Vedete velký projekt uvedení produktu na trh. Váš tým na něm tvrdě pracoval celé měsíce. Testovali produkt, ptali se zákazníků na jejich názor a studovali trh. Tyto důležité informace máte zaznamenané v tabulce Excelu.
S blížícím se dnem spuštění se rozhodnete zkontrolovat tabulku s přehledem a všimnete si chyby v cenách a vyššího než obvyklého hodnocení zákazníků.
Vaše důvěra klesá. Kolik dalších chyb se v těchto datech skrývá? Jak dlouho bude trvat kontrola a ověření každé buňky?
Této úzkosti se můžete vyhnout nastavením ověřování dat v Excelu.
Ověřování dat v Excelu mění potenciální nepřesnosti dat na přesné pracovní postupy. Jelikož nastavíte logický rozsah pro zadávání údajů, nesprávné informace jsou okamžitě označeny. Už žádné hodnocení zákazníků mimo rozsah.
Tento průvodce vám ukáže, jak používat ověřování dat v Excelu, abyste ušetřili čas, snížili stres a především získali důvěru ve svá data.
Základy ověřování dat v Excelu
Ověřování dat v Excelu je výkonná funkce, která vám umožňuje kontrolovat, co mohou uživatelé zadávat do konkrétních buněk. Kontroluje, zda zadaná data splňují konkrétní kritéria, která jste nastavili, a zajišťuje, že se do vaší tabulky dostanou pouze platné informace.
Ověřování dat vám umožňuje:
- Ovládejte, jaký typ dat lze přidat do vašeho listu
- Poskytněte uživatelům seznam přijatelných možností
- Vytvořte vlastní pravidla pro zadávání dat
Provedeme vás procesem ověřování dat krok za krokem.
Krok 1: Vyberte buňky
Nejprve označte buňky v Excelu, na které chcete ověření aplikovat. Může se jednat o jednu buňku, sloupec nebo rozsah buněk.
Krok 2: Přístup k ověřování dat
Přejděte na kartu Data na pásu karet aplikace Excel a vyberte možnost Ověření dat.
Krok 3: Vyberte kritéria ověřování
V dialogovém okně Ověření dat uvidíte pod položkou Povolit rozevírací nabídku. Podle svých požadavků vyberte libovolnou možnost ze seznamu.
Například nastavíme pravidlo, které zajistí, že buňka přijme pouze celá čísla mezi 10 a 100:
3. 1 Z rozevíracího seznamu Povolit vyberte možnost Celé číslo. Zjistíte, že se odemknou další související pole.
3. 2 Nastavit data na hodnotu mezi
3. 3 Do pole Minimum zadejte hodnotu 10 a do pole Maximum hodnotu 100 a klikněte na tlačítko OK.
Jakmile ověříte tato kritéria, uživatelé nebudou moci zadávat neplatné hodnoty. V tomto případě nemohou zadat žádné číslo menší než 10 nebo větší než 100. Vyzkoušejme to.
Aby byl proces sběru dat ještě lépe organizovaný, můžete použít možnost Vstupní zpráva, která uživatelům sdělí, jaké informace mají do dané buňky zadat.
Krok 4: Nastavte zprávy na kartě Vstupní zpráva (volitelné)
Chcete-li zobrazit zprávu, která uživateli sdělí, jaká data jsou v konkrétní buňce povolena, klikněte na kartu Zpráva při zadávání v dialogovém okně ověřování dat a proveďte následující kroky:
4. 1 Zaškrtněte políčko „Zobrazit vstupní zprávu při výběru buňky“.
4. 2 Zadejte název své zprávy. Zde jsme zadali název „Informace!“ v záložce pro zadávání zpráv.
4. 3 Zadejte užitečnou zprávu, která se zobrazí, když uživatelé vyberou buňku. Klikněte na OK.
Po výběru ověřené buňky se uživateli zobrazí následující zpráva:
Krok 5: Nastavte upozornění na chyby (volitelné)
Podobně můžete na kartě Chybové upozornění přizpůsobit chybové upozornění pro neplatná data zadaná do buňky.
Chcete-li vytvořit vlastní chybovou zprávu, přejděte na kartu Chybové upozornění v dialogovém okně ověřování dat a definujte následující parametry:
5. 1 Zaškrtněte políčko „Zobrazit upozornění na chybu po zadání neplatných dat“.
5. 2 V rozevíracím seznamu Styl vyberte požadovaný typ upozornění.
5. 3 Zadejte název a text chybové zprávy do příslušných polí a klikněte na OK.
Pokud nyní některý uživatel zkusí zadat neplatná data, Excel zobrazí upozornění, které jsme právě přizpůsobili.
Někdy vestavěné možnosti ověřování nestačí pro složitá pravidla. V takových případech můžete použít vlastní vzorce.
Chcete-li použít vlastní vzorec:
- V dialogovém okně Ověření dat vyberte z rozevíracího seznamu Povolit možnost Vlastní.
- Do pole Vzorce zadejte vlastní vzorec.
💡Klíčový bod: Vlastní vzorce musí vracet hodnotu TRUE pro platná data a FALSE pro neplatná data.
Osvojením si těchto základů ověřování dat v Excelu jste na dobré cestě k vytvoření robustnějších a bezchybných tabulek.
Pokročilé techniky ověřování dat v Excelu
Zatímco základní pravidla ověřování dat jsou užitečná pro jednoduché scénáře, Excel nabízí sofistikovanější možnosti pro komplexní potřeby správy dat. Zde je několik pokročilých technik:
1. Závislé rozevírací seznamy
Vytvořte kaskádové seznamy, kde možnosti v jednom seznamu závisí na výběru v jiném. Například chcete-li zobrazit města v rozevíracím seznamu na základě státu vybraného v listu.
- Vytvořte pojmenované rozsahy pro své seznamy
- Použijte funkci INDIRECT při ověřování dat.
Příklad: =INDIRECT(A1)
V tomto příkladu obsahuje buňka A1 název rozsahu, který se má použít pro rozevírací seznam.
2. Kombinace více podmínek
Pomocí funkcí AND, OR a NOT můžete vytvářet složité logické testy.
Příklad: Hodnota musí být v rozmezí 1–10 NEBO 20–30.
=OR(AND(A1>=1,A1<=10),AND(A1>=20,A1<=30))
3. Dynamické rozsahy pro ověřování
Použijte dynamické pojmenované rozsahy k automatické aktualizaci ověřovacích seznamů při změnách dat.
Pokud například sledujete informace o zákaznících a často přidáváte nové klienty, dynamický pojmenovaný rozsah vám pomůže zajistit, že nejaktuálnější seznam klientů bude k dispozici pro výběr v různých formulářích a sestavách.
- Vytvořte dynamický pojmenovaný rozsah pomocí funkcí OFFSET nebo TABLE.
- Použijte tento pojmenovaný rozsah při ověřování dat.
4. Ověřování dat pomocí podmíněného formátování
Kombinujte ověřování dat s podmíněným formátováním pro vizuální zpětnou vazbu.
- Nastavte pravidlo pro ověřování dat
- Použijte podmíněné formátování na základě stejných nebo podobných kritérií.
Řekněme například, že sledujete prodejní čísla ve srovnání s cíli. Můžete použít podmíněné formátování tak, aby prodeje pod cílem byly barevně označeny červeně, zatímco prodeje nad cílem zeleně.
5. Ověřování napříč listy
Ověřujte data podle hodnot v jiných listech nebo dokonce v jiných sešitech.
Příklad: Zkontrolujte, zda hodnota existuje v listu Sheet2.
=COUNTIF(Sheet2!A:A,A1)>0
Tyto techniky sice nabízejí výkonnou kontrolu dat, ale mohou také zvýšit složitost vašich tabulek. Proto vždy dokumentujte pokročilá pravidla ověřování pro budoucí použití.
Příklady typů ověřování dat a jejich praktické využití
Viděli jsme, jak ověřování dat může proměnit tabulku z potenciálního minového pole na výkonný nástroj odolný proti chybám. Podívejme se na některé běžné typy ověřování dat a jejich praktické využití.
1. Celé číslo
Řekněme, že vedete projekt a chcete sledovat pracovní dobu členů svého týmu. Chcete se ujistit, že členové týmu zadávají pouze celá čísla od 3 do 24.
Jak to nastavit:
- Klikněte na buňku nebo sloupec
- Přejděte na kartu Data a klikněte na Ověření dat.
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Celé číslo.
- Nastavte minimum na 3 a maximum na 24.
Nyní váš tým nemůže zadávat pracovní dobu mimo tato kritéria.
2. Desetinná čísla
To se hodí, když potřebujete pracovat s čísly, která nejsou vždy celá, jako jsou ceny nebo míry.
Řekněme, že sledujete výdaje a chcete se ujistit, že lidé zadávají dolary a centy správně:
- Klikněte na buňku nebo sloupec
- Přejděte na kartu Data > Ověřování dat
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Desetinná čísla.
- Nastavte minimum na 0 (nechceme záporné výdaje).
- Můžete také nastavit maximum, například 1000, pokud to odpovídá vašemu rozpočtu.
Nyní jsou členové vašeho týmu omezeni na čísla jako 10, 50 nebo 3,75.
3. Seznam
Tento je skvělý pro vytváření rozevíracích seznamů. Řekněme, že jste správce obsahu, který chce sledovat stav úkolů autorů.
Zde je návod, jak můžete použít ověřování seznamů v Excelu:
- Vyberte buňky
- Karta Data > Ověřování dat
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Seznam.
- Zadejte své možnosti takto: Nezahájeno, Probíhá, Dokončeno
Nyní máte v buňkách přehledné rozbalovací menu.
4. Datum
To je ideální v případě, že potřebujete data v určitém rozsahu, například termíny pro odevzdání úkolu.
Vyzkoušejte toto:
- Vyberte buňky s daty
- Karta Data > Ověřování dat
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Datum.
- Nastavte datum zahájení (například dnešní datum) a datum ukončení (například za týden).
Tímto způsobem nikdo nemůže omylem zadat data mimo časový rámec vašeho úkolu.
5. Čas
To se velmi hodí pro rozvrhy nebo při zaznamenávání trvání. Představte si, že si vedete deník cvičení a chcete zaznamenávat časy cvičení:
- Vyberte buňky s daty
- Karta Data > Ověřování dat
- Vyberte čas z rozevíracího seznamu
- Můžete nastavit čas zahájení (například 00:00 pro půlnoc) a čas ukončení (například 23:59 pro 23:59).
Díky tomu budete mít ve svém tréninkovém deníku vždy správně formátované časy!
6. Délka textu
Tato technika je skvělá, když potřebujete, aby text měl určitou délku, například kódy nebo ID. Řekněme, že jste učitel a ID studentů by mělo mít vždy šest znaků:
- Zvýrazněte sloupec s ID
- Karta Data > Ověřování dat
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Délka textu.
- Vyberte možnost Rovná se a zadejte 6.
Nyní budou přijímána pouze 6místná ID – žádné chybějící číslice ani příliš dlouhá ID.
7. Vlastní
Toto je trochu složitější, ale velmi užitečné! Řekněme, že chcete povolit pouze hodnoty větší než hodnota v buňce nad ní.
Postupujte takto:
- Vyberte buňky
- Karta Data > Ověřování dat
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Vlastní.
- Do pole vzorce zadejte: =A2>A1 (za předpokladu, že začínáte v A2)
Nyní musí být každá hodnota větší než hodnota nad ní.
Nebojte se s těmito možnostmi experimentovat. Čím více budete cvičit, tím lépe je budete umět používat. V dlouhodobém horizontu vám ušetří spoustu času, protože zabráníte chybám.
Pokud něco nefunguje správně, můžete kdykoli upravit nastavení ověřování dat.
Řešení běžných problémů s ověřováním dat
Někdy ověřování dat nefunguje tak, jak bychom očekávali. Pojďme si popsat některé běžné problémy a způsoby, jak je vyřešit.
Rozbalovací seznam se nezobrazuje
Nastavili jste ověřování seznamu, ale nemůžete najít šipku rozevíracího seznamu. Zkontrolujme několik věcí:
- Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko Rozbalovací seznam v buňce v dialogovém okně Ověření dat.
- Ujistěte se, že váš zdrojový seznam neobsahuje žádné prázdné buňky.
Excel odmítá platná data
Excel může být někdy trochu vybíravý, pokud jde o data. Pokud vaše data odmítne, zkuste tyto triky:
- Excel někdy zaměňuje formáty mm/dd/rrrr a dd/mm/rrrr. Zkuste změnit formát data.
- Pro všechna data používejte buď pomlčky (-) nebo lomítka (/). Nemíchejte je dohromady.
Neplatná data se stále dostávají do systému
Pokud se neplatná data dostávají přes vaši validaci, zkontrolujte několik věcí:
- V části Ověřování dat vyhledejte zaškrtávací políčko Ignorovat prázdná pole. Pokud je zaškrtnuto, budou povoleny prázdné položky.
- Ujistěte se, že jste nastavili upozornění na chybu, nikoli pouze vstupní zprávu.
Vlastní ověřování vzorců nefunguje
Když se vaše vlastní vzorec vždy zobrazuje jako neplatný nebo platný:
- Zkontrolujte, zda používáte správné odkazy na buňky.
- Nezapomeňte začít vzorec rovnítkem (=).
Po přidání ověření nelze buňky upravovat
Pokud se vám ověřené buňky zdají být uzamčené, zkontrolujte následující:
- Zkontrolujte, zda je list chráněn. Přejděte na kartu Revize a klikněte na Odstranit ochranu listu.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku, vyberte Formátovat buňky, přejděte na Ochrana a ujistěte se, že není zaškrtnuto Zamknuto.
Při kopírování buněk se ověřování ztratí
Pokud běžná funkce kopírování a vkládání neodráží ověření, zkuste místo toho toto:
- Použijte funkci Vložit jinak a vyberte možnost Ověření, abyste zachovali pravidla.
Jak najít a odstranit ověřování dat v Excelu
Někdy může být nutné změnit nebo odstranit pravidla ověřování dat. Možná jste zdědili tabulku nebo se změnily vaše požadavky na data. Nebojte se – najít a odstranit ověřování dat je snadné, jakmile víte, jak na to.
Vyhledávání buněk s ověřováním dat
Chcete-li zjistit, které buňky mají ověřování dat:
- Přejděte na kartu Domů.
- Přejděte do skupiny Úpravy.
- Klikněte na Najít a vybrat
- Vyberte Ověření dat
Excel nyní zvýrazní všechny buňky, které mají pravidla pro ověřování dat.
Odstranění ověřování dat
Chcete-li odstranit ověřování dat z buněk:
- Vyberte buňky, které chcete změnit (v případě potřeby postupujte podle výše uvedených kroků „Vyhledání buněk s ověřením dat“).
- Přejděte na kartu Data.
- Klikněte na Ověřování dat
- V okně, které se otevře, klikněte na Vymazat vše.
- Klikněte na OK.
Pravidla ověřování dat jsou nyní z těchto buněk odstraněna.
Znalost toho, jak najít a odstranit ověřování dat, vám dá větší kontrolu nad vašimi tabulkami a umožní vám je měnit podle vašich potřeb.
Přečtěte si také: 25 triků a tipů pro Excel, které zvýší vaši produktivitu v roce 2024
Výzvy a omezení programu Excel
Excel je výkonný nástroj, ale není ideální pro každou situaci. S rozšiřováním vašich projektů se můžete setkat s některými výzvami. Podívejme se na některé běžné problémy:
Problémy se škálovatelností
Excel funguje skvěle pro malé a střední datové soubory. Ale jak vaše data rostou, můžete narazit na některé překážky:
- Omezení počtu řádků: Excel má maximálně 1 048 576 řádků na list. To se může zdát jako hodně, ale pro velké datové projekty, které vyžadují rozsáhlou databázi Excel, to nestačí.
- Problémy s výkonem: Velké tabulky s mnoha vzorci mohou být pomalé a nestabilní. Při posouvání nebo výpočtu dat můžete zaznamenat zpoždění.
- Omezení paměti: Excel načítá všechna data do paměti vašeho počítače. U velmi velkých souborů to může zpomalit celý systém.
Výzvy v oblasti spolupráce
Ačkoli Excel vylepšil své funkce sdílení, stále má některé překážky v oblasti spolupráce:
- Kontrola verzí: Sledovat, kdo a kdy provedl jaké změny, může být složité, zejména pokud má tým mnoho členů.
- Úpravy v reálném čase: Sdílené sešity může upravovat více uživatelů, ale není to tak plynulé jako u nástrojů určených speciálně pro spolupráci.
- Omezení komentářů: Systém komentářů v Excelu je základní, což ztěžuje podrobné diskuse o konkrétních datových bodech.
Ověřování dat a omezení zadávání
Funkce ověřování dat v Excelu jsou sice užitečné, ale ve srovnání s jiným softwarem pro zadávání dat mají určitá omezení:
- Složité pravidla ověřování: Nastavení pokročilého ověřování dat často vyžaduje složité vzorce, které mohou být náchylné k chybám.
- Omezené pokyny pro uživatele: Je obtížné poskytnout jasné pokyny pro zadávání dat přímo v buňkách.
- Nekonzistentní zadávání dat: Bez přísných kontrol mohou uživatelé zadávat data v nekonzistentních formátech, což později vede k problémům s analýzou.
Omezení automatizace a pracovních postupů
Excel má některé automatizační funkce, ale ty nemusí vyhovovat pokročilým potřebám:
- Omezená vestavěná automatizace: Ačkoli Excel disponuje funkcemi, jako jsou makra, vytváření složitých automatizovaných pracovních postupů často vyžaduje pokročilé programátorské dovednosti.
- Žádná nativní správa úkolů: Excel není navržen pro sledování úkolů nebo správu projektů, chybí mu funkce jako přiřazení úkolů, termíny splnění nebo sledování stavu.
Bezpečnostní rizika
V případě citlivých dat nemusí Excel poskytovat úroveň zabezpečení, kterou potřebujete:
- Základní nastavení oprávnění: Ačkoli můžete sešity chránit heslem, Excel postrádá pokročilé bezpečnostní funkce, jako je šifrování nebo podrobné protokoly přístupu.
- Sdílení rizik: Je snadné omylem sdílet celý sešit, když jste chtěli sdílet pouze konkrétní data.
Alternativy k Excelu
Excel je sice výkonný nástroj, ale má svá omezení, pokud jde o komplexní správu projektů a zpracování velkého množství dat. V takových případech byste měli vyzkoušet alternativy k Excelu.
Seznamte se s ClickUp, komplexní platformou pro zvýšení produktivity, která řeší mnoho nedostatků aplikace Excel.
ClickUp
ClickUp je více než jen tabulkový procesor. Jedná se o komplexní platformu pro zvýšení produktivity, která zpracovává úkoly, projekty a databáze. Zde je několik důvodů, proč je vhodnou alternativou k Excelu:
Všestranný pohled na tabulku
Tabulkový pohled ClickUp je srdcem jeho databázových funkcí.
Zde je několik příkladů, jak vám to může pomoci:
- Vytváření databází bez kódování: Nastavte databázi během několika sekund bez jakýchkoli znalostí kódování.
- Vlastní pole: Použijte více než 15 typů polí (například text, čísla, rozevírací seznamy a další) a přizpůsobte svou databázi svým potřebám.
- Pole vztahů: Propojte záznamy z různých databází a vytvořte relační databázový systém bez složitých vzorců.
- Snadná manipulace s daty: Třídění, filtrování a seskupování dat pouhými několika kliknutími
- Hromadná úprava: Proveďte změny u více položek najednou, ušetřete čas a omezte chyby.
Navíc, na rozdíl od pevné mřížky v Excelu, ClickUp Table View nabízí více než 15 zobrazení pro interakci s vašimi daty:
- ClickUp Kanban Board View pro vizualizaci pracovních postupů a pokroku
- Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp, ideální pro časové osy projektů a závislosti
- Zobrazení kalendáře ClickUp, které je skvělé pro data s termíny
- ClickUp Mind Maps, ideální pro brainstorming a plánování
Tato rozmanitost vám umožňuje přepínat mezi zobrazeními bez změny základních dat, což vám poskytuje nové poznatky a perspektivy.
Schopnost ClickUp poskytovat více pohledů (lidé reagují odlišně na různé pohledy) na úkoly projektu nám umožňuje velmi rychle vytvořit základní rámec projektu, který je snadno srozumitelný pro všechny zúčastněné. To zjednodušuje celý projekt.
Schopnost ClickUp poskytovat více pohledů (lidé reagují odlišně na různé pohledy) na úkoly projektu nám umožňuje velmi rychle vytvořit základní rámec projektu, který je snadno srozumitelný pro všechny zúčastněné. To zjednodušuje celý projekt.
Funkce pro spolupráci
ClickUp vyniká v oblasti týmové práce:
- Úpravy v reálném čase: Více členů týmu může pracovat na stejném souboru dat současně bez konfliktů.
- Komentáře a zmínky: Diskutujte o konkrétních datových bodech nebo záznamech přímo v místě, kde se data nacházejí.
- Virtuální spolupráce: Použijte tabule ClickUp Whiteboards pro brainstorming návrhů databází nebo pracovních postupů.
- Oprávnění: Nastavte podrobné úrovně přístupu pro různé členy týmu nebo klienty.
Výkonná automatizace
Myšlenka ověřování dat v ClickUp spočívá v chytřejší, nikoli těžší práci. Takto to funguje v ClickUp Automations:
- Nástroj pro vytváření vlastních automatizací: Vytvořte automatizaci, která vyhovuje vašim potřebám v oblasti ověřování dat. Není třeba žádné programování – stačí nastavit a spustit.
- Řízení a kontrola: Automatizujte úkoly ověřování dat. Popište, co potřebujete, a nechte ClickUp Brain, nástroj umělé inteligence, automaticky nakonfigurovat pracovní postupy.
- Importujte nebo integrujte: Importujte data z tabulek Excel v různých formátech nebo připojte svou databázi pomocí více než 1000 bezplatných integrací ClickUp, včetně Google Sheets.
Automatizace zvládne zadávání dat, aktualizace stavu, oznámení a další úkony, čímž sníží počet lidských chyb a ušetří vám čas.
Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů AI pro Excel pro zvýšení produktivity v roce 2024
Šablony pro rychlé nastavení
Ověřování dat od nuly může být obtížné, zejména pokud jste to nikdy nedělali. ClickUp vám nabízí následující pomoc:
- Více než 1 000 předem připravených šablon pro různé potřeby databází, od kalendářů obsahu po seznamy zaměstnanců.
- Přizpůsobitelné šablony Excelu pro správu projektů, které vyhovují vašim potřebám v oblasti ověřování dat
Jednou z takových šablon vhodných pro začátečníky je šablona ClickUp Spreadsheet Template. Tato šablona s bohatými funkcemi, přizpůsobivá a připravená k okamžitému použití, obsahuje přizpůsobitelné podkategorie, které vám pomohou shromažďovat a spravovat důležitá data.
Tato šablona vám umožní:
- Přiřaďte stavy, jako je „Probíhá“, abyste mohli sledovat, kdo co dělá.
- Stanovte termíny nebo vytvořte opakující se úkoly
- Zvýrazněte to nejdůležitější nastavením priorit úkolů.
- Analyzujte názory tím, že umožníte členům týmu hlasovat o klíčových otázkách.
- Přiřazujte úkoly přímo zainteresovaným stranám, aby nesly odpovědnost.
- Snadno nastavujte závislosti, měňte přiřazené osoby nebo slučujte úkoly do podúkolů.
Přečtěte si také: 20 bezplatných šablon tabulek v Excelu a ClickUp
Vyberte si správný nástroj pro vaše potřeby v oblasti dat
Excel zůstává výkonným a univerzálním nástrojem pro mnoho úkolů správy dat. Musíte však znát jeho omezení, zejména při práci s velkými datovými sadami, složitými vztahy nebo společnými projekty.
Alternativy jako ClickUp nabízejí inovativní řešení některých problémů programu Excel, zejména v oblasti spolupráce a automatizace.
Při výběru nástroje pro správu dat zvažte škálovatelnost, snadnost použití, funkce pro spolupráci a možnosti integrace. Cílem je najít řešení, které zvýší vaši produktivitu a pomůže vám získat hluboké poznatky.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!