„A hatékonyság az, hogy jobban végezzük azt, amit már eddig is csináltunk” – írta Peter Drucker, a modern menedzsment atyja, miközben a hatékonyságot az üzleti optimalizálás kulcsfontosságú tényezőjeként tárgyalta.
Az iparágaktól, földrajzi helyektől, méretektől és típusoktól függetlenül a hatékonyság alapvető fontosságú a vállalkozások jövedelmezőségének maximalizálásában. Akár gyártósor optimalizálásáról, a pizza kiszállítási idejének csökkentéséről vagy a fejlesztők termelékenységének javításáról van szó, a hatékonyság csökkenti a költségeket és növeli a bevételeket.
Ebben a blogbejegyzésben egy speciális típusú hatékonyságot, a folyamat hatékonyságot vizsgáljuk, amely új perspektívát nyit az üzemeltetés menedzsmentben.
Mi az áramlási hatékonyság?
A folyamat hatékonysága az a arány, amelyben az aktív időt egy feladat elvégzésére fordítja a feladat teljes időtartamához viszonyítva.
Vegyük példának a pizza készítését. Ez általában magában foglalja a tészta elkészítését, a szósz elkészítését, a pizza összeállítását, a sütést és a vendégnek való tálalást.
- Ha ez az öt lépés mindegyike 2 percet vesz igénybe, akkor a feladat elvégzésére fordított idő 10 perc.
- Ha azonban 6 perces késedelem keletkezik, mert a sütő nem áll rendelkezésre, a feladat teljes időtartama 16 perc lesz.
- A folyamat hatékonysága 10/14, ami 62,5%.
A mai projektmenedzsmentben a magas áramlási hatékonyság elérése egyet jelent a kiváló működéssel. Ezért annak pontos kiszámítása az első lépés a folyamatok optimalizálásához.
Hogyan számolhatja ki a folyamat hatékonyságát?
A folyamat hatékonyságának kiszámítása egy egyszerű folyamat, amelynek során meg kell érteni az aktív munkára fordított időt a feladat vagy projekt teljes ciklusidejéhez viszonyítva.
Íme egy lépésről lépésre szóló útmutató, amely segít pontosan nyomon követni a folyamat hatékonyságát.
1. Vázolja fel, mit jelent a „feladat”
A végzett munkától függően a feladat lehet egy lépés vagy több lépésből álló sorozat. Az áramlási hatékonyság kiszámításához tudnia kell, hogy mi alkotja a feladatát.
Például, ha Ön egy szoftverfejlesztő csapat tagja, és a „feladata” egy funkció elindítása, akkor ez a következőket jelentheti:
- Tervezés
- Fejlesztés
- Tesztelés
- Bevezetés
Ha olyan projektmenedzsment eszközt használ, mint a ClickUp, akkor valószínűleg már beállította ezt a bontást. Ha nem, akkor sem baj! Bármely folyamatábrázoló eszköz segíthet a felvázolásában. A ClickUp Whiteboard segítségével is felvázolhatja a csapat együttműködési munkafolyamatát.
2. Számítsa ki az aktív munkaidőt
Az aktív munkaidő az a hét/nap/óra, amikor a feladat aktívan végrehajtásra kerül. A fent bemutatott szoftverprojektben ez az az óraszám, amely alatt a tervező a szoftvert kódolja, vagy a minőségbiztosítási elemző a teszteket futtatja.
Ezeket az információkat legjobban úgy lehet rögzíteni, ha nyomon követjük az egyes feladatokra fordított időt. A ClickUp időkövető funkciója lehetővé teszi minden csapattag számára, hogy időzítőt indítva vagy manuálisan hozzáadva nyomon kövesse aktív munkaidejét.
Tegyük fel, hogy a szoftverfejlesztő csapat az alábbi módon dolgozik az egyes feladatokon.
- Tervezés: 10 óra
- Fejlesztés: 24 óra
- Tesztelés: 4 óra
- Bevezetés: 2 óra
A teljes aktív munkaidő 40 óra, vagyis egy ember egy hetének felel meg.
Fontos megjegyezni, hogy a négy órás tesztelés nem jelenti azt, hogy fél nap alatt elvégezhető. A rendelkezésre állás, a kapacitás, a sürgősség, a prioritás stb. függvényében a minőségbiztosítási elemző elvégezheti egy alkalommal, vagy eloszthatja egy hétre.
3. Számítsa ki a teljes ciklusidőt
A teljes ciklusidő az a időtartam, amely a feladat megkezdésétől annak befejezéséig tart, beleértve mind az aktív munkát, mind az üresjáratot. Ezt általában napokban/hetekben mérik, nem pedig órában.
A teljes ciklusidő kiszámításának legegyszerűbb módja a befejezés dátuma – kezdés dátuma. Tehát, ha a tervezés január 1-jén kezdődött, és a telepítés január 28-án fejeződött be, akkor a ciklusidő négy személyi hét.
A ClickUp segítségével minden feladathoz kezdő és befejező dátumot rendelhet, így rendkívül egyszerűen meghatározhatja a ciklusidőt.
4. Számítsa ki a folyamat hatékonyságát
Miután meghatároztad a teljes aktív időt és a teljes ciklusidőt, használd az alábbi képletet a folyamat hatékonyságának méréséhez.
Folyamathatékonyság = (aktív munkaidő/teljes ciklusidő) × 100
A fenti példa kiterjesztése: Áramlási hatékonyság = (egy személy hetente/4 személy hetente) x 100 = 25%
5. Ismerje meg a folyamat hatékonyságának hiányosságait
A fenti példában az idő 75%-a, vagyis három ember-hét nem aktív munkaidő. Ez a várakozással/tétlenséggel töltött idő: visszajelzésre való várakozás, más csapattagok feladatainak befejezésére való várakozás, vagy a következő szakaszba való továbblépés jóváhagyására való várakozás.
A folyamat hatékonyságának javítása a várakozási idő csökkentésével kezdődik. Mielőtt bemutatnánk, hogyan lehet a folyamat hatékonyságát más kapcsolódó mutatók kontextusába helyezni,
A folyamat hatékonyságával kapcsolatos egyéb KPI-k
Bár a folyamat hatékonysága fontos mutató a projektmenedzserek számára, önmagában nem sokat jelent. Például 25%-os folyamat hatékonyság mellett a csapat tagjai produktívak?
Első ránézésre úgy tűnhet, hogy csapata az idejének 75%-át pazarolja el. De ez nem igaz. Csapata párhuzamosan dolgozhat négy funkción (azaz folyamaton), és 100%-osan produktív lehet.
Az ilyen zavarok elkerülése érdekében elengedhetetlen a folyamat hatékonyságának más mutatókkal való összefüggéseinek megértése.
Áteresztőképesség
Az átbocsátás egy adott időszakban elvégzett munka mennyiségét méri. Ez egy csapat termelékenységének közvetlen mutatója. Egy szoftverfejlesztő csapat esetében az átbocsátás egy adott időszakban bevezetett funkciók száma.
Tehát a csapata négy hét alatt tíz funkciót indíthat el, és az átbocsátási képessége tíz, annak ellenére, hogy a folyamat hatékonysága még mindig 25%.
Átfutási idő
A lead time az a teljes idő, amely egy feladat megrendelésétől annak teljesítéséig eltelik. Ez magában foglalja mind az aktív munkaidőt, mind az üresjárati időt. A termékfejlesztés során ez az időtartam attól kezdődik, amikor az ügyfél vagy az üzleti csapat tagja megrendelést ad le, és addig tart, amíg a termék gyártásba kerül.
Az aktív munkaidő/ciklusidő mellett a lead time magában foglalja a felhasználói történetek megírásához, azok prioritásainak meghatározásához, az erőforrások kiosztásához stb. szükséges időt is. Tehát, ha csapata a következő hat hónapban már megtervezett kiadásokkal van elfoglalva, akkor a lead time akár hét hónap is lehet, még akkor is, ha a folyamat hatékonysága 25%.
Erőforrás-kihasználás
Az erőforrás-kihasználás nyomon követi, hogy egy csapat vagy szervezet mennyire hatékonyan használja a rendelkezésre álló erőforrásait, beleértve a személyzetet, az eszközöket és az időt.
Ha a folyamat hatékonysága 25%, és az erőforrás-kihasználtság szintén 100%, akkor egyértelmű, hogy nem tud több munkát vállalni. Ha az erőforrás-kihasználtság szintén 25%, akkor ez azt jelenti, hogy sokkal több munkát tudna elvégezni.
A folyamatban lévő munkák (WIP) korlátai
A WIP-korlátozások korlátozzák az egy adott időpontban folyamatban lévő feladatok vagy projektek számát. Ezzel biztosítható, hogy az erőfeszítések a feladatok befejezésére összpontosuljanak, mielőtt újakat kezdenének, ezáltal csökkentve a ciklusidőket és növelve az átbocsátási képességet.
A WIP-korlátok segítenek növelni a folyamat hatékonyságát azáltal, hogy prioritást adnak a már megkezdett feladatoknak.
Ezek a mutatók együttesen hozzájárulhatnak a folyamat hatékonyságának folyamatos javításához. Íme, hogyan használhatja őket az optimalizálási folyamatokban.
Tippek a folyamat hatékonyságának javításához
Az áramlási hatékonyság javításának első lépése annak pontos kiszámítása és a hiányosságok azonosítása. Ezen információk alapján próbálja ki az alábbi tippeket.
Állítson be folyamatban lévő munkák (WIP) korlátokat
Nyilvánvaló, hogy nem szabad új munkát kezdeni, ha a jelenlegi még befejezetlen. Túl sok feladat megnyitása mindegyik késleltetését eredményezheti. A felhalmozódott feladatok megfelelő prioritásba rendezése segíthet maximalizálni a fejlesztés alatt álló elemek értékét.
Használja a ClickUp alkalmazást a táblákon a WIP-korlátok beállításához, így biztosítva, hogy a munkaterhelés kezelhető legyen, és minden feladat megkapja a neki járó figyelmet.
Ez azonban komplex szervezetekben, több lépésből álló feladatok esetén kontraproduktívvá válhat. Ha például egy fejlesztőt arra kényszerít, hogy várjon a funkció bevezetéséig, akkor legalább nyolc óra tétlen idő keletkezik, ami negatívan hat a folyamat hatékonyságára.
Használja a WIP-korlátokat a csapat termelékenységével, munkaterhelésével és teljesítményével együttműködve az eredmények optimalizálása érdekében.
A munkafolyamatok automatizálása
Automatizálja az egyszerű és ismétlődő feladatokat a folyamatok áramlásának racionalizálása érdekében. A mérnöki csapatok ezt a célt elérni érdekében folyamatosan alkalmazzák a tesztautomatizálást.
A ClickUp projektmenedzsment szoftver segítségével a projektmenedzserek automatizálhatják az adminisztratív feladatokat is, mint például a felhasználók hozzárendelése, jelentések készítése és nyomon követések/értesítések küldése.
Az automatizálás az alábbiak révén javítja az átlagos áramlási hatékonyságot:
Az adminisztratív feladatok felgyorsítása: Ha a folyamat hatékonyságának hiánya a projektmenedzser erőforrás-korlátai miatt alakult ki, az automatizálás hatékonyan kiküszöbölheti azt.
Késések megelőzése: Az automatikus emlékeztetők beállítása, amelyek értesítik Önt a késésekről/eltérésekről, segíthet előre felkészülni a helyzetre.
A függőségek és szűk keresztmetszetek kiküszöbölése: Tegyük fel, hogy a tervező befejezte a feladatát, és azt egy fejlesztőnek kell átadnia. Ha ez manuálisan történik, akkor a projektmenedzser rendelkezésre állásától függ.
Ha automatizálja ezt a folyamatot, a feladatok automatikusan átkerülhetnek a „tervezés” listáról a „fejlesztés” listára, ahonnan a fejlesztők maguknak rendelhetik hozzá a feladatokat, és megkezdhetik a munkát. Ez nemcsak javítja a hatékonyságot, hanem a csapat tagjai között is felelősségérzetet és elkötelezettséget teremt.
Kezelje jobban az erőforrásokat
Az erőforrások elosztása kulcsfontosságú szerepet játszik a komplex, több lépésből álló folyamatok áramlási hatékonyságában. Például egy funkció megtervezése négy órát, fejlesztése pedig 24 órát vesz igénybe. Ez azt jelenti, hogy a fejlesztő kódolási ideje alatt a tervező hat funkciót tud létrehozni.
Tehát, még a legdurvább értelmezésben is, ez a projekt minden fejlesztőre csak 1/6 tervezőt igényel. Vagy hat fejlesztőt minden tervezőre. Ez némi erőforrás-kiegyenlítést igényelhet.
Ismerje meg a legapróbb részleteket, és ennek megfelelően tervezze meg az erőforrásokat. Aktívan szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, és tervezzen zökkenőmentes munkafolyamatot. A ClickUp erőforrás-kezelési funkciói pontosan ezt teszik lehetővé.
A hatékony erőforrás-tervezéshez kezdje azzal, hogy adaptálja és testreszabja az erőforrás-tervezési sablont.
Ösztönözze a csapatmunkát
A munkafolyamatok hatékonyságának csökkenése leggyakrabban az átadások során jelentkezik. A tervezőnek és a fejlesztőnek néhány órára lehet szüksége a tudás átadásához, mielőtt az utóbbi aktívan megkezdheti a munkát az adott funkción. Az ilyen folyamatok javítása jobb csapatmunkát igényel.
A ClickUp együttműködési funkciói, mint például a beágyazott megjegyzések, a megosztott dokumentumok, a valós idejű szerkesztés, a csevegő nézet stb. lehetővé teszik a csapat tagjai számára a könnyed kommunikációt és együttműködést.
Kérdése van? Hagyjon megjegyzést. Nem ismeri az elfogadás kritériumait? Nézze meg a feladat leírását. Többet szeretne tudni az alkalmazási esettanulmányról? Olvassa el a felhasználói történetet a ClickUp Docs oldalon. Még mindig bizonytalan? Nézze meg, ki van online, és kérjen segítséget tőlük!
A ClickUp egy robusztus virtuális munkaterületet hoz létre, amely csökkenti a kommunikációs hiányosságokat és hatékonyabbá teszi a munkafolyamatot.
Mindig tartsa szem előtt a célt!
A releváns, pontos és értelmes betekintés a hatékonyság optimalizálásának alapja. Állítson be valós idejű újrapostákat a ClickUp Dashboards-on, amelyek az Ön számára fontos mutatókra vannak szabva, beleértve a folyamat hatékonyságát is.
Javítsa a folyamat hatékonyságát a ClickUp segítségével
Minden operatív kiválóságra irányuló kezdeményezés alapvető kérdése: „Ez a legjobb, amit tehetünk?” A legtöbb esetben a válasz nem.
A folyamatos fejlődés érdekében a mai szervezeteknek stratégiai megközelítésre van szükségük a hiányosságok kiküszöböléséhez, a hatékonyság minimalizálásához és a munkafolyamatok optimalizálásához. Ez a megközelítés magában foglalja a betekintést, a cselekvést és az automatizálást. A ClickUp mindezt és még többet is lehetővé tesz.
A ClickUp a jó projektmenedzsmentet támogató irányítópultokkal és jelentéskészítő eszközökkel az adatokra épít.
A jegyzetek, feladatok, projektek, erőforrások és együttműködési eszközök egyetlen platformba történő integrálásával a ClickUp megkönnyíti a cselekvést.
Az előre megtervezett sablonok, a több mint 100 automatizálás és a ClickUp Brain megszabadítják Önt a felesleges munkától, így Ön a fontos dolgokra koncentrálhat.
Készítsen jobb termékeket, az elejétől a végéig és azon túl is. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.
Gyakran ismételt kérdések a folyamat hatékonyságáról
1. Miért mérjük a folyamat hatékonyságát?
A munkafolyamat hatékonyságát mérjük, hogy minimalizáljuk a munkafolyamatban a nem produktív/tétlen időt. A jó munkafolyamat-hatékonyság biztosítja, hogy a termék az aktív munka befejezése után azonnal kiszállításra kerüljön.
2. Miért fontos a folyamat hatékonysága?
A folyamat hatékonysága az aktív munka és a teljes szállítási idő aránya. Fontos, mert segít a szervezeteknek csökkenteni az ügyfelek igényeinek kielégítéséhez szükséges időt. Például, ha egy termék elkészítéséhez 2 nap aktív munkaidőre van szükség, de a szállítási ciklus 20 nap, akkor a folyamat hatékonysága 10%.
Ez azt mutatja, hogy a ciklusidő csökkentésével jelentősen növelheti az áteresztőképességet és maximalizálhatja a bevételt.