Svět podnikání se nachází na křižovatce několika zásadních změn. Pandemie změnila náš pohled na práci – vzdálené a hybridní modely se staly mainstreamem. Umělá inteligence dosáhla praktické úrovně zralosti díky GenAI. Technologie se stala ještě integralnější součástí podnikání.
V důsledku toho se organizace po celém světě nacházejí ve stavu neustálé digitální transformace. Není divu, že se předpokládá, že trh digitální transformace dosáhne do roku 2030 hodnoty 4907 miliard dolarů.
Je však důležité si uvědomit, že digitální transformace není jen o zavádění nových technologií. Představuje zásadní změnu v roli, kterou technologie hrají v podnikání. Jedná se o organizační transformaci, která vyžaduje přehodnocení obchodních operací, zefektivnění procesů a změnu chování, aby bylo možné přinášet hodnotu na trhu.
Rámec People Process Technology (PPT) je navržen právě k tomuto účelu. PPT přistupuje k digitální transformaci holisticky a jde nad rámec technologie. Ve skutečnosti je v PPT technologie až na posledním místě!
Pokud vás zajímá, jak vám model PPT může pomoci dosáhnout vašich strategických cílů v oblasti digitální transformace, čtěte dál.
Co je rámec lidí, procesů a technologií?
Rámec People, Process, Technology (PPT) je model pro hodnocení a zlepšování efektivity organizace. Zaměřuje se na tři klíčové prvky.
🧑🏻 Lidé: Lidské zdroje ve vaší organizaci, včetně zaměstnanců, dodavatelů a zainteresovaných stran. Tato část rámce klade důraz na dovednosti, znalosti, role, odpovědnosti a kulturu.
➡️ Proces: Pracovní postupy, procedury a metody, které používáte k řízení podniku. Patří sem formální i neformální procesy, od žádostí o dovolenou až po kontrolu kvality.
🛠️ Technologie: Nástroje, systémy a infrastruktura, které podporují úspěšné podnikání. Patří sem software, hardware a další technické zdroje.
Ačkoli digitální transformace získala na popularitě v roce 2000, rámec PPT má svou historii v modelu managementového psychologa Harolda Leavitta z roku 1965. Leavittův diamantový model se zaměřoval na čtyři klíčové komponenty: lidi, úkoly, strukturu a technologii.
Podle Leavitta jsou tyto prvky vzájemně propojené a změny v jedné oblasti nevyhnutelně ovlivní i ostatní. V průběhu času se model Diamond vyvíjel a komponenty „struktura“ a „úkoly“ byly přeinterpretovány nebo sloučeny do toho, co dnes nazýváme „procesy“.
Tato změna odrážela rostoucí uznání potřeby formalizovat a optimalizovat pracovní postupy v souvislosti s rostoucí integrací technologií do obchodních praktik. To platí zejména v případě strategie digitální transformace organizace.
Pamatujte, že rámec lidí, procesů a technologií není jen o těchto třech prvcích, ale také o jejich propojenosti a interakcích.
Nejde například pouze o nástroj pro řízení projektů, za který organizace platí, ale také o to, jak jej týmy používají a jak ovlivňuje jejich výkonnost.
To si ukážeme v další části.
Vzájemné působení lidí, procesů a technologií v podnicích
Uber, největší taxi společnost na světě, nevlastní žádná vozidla. Facebook, nejoblíbenější mediální společnost na světě, nevytváří žádný obsah. Alibaba, nejcennější maloobchodník, nemá žádné zásoby. A Airbnb, největší poskytovatel ubytování na světě, nevlastní žádné nemovitosti. Děje se něco zajímavého.
Uber, největší taxi společnost na světě, nevlastní žádná vozidla. Facebook, nejoblíbenější mediální společnost na světě, nevytváří žádný obsah. Alibaba, nejcennější maloobchodník, nemá žádné zásoby. A Airbnb, největší poskytovatel ubytování na světě, nevlastní žádné nemovitosti. Děje se něco zajímavého.
Tato změna v obchodním světě také vytváří novou souhru mezi aspekty lidí, procesů a technologií. Zde je návod, jak na to.
Lidé
Lidé jsou srdcem každé iniciativy digitální transformace. Jejich znalosti, dovednosti, kreativita, nadšení a vůdčí schopnosti realizují a udržují změnu.
Jejich schopnost dodržovat procesy může vést k vyšší efektivitě, rychlosti, konzistentnosti a dodržování předpisů. Na druhou stranu, pokud se zdráhají používat technologie, mohou přijít o jednodušší, rychlejší a pohodlnější způsoby práce.
Angažovaní zaměstnanci rozumějí záměru procesu a rozumně jej dodržují. Jsou lépe vybaveni k efektivnímu využívání technologií, což vede k agilnější a responzivnější organizaci.
Proces
Procesy se týkají způsobu, jakým lidé v organizaci provádějí změny. Zahrnují pracovní postupy, procedury a metody, které lidé dodržují. Může se jednat o cokoli, od jednání s rozrušeným zákazníkem až po psaní promyšlených odpovědí na dopisy od sedmiletých dětí.
Dobře navržené procesy zajišťují, že provoz je efektivní, škálovatelný a v souladu se strategickými cíli společnosti. Pomáhají lidem odvádět konzistentní práci a často snižují únavu z rozhodování. Pomáhají také technologickým týmům standardizovat a automatizovat procesy za účelem zvýšení produktivity.
Technologie
Technologie zahrnuje nástroje, systémy a infrastrukturu používané v organizaci. Může se jednat o cokoli od softwaru a hardwaru až po systémy správy dat a komunikační platformy.
Technologie, kterou používáme, formuje způsob našeho myšlení. Když vidíte pouze tabulku, budete nutně uvažovat v řádcích a sloupcích. Výběrem správné technologie můžete podpořit nebo naopak brzdit výkonnost zaměstnanců. Stejně tak můžete zlepšit nebo zkomplikovat procesy.
Lidé, procesy a technologie spolu každý den vzájemně interagují nesčetnými způsoby. Víme, že optimální interakce těchto tří složek může přinést mimořádné výsledky.
Podívejme se, jak toho můžete dosáhnout.
Implementace rámce PPT v praxi
Jednoduchost rámce PPT často zakrývá jeho složitou strukturu. Žádná organizace by neměla ignorovat desítky, ne-li stovky způsobů, jak tyto tři prvky vzájemně interagují a ovlivňují se.
Využití rámce PPT jako součásti jakékoli strategie projektového řízení nebo digitální transformace vyžaduje promyšlený přístup. Zde je podrobný návod s využitím systému projektového řízení, jako je ClickUp.
1. Zmapujte své lidi, procesy a technologické prostředí
Pokud se vám to jeví jako obrovský úkol, pak tomu tak skutečně je. Začněte tedy tím, že si nastíníte rozsah svého projektu. Pokud například v rámci své iniciativy digitální transformace implementujete nástroj pro automatizaci testování, můžete postupovat následovně:
Lidé: Zamyslete se nad všemi zúčastněnými stranami, které s nástrojem pracují, nejen nad jeho přímými uživateli. Mohou to být například obchodní analytici, vývojáři, DevOps, týmy zákaznického servisu atd.
Proces: Zmapujte současné testovací procesy, které používáte. Identifikujte mezery a kritické body.
Technologie: Ačkoli automatizace testování je zcela nový nástroj, který zatím nemáte, zamyslete se nad všemi technologiemi, které v tomto procesu používáte. Možná používáte systém pro sledování chyb. Nebo jen zaznamenáváte chyby do tabulky. Proveďte audit všech těchto nástrojů, i když se zdají být nepodstatné.
Použijte nástroj pro mapování procesů, jako je ClickUp Whiteboards, aby byl tento proces vizuální a umožňoval spolupráci. Sjednoťte různé zainteresované strany, diskutujte o jednotlivých prvcích, zanechávejte komentáře, řešte obavy a přijímejte opatření, to vše na jednom místě.
⚡️ Archiv šablon: Pro začátečníky je zde několik šablon procesních map, které vám ušetří hrůzy prázdné stránky.
Rámec PPT v praxi: integrovaný ekosystém PPT společnosti Apple
Příkladný proces vývoje produktů společnosti Apple demonstruje šikovnou souhru mezi lidmi, procesy a technologiemi. Jako filozofie Apple úzce integruje hardware, software a služby pro lepší kontrolu kvality a uživatelský zážitek.
Aby toho dosáhli, najímají špičkové inženýrské talenty, pěstují kulturu designové dokonalosti a investují do pokročilých výrobních technik, čímž vytvářejí bezproblémový ekosystém v rámci organizace.
2. Mějte jasnou vizi
Pro svůj projekt digitální transformace si vytvořte jasnou vizi. Stanovte konkrétní obchodní cíle a měřítka úspěchu pro každou ze tří složek: lidi, procesy a technologie.
Zaznamenejte svou vizi do příručky nebo projektové charty pomocí ClickUp Docs. Využijte možnosti umělé inteligence ClickUp Brain k jejímu shrnutí, vytvoření úkolů, informování uživatelů atd.
3. Vytvořte vyvážený plán alokace zdrojů
Úspěšná transformace vyžaduje vyvážené investice do lidí, procesů a technologií. Přidělujte zdroje uvážlivě a vyhněte se nadměrným investicím do jedné oblasti na úkor ostatních, protože následky mohou být katastrofální.
🚫 Přílišný důraz na technologii: Upřednostňování technologie před lidmi a procesy může vést ke složitým systémům, které zaměstnanci příliš neradi používají, nebo k procesům, které nejsou v souladu s technologií.
To může vést k nedostatečnému využití nástrojů, odporu zaměstnanců a v konečném důsledku k nízké návratnosti investic.
Pokud například zavedete komplexní nástroj pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a vaši prodejní týmy ho nesnášejí, jejich nucení k jeho používání nepřinese požadované výsledky.
Abyste tomu předešli, investujte do školení svých zaměstnanců v oblasti nových technologií, které zavádíte. Sladěte technologie se skutečnými potřebami a schopnostmi pracovníků organizace.
🚫 Přílišný důraz na lidi: Silné zaměření na lidský aspekt bez odpovídající pozornosti věnované procesům a technologiím může vést k nekonzistentním výsledkům, neefektivitě a nedostatečné škálovatelnosti. Zaměstnanci mohou vytvářet procesy, které jsou výhodné pouze pro ně, nebo provádět příliš mnoho manuálních úkolů, což vede k vyhoření.
Tomu se vyhnete vyvážením zaměření na lidi s dobře definovanými procesy a správnými technologickými nástroji, které pomáhají dosáhnout organizační efektivity a konzistence.
Například pomocí automatizací ClickUp můžete snížit manuální pracovní zátěž a čas strávený rutinními, mechanickými úkoly.
Nevíte, kde začít? Pomůžeme vám. Podívejte se na příklady automatizace podnikových procesů, které vám pomohou zefektivnit vaše procesy.
🚫 Přílišný důraz na procesy: Nepřiměřené zaměření na procesy může vést k rigiditě, kdy se zaměstnanci cítí omezeni namísto posíleni. Příliš složité procesy nebo procesy, které nejsou podporovány správnou technologií, mohou vyvolávat frustraci.
Proto pravidelně kontrolujte a aktualizujte procesy, abyste zajistili jejich flexibilitu a soulad s schopnostmi lidí a technologickým pokrokem. Pomocí šablon pro zlepšování procesů určete, kde je prostor pro zlepšení, a proveďte příslušné změny. Aktivně vyhledávejte zpětnou vazbu od zaměstnanců, abyste procesy zdokonalili.
🚫 Nedostatečné investice do jakékoli oblasti: Zanedbání jakéhokoli aspektu rámce PPT může vést k selhání celého systému.
Například nedostatečné investice do technologií mohou vést k zastaralým nástrojům, zatímco nedostatečné investice do lidí mohou mít za následek nedostatek kvalifikovaných pracovníků.
Udržujte vyvážený přístup pravidelným hodnocením a úpravami investic ve všech třech oblastech. To neznamená, že musíte všem třem oblastem přikládat stejnou důležitost.
V závislosti na vyspělosti, potřebách, rozpočtech, kultuře atd. může jeden prvek vyžadovat více pozornosti než druhý. Zajistěte, aby každý prvek dostal potřebné zdroje a pozornost, aby mohl efektivně podporovat ostatní.
🚫 Nedostatečná integrace prvků PPT: Pokud nedokážete efektivně integrovat lidi, procesy a technologie, může to vést k nesourodým operacím, selhání komunikace a nesouladu s vašimi cíli. Tato fragmentace může zpomalit rozhodování a snížit celkovou efektivitu.
Podporujte smysluplnou integraci tím, že budete povzbuzovat mezifunkční spolupráci. Zajistěte, aby změny v jedné oblasti (např. technologické inovace) byly sděleny a sladěny s procesy a lidmi. Pomocí pravidelných hodnocení posuzujte, jak dobře jsou tyto prvky integrovány, a podle potřeby provádějte úpravy.
Abyste se ochránili před vlivem proměnlivých podmínek projektu, vytvořte si předem plán.
Šablona strategie a plánu digitální transformace ClickUp může být v tomto ohledu neuvěřitelně užitečná. Tato šablona vhodná pro začátečníky vám pomůže zmapovat vaše cíle, rozdělit je na zvládnutelné úkoly a sledovat pokrok směrem k úspěšné implementaci.
4. Připravte se na řízení změn
Projekty digitální transformace jsou v podstatě o změně. I ty nejlépe míněné změny jsou rušivé. Určitý odpor ze strany členů týmu je tedy přirozený. Vytvořte robustní strategii řízení změn, abyste tomu předešli.
✅ Vzdělávejte: Investujte do řízení znalostí. Před změnou stávajících procesů vytvořte komplexního průvodce řízením změn. Připravte, podporujte a provázejte jednotlivce i týmy během transformace.
✅ Aktivujte: Použijte software pro řízení změn, abyste zapojili zúčastněné strany již v rané fázi procesu. Nabídněte školení a podporu, vysvětlete další kroky a povzbuďte je, aby aktivně přijali nová řešení digitálních technologií.
✅ Operacionalizace: Na základě svých zkušeností vytvořte šablony pro řízení změn, které lze použít v budoucích projektech nebo v jiných týmech.
Rámec PPT v praxi: Účinná strategie řízení změn společnosti Netflix
Skvělým příkladem je strategie řízení změn společnosti Netflix během jejího přechodu na streamování. Společnost investovala do zajištění toho, aby její týmy měly dovednosti a myšlení potřebné k podpoře přechodu od půjčování DVD k streamování.
Přepracovali své procesy dodávání obsahu, streamování a algoritmy doporučování obsahu a vytvořili kulturu rozhodování založenou na datech.
Výsledkem je, že Netflix se stal průkopníkem zcela nového způsobu konzumace médií a úspěšně se transformoval na přední světovou streamovací službu.
5. Komunikujte. Komunikujte. Komunikujte.
Při implementaci projektů digitální transformace nestačí komunikovat pouze jednou na začátku. Je třeba udržovat průběžnou komunikaci se všemi zúčastněnými stranami, aby se zopakoval účel, podpořila shoda a zlepšilo přijetí.
Využijte software pro spolupráci v reálném čase, jako je ClickUp Chat, který usnadňuje asynchronní konverzace. Tím nejen eliminujete potřebu schůzek/přerušení práce, ale také vytvoříte společné fórum, kde mohou členové týmu snadno spolupracovat.
6. Plánujte dopady na předcházející a následující fáze procesu
Úspěch rámce PPT spočívá v tom, že lidé, procesy a technologie jsou považovány za vzájemně propojené prvky. To znamená, že jakákoli změna, kterou provedete v jednom z nich, bude mít s největší pravděpodobností dopad i na ostatní dva.
- Identifikujte závislosti a souvislosti
- Změřte míru dopadu
- Připravte se na zmírnění rizik a slabých míst.
Implementace strukturované strategie řízení podnikových procesů vám pomůže připravit se na dopady v předcházejících i následujících fázích. Pro inspiraci si prohlédněte tyto příklady řízení podnikových procesů.
7. Pozorujte a přizpůsobujte se
Digitální transformace není jednorázová záležitost, zejména ne ve světě, kde se technologie vyvíjí tak rychle. Používejte rámec PPT jako vyvíjející se systém. Přezkoumejte a vylepšujte rámec, jakmile získáte více informací.
Podporujte kulturu neustálého zlepšování, aktivně reagujte na zpětnou vazbu a optimalizujte všechny aspekty podnikání.
Rámec PPT v praxi: Toyota a Kaizen
Vynikajícím příkladem je kultura neustálého zlepšování (Kaizen) společnosti Toyota.
- Lidé: Klade důraz na školení a posilování schopností zaměstnanců identifikovat a řešit problémy, což také podporuje kontrolu kvality a inovace.
- Proces: Vyvinuli štíhlý výrobní proces, který snižuje plýtvání a zvyšuje efektivitu pomocí technik jako Just-In-Time (JIT) a Kanban.
- Technologie: Integrovali automatizaci a robotiku, aby zlepšili přesnost, konzistenci a rychlost.
Dnes je Toyota jedním z nejúčinnějších a nejziskovějších výrobců automobilů na světě. A Toyota Production System je globálně přijímán napříč odvětvími.
Vybudujte odolné organizace s ClickUp
Změna je nevyhnutelná. Odolné organizace se nejen dobře přizpůsobují změnám, ale také aktivně využívají příležitosti, které přinášejí.
Budují silné stránky v oblasti lidí, procesů a technologií, aby se mohli vyvíjet společně s nepříznivými vlivy trhu. Snadno řídí propojenost těchto tří prvků, vyvažují potřeby každého z nich a zasahují, aby zaplnili mezery, když se změní okolnosti.
Organizace, které jsou budovány s ohledem na dlouhodobou udržitelnost, neustále hledají způsoby, jak zvýšit efektivitu, podpořit inovace a efektivněji se vypořádat se změnami.
K vytvoření této odolnosti používají komplexní sadu obchodních nástrojů. Sadu nástrojů, jako je ClickUp.
Díky funkcím podporujícím řízení projektů, plánování, reporting, alokaci zdrojů a sledování času, stejně jako kreativní brainstorming, spolupráci v reálném čase a další, má ClickUp vše, co podnik potřebuje pro digitální transformaci.