Naše mozky nejsou stavěné na to, aby ukládaly nekonečné množství poznámek z jednání – ale AI ano.
Zoom sice má vestavěnou funkci AI pro pořizování poznámek, ale nemusí zachytit všechny nuance, které potřebujete. Pokud vás unavuje shánění poznámek nebo vám unikají důležité detaily, je čas na změnu. V tomto blogu vám ukážeme, jak automatizovat poznámky ze schůzek v Zoomu a proč může být ClickUp chytřejší volbou.
⏰60sekundové shrnutí
Zoom Notes využívá AI k přepisu schůzek, zachycení klíčových bodů a zvýraznění akčních položek, abyste měli vše přehledně uspořádané.
Aktivace:
- Zapněte AI Companion v nastavení Zoom.
- Povolte funkci Shrnutí schůzky a poznámky a podle potřeby upravte oprávnění.
- Spusťte schůzku Zoom a klikněte na AI Companion v dolním panelu.
- Zápisky si můžete prohlížet v reálném čase nebo je později najít v sekci Nahrané nebo Předchozí schůzky.
- Upravujte a sdílejte poznámky se svým týmem
Omezení poznámek Zoom: Omezené formátování, spolupráce, offline přístup, integrace a uchovávání poznámek
Jak vám může pomoci ClickUp:
- Nabízí šablony schůzek a integraci Zoom pro plynulejší pracovní postupy.
- Připojuje se k schůzkám, nahrává konverzace a vytváří strukturované, upravitelné poznámky.
- Využívá ClickUp Docs pro bohaté formátování a spolupráci v reálném čase.
- Automaticky shrnuje dlouhé diskuse v ClickUp Chat
- Funguje s ClickUp Brain, kde můžete nastavovat termíny, přidělovat členy a odesílat oznámení.
- Nabízí šablony schůzek a integraci Zoom pro plynulejší pracovní postupy.
Jak automaticky pořizovat poznámky ze schůzek v aplikaci Zoom
Zoom Notes usnadňuje zapisování nápadů, sledování úkolů a vedení zápisů ze schůzek, aniž byste museli přepínat mezi záložkami.
Pokud hostitel povolil funkci „Poznámky“ v ovládacích prvcích schůzky, můžete přistupovat ke sdílenému textovému editoru, do kterého mohou všichni psát v reálném čase.
Potřebujete zdůraznit něco důležitého? Formátujte text tučným písmem, kurzívou nebo seznamy. Nemusíte klikat na „Uložit“, protože Zoom to udělá automaticky.
Po skončení schůzky zůstanou vaše poznámky zachovány. Stáhněte si je jako textový soubor nebo je sdílejte e-mailem, aby všichni měli stejné informace.
💡Tip pro profesionály: Ušetřete si námahu s zapisováním všeho pomocí videotranskriptů. Stačí zapnout Live Transcripts (Živé přepisy) v Zoomu kliknutím na tlačítko vedle Record (Nahrávat). Tím se přidají titulky pro všechny mluvčí, což usnadní pozdější vyhledání klíčových detailů. Až bude čas psát poznámky, budete mít vše přímo před sebou.
Pokud však hledáte něco víc než jen základní poznámky, AI Companion od Zoom vám pomůže. Umí generovat souhrny, sledovat úkoly a dokonce vám umožní vkládat média. Zde je návod, jak jej použít k automatickému pořizování poznámek ze schůzek:
1. Povolte přístup AI Companion
Než začnete, ujistěte se, že je zapnutá funkce AI Companion. Pokud jste součástí organizace, pravděpodobně to řídí správce vašeho účtu Zoom. Pokud máte osobní účet, zkontrolujte, zda je tato funkce součástí vašeho tarifu Zoom.
Jakmile je tato funkce povolena, otevřete Zoom, klikněte na svůj profilový obrázek, přejděte do Nastavení > AI Companion a přepněte přepínač.
💡 Tip pro profesionály: AI Companion od Zoomu dokáže také shrnout dlouhé vlákna zpráv z okna chatu Zoom, což vám ušetří hodiny čtení, abyste pochopili celý obsah.
2. Zapněte shrnutí schůzky a poznámky
Nyní přejděte do nastavení AI Companion a zapněte funkci Meeting Summary (Shrnutí schůzky) nebo Meeting Notes (Poznámky ze schůzky) – tím Zoomu dáte pokyn, aby začal pořizovat poznámky během vaší řeči.
Pokud nechcete tuto funkci ručně zapínat pro každou schůzku, nastavte ji na automatické spuštění pro opakované hovory prostřednictvím webového portálu Zoom. Pro citlivější diskuse, jako jsou individuální rozhovory, můžete upravit nastavení tak, aby AI nevytvářela souhrny.
Zde je tip pro Zoom : Přidejte do svého profilu Zoom zájmena a AI Companion je použije, když vás bude zmiňovat v souhrnech.
3. Spusťte schůzku Zoom a aktivujte AI Companion
Spusťte svou příští schůzku jako obvykle. Můžete ji naplánovat předem nebo ji zahájit ihned. Ujistěte se, že máte nainstalovanou nejnovější verzi aplikace Zoom, abyste mohli využívat všechny funkce AI Companion.
Během schůzky najděte tlačítko AI Companion na panelu nástrojů, kde jsou zobrazeny možnosti ztlumení, videa a sdílení obrazovky. Kliknutím na něj otevřete panel AI Companion.
4. Přístup k poznámkám a jejich kontrola během (nebo po) schůzce
AI Companion aktualizuje vaše poznámky živě během schůzky, ale můžete si je také zkontrolovat později, když potřebujete osvěžit paměť. Najdete je v:
- Váš e-mail (pokud jste povolili automatické shrnutí)
- Webový portál Zoom
- Sekce Zaznamenané schůzky v aplikaci Zoom
- Karta Předchozí schůzky
5. Upravte a sdílejte finální poznámky
Po skončení schůzky otevřete poznámky, prolistujte je, proveďte případné úpravy a sdílejte je se svým týmem. Můžete to udělat přímo v aplikaci Zoom nebo je exportovat a dále upravovat jinde.
Omezení používání aplikace Zoom pro schůzky
Jakmile začnete používat AI Companion od Zoom, zjistíte, že je trochu... no, omezený. Zde jsou jeho nedostatky:
- Pouze prostý text: Žádné tabulky, obrázky ani bloky kódu, pouze základní formátování. Pokud jste zvyklí na podrobné projektové plány nebo úryvky kódu, Zoom Notes vám bude připadat trochu jako psaní na ubrousek.
- Žádný offline přístup: Pokud jste offline, vaše poznámky také. Na rozdíl od jiných aplikací, které fungují bez internetu, Zoom vše uzamkne, dokud se znovu nepřipojíte online.
- Poznámky nejsou trvalé: Zoom je může smazat po 30 až 180 dnech v závislosti na vašem tarifu. Pokud je neuložíte jinde, mohou zmizet, aniž byste si toho všimli.
- Omezená spolupráce: Poznámky můžete upravovat v reálném čase, ale jakmile schůzka skončí, je konec – žádné komentáře, historie verzí ani sledování změn. To není ideální, pokud váš tým pracuje v různých časových pásmech.
- Žádné integrace: Chcete odeslat úkoly přímo do svého správce úkolů? Budete muset vše ručně zkopírovat a vložit, což není zrovna nejjednodušší.
📮 ClickUp Insight: ClickUp zjistil, že 47 % schůzek trvá hodinu nebo déle. Ale je opravdu nutné trávit tolik času schůzkami? Proč jsme skeptičtí? Pouze 12 % respondentů hodnotí své schůzky jako vysoce efektivní.
Sledování metrik, jako jsou generované akční položky, míra následných opatření a výsledky, může odhalit, zda delší schůzky skutečně přinášejí hodnotu.
Nástroje pro správu schůzek ClickUp vám v tom mohou pomoci! Snadno zaznamenávejte úkoly během diskusí pomocí AI Notetaker, převádějte je na sledovatelné úkoly a sledujte míru jejich dokončení – vše v jednom jednotném pracovním prostoru. Zjistěte, které schůzky skutečně přinášejí výsledky a které jen kradou čas vašemu týmu!
Efektivní pořizování poznámek z jednání pomocí ClickUp
Buďme upřímní – AI Companion od Zoom je v pořádku... pokud máte rádi prosté, zapomenutelné programy schůzek a poznámky, které po několika týdnech zmizí v propadlišti dějin. Ale pokud chcete své poznámky ze schůzek skutečně využít k něčemu produktivnímu, je čas na upgrade.
ClickUp vám nabízí záznam poznámek, který pro vás skutečně funguje. Je to vaše paměť schůzek, projektový manažer a asistent týmu v jednom. Už žádné ztracené úkoly, roztříštěné poznámky nebo práce s pěti různými aplikacemi, jen abyste zůstali v obraze.
Podívejme se, jak na to.
Zaznamenejte každý detail schůzky pomocí AI Notetaker od ClickUp.
Stalo se vám někdy, že jste po skončení schůzky přemýšleli: „Počkat, co jsme to vlastně rozhodli?“ ClickUp AI Notetaker zajistí, že se to už nikdy nestane.
Připojí se k vašim virtuálním schůzkám, zaznamená vše a automaticky uspořádá vaše poznámky, včetně klíčových bodů, úkolů a přiřazení řečníků. Získáte podrobný, strukturovaný souhrn, aniž byste hnuli prstem.
Tento nástroj pro pořizování poznámek pomocí umělé inteligence vám nabízí následující funkce:
- Automaticky přepisuje schůzky tím, že poslouchá vaši schůzku, převádí řeč na text a organizuje poznámky podle řečníka a času.
- Po každé schůzce automaticky generuje shrnutí s klíčovými body, rozhodnutími a úkoly, takže nemusíte číst celý přepis.
- Identifikuje a sleduje akční položky, jako jsou požadavky a následné kroky zmíněné během schůzky, a zvýrazňuje je.
- Ukládá data do prohledávatelné databáze, která vám umožní vyhledávat minulé diskuse pomocí klíčových slov.
🎉 Zajímavost: Zoom zachází s vašimi poznámkami jako s časově omezenou nabídkou; dnes jsou k dispozici, ale za pár měsíců zmizí. Ale ClickUp? Ten má politiku „nikdy nevyprší“. Vaše poznámky, přepisy a úkoly zůstanou navždy. A díky neomezenému úložišti u všech placených tarifů už nikdy nebudete muset hrát hru „Který soubor smazat?“.
Použijte ClickUp Docs k pořizování komplexních, dobře formátovaných poznámek.
Někdy nestačí základní přepis. Potřebujete plně strukturovaný interaktivní dokument.
S ClickUp Docs můžete:
📌 Vytvářejte podrobné poznámky ze schůzek s bohatým formátováním, obrázky, tabulkami a kontrolními seznamy📌 Vkládejte projektové plány, sprinty a roadmapy přímo do poznámek ze schůzek📌 Spolupracujte v reálném čase – přidávejte komentáře, označujte kolegy a sledujte změny📌 Organizujte vše podle projektu nebo oddělení, abyste nikdy neztratili kontext
A protože ClickUp ukládá všechny verze vašeho dokumentu, můžete v případě potřeby kdykoli vrátit zpět provedené změny. Už žádné „Počkejte, kdo smazal tu důležitou poznámku?“
Vyzkoušejte toto 👉 Sdílejte poznámky ze schůzek přímo v ClickUp Chat, označujte svůj tým a diskutujte o klíčových bodech v reálném čase. Už žádné přepínání mezi záložkami nebo honění lidí kvůli aktualizacím!
AI notetaker také jedním kliknutím převádí úkoly z jednání na sledovatelné úkoly ClickUp. Můžete nastavit termíny, přiřadit členy týmu a propojit úkoly s poznámkami z jednání, abyste měli k dispozici úplný kontext.
Zefektivněte proces pořizování poznámek pomocí ClickUp Brain.
Umělá inteligence Zoom dokáže přepsat schůzku. ClickUp Brain ji dokáže porozumět. Zde je návod, jak ji co nejlépe využít:
1️⃣ Získejte okamžité shrnutí jakékoli schůzky
Místo čtení celého přepisu se zeptejte ClickUp Brain:
- „Jaké byly tři nejdůležitější body dnešní marketingové schůzky?“
- „Shrňte diskusi o plánu vývoje produktu do jednoho odstavce.“
Získáte tak přehledné a strukturované poznámky, které jsou ideální pro rychlé dohnání zameškaného.
2️⃣ Automatizujte pracovní postupy přímo ze svých poznámek
Když se na schůzkách přijímají rozhodnutí, nechte ClickUp Brain udělat další krok za vás. Umí:
- Spusťte schvalovací procesy, když je třeba schválit rozhodnutí.
- Vytvářejte úkoly přímo z poznámek ze schůzky (např. „Pověřte Mika přepracováním webových stránek, termín do pátku.“)
- Připomínejte týmům termíny, aby nic nezůstalo opomenuto.
💡 Vyzkoušejte tyto pokyny:
- „Ukažte mi, kdo má z této schůzky nevyřízené úkoly.“
- „Všechny následné úkoly z této schůzky přeměňte na úkoly.“
- „Seznam všech termínů zmíněných během schůzky.“
Můžete také nastavit automatizaci ClickUp, aby účastníci schůzky dostávali upozornění, když jsou k dispozici nové nahrávky a přepisy, a zajistit tak, že všichni budou mít okamžitý přístup k materiálům ze schůzky.
Získejte náskok díky šablonám schůzek ClickUp.
S rostoucí hromadou práce není divu, že nám někdy dochází čas (komu ne?). V takových případech se obraťte na obrovskou sbírku přizpůsobitelných šablon ClickUp.
Jedním z našich nejlepších doporučení pro pořizování poznámek je šablona ClickUp Meeting Notes Template.
Proč je to tak výjimečné:
- Předformátované sekce – Není třeba vytvářet nové dokumenty od nuly. Obsahuje prostory pro body programu, body k diskusi, akční body a další kroky.
- Integrace úkolů – Na rozdíl od statických poznámek vám ClickUp umožňuje převést klíčové body na úkoly, přiřadit je členům týmu a nastavit termíny splnění – to vše přímo ze šablony.
- Spolupráce v reálném čase – Ať už je váš tým v jedné místnosti nebo rozptýlený v různých časových pásmech, každý může přispívat a upravovat poznámky v reálném čase.
- Vyhledatelné a organizované – Už nemusíte nekonečně procházet staré dokumenty. Systém značek a složek ClickUp usnadňuje okamžité vyhledání poznámek z minulých schůzek.
Chcete-li však vést formální záznamy o rozhodnutích, použijte šablonu zápisů ze schůzek ClickUp. Pomůže vám zdokumentovat klíčové diskuse, sledovat úkoly a zajistit, aby všichni nesli odpovědnost.
Schůzky by neměly být jako černá díra, ve které mizí nápady. Tyto šablony vám pomohou udržet vše přehledné. Už žádné hledání poznámek. Jen jasné, strukturované schůzky, které skutečně vedou k akci.
💡Tip pro profesionály: Potřebujete si před schůzkou nebo během ní zapsat nápady? ClickUp Notepad je ideální pro rychlé zaznamenávání myšlenek. Tyto poznámky můžete snadno převést na úkoly a přidat je do šablon schůzek. Jedná se o jednoduchý způsob, jak organizovat své nápady, aniž byste museli přepínat mezi různými nástroji.
Pro maximální efektivitu integrujte ClickUp se Zoomem a dalšími nástroji.
Díky vestavěným integracím můžete ClickUp propojit s více než 1 000 nástroji třetích stran, včetně mnoha nástrojů a platforem pro pořizování poznámek pomocí umělé inteligence, jako je Zoom.
Stačí přejít do App Center a procházet Všechny aplikace nebo vybrat kategorii z panelu vlevo. Například Zoom najdete v kategorii Komunikace spolu s dalšími podobnými platformami. Nástroj můžete také vyhledat pomocí vyhledávacího pole nahoře.
Jakmile vyberete nástroj, klikněte na Připojit, přihlaste se ke svému účtu, zkontrolujte oprávnění a nakonec vyberte Povolit, aby bylo nastavení dokončeno.
Pořizujte si poznámky nejchytřejším způsobem s ClickUp!
Skvělé nápady mohou přijít kdykoli. I když vám nemůžeme pomoci zachytit vaše myšlenky, které vás napadnou ve sprše, můžeme vám zaručit, že nikdy neztratíte ty, které sdílíte během schůzek.
Dobré poznámky z jednání zajišťují produktivitu jednání a zaručují, že vám nic neunikne. Vestavěný nástroj Zoomu tuto úlohu splňuje, ale pokud potřebujete něco výkonnějšího, ClickUp je tu pro vás.
S ClickUpem můžete pořizovat poznámky ze schůzek, shrnovat chatové vlákna a okamžitě je přeměnit na úkoly – bez nutnosti přepínání mezi aplikacemi. Stanovujte termíny, přidělovávejte úkoly a sledujte pokrok, vše na jednom místě.
Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp, díky kterému budete mít své projekty a poznámky snadno pod kontrolou!