Pokud váš pracovní den probíhá na Slacku, už víte, jak hlučné to může být.
Diskuse se mění v chaos. Zprávy se ztrácejí v záplavě dalších zpráv. A než se nadějete, někdo se už potřetí ptá: „Ahoj, jen se ptám, jak to vypadá?“
Právě v takových případech může dobře napsaná zpráva znamenat velký rozdíl. Rychlá připomínka, přátelské popostrčení nebo jasná aktualizace zaslaná ve správný čas mohou zajistit, že všichni budou v obraze, aniž by to působilo autoritářsky.
Je ale možné pokaždé vytvořit „dokonalou“ zprávu ve Slacku? Dodat vašim slovům hodnotu vyžaduje úsilí a čas, které pravděpodobně nemáte.
Ať už sledujete aktualizace, sdílíte pokrok nebo někomu jemně připomínáte úkoly, tyto připravené šablony zpráv pro Slack vám ušetří čas a nervy. Stačí zkopírovat, upravit a odeslat.
Pokud jste však připraveni opustit Slack a vyzkoušet nástroj, který spojuje chat, znalosti a veškerou vaši práci do jednoho kontextového AI Workspace, jsme tu, abychom vám pomohli!
💡 Tip pro profesionály: Jste zapomnětliví? Nechte příkaz Slacku /remind být vaším chytrým pomocníkem – on si pamatuje za vás. Můžete jej použít k nastavení připomínek pro sebe, jiné osoby nebo celé kanály.
Například: /připomeň mi, abych zkontroloval zprávy v 16:00.
Co jsou šablony zpráv Slack?
Šablony zpráv Slack jsou předem napsané formáty zpráv, které můžete znovu použít pro běžné pracovní konverzace, jako jsou aktualizace stavu, připomenutí schůzek, sledování úkolů nebo kontroly.
Pomohou vám říkat správné věci správným způsobem, aniž byste je museli pokaždé psát od začátku.
Součásti dobré šablony zahrnují:
- Klíčová zpráva nebo požadavek
- Zdvořilý a profesionální tón
- Zástupné symboly pro přizpůsobení podrobností
Není třeba přemýšlet nad formulací ani se starat o tón. Stačí vyplnit konkrétní údaje a odeslat.
Tyto šablony jsou obzvláště užitečné pro týmy, které zpracovávají opakující se aktualizace, mezifunkční komunikaci nebo spravují více zainteresovaných stran na Slacku.
Šablony šetří čas, snižují riziko nedorozumění a zajišťují konzistentnost vašich zpráv.
🧠 Zajímavost: Uživatelé Slacku posílají každý týden přes 1,5 miliardy zpráv! To je spousta textových zpráv typu „jen se hlásím“!
Co dělá šablonu zprávy Slack dobré?
Dobrá šablona zprávy Slack vám pomůže komunikovat jasně, aniž byste zněli stroze nebo obecně. Zde je několik tipů, na co se zaměřit:
- Přehledný formát: sdělení je vyjádřeno v několika řádcích.
- Snadné přizpůsobení: Vyměňte jména, data nebo odkazy během několika sekund.
- Přátelský tón: profesionální, ale ne robotický
- Účelnost: Každý řádek by měl sloužit jasnému cíli (upomínka, aktualizace, žádost).
- Opakovaně použitelná struktura: Hodí se pro opakující se zprávy, aniž byste je museli přepisovat.
- Rychlé odeslání: Úpravy by vám neměly zabrat více než minutu.
- Snadno čitelné: krátké věty, řádky a žádné dlouhé texty
Pokud vaše šablona šetří čas a zabraňuje opakovanému zasílání zpráv ve Slacku, plní svůj účel.
📚 Přečtěte si také: Výhody a nevýhody Slacku v práci
Bezplatné šablony zpráv pro Slack
Je pravděpodobné, že velkou část tohoto času tráví přemýšlením, co napsat. Píší. Maží. Přepisují. Zpochybňují. A nakonec stejně kliknou na „odeslat“ s pocitem „snad to dává smysl“.
Šablony vám pomohou se v tom zmatku zorientovat. Pomohou vám rychleji říct to správné, aniž byste se stali jedním z těchto uživatelů.
Zde je několik šablon zpráv pro Slack, které můžete ihned použít ve svém pracovním postupu:
1. Šablona programu schůzky
Toto je šablona ve stylu Canvas vytvořená pro rychlé a cílené schůzky. Obsahuje přehledné sekce a popisy pro přípravu, sledování a dokončení:
- Témata programu: Co je třeba projednat
- Akční položky: Kdo bude dělat co dál
- Důležité odkazy: Dokumenty, prezentace nebo cokoli, co budete potřebovat k nahlédnutí.
Tento formát pomáhá všem zůstat v obraze před, během i po schůzce, i když zmeškají hovor. Jakmile jsou uvedeny body k akci, jsou na místě přiděleny odpovědnosti.
Program je přidán jako záložka ve vašem chatu, což usnadňuje jeho pozdější rychlé prohlížení. Výsledky jsou tak sledovány, kontrolovány a skutečně realizovány.
A to nejlepší? Je to spolupráce. Každý může přidávat témata, vkládat odkazy nebo aktualizovat úkoly v reálném čase.
👀 Věděli jste, že... Průměrný uživatel Slacku je aktivní 90 minut denně, každý pracovní den.
📚 Přečtěte si také: Jak používat Slack pro řízení projektů
2. Šablona „Zeptejte se odborníka“
Tato šablona má formu kanálu Slack, který shromažďuje všechny odborné otázky a odpovědi vašeho týmu na jednom přehledném místě. Nastavení zahrnuje:
- Seznamte se s odborníky: Připnutý seznam osob, které jsou k dispozici pro konkrétní úkoly
- Archiv otázek: všechny minulé dotazy a odpovědi, které lze kdykoli vyhledat
- Formulář pro zasílání dotazů: Rychlý a intuitivní způsob, jak požádat o pomoc.
- Sledování odpovědí pomocí emodži: Zjistěte, co se právě děje a co je hotové.
Zadejte svůj dotaz pomocí formuláře. Jakmile jej odborník uvidí a začne na něm pracovat, odpoví pomocí 👀. Odpověď obdržíte ve stejném vlákně, takže nikdo nemusí hledat odpovědi v různých kanálech.
Jakmile bude vaše otázka vyřešena, uzavřou smyčku pomocí ✅. Čisté. Jednoduché. Sledovatelné.
📚 Přečtěte si také: Nejlepší konkurenti Slacku
3. Šablona plánu zastupování při nepřítomnosti v kanceláři
Když jste mimo kancelář, poslední věc, kterou chcete, je chaos ve vašich kanálech Slack. Tato šablona plánu pokrytí mimo kancelář vám pomůže nastavit očekávání, přiřadit vlastníky pokrytí a udržet plynulý pracovní tok, zatímco jste pryč.
Místo roztříštěných zpráv a zmeškaných aktualizací vědí členové týmu přesně, na koho se obrátit, co je třeba vyřídit a jak eskalovat problémy – vše je zdokumentováno na jednom místě.
- Předem připravená struktura pro dokumentování termínů, zálohování vlastníků a odpovědností.
- Vlastní pole pro úrovně naléhavosti a eskalační body
- Snadné sdílení, takže plány pokrytí jsou k dispozici tam, kde tým již komunikuje.
- Udržujte dynamiku projektu, aniž byste přetěžovali jednu osobu.
💡 Tip pro profesionály: Jste unaveni z opakovaného psaní stejných zpráv ve Slacku? Použijte /templates add k uložení zprávy a /templates send k jejímu sdílení s libovolným uživatelem nebo kanálem. Zprávu můžete kdykoli upravit nebo smazat a pro rychlou nápovědu spusťte /templates help.
4. Šablona pro hlášení a třídění chyb
Tato šablona promění hlášení chyb v plynulý a sledovatelný pracovní postup. Kombinuje zasílání zpráv týmu v reálném čase s jednoduchým formulářem pro hlášení chyb, takže kdokoli může nahlásit problémy, aniž by musel kontaktovat pět různých lidí.
Sdílené plátno předem stanoví jasné pokyny pro podávání zpráv, aby se zajistilo, že žádný detail nebude opomenut a všichni budou postupovat podle stejného procesu.
Nové chyby se okamžitě zařadí do seznamu sledovaných položek a každá aktualizace spustí automatické oznámení o stavu, takže není žádná nejistota ohledně toho, na čem se pracuje nebo co již bylo opraveno.
💡 Tip pro profesionály: Slack nemusí být chaotický. Vytvořte si efektivnější pracovní prostor pomocí těchto průvodců:
- Jak efektivně používat Slack: Odstraňte rušivé vlivy a soustřeďte se na to, co je důležité
- Jak vytvořit bot pro Slack: Automatizujte opakující se úkoly
- Jak naplánovat zprávy na Slacku: Překonejte časové rozdíly nebo buďte vždy o krok napřed při každodenních kontrolách.
- Jak organizovat kanály Slack: Aby váš tým vždy věděl, kde komunikovat a co kam patří
Trocha struktury dokáže zázraky!
Omezení Slacku
Slack je sice komplexní aplikace pro týmovou komunikaci, ale nebyl přímo navržen pro správu nebo sledování projektů.
Podívejte se na toto video a zjistěte, které komunikační aplikace jsou nejoblíbenější.
Více než 50 % kancelářských pracovníků tráví více času hledáním souborů než samotnou prací, přičemž většina z nich je ukryta v chatových vláknech.
Zde začíná Slack zaostávat:
- Žádná integrovaná správa úkolů: Můžete mluvit o práci, ale neexistuje žádný strukturovaný způsob, jak ji přidělovat nebo sledovat.
- Základní AI asistent: AI Slacku většinou shrnuje zprávy, ale příliš nepomáhá s vlastním prováděním práce.
- Nedostatečná přehlednost projektu: Nemůžete vidět, co je hotové, co je ještě třeba dokončit a jak to souvisí s většími cíli.
- Žádné časové osy ani termíny: Neexistuje možnost naplánovat práci nebo sledovat její postup v čase.
- Soubory a odkazy se snadno rozptýlí – sdílené zdroje se mohou rychle ztratit, pokud nemáte centrální místo, kde je organizovat.
Slack udržuje konverzace v chodu, ale pokud jde o sledování skutečné práce, začínají se projevovat problémy se Slackem.
Právě v tom vám pomohou nástroje jako ClickUp. Podívejme se, jak.
📚 Přečtěte si také: Slack vs ClickUp: Který nástroj pro týmovou komunikaci je nejlepší?
Alternativa k šablonám Slack
Pokud se vám vlákna zpráv ve Slacku začínají zdát jako nekonečný scroll, seznamte se s ClickUp. Je to aplikace pro vše, co souvisí s prací, vytvořená pro správu konverzací a následných úkolů – úkolů, dokumentů, formulářů, automatizací a dalších, vše pod jednou střechou.
ClickUp Chat: Skutečné konverzace přímo v místě, kde se pracuje
Prostřednictvím ClickUp Chat můžete své konverzace přenést přímo tam, kde se odehrává práce. Potřebujete rychlou poradu? Zahajte individuální nebo skupinový hovor bez přepínání aplikací. Chcete probrat nějaký úkol? Chatujte přímo v jakémkoli prostoru, složce nebo seznamu.
Můžete vytvářet vlákna odpovědí, abyste měli vše přehledně uspořádané, @zmínit kolegy, abyste je zapojili, a dokonce vidět všechny své následné akce na jednom místě. Už nemusíte prohledávat přímé zprávy, abyste si vzpomněli, co je vaše.
A to není vše. Sestavili jsme sadu vlastních šablon ClickUp, které umí víc než jen odesílat zprávy. Díky nim je ClickUp dokonalou aplikací pro týmovou komunikaci a pomáhá vám organizovat nápady, zaznamenávat úkoly a skutečně posouvat práci vpřed.
Podívejme se na ně.
1. Šablona pro okamžité zprávy ClickUp
Šablona okamžitých zpráv ClickUp, vytvořená jako úkol v ClickUp, obsahuje podrobné pokyny pro psaní jasných a praktických zpráv a vytváření spolehlivé zpětné vazby. Obsahuje předem připravené užitečné podúkoly, jako například:
- 📛 Dodržujte správné konvence pojmenování kanálů
- 📢 Zabraňte ztrátě zpráv
- ⏱️ Než něco zveřejníte, počkejte chvíli
- 🛎️ Používejte indikátory zpráv
Každý dílčí úkol obsahuje kontrolní seznam, který vás provede osvědčenými postupy, takže nic nezapomenete, ani když máte naspěch.
Tuto úlohu můžete přizpůsobit stylu komunikace vašeho týmu a uložit ji jako opakovaně použitelnou šablonu úlohy, abyste zajistili jednotnost v celé organizaci. Toto malé nastavení má velký vliv na přehlednost a produktivitu komunikace.
📌 Ideální pro: Snížení přetížení zprávami, zabránění nedorozuměním a vytvoření jednotného procesu pro zasílání zpráv ve Slacku napříč týmy.
🧠 Zajímavost: Vzhledem k tomu, že hybridní práce je tu, aby zůstala, je docházka do kanceláře o 30 % nižší než před pandemií. Díky tomu je jasná a konzistentní komunikace důležitější než kdy jindy.
2. Šablona matice zpráv ClickUp
Když týmy nemluví stejným jazykem (obrazně řečeno), zprávy se ztrácejí a kampaně selhávají. Šablona ClickUp Messaging Matrix zajistí, že všichni budou dodržovat firemní styl a sdělení, aniž by museli hledat roztříštěné informace.
Uvnitř najdete dva základní seznamy:
- Mapa zpráv: Sleduje všechny vaše marketingové plány s poli pro slib značky, positioning, cílový trh, vizi, misi a další.
- Komunikační plán: Určuje, kdo potřebuje vědět co, jak často a prostřednictvím jakých kanálů.
Zobrazení jako Plány, Priority, Matice a Frekvence vám pomohou třídit obsah podle naléhavosti, publika a kadence doručování. A díky vlastním polím, jako jsou komunikační kanály, slogany, cíle a frekvence, budete komunikovat jako profesionál.
📌 Ideální pro: Vytvoření jediného zdroje informací pro uvedení produktů na trh, sdělení značky a interní komunikaci mezi týmy.
📮ClickUp Insight: 92 % znalostních pracovníků riskuje ztrátu důležitých rozhodnutí roztroušených v chatu, e-mailech a tabulkách. Bez jednotného systému pro zaznamenávání a sledování rozhodnutí se důležité obchodní informace ztrácejí v digitálním šumu.
Díky funkcím správy úkolů ClickUp se o to už nikdy nebudete muset starat. Vytvářejte úkoly z chatu, komentářů k úkolům, dokumentů a e-mailů jediným kliknutím!
3. Šablona pro komunikaci se zaměstnanci ClickUp
Už žádné momenty typu „Počkej, kde byla ta aktualizace?“.
Šablona ClickUp pro komunikaci se zaměstnanci vám poskytuje centralizovaný prostor pro správu všech úrovní komunikace mezi týmy, odděleními a celou společností.
Díky připraveným seznamům, jako jsou Matice komunikace projektu, Kanály oddělení a Metody pro celou společnost, organizuje aktualizace, schůzky a následné kroky na jednom místě.
Od zobrazení chatu a kalendáře po tabuli a dokumenty získáte kompletní sadu nástrojů pro plánování, komunikaci a archivaci, a to vše bez přepínání mezi záložkami. Vlastní pole, jako jsou rozevírací seznamy, štítky, dlouhé texty a dokonce i odkazy na webové stránky, vám pomohou přizpůsobit komunikaci pro jakékoli publikum.
📌 Ideální pro: Udržování mezifunkční komunikace organizované, prohledávatelné a vždy o krok napřed před roztříštěnými aktualizacemi.
4. Šablona komunikačního plánu ClickUp
Chcete plánovat zasílání zpráv v rámci projektu jako profesionál? Šablona komunikačního plánu ClickUp je vaším návodem.
Tento dokument připravený k úpravám rozděluje vaši komunikační strategii do jasných, praktických částí. Stanovte cíle, nastíňte podrobnosti projektu a proveďte analýzy SWOT a PEST, vše na jednom místě.
Také zmapujete zúčastněné strany, zdokumentujete nástroje a dokončíte plán, který odpoví na otázky co, kdy a jak u každé aktualizace.
Je zde dokonce prostor pro analýzu konkurence a hodnocení po dokončení projektu, takže se nejen bavíte, ale také se učíte a zlepšujete.
📌 Ideální pro: Vytvoření solidní komunikační strategie podložené výzkumem, která přesahuje povrchní aktualizace.
📮ClickUp Insight: Týmy s nízkou výkonností používají čtyřikrát častěji více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokou výkonností si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp sdružuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě a doplňuje je o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
5. Šablona strategie interní komunikace a akčního plánu ClickUp
Jste unaveni z roztříštěných chatů a momentů typu „Mluvili jsme o tom?“? Šablona strategie interní komunikace a akčního plánu ClickUp vám pomůže přejít od nesledovaných konverzací ke strukturovanému a zdokumentovanému plánu interní komunikace.
Jak to funguje:
- Zhodnoťte své současné komunikační metody a odhalte mezery a zpoždění.
- Stanovte si jasné, měřitelné cíle, jako je omezení počtu schůzek nebo zrychlení aktualizací.
- Zabezpečte své komunikační kanály, ať už se jedná o e-mail, chat nebo asynchronní video.
- Rozdělte svůj plán na proveditelné a sledovatelné úkoly, aby vám nic neuniklo.
📌 Ideální pro: Uspořádání chaotické interní komunikace, omezení zbytečného přepisování a vytvoření jednotného způsobu komunikace v rámci celého týmu.
📚 Přečtěte si také: Šablony plánů projektové komunikace zdarma: Excel, Word a ClickUp
6. Šablona tabule pro komunikační plán ClickUp
Pokud váš komunikační plán vypadá spíše jako zamotaná síť než strukturovaný tok, je tento produkt určen právě vám.
Šablona ClickUp Communications Plan Whiteboard vám poskytuje vizuální prostor s funkcí drag-and-drop, kde můžete zmapovat každý krok vaší interní a externí komunikace.
Od plánování oznámení o spuštění až po aktualizaci týmových procesů – vše můžete rozvrhnout pomocí lepících poznámek, tvarů, spojovacích prvků a barevně odlišených bloků.
Obsahuje také přizpůsobitelné stavy, které umožňují sledovat a přesouvat položky mezi jednotlivými fázemi, od „Plánování“ a „Probíhá“ po „Zveřejněno“ nebo „Zkontrolováno“.
📌 Ideální pro: Organizování složitých komunikačních toků a přeměnu chaotických plánů na jasné, sledovatelné úkoly.
💡 Tip pro profesionály: Chcete rychle proměnit nápady v činy? Jediným kliknutím přeměňte poznámky na úkoly a spusťte jejich realizaci přímo z tabule.
7. Šablona ClickUp pro týmovou komunikaci a schůzky
Jste unaveni z hledání aktualizací a žonglování s kalendáři? Šablona ClickUp Team Communication and Meeting Matrix vám pomůže zmapovat, kdo potřebuje vědět co, jak často a prostřednictvím jakého kanálu, bez zbytečného dohadování.
Pomocí zobrazení Seznam můžete organizovat schůzky podle účastníků, zobrazení Tabule je vhodné pro seskupování podle stavu a zobrazení Kalendář poskytuje vizuální přehled vašeho měsíčního plánu. Přidejte kontext pomocí vlastních polí, jako jsou Cíle schůzky, Způsob komunikace, Plán, Účastníci a Vlastník.
Ať už se jedná o denní porady nebo čtvrtletní hodnocení, vše je přehledně uspořádané a snadno spravovatelné.
📌 Ideální pro: Strukturování aktualizací týmu, opakujících se schůzek a komunikace v rámci projektu v jednom sdíleném systému.
Toto říká Jodi Salice, kreativní ředitelka společnosti United Way Suncoast, o ClickUp:
Nemohu si to vynachválit. Díky automatizaci, šablonám a všem různým druhům sledování a zobrazení se s ClickUpem prostě nemůžete splést.
Nemohu si to vynachválit. Díky automatizaci, šablonám a všem různým druhům sledování a zobrazení se s ClickUpem prostě nemůžete splést.
ClickUp Brain: AI pro zasílání zpráv, která skutečně funguje
Ale to je jen špička ledovce. Pokud potřebujete kompletní pracovní AI, která rozumí celému kontextu vaší práce a dokáže za vás psát a odesílat zprávy, vyzkoušejte ClickUp Brain. Je navržen tak, aby změnil způsob komunikace týmů. Zatímco Slack udržuje konverzaci v chodu, ClickUp Brain zajišťuje, že se nic důležitého neztratí v chatových vláknech nebo při překladu.
Zde je několik tipů, jak vylepšit komunikaci ve vašem týmu:
- Vytvářejte okamžité souhrny klíčových aktualizací pomocí umělé inteligence ClickUp Enterprise AI Search z konverzací, úkolů nebo dokumentů, aby váš tým vždy dostal TL;DR.
- Přepište nebo zjednodušte zprávy a komentáře a vytvořte šablony e-mailů pro konzistentní obchodní komunikaci.
- Získejte během několika sekund přehled o datech z projektů nebo diskusí pomocí přirozeného jazyka (stačí zadat příkaz a on odpoví).
- Automatizujte opakující se zprávy, jako jsou připomenutí nebo aktualizace stavu, pomocí ClickUp Automations, abyste je poslali jen jednou a zbytek nechali na AI.
S ClickUp Brain nejsou vaše zprávy jen odeslány – jsou jasné, smysluplné a podněcují k akci.
🧠 Věděli jste? Uživatelé ClickUp Brain mají přístup k několika externím modelům umělé inteligence, jako jsou ChatGPT, Claude, Gemini a další, přímo ze svého pracovního prostoru ClickUp. Zapomeňte na roztříštěnou umělou inteligenci a využijte kontextovou umělou inteligenci, která má přístup ke všem vašim pracovním datům, k vytváření kampaní přizpůsobených vašim potřebám.
Najděte si perfektní šablonu pro jasnou komunikaci
Pokud váš tým neustále opakuje stejné aktualizace, čeká na odpovědi nebo ztrácí důležité informace v nekonečných vláknech, je čas přehodnotit způsob komunikace.
Správná šablona zprávy Slack vám pomůže komunikovat rychleji, zachovat konzistentnost a vyhnout se rušivým vlivům, aniž byste působili stroze nebo roboticky.
Bezplatné šablony ClickUp jdou nad rámec pouhých zpráv. Dodávají strukturu vašim aktualizacím, automatizují připomenutí a propojují vaši komunikaci se skutečnými úkoly, což Slack sám o sobě nedokáže.
Když se Slack stane nepřehledným nebo neuspořádaným, ClickUp udržuje vše v kontextu a sledovatelné.
Jste připraveni posílat aktualizace, které budou skutečně čteny a na které bude reagováno? Vyzkoušejte ClickUp zdarma.