Právě jste dokončili psaní e-mailu a najednou narazíte na pole CC a BCC.
Pak se vám v hlavě objeví otázka: „Koho mám uvést v poli CC v tomto e-mailu?“🤔
Všichni jsme to zažili.
Znalost toho, kdy použít CC nebo BCC, může mít velký vliv na to, jak jsou vaše e-maily přijímány.
Jedna chyba a můžete skončit sdílením citlivých informací s nesprávnými lidmi nebo, ještě hůře, vyloučením někoho, kdo by měl být zahrnut (například vašeho šéfa!).
V tomto blogu se budeme zabývat rozdílem mezi CC a BCC a vysvětlíme, kdy byste měli použít který z těchto termínů.
Jako bonus můžete očekávat několik užitečných nástrojů a zdrojů, které vám pomohou zdokonalit vaše e-mailové dovednosti.
Porozumění e-mailovým polím: Pole „Komu“
Do pole „Komu“ v e-mailu zadáváte primární příjemce.
Jedná se o osoby, se kterými chcete komunikovat přímo. Jsou to hlavní příjemci vaší zprávy a obvykle se od nich očekává, že na e-mail odpoví a budou podle něj jednat. Když odešlete e-mail, tyto e-mailové adresy jsou viditelné pro všechny, kteří jej obdrží.
Pole „Komu“ je skvělý způsob, jak zachovat zdvořilost a profesionalitu vašich e-mailů. Abyste se vyhnuli spamování schránek, omezte seznam adresátů v poli „Komu“ pouze na osoby, které jsou přímo zapojeny.
Ale co když chcete zahrnout i další osoby, aniž by se staly hlavním předmětem e-mailu?
Zde přicházejí na řadu pole CC (kopie) a BCC (skrytá kopie). Umožňují vám diskrétně odeslat e-mail dalším příjemcům. Použitím konkrétního pole můžete také lépe spravovat odpovědi a probíhající vlákna.
Co je CC v e-mailu?
CC znamená kopie (carbon copy). Používá se k odeslání kopie e-mailu dalším příjemcům. Nejedná se o vaše primární příjemce, ale o osoby na okraji, které přesto potřebují vidět e-mail a e-mailové odpovědi.
Například pokud odpovídáte klientovi, kterého přímo spravujete, můžete i tak chtít uvést svého manažera v poli CC u důležitých konverzací týkajících se nákladů na služby nebo jakýchkoli eskalací.
Když použijete „CC“, všechny e-mailové adresy v tomto poli jsou viditelné pro všechny příjemce e-mailu. Tato transparentnost je užitečná pro udržení jasné komunikace.
Kdy se používá CC?
Pole CC v e-mailu použijete, když chcete informovat další „zainteresované strany“.
CC je také velmi užitečné při odesílání zprávy týmu. Umožňuje vám přidat více lidí, aniž by se stali hlavním předmětem zprávy.
Znalost toho, kdy použít CC, pomáhá udržovat e-mailové vlákna přehledné a pod kontrolou.
💡Tip pro profesionály: Pro lepší komunikaci v týmu používejte sdílené schránky. To umožňuje lepší spolupráci a sdílení znalostí, protože členové týmu mají snadný přístup k probíhajícím konverzacím a projektům a mohou se do nich snadno zapojit.
Co je to BCC v e-mailu?
BCC znamená skrytá kopie. Pole BCC v e-mailu používáte, když chcete komunikovat s více než jedním příjemcem, aniž by viděli adresy ostatních příjemců.
Toto pole pomáhá zachovat soukromí a bezpečnost e-mailových adres. Při odesílání e-mailu pomocí pole „BCC“ nemohou příjemci vidět adresy ostatních příjemců.
Kdy se používá BCC?
BCC se používá ze dvou důvodů: k zachování soukromí e-mailových adres (například při hromadném rozesílání e-mailů) nebo k označení osob v e-mailech, aniž by o tom ostatní příjemci věděli.
BCC je také užitečné v profesionální komunikaci. Předpokládejme, že posíláte e-mail několika uchazečům o zaměstnání a zvete je k prvnímu kolu pohovorů. Můžete použít „BCC“. Udržuje to pořádek a umožňuje vám zachovat profesionalitu e-mailu a zároveň jeho osobní charakter.
Přečtěte si také: Jak vytvořit e-mailové šablony v Gmailu.
CC a BCC: Jak poznáte, které z nich použít?
CC i BCC mají různé účely.
Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti při rozhodování, které pole použít.
1. Důležitost preferencí příjemce
Je rozumné vždy zvážit, jakým způsobem příjemci preferují přijímat e-maily. Někteří mohou preferovat transparentnost, zatímco jiní si cení soukromí.
CC použijte pro ty, kteří by měli být viditelně zahrnuti. Jsou důležití pro konverzaci. V neposlední řadě byste měli zkontrolovat, zda jsou lidé přidaní do CC relevantní pro konverzaci, abyste se vyhnuli zbytečným e-mailům.
Pokud si však nejste jisti, jakou možnost preferují, raději se držte pravidla a používejte BCC, abyste předešli nedorozuměním.
💡Tip pro profesionály: Použití pole BCC také pomáhá snížit riziko neočekávaných odpovědí „Odpovědět všem“, které často vedou ke spamovým e-mailům a zmatkům.
2. Respektování soukromí
Soukromí je velmi důležité, zejména při odesílání e-mailů více příjemcům, kteří se navzájem neznají. CC zobrazuje všechny adresy, takže je jasné, kdo je v kopii. BCC skrývá adresy a zajišťuje tak soukromí.
Při práci s citlivými informacemi byste měli upřednostňovat funkci BCC. Chrání identitu a kontaktní údaje všech příjemců.
3. Počet příjemců
CC se hodí pro e-maily zasílané malé, známé skupině, protože podporuje otevřenou komunikaci. Naopak BCC je velmi užitečné při zasílání e-mailů skupině lidí.
Doporučujeme používat pole BCC, pokud odesíláte e-mailový zpravodaj nebo provádíte hromadnou e-mailovou marketingovou kampaň. Cílem je zabránit tomu, aby se dlouhý seznam e-mailových adres dostal k ostatním příjemcům.
💈Bonus: Podívejte se na nejlepší software pro správu e-mailů pro rok 2024, který promění vaši nepřehlednou doručenou poštu v produktivní pracovní prostor.
Zefektivněte správu e-mailů pomocí ClickUp
Všichni jsme používali různé e-mailové poskytovatele a většina z nich je z hlediska funkčnosti velmi podobná. Problémem většiny těchto nástrojů je, že nejsou navrženy pro optimální komunikaci a spolupráci.
Například týmy obvykle používají e-mailovou aplikaci ke čtení a odesílání e-mailů, než přejdou na zcela jiný nástroj pro okamžitou komunikaci. To může být často zbytečné a vést k roztříštěným konverzacím ve více pracovních prostorech.
Co kdybyste mohli posílat e-maily, spravovat projekty, kontrolovat úkoly a spolupracovat s týmem – a to vše na jednom místě? S ClickUpem to můžete.
Funkce správy e-mailů v ClickUp
Kromě funkcí pro správu projektů vám ClickUp umožňuje odesílat, přijímat a spravovat e-maily přímo v rámci platformy, což z něj činí výkonný nástroj pro správu e-mailů.
Možnosti CC a BCC můžete také použít k ovládání viditelnosti a soukromí, spolu s mnoha dalšími funkcemi, které byly popsány dříve.
- Odesílání a přijímání e-mailů: V ClickUp můžete z ClickApps aktivovat funkci e-mailu, abyste mohli odesílat e-maily bez přepínání mezi záložkami. Tato funkce vám umožňuje odesílat zprávy a odpovědi přímo z ClickUp. Můžete také přijímat e-maily a propojit je s příslušnými úkoly, což vám pomůže udržet komunikaci přehlednou a praktickou.
- Správa projektů prostřednictvím e-mailů: ClickUp nabízí řešení pro správu projektů prostřednictvím e-mailů s automatizovanou správou doručené pošty. Můžete mít přehled o svých e-mailových úkolech, aniž byste museli kopírovat a vkládat. Zajišťuje, že všechny relevantní informace jsou zachyceny ve vašich úkolech.
- Automatizujte procesy: Použijte ClickUp Automation k automatizaci opakujících se e-mailových úkolů, jako je odesílání připomínek, oznámení nebo následných zpráv, a ušetřete si tak čas na strategičtější práci. Tato automatizace může pomoci zefektivnit pracovní postupy a snížit manuální úsilí.
- Připojte e-maily k úkolům: Přeneste celé e-mailové konverzace do úkolu. Díky optimální správě e-mailových úkolů můžete snadno diskutovat o detailech se svým týmem a uchovávat všechny související informace na jednom místě.
- Centralizovaná správa: Správou e-mailů v ClickUp můžete uchovávat konverzace vedle souvisejících úkolů. Integrace šetří čas a pomáhá vašemu týmu zůstat koordinovaný.
Kromě toho můžete využít zdroje jako šablonu pro automatizaci e-mailů ClickUp k automatizaci e-mailů a úkolů na základě vlastních polí, odeslaných formulářů nebo událostí úkolů.
S touto šablonou můžete:
- Definujte procesy automatizace e-mailů: Určete e-maily, které je třeba automatizovat, a nastíňte konkrétní akce, které jsou pro každý z nich nutné.
- Nastavte automatické spouštěče: Nastavte pravidla nebo podmínky, které spustí odesílání automatických e-mailů na základě konkrétních událostí nebo kritérií.
- Optimalizujte automatizaci e-mailů: Pravidelně kontrolujte a upravujte své automatizační procesy, abyste zajistili jejich efektivitu, účinnost a soulad s vašimi cíli.
💈Bonus: Podívejte se na několik užitečných triků pro Gmail, které vám pomohou zefektivnit správu e-mailů.
Výhody používání ClickUp pro správu e-mailů
- Vyšší produktivita: Díky integraci e-mailů ClickUp můžete propojit Gmail s ClickUp a efektivně spravovat své e-maily a úkoly na jednom místě. Snížíte tak čas strávený přepínáním mezi aplikacemi a budete se moci soustředit na práci.
- Snadná organizace na dosah ruky: Propojte e-maily s úkoly, informujte svůj tým a přidělovávejte úkoly na základě přijatých e-mailů. Vše tak zůstane přehledné a zajistí se hladký průběh práce.
- Vylepšená spolupráce: Označujte svůj tým v e-mailech, přiřazujte komentáře a spravujte odpovědi, aniž byste museli opustit ClickUp. Tato funkce vylepšuje týmovou práci a zajišťuje, že všichni mají stejné informace.
- Hladká komunikace díky šablonám: Používejte relevantní šablony a podpisy, abyste zefektivnili komunikaci. To je obzvláště užitečné pro zákaznickou podporu a sledování uchazečů.
- Bezpečné a v souladu s předpisy: ClickUp nabízí robustní bezpečnostní funkce, které zajišťují, že vaše e-mailová komunikace je bezpečná a v souladu s průmyslovými standardy.
- Plánování e-mailů: Naplánujte veškerou budoucí komunikaci a zajistěte, aby každý osobní e-mail
Kdy používat CC a BCC v ClickUp
- CC pro transparentnost: Pole CC použijte k informování dalších zainteresovaných stran. Takové strategie správy e-mailů jsou ideální pro komunikaci s více než jedním příjemcem.
- BCC pro ochranu soukromí: Pole BCC chrání soukromí příjemců. Používejte jej při odesílání e-mailů lidem, kteří se navzájem neznají, nebo při hromadné e-mailové kampani (kdy chcete chránit kontaktní údaje ve svém e-mailovém seznamu).
Další informace: Prozkoumejte alternativy k Google Workspace pro vaše potřeby v oblasti e-mailů a správy projektů.
Přemýšlejte lépe, pište chytřejší e-maily v ClickUp
Tři z pěti profesionálů upřednostňují pro komunikaci e-mail.
Problém je v tom, že většina lidí pole CC a BCC používá nesprávně, protože si není jistá rolí příjemců. Kéž bychom mohli sledovat naše projekty, spravovat úkoly a posílat e-maily lidem na jedné platformě.
Dobrou zprávou je, že ClickUp umí právě to a ještě mnohem víc!
Pokud například nesnášíte přeplněnou e-mailovou schránku, můžete si ji uspořádat pomocí nástroje ClickUp. Tento nástroj vám pomůže upřednostnit důležité e-maily a zkrátit dobu odezvy, což vede k přístupu „inbox-zero“.
ClickUp také podporuje integraci s Gmailem, takže vždy dostáváte oznámení o čekajících úkolech a následných krocích. ClickUp navíc disponuje vlastní umělou inteligencí, která pomáhá s psaním e-mailů, převádí tyto e-maily na úkoly, které lze provést, a poskytuje vám informace, kdykoli vyhledáte klíčové slovo.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp, vyzkoušejte své nově nabyté znalosti o CC/BCC a posílejte úžasné e-maily.