérüléshez vezethet.
Például, ha egy komplex ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) eszközt vezet be, és az értékesítési csapatok nem szeretik, akkor az, ha kényszeríti őket a használatára, nem fogja hozni a kívánt eredményeket.
Ennek elkerülése érdekében fektessen be alkalmazottai képzésébe minden új technológia bevezetésekor. Igazítsa a technológiát a szervezet munkaerőjének tényleges igényeihez és képességeihez.
🚫 Túlzott hangsúly az emberekre: Ha túlzottan az emberekre koncentrálunk, és nem fordítunk megfelelő figyelmet a folyamatokra és a technológiára, az inkonzisztens eredményekhez, hatékonyságcsökkenéshez és a skálázhatóság hiányához vezethet. Az alkalmazottak olyan folyamatokat hozhatnak létre, amelyek csak nekik kényelmesek, vagy túl sok manuális feladatot végeznek, ami kiégéshez vezethet.
Kerülje el ezt azáltal, hogy egyensúlyt teremt az emberekre való összpontosítás, a jól meghatározott folyamatok és a megfelelő technológiai eszközök között, amelyek segítik a szervezeti hatékonyság és következetesség elérését.
Használja például a ClickUp Automations szolgáltatást a manuális munkaterhelés és a rutin, mechanikus feladatokra fordított idő csökkentésére.
Nem tudja, hol kezdje? Segítünk. Tekintse meg az üzleti folyamatok automatizálásának példáit, amelyek segítenek a folyamatok racionalizálásában.
🚫 A folyamatok túlzott hangsúlyozása: A folyamatokra való aránytalan összpontosítás merevséghez vezethet, amelynek következtében a munkavállalók korlátozva érzik magukat, ahelyett, hogy felhatalmazva éreznék magukat. A túlzottan bonyolult vagy a megfelelő technológia által nem támogatott folyamatok frusztrációt okozhatnak.
Tehát rendszeresen vizsgálja felül és frissítse a folyamatokat, hogy azok rugalmasak legyenek és összhangban álljanak az emberek képességeivel és a technológiai fejlődéssel. Használjon folyamatfejlesztési sablonokat, hogy meghatározza, hol van lehetőség a fejlesztésre, és ennek megfelelően hajtsa végre a változtatásokat. Aktívan kérje ki az alkalmazottak visszajelzéseit a folyamatok finomításához.
🚫 Bármely terület alulfinanszírozása: A PPT keretrendszer bármely aspektusának elhanyagolása az egész rendszer összeomlásához vezethet.
Például a technológiába való alulbefektetés elavult eszközökhöz vezethet, míg az emberekbe való alulbefektetés készséghiányhoz vezethet.
Tartson fenn kiegyensúlyozott megközelítést azáltal, hogy rendszeresen értékeli és kiigazítja a három területbe történő befektetéseket. Ez nem jelenti azt, hogy mindhárom területet egyformán fontosnak kell tekintenie.
Az érettség, a szükségletek, a költségvetés, a kultúra stb. alapján előfordulhat, hogy az egyik elem több figyelmet igényel, mint a másik. Gondoskodjon arról, hogy minden elem megkapja a szükséges erőforrásokat és figyelmet, hogy hatékonyan támogassa a többit.
🚫 A PPT-elemek közötti integráció hiánya: Ha nem integrálja hatékonyan az embereket, a folyamatokat és a technológiát, az összehangolatlan működéshez, kommunikációs hibákhoz és a célokhoz való igazodás hiányához vezethet. Ez a fragmentáció lassíthatja a döntéshozatalt és csökkentheti az általános hatékonyságot.
Ösztönözze a funkciók közötti együttműködést, hogy elősegítse a hatékony integrációt. Gondoskodjon arról, hogy az egyik területen bekövetkező változások (pl. technológiai fejlesztések) kommunikálva legyenek, és összhangban álljanak a folyamatokkal és az emberekkel. Rendszeres felülvizsgálatokkal értékelje, hogy ezek az elemek mennyire integráltak, és szükség szerint végezzen kiigazításokat.
Hogy megvédje magát a projekt hullámzásától, készítsen előre egy tervet.
A ClickUp digitális átalakulási stratégiája és terv sablonja rendkívül hasznos lehet ebben az esetben. Ez a kezdőknek is könnyen használható sablon segít megtervezni a céljait, azokat kezelhető feladatokra bontani, és nyomon követni a sikeres megvalósítás felé tett előrelépéseket.
4. Készüljön fel a változások kezelésére
A digitális transzformációs projektek lényegében a változásról szólnak. Még a legjobb szándékú változások is zavaróak lehetnek. Ezért természetes, hogy a csapat tagjai bizonyos mértékű ellenállást tanúsítanak. Készítsen egy hatékony változáskezelési stratégiát, hogy ezt megelőzze.
✅ Oktatás: Fektessen be a tudásmenedzsmentbe. Készítsen átfogó változáskezelési útmutatót, mielőtt megváltoztatná a meglévő folyamatokat. Készítse fel, támogassa és irányítsa az egyéneket és a csapatokat a átalakulás során.
✅ Lehetővé tétel: Használjon változáskezelő szoftvert, hogy a folyamat korai szakaszában bevonja az érdekelt feleket. Kínáljon képzést és támogatást, magyarázza el a következő lépéseket, és ösztönözze őket az új digitális technológiai megoldások aktív alkalmazására.
✅ Operacionalizálás: Tapasztalatai alapján hozzon létre változáskezelési sablonokat, amelyek alkalmazhatók jövőbeli projektekben vagy más csapatokban.
A PPT keretrendszer működése: A Netflix hatékony változáskezelési stratégiája
A Netflix változáskezelési stratégiája a streamingre való átállás során remek példa erre. A vállalat befektetett abba, hogy csapataik rendelkezzenek a DVD-kölcsönzésről a streamingre való átálláshoz szükséges készségekkel és gondolkodásmóddal.
Átalakították tartalomszolgáltatási folyamataikat, streaming élményüket és tartalomajánló algoritmusaikat, és létrehoztak egy adatvezérelt döntéshozatali kultúrát.
Ennek eredményeként a Netflix úttörő szerepet játszott egy teljesen új médiafogyasztási módszer kidolgozásában, és sikeresen átalakította magát a világ vezető streaming szolgáltatásává.
5. Kommunikáljon. Kommunikáljon. Kommunikáljon.
A digitális átalakulási projektek megvalósításakor nem elegendő az egyszeri kommunikáció. Folyamatos párbeszédet kell folytatnia minden érdekelt féllel, hogy megismételje a célt, elősegítse az összehangolást és javítsa az elfogadás mértékét.
Használjon valós idejű együttműködési szoftvereket, mint például a ClickUp Chat, hogy megkönnyítse az aszinkron beszélgetéseket. Ez nemcsak a megbeszélések/megszakítások szükségességét szünteti meg, hanem egy közös fórumot is biztosít a csapat tagjai számára, ahol könnyedén együttműködhetnek.
6. Tervezzen előre a fel- és lefelé irányuló hatásokra
A PPT keretrendszer sikere abban rejlik, hogy az embereket, a folyamatokat és a technológiát egymással összekapcsolt elemekként kezeli. Ez azt jelenti, hogy bármilyen változás, amelyet az egyikben végrehajt, biztosan hatással lesz a másik kettőre is.
- A függőségek és összefüggések azonosítása
- Mérje fel a hatást
- Készüljön fel a kockázatok és a hibalehetőségek csökkentésére
A strukturált üzleti folyamatirányítási stratégia megvalósítása segíthet felkészülni a fel- és lefelé irányuló hatásokra. Tekintse meg ezeket az üzleti folyamatirányítási példákat, hogy inspirációt merítsen.
7. Megfigyelés és alkalmazkodás
A digitális átalakulás nem egyszeri folyamat, különösen nem egy olyan világban, ahol a technológia olyan gyorsan fejlődik. Használja a PPT keretrendszert egy folyamatosan fejlődő rendszerként. Felülvizsgálja és finomítsa a keretrendszert, ahogy egyre több információt szerez.
Támogassa a folyamatos fejlesztés kultúráját, aktívan foglalkozzon a visszajelzésekkel, és optimalizálja a vállalkozás minden aspektusát.
A PPT keretrendszer a gyakorlatban: Toyota és Kaizen
A Toyota folyamatos fejlesztésre irányuló kultúrája (Kaizen) kiemelkedő példa erre.
- Emberek: Hangsúlyt fektettek a munkavállalók képzésére és felhatalmazására a problémák felismerése és megoldása terén, ami a minőségellenőrzést és az innovációt is elősegítette.
- Folyamat: Kidolgoztak egy karcsú gyártási folyamatot a hulladék csökkentése és a hatékonyság javítása érdekében olyan technikák alkalmazásával, mint a Just-In-Time (JIT) és a Kanban.
- Technológia: Az automatizálást és a robotikát integrálták a pontosság, a konzisztencia és a sebesség javítása érdekében.
Ma a Toyota az egyik leghatékonyabb és legjövedelmezőbb autógyártó a világon. A Toyota Termelési Rendszerét pedig világszerte alkalmazzák különböző iparágakban.
Építsen rugalmas szervezeteket a ClickUp segítségével
A változás elkerülhetetlen. A rugalmas szervezetek nemcsak jól alkalmazkodnak a változásokhoz, hanem aktívan kihasználják az azok által kínált lehetőségeket.
Erősségeket építenek ki az emberek, a folyamatok és a technológia terén, hogy a piaci nehézségekkel együtt fejlődhessenek. Könnyedén kezelik e három elem összekapcsolódását, egyensúlyt teremtve az egyes elemek igényei között, és beavatkozva a hiányosságok pótlására, amikor a körülmények megváltoznak.
A tartósan működő szervezetek mindig keresik a hatékonyság javításának, az innováció elősegítésének és a változások hatékonyabb kezelésének módjait.
Ezt a rugalmasságot átfogó üzleti eszközök segítségével érik el. Olyan eszközökkel, mint a ClickUp.
A projektmenedzsmentet, ütemezést, jelentéstételt, erőforrás-elosztást és időkövetést, valamint kreatív brainstormingot, valós idejű együttműködést és még sok mást támogató funkcióival a ClickUp minden olyan funkcióval rendelkezik, amelyre egy vállalkozásnak szüksége van a digitális átalakuláshoz.