Pokud se o své zákazníky nestaráte, postará se o ně váš konkurent.
Pokud se o své zákazníky nestaráte, postará se o ně váš konkurent.
V podnikání péče o zákazníky znamená včasné kontroly a následné kroky. Koneckonců, opuštěné košíky se bez popostrčení málokdy promění v prodej.
Většina společností však po nezodpovězené nabídce nekontaktuje zákazníka více než jednou. Na jejich obranu lze říci, že ruční odesílání těchto upomínek může zabrat několik hodin týdně.
Právě zde přichází na řadu automatizace WhatsApp. Automatizace zpráv WhatsApp vám pomůže omezit opakující se úkoly, jako je zasílání připomínek schůzek, následných zpráv, uvítacích zpráv nebo dokonce odpovídání na časté dotazy zákazníků.
V tomto článku vás provedeme automatizací zpráv WhatsApp pomocí aplikace WhatsApp Business, rozhraní WhatsApp Business API a oblíbených nástrojů pro automatizaci WhatsApp.
⭐ Vybraná šablona
Ve světě, kde se týmové chaty odehrávají všude, se důležité aktualizace snadno ztratí. Šablona okamžitých zpráv ClickUp vám však pomůže shromáždit je všechny na jednom místě. Pomůže vám:
- Uchovávejte všechny konverzace na jednom místě, aby váš tým mohl snadno najít, sledovat a znovu si prohlížet důležité aktualizace, aniž by musel přepínat mezi aplikacemi.
- Upřednostňujte klíčové zprávy pomocí organizovaných vláken a strukturovaných následných akcí a zajistěte, aby naléhavé dotazy nebo aktualizace dostaly pozornost, kterou si zaslouží.
- Zajistěte, aby žádná zpráva nezůstala bez odpovědi, a to tím, že konverzace proměníte v akční úkoly nebo připomenutí, čímž snížíte riziko nedorozumění a zmeškání termínů.
Co znamená automatizace zpráv WhatsApp?
Pokud máte pocit, že vaše prodejní nebo marketingové aktivity by mohly být trochu živější, nejste sami. I s těmi nejlepšími úmysly je těžké zachytit každý potenciální zájemce ve správný okamžik, zejména pokud odpovídáte ručně.
A vzhledem k tomu, že 75 % lidí po celém světě pravděpodobně každý měsíc používá aplikace pro zasílání zpráv, přicházíte o spoustu příležitostí, pokud s tímto trendem neudržíte krok.
Automatizace WhatsApp znamená nastavení automatického odesílání zpráv WhatsApp, ať už se jedná o rychlé pozdrav, následné zprávy nebo užitečná připomenutí.
A to nejlepší? Tyto automatizované zprávy WhatsApp mohou stále působit osobně. Ať už sdílíte nabídku, kontaktujete zákazníka nebo mu připomínáte rezervaci, vaše zpráva může být včasná a promyšlená.
Automatizaci WhatsApp můžete využít v různých fázích, například:
- Pozdravit někoho, když se poprvé spojí s vaší firmou
- Odpovídání na časté dotazy nebo pomoc zákazníkům s prozkoumáním vašich služeb
- Připomenutí obsahu košíku nebo nabídka speciální akce
Drobnosti, jako je přidání automatické odpovědi WhatsApp nebo použití šablon zpráv, také usnadňují vašim zákazníkům odpovídat a udržují konverzaci v přirozeném proudu.
📖 Přečtěte si také: Jak používat instant messaging v práci
Způsoby automatizace zpráv WhatsApp
Podívejme se na různé způsoby, jak můžete nastavit automatické zasílání zpráv WhatsApp, a zjistěte, který z nich nejlépe vyhovuje vašemu podnikání.
1. Používejte aplikaci WhatsApp Business
Pokud hledáte jednoduchý způsob, jak začít s automatizací WhatsApp, aplikace WhatsApp Business je skvělým prvním krokem.
Umožňuje vám nastavit základní automatické zprávy WhatsApp, jako jsou pozdravy, zprávy o nepřítomnosti a rychlé odpovědi – ideální pro vítání nových zákazníků, zpracování zpráv po pracovní době nebo odpovídání na časté dotazy, aniž byste je museli pokaždé psát.
Takto to můžete nastavit:
- Krok 1: Otevřete aplikaci WhatsApp Business ve svém telefonu.
- Krok 2: Klepněte na tři tečky v pravém horním rohu a vyberte Nástroje pro podnikání.
- Krok 3: Vyberte požadovanou funkci automatizace – uvítací zprávu nebo zprávu o nepřítomnosti.
- Krok 4: Zapněte tuto funkci a přizpůsobte zprávu tak, aby odrážela váš styl a to, co chcete sdělit.
- Krok 5: Pokud nastavujete zprávu o nepřítomnosti, vyberte, kdy má být odeslána (vždy, mimo pracovní dobu nebo podle vlastního harmonogramu).
- Krok 6: Vyberte, kdo by měl zprávu obdržet (všechny kontakty, noví zákazníci nebo vybrané osoby).
- Krok 7: Uložte změny a máte hotovo.
Můžete také využít užitečné funkce, jako jsou:
- Rychlé odpovědi pro ukládání často používaných zpráv
- Seznamy pro hromadné zasílání pro odesílání hromadných zpráv vybrané skupině
- Integrace s nástroji třetích stran, pokud chcete později prozkoumat pokročilejší automatizaci.
🟠 Když mají zákazníci dotaz, mohou se zeptat vás. Ale pokud máte důležitý dotaz týkající se pracovních postupů nebo procesů, koho se zeptáte? Právě v takových případech potřebujete super agenta s umělou inteligencí, který vám pomůže najít odpovědi rychleji!
📖 Přečtěte si také: Jak používat AI k automatizaci úkolů
2. Používejte WhatsApp Business API
Na rozdíl od aplikace WhatsApp Business, která funguje dobře pro malé týmy, vám WhatsApp Business API umožňuje automatizovat zprávy WhatsApp ve velkém měřítku a integrovat je do vašich stávajících obchodních nástrojů.
Ano, nastavení vyžaduje trochu plánování, ale umožní vám vytvořit personalizované zákaznické cesty, odesílat hromadné zprávy a budovat pokročilou automatizaci, která běží hladce na pozadí. Zde je návod, jak začít:
- Krok 1: Vyberte si důvěryhodného poskytovatele API WhatsApp Business (také nazývaného poskytovatel obchodních řešení).
- Krok 2: Zaregistrujte si svůj účet WhatsApp Business prostřednictvím poskytovatele.
- Krok 3: Nastavte si účet WhatsApp Business Platform ve Facebook Business Manageru.
- Krok 4: Přidejte a ověřte své firemní telefonní číslo
- Krok 5: Vytvořte šablony zpráv pro aktualizace, nabídky nebo zákaznickou podporu.
- Krok 6: Odeslání šablon zpráv ke schválení
- Krok 7: Spolupracujte se svým vývojářem nebo poskytovatelem na propojení API s vaším podnikovým softwarem.
- Krok 8: Otestujte odesílání zpráv z vašeho firemního účtu, abyste se ujistili, že vše funguje správně.
S pomocí API můžete:
- Automatizujte zákaznickou podporu a aktualizace objednávek
- Hromadné odesílání zpráv, jako jsou propagační akce, připomenutí schůzek nebo upozornění
- Používejte šablony s tlačítky pro rychlou odpověď a odkazy s výzvou k akci.
- Sledujte výkonnost svých zpráv pomocí ovládacího panelu.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší aplikace pro zasílání zpráv typu „vše v jednom“
📮 ClickUp Insight: 21 % lidí uvádí, že více než 80 % svého pracovního dne tráví opakujícími se úkoly. Dalších 20 % uvádí, že opakující se úkoly zabírají alespoň 40 % jejich dne.
To je téměř polovina pracovního týdne (41 %) věnovaná úkolům, které nevyžadují mnoho strategického myšlení nebo kreativity (jako například následné e-maily 👀).
ClickUp AI Agents vám pomůže tuto rutinu eliminovat. Myslete na vytváření úkolů, připomenutí, aktualizace, poznámky ze schůzek, psaní e-mailů a dokonce i vytváření komplexních pracovních postupů! To vše (a ještě více) lze automatizovat během chvilky pomocí ClickUp, vaší aplikace pro vše, co souvisí s prací.
💫 Skutečné výsledky: Společnost Lulu Press ušetří díky automatizaci ClickUp 1 hodinu denně na každého zaměstnance, což vede k 12% zvýšení efektivity práce.
3. Používejte chatboty a nástroje umělé inteligence
Pokud je váš tým přetížen odpovídáním na dotazy zákazníků na WhatsApp, chatboty vám mohou výrazně zjednodušit život. Navíc platformy jako WATI a Interakt umožňují jednoduché a efektivní nastavení chatbotů.
S AI Agentem od WATI můžete vytvářet boty, které rozumějí kontextu, pamatují si předchozí konverzace a dokonce zvládají rutinní dotazy zákazníků, jako jsou podrobnosti o produktech nebo sledování objednávek. Můžete nahrát znalostní databázi, nastavit spouštěče pro případ, kdy má bot převzít kontrolu, a sledovat výkonnost prostřednictvím podrobných zpráv.
Interakt je další spolehlivou volbou, zejména pokud chcete automatizovat konverzace se zákazníky ve velkém měřítku. Díky jeho uživatelsky přívětivému nástroji pro tvorbu chatbotů pomocí drag-and-drop můžete snadno automatizovat až 80 % běžných dotazů.
Chatboty jako WATI a Interakt vám pomohou:
- Automaticky zpracovávejte dotazy zákazníků, generování potenciálních zákazníků nebo žádosti o podporu na WhatsApp.
- Nastavte spouštěče klíčových slov, inteligentní směrování a dokonce i konverzace řízené umělou inteligencí.
- Spravujte hromadné zasílání zpráv, kampaně a toky chatbotů bez nutnosti programování.
- Nabízejte nepřetržité odpovědi a zajistěte, aby se vaši zákazníci nikdy necítili ignorováni.
To je ideální, pokud chcete automatizovat zprávy WhatsApp, odesílat hromadné aktualizace nebo kvalifikovat potenciální zákazníky bez lidského zásahu.
Ale co se stane po interakci se zákazníkem?
👀 Zajímavost: Slavný signál SOS nebyl zkratkou pro „Save Our Souls“ (Zachraňte naše duše). Byl zvolen proto, že jednoduchý vzor tečka-tečka-tečka, pomlčka-pomlčka-pomlčka, tečka-tečka-tečka byl v morseovce rychlý a jasný. Stejně jako dnešní rychlé zprávy, i zde šlo o to, aby se signál rychle dostal na místo určení.
Právě v tom vám ClickUp Brain a ClickUp Brain MAX pomohou sjednotit vše pro váš interní tým. 💡
Místo toho, abyste nechali interakce se zákazníky skončit u chatbota, můžete pomocí ClickUp Brain shromažďovat informace z externích nástrojů nebo od zákazníků, automaticky vytvářet úkoly, přiřazovat je správným osobám a udržovat vaše projekty v pohybu.
Vaše automatizační nástroje WhatsApp zajistí, že žádný zákazník nebude čekat, zatímco ClickUp Brain zajistí, že žádný úkol nezůstane nedokončený.
Není divu, že týmy mohou ušetřit 1,1 dne týdně, pracovat čtyřikrát rychleji díky funkci Talk to Text a snížit náklady až o 88 % zjednodušením svých pracovních postupů pomocí ClickUp Brain MAX.
📖 Přečtěte si také: Výhody a nevýhody WhatsApp
4. Integrace CRM a automatizace marketingu
Pokud používáte CRM nebo marketingový nástroj ke sledování svých potenciálních zákazníků, je logické propojit jej s vaší komunikací přes WhatsApp. Koneckonců, sledování zákazníků by mělo být přirozené, ne jako přeskakování mezi desítkami různých aplikací. Právě zde se stává integrace CRM a marketingové automatizace klíčovou.
Tyto nástroje vám umožňují synchronizovat vaše kampaně WhatsApp s údaji o zákaznících, které již máte. Ať už se jedná o krátký děkovný dopis, potvrzení nákupu nebo jemné připomenutí opuštěného košíku, vše můžete automatizovat přímo ze svého CRM nebo marketingové platformy.
Vezměte si například Zoho Marketing Automation. Umožňuje vám vytvářet personalizované zprávy WhatsApp, naplánovat je na správný čas a dokonce nastavit automatizované pracovní postupy, které reagují na akce zákazníků.
📌 Příklad: Řekněme, že se zákazník přihlásí k odběru vašeho zpravodaje – Zoho může automaticky odeslat uvítací zprávu přes WhatsApp. Pokud někdo klikne na propagační akci, ale nic nekoupí, můžete mu poslat přátelské připomenutí nebo speciální nabídku, a to vše bez manuálního úsilí.
Hodnotu těchto integrací tvoří rovnováha mezi automatizací a personalizací. Kontakty můžete seskupovat podle zájmů, předchozích nákupů nebo podle toho, jak reagovaly na vaše zprávy.
📖 Přečtěte si také: Jak upravit zprávy WhatsApp po jejich odeslání
5. Naplánujte si zprávy WhatsApp pomocí automatizačních nástrojů
Všichni víme, jak důležité je načasování v komunikaci se zákazníky. Nikdo však nemůže být online 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, aby stiskl tlačítko „odeslat“ přesně v ten správný okamžik.
Plánovač WhatsApp vám umožňuje napsat zprávu nyní a odeslat ji později, aniž byste si museli pamatovat nebo být k dispozici, až nastane správný čas.
💡 Tip pro profesionály: Při výběru plánovače WhatsApp hledejte funkce, jako jsou šablony zpráv, možnosti personalizace, hromadné plánování, segmentace kontaktů a základní analytika. Ty vám pomohou odesílat zprávy, které působí osobně, dorazí ve správný čas a přinášejí vašim zákazníkům skutečnou hodnotu.
Ať už si vyberete jakýkoli nástroj, proces plánování obvykle probíhá následovně:
- Krok 1: Přihlaste se do svého oblíbeného nástroje pro plánování WhatsApp.
- Krok 2: Napište zprávu nebo vyberte uloženou šablonu (například děkovnou zprávu nebo připomenutí).
- Krok 3: Vyberte kontakty, které chcete oslovit – mohou to být jednotlivci nebo seznam kontaktů.
- Krok 4: Nastavte datum a čas, kdy chcete, aby byla zpráva odeslána.
- Krok 5: Stiskněte tlačítko „Naplánovat“ a nechte nástroj postarat se o zbytek.
Většina nástrojů pro plánování vám také umožňuje později upravit zprávu nebo zkontrolovat stav jejího doručení. Nejlepší na tom je, že můžete naplánovat komunikaci na celý týden najednou, což vám dá klid a uvolní čas vašemu týmu.
👋🏾 Naučte se, jak snadno automatizovat pracovní postupy. Podívejte se na toto video:
👀 Zajímavost: Slovo „ahoj“ nebylo běžným pozdravem až do vynálezu telefonu. Thomas Edison jej popularizoval jako způsob, jak zahájit telefonní hovor.
Omezení a úvahy při automatizaci zpráv v WhatsApp
Než se pustíte do automatizace zpráv WhatsApp, je dobré znát omezení a základní pravidla, která s tím souvisejí, a připravit se na alternativy WhatsApp:
❗️WhatsApp vyžaduje výslovný souhlas uživatele před odesláním automatických zpráv a podniky musí jasně uvést, jaký typ komunikace budou uživatelé dostávat.
❗️Aplikace WhatsApp Business i API mají omezení počtu zpráv, přičemž API používá stupňovitý systém založený na obchodních výsledcích a kvalitě zpráv.
❗️Odesílání přílišného množství zpráv nebo irelevantního obsahu může spustit spamové filtry WhatsApp, což může vést k blokování zpráv nebo dokonce k pozastavení účtu.
❗️Automatické odpovědi jsou omezené, zejména mimo 24hodinové okno zákaznické podpory, kde jsou vyžadovány schválené šablony zpráv.
❗️Aplikace Business nabízí omezenou integraci s CRM a nástroji, zatímco API je vhodnější pro větší operace, které vyžadují pokročilou automatizaci a škálovatelnost.
📖 Přečtěte si také: Šablony plánů komunikace v rámci projektu zdarma
Proč používat ClickUp k automatizaci zpráv
Když přemýšlíte o automatizaci komunikace, většina nástrojů zvládá buď zákaznické chaty, nebo interní aktualizace, nikdy obojí.
Právě v tom se ClickUp odlišuje od ostatních, protože umožňuje spolupráci mezi členy vašeho týmu v reálném čase. Jedná se o první konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, který spojuje zasílání zpráv, správu úkolů a umělou inteligenci do jednoho propojeného pracovního prostoru. Výsledek? Snížení počtu aplikací a kontextů, což znamená konec nepropojených pracovních postupů a roztříštěných informací/pracovního kontextu.
Automatizujte připomenutí, aktualizace a následné kroky pomocí automatizací ClickUp.
Pro začátek máte k dispozici ClickUp Automations, které vám pomohou spouštět včasné zprávy na základě vašeho pracovního postupu. Máte možnost nastavit automatická připomenutí blížících se termínů nebo spouštět zprávy od zákazníků.
Toto lze přizpůsobit pro integrované aplikace třetích stran prostřednictvím ClickUp Integrations. Mezi příklady použití patří upozorňování recenzentů na změny stavu úkolů nebo zasílání aktualizací po dosažení významných milníků.
Například pokud se návrhový úkol přesune do fáze „Kontrola“, ClickUp může zaslat vašemu týmu zprávu: „Návrh je připraven ke kontrole – zkontrolujte jej prosím do 17:00.“ Můžete také naplánovat opakující se zprávy, jako je týdenní shrnutí pro zainteresované strany nebo denní výzva ke stand-up schůzce.
📖 Přečtěte si také: Jak vytvořit efektivní formát virtuální zprávy
Začněte konverzace přímo v místě, kde se pracuje, pomocí ClickUp Chat.
Díky ClickUp Chat může váš tým sdílet aktualizace, klást rychlé otázky a diskutovat o úkolech souvisejících se zákazníky, a to vše na jedné platformě. Namísto přepínání mezi projektovým nástrojem a chatovací aplikací máte k dispozici jedno vlákno, kde jsou pohromadě nápady, rozhodnutí a odkazy na úkoly.
Projektoví manažeři mohou například provádět týdenní kontroly přímo v ClickUp Chat, přičemž každá aktualizace je propojena s příslušnými úkoly. Ještě lepší je, že když někdo v chatu nahlásí problém, můžete tuto zprávu okamžitě převést na úkol nebo se připojit k hovoru přes SyncUps.
👀 Zajímavost: Nejstarší známý ručně psaný dopis, pocházející z doby kolem roku 500 př. n. l., poslala perská královna Atossa. Údajně obsahoval pokyny pro její guvernéry, což dokazuje, že písemné poznámky vládly vedení po staletí.
Vytvářejte opakovaně použitelné šablony a skripty pomocí ClickUp Docs a AI.
ClickUp Docs je ideální pro ukládání šablon komunikace. Například: uvítací zprávy, skripty chatbotů nebo často kladené otázky zákazníků. Můžete je jednou napsat, vylepšit pomocí ClickUp Brain a aktualizovat kdykoli je to potřeba.
Díky této funkci může tým zákaznické podpory vytvořit sdílený dokument s předem připravenými odpověďmi na časté dotazy a aktualizovat jej po každé změně produktu. Marketingové týmy mohou vytvářet šablony oznámení a využívat ClickUp AI k přizpůsobení tónu pro různé cílové skupiny.
💟 Bonus: Brain MAX je váš desktopový pomocník poháněný umělou inteligencí, který zefektivňuje zákaznickou podporu a správu dotazů. Díky hluboké integraci s vašimi e-mailovými, chatovacími a podpůrnými platformami vám Brain MAX pomáhá rychle vytvářet, organizovat a odesílat odpovědi na dotazy zákazníků pomocí inteligentních šablon a návrhů založených na kontextu.
Můžete použít funkci převodu řeči na text k zaznamenání problémů zákazníků nebo diktování odpovědí a Brain MAX vaše zprávy okamžitě přepíše a uspořádá. Může také automatizovat následné kroky, nastavit připomenutí pro nevyřešené tikety a udržovat všechny interakce se zákazníky propojené se správnými případy nebo projekty. Tím je zajištěno, že každý dotaz je vyřízen rychle, profesionálně a s plným kontextem, což činí zákaznickou podporu rychlejší, snadnější a spolehlivější.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší nástroje pro asynchronní komunikaci
Konverzace probíhají hladčeji, když je ClickUp v obraze
Pokud je v této příručce něco jasné, pak je to fakt, že udržování kontaktu se zákazníky a týmy spočívá v zasílání správných zpráv ve správný čas. Automatizace WhatsApp pomáhá firmám právě v tom.
Ať už se jedná o připomenutí schůzek, následné kontakty nebo rychlé aktualizace, automatizované zasílání zpráv zajistí, že vaše značka bude reagovat, bude spolehlivá a vždy přítomná, i když nejste online.
Ale kde do toho vstupuje ClickUp? Většina nástrojů WhatsApp se zaměřuje na automatizaci orientovanou na zákazníky.
ClickUp vše spojuje dohromady: konverzace se zákazníky, interní sledování, aktualizace projektů a automatická připomenutí – v jednom propojeném pracovním prostoru.
Jste připraveni zjednodušit své pracovní postupy, zlepšit sledování a ušetřit svému týmu několik hodin týdně? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!
Často kladené otázky
WhatsApp sám o sobě nenabízí vestavěnou funkci pro automatické zprávy v osobních účtech. Pokud však používáte aplikaci WhatsApp Business, můžete nastavit automatické pozdravy a zprávy o nepřítomnosti, které budou odpovídat zákazníkům, když nejste k dispozici. Pro pokročilejší automatizaci mohou podniky použít WhatsApp Business API, které umožňuje automatické odpovědi a naplánované zprávy, ale to obvykle vyžaduje technické nastavení nebo integraci třetí strany.
Plánování zpráv WhatsApp není ve standardní aplikaci nativně podporováno. Na zařízeních Android můžete k plánování zpráv použít aplikace třetích stran, jako je SKEDit. Na iPhonech můžete pomocí aplikace Shortcuts nastavit připomenutí pro odeslání zpráv v určitý čas, ale budete je muset odeslat ručně. Pro firemní uživatele umožňuje WhatsApp Business API plánování zpráv prostřednictvím platforem třetích stran.
Ano, ale záleží to na typu vašeho účtu. Aplikace WhatsApp Business umožňuje základní automatizaci, jako jsou uvítací a nepřítomnostní zprávy. Pro složitější automatizaci, jako je odesílání zpráv na základě spouštěčů nebo plánů, je vyžadováno rozhraní WhatsApp Business API. Osobní účty WhatsApp nativně automatizaci nepodporují, ale některé aplikace třetích stran nabízejí omezené funkce automatizace.