Věděli jste, že manažeři tráví v průměru 4 hodiny týdně řešením konfliktů?
Konflikty jsou nevyhnutelnou součástí našeho života. Mohou se vyskytovat na pracovišti i v osobním životě a ovlivňovat naše vztahy s kolegy, rodinou a přáteli. A čemu se nemůžete vyhnout, to musíte zvládnout – chytře! Způsob, jakým tyto konflikty řešíte, má zásadní význam.
Účinné řešení konfliktů je v organizaci nezbytné. Zabraňuje eskalaci drobných neshod do závažných problémů, umožňuje obtížné rozhovory, kterým by se jinak dalo vyhnout, a podporuje prostředí spolupráce.
Tento článek se zabývá různými styly a strategiemi řešení konfliktů a kroky pro efektivní řešení konfliktů.
Různé přístupy k řešení konfliktů
Nástroj Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument definuje pět stylů řešení konfliktů: přizpůsobení, vyhýbání se, soutěžení, kompromis a spolupráce. V určitém okamžiku našeho života jsme všichni řešili konflikty alespoň jedním, pokud ne všemi těmito způsoby.
Zamyslete se: jak často jste se vyhnuli konfliktu, aby se z něj nestala velká neshoda? Nebo kolikrát jste se s někým dohodli na kompromisu, abyste dosáhli řešení?
Jako manažer je nezbytné znát všechny tyto styly a naučit se je aplikovat při řešení konfliktů v týmu.
Akomodativní styl
Představte si, že pracujete na projektu s kolegou, který má jasnou vizi konečného produktu. Vy máte své nápady, ale on je velmi zapálený pro ty své. Rozhodnete se následovat jeho plán, abyste zachovali mír a podpořili svého kolegu.
Jedná se o vstřícný styl řešení konfliktů. Zahrnuje upřednostňování potřeb a přání ostatních před vašimi vlastními, aby byla zachována harmonie a dobrá vůle. Nejlépe se používá v případě, že v konfliktu nejsou žádní jasní vítězové.
Toto může být nejlepší řešení, pokud nejste konfrontační typ nebo pokud se jedná o menší konflikt. Nezapomeňte však zajistit, aby nebyly ignorovány potřeby všech osob zapojených do konfliktu. V opačném případě se situace snadno vyhrotí do většího problému.
Použití tohoto stylu má své klady i zápory:
Výhody
- Udržuje vztahy a pomáhá snižovat okamžité napětí
- Ukažte, že si ceníte a respektujete názor druhé osoby.
- Pomůže vám rychle vyřešit drobné problémy
Nevýhody
- Vaše vlastní potřeby a nápady mohou být přehlíženy, což vede k nespokojenosti.
- Může vést k zášti, pokud máte pocit, že vaše příspěvky jsou neustále podceňovány.
Profesionální tip: Použijte tento přístup, když je daná záležitost důležitější pro druhou osobu nebo když chcete zachovat pozitivní vztah.
Styl vyhýbání se
Představte si tuto situaci: Linda a Alex, členové prodejního týmu, vedou bouřlivou debatu o návrhu pro klienta. Jejich nadřízený zasáhne a dá jim několik dní na práci na jiných účtech. Tato pauza jim pomůže uklidnit se a přehodnotit své přístupy, což vede k konstruktivnějšímu řešení.
Jedná se o styl řešení konfliktů založený na vyhýbání se. Zahrnuje ignorování nebo stažení se z konfliktu. Rozhodnete se nezapojovat se a doufáte, že se problém časem vyřeší nebo stane irelevantním. Tento přístup je nejvhodnější v případě, že se jedná o triviální konflikt nebo potřebujete čas na zvážení nejlepšího způsobu jeho řešení.
Výhody
- Dejte si čas na uklidnění a racionální uvažování.
- Může být vhodné pro triviální problémy
- Dává vám čas na shromáždění více informací předtím, než se rozhodnete.
Nevýhody
- Základní problém může zůstat nevyřešený.
- Vyhýbání se důležitým konfliktům může vést k větším problémům ve spolupráci na pracovišti.
Profesionální tip: Použijte styl řešení konfliktů založený na vyhýbání se, pokud je problém triviální nebo pokud je situace velmi emotivní a všichni potřebují čas na uklidnění. Čas a prostor vám pomohou získat lepší nadhled. Stanovte však čas a místo, kde se problém řádně vyřeší.
Konkurenční styl
Soutěžení je velmi populární styl řešení konfliktů. Zahrnuje prosazování vlastních potřeb a přání nad potřebami a přáními ostatních. Jedná se o styl orientovaný na moc, kdy prosazujete své zájmy na úkor ostatních.
Například Keith je vedoucí oddělení, který prosazuje, aby byla významná část ročního rozpočtu přidělena jeho oddělení, protože se domnívá, že je to pro nový projekt zásadní. Navzdory odporu ostatních oddělení pevně prezentoval svůj případ vrcholovému vedení a odmítl nápady ostatních.
Toto je příklad soutěživého stylu. V tomto scénáři má Keith pouze jeden cíl: vyhrát.
Výhody
- Jednejte rychle a rozhodně, když jsou potřeba okamžité výsledky.
- Užitečné v situacích, kdy je nutné si stát za svým, například při ochraně svých práv.
Nevýhody
- Může být vnímáno jako autoritativní a nepřiměřené.
- Může poškodit dynamiku týmu a vytvořit nepřátelské pracovní prostředí.
Profesionální tip: Pečlivě zvažte, kdy použít styl řešení konfliktů, protože jeho časté používání může bránit dlouhodobé spolupráci a řešení problémů. Nejlepší je použít jej, když je problém kritický a není možné o něm diskutovat.
Kompromisní styl
Předpokládejme, že váš tým je rozdělený ohledně rozdělení rozpočtu na projekt. Někteří členové chtějí investovat velké prostředky do marketingu, zatímco jiní se zasazují o více finančních prostředků na vývoj produktu. Po nějaké diskusi se dohodnete, že rozpočet rozdělíte rovnoměrně mezi obě strany, aby každá z nich dostala alespoň část toho, co chce.
Tomuto přístupu se říká kompromis. Spočívá v nalezení střední cesty, kdy obě strany něco obětují, aby dosáhly vzájemně přijatelného řešení. Často se používá, když mají obě strany stejně důležité zájmy a časové omezení vyžadují rychlé řešení.
Výhody
- Vede k rychlejšímu řešení, protože všechny zúčastněné strany něco získají.
- Pomáhá udržovat morálku týmu a vztahy tím, že zajišťuje, aby se všechny strany cítily vyslyšeny a respektovány.
Nevýhody
- Řešení nemusí plně uspokojit ani jednu ze stran.
- Může vést k pocitu ztráty, pokud kompromisy nejsou vyvážené.
Profesionální tip: Použijte kompromisní styl řešení konfliktů, když mají obě strany stejně důležité zájmy nebo když nutně potřebujete řešení, ale nemáte dostatek času.
Styl spolupráce
Jako projektový manažer čelíte konfliktu ohledně směru vývoje nového produktu. Různí členové týmu mají silné názory na funkce a design. Místo toho, abyste upřednostnili jeden nápad před druhým, uspořádáte sérii workshopů zaměřených na týmovou spolupráci, kde členové týmu brainstormují a integrují to nejlepší z každého návrhu.
Jedná se o kooperativní styl řešení konfliktů. Zahrnuje společnou práci na nalezení řešení, které uspokojí potřeby všech. Vyžaduje otevřenou komunikaci, vzájemný respekt a odhodlání porozumět pohledům druhých.
Netřeba dodávat, že je často považován za nejúčinnější styl řešení konfliktů, protože funguje téměř u všech, bez ohledu na jejich pracovní styl.
Výhody
- Může vést k kreativním a inovativním řešením, která uspokojí všechny strany.
- Budujte silnější vztahy a podporujte týmovou komunikaci a vzájemný respekt.
Nevýhody
- Může být časově náročné a vyžadovat hodně úsilí.
- Nemusí fungovat u menších konfliktů nebo v situacích, kdy je třeba se rychle rozhodnout.
Profesionální tip: Použijte styl spolupráce, pokud se konflikt týká důležitých otázek, pokud potřebujete řešení, které bude výhodné pro všechny strany, a pokud mají všechny strany čas a ochotu zapojit se do otevřeného dialogu a brainstormingu.
Účinné kroky při řešení konfliktů
Účinné řešení konfliktů vyžaduje strukturovaný přístup. Zde jsou kroky, které byste měli dodržovat:
Identifikace problému
Prvním krokem je jasná identifikace a formulace základní příčiny konfliktu. K tomu musíte nejprve uznat, že problém existuje. Ignorování problému povede pouze k dalším potížím.
Promluvte si s lidmi zapojenými do konfliktu. Snažte se pochopit jejich pohledy a obavy. Zeptejte se na různé otázky, například:
Co se stalo?
Co vás trápí?
Co podle vás způsobilo tento konflikt?
Jak se cítíte ohledně této situace?
Jaký výsledek očekáváte?
Došlo v minulosti k podobným konfliktům?
Tyto otázky vám pomohou lépe porozumět situaci a pohledům lidí, kteří se jí účastní. Můžete také identifikovat základní příčinu, jako je nedorozumění, přidělování zdrojů nebo rozdílné cíle.
Udělejte krok zpět
Po identifikaci problému je důležité udělat krok zpět, abyste získali lepší přehled. To vám pomůže vyhnout se unáhleným reakcím, zejména pokud jsou emoce silné.
Musíte také posoudit situaci a zvážit širší souvislosti konfliktu. Cílem je komplexně pochopit situaci a navrhnout vhodné komunikační strategie.
Proto pochopte jeho důsledky a shromážděte další informace z relevantních zdrojů. Myslete nad rámec okamžitého řešení konfliktů a zvažte dlouhodobý dopad na vztahy, dynamiku týmu a kulturu organizace. Snažte se najít řešení, která řeší současnost a zároveň zajišťují pozitivní výsledky v budoucnosti.
Porozumění, naslouchání a respekt
Účinné řešení konfliktů vyžaduje více než jen vyslechnout, co má každá strana na srdci – zahrnuje aktivní naslouchání, empatii a projevování respektu ke všem zúčastněným stranám.
Proto se naučte aktivně naslouchat, abyste se plně zapojili do rozhovoru. Projevte upřímný zájem tím, že budete udržovat oční kontakt, přikyvovat a vyhýbat se rozptýlení, jako je kontrola telefonu.
Navíc uznávejte a potvrzujte emoce každé strany. Zamyslete se nad emocemi vyjádřenými mluvčím, abyste potvrdili své porozumění.
A nakonec se ujistěte, že s ostatními zacházíte s úctou a zdržte se pohrdavého nebo nepřátelského chování. Zvažte použití „já“ výroků, abyste vyjádřili své myšlenky a pocity, aniž byste obviňovali ostatní.
Například: „Chápu, odkud vycházíš, a oceňuji, že se se mnou dělíš o svůj názor. “ Tímto výrokem sdělíš své pocity, aniž bys druhou osobu soudil nebo obviňoval.
Hledání řešení
Nyní, když máte informace o konfliktu, musíte najít řešení. Ideální situace by uspokojila obě strany. Není však vždy možné najít řešení, které by vyhovovalo oběma stranám. Zvažte proto naléhavost a důležitost situace.
Máte dostatek času na vyřešení konfliktu? Nebo potřebujete rychlé rozhodnutí?
Bude mít konflikt dlouhodobý dopad, nebo se jedná o něco triviálního?
Na základě odpovědí na tyto otázky se můžete rozhodnout, jaký styl řešení konfliktů chcete použít. Pokud máte čas a konflikt není triviální, zvolte kolaborativní řešení.
Požádejte všechny zúčastněné strany, aby navrhly nápady a zvážily různé pohledy. Tyto schůzky můžete usnadnit pomocí interních komunikačních nástrojů. Jakmile získáte několik možných nápadů, posuďte jejich proveditelnost a vyberte řešení, které maximalizuje hodnotu pro všechny zúčastněné strany.
Implementace řešení
Po určení správného řešení je čas jej konečně implementovat. Vysvětlete jej všem zúčastněným stranám. Pokud se některá ze stran zdá být neochotná, diskutujte o jeho výhodách a spravedlnosti.
Zvažte vypracování akčního plánu, který nastíní kroky potřebné k implementaci řešení a přidělí role a odpovědnosti každé zúčastněné straně.
Nenechávejte to tak! Pravidelně se spojujte se všemi stranami, abyste se ujistili, že řešení funguje. Naplánujte následné schůzky, abyste zhodnotili situaci. To vám také pomůže provést nezbytné úpravy.
Běžné strategie řešení organizačních konfliktů
Zde je pět běžných strategií pro řešení organizačních konfliktů:
Zachovávejte transparentnost a jasnost
Udržujte transparentnost ve své komunikaci a povzbuzujte své zaměstnance, aby činili totéž. Tím zajistíte, že všechny relevantní informace budou sdíleny otevřeně, což sníží nedorozumění a posílí důvěru mezi členy týmu.
Dále definujte jasné cíle a očekávání, abyste předešli konfliktům vznikajícím v důsledku nedorozumění nebo nejednoznačnosti. Když všichni chápou své role, odpovědnosti a cíle, je snazší řešit neshody a usnadňuje se řízení týmu.
Transparentnost a jasnost také podporují odpovědnost a pomáhají stranám řešit konflikty s jasným pochopením skutečností.
Stanovte jasné zásady a postupy
Zaveďte jasné zásady a postupy pro řešení konfliktů v rámci organizace. Nastíňte kroky pro hlášení, eskalaci a řešení konfliktů. Jakmile tyto zásady vypracujete, sdělte je všem svým zaměstnancům. Pro lepší komunikaci můžete vytvořit příručku nebo uspořádat školení.
Jasné zásady sníží nejednoznačnost, podpoří konzistentnost a poskytnou strukturovaný rámec pro řešení konfliktů.
Poskytujte konstruktivní kritiku
Při řešení konfliktu musíte být neutrální a pamatovat si, že nebojujete proti žádné ze zúčastněných stran. Bojujete proti problému. Proto se ujistěte, že vaše kritika je konstruktivní.
Zajistěte, aby vaše kritika a vedení splňovaly následující podmínky:
- Zaměřte se na konkrétní chování a poskytujte objektivní zpětnou vazbu s konkrétními příklady.
- Použijte sendvičový přístup. Začněte pozitivy, řešte oblasti, které je třeba zlepšit, a zakončete povzbuzením.
- Poskytujte zpětnou vazbu rychle a v soukromí
- Podněcujte diskusi a aktivní naslouchání, abyste zajistili vzájemné porozumění mezi všemi stranami.
Využijte nástroje pro spolupráci
Zefektivnění komunikace pomocí nástroje pro spolupráci a řízení projektů, jako je ClickUp, může pomoci zvýšit srozumitelnost a zabránit nedorozuměním. Jeho různé funkce, jako je ClickUp Chat View, ClickUp Whiteboards atd., a šablony, jako jsou šablony komunikačních plánů, umožňují plynulou spolupráci mezi členy vašeho týmu.
Zde je návod, jak můžete ClickUp využít pro řešení konfliktů:
- Spolupracujte v reálném čase a organizujte dokumenty související s projekty pomocí ClickUp Docs, abyste předešli zmatkům a nedorozuměním. Označujte lidi v komentářích, přiřazujte úkoly a převádějte text na sledovatelné úkoly pouhými několika kliknutími, abyste zvýšili přehlednost rolí.
- Rychle vytvářejte interní dokumenty a používejte správný tón a jazyk v e-mailech a zpětné vazbě s ClickUp Brain.
- Využijte tabule ClickUp k brainstormingu nápadů a pořádání setkání pro společné řešení konfliktů.
- Využijte ClickUp Clips pro nahrávání obrazovky a video zprávy, abyste zvýšili srozumitelnost svých sdělení a předešli nedorozuměním.
- Spojte komunikaci týmu na jedné platformě pomocí ClickUp Chat View a přiřazujte úkoly přímo členům svého týmu z chatu.
Kromě toho můžete využít připravené šablony pro řešení konfliktů.
Využijte šablonu interní komunikace ClickUp k organizaci konverzací a sdílení firemních zásad řešení konfliktů. Šablona vám pomůže udržet konzistentnost v interní komunikaci.
Kromě toho můžete použít šablonu interní komunikační strategie a akčního plánu ClickUp k identifikaci komunikačních cílů, vytvoření akčního plánu a organizaci a sledování postupu úkolů. Tato šablona vám umožňuje definovat jasné cíle, vyvinout proveditelné kroky s měřitelnými výsledky a udržovat vše organizované pro hladké provedení a sledování.
Použijte šablonu Icebreaker Whiteboard od ClickUp k zahájení konverzací, pořádání teambuildingových aktivit a vytvoření zábavného a interaktivního prostředí. Pokud konflikt pramení z nedorozumění mezi členy týmu, můžete pomocí Icebreakeru vybudovat důvěru a vztah předtím, než se pustíte do řešení konfliktu. Tím můžete vytvořit pozitivnější atmosféru pro vyřešení problému.
Nespočet lidí zlepšilo svou komunikaci a morálku týmu díky ClickUp. Jeanne, vedoucí administrativní asistentka na Michiganské univerzitě, o ClickUp říká:
Přechod na ClickUp byl nejdůležitějším krokem, který náš tým v roce 2022 učinil. Od této změny jsme zaznamenali výrazné zlepšení produktivity, efektivity, týmové spolupráce a celkové morálky.
Přechod na ClickUp byl nejdůležitějším krokem, který náš tým v roce 2022 učinil. Od této změny jsme zaznamenali výrazné zlepšení produktivity, efektivity, týmové spolupráce a celkové morálky.
Tip pro profesionály: Naučte se řešit konflikty v projektech s naší příručkou o řešení a vyřešení konfliktů v projektech.
Vězte, kdy se konfliktům vyhnout
Stejně jako je důležité zasáhnout a konflikty řešit, je někdy také důležité ustoupit a nechat zaměstnance, aby je vyřešili sami. Pokud se jedná o menší konflikt, který nevyžaduje váš zásah, je nejlepší se do něj nezapojovat.
Někdy může zásah do konfliktu situaci ještě zhoršit. Tím, že necháte členy svého týmu, aby se s konfliktem vypořádali samostatně, prokážete respekt k hranicím a uznáte jejich schopnost řešit spory.
Role managementu a vedení v řešení konfliktů
Vedoucí pracovníci hrají v řešení konfliktů klíčovou roli. Udávají tón tomu, jak jsou konflikty vnímány a řešeny. Efektivní vedoucí pracovníci vědí, že konflikty jsou nevyhnutelné a při správném řešení mohou být prospěšné.
Různé styly vedení vyžadují různé styly řešení konfliktů. Například demokratický vůdce může upřednostňovat kolektivní rozhodování. Naopak autokratický vůdce může upřednostňovat styl vyhýbání se konfliktům nebo soutěživý styl.
Ať už je váš styl vedení jakýkoli, zde je několik tipů, které vám pomohou lépe zvládat konflikty:
- Zůstaňte neutrální a vyhněte se stranění jedné ze stran, když dojde ke konfliktu.
- Vytvořte prostředí, ve kterém se členové týmu budou cítit bezpečně a budou moci vyjádřit své názory a obavy.
- Povzbuďte strany zapojené do konfliktu, aby sdílely své základní zájmy namísto rigidních postojů.
- Proveďte členy týmu strukturovaným procesem řešení problémů a pomozte jim najít řešení.
- Využijte vyjednávání v případě střetu zájmů nebo omezených zdrojů. Efektivní vyjednávání vám pomůže najít řešení, které bude výhodné pro všechny strany, a podpoří kreativní řešení problémů.
Osvojte si styly řešení konfliktů s ClickUp
Účinné řešení konfliktů může být náročné, ale není zcela nedosažitelné. Klíčem je porozumět různým stylům řešení konfliktů a použít ten, který nejlépe vyhovuje dané situaci.
Ne všechny situace mají střední cestu a ne všechny vyžadují váš zásah. Konflikty můžete řešit konstruktivně tím, že rozpoznáte, kdy je třeba ustoupit, vyhnout se, soutěžit, kompromisovat nebo spolupracovat.
Bez ohledu na váš styl si vždy pamatujte, že je třeba zůstat neutrální, být jasný a transparentní, identifikovat problém a snažit se o konstruktivní kritiku. Používejte nástroje jako ClickUp, abyste situaci zvládli a konflikty efektivně vyřešili. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes!