Jak vypočítat efektivitu toku pro zvýšení produktivity

„Efektivita znamená dělat lépe to, co se již dělá,“ napsal Peter Drucker, otec moderního managementu, když o ní hovořil jako o klíčovém faktoru optimalizace podnikání.

Napříč odvětvími, geografickými oblastmi, velikostmi a typy je efektivita základním způsobem, jakým podniky maximalizují svou ziskovost. Ať už jde o optimalizaci výrobní linky, zkrácení doby dodání pizzy nebo zvýšení produktivity vývojářů, efektivita snižuje náklady a zvyšuje příjmy.

V tomto blogovém příspěvku se zabýváme konkrétním typem efektivity – efektivitou toku –, která otevírá nové perspektivy v řízení provozních činností.

Co je to efektivita toku?

Efektivita toku je poměr aktivního času, který strávíte prováděním úkolu, k celkovému času, který úkol zabere.

Vezměme si jako příklad přípravu pizzy. Obvykle zahrnuje přípravu těsta, omáčky, sestavení pizzy, upečení a servírování zákazníkovi u stolu.

V současném projektovém řízení je dosažení vysoké efektivity toku synonymem pro provozní dokonalost. Jejich přesný výpočet je tedy prvním krokem k optimalizaci vašich procesů.

Jak vypočítat efektivitu toku?

Výpočet efektivity toku je jednoduchý proces, který zahrnuje pochopení času stráveného aktivní prací v porovnání s celkovou dobou trvání úkolu nebo projektu.

Zde je podrobný průvodce, který vám pomůže přesně sledovat efektivitu toku.

1. Nastíňte, co „úkol“ obnáší

V závislosti na práci, kterou děláte, může být úkol jednokrokový nebo může sestávat z řady více kroků. Chcete-li vypočítat efektivitu toku, musíte vědět, z čeho se váš úkol skládá.

Například pokud je vaším „úkolem“ jako týmu softwarových inženýrů spuštění nové funkce, může to zahrnovat:

Pokud používáte nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, možná už máte tento rozpis nastavený. Pokud ne, nevadí! K jeho vytvoření vám pomůže jakýkoli nástroj pro mapování procesů. K nastínění pracovního toku týmu můžete také použít ClickUp Whiteboard.

2. Vypočítejte aktivní pracovní dobu

Aktivní pracovní doba jsou týdny/dny/hodiny, kdy se aktivně pracuje na úkolu. V softwarovém projektu, který jsme viděli výše, se jedná o počet hodin, které designér stráví kódováním softwaru nebo analytik kvality prováděním testů.

Nejlepší způsob, jak tyto informace zaznamenat, je sledování času stráveného na každém úkolu. Sledování času v ClickUp umožňuje každému členovi týmu sledovat svou aktivní pracovní dobu spuštěním časovače nebo ručním zadáním.

Řekněme, že tým softwarových inženýrů pracuje na každém úkolu následujícím způsobem.

Celková aktivní pracovní doba je 40 hodin nebo jeden člověk-týden.

Je důležité si uvědomit, že testování trvající čtyři hodiny neznamená, že může být dokončeno za půl dne. V závislosti na dostupnosti, kapacitě, naléhavosti, prioritě atd. může analytik kvality provést testování najednou nebo ho rozložit na celý týden.

3. Vypočítejte celkovou dobu cyklu

Celková doba cyklu je doba od zahájení úkolu do jeho dokončení, včetně aktivní práce i doby nečinnosti. Obvykle se měří v dnech/týdnech namísto hodinách.

Nejjednodušší způsob výpočtu celkové doby cyklu je datum dokončení minus datum zahájení. Pokud tedy návrh začal 1. ledna a nasazení bylo dokončeno 28. ledna, doba cyklu je čtyři pracovní týdny.

S ClickUpem můžete každému úkolu přiřadit datum zahájení a datum ukončení, což výrazně usnadňuje zjištění doby cyklu.

4. Vypočítejte efektivitu toku

Jakmile znáte celkovou aktivní dobu a celkovou dobu cyklu, použijte níže uvedený vzorec pro měření efektivity toku.

Efektivita toku = (aktivní pracovní doba/celková doba cyklu) × 100

Rozšíření výše uvedeného příkladu: Efektivita toku = (jeden člověk za týden/4 lidé za týden) x 100 = 25 %

5. Seznamte se s mezerami v efektivitě pracovních postupů

V našem výše uvedeném příkladu 75 % času, tedy tři pracovní týdny, není aktivní pracovní čas. Jedná se o čas strávený čekáním/nečinností: čekáním na zpětnou vazbu, čekáním na dokončení úkolů ostatními členy týmu nebo čekáním na schválení přechodu do další fáze.

Zlepšení efektivity toku začíná snížením čekací doby. Než vám ukážeme, jak zasadit efektivitu toku do kontextu dalších souvisejících metrik,

Další KPI související s efektivitou toku

Ačkoli je metrika efektivity toku důležitá pro projektové manažery, sama o sobě nemá velký význam. Jsou například členové týmu při 25% efektivitě toku produktivní?

Na první pohled by se mohlo zdát, že váš tým ztrácí 75 % svého času. Ale to není pravda. Vaše týmy mohou pracovat na čtyřech funkcích (tj. tocích) současně a být produktivní 100 % času.

Aby se předešlo takovému zmatku, je nezbytné pochopit efektivitu toku ve vztahu k jiným metrikám.

Průchodnost

Průchodnost měří množství práce dokončené v daném období. Je to přímý ukazatel produktivity týmu. Pro tým softwarových inženýrů by průchodností byl počet funkcí spuštěných v daném časovém období.

Váš tým tedy může spustit deset funkcí za čtyři týdny a váš výkon je deset, i když vaše efektivita toku je stále 25 %.

Doba realizace

Doba realizace je celková doba od zadání úkolu do jeho dodání. Zahrnuje jak aktivní pracovní dobu, tak dobu nečinnosti. Ve vývoji produktů se jedná o dobu od zadání požadavku zákazníkem nebo členem obchodního týmu až po jeho předání do výroby.

Kromě aktivní pracovní doby/cyklu zahrnuje dodací lhůta také čas potřebný k sepsání uživatelských příběhů, jejich prioritizaci, přidělení zdrojů atd. Pokud je tedy váš tým na příštích šest měsíců zaneprázdněn již naplánovanými verzemi, může být vaše dodací lhůta sedm měsíců, i když je efektivita toku 25 %.

Využití zdrojů

Využití zdrojů sleduje, jak efektivně tým nebo organizace využívá dostupné zdroje, včetně personálu, nástrojů a času.

Pokud je vaše efektivita toku 25 % a využití zdrojů také 100 %, je jasné, že nemůžete přijmout více práce. Pokud je využití zdrojů také 25 %, znamená to, že máte kapacitu na mnohem více.

Limity rozpracované výroby (WIP)

Limity WIP omezují počet úkolů nebo projektů, které mohou být v daném okamžiku v procesu. Používají se k zajištění toho, aby se úsilí soustředilo na dokončení úkolů před zahájením nových, čímž se zkracují cykly a zvyšuje se propustnost.

Limity WIP pomáhají zvýšit efektivitu toku tím, že upřednostňují úkoly, které již byly zahájeny.

Společně mohou tyto metriky přispět k neustálému zlepšování efektivity vašich procesů. Zde je návod, jak je můžete využít ve svých optimalizačních procesech.

Tipy pro zlepšení efektivity toku

Prvním krokem ke zlepšení efektivity toku je jeho přesný výpočet a identifikace mezer. Na základě těchto informací vyzkoušejte následující tipy.

Nastavte limity rozpracované výroby (WIP)

Je samozřejmé, že byste neměli začínat s novou prací, pokud ta stávající ještě není dokončena. Příliš mnoho otevřených úkolů může vést k jejich zpoždění. Správné stanovení priorit v backlogu může pomoci maximalizovat hodnotu položek ve vývoji.

Pomocí ClickUp nastavte limity WIP na tabulkách, abyste zajistili, že pracovní zátěž bude zvládnutelná a každá úloha dostane pozornost, kterou si zaslouží.

V komplexních organizacích s vícefázovými úkoly to však může být kontraproduktivní. Pokud například necháte vývojáře čekat, až bude funkce nasazena, budete mít minimálně osm hodin prostoje, což ovlivní efektivitu vašeho toku.

Využijte limity WIP ve spolupráci s produktivitou týmu, pracovní zátěží a průchodností k optimalizaci výsledků.

Automatizujte pracovní toky

Automatizujte jednoduché a opakující se úkoly, abyste zefektivnili procesní tok. Technické týmy k tomu neustále využívají automatizaci testování.

S pomocí softwaru pro správu projektů ClickUp mohou projektoví manažeři také automatizovat administrativní úkoly, jako je přiřazování uživatelů, vytváření zpráv a odesílání následných zpráv/oznámení.

Automatizace zlepšuje průměrnou efektivitu toku tím, že:

Zrychlení administrativních úkolů: Pokud je rozdíl v efektivitě toku způsoben omezenými zdroji projektového manažera při kontrole všech dokončených úkolů, automatizace jej může účinně odstranit.

Prevence zpoždění: Nastavení automatických připomínek, které vás upozorní na zpoždění/odchylky, vám pomůže získat nad situací kontrolu předem.

Odstranění závislostí a úzkých míst: Řekněme, že designér dokončil svou část práce a nyní je třeba ji přidělit vývojáři. Pokud se to děje ručně, záleží to na dostupnosti projektového manažera.

Když tento proces automatizujete, úkoly se mohou automaticky přesunout ze seznamu „návrh“ do seznamu „vývoj“, odkud si vývojáři mohou přiřadit úkoly a začít pracovat. To nejen zvyšuje efektivitu, ale také vytváří pocit odpovědnosti a sounáležitosti mezi členy týmu.

Lepší správa zdrojů

Přiřazování zdrojů hraje klíčovou roli v efektivitě toku v komplexním, vícestupňovém procesu. Například návrh funkce trvá čtyři hodiny a její vývoj 24 hodin. To znamená, že za dobu, kterou vývojář stráví programováním, může designér vytvořit šest funkcí.

Takže i při nejhrubším výkladu potřebuje tento projekt pouze 1/6 designéra na každého vývojáře. Nebo šest vývojářů na každého designéra. To může vyžadovat určité vyrovnání zdrojů.

Pochopte všechny podrobnosti a podle toho naplánujte zdroje. Aktivně odstraňujte překážky a plánujte plynulý pracovní tok. Funkce správy zdrojů ClickUp jsou navrženy právě k tomuto účelu.

Chcete-li získat náskok v efektivním plánování zdrojů, přizpůsobte si šablonu pro plánování zdrojů.

Podporujte spolupráci v týmu

K nejvíce neefektivním procesům dochází při předávání úkolů. Designér a vývojář mohou potřebovat několik hodin na předání znalostí, než může vývojář začít aktivně pracovat na dané funkci. Takové zlepšení procesů vyžaduje lepší spolupráci týmu.

Funkce pro spolupráci v ClickUp, jako jsou vnořené komentáře, sdílené dokumenty, editace v reálném čase, zobrazení chatu atd., umožňují členům týmu snadno komunikovat a spolupracovat.

Máte dotaz? Zanechte komentář. Neznáte kritéria přijetí? Podívejte se na popis úkolu. Potřebujete více informací o použití? Přečtěte si uživatelský příběh na ClickUp Docs. Stále si nejste jisti? Podívejte se, kdo je online, a požádejte ho o pomoc!

ClickUp vytváří robustní virtuální pracovní prostor, který snižuje komunikační mezery a zefektivňuje pracovní postupy.

Vždy mějte na paměti svůj cíl

Relevantní, přesné a smysluplné informace jsou základem optimalizace efektivity. Nastavte si v reálném čase reposty na ClickUp Dashboards přizpůsobené metrikám, které vás zajímají, včetně efektivity toku.

Zlepšete efektivitu toku pomocí ClickUp

Základní otázkou, která stojí za každou iniciativou zaměřenou na provozní dokonalost, je: „Je to to nejlepší, co můžeme udělat?“ Většinou je odpověď ne.

Pro neustálé zlepšování potřebují dnešní organizace strategický přístup k odstranění mezer, minimalizaci neefektivnosti a optimalizaci pracovních postupů. Tento přístup zahrnuje poznatky, akce a automatizaci. ClickUp umožňuje toto vše a ještě mnohem více.

Díky dashboardům a nástrojům pro reporting, které jsou navrženy tak, aby podporovaly dobré řízení projektů, ClickUp staví na datech.

Díky integraci poznámek, úkolů, projektů, zdrojů a nástrojů pro spolupráci na jedné platformě usnadňuje ClickUp přijímání opatření.

Předem navržené šablony, více než 100 automatizací a ClickUp Brain vám ušetří zbytečnou práci, takže se můžete soustředit na to, na čem záleží.

Vytvářejte lepší produkty, od začátku až do konce a ještě dál. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes.

Často kladené otázky o efektivitě toku

1. Proč měříme efektivitu toku?

Měříme efektivitu toku, abychom minimalizovali neproduktivní/nečinný čas v pracovním toku. Dobrá efektivita toku zajišťuje, že produkt může být odeslán ihned po dokončení aktivní práce.

2. Proč je efektivita toku důležitá?

Efektivita toku je poměr mezi aktivní prací a celkovou dobou dodání. Je důležitá, protože pomáhá organizacím zkrátit dobu potřebnou k vyřízení požadavku zákazníka. Pokud například potřebujete 2 dny aktivní pracovní doby k vytvoření produktu, ale máte cyklus dodání 20 dní, vaše efektivita toku je 10 %.

To ukazuje, že zkrácením cyklu můžete výrazně zvýšit propustnost a maximalizovat výnosy.