Egy új csapat vagy szervezet tagjává válni olyan, mintha egy teljesen új világba lépne be. A bizonytalanság és a gátlások érzése még erősebb, ha az egész csapata újból kezd. Az a gondolat, hogy be kell illeszkednie egy teljesen új csoportba, nyomasztónak tűnhet, de a megfelelő vezetéssel könnyen kezelhető.
Bruce Tuckman csapatfejlesztési modelljében formálódási szakasznak nevezett kezdeti fázis döntő fontosságú az erős és összetartó csapat felépítéséhez. Ez a szakasz a kapcsolatok kialakításának, a korlátok lebontásának, a bizalomépítésnek és a jövőbeli sikerre való felkészülésnek a szakasza.
A formálódási szakasz megteremti az alapot egy egészséges és produktív csapatkörnyezethez, ahol a csoport tagjai készek a kihívásokra és a csapat céljainak elérésére.
Vessünk egy pillantást arra, hogyan sajátíthatja el a formálódási szakaszt a szervezeti kiválóság érdekében!
Tuckman csoportfejlődési szakaszainak megértése
Mielőtt mélyebbre merülnénk a formálódási szakaszban és annak fontosságában, kezdjük azzal, hogy megismerjük Tuckman csoportfejlődési szakaszait.
A pszichológus Bruce Tuckman által 1965-ben javasolt Tuckman-elmélet vagy -modell a csapatfejlődés különböző fázisain át történő természetes előrehaladását szemlélteti. Ő azt javasolta, hogy a csapat fejlődése öt csapatfejlődési szakaszon halad át: kialakulás, konfliktus, normák kialakítása, teljesítés és feloszlás.
A csapatfejlődés szakaszai a következőket jelentik:
1. szakasz: A kialakulási szakasz
A kialakulási szakasz az első szakasz. Itt jönnek össze a csapat tagjai, és kezdik meg a kapcsolatok kiépítését, a szerepek kiosztását és az elvárások meghatározását. Mivel ez az első szakasz, bizonytalanság, óvatosság és a vezetőre való támaszkodás jellemzi.
A formálódási szakasz néhány legfontosabb jellemzője:
- A csoportvezető domináns szerepet játszik az iránymutatás és útmutatás nyújtásában ebben a szakaszban.
- A csapat tagjai habozhatnak ötleteket megosztani, véleményt kifejezni vagy kockázatot vállalni.
- A csapatok kipróbálhatják és felfedezhetik a határokat, elvárásokat, munkastílusokat, kommunikációs módokat, alapszabályokat stb.
2. szakasz: A viharos szakasz
A következő szakasz, a viharos szakasz, az, amikor a kesztyűk lekerülnek, és a karmok előbújnak. Észreveszi majd a csapat dinamikájának változását , amikor a konfliktusok, a verseny és az ellenállás akadályozzák a csapat céljainak elérését. Minden csapattag megpróbálja érvényesíteni magát és kihívja a status quo-t, ami hatalmi harcokhoz vezet.
A viharos szakasz legfontosabb jellemzői a következők:
- A csapatvezető mostantól közvetítő szerepet játszik, miközben tűzoltási tevékenységekben vesz részt.
- A csapat tagjai elkezdik kifejezni véleménykülönbségeiket a célokkal, szerepekkel, eljárásokkal és egyebekkel kapcsolatban.
- Előfordulhat, hogy a csoport döntései és normái ellenállásba ütköznek, és a csapat tagjai megkérdőjelezik a vezetést vagy az általános irányvonalat.
3. szakasz: A normák kialakításának szakasza
Szerencsére a viharos konfliktusok szakasza előkészíti az utat a harmadik szakaszhoz, a normák kialakításának szakaszához. Itt a csapatok elkezdik a normák kialakítását, a szerepek meghatározását és az elvárások egyértelmű és barátságos megfogalmazását.
Egyszerűbben fogalmazva: a dolgok normalizálódnak, amikor a csapat tagjai összetartozás érzését és elkötelezettséget éreznek a közösen elfogadott közös cél iránt.
A normálizálódási szakasz főbb jellemzői a következők:
- A csapat tagjai jobban összekapcsolódnak egymással és céljaikkal.
- A csapatok szabványosított folyamatokat, műveleteket és munkafolyamatokat dolgoznak ki.
- A csapatok együttműködése és kooperációja fokozódni fog, mivel a csapatok meghatározzák a különbségeik áthidalásának optimális módjait, ha vannak ilyenek.
4. szakasz: A teljesítmény szakasza
A teljesítési szakasz általában a csoportfejlődés utolsó szakasza (a kulcsszó itt a „fejlődés”, mivel ezt követi a csapat feloszlása). Ezért Tuckman modelljének egyes változatai csak négy szakaszt tartalmaznak, amelyek a teljesítési szakasszal végződnek.
Itt a csapat szinkronizált harmóniát, csúcsteljesítményt és maximális termelékenységet ért el. Az így létrejövő, magas teljesítményű csapatok tökéletesen működnek együtt, és minden alkalommal sikert érnek el.
A teljesítési szakasz jellegzetes vonásai a következők:
- Magas szintű csapat teljesítmény és termelékenység, amely könnyed célok eléréséhez vezet.
- Erős kapcsolatok és bizalom a csapat tagjai között
- Közös elkötelezettség a csapat sikere iránt és összehangolt cselekvés a csapat céljainak elérése érdekében
5. szakasz: A feloszlás szakasza
Az ötödik szakasz a feloszlás szakasza. Ekkor a csapat elérte célját, és készen áll a következő projektre való áttérésre. Bizonyos esetekben a csapat fel is bomolhat, hogy új szerepeket és kihívásokat vállaljon, és egy teljesen új csapatot alkosson.
Ennek a szakasznak néhány jellemzője:
- A csapat visszatekinthet a közös élményekre és ünnepelheti az elért eredményeket.
- A csapatvezetők visszajelzéseket gyűjthetnek a csapat tagjaitól, vagy projekt utáni értékeléseket végezhetnek.
- A búcsúzás érzelmi reakciókat is kiválthat, a csapat tagjai veszteségérzetet vagy szomorúságot érezhetnek.
Ez egy magas szintű áttekintés a csapatfejlődés öt szakaszáról, ahogyan azt Tuckman javasolta.
⭐️ Barátságos megjegyzés: A csapatfejlődés öt szakaszának átmenete nem mindig lineáris. A csapatok visszatérhetnek a korábbi szakaszokhoz, vagy előre-hátra mozoghatnak, sőt, akár saját csapatnormákat is kialakíthatnak. Ugyanakkor ez a fejlődési szakaszok keretrendszere lehetővé teszi a vezetők számára, hogy irányítsák a csapatfejlődést, miközben az idegenekből álló csoportból funkciók közötti csapatokká alakulnak!
A formálódási szakasz fontossága a csapatépítésben
Miért döntöttünk úgy, hogy a blogbejegyzésben kizárólag a kialakulási szakaszra koncentrálunk?
Nos, az első találkozás egy új csapattal meghatározza, hogy a csapat hogyan fog teljesíteni a projekt során.
Az alábbiakban bemutatjuk, miért tartjuk a formálódási szakaszt a sikeres csapat alapvető lépésének:
- Bizalom és magabiztosság építése: A kialakulási szakasz lehetőséget ad a csapat tagjainak, hogy megismerjék egymást és bizalmat építsenek. A jó kapcsolatok kialakítása magabiztosságot ad a csapatnak, amikor felkészülnek a problémák megoldására és az együttműködésre.
- Világos szerepkörök meghatározása: A kezdeti szakaszban világos szerepköröket, felelősségi köröket és elvárásokat kell meghatározni. Ha ezeket a csapatfejlesztési folyamat legelején meghatározzuk, akkor kevésbé lesz helye félreértéseknek és kommunikációs zavaroknak.
- Pozitív munkakultúra kialakítása: A mai korban az együttműködés és a kooperáció a siker két alapvető pillére. A formálódási szakasz ezt egy pozitív és befogadó munkakörnyezet megteremtésével teszi lehetővé, ahol minden csapattag értékesnek érzi magát.
- A csapat sikereinek alapjainak lefektetése: Ahogy a csapatvezetők ösztönzik a csapat tagjait a részvételre és arra, hogy a csoport részének érezzék magukat, úgy növekszik a csoport tagjai közötti összetartás. Az ilyen érzések segítenek a kihívások leküzdésében és a konfliktusok megoldásában, amelyek később, a csapatfejlődés más szakaszaiban merülhetnek fel.
A formálódási szakasz kihívásai
Kétségtelen, hogy a kialakulási szakasz a csapatstruktúra kezdete. Ez azonban nem jelenti azt, hogy nincs kihívásokkal teli.
Íme néhány kihívás, amelyekkel a csapatvezetők a kialakulási szakaszban szembesülhetnek:
- A bizonytalanság és a kétértelműség kezelése, különösen akkor, ha a csapat tagjai nem biztosak a saját szerepükben, felelősségükben és céljaikban. Ez hatékonyságcsökkenéshez vagy terméketlen minták kialakulásához is vezethet.
- Erősen függ a csapatvezetők támogatásától, útmutatásától és irányításától. Ezenkívül gátolja az önmotivált csapat tagok autonómiáját és kreativitását.
- Foglalkozzon a változás iránti ellenállással, mivel a csapat tagjai nem biztos, hogy hajlandóak új munkamódszereket kipróbálni vagy nyitottak az új ötletekre. Ez a probléma különösen akkor lehet jellemző, ha a csapat tagjai egy bizonyos munkamódszerhez vannak szokva.
- A bizalom és a jó kapcsolat kialakítása egy új csapaton belül időt és kitartó erőfeszítéseket igényel. Nincs varázsformula a szilárd bizalmi alapok megteremtéséhez, hacsak az egész csapat nem hajlandó befektetni a munkát.
- A kudarc félelmének leküzdése , mivel a csapat tagjai félhetnek a hibáktól. Ez gátolja kockázatvállalási hajlandóságukat és új dolgok kipróbálására való képességüket is.
A kialakulási szakasz kihívásainak leküzdésére vonatkozó bevált gyakorlatok
Természetesen lehetnek kihívások, de semmi olyan, amit hatékony vezetés és kompetens konfliktuskezelési készségek ne tudnának kezelni. Természetesen a ClickUp projektmenedzsment szoftver használata növeli az esélyeit.
A ClickUp a csapatokat összekötő, végső termelékenységi eszköz. Noha most a ClickUp formálási szakaszokban való felhasználási lehetőségeit érintjük, az eszköz a csapatfejlesztés öt szakaszában egyaránt alkalmazható.
Az új csapattagok felvételétől a csapat fejlődésének nyomon követéséig mindent a ClickUp segítségével intézhet. Íme néhány vezetési stratégia, amely megkönnyíti a csapatépítéssel járó nehézségeket:
Csapatok alapokmányának megfogalmazása
A csapatvezetőknek össze kell hangolniuk az új csapatot. Ehhez először is formalizálniuk és dokumentálniuk kell a csapat összeállításának szándékát.
A csapat alapokmányának létrehozása egy lehetséges módszer erre. Ez tartalmazza a csapat küldetését, céljait, szerepeit, felelősségeit és folyamatait. Úgy működik, mint a csapat iránytűje, befolyásolva döntéseiket és munkamódszereiket.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást egy olyan alapokmány kidolgozásához, amelyet a csapata speciális igényeihez igazíthat. Az alapokmány tartalmazza a megbeszélések jegyzetét és a csapat wiki-jét, és kiváló eszköz a tudásmenedzsmenthez és a csapatmunkához.
Ha a csapat célját már a korai szakaszban meghatározza, akkor már az elején tisztázza az elvárásokat, és megteremti az alapot a felelősségvállaláshoz és az összehangolt cselekvéshez.
🧠 Ne feledje: Tegye ezt a chartát élő dokumentummá. Gyakran tekintse át, hogy megfelelő módosításokat hajthasson végre, és lépést tartson csapata fejlődésével.
Jégtörő foglalkozások vezetése
A jégtörő foglalkozások szervezése remek módja a nyílt kommunikáció ösztönzésének, a korlátok lebontásának és a csapat tagjai közötti feszültségek enyhítésének.
Kezdjen könnyed, szórakoztató, de céltudatos tevékenységekkel. Ez lehet kincskeresés, irodai kvíz vagy egy nap a játékteremben. Végül is a cél az, hogy közös érdeklődési köröket fedezzenek fel, amelyek elindítják a folyamatot és bizalmat ébresztenek.
Ha ötletekkel küszködik, kezdje a ClickUp Ice Breaker Whiteboard Template sablonjával.
Ez a sablon a következőket kínálja:
- Együttműködési tér a csapat tagjai számára, ahol egymással kapcsolatba léphetnek
- Vizuálisan dinamikus környezet interaktív elemekkel, amelyek felkeltik az érdeklődést.
- Javasolt kérdések és ötletek a beszélgetés megindításához
- A csoport igényeinek megfelelő testreszabás és az egyes tagok részvételének maximalizálása
Hamarosan észreveszi majd, hogy a csapat összeáll a ClickUp Whiteboardon, és virágzik!
A csapatok strukturálása
A csapat kialakítási szakaszában elengedhetetlen a csapat struktúrájának megteremtése.
Kezdje azzal, hogy a csapatbemutató sablonok segítségével meghatározza a szerepeket, és ezeket közli a csapattal. Ezzel felelősséget rendel bizonyos feladatokhoz, cselekvésekhez és tevékenységekhez, és meghatározza az alapvető elvárásokat.
Ezt követően megerősítheti ezt olyan eszközökkel, mint a ClickUp csapatmenedzsment terv sablonja. Ez a sablon a következőket segíti:
- Határozzon meg egyértelmű irányelveket a kommunikációra, a döntéshozatali folyamatra és a feladatkezelésre vonatkozóan.
- Határozza meg a szerepeket és a felelősségi köröket, hogy a csapat tagjai megértsék, hogyan járulnak hozzá egyéni erőfeszítéseikkel a csapat céljainak eléréséhez.
- Biztosíts stabilitást és csökkentsd a bizonytalanságot, hogy a csapat lendületet tudjon felvenni és átlépjen a viharos szakaszba.
Csapatépítő tevékenységek tervezése
A csapatépítés gyakori és visszatérő téma a kialakulási szakaszban. Végül is ez az a ragasztó, amely összetartja a csapatokat.
Szándékosan tervezzen csapatépítő tevékenységeket a bajtársiasság elősegítése és a csapat összetartásának erősítése érdekében. Tervezzen olyan tevékenységeket, amelyek különböző személyiségek, földrajzi elhelyezkedés és rendelkezésre állás igényeit kielégítik – néhányat, amelyek kreatív problémamegoldást igényelnek, másokat, amelyek segítik a távoli csapatok összetartását, és néhányat, amelyek informális társasági interakciókat jelentenek munkaidőn kívül.
Továbbá, tegye a csapatépítést folyamatos elkötelezettségévé, ne pedig egyszeri kezdeményezéssé. Ha ezt következetesen végzi, csapata összekovácsolódhat, miközben javul a csapat teljesítménye és az együttműködés.
⚡ Sablonarchívum: Szüksége van egy strukturáltabb módszerre a csapat összefogásához? Nézze meg a ClickUp Meet the Team sablont, amellyel könnyedén bemutathatja az új munkatársakat, kiemelheti a készségeiket, és elindíthatja a folyamatot menedzserként.
Világos célok és elvárások meghatározása
A kezdetektől fogva határozzon meg egyértelmű célokat és elvárásokat, hogy biztosítsa a csapat összehangoltságát és irányt mutasson nekik. Kis csoportok számára kis célokat, nagyobb csoportok számára összetett célokat tűzzön ki.
Használja a ClickUp Goals funkciót, hogy konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) célokat határozzon meg. A ClickUp Goals segítségével valós időben követheti nyomon csapata előrehaladását.
A célok mennyiségi és minőségi összehangolása befolyásolja a csapat működését és remélhetőleg sikerét is.
A nagy és kis csoportok megértik, hogy mit jelent a siker, és értelmesebb módon tudnak dolgozni annak elérése érdekében.
Szükség esetén bontsa fel a nagy, merész célokat (más néven BHAG célokat) kisebb, könnyebben elérhető részekre, és kezdjen el azonnal azok megvalósításába. Az ilyen célzott és fókuszált cselekvés növeli csapata esélyeit a célok gyorsabb elérésére.
Rendszeres ellenőrzések és megbeszélések ütemezése
A rendszeres ellenőrzések és megbeszélések ütemezése olyan vezetési stratégia, amely segít a csapatot a helyes úton tartani és a változásokra reagálni. A gyakori párbeszédek lehetővé teszik a csapatvezetők számára, hogy bármilyen problémát azonnal és a korai szakaszban kezeljenek.
Használjon csapatmunkát támogató szoftvert, például a ClickUp-ot, hogy ezeket a kapcsolódási pontokat ütemezze és kezelje.
Akár megosztott naptárak, akár videokonferencia-eszközök segítségével, a ClickUp gondoskodik arról, hogy senki ne maradjon le semmiről. A világos napirenddel biztosíthatja, hogy a megbeszélés fókuszált és hatékony legyen. Szánjon időt arra, hogy a többi tag felvethesse aggályait, tisztázhassa a kérdéseket vagy javaslatokat tehessen.
A ClickUp naptár nézet megmentőként szolgál , amikor rendszeres ellenőrzéseket kell végezni a csapattal. Így mindenki ismeri az egyéni megbeszélések ritmusát is, ami mindkét fél számára kiszámíthatóságot teremt.
Íme néhány kérdés, amelyet feltehet egyéni beszélgetés során:
- Hogy mennek a dolgok ma? Mesélj a múlt héten történtekről!
- Mi adott energiát és jelentett kihívást a munkájában [egy bizonyos időszak alatt]?
- Hogy mennek a dolgok a munkatársaival/csapatával?
- Hogyan halad a nagyobb karrier- és életcéljai felé?
- Mire kötelezi magát a következő találkozásunkig?
💡 Profi tipp: Ne feledje, hogy az egyéni megbeszéléseket minden egyes alkalmazott számára személyre kell szabni. A másolás-beillesztés módszer nem biztos, hogy működik. Használjon különböző típusú kérdéseket, például általános kérdéseket, karrierrel kapcsolatos kérdéseket, célok/törekvések összehangolásával kapcsolatos kérdéseket és csapatkapcsolatokkal kapcsolatos kérdéseket, hogy a megbeszélés mindkét fél számára sikeres legyen. De ne ragaszkodjon a forgatókönyvhöz, hanem szükség szerint improvizáljon.
Pozitív és támogató környezet megteremtése
A pozitív és támogató környezet megteremtése, különösen a kialakulási szakaszban, elengedhetetlen a győztes csapatok létrehozásához. Először is, meghatározza a csapat együttműködésének hangulatát, ami ösztönzi a teljesítményt és a termelékenységet.
Ezután eloszlatja a kudarctól való félelmet, és ösztönzi a csapat tagjait a kísérletezésre és a határok feszegetésére. Végül pedig összehangoltabbá teszi a csapatokat és elősegíti a bizalom kialakulását.
A csapatvezetők nyitott kommunikációs kultúrát ösztönözhetnek azzal, hogy megközelíthetőek maradnak. Fontos, hogy névtelen felmérések és űrlapok segítségével gyűjtsön visszajelzéseket. Kipróbálhatja a ClickUp Forms szolgáltatást, amely rendkívül testreszabható és megkönnyíti a csapatoktól származó visszajelzések gyűjtését.
🧠 Ne feledje: Mutasson őszinte érdeklődést csapata jóléte iránt, és teremtsen biztonságos környezetet számukra, ahol hangot adhatnak aggodalmaiknak. Ismerje el és ünnepelje a mérföldköveket, és működjenek együtt a kihívások leküzdésében. Azonnal tisztázza a félreértéseket, és ösztönözze a kölcsönös tiszteletet.
Ezek a vezetési stratégiák segítik a csapatok fejlődését és ellenállóbbá teszik őket a kihívásokkal szemben.
A szükséges erőforrások és támogatás biztosítása
A csapat sikeréhez elengedhetetlen, hogy megfelelő eszközökkel és erőforrásokkal lássa el őket. A ClickUp kiváló eszköz arra, hogy mindenki hozzáférjen a szükséges erőforrásokhoz, legyen szó információkról, képzésekről vagy szoftverekről.
Határozza meg, hogyan maximalizálhatja a csapat teljesítményét, és segítse csapatát a megfelelő eszközök és erőforrások megfelelő időben történő biztosításával.
Ráadásul a ClickUp Integrations segítségével rendszerét mindig moduláris állapotban tarthatja. Több mint 1000 integrációval rendelkezik, így csapata sem kell folyamatosan váltogatnia a különböző eszközöket.
Az Ön aktív szerepe a akadályok felszámolásában, a csapat igényeinek kielégítésében és az esetleges hiányosságok orvoslásában lehetővé teszi a csapatok számára, hogy felesleges akadályok nélkül összpontosítsanak céljaik elérésére.
A siker „formálása” a ClickUp segítségével
Összefoglalva: a csoportfejlődés kialakulási szakasza kritikus fázis, mivel megalapozza a csapat jövőjét. A vezetők, ha felismerik az ezzel a szakasszal kapcsolatos kihívásokat és proaktívan kezelik azokat, képesek egy képzett egyénekből álló csoportot magas teljesítményű csapattá alakítani.
Megosztottunk egy sor stratégiát, amelyet a csapatvezetők és a projektmenedzserek alkalmazhatnak, hogy könnyedén eligazodjanak a formálódási szakasz bonyolultságaiban. Ezek segítenek abban is, hogy előkészítsék az utat a jövőbeli csapatok fenntartható növekedése és együttműködése számára.
A ClickUp tökéletes partner lehet a csapatépítésben. Számos funkcióval rendelkezik, és könnyedén elvégzi a feladatokat. Mire vár még?
Regisztráljon a ClickUp-ra, hogy használhassa a fent megosztott összes eszközt, sablont és forrást, és kezdje el még ma álmai csapatának felépítését!