Ha van valami, amit az üzleti vezetők megértenek, az az, hogy ami a múltban bevált, a jövőben már nem feltétlenül fog működni.
És őszintén szólva, a változások elmulasztása katasztrofális következményekkel járhat, akár a vállalatok bezárásáig is. Példa erre? Csak 2023-ban 3200 magántőke által finanszírozott vállalat ment tönkre, még akkor is, ha 27 milliárd dolláros finanszírozással rendelkeztek.
Bár ugyanazok az eszközök, technológiák, szervezeti struktúrák vagy belső folyamatok használata minden bizonnyal megkönnyítené a munkát (és az életet!), ez nem a sikerhez vezető út. A vállalatvezetőknek inkább készen kell állniuk a változó időkhöz való alkalmazkodásra, és folyamatosan azonosítaniuk kell a fejlesztésre szoruló területeket. 👊
A vállalat egészét érintő változások végrehajtása soha nem egyszerű, ezért a szervezetek bevált modellekre támaszkodnak. Az egyik leggyakrabban választott módszer Kotter 8 lépéses változási modellje, amelyet Dr. John Kotter fejlesztett ki 1995-ben, és azóta többször is átdolgoztak.
Az alábbiakban részletesen bemutatjuk Kotter modelljének egyes lépéseit, azok előnyeit és hátrányait, valamint azt, hogyan lehet a modellt a szervezetében megvalósítani.
Mi az a Kotter 8 lépéses változási modellje?
A változás ösztönzése egy szervezeten belül kényes egyensúlyt igényel. Ha a változást túl gyorsan hajtja végre, akkor valószínűleg akadályokba ütközik, ellenállásba ütközik és elégedetlen alkalmazottakkal találkozik. Ha azonban a változást túl lassan hajtja végre, akkor előfordulhat, hogy nem éri el céljait.
Pontosan itt jön be a képbe Kotter 8 lépéses változási modellje. 🙌
A modellt John P. Kotter, a Harvard Business School professzora és több változáskezeléssel foglalkozó könyv szerzője fejlesztette ki, többek között a Leading Change, Accelerate és CHANGE* című művekben.
Kotter kutatását 100 változáson áteső szervezeten alapozta, megfigyelve, mely stratégiák működtek és melyek buktak meg. Eredményei egy nyolc lépéses folyamatot eredményeztek, amely segít a szervezeteknek az új folyamatok, technológiák vagy egyéb változások sikeres bevezetésében.
Kotter modellje a változáskezelés egyik legfontosabb forrásának számít, vagyis egy olyan keretrendszer, amely segít az egyéneknek és a vállalatoknak a változások elfogadásában. Más változáskezelési modellekhez hasonlóan Kotter 8 lépéses változási modellje is segít a folyamatok javításában, felkészíti és támogatja a munkavállalókat, valamint meghatározza a változáshoz szükséges lépéseket.
Kotter változási modelljének 8 lépése
Kotter 8 lépéses modellje lépésről lépésre bemutatja, hogyan tudják a vállalatok hatékonyan végrehajtani a változásokat – függetlenül attól, hogy azok a vezetéssel, eszközökkel és technológi ával vagy termékcsaládok kal kapcsolatosak. A nyolc lépés a következőket tartalmazza.
1. Teremtsen sürgősségérzetet
Az egyik leggyakrabban hallott mondat a vállalati környezetben: „Hát, mi mindig így csináltuk.” 🙅
Az alkalmazottak emberek – és az embereknek szokásuk, hogy azt teszik, ami kényelmes számukra. Ahhoz, hogy egy egész szervezetet komoly változások végrehajtására ösztönözzön, komoly meggyőző munkára lesz szükség. Ha inspirálnia kell az embereit a cselekvésre, fontolja meg a következő lépések megtételét:
- Kezdjen párbeszédet: Nyílt, őszinte beszélgetéseket folytasson az érdekelt felekkel, beszállítókkal, ügyfelekkel és alkalmazottakkal arról, hogy miért van szükség a változásra.
- Új célok kitűzése: Készítsen egy világos jövőkép, amelyben elmagyarázza, milyen lehetőségek várnak Önre a változás után.
- Gyűjtsön iparági adatokat: Támogassa a változás szükségességére vonatkozó érvelését kvantitatív és kvalitatív mérőszámok gyűjtésével.
2. Építsen ki egy irányító koalíciót
A változást nem lehet egy személy egyedül véghezvinni. Ehhez egy csoportra van szükség, amely elkötelezett a jövőbeli vízió iránt, és változási ügynökként működik a szervezeten belül.
Gondoljon a változás ügynökeire úgy, mint a változás végrehajtásának projektmenedzsereire. Ők azok, akik kommunikálnak az összes érdekelt féllel, feladatokkal látják el őket, megszerzik a vezetői csapat támogatását, és gondoskodnak arról, hogy a feladatok időben el legyenek végezve. Egyszóval, ők vezetik végig a szervezetét a változási folyamat minden lépésén.
Ezeknek a vezetőknek a kiválasztásakor vegye figyelembe a következőket:
- Ne kövesse a szervezeti hierarchiát: Valójában néha a legjobb, ha nem vesz fel 100%-ban vezetőkből álló csapatot. Ehelyett vegyen fel olyan embereket, akik különböző tapasztalatokkal és beosztásokkal rendelkeznek.
- Vonjon be minden osztályt: A változás sikerének biztosítása érdekében gondoskodjon arról, hogy minden osztályból részt vegyenek képviselők, akik különböző készségekkel és szakértelemmel rendelkeznek.
- Keresse meg a szenvedélyt: Néha a legjobb változáskezelők nem azok, akik a legtöbb tapasztalattal rendelkeznek, hanem azok, akik egyértelműen szenvedélyesen támogatják a változási elképzeléseit.
3. Készítsen stratégiai jövőkép
A hatékony változás megvalósításához csapatának egyértelmű, közös vízióra kell törekednie. (És igen, amikor elindítja a folyamatot, csapata el lesz árasztva ötletekkel és lehetséges célokkal. Az Ön feladata, hogy rendet tegyen a káoszban!)
Tisztázza, hogy a jövőbeni kezdeményezések miben fognak különbözni a korábbiaktól. Mutassa be, hogy ezek az új változások hogyan fogják előnyösen befolyásolni a vállalati kultúrát, az értékesítést vagy a napi folyamatokat. A kezdéshez vegye figyelembe a következő szempontokat:
- Határozza meg értékeit: Vezető koalíciójával határozza meg a vállalaton belüli változás megvalósításának alapvető értékeit.
- Írja le elképzelését: Írjon egy rövid, két mondatos, világos elképzelést, amely az egész vállalat számára egyértelmű.
- Ellenőrizze a nyelvhasználatát: Ha megkérdezné az érdekelt feleket: „Mi a változással kapcsolatos elképzelésünk?”, akkor nagyon eltérő válaszokat kapna? Gondoskodjon arról, hogy a koalíciója egyértelműen fogalmazza meg az elképzelést, és ugyanazt a nyelvet használja a többi csapattaggal szemben is.
4. Szervezzen önkéntes hadsereget
Miután kidolgozta stratégiáját és vízióját, azt kommunikálnia kell. A legjobb emberek, akik ezt a feladatot elvégezhetik, azok, akik egységesen támogatják a jövőbeli lehetőségeket.
Az önkéntes hadsereg egy közös célok elérése érdekében összefogott csoport. Ezek az emberek felelősek a következőkért:
- A változás kommunikálása: Ők fogják kommunikálni stratégiáját a nagyobb szervezetnek.
- Akadályok kezelése: Önkéntes csapata fogja kezelni a többi alkalmazott összes aggályát és problémáját.
- Szükség esetén változtasson: Mint minden változásvezetés szakértője tudja, az eredeti terv nem feltétlenül lesz hibátlan. Önkéntes csapata hozzon létre egy teljesítményértékelési, megbeszélésekből és ellenőrzésekből álló rendszert, hogy szükség esetén módosításokat lehessen végrehajtani.
5. Támogassa a cselekvést az akadályok eltávolításával
Bármilyen szervezeti változás – legyen az a küldetésnyilatkozat, a célközönség vagy a belső folyamatok módosítása – akadályokba ütközik. Ezért John Kotter nyolc lépéses változási modelljének egyik kritikus lépése az akadályok eltávolítása.
Miután kidolgozta a változási stratégiáját, folyamatosan ellenőriznie kell, hogy nincsenek-e akadályok. A változási törekvéseinek sikeressége érdekében tegye a következőket:
- Vegye fel a kapcsolatot azokkal, akik ellenállnak a változásnak: Mindig lesznek olyan csapattagok, akik neheztelnek a változás bevezetésére. Tartson egyéni megbeszéléseket ezekkel a személyekkel, hogy azonosítsa (és megoldja) a vitás kérdéseket.
- Nézzen túl a változási kezdeményezésein: Akadályok bárhol felmerülhetnek. Fontolja meg a munkaköri leírások, a javadalmazási vagy jutalmazási rendszerek, a kollégák általi értékelések és a szervezeti struktúra felülvizsgálatát a változási projekt előrehaladásának érdekében.
- Távolítsa el az akadályokat: Időnként kénytelen lesz eltávolítani a változás potenciális veszélyeit – legyen szó emberek, rendszerek, eszközök vagy technológiák eltávolításáról.
6. Érjen el rövid távú sikereket
Egy nagyszabású változási struktúra bevezetése hónapokig (ha nem évekig) is eltarthat. Ez az időtartam tele lehet frusztrációval, akadályokkal és kudarcokkal, ezért ne felejtsen el minden sikert megünnepelni.
Bontsa fel nagy változási projektjét kisebb, könnyebben kezelhető mérföldkövekre. Minden alkalommal, amikor a projekt egyik szakaszából a következőbe lép, ne felejtse el megjutalmazni keményen dolgozó csapatát. Fontolja meg a következő lépések megtételét:
- Jutalmazza csapatának tagjait: Hozzon létre egy rendszert, amelyben a munkavállalók elkötelezettségét és kemény munkáját jutalmazza. (Ez lehet egy szabad délután, egy extra nap a szabadságukhoz, vagy egy ajándékkártya)
- Ossza meg az egyes mérföldköveket: Tegye közzé az egyes sikereket az egész vállalatban. Fontolja meg mini sikertörténetek készítését és azok megosztását a vállalat összes munkatársának részvételével tartott értekezleten.
- Készítsen előre meghatározott listát a siker tényezőiről: Hogyan néz ki a siker (a teljes projekt befejezése mellett)? Amikor elér egy célt, mindenképpen ünnepelje meg ezt a vállalattal együtt.
7. Fenntartsa a gyorsulást
Miután elérted ezeket a korai sikereket, hogyan tudod fenntartani a lendületet?
Garantálja vállalatának sikerét azáltal, hogy nagyobb erőfeszítéseket tesz, azaz nem vesz vissza a változás elérése érdekében tett erőfeszítéseiből. Kotter 8 lépéses folyamatának részeként építsen minden egyes sikerre az alábbiak végrehajtásával:
- Felülvizsgálati és értékelési ülések: Minden kisebb sikert követően álljon meg, és gondolkodjon el a folyamat gyenge pontjain. Ez alapján tovább javíthatja a projekttervét.
- Változtassa meg koalícióját: Az ötletek frissességének megőrzése érdekében hozzon létre egy erős koalíciót a változás előmozdítóinak cseréjével.
- Újraalakítsa döntéshozatali folyamatát: Tanulja meg, hogyan lehet gyorsan változtatni, megismerve, hogyan egyszerűsítheti döntéshozatali folyamatát.
8. Változás bevezetése
A folyamat utolsó lépése? Gondoskodni arról, hogy azok a változások, amelyekért olyan keményen dolgozott, valóban megmaradjanak.
Annak érdekében, hogy a változások a jövőben is része maradjanak a szervezeti kultúrának, tegye meg a következő lépéseket:
- Alkalmazzon felülről lefelé irányuló megközelítést: A vezetőknek és a felső vezetésnek egyéni megbeszéléseken, vállalati rendezvényeken és teljes létszámú értekezleteken kell emlékeztetniük a munkavállalókat a szervezeti változásokra.
- Növelje sikertörténeteinek hatását: Készítsen mini esettanulmányokat minden egyes sikerről, emlékeztetve csapatát arra, hogy milyen messzire jutott a szervezet.
- Térjen vissza értékeihez és víziójához: Annak érdekében, hogy minden változás tartós legyen, térjen vissza víziójához. Így csapata soha nem felejti el, miért is hajtotta végre ezeket a változásokat.
Kotter 8 lépéses változásmodelljének előnyei és hátrányai
Kotter nyolc lépéses változáskezelési modelljének vannak előnyei és hátrányai. Fontos mindkettőt figyelembe venni, amikor eldönti, hogy a modell megfelelő-e a szervezetének.
Kotter modelljének előnyei a következők:
- A modell viszonylag könnyen érthető.
- A modell egy világos, strukturált útitervet nyújt a változás megvalósításához.
- A modell hangsúlyozza a hosszú távú célok köré való összefogás fontosságát, miközben a folyamat során elért rövid távú sikereket is ünnepli.
- A modell arra összpontosít, hogy az egész vállalat, beleértve a befolyásos személyeket és a fiatalabb munkatársakat is, támogassa a változást.
- Nagy hangsúlyt fektetnek a változás beépítésére a vállalati kultúrába.
A nyolc lépéses változási modell buktatói a következők:
- A modell elsősorban nagyvállalatok számára készült, ezért kisvállalkozások tulajdonosainak nem feltétlenül megfelelő.
- Általában szigorú szervezeti hierarchiákhoz alkalmas.
- A modell meglehetősen merev, ami nem feltétlenül illeszkedik a szervezeti változások komplex természetéhez.
- A modell lineáris idővonalat követ (míg a változás sokkal változékonyabb lehet, többszöri ismétléssel).
- A modell nem foglalkozik a változással járó pszichológiai és érzelmi tényezőkkel, ami kihívást jelenthet a csapat tagjai számára.
Tippek Kotter 8 lépéses változási modelljének megvalósításához
Mielőtt szervezet-szintű változásokat hajthat végre, megfelelő eszközökre van szüksége. A változás zökkenőmentes folyamatának biztosítása (és a változások tartós jellegének garantálása) érdekében kövesse az alábbi tippeket. 🤩
Ne féljen felülvizsgálni a folyamatot
Ami az elején működik, az a projekt közepén vagy végső szakaszában már nem feltétlenül működik. Ha ez történik a szervezetében, fogadja el. Ez a tökéletes alkalom arra, hogy jobbá tegye a folyamatot.
Fontolja meg a ClickUp folyamatfejlesztési sablonjainak használatát a változási projektterv egyszerűsítéséhez.
Határozza meg egyértelműen a prioritásokat
A ClickUp mérföldkövekkel még a legfélelmetesebb változási projekttervet is megvalósítható, apróbb részekre bonthatja.
A kritikus feladatok vastag betűvel és rombusz ikonnal lesznek jelölve. Ez biztosítja, hogy mindenki ugyanazt gondolja a legfontosabb célokról.
Megtekintheti azt is, hogy a mérföldkövei hogyan kapcsolódnak össze és hogyan járulnak hozzá az átfogó projektcélokhoz.
Ossza fel projektjét több fázisra
Az agilis módszertan egy gyakori taktika, amelynek során a vezetők egy nagy projektet kisebb szakaszokra, úgynevezett sprintekre bontanak. Ezzel a stratégiával motiváltan tarthatja csapatát, és továbbra is ünnepelheti az apró sikereket.
A ClickUp táblázatos nézetével megvalósíthatja az Agile módszertant úgy, hogy projektjét szakaszokra vagy sprintekre bontja, és vizuális munkafolyamatot hoz létre.
Készítsen vizuális ábrát a folyamatairól
A ClickUp rendkívül együttműködésorientált és vizuális folyamatábrázoló eszközeivel csapata megegyezhet az ütemtervekben, felügyelheti az előrehaladást és racionalizálhatja a folyamatokat.
A ClickUp Whiteboard funkciója erre tökéletesen alkalmas. Segít a csapatának vizuálisan ötletelni, stratégiákat kidolgozni és folyamatábrákat készíteni. Ráadásul mindenki valós időben együttműködhet a táblán.
Hozzon létre egy hierarchia útmutatót
A ClickUp hierarchiájával a platform úgy lett kialakítva, hogy a nagy képtől a részletekig minden szervezett maradjon. Ez azt jelenti, hogy a terek, mappák és listák segítségével strukturált képet alkothat a csapatokról és a projektekről. Innen feladatok, alfeladatok, beágyazott alfeladatok és ellenőrzőlisták hozzáadásával szervezheti a munkát, nyomon követheti és kioszthatja az egyes lépéseket.
Találkozzon a csapattal ott, ahol éppen tartanak
A csapat tagjai különböző módon fogadják be az információkat. Szerencsére a testreszabható ClickUp nézetek segítségével biztos lehet benne, hogy mindenki naprakész marad a változáskezelési folyamatokról.
A ClickUp Views több mint 15féle módot kínál az információk, feladatok és prioritások feldolgozására. Az alkalmazottak a lista nézet segítségével megtekinthetik az aznapi feladatokat, naptár nézetet hozhatnak létre a közelgő projektek megtekintéséhez, vagy a táblázat nézet segítségével áttekinthetik az egyes projektek szakaszait.
Ne kezdje a nulláról!
A változáskezelési folyamat kezdeti szakaszai nyomasztóak lehetnek. A ClickUp változáskezelési sablonjainak felhasználásával könnyebb elindítani a folyamatot.
Például a ClickUp változáskezelési terv sablonjával megtervezheti, nyomon követheti és végrehajthatja a szervezet egészét érintő változásokat. A világos ütemterv, a kockázatkezelési elemzés és az érdekelt felekkel való kommunikációs terv segítségével rendelkezésére állnak a kritikus változások sikeres végrehajtásához szükséges eszközök.
Gyakori kérdések
1. Mi az a Kotter 8 lépéses modellje az ápolás területén?
A változások megvalósítása az egészségügyi területen kényes folyamat. Kotter 8 lépéses modelljével az ápolók megvalósíthatják a technológiai, folyamatbeli, eljárásbeli és munkaköri változásokat.
2. Hány szakaszból áll Kotter változási modellje?
Kotter változási modelljének nyolc szakasza van: sürgősségérzet kialakítása, irányító koalíció létrehozása, stratégiai vízió kialakítása, önkéntesek toborzása, akadályok eltávolítása a cselekvés lehetővé tétele érdekében, rövid távú sikerek elérése, a gyorsulás fenntartása és a változás bevezetése.
3. Miért érdemes használni Kotter 8 lépéses változásmodelljét?
Kotter 8 lépéses változásmodellje a szervezeteken belüli változáskezelés alapvető keretrendszere. A lépéseket felhasználva összehozhatja a csapat tagjainak sokszínű csoportját, hogy célokat tűzzenek ki, stratégiát dolgozzanak ki, és végrehajtsák a szükséges változásokat vagy folyamatfejlesztéseket.
Használja a ClickUp-ot Kotter 8 lépéses változási modelljének megvalósításához
Kotter 8 lépéses változási modellje egy bevált módszer a szervezet egészére kiterjedő változások végrehajtására. A modell arra ösztönzi a vállalatvezetőket, hogy határozzanak meg egy világos jövőkép, határozzák meg a prioritásokat, toborozzanak lelkes személyeket a változás vezetésére, és ünnepeljék a kisebb mérföldköveket.
A változáskezelési terv sikerének biztosításához használja a ClickUp alkalmazást. A ClickUp egy all-in-one termelékenységi platform, amely segít a csapatoknak hatékonyabban dolgozni. A ClickUp olyan elengedhetetlen eszközökkel rendelkezik, mint a mérföldkövek, a hierarchia útmutatók, a testreszabható nézetek és a folyamatábrázolási sablonok, amelyekkel a változások tartósak lesznek. 👏👏
A ClickUp több ezer sablonnal, több száz integrációval és több mint 100 automatizálási funkcióval rendelkezik, hogy változáskezelési terve sikeres legyen. Ha meg szeretné tudni, hogyan , próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp-ot.