Több projekt kezelése néha olyan érzés lehet, mint egy sziszifuszi feladat. Projektmenedzserként keményen dolgozik, hogy mindent szervezetten tartson, betartsa a határidőket, kiosztja a feladatokat és kommunikáljon az érdekelt felekkel, mégis úgy tűnik, hogy a dolgok kicsúsznak a kezei közül.
Itt jönnek jól a Google Táblázatok projektmenedzsment sablonjai. Az egy helyen több projekt kezelését lehetővé tevő felülettel ezek az előre megtervezett Google Táblázatok kifejezetten azoknak a projektmenedzsereknek készültek, akik zökkenőmentes projektmenedzsment folyamatra törekednek. Ha jól használják őket, segíthetnek Önnek és csapatának a termelékenység növelésében.
Ebben a blogban olyan ingyenes projektmenedzsment sablonokat mutatunk be, amelyek kiválóan alkalmasak kezdők és tapasztalt felhasználók számára egyaránt, így azonnal nekiláthat a munkának.
Mi jellemzi a jó Google Sheets projektmenedzsment sablonokat?
A Google Sheets projektmenedzsment sablon fontos eszköz a projektmenedzserek számára – sokoldalú, felhasználóbarát és bármilyen feladat elvégzésére alkalmas.
A sablonok világos projektütemtervet, egyszerű feladatkiosztási funkciókat és a munkafolyamat hatékony nyomon követésének lehetőségét kínálják.
De hogyan lehet megkülönböztetni a jó Google Sheets projektmenedzsment sablonokat a kiválóaktól? Íme néhány irányelv, amelyet érdemes szem előtt tartani:
- A legjobb sablonok szegmentált területeket tartalmaznak a projekt részletei, a teljesítendő feladatok és a költségvetés számára, miközben vizuálisan is vonzóak maradnak (legyünk őszinték – senki sem akar egész nap szürke cellák tengerét bámulni).
- Ezeknek elég rugalmasnak kell lenniük ahhoz, hogy több projekthez is alkalmazhatók legyenek, de elég strukturáltnak is, hogy megakadályozzák a csapatot abban, hogy a táblázatok káoszába süllyedjen.
- Plusz pontokat kap, ha tartalmaz egy projektcharta részt, erőforrás-elosztási eszközöket és egy egyszerű Gantt-diagram sablont az ütemtervek vizualizálásához. A legjobb sablonok megkönnyítik a projekt nyomon követését, a feladatok függőségét és az állapotfrissítéseket anélkül, hogy túlterhelnék a felhasználókat.
Olvassa el még: A Google Sheets 10 legjobb alternatívája és versenytársa
Google Táblázatok projektmenedzsment sablonjai
Most, hogy már tudja, mire számíthat, nézzünk meg egy sor ingyenes Google Sheets projektmenedzsment sablont, amelyek segítenek az indulásban.
A Gantt-diagramoktól a haladási jelentésekig minden projektmenedzser legmerészebb álmait megvalósító sablonokkal várjuk.
Itt az ideje egyszerűsíteni a projekttervezést – lássunk hozzá!
1. Projektütemterv-sablon a Hubspot-tól
Ha projektmenedzsmentre gondol, valószínűleg az idővonalak és az időtartamok is eszébe jutnak – és ez a sablon pontosan ezt veszi figyelembe.
A HubSpot projektütemények sablonja tökéletes azoknak a projektmenedzsereknek, akik egyszerűsíteni szeretnék projekttervezési folyamataikat.
A feladatok részleteinek, a megbízottaknak és a határidőknek testreszabható szakaszaival ez a Google Sheets projektmenedzsment sablon átláthatóvá teszi projektje előrehaladását. Többféle nézetet kínál munkájának vizualizálásához, beleértve a Google Sheets Gantt-diagram nézetét a projekt ütemtervének egyértelmű megjelenítéséhez.
A sablon a projektfeladatokat felhasználóbarát listanézetben rendezi, drag-and-drop funkcióval. Különválasztja a befejezett és a folyamatban lévő feladatokat, és egy külön projektcharta részt is tartalmaz, amely segít Önnek a projektcélok és a teljesítendő feladatokért való felelősségvállalásban.
Olvassa el még: 10 ingyenes projektütemterv-sablon Excelben és ClickUpban
2. Haladási jelentés sablon Sablon: HubSpot
A projektmenedzsment gyakran a haladási jelentések körül forog, és a HubSpot haladási jelentés sablonja zökkenőmentesen kielégíti ezeket az igényeket.
A sablon leginkább azoknak a projektmenedzsereknek megfelelő, akik szeretnék tájékoztatni az érdekelt feleket és nyomon követni a projekteket. A projekt részleteinek, a feladatok előrehaladásának és a legfontosabb mutatóknak a testreszabható szakaszai átláthatóságot biztosítanak a projekt állapotáról.
A népszerű projektmenedzsment szoftverekhez hasonlóan ez a sablon is professzionális, könnyen kezelhető elrendezést kínál, függetlenül attól, hogy több projektet követ nyomon, vagy egyetlen kezdeményezésre koncentrál.
A sablon helyet biztosít a projekt mérföldköveinek, kihívásainak és következő lépéseinek, így egyetlen fontos információ sem marad ki. Úgy tervezték, hogy zökkenőmentesen működjön együtt más projektmenedzsment eszközökkel, így sokoldalú kiegészítője lehet eszközkészletének.
3. Projektterv-sablon az eFinancialModels-től
A projektmenedzsment és a Google Táblázatok kéz a kézben járnak – akárcsak a kávé és a határidők. Az ingyenes eFinancialModels projektterv-sablon ezt még tovább javítja azzal, hogy a feladatok szervezését gyerekjátékká teszi.
Ez a dinamikus sablon lehetővé teszi, hogy gyorsan kidolgozzon és vizualizáljon egy projekttervet Gantt-diagrammal. Tökéletes megoldás komplex ütemtervekkel és több projekttel foglalkozó projektmenedzserek számára.
Ez a sablon előre beépített, teljes mértékben testreszabható feladatlistával, automatikus idővonal-ábrázolással, valamint a kezdési dátumok, időtartamok és befejezési dátumok egyszerű összekapcsolásával rendelkezik.
Korlátlan számú feladatot adhat meg, alfeladatokba csoportosíthatja őket, és figyelheti, ahogy a Gantt-diagram automatikusan frissül. A dokumentumok megosztásának és frissítésének lehetősége a csapattagokkal egyidejűleg biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.
Bár lehet, hogy egy kis időbe telik, amíg megszokja, különösen, ha nem ismeri a Google Sheets összes funkcióját, ez a sablon intuitív funkcióival rengeteg időt takaríthat meg Önnek.
4. Projektmenedzsment sablon a Template.net webhelyről
A Template.net* oldalon keresztül.
Ez a Google Sheets projektmenedzsment sablon kiváló kiindulási pont a projektmenedzserek számára. A projektmenedzsment sablon egy sokoldalú sablon, amely több projekt nyomon követésére, feladatok kiosztására és az előrehaladás figyelemmel kísérésére szolgál.
A projekt charták, ütemtervek és erőforrás-elosztás számára kialakított külön szakaszokkal biztosítja a csapat tagjainak összehangolt munkáját és a projektek zökkenőmentes lebonyolítását.
A sablon a következőket is tartalmazza:
- Gantt-diagramok a projekt ütemtervek vizualizálásához
- Feladat táblázat a feladatok részletes leírásához
- Projektállapot-jelentés funkció az érdekelt felek tájékoztatására
- Színkóddal jelölt fázisok és állapotjelzők, amelyek segítségével egy pillanat alatt felmérheti a projekt állapotát.
5. Projektmenedzsment naptár sablon a Template.net webhelyről
A Template.net* oldalon keresztül.
Ha projektmenedzserként keres egy praktikus eszközt a projekt előrehaladásának részletes nyomon követéséhez, akkor a Projektmenedzsment naptár sablon kiváló választás.
Ez a sokoldalú sablon vizuális ütemtervet biztosít a projekt feladatokhoz, így könnyedén megtervezheti a projekt eredményeit és határidőit. A felhasználóbarát felületnek köszönhetően gyorsan kioszthatja a feladatokat a csapat tagjainak, és nyomon követheti a csapat előrehaladását.
A naptár formátum világos áttekintést nyújt a projekt ütemtervéről, segít azonosítani a lehetséges szűk keresztmetszeteket és szükség szerint módosítani az ütemtervet.
Ez a projektmenedzsment sablon különösen hasznos a munkaterhelési jelentések elkészítéséhez, a feladatok függőségének nyomon követéséhez és a projekt mérföldköveinek időben történő teljesítéséhez.
A projektinformációk központosításával ez a projektmenedzsment naptár sablon folyamatosan tájékoztatja az érdekelt feleket, és biztosítja a projektek zavartalan lebonyolítását a kezdetektől a befejezésig.
6. Projektkövetési sablon a Template.net webhelyről
A Template.net* oldalon keresztül.
A projektmenedzsment néha komoly zsonglőrködést igényel, de nincs ok arra, hogy a feladatok rendezetlensége miatt ez egy cirkusz legyen! A Projektkövetési sablon a titkos fegyvere, amellyel több projektet is nyomon követhet.
Ez a sablon tartalmaz egy azonnal használható projekt ütemtervet, feladatkiosztó eszközöket és haladáskövetést, amelyeket még a táblázatkezelő programok kezdői is könnyedén elsajátíthatnak.
Különleges helyeket talál a projekt részleteinek, a teljesítendő feladatoknak és a költségvetésnek, mindezt egy vizuálisan vonzó csomagban.
A testreszabható állapotok és a projektinformációk megjelenítésére szolgáló többféle nézet segítségével soha nem veszíti szem elől céljait. A sablon még egy egyszerű Gantt-diagramot is tartalmaz, amelyen megjelenítheti a projekt ütemtervét és a feladatok közötti függőségeket.
Olvassa el még: Hogyan készítsünk fő ütemtervet a projektmenedzsmenthez és a Google Táblázatok célkövetési sablonjaihoz
A Google Táblázatok projektmenedzsmenthez való használatának korlátai
Bár a Google Sheets és a Docs vonzó ingyenes megoldást kínálnak a projektmenedzsmenthez, gyakran jelentős hátrányokkal járnak.
Ezek hosszú távon akadályozhatják csapata hatékonyságát és a projekt sikerét.
Vessünk egy pillantást a Google Sheets/Docs projektmenedzsmenthez való használatának leggyakoribb korlátaira:
- Korlátozott együttműködési funkciók: A valós idejű szerkesztés remek, de a Google Sheets nem rendelkezik dedikált feladatkiosztási, függőségkövetési és automatikus értesítési funkciókkal, amelyek elengedhetetlenek a csapat koordinációjához.
- Nem megfelelő vizualizáció: A Gantt-diagramok és a projekt ütemtervek létrehozása a Google Sheetsben nehézkes és időigényes. Ez megnehezíti a projekt előrehaladásának áttekintését.
- A fejlett projektmenedzsment funkciók hiánya: A Google Sheets nem kínál speciális eszközöket az erőforrások elosztásához, a kockázatkezeléshez és a több projekt közötti munkaterhelés kiegyensúlyozásához.
- Skálázhatósági problémák: A projektek összetettségének növekedésével a Google Sheets megbízhatatlanná válhat a projektmenedzserek számára – különösen az adatkorrupció kockázatának növekedésével.
- Hatékony jelentéskészítés: A részletes projektállapot-jelentések és elemzések elkészítése a Google Sheetsben egy manuális, hibalehetőségekkel járó folyamat. Gyakran hiányoznak belőlük azok az automatizált betekintések, amelyeket a dedikált projektmenedzsment eszközök kínálnak.
- Biztonsági szempontok: Bár a Google alapvető biztonsági funkciókat kínál, ezek nem feltétlenül felelnek meg az érzékeny projektadatokra vonatkozó szigorú követelményeknek, különösen olyan szabályozott iparágakban, mint a pénzügyi szektor.
Alternatív Google Táblázatok projektmenedzsment sablonok
Bár a Google Sheetsnek megvannak az előnyei, néha szükség van egy erőteljesebb eszközre.
Egy dedikált projektmenedzsment megoldásról beszélünk, amelyet egyetlen célból hoztak létre: hogy egyetlen, sokfunkciós eszközzel helyettesítse az összes többi alkalmazást.
És a legjobb rész?
A sablonok minden projektmenedzsment igényét kielégítő, fantasztikus sablonokkal vannak előre feltöltve.
Üdvözöljük a ClickUp-ot, a táblázatok káoszából való megmentőjét!
📮ClickUp Insight: A tudásmunkások 83%-a elsősorban e-mailre és csevegésre támaszkodik a csapatkommunikációban. Munkaidejük közel 60%-át azonban ezeknek az eszközöknek a váltogatásával és az információk keresésével töltik. A ClickUp-hoz hasonló, mindenre kiterjedő munkaalkalmazással a projektmenedzsment, az üzenetküldés, az e-mailek és a csevegések egy helyen összpontosulnak! Itt az ideje a központosításnak és az energiák összpontosításának!
1. ClickUp projektmenedzsment sablon
A komplex, többfunkciós projektek koordinálása olyan lehet, mint egy horrorfilm, de a ClickUp projektmenedzsment sablon segítségével ez gyerekjáték lesz.
Ez az ingyenes sablon olyan funkciókkal van tele, amelyek segítenek a csapatot a pályán tartani és a projekteket zökkenőmentesen futtatni. Mindent megtalál, a testreszabható ütemtervektől a feladatfüggőségi eszközökig, mindezt egy könnyen használható csomagban.
A sablon többféle módon is megtekintheti projektjét.
Gantt-diagramot szeretne? Megkapja.
Inkább a Kanban táblát részesíti előnyben? Semmi gond!
Ráadásul a valós idejű együttműködési funkcióknak köszönhetően csapata könnyedén együtt dolgozhat anélkül, hogy eltévedne az e-mailek labirintusában.
2. ClickUp projektmenedzsment sablon
A ClickUp projektmenedzsment sablon részletes útitervet nyújt a projektmenedzsereknek a feladatok szervezéséhez, a célok kitűzéséhez és a haladás valós idejű nyomon követéséhez. Segít mindenkinek összhangban maradni a projekt céljaival.
A sablon olyan egyedi állapotokat kínál, mint Blokkolva, Belső felülvizsgálat és Folyamatban, amelyek segítségével szorosan nyomon követheti az egyes feladatok előrehaladását. A költségvetés, teljesítendő feladat és teljesítő csapat egyedi mezők segítségével könnyedén vizualizálhatja a fontos projektadatokat.
Továbbá öt különböző nézetet is tartalmaz, például Összefoglalás és Projekt ütemterv, amelyek segítségével hatékonyabban kezelheti feladatait.
Akár a Gantt-diagramokat részesíti előnyben az ütemtervekhez, akár a prioritási nézeteket, hogy a legkritikusabb feladatokat oldja meg először, ez a sablon minden szükséges funkcióval rendelkezik.
3. ClickUp projektmenedzsment feladatok tervezési sablon
A ClickUp projektmenedzsment feladatok tervezési sablonja a legjobb eszköz a projektek ütemezett és költségkereten belüli megvalósításához.
Ez a sablon úgy lett kialakítva, hogy segítse a projektmenedzsereket a feladatok szervezésében, a határidők meghatározásában és a haladás hatékony nyomon követésében. Az olyan funkciók, mint az egyéni állapotok és mezők, lehetővé teszik a projektek kategorizálását és kezelését olyan attribútumok alapján, mint a projektcsapat és a befejezési állapot.
A sablon különböző nézeteket tartalmaz, például listát, Gantt-diagramot és naptárat, amelyek segítségével könnyen áttekintheti a projekt ütemtervét és nyomon követheti a feladatok közötti függőségeket.
Rendeljen feladatokat a csapat tagjaihoz, állítson be egyértelmű határidőket, és használja a Gantt-diagram nézetet a haladás nyomon követéséhez és a szükséges módosítások elvégzéséhez. Ez a sablon biztosítja, hogy az összes projektinformáció egy helyen legyen, segítve a csapatokat a összehangolt és rendkívül produktív munkavégzésben.
4. ClickUp projektmenedzsment portfólió sablon
A projektmenedzserek portfóliókat használnak több projekt nyomon követésére, és a sikerhez elengedhetetlen egy kiváló menedzsment rendszer! A kiváló portfóliókezeléshez kiváló szervezésre is szükség van, és a ClickUp projektmenedzsment portfólió sablonja úgy lett kialakítva, hogy minden projektet, ütemtervet és eredményt egy helyen kezeljen!
Hat egyéni állapotot érhet el a projekt állapotának követéséhez, öt nézetet, beleértve a Gantt-diagramokat és a munkaterhelési jelentéseket, valamint automatizálási funkciókat a projektek kezdetétől a befejezésig történő nyomon követéséhez.
Ez a sablon segít nyomon követni a projekt előrehaladását, kezelni az erőforrásokat, és tájékoztatni az érdekelt feleket az összes részlegen és programban.
5. ClickUp projektmenedzsment jelentés sablon
Emlékszik, amikor azt mondtuk, hogy a projektmenedzsment eszközök teljesen átalakíthatják a munkafolyamatát? Itt van egy remek példa erre! A ClickUp projektmenedzsment jelentés sablon segít abban, hogy több projektet és határidőt kezelve is kézben tartsa a kommunikációt.
Ezzel a sablonnal nyomon követheti a projekt előrehaladását, az erőforrások elosztását és a legfontosabb mutatókat egy testreszabható, könnyen megosztható, áttekinthető irányítópulton.
Minden eszköz és funkció a rendelkezésére áll, hogy részletes projektállapot-jelentéseket készítsen több állapotopcióval és egyéni mezőkkel.
A ClickUp projektmenedzsment jelentés sablonjával sokkal gyorsabban tud frissítéseket küldeni az érdekelt feleknek, mint a Google Sheets hagyományos e-mail címkézési módszerével.
6. ClickUp projektmenedzsment követelmény sablon
Nem zárhatjuk le ezt a listát anélkül, hogy megemlítenénk a ClickUp projektmenedzsment követelmény sablont.
Ez a hatékony sablon négy egyedi nézettel rendelkezik, amelyekkel elindulhat:
- Követelmények listája
- Jóváhagyási szakasz
- Gantt
- Bevezető útmutató
Miután bevitte a projekt adatait, testreszabhatja a munkaterületet olyan egyéni mezőkkel, mint a Jóváhagyási szakasz, Teljesítendő feladat és Besorolás. Állítson be egyéni állapotokat – hasonlóan a Google Táblázatok színkódolt fázisaihoz – a projekt feladatok előrehaladásának megjelenítéséhez.
A követelménylistában tárolhatja a feladatok leírását, a megbízottakat, a határidőket és egyebeket is. Beállíthat automatikus emlékeztetőket is, hogy a projekt ütemterve ne csússzon el.
Az időkövetés, a függőségi figyelmeztetések és az e-mail integrációk funkcióival ez a sablon minden projektmenedzser álma.
Akár egyszerre több projekttel foglalkozik, akár egy komplex új projektre koncentrál, a ClickUp projektmenedzsment követelmény sablonja minden igényét kielégíti.
7. ClickUp projektmenedzsment keretrendszer sablon
Ha bármilyen méretű projekt menedzseléséért felel, a ClickUp projektmenedzsment sablon kiváló megoldás a dolgok szervezéséhez.
Az egyéni állapotok, mint például a „Nyitott” és „Befejezett”, lehetővé teszik az egyes feladatok előrehaladásának egyszerű nyomon követését. Az egyéni mezők segítenek a feladatok kategorizálásában és a projekt lépéseinek vizualizálásában, míg az egyéni nézetek, mint például a Keretrendszer és a Kezdő útmutató, jobbá teszik a munkafolyamatok kezelését.
A Gantt-diagram nézet segítségével nyomon követheti a projekt ütemtervét és a feladatok függőségét.
Még akkor is, ha korlátozott erőforrásokkal rendelkezik (vagy nagy projekteket valósít meg), ez a sablon minden szükséges eszközzel ellátja a projekt ütemtervének kezeléséhez.
8. ClickUp projektmenedzsment-értékelési sablon
A projekt sikerének értékelése és a fejlesztendő területek azonosítása terén a ClickUp projektmenedzsment-értékelési sablon a legjobb választás.
Ez a sablon a felülvizsgálati folyamat egyszerűsítésére szolgál, megkönnyítve az érdekelt felektől érkező visszajelzések gyűjtését és a projektek hatékony szervezését.
Az egyéni állapotok és mezők segítségével könnyedén nyomon követheti a projekt előrehaladását és vizualizálhatja az adatokat. A sablon többféle nézetet tartalmaz, például listát, Gantt-diagramot és naptárat, amelyek segítségével hatékonyan kezelheti a feladatokat és az ütemterveket.
A kezdéshez adja hozzá a sablont a ClickUp munkaterületéhez, hívja meg a csapattagokat, és kezdje meg az együttműködést.
Hozzon létre feladatokat a haladás nyomon követéséhez, tartson rendszeres megbeszéléseket a frissítések megvitatásához, és használja az értesítéseket, hogy mindig tájékozott maradjon.
Miért elégedjen meg a Sheets-szel? Frissítsen a ClickUp sablonokra!
Mindannyian jártunk már ebben a helyzetben: olyan projektekkel dolgoztunk, amelyek kissé kicsúsztak a kezünkből, és reméltük, hogy valami varázslat segítségével minden a helyére kerül. Bár a varázslat nem segíthet a projektmenedzsmentben, a sablonok a második legjobb megoldás, amelyre támaszkodhat.
Bár a Google Táblázatok sablonjai nagy értéket képviselnek az első alkalommal használók számára, gyakran korlátozhatják a haladást azoknak a felhasználóknak, akik több projektet kezelnek különböző csapatokkal.
Egy dedikált projektmenedzsment szoftver, mint például a ClickUp, segíthet javítani a csapatok közötti együttműködést, hatékonyan kezelni a feladatokat és nyomon követni a projekt ütemtervét egy könnyen használható felületen keresztül.
Ha készen áll arra, hogy projektmenedzsmentjét egy új szintre emelje, itt az ideje kipróbálni a ClickUp-ot.
Regisztráljon a ClickUp-ra, próbálja ki az ingyenes sablonokat, és nézze meg, hogyan szárnyal a termelékenysége!