Bár a vezetési stílusok nagyban eltérhetnek egymástól, a legsikeresebb üzleti vezetők többsége egyetért abban, hogy egy szervezet legnagyobb értéke az alkalmazottai. 🧑🏼🤝🧑🏽
Ha azonban a legjobbakat veszi fel, akkor érdemes megadni nekik a lehetőséget, hogy a legjobb formájukat hozzák a munkában. A menedzsmentguruk egyre inkább az önmenedzsment felé fordulnak, hogy független, önmotivált, produktív és rendkívül kreatív csapatokat építsenek.
Ahogy a neve is sugallja, a hagyományos csapatokkal ellentétben az önszervező csapatok közvetlen felügyelet nélkül, autonóm módon működnek, bár szükség esetén továbbra is jelenthetnek egy felettesnek vagy csapatvezetőnek. A szervezetek az önszervező egyénekre támaszkodnak, hogy mikromanagement nélkül is jól végezzék munkájukat.
A ClickUp for Teamshez hasonló eszközök segítségével az önszervező munkacsoportok virágozhatnak, miközben elősegítik a szervezet növekedését.
Ebben a blogbejegyzésben mélyrehatóan megvizsgáljuk ezt a vezetési stílust, hogy megnézzük, hogyan hozhat létre önirányító csapatokat a szervezetében.
Az önirányító csapatok megértése
A hagyományos projekt- vagy agilis csapatokkal ellentétben, amelyeket egy hagyományosabb menedzser vagy felettes vezet, az önszervező csapatok általában kicsi, önirányító egységek, amelyek nem rendelkeznek hagyományos hierarchikus vagy felülről lefelé irányuló szervezeti felépítéssel.
Minden csapat tagjának megvannak a saját céljai, feladatai és felelősségei, amelyekkel eredményeket érhet el.
Az önirányító csapatokban nincs hierarchia. Ehelyett a csapat tagjai megbeszélik egymás felelősségi körének határait, és felhatalmazást kapnak arra, hogy ezeken a területeken döntéseket hozzanak. Ennek eredményeként mindenki úgy oszthatja el a munkaterhelését, ahogy jónak látja.
Mivel minden folyamatot és eredményt megvitatnak a csapaton belül, mielőtt végleges konszenzusra jutnának, az önirányító csapatok „félig autonómok”. A hatalom decentralizált, és az általános felelősség megosztott.
Az önirányítás itt kulcsfontosságú koncepció. Minden önirányító egyén felelős mind az egyéni teljesítményéért, mind az általános üzleti célért. És bár egy adott projekt irányelveinek keretein belül kell működniük, szabadon dolgozhatnak a számukra legmegfelelőbb módon.
Ez azt is jelenti, hogy egyes önszervező csapatok korlátlan szabadidővel rendelkeznek. Szabadságot vehetnek ki vagy rövidíthetik a munkanapokat, amennyiben a projekt a tervek szerint halad. A sikeres önszervező csapatok természetesen a bizalom és a felelősségvállalás szilárd alapjain nyugszanak.
Az önszervező csapatok főbb jellemzői
Az önirányító csapatok hatalmas erőként jelentek meg, amelyek elősegítik az innovációt, ösztönzik a kreativitást és javítják a szervezeti kultúrát a munkavállalók nagyobb elkötelezettségén keresztül. Az önirányító csapatok lényegének teljes megértése érdekében nézzük meg azokat a meghatározó jellemzőket, amelyek megkülönböztetik őket a hagyományosabb vezetői csapatoktól.
1. Autonómia
Az önirányító csapatokban az autonómia áll a középpontban. Ezeknek a teljesen autonóm csapatoknak a tagjai döntéseket hozhatnak a munkájukról, prioritásokat állíthatnak fel a feladatok között, és problémákat oldhatnak meg állandó felügyelet nélkül.
Ez a hatáskör-átruházás felelősségérzetet kelt, egyensúlyt teremt az autonómia és a felelősség között az egész csapatban, ösztönözve őket kezdeményezésre és kreatív megoldások keresésére.
Az autonómia további jellemzői:
- Tájékozott döntéshozatali képesség: Lássa el csapatát olyan ismeretekkel és szakértelemmel, amelyekkel a csapat céljaival összhangban tájékozott döntéseket hozhatnak.
- Hatékony időgazdálkodás: Adjon csapatának autonómiát a menetrendjüket illetően, lehetővé téve számukra a termelékenység optimalizálását és a zavaró tényezők minimalizálását.
- Kreatív problémamegoldás: Bízza meg a csapat tagjait, hogy önállóan gondolkodjanak ki megoldásokat, és teremtsen innovatív és hatékony problémamegoldási kultúrát.
2. Együttműködés
Az önirányító csapatok kiválóan együttműködnek. A csapat tagjai önmotiváltak, és együtt dolgoznak az ötletek megosztásán, a problémák megoldásán és a közös célok elérésén. Az önirányító csapatok ilyen együttműködési megközelítése kreatívabb megoldásokhoz, erőteljesebb kommunikációhoz, jobb hatékonysághoz és erősebb csapatszellemhez vezethet.
A hatékony együttműködés eredménye
- Kölcsönös tisztelet: Ösztönözze a csapatot, hogy értékeljék és tiszteljék egymás hozzájárulását a jobb eredmények érdekében.
- Aktív hallgatás: Gondoskodjon arról, hogy mindenki ötleteit meghallgassák és figyelembe vegyék az aktív hallgatás révén.
- Közös döntéshozatal: Dolgozzon együtt a csapattal, hogy a kollektív szakértelem és ismeretek felhasználásával hozzanak döntéseket.
3. Tulajdonjog
Az önszervező csapatokat erős felelősségtudat vezérli, a csapat tagjai büszkék munkájukra, és személyesen is érdekeltnek érzik magukat a projekt vagy a csapat sikereiben vagy kudarcaiban. Ez a felelősségtudat növeli a motivációt, javítja a döntéshozatalt és fokozza az elkötelezettséget a kiváló minőségű eredmények elérése iránt.
A felelősségvállalás előnyei a következők:
- Megnövekedett termelékenység és teljesítmény: Amikor a csapat tagjai teljes felelősséget vállalnak a munkájukért, belső motivációjuk is megnő, hogy jól teljesítsenek és növeljék a termelékenységet.
- Kevesebb függőség a vezetőtől: Az ilyen csapatoknak nincs szükségük vezetőre a napi feladatok elvégzéséhez, mivel önmagukat irányítják.
- Jobb döntéshozatal: Azok a csapatok, amelyek felelősséget vállalnak eredményeikért, aktívan gyűjtenek információkat a jobb döntések meghozatala érdekében, és problémamegoldó szemléletmóddal dolgoznak.
4. Felelősségvállalás
A felelősségvállalás az önirányító csapatok alapja. A csapat tagjai közösen felelősek hozzájárulásukért és a csapat projektjének általános sikeréért. Ez a közös felelősségvállalás arra ösztönzi az egyéneket, hogy a legjobb teljesítményt nyújtsák, és biztosítja, hogy az egész csapat a célok elérésére koncentráljon.
A felelősségvállalás eredménye:
- Egyéni felelősség: A csapat tagjai felelősséget vállalnak egyéni teljesítményükért és a csapat eredményeiért.
- Jobb csapat teljesítmény: A csapat tagjai egymást is felelőssé teszik a jobb eredmények elérése érdekében.
- Csökkentett konfliktusok: A megosztott felelősség megakadályozza a feszültség eszkalálódását és lehetővé teszi a konfliktusok hatékony megoldását.
5. Folyamatos fejlesztés
A sikeres önirányító csapatok a folyamatos fejlődésen alapulnak. A csapat tagjai tanulásra, fejlődésre és a kihívásokhoz való alkalmazkodásra ösztönözve vannak. Ez a fejlődés iránti elkötelezettség arra ösztönzi az önirányító csapatot, hogy új munkamódszereket keressen, finomítsa a folyamatokat és kivételes eredményeket érjen el.
A folyamatos fejlesztés az alábbiakhoz vezet:
- Megnövekedett hatékonyság: A hatékonyságot csökkentő folyamatok, munkafolyamatok és termékek következetes azonosítása és kiküszöbölése javítja a termelékenységet.
- Jobb ügyfél-elégedettség: A folyamatok és gyakorlatok folyamatos fejlesztése segít a szervezetnek jobb termékeket és szolgáltatásokat nyújtani az ügyfeleknek.
Az önszervező csapatok előnyei és hátrányai
Ahogy minden menedzsmentmodellnek megvan a maga hátránya, úgy az önmenedzsment csapatoknak is vannak előnyeik és hátrányaik.
Az önszervező csapatok előnyei
Az önszervező csapatok kialakításának számos előnye van, például magas termelékenység és motiváció, gyors döntéshozatal és költségmegtakarítás. Nézzük meg ezeket részletesen!
Jobb termelékenység és készségek
Az önirányító csapatok általában sokkal termelékenyebbek, mint a hagyományosak. Mivel az önirányító egységekben a felelősségvállalás és az elszámoltathatóság olyan fontos szerepet játszik, általában keményebben dolgoznak, mint a hagyományos struktúrájú csapatok. Akár új készségeket is elsajátíthatnak, hogy megőrizzék „önirányító” címüket.
Így az önszervező egyének általában nagyobb fegyelmet tanúsítanak a munkájukban.
Fokozott motiváció és elkötelezettség
A csapat teljesítménye tükrözi az erőfeszítéseit, így a munkavállalók motiváltabbak, hogy a legjobb formájukat hozzák. A közös cél elérése érdekében végzett munka és a konkrét feladatok ellátása szintén javítja a morált és a motivációt. A sikeres önirányító csapatban való részvétel a munkavállalóknak nagyobb önbizalmat ad, és arra ösztönzi őket, hogy a legjobbjukat adják a projektben.
Jobb döntéshozatal
Az önirányító csapatok önállóak. A projekt eredményére való éles fókuszuk azt jelenti, hogy még komplex kérdésekben is jól tájékozott, együttműködésen alapuló döntéseket hoznak.
Megnövekedett hatékonyság
Az önirányító csapatok lapos hierarchiában működnek, nincs köztük és a vezetés között közbenső vezetői szint. Ez csökkenti a félreértések lehetőségét, növeli az önálló döntéshozatalt, és gyors, együttműködésen alapuló cselekvést tesz lehetővé.
Magasabb költséghatékonyság
Az önszervező csapatok révén a szervezetek megtakaríthatják a vezetők és felettesek felvételével, képzésével és megtartásával járó költségeket. Ezenkívül, mivel az ilyen csapatok általában hatékonyabbak és termelékenyebbek, időt és pénzt takarítanak meg, és segítenek a teljes szervezetnek magasabb nyereséget elérni.
Az önszervező csapatok hátrányai
Az önirányítás világában nem mindig süt a nap. Íme néhány hátránya az önirányító csapatoknak.
Konfliktusok és véleménykülönbségek
A sokszínűség áldás a szervezetek számára. De amikor az emberek különböző háttérrel és szakterülettel rendelkeznek, akkor biztosan különböző nézőpontokkal is rendelkeznek. Az önszervező csapatok decentralizált világában a véleménykülönbségek lassíthatják a döntéshozatalt és potenciálisan konfliktusokat okozhatnak.
A munkavállalókat meg kell tanítani arra, hogy ezeket a különbségeket tapintatosan és produktívan kezeljék.
Felelősségvállalás kontra autonómia
A teljes autonómia rossz kezekben magas költségekkel járhat. Ezért az önszervező csapatoknak (és az egyes tagoknak) teljes mértékben felelősséget kell vállalniuk teljesítményükért és eredményeikért.
Ilyen kicsi és fókuszált csapatokban, ha egyetlen csapattag is visszaél az autonómiájával, az hatással van az egész csapatra. A projektek nem a tervek szerint haladnak, és a szervezetek veszteségeket szenvednek el. Ez jelentős kockázatot jelent az önszervező csapatok esetében.
Az irányvesztés lehetősége
Az önmenedzsment csapatok felépítése időt és alapos átgondolást igényel. Lehet, hogy a kiválasztott alkalmazottak nem alkalmasak az önmenedzsmentre, ami ronthatja a csapat teljesítményét. Emellett, ha az önmenedzsment csapat nem kap megfelelő útmutatást és képzést a kezdeti szakaszban, akkor gyorsan elveszítheti az irányt.
Sikeres önirányító csapat felépítése: lépésről lépésre
Az önszervező csapatok felszabadíthatják a termelékenység és az innováció gátjait a vállalatában. De ezt helyesen kell megtenni.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató a magas teljesítményű, rugalmas, önirányító csapatok felépítéséhez.
Az önirányító csapatok meghatározása
Először is határozza meg, mit jelent Önnek az „önszervező csapat”. Félig vagy teljesen autonóm csapatot keres? Olyan embereket keres, akik rendelkeznek bizonyos készségekkel, például problémamegoldó képességekkel? Autonóm csapatokat szeretne létrehozni termékek, szolgáltatások vagy más konkrét feladatok ellátására?
Határozza meg, hogy az önirányító csapatok melyik definíciója működik a legjobban a szervezetében, mind funkcionális, mind kulturális szempontból. Ezután kövesse a következő lépéseket, hogy magas teljesítményű, önirányító munkacsoportot hozzon létre.
Figyeljen a jelekre
Az önirányító csapatok bevezetésének következő logikus lépése annak felmérése, hogy alkalmazottai rendelkeznek-e a fent említett jellemzőkkel vagy tulajdonságokkal. Ne feledje, hogy az ideális önirányító csapat olyan emberekből áll, akik önmotiváltak, megbízhatóak, magabiztosak a döntéshozatalban, kiválóan kezelik az időt és jól kommunikálnak.
Azonosítsa az érdeklődő csapat tagokat
Miután értékelte azokat a jelölteket, akik tökéletesen alkalmasak lennének önmenedzsment szerepekre, kérdezze meg őket, hogy érdekeltek-e. Lehet, hogy nem mindenki lesz az. Képességeiktől függetlenül sok alkalmazott inkább egy vezetőt szeretne, aki irányítja és vezeti őket.
Fontos olyan személyeket keresni, akik szívesen fejlesztik képességeiket, folyamatosan javulnak, és elég magabiztosak ahhoz, hogy önállóan kezeljék a problémákat. A lehetséges csapat tagoknak rendelkezniük kell az interperszonális készségekkel is, hogy jól tudjanak együttműködni egy hasonlóan független gondolkodású személyekből álló csapatban.
Különböző csapatépítő technikákat alkalmazhat, hogy az önmenedzsment csapat tagjai jól összehangolódjanak.
Határozzon meg egyértelmű célokat és feladatokat
Ezután határozza meg azokat a célokat és feladatokat, amelyeket az önszervező csapatának el kell érnie. Határozza meg egyértelműen a várt eredményeket és kimeneteleket, hogy a csapat tudja, mire kell törekednie. Emellett magyarázza el, hogyan fogja mérni ezeket az eredményeket.
A legjobb gyakorlat az, ha a ClickUp Goals segítségével elérhető célokat állít fel, és azokat a megfelelő személyeknek rendeli hozzá. Csatornákat is létrehozhat a termelékenység mérésére.
Miután világos útitervet készített az elvárásairól és a küldetés stratégiájáról, tervezze meg a csapat teljesítményének értékelését is. A ClickUp teljesítményértékelési sablonja segít ebben.
Végezzen önértékeléseket és adjon visszajelzéseket ennek a sablonnak a segítségével.
Fejlessze a csapat szerepeit és felelősségeit
Osszon ki egyértelmű szerepeket és felelősségi köröket az önirányító csapatoknak. Tegye egyértelművé, hogy minden tag egy horizontális hierarchiában helyezkedik el, nem pedig a hagyományos csapatstruktúra felülről lefelé irányuló hierarchiájában. Biztonsági intézkedésként hozzon létre egy mechanizmust, amely lehetővé teszi egy külső vezető vagy mások beavatkozását, ha egy alkalmazott nem tudja elvégezni a munkáját.
Feladatok kiosztása és nyomon követése
Most, hogy az alapok megvannak, itt az ideje, hogy feladatokkal lássa el az egyes csapattagokat és a csapatot egészét. A ClickUp Taskshez hasonló eszközökkel végzett hatékony feladatkezelés jelentősen javíthatja a csapat termelékenységét.
Ismétlem, bár a projektcsapat a munka megkezdése után önállóan fog működni, a ClickUp projektmenedzsment eszközével továbbra is nyomon követheti a haladásukat. Ez az eszköz áttekintést nyújt a prioritásokról, a csapatok közötti együttműködésről és a projekt előrehaladásáról.
Nyitott kommunikációs csatornák
Hozzon létre fix kommunikációs csatornákat, például stand-up meetingeket, vitafórumokat, heti vagy havi videohívásokat, vagy bármi mást, ami a legjobban működik.
A ClickUp Chat áttörést jelent a megbízható és valós idejű csapatkommunikáció terén. Több mint 1000 eszközt és alkalmazást integrálhat a ClickUp-ba a zökkenőmentes és pontos kommunikáció biztosítása érdekében.
Döntéshozatali mechanizmusok létrehozása
Egy fegyelmezett, önirányított csapatban egyetlen alkalmazott sem rendelkezik több hatalommal, mint a többiek. Ez az eltérés a hagyományos vezetési hierarchiától néha akadályozhatja a döntéshozatali folyamatot.
Ennek leküzdésére kinevezhet valakit „facilitátorként”, vagy a csapat választhat magának facilitátort. A facilitátor közvetítőként működik, aki levezeti az értekezleteket, kezeli a konfliktusokat és biztosítja az általános konszenzust.
Erőforrások biztosítása
Biztosítson képzést és adjon a csapatának a sikerhez szükséges eszközöket. Ez lehet egy kezdeti beállítás során kifizetett pénzösszeg, a munka kezelésére és nyomon követésére szolgáló szoftver, vagy teljes hozzáférés egy olyan eszközökből álló tárházhoz, amelyeket szükség szerint használhatnak.
A ClickUp sablonok kiválóan alkalmasak az önálló csapatok számára, hogy kiválaszthassák, mire van szükségük a működéshez. Találhat sablonokat a projektmenedzsmenthez a SWOT-elemzés és a SIPOC (beszállítók, bemenetek, folyamatok, kimenetek, ügyfelek) keretrendszerekből. A csapatok ezeket a sablonokat felhasználhatják a munkájuk tervezéséhez, stratégiájának kidolgozásához, végrehajtásához, felosztásához és értékeléséhez.
Eredményalapú ütemtervek meghatározása
Modern vállalkozásokként mindannyian az idővel versenyezünk. Határozzon meg egyértelmű, reális határidőket, amelyek figyelembe veszik a váratlan események lehetőségét, miközben a csapat tagjai éberek maradnak és elérik a célokat. Mivel már egyértelműen meghatározta, mi számít sikernek, gondoskodjon arról, hogy önirányító csapata a megadott időkereten belül elérje a kitűzött célokat.
Értékelje önirányító csapatának hatékonyságát
Végül, a projekt befejezése után alaposan vizsgálja meg az adatokat. Az önszervező csapat által végrehajtott projekt mutatóinak alapos elemzése segít a szükséges változtatások végrehajtásában, függetlenül attól, hogy azok a csapattal, a feladatok jellegével, a rendelkezésre álló erőforrásokkal stb. kapcsolatosak.
Folyamatosan javuljon minden iterációval.
Segítsen önszervező csapatainak a sikerhez
Az önirányító csapat felállítása bonyolult feladat lehet. Gondos tervezést, a kockázatok és előnyök alapos megértését, és ami a legfontosabb, a megfelelő emberek kiválasztását igényli.
A ClickUp több mint 1000 eszközzel való kényelmes integrációja, könnyen használható sablonjai, automatizált munkafolyamatai és intuitív irányítópultjai egyszerűsítik az önszervező csapatok tervezését, stratégiáját és végrehajtását.
Részletes elemzések, adatvédelmi beállítások és a kedvenc projekteszközeinek összekapcsolásának szabadsága segítségével közelebb kerülhet termelékenységi és hatékonysági céljaihoz.