Přemýšleli jste někdy nad tím, jak může krátký e-mail vést k uzavření obchodu za miliony dolarů nebo jak mohou týmy rozptýlené po různých kontinentech hladce spolupracovat? Vítejte v elektronické komunikaci v podnikání, kde digitální výměna informací pohání globální obchod.
Elektronická komunikace v podnikání označuje jakoukoli digitální výměnu informací v rámci organizace nebo mezi organizacemi. Od teček a čar telegrafu až po dnešní chatboty poháněné umělou inteligencí, elektronická komunikace revolučně změnila způsob, jakým podnikáme.
Zatímco tradiční metody, jako jsou osobní schůzky, nabízejí osobní přístup, moderní digitální formy poskytují okamžité připojení a výměnu velkého množství dat. Přinášejí však také výzvy, jako je přetížení informacemi a rizika v oblasti kybernetické bezpečnosti.
V této příručce prozkoumáme typy elektronické komunikace, zabýváme se otázkami dodržování předpisů a poskytujeme podrobný plán implementace.
Typy elektronické komunikace
Vzhledem k tomu, že existuje mnoho možností elektronické komunikace, je třeba pochopit silné stránky každého média a přiřadit mu základní funkce. Podívejme se na nejvýznamnější typy obchodní komunikace, které se opírají o elektronické prostředky.
E-mail: Pro formální komunikaci a oficiální dokumentaci
Elektronická pošta neboli e-mail je nejstarší formou elektronické komunikace, která je i dnes na pracovištích stále relevantní.
Podle zprávy společnosti Radicati bude jen v tomto roce celosvětově odesláno 361,6 miliardy e-mailů!
E-mail obstál ve zkoušce času, protože je široce používán jako oficiální způsob komunikace. Je skvělý pro účely vedení záznamů a je dostatečně flexibilní, aby mohl být používán jak v synchronním, tak v asynchronním režimu.
Nicméně, samotný objem e-mailů, které každý den dostáváme, může vést k přetížení schránky, takže je velmi důležité zavést efektivní strategie správy e-mailů. Právě v tomto ohledu mohou integrované komunikační a pracovní nástroje znamenat významný rozdíl.
Přečtěte si také: 100 příkladů profesionálních zpráv o nepřítomnosti v kanceláři
Instant messaging: Pro rychlé otázky a okamžité odpovědi – formální i neformální
Platformy pro okamžité zasílání zpráv si získaly popularitu, protože existovala poptávka po neoficiální synchronní komunikaci. Lidé potřebovali alternativu k e-mailům pro chatování v reálném čase a časově citlivou výměnu informací.
Instant messaging přinesl revoluci do komunikace na pracovišti a nabízí rychlé, často neformální způsoby propojení členů týmu. Mezi oblíbené platformy patří:
- Slack: Známý svou organizací založenou na kanálech a integracemi.
- Microsoft Teams: Integrovaný s Office 365 pro plynulý pracovní postup
- WhatsApp: Často se používá pro mezinárodní (a propagační) komunikaci.
Přečtěte si také: 25 tipů pro Slack, jak zlepšit komunikaci na pracovišti
Ačkoli tyto platformy nabízejí skvělé funkce, často existují odděleně od vaší práce. Nakonec tak musíte udržovat několik aplikací pro komunikaci na pracovišti.
Tento druh přepínání kontextu je kontraproduktivní – výzkum Americké psychologické asociace (APA) naznačuje, že časté přepínání mezi úkoly může snížit produktivitu až o 40 %, protože mozek potřebuje čas na přeorientování se mezi úkoly.
ClickUp, komplexní platforma pro řízení projektů a produktivitu, nabízí řešení tohoto problému v podobě ClickUp Chat. Tento nástroj vám pomůže vyhnout se přepínání mezi aplikacemi pro instant messaging tím, že je integruje přímo do vašich úkolů.
Tento software pro interní komunikaci umožňuje týmům:
- Diskutujte o úkolech a projektech v kontextu – každá konverzace je automaticky propojena s příslušným úkolem.
- Sdílejte soubory a aktualizace bez nutnosti přepínání mezi platformami.
- Organizujte konverzace podle témat nebo projektů pro snadnější orientaci.
- Proměňte zprávy v úkoly okamžitě, jedním kliknutím.
- Získejte okamžité shrnutí z vašich chatových konverzací pomocí umělé inteligence, abyste se rychle zorientovali, aniž byste museli číst stovky zpráv.
Díky tomu, že konverzace zůstávají vázány na vaši práci, pomáhá ClickUp Chat omezit nedorozumění a zvyšuje produktivitu, což z něj činí neocenitelný nástroj ve vašem arzenálu elektronické komunikace.
Takto tyto výhody zažila na vlastní kůži Rosana Hungria , projektová manažerka:
ClickUp přesunul veškerou komunikaci z různých kanálů, jako jsou e-maily, chaty, WhatsApp, na jedno místo. Takže víte, kam se obrátit, abyste našli potřebné informace.
ClickUp přesunul veškerou komunikaci z různých kanálů, jako jsou e-maily, chaty, WhatsApp, na jedno místo. Takže víte, kam se obrátit, abyste našli potřebné informace.
Sociální média: Pro překlenutí propasti mezi podniky a jejich zákazníky
Vzhledem k tomu, že se síť elektronické komunikace rozšiřuje tak, aby odrážela současné trendy, staly se sociální média nedílnou součástí a plní dvojí roli jako výkonné nástroje pro networking a marketing pro podniky.
- LinkedIn s více než 800 miliony členů je skvělou platformou pro profesionály, kteří zde mohou komunikovat mezi sebou, sledovat novinky z oboru a vlivné osobnosti, procházet a ucházet se o pracovní pozice, rozvíjet síť kontaktů, hledat nové talenty a mnoho dalšího.
- Jiné aplikace, jako X (dříve Twitter), Instagram a Facebook, používají značky k udržení kontaktu se zákazníky, oslovování potenciálních zákazníků a udržování pozitivního image značky.
Doručené pošty v těchto aplikacích nabízejí stejná nenáročná a okamžitá řešení, která lidé preferují. Pokud chcete zlepšit zákaznickou podporu a image značky, musíte využít sociální média.
Ve skutečnosti 87 % marketérů dotazovaných v rámci zprávy HubSpot Social Media Report věří, že spotřebitelé budou značky častěji vyhledávat na sociálních médiích než ve vyhledávačích!
Správa více účtů na sociálních médiích však může být náročná. Integrace vaší strategie sociálních médií do celkového řízení projektů může pomoci tento proces zlepšit a zajistit konzistentní sdělování informací na všech platformách.
Platformy pro videokomunikaci: Pro synchronizaci v reálném čase
Video platformy se staly nepostradatelnými, zejména s nárůstem práce na dálku.
Mezi ty nejrozšířenější patří:
- Zoom: Software pro videokonference známý svou spolehlivostí a snadným používáním.
- Skype: Průkopník v oblasti videohovorů, stále široce používaný pro mezinárodní komunikaci.
- Google Meet: Jedná se o jednoduchý, široce používaný nástroj pro videokonference, který je součástí Google Workspace.
Tyto nástroje jsou sice skvělé pro schůzky v reálném čase, ale ne vždy řeší problém asynchronní komunikace v rozptýlených týmech.
V oblasti asynchronní komunikace popularizoval Loom sdílení záznamů obrazovky, které zdokonalil ClickUp Clips.
ClickUp Clips je určen pro situace, kdy slova nestačí k vysvětlení věcí. Chcete-li použít ClickUp Clips, otevřete libovolnou konverzaci v ClickUp a pomocí ikony videa rychle nahrajte svou obrazovku (samozřejmě s komentářem!) a odešlete ji přímo příjemcům. Je to nejjednodušší způsob, jak sdílet zpětnou vazbu, upozornit na chyby, vytvářet návody a odesílat ukázky.
Tato funkce umožňuje členům týmu:
- Nahrávejte krátká videozprávy, abyste vysvětlili složité myšlenky.
- Poskytujte vizuální zpětnou vazbu k projektům.
- Vytvářejte rychlé návody nebo průvodce
- Omezte potřebu zdlouhavých schůzek a zvyšte celkovou produktivitu.
Nejlepší na ClickUp Clips je, že můžete požádat ClickUp Brain, multifunkčního asistenta AI ClickUp, aby přepsal video a analyzoval ho pro znalostní bázi.
Na rozdíl od Loom nemusíte spravovat samostatnou aplikaci pro klipy. Všechny vaše nahrávky obrazovky a úkoly s nimi spojené jsou uloženy v ClickUp, což z něj činí nativní řešení.
Ačkoli používání více způsobů elektronické komunikace zvýšilo naši produktivitu a efektivitu, může mít také několik úskalí. Nadměrná závislost na těchto nástrojích může být rušivá a narušovat osobní komunikaci a vztahy, náklady na přepínání mezi kontexty jsou vysoké a musíme věnovat pozornost rizikům v oblasti bezpečnosti a dodržování předpisů.
Rizika elektronické komunikace a dodržování předpisů
Navzdory četným výhodám s sebou elektronické komunikační kanály přinášejí potenciální rizika, kterým se podniky musí věnovat:
- Hrozby kybernetické bezpečnosti: phishingové e-maily, malware a úniky dat
- Ochrana soukromí: Zajištění bezpečnosti důvěrných informací
- Dodržování právních předpisů a regulací: Dodržování zákonů na ochranu osobních údajů, jako je GDPR.
Společnost Proofpoint, založená bývalým technickým ředitelem společnosti Netscape Ericem Hahnem, hraje klíčovou roli při snižování těchto rizik. Jako přední společnost v oblasti kybernetické bezpečnosti nabízí Proofpoint řešení, která:
- Chraňte se před hrozbami souvisejícími s e-maily.
- Zajistěte dodržování předpisů na ochranu osobních údajů.
- Poskytněte zaměstnancům školení o osvědčených postupech v oblasti kybernetické bezpečnosti.
Proofpoint také monitoruje aplikace pro obchodní komunikaci, pomáhá právním týmům s výkonnou vizualizací dat a zjednodušuje dodržování předpisů tím, že nabízí přehled o tocích zachycování dat.
Zavedení robustních bezpečnostních opatření a informovanost o potenciálních zranitelných místech jsou klíčové pro zachování integrity elektronické komunikace v podnikání. Proto je důležité volit komunikační nástroje, které kladou důraz na bezpečnost a dodržování předpisů.
Zlepšení elektronické komunikace v podnikání
Podle statistik komunikace Project. co z roku 2024 má 70 % zaměstnanců pocit, že kvůli problémům s komunikací ztrácejí čas v práci. Ale není to tak černé, jak se zdá.
Můžete přijmout proaktivní opatření ke zlepšení elektronického systému komunikace v práci. Zatímco nástroje jako Proofpoint řeší bezpečnostní problémy, zavedení osvědčených postupů může výrazně zvýšit efektivitu komunikace vašeho týmu.
Zde je několik strategií pro optimalizaci elektronické komunikace v podnikání:
Zavést jasné zásady komunikace.
- Stanovte očekávání ohledně doby odezvy
- Definujte vhodné použití různých komunikačních kanálů.
- Stanovte pokyny pro sdílení citlivých informací.
Buďte v obchodní komunikaci zdvořilí a struční.
- Respektujte čas příjemců tím, že se rychle dostanete k jádru věci.
- Udržujte profesionální tón, i v neformálních kanálech.
Vyberte si pro danou zprávu vhodný komunikační kanál.
- E-mail používejte pro formální komunikaci nebo v případě, že je potřeba dokumentace.
- Pro rychlé dotazy nebo aktualizace zvolte instant messaging.
- Využijte videohovory pro komplexní diskuse nebo týmové schůzky.
Předmět zprávy by měl být stručný a výstižný.
- Umožněte příjemcům rychle pochopit obsah zprávy.
- Zlepšete vyhledávání a organizaci e-mailů.
Pravidelně čistěte a organizujte digitální komunikaci.
- Archivujte staré e-maily a zprávy.
- Používejte složky nebo štítky k kategorizaci důležitých informací.
- Odhlaste se z nepotřebných mailing listů.
Zlepšete bezpečnostní opatření.
- Nařaďte pro komunikační aplikace povinné 14místné silné alfanumerické a jedinečné heslo a pravidelně je měňte.
- Používejte silné šifrování, kdykoli je to možné, abyste zabránili útokům hrubou silou.
- Zpřísněte kontrolu přístupu pomocí vícefaktorového ověřování a VPN, abyste zlepšili hybridní komunikaci.
- Procvičujte plány reakce na incidenty, abyste omezili prostoje a ochránili citlivá data.
Dodržováním těchto postupů mohou podniky zvýšit efektivitu a bezpečnost své elektronické komunikace a vytvořit produktivnější a bezpečnější pracovní prostředí.
Jak vytvořit plán elektronické komunikace pro váš tým
Nyní se podívejme, jak můžete výše uvedené tipy začlenit a krok za krokem implementovat solidní komunikační plán.
1. Zkontrolujte stávající komunikační plán.
Než začnete vytvářet zcela nový způsob elektronické komunikace, zkontrolujte, zda společnost již nemá zavedený komunikační plán. Pokud ano, zdůrazněte, co fungovalo a co by se dalo vylepšit.
Proveďte analýzy SWOT a PEST, abyste získali jasnější obraz. Jakmile budete vědět, kde společnost stojí, bude snazší zlepšit nebo zavést novou strategii.
Šablona komunikačního plánu od ClickUp je komplexní šablona, která uchovává vaši komunikační strategii.
Může sloužit jako reference a pomoci lidem vytvořit si jednotnou představu o tom, jak by měla vypadat ideální komunikace, od podrobností a cílů projektu až po zúčastněné strany, nástroje a hodnocení.
Tato šablona vám může pomoci:
- Organizujte svou komunikační strategii
- Sledujte cíle specifické pro komunikaci a jejich pokrok.
- Zajistěte, aby všichni členové týmu byli na stejné vlně.
Tato šablona poskytuje strukturovaný rámec pro vývoj a implementaci vašeho komunikačního plánu, což usnadňuje sjednocení všech členů týmu ohledně komunikační strategie.
2. Definujte cíle a normy
A teď ta vzrušující část. Máte dva klíčové prvky své komunikační strategie: cíle, kterých chcete dosáhnout, a pravidla hry.
Jak již bylo zmíněno výše, je třeba vybrat kanály, které jsou pro vaše obchodní cíle smysluplné. Dále je nutné kodifikovat normy, aby externí strany věděly, co od vás mohou očekávat.
Pokud je například jedním z vašich klíčových ukazatelů výkonnosti zlepšení komunikace s klienty, musíte zapracovat na doručitelnosti e-mailů, sledování e-mailů, briefingu před a po schůzkách a protokolech pro zasílání zpráv.
Rozhodněte se, kolik informací o projektu chcete sdílet, kdy mohou klienti očekávat aktualizace a jak by měly vypadat výstupy. Jděte do detailů a vytvořte šablony, které vše zefektivní. Alternativně můžete použít jednu ze šablon komunikačního plánu ClickUp, abyste získali náskok.
3. Vysvětlete očekávání
Vnitřní fungování firmy je plynulejší, když týmy vědí, co od nich jejich manažeři očekávají. A je na vás, abyste jim to podrobně vysvětlili.
Sdílejte jednostránkový dokument, ve kterém vysvětlíte svůj styl řízení, co máte a nemáte rádi v práci, jaké jsou vaše komunikační preference a co očekáváte od týmu. Zaměstnanci vás tak lépe pochopí.
Šablona Working With Me [Manager] od ClickUp je skvělým výchozím bodem. Stránku můžete upravit, přidat další informace, dále ji přizpůsobit a zahrnout vztahy a odkazy pro větší přehlednost.
![Šablona ClickUp Working With Me [Manager]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-913.png)
S touto šablonou můžete:
- Definujte svůj styl vedení, proces rozhodování a preferované metody poskytování/přijímání zpětné vazby.
- Zlepšete transparentnost ve vztazích mezi manažery a zaměstnanci.
- Stanovte jasná očekávání ohledně komunikace a výkonu týmu.
- Formulujte svůj přístup k podpoře růstu a rozvoje členů týmu.
Tím se sníží konflikty mezi zúčastněnými stranami a zabrání se nedorozuměním, což nás přivádí k dalšímu kroku.
4. Popište role a odpovědnosti
Vzhledem k tomu, že komunikace je základem spolupráce, můžete požádat zaměstnance, aby sdíleli podobné jednostránkové dokumenty se svými kolegy a manažery. Tyto dokumenty by měly obsahovat mimo jiné informace o jejich stylu práce, preferovaných komunikačních kanálech a harmonogramech.
Na základě těchto údajů mohou manažeři přidělovat úkoly lidem, kteří jsou nejschopnější je zvládnout, a podle toho plánovat. Tímto způsobem se plně využívají dovednosti a zároveň se buduje důvěra.
Zaměstnanci mohou zvýšit svou produktivitu pomocí šablony Working With Me [Individual] od ClickUp. Jedná se o plně přizpůsobitelné dokumenty ClickUp Docs, které lze upravovat a rozšiřovat o relevantní data.
![ClickUp Working With Me [Individual] Šablona](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-914.png)
Tuto šablonu můžete použít k:
- Přizpůsobte sekce podle pracovních preferencí, komunikačních stylů a metod zpětné vazby.
- Podporujte sebeuvědomění a pomáhejte členům týmu reflektovat jejich pracovní návyky.
- Usnadněte lepší porozumění mezi členy týmu a omezte nedorozumění.
- Sdílejte snadno osobní pracovní strategie v rámci celého týmu.
Tyto dokumenty lze propojit s úkoly ClickUp, aby byly v pracovním prostoru lépe viditelné.
5. Zaveďte možnosti zálohování
Co se stane, když dojde k nedostatku znalostí? Nebo když je klíčový člen týmu nedostupný kvůli mimořádné situaci? Projektoví manažeři se musí připravit na narušení chodu.
Vytvořte eskalační matici pro situace, kdy úkoly vyžadují zvláštní pozornost, a vysvětlete tuto matici všem zúčastněným stranám. Měli byste také podrobně popsat záložní komunikační kanály, aby práce mohla pokračovat hladce. Když to vyřešíte, zaměstnanci budou méně náchylní k panice, pokud se práce dostane do slepé uličky.
Gratulujeme! Jste na dobré cestě k prevenci komunikačních problémů a maximálnímu využití všech elektronických komunikačních prostředků v práci!
Posilte svou elektronickou komunikaci
Elektronická komunikace přinesla do podnikání revoluci a nabízí bezkonkurenční rychlost a flexibilitu. Přináší však také výzvy: rizika v oblasti kybernetické bezpečnosti, přetížení informacemi a potřebu jasných zásad.
Aby podniky prosperovaly, musí si vybrat vhodné elektronické komunikační kanály, zavést robustní bezpečnostní opatření a stanovit osvědčené postupy. Správa více nástrojů může být náročná, ale existují řešení.
ClickUp integruje různé komunikační kanály do jedné platformy a nabízí funkce jako ClickUp Chat pro kontextové textové zprávy a ClickUp Clips pro asynchronní video komunikaci.
Zefektivňuje pracovní postupy, zlepšuje spolupráci a udržuje bezpečnost – řeší tak mnoho výzev, o kterých jsme diskutovali.
Jste připraveni posílit komunikaci a produktivitu svého týmu? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vyzkoušejte pohodlný přístup k plynulé a integrované obchodní komunikaci.