Jak používat AI pro dokumenty Word k zefektivnění tvorby obsahu

Když čelím beznadějné nemožnosti napsat pět set stránek, přepadne mě nepříjemný pocit selhání a vím, že to nikdy nedokážu.

Ať už jste uznávaný romanopisec nebo začínající autor SEO obsahu, strach z prázdné stránky byl až příliš reálný. Ať už na psacím stroji nebo před prázdnou obrazovkou, spisovatelé pravidelně zažívali potíže s začátkem. Naštěstí tomu AI učinila přítrž!

AI pro dokumenty Word, Google Docs nebo ClickUp Docs zázračně usnadnila začátek práce. AI zjednodušila brainstorming bez předsudků a psaní s laskavým společníkem.

V tomto blogovém příspěvku, vážení autoři, vám představíme využití AI pro zefektivnění a optimalizaci procesu tvorby obsahu.

A takto vytvoříte dokument pomocí ClickUp Brain:

Co je AI pro dokumenty Word?

Populární software pro tvorbu obsahu, jako je Microsoft Word a Google Docs, obsahuje Microsoft Copilot a Google Gemini. Nejsou však jedinými. Obsah pomocí AI můžete vytvářet pomocí celé řady nástrojů, o některých z nich se zmíníme později v tomto blogovém příspěvku.

Nejprve se ale podívejme, co AI pro generování obsahu obnáší.

Funkce AI pro dokumenty Word

Ve své nejjednodušší podobě vytváří AI pro dokumenty Word obsah v reakci na vstupy vytvořené uživatelem, známé jako výzvy. Umí však mnohem více.

Generování obsahu

Asistent psaní AI vám pomůže psát rychleji a lépe. Vezme vaše obecné nápady/podněty a vytvoří první návrh. Rozumí vašemu publiku, stylu a formě obsahu, aby vytvořil návrh, na kterém můžete stavět.

Pomoc při psaní

Jakmile něco napíšete, umělá inteligence jako software pro automatizaci dokumentů může udělat mnoho.

Formátování a design

Dobrý obsah je v dnešní době multimodální. Váš tvůrce dokumentů AI může také vytvářet vizuální prvky, jako jsou bannery, obrázky, tabulky, citáty atd.

Analýza dat a poznatky

Potřebujete kritického recenzenta pro svůj obsah? Vyzkoušejte AI. Dobrý tvůrce dokumentů AI vám nabízí řadu analytických funkcí, jako například:

A to vše v době, kdy jsme stále ještě v rané fázi vývoje technologie umělé inteligence. S vývojem AI se její možnosti stále rozšiřují a nabízí mimořádné výhody.

Výhody generování dokumentů pomocí AI

První a nejdůležitější výhodou používání AI je, že eliminuje potíže s prvním krokem. Stačí zadat několik slov a AI vám nabídne nápady, z nichž některé můžete prozkoumat a rozvinout. To zase přináší další výhody, jako například:

Rychlost: AI pro dokumenty Word se postará o první dva kroky při vytváření obsahu, tj. výzkum a první návrh. To dramaticky zvyšuje rychlost, s jakou můžete generovat dokumenty. Pokud vám výzkum trval tři hodiny, psaní dvě a editace jednu, s AI můžete ušetřit až čtyři hodiny (66 % času).

Efektivita: Výzkum a první návrh jsou vyčerpávající tvůrčí práce. Zrychlením těchto dvou fází vytváří AI mezi autory více tvůrčí energie, kterou lze využít k rozšíření jejich obsahu.

Produktivita: Klíčovou součástí tvorby obsahu je také jeho opětovné využití, tj. vytváření příspěvků na sociálních médiích, generování úryvků, psaní scénářů videí atd. AI to dokáže automatizovat a obsah znovu využít během několika sekund.

Úspora nákladů: Generování dokumentů pomocí AI umožňuje organizacím vytvářet více obsahu s menšími týmy.

Zkušenosti spisovatelů: Psaní může být osamělá práce. AI se stává bezproblémovým sparing partnerem, s nímž můžete brainstormovat, diskutovat o nápadech, hledat data, editovat a vše svázat dohromady.

Příklady použití AI pro generování dokumentů

To je všechno skvělé, ale pro koho je generování dokumentů pomocí AI skutečně určeno? Je to pouze pro autory SEO, kteří potřebují vytvářet obsah v dosud nevídaném měřítku? Nebo je to pouze pro marketéry, kteří potřebují pravidelně vymýšlet nápadité způsoby vyjádření?

Generování dokumentů pomocí AI je určeno pro každého, kdo potřebuje něco napsat – e-mail, zprávu, shrnutí, zápis z jednání a další. Pokud komunikujete, generování obsahu pomocí AI je pro vás to pravé!

Obchodní a profesionální aplikace

Profesionálové pravidelně vytvářejí řadu dokumentů – návrhy, smlouvy, pravidelné zprávy o výkonu, souhrny výzkumů, přehledy trhu, poznámky o zákaznících atd.

Podívejme se na několik příkladů.

Standardní návrhy: Použijte AI k prohledání vašich stávajících dokumentů a identifikaci těch nejrelevantnějších, na základě kterých může vytvořit standardní návrh s přizpůsobitelnými částmi pro pole, jako je jméno zákazníka, cena a některé podmínky.

Hlášení výkonu: Integrujte AI do svých obchodních aplikací, jako je CRM nebo portál pro zaměstnance, abyste mohli shrnout informace z klíčových dashboardů.

Informace o zákaznících: Využijte AI ke zpracování poznámek ze stovek, ne-li tisíců interakcí se zákazníky a získejte cenné informace. Využijte je k vytvoření strategie, návrhu kampaní nebo personalizaci konverzací s budoucími zákazníky.

Tvorba vzdělávacího obsahu

Pandemie možná přiměla lidi přejít na internet, ale skutečné transformační možnosti digitálního obsahu je tam udržely.

Vytváření osnov: Vytvářejte pomocí AI stručné vzdělávací obsahy pro online platformy. Brainstormujte s nástrojem AI pro psaní a vytvářejte komplexní a podrobné osnovy pro témata všech úrovní složitosti.

Podpůrné materiály: Většina online školení je založena především na videích. Vytvářejte textové a obrazové podpůrné materiály, jako jsou přepisy videí, shrnutí klíčových bodů, indexové karty a další, pomocí AI.

Kvízy: Inteligentně automatizujte kvízy a testy pro své studenty. A co víc? Vytvářejte neomezené kombinace otázek, aby byla třída neustále v pozoru.

Zpracování finančních dokumentů

Finanční oddělení zpracovává mimořádné množství dokumentů, včetně objednávek, faktur, výpisů zákazníků/bank atd. Jako finanční manažer vám nástroje AI pro tvorbu obsahu mimořádně usnadňují komunikaci s vašimi kolegy.

Reporting: Zpracovávejte nesčetné množství dokumentů, sbírejte klíčové informace a podávejte zprávy příslušným zainteresovaným stranám, ať už je to představenstvo nebo vaši kolegové. AI může také pomoci s kontrolou verzí dokumentů pro lepší auditovatelnost.

Shrnutí: Prostudujte dlouhé a podrobné finanční zprávy, jako jsou výkazy zisků a ztrát, účty zákazníků, dokumenty o dodržování předpisů atd., a vytvořte shrnutí pro vedoucí tým.

Projektové řízení a týmová spolupráce

V organizační komunikaci je největší výzvou, které týmy čelí, udržení společného kontextu.

Historický přehled: Představte si nového zaměstnance, který otevře nástroj AI pro psaní a zeptá se: „Informujte mě o dosavadním průběhu projektu.“ Dobrý nástroj shrne vše, co se dosud stalo, identifikuje klíčové milníky a všechny informuje o aktuálním stavu.

Standup/aktualizace: AI dokáže shrnout všechny aktualizace a komentáře k projektu a poskytnout tak ucelený kontext pro všechny členy týmu.

Jak vidíte, možnosti jsou nekonečné. Jak můžeme těžit z těchto výhod? Pojďme to zjistit.

Jak implementovat generování dokumentů pomocí AI

Stejně jako u většiny moderních technologických vymožeností, i s generováním dokumentů pomocí AI můžete začít téměř okamžitě.

1. Vyberte si správné nástroje AI pro tvorbu dokumentů

Existuje široká škála nástrojů pro tvorbu dokumentů s integrovanou AI. Zde je několik nejoblíbenějších.

Microsoft Word: Tento osvědčený textový editor je vybaven integrovaným Copilotem pro tvorbu obsahu, shrnování, úpravy a další funkce. Pokud již máte předplatné MS365, AI je jeho součástí.

Google Docs: Sada produktivity Google obsahuje integrovaný Gemini pro vytváření jakéhokoli obsahu, který potřebujete. Vyšší úroveň nabídky může také využít obsah ve vašem Google Drive k vytvoření přizpůsobeného obsahu.

ClickUp Docs: ClickUp vám umožňuje vytvářet jednoduché, krásné a kontextové dokumenty přímo v nástroji pro správu projektů. Spusťte ClickUp Brain a generujte návrhy, provádějte kontrolu pravopisu, vytvářejte tabulky/šablony/přepisy a mnoho dalšího.

V ClickUp Docs můžete vkládat záložky, přidávat úkoly, vkládat obrázky a spolupracovat se svým týmem v reálném čase. Až budete hotovi, můžete dokument bezpečně sdílet jak uvnitř, tak vně vaší organizace.

Quillbot: Quillbot je sada nástrojů s produkty pro tvorbu obsahu, kontrolu pravopisu, gramatiky, detekci plagiátů, překlady, shrnutí a generování citací.

Grammarly: Z nástroje pro kontrolu pravopisu a gramatiky před několika lety se Grammarly dnes stalo komplexnějším AI asistentem pro psaní, který dokáže psát, přepisovat, odpovídat nebo přizpůsobovat váš obsah různým cílovým skupinám.

2. Naučte se používat nástroj AI pro psaní

Pamatujte, že podněcování není situace typu jedna otázka – jedna odpověď. Můžete reagovat na odpovědi AI a požádat ji, aby je přepsala/přizpůsobila vašim potřebám, a tím ji dlouhodobě trénovat.

Více informací o využití generátorů obsahu AI najdete v tomto úvodu do psaní pomocí AI.

3. Integrujte ji do svých pracovních postupů

Jak jsme viděli výše, AI pro dokumenty Word dokáže mnohem víc než jen vytvořit první návrh. Integrujte ji tedy do každého kroku vašeho workflow správy dokumentů.

Integrace: Když autor dokončí svou část procesu tvorby dokumentu, nastavte způsoby automatického importu souborů do AI pipeline. Toho můžete dosáhnout jednoduchým sdílením souborů na společném disku nebo nastavením API pro import.

Funkce specifické pro jednotlivé osoby: Pokud máte editora, který pracuje na všech vašich obsazích, integrujte moduly pro kontrolu pravopisu a gramatiky do jeho editačního balíku. Dejte designérům možnost vytvářet vizuální prvky a vkládat je do dokumentů. Pokud pracujete na právních dokumentech, povolte ověřování faktů a použitelnost pro příslušné týmy.

Vylepšení obsahu: Před publikováním vylepšete vizuální stránku svého obsahu pomocí AI. Použijte AI pro dokumenty Word k zvýraznění důležitých bodů, napsání krátkého shrnutí, identifikaci citátů atd.

Projektový management: Pokud používáte ClickUp Docs pro zaznamenávání diskusí, schůzek, plánování sprintů, shromažďování požadavků atd., inteligentně vytvářejte úkoly přímo z dokumentu a spravujte projekt.

4. Pozorujte a zdvojnásobte úsilí

Jako nově vznikající technologie má AI stále své mezery. Abyste ji mohli co nejlépe využít, pečlivě sledujte své interakce s ní.

Věnujte se více tomu, co funguje pro vaše pracovní postupy s obsahem, abyste rychleji získali dokonale vybroušené dokumenty.

Tipy pro maximální využití AI v dokumentech Word

Jakmile nastavíte celkový proces, zde je několik tipů a triků, které byste měli zvážit.

Začněte s AI

Odstraňte tvůrčí blok tím, že požádáte AI, aby vám dala výchozí bod. Otevřete dokument a položte AI otázku. Odtud pak vytvořte svůj obsah.

Využijte AI naplno

Ne všechny AI vyžadují, abyste položili všezahrnující otázku. Například s ClickUp Brain si můžete vybrat z rozevíracího seznamu různých formátů, místo abyste je popisovali ve svém zadání.

Jakmile si vyberete nástroj AI pro psaní, který chcete používat, věnujte čas tomu, abyste se seznámili se všemi jeho funkcemi. Využijte všechny funkce, které jsou pro vás relevantní.

Nastavení šablon

Není třeba znovu vynalézat kolo a ušetřete si práci s pamatováním si nejlepších podnětů. Vytvořte šablony pro dokumenty, styly, podněty atd. a znovu je použijte pro větší efektivitu. Zde je několik šablon pro dokumentaci procesů, které vám mohou posloužit jako inspirace.

Uveďte zdroje

Největší výzvou umělé inteligence je to, že často skrývá, odkud pocházejí její znalosti o konkrétním tématu. To je vzhledem k objemu dat použitých k trénování LLM přirozené. Váš obsah však nemusí být nepodložený.

Požádejte AI, aby vám ukázala zdroje a citovala je ve vašem obsahu, abyste si ve svém oboru vybudovali důvěryhodnost a autoritu.

Výzvy a úvahy

Navzdory obrovským možnostem je AI stále v počáteční fázi. Všimnete si, že každý nástroj obsahuje prohlášení, že AI může dělat chyby a že odpovědnost za přesnost leží na vás. To je ale jen začátek.

Halucinace a nepřesnosti

Nástroje AI pro tvorbu obsahu mohou halucinovat, tj. produkovat nesprávný obsah, jako by byl správný. I když poskytovatelé AI tvrdě pracují na minimalizaci halucinací s každým novým LLM, odpovědnost za produkci správného obsahu stále leží na autorovi.

Buďte tedy opatrní při používání AI. Důkladně si ověřujte fakta a pečlivě kontrolujte nápady ve svých profesionálních dokumentech.

Zobrazuje se jako generované AI

Nechci tím říct, že se mi nelíbí slovo „delve“, i když se mi nelíbí, ale že je to známka toho, že text byl napsán ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Jeho teorie byla, že použití slov jako „delve“ je známkou toho, že text byl napsán ChatGPT. I když to může být sporné, použití obsahu generovaného umělou inteligencí ve veřejné sféře je pod drobnohledem.

Například vlády po celém světě nařídily, že obsah generovaný umělou inteligencí musí být odpovídajícím způsobem označen. Google nepenalizuje obsah generovaný umělou inteligencí ve výsledcích vyhledávání (SERP). Silně však odrazuje od používání umělé inteligence jako „levného a snadného způsobu, jak manipulovat s výsledky vyhledávání“.

V jistém smyslu mohou vaše obchodní dokumenty, které vypadají jako generované umělou inteligencí, vyvolat u vašeho publika nepříznivý dojem. Nejlepší způsob, jak tomu zabránit, je zakotvit je více ve vaší značce a v souladu s jejím slibem.

Nedostatek skutečných inovací

Dokumenty generované umělou inteligencí jsou často shrnutím nebo výběrem již existujícího obsahu. Jak uvádí tento blog na webových stránkách Book Prize, „LLM jsou zpětně orientované. Jsou derivativní, i když vytvářejí nové kombinace; jsou jako obrovské zpětné zrcátko. Vytvářejí napodobeniny textů generovaných lidmi. “

Stručně řečeno, AI sama o sobě nemusí nabízet průlomové nápady na obsah. Vyniká však v urychlení procesu tvorby obsahu. Jediným způsobem, jak zajistit, že vytváříte výjimečný a poutavý obsah, je aplikovat na výstupy AI bystrý lidský pohled a lidskou vynalézavost.

Zefektivněte svůj obsahový pipeline s ClickUp

Slovo „obsah“ dnes znamená blogy, TikTok nebo videa na YouTube, z nichž většina se používá pro marketingové účely. Není tedy divu, že marketéři přijali generativní AI jako nikdo jiný.

Pokud však považujete dokumenty generované umělou inteligencí za omezené pouze na marketing, přicházíte o obrovskou příležitost. Umělá inteligence totiž může pomoci každému zaměstnanci, manažerovi, jednotlivému přispěvateli, konzultantovi nebo podnikateli lépe komunikovat.

V mnoha ohledech vám AI může pomoci dělat více toho, co děláte, a to lépe. Ponořte se tedy do AI pro generování obsahu. Otevřete ClickUp Docs a začněte. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes.