V poslední době se vám daří jeden projekt za druhým? Tvrdá práce vašeho týmu se konečně vyplácí!
S rostoucím pracovním zatížením je však jedna věc nezbytná. Musíte zůstat organizovaní s jasnými časovými plány, dobře definovanými rolemi, strukturovanými seznamy úkolů a pravidelnými kontrolami pokroku.
Myslíte si, že si to všechno zapamatujete? I ten nejlepší paměťový palác může selhat, když se musíte vypořádat s mnoha podrobnostmi projektu.
Doporučujeme vám proto začít používat některé šablony pracovních knih. Pomohou vám udržet pořádek v projektovém plánu, termínech, smlouvách o poskytování služeb a všem ostatním, takže už nikdy nezmeškáte termín ani důležitý detail.
Sestavili jsme seznam nejlepších bezplatných šablon pracovních knih, které vám pomohou realizovat a dodávat každý projekt s elegancí a včas.
Co jsou šablony pracovních knih?
Šablony pracovních plánů nabízejí strukturovaný rámec pro zaznamenávání, sledování a správu všech naplánovaných, probíhajících a dokončených projektů v rámci týmu, oddělení nebo společnosti.
Získáte centralizovaný přehled o detailech projektu, včetně cílů, časových harmonogramů, zúčastněných stran a přidělených zdrojů. Poté můžete aktualizovat stav úkolů, sledovat projekty a čas, přiřazovat priority a dokonce přidávat specifikace založené na projektu v rámci úkolů. Tyto šablony mohou k řízení vývoje projektů využívat také samostatní podnikatelé a freelancerové.
Šablony pracovních plánů informují váš tým o tom, co každý musí během pracovního dne udělat, kdy a jak, a zajišťují tak absolutní transparentnost, odpovědnost a efektivní řízení pracovní zátěže.
👀 Věděli jste, že... První čtvrtek v listopadu je Mezinárodním dnem projektového řízení!
Co dělá šablonu knihy prací dobrou?
Do šablony knihy prací budete zaznamenávat všechny informace související s projektem. Při hledání šablon se proto ujistěte, že splňují všechny důležité požadavky, včetně:
- Jasná struktura a kritéria: Obsahuje pole pro všechny klíčové aspekty projektu, jako jsou souhrny, výstupy, rozpočty a zprávy o postupu, a zároveň zajišťuje snadnou orientaci pro váš tým.
- Přizpůsobení: Umožňuje přidávat nebo odebírat pole podle specifických potřeb vaší firmy.
- Prioritizace úkolů: Umožňuje vytváření seznamů úkolů na základě projektů.
- Spolupráce: Usnadňuje mezioborovou týmovou práci tím, že umožňuje týmům přispívat důležitými detaily.
- Část věnovaná smlouvě s klientem: Obsahuje vyhrazené prostory pro standardní smlouvy, platební podmínky a rozsah projektu.
- Odhady rozpočtu a času: Sleduje odhadovaný vs. skutečný čas strávený na projektech a poskytuje analýzu rozpočtu pro lepší finanční dohled.
10 bezplatných šablon pracovních plánů
Můžete samozřejmě použít obvyklý způsob a sledovat své projekty pomocí diářů a tabulek Excel. To ale zabere čas a, upřímně řečeno, může být trochu nepohodlné. Navíc, proč byste chtěli přidávat další úkol do svého již tak nabitého rozvrhu?
Chcete se vyhnout stresu? Stáhněte si tyto bezplatné šablony pracovních knih a mějte každý projekt pod kontrolou. Máme pro vás několik skvělých šablon od ClickUp. Jedná se o komplexní aplikaci pro práci, která kombinuje efektivní pracovní postupy, centralizované znalosti a chat zaměřený na konkrétní témata, to vše poháněné nejucelenější pracovní umělou inteligencí na světě.
ClickUp nabízí na jednom místě mnoho funkcí, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, správa úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navržený uživatelský rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
ClickUp nabízí na jednom místě mnoho funkcí, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, správa úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navržený uživatelský rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
1. Šablona knihy práce ClickUp
Chcete svému týmu usnadnit přístup k podrobnostem o konkrétních projektech? Nebo možná chcete mít přehled o každé koruně, která do jednotlivých projektů jde? Šablona ClickUp Book of Work vám s tím pomůže.
Získejte přístup ke všem datovým polím, která potřebujete k plánování projektů, a organizujte všechny detaily na jednom místě.
Tato šablona vám pomůže:
- Rozdělte své projekty do dvou kategorií, „Základní projekty“ a „Volitelné projekty“, podle priority a kapacit vašeho týmu.
- Přidejte komplexní shrnutí projektu s číslem priority projektu, ID projektu, názvem a popisem.
- Přidejte souhrn rizik a výhod, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí a předešli běžným chybám v řízení projektů.
- Vytvořte přehled rozpočtu, abyste mohli sledovat rozpočty za předchozí a aktuální rok pro každý projekt.
- Vypočítejte rozpočet projektu, statické hodnoty a souhrn dat pomocí stránky „Analýza projektu“ v šabloně.
- Přidejte vlastní stránky podle požadavků vaší společnosti.
🎯 Ideální pro: Prioritizaci projektů podle kapacit vašeho týmu a hodnocení rizikových faktorů
2. Šablona ClickUp Statement of Work (SOW)
Šablona ClickUp Statement of Work (SOW) je ideálním nástrojem pro uchovávání všech vašich výstupů, požadavků klientů a autorizací na jednom místě. Pomůže vám vyjasnit očekávání, časové harmonogramy, cíle a poplatky mezi vámi a klientem.
Tuto šablonu můžete použít k:
- Nastíňte výsledky, termíny a obecný rozsah projektu.
- Uveďte seznam nástrojů, které vám klienti povolí používat, abyste předešli případným nedorozuměním v budoucnu.
- Přidejte smlouvy o autorských právech, ochranných známkách a dodržování předpisů pro všechna kreativní aktiva, značkové materiály a výstupy pro klienty.
- Vložte odhady projektu, podmínky a platební podmínky pro úplnou transparentnost.
- Přiložte smlouvu o projektu a získejte podpisy od klienta.
🎯 Ideální pro: Udržování všech zúčastněných stran na stejné vlně a zachování úplné transparentnosti vůči klientovi.
3. Šablona prohlášení o účelu projektu ClickUp Project Manager
Pomozte svým projektovým manažerům sdělit klientům jejich hodnotu pomocí šablony prohlášení o účelu projektu ClickUp. Zde mohou popsat své zkušenosti a předvést své odborné znalosti, aniž by museli trávit hodiny vytvářením dokonalých SOP od nuly.
Tato šablona vám pomůže:
- Představte své zkušenosti a zdůrazněte relevantní odborné znalosti.
- Získejte důvěru potenciálních klientů a partnerů
- Nastíňte své role a odpovědnosti v rámci projektu.
- Promluvte si o svém projektovém plánu
🎯 Ideální pro: Komunikaci vaší hodnoty jako projektového manažera klientovi
📖 Přečtěte si také: Bezplatné šablony Microsoft Word pro projektové řízení a plánování projektů
🧠 Zajímavost: Mezi nejdražší projekty v historii patří čínská iniciativa Belt and Road Initiative (900 miliard dolarů), Mezinárodní vesmírná stanice (150 miliard dolarů) a projekt Crossrail (23 miliard dolarů)! Představte si, kolik práce je zapotřebí, aby se tyto rozpočty udržely pod kontrolou.
4. Šablona rozsahu práce ClickUp
Rozšíření rozsahu projektu, neboli neplánované změny rozsahu projektu, je jedním z největších faktorů přispívajících k neúspěchu projektu.
U každého úspěšného projektu by měl být jeho rozsah a požadavky jasně stanoveny již od samého začátku. Teprve pak bude váš tým schopen spolupracovat na dosažení společného cíle. Šablona rozsahu práce ClickUp vám v tom pomůže.
S touto šablonou můžete:
- Definujte rozsah a cíle každého projektu
- Ujasněte si časové harmonogramy, související úkoly a výstupy.
- Pozvěte kolegy, aby spolupracovali na šabloně.
- Nastíňte odpovědnosti klienta a dodavatele
- Automatizujte komunikaci se zainteresovanými stranami v průběhu celého životního cyklu projektového řízení.
- Přidejte k jednotlivým úkolům atributy, aby váš tým vždy věděl, co má upřednostnit.
🎯 Ideální pro: Vytvoření akčního plánu pro každý projekt a zajištění, aby všichni byli na stejné vlně.
📮ClickUp Insight: Výsledky našeho průzkumu efektivity schůzek ukazují, že 18 % respondentů využívá pro asynchronní komunikaci e-mailové konverzace. E-maily sice umožňují podrobné diskuse bez nutnosti schůzek v reálném čase, ale příliš mnoho konverzací může být nepřehledných a obtížně sledovatelných.
Proměňte chaos v e-mailech v organizovanou akci pomocí nástroje Email Project Management od ClickUp. Okamžitě převádějte důležité e-maily na sledovatelné úkoly, stanovujte priority, přidělovávejte odpovědnosti a určujte termíny – to vše bez přepínání mezi platformami. Udržujte svou doručenou poštu přehlednou a své projekty v pohybu díky ClickUp!
5. Šablona plánu řízení rozsahu projektu ClickUp
Šablona plánu řízení rozsahu projektu ClickUp vám umožní podrobně nastínit rozsah projektu. Vaše týmy tak budou vědět, co mají dělat a jaké výzvy v oblasti řízení projektu mohou očekávat.
S touto šablonou knihy prací můžete:
- Nastíňte každý detail toho, jak plánujete řídit rozsah projektu.
- Popište podrobně problém, který se projekt snaží vyřešit.
- Přidejte příležitosti, které můžete využít v daném rozsahu.
- Seznamte všechny cíle projektu, co může váš tým dosáhnout a které aspekty jsou mimo jeho dosah.
- Vyjasněte požadavky a získejte podpisy od klienta pro schválení plánu.
🎯 Ideální pro: Včasnou komunikaci o tom, jak plánujete dosáhnout rozsahu a cílů požadovaných klientem.
📖 Přečtěte si také: Jak zvládnout pět skupin procesů projektového řízení
6. Šablona pracovní smlouvy ClickUp
Jste unaveni z obviňování ostatních, aniž byste vyřešili skutečné problémy, když projekty nejdou podle plánu? Dejte svému týmu přesně vědět, co musí udělat, a vytvořte jasnou odpovědnost za každý projekt pomocí šablony pracovní dohody ClickUp.
Zde můžete:
- Stanovte role a odpovědnosti pro každého člena týmu, aby každý dokonale plnil svou úlohu.
- Vyjasněte očekávání všem zúčastněným, aby vaši kolegové mohli podat co nejlepší výkon.
- Seznamte své ambice pro tým
- Nechte svůj tým přidat své návrhy a připomínky k poskytnutým tématům k diskusi a návrhům projektů.
🎯 Ideální pro: Rozdělení rolí a odpovědností podle individuálních silných a slabých stránek
7. Šablona obchodního plánu ClickUp
Jasný obchodní plán usnadňuje řízení projektů, protože máte všechny své zdroje, strategie a kanály přehledně před sebou. Nechcete ho vytvářet od nuly? Stačí použít šablonu obchodního plánu ClickUp.
Tato šablona vám umožní:
- Definujte své obchodní cíle a záměry a rozdělte je na konkrétní úkoly.
- Vytvořte si strategii a odhadovaný časový harmonogram realizace.
- Sledujte průběh každého úkolu a monitorujte milníky.
- Identifikujte rizika a měřte úspěch
- Sledujte dostupné pracovní síly a podle toho přijímejte projekty.
🎯 Ideální pro: Sladění úsilí, pokud jde o směřování společnosti, priority a zdroje
📖 Přečtěte si také: Bezplatné šablony a příklady pracovních plánů
👀 Věděli jste, že... 18 % IT projektů stojí 447 % svého plánovaného rozpočtu. Toto překročení rozpočtu je vyšší než u projektů v jakémkoli jiném odvětví. Jedním z hlavních důvodů je to, že rozdíly v očekáváních mezi zákazníky a externími dodavateli ohledně úrovně ambicí jsou odhaleny až v pozdní fázi procesu.
8. Šablona projektu ClickUp
Šablona projektu ClickUp vám umožní vypracovat plán projektu, který bez problémů synchronizuje všechny pohyblivé části. Díky několika přizpůsobitelným zobrazením můžete zmapovat celkový časový harmonogram projektu, identifikovat závislosti mezi úkoly v kritických projektech a informovat svůj tým o každém kroku plánu, a to vše v rámci stejného rozhraní.
Tato šablona vám pomůže:
- Proměňte každý krok projektového plánu v samostatný seznam úkolů.
- Přiřaďte každému úkolu prioritu a ohodnoťte úsilí zapojených zaměstnanců.
- K každému úkolu připojte potřebné zdroje, abyste k nim měli snadný přístup.
- Rozdělte různé části projektového plánu na příslušná oddělení.
- Spolupracujte s mezifunkčními týmy a všemi interními i externími zúčastněnými stranami na stejném dashboardu.
🎯 Ideální pro: Rozdělení strategie realizace projektu na jednotlivé úkoly a sledování pokroku, aby bylo zajištěno včasné dodání.
9. Šablona operačního plánu ClickUp
Přemýšlíte, jak sledovat všechny aspekty svého projektu, aniž byste se ztratili? Pořiďte si šablonu operačního plánu ClickUp.
Můžete je použít k:
- Vytvářejte úkoly pro přehled svého plánu a jednotlivé fáze.
- Seřaďte úkoly podle priority, aby ty nejdůležitější byly splněny jako první.
- Naplánujte si realistický časový harmonogram pro každou fázi projektu pomocí integrovaného kalendáře.
- Sledujte, kolik času každý člen týmu stráví prací, pomocí snadného nástroje ClickUp Project Time Tracking.
- Vyberte si podle svých preferencí mezi zobrazením seznamu, tabule nebo kalendáře a sledujte tak průběh projektu.
🎯 Ideální pro: Zajištění, že všechny kroky vašeho operačního plánu budou splněny včas.
10. Šablona prohlášení o práci od ProjectManager
Šablona prohlášení o práci od ProjectManager může být velmi užitečná, pokud chcete vytvořit standardní smlouvu pro nadcházející projekty. Obsahuje všechny potřebné údaje, jako jsou profilové údaje zúčastněných stran, dohodnutý rozsah práce, plánovaný harmonogram projektu a milníky atd. Navíc ji můžete dále přizpůsobit tak, aby vyhovovala různým typům projektů.
Tato šablona pracovního sešitu vám pomůže:
- Nastíňte výsledky, rozsah a podrobnosti o umístění vašeho projektu.
- Uveďte standardní testovací postupy, které používáte k zajištění kvality.
- Přidejte milníky, které klienti mohou očekávat, že splníte v konkrétních obdobích.
- Nechte klienta definovat, jak podle něj vypadá úspěšný projekt.
- Naplánujte si jednotlivé fáze konkrétního časového harmonogramu, abyste dodrželi stanovené termíny.
- Určete platební podmínky a kanály
🎯 Ideální pro: Získání jasné představy o očekáváních klienta a vypracování akčního plánu
Rozptýlené projektové plány se promění v realizovatelné strategie díky ClickUp
Vzhledem k tomu, že 60 % našeho dne trávíme hledáním a aktualizací informací v různých nástrojích, je nyní ten správný čas na zefektivnění našeho pracovního postupu. A ClickUp je nástroj, který vám s tím pomůže. Je to všestranný nástroj pro správu projektů, který shromažďuje vše, co potřebujete, na jednom místě.
Získejte přístup k přizpůsobitelným šablonám pracovních knih, automatickému přidělování úkolů, chytrým připomenutím a několika zobrazením projektů – vše je navrženo tak, aby vaše projekty byly organizované a probíhaly podle plánu. Už žádné přeskakování mezi nástroji, jen plynulá produktivita.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a spravujte všechny své projekty bez námahy!