„Komunikace je jediná úloha, kterou nelze delegovat,“ řekl bývalý generální ředitel společnosti Coca-Cola Roberto Goizueta. Proto je komunikační styl vedoucího pracovníka zásadní pro jeho úspěch.
Ať už jde o projev na radnici, mentoring juniorů nebo propuštění člena týmu, dobrá komunikace je super síla. V tomto blogovém příspěvku se podíváme, jak můžete svou super sílu formovat a využívat ve svůj prospěch.
Porozumění komunikaci v oblasti vedení
Co dělá generální ředitel? Úkolem dobrého generálního ředitele je vést – rozhodovat, řídit členy týmu, budovat vztahy a přesvědčovat zainteresované strany, ať už se jedná o zákazníky, partnery nebo zaměstnance.
Základem je komunikace vedoucích pracovníků, která sděluje záměr, usnadňuje porozumění a inspiruje následovníky k akci.
Co je to komunikace v rámci vedení?
Komunikace v rámci vedení se týká jakýchkoli informací/pokynů poskytovaných osobou v pozici autority svým podřízeným. Kromě samotné zprávy zahrnuje také způsob předání, neverbální signály, tón hlasu a mnoho dalšího.
Proč je komunikace v rámci vedení nyní tak důležitá?
Povaha práce se dramaticky mění v reakci na pandemii, preference generace Z, dynamiku globálního trhu a rychlé inovace poháněné start-upy.
V dnešní době jsou pracovní styly demokratičtější, s plochými organizačními strukturami, na rozdíl od autokratické povahy tradičního vedení. Praktiky jako služebné vedení a autentické vedení jsou stále populárnější a mění způsob, jakým vedoucí komunikují a spolupracují se svými týmy.
Navíc různé situace vyžadují odlišný styl komunikace v závislosti na aktuální výzvě, dynamice týmu a očekávaných výsledcích. Například generální ředitel startupu musí zvolit zcela odlišný přístup při oznamování nové finanční injekce než při oznamování propouštění.
Abyste mohli efektivně vést, musíte rozumět různým stylům komunikace v oblasti vedení a vědět, jak je můžete využít.
Typy komunikačních stylů vedení
Každý vedoucí má různé komunikační styly. Budete mluvit jiným stylem, když potřebujete, aby byl váš tým nadšený, než když jen posíláte běžnou zprávu o změně kávovaru v kantýně.
Pojďme prozkoumat různé styly komunikace a to, jak je můžete využít ve své práci.
Naslouchání
Steve Jobs je známý svým výrokem: „Najímají chytré lidi, aby nám řekli, co máme dělat.“ To je lekce v naslouchání ve stylu komunikace vedení.
Komunikační styl založený na naslouchání se týká aktivního zapojení a upřímné snahy porozumět sdělení, emocím a skrytým záměrům mluvčího. Komunikační styl vedení založený na naslouchání je:
- Aktivní: Zaměřte se na verbální a neverbální signály mluvčího, klást otázky a prozkoumat myšlenku podrobněji.
- Reflexivní: Parafráze nebo shrnutí sdělení mluvčího za účelem potvrzení správného porozumění.
- Empatie: Uznání pocitů a pohledů mluvčího
Proč je naslouchání dobrým komunikačním stylem?
Naslouchání buduje vztahy a důvěru v týmu. Zvyšuje spolupráci v týmu a spojuje nápady všech členů. Rozmanitost vzkvétá, když vedoucí naslouchá.
Pomáhá to zachovat klid v emocionálně nabitých nebo napjatých situacích. Vedoucí pracovníci mohou uhasit velké požáry tím, že pozorně naslouchají a potvrzují: „Je v pořádku být nervózní. Chápu vaše pocity.“
Kdy je naslouchání správným komunikačním stylem?
Naslouchání je skvělý komunikační styl v následujících situacích.
- Brainstorming pro řešení složitých problémů
- Řešení obtížných situací, jako jsou stížnosti zákazníků nebo výpověď zaměstnance
- Když je vedoucí v týmu nový a vztahy ještě nejsou pevné
- Když mezi členy týmu panuje nedůvěra
Poradenství
Zaměstnanci se obracejí na vedoucí pracovníky, aby jim poskytli vedení. Ačkoli vedoucí pracovník nemůže znát všechny odpovědi, očekává se od něj, že povede své týmy správným směrem. Nejvhodnějším komunikačním stylem je v tomto případě poradenství.
Tento styl komunikace se vyznačuje:
- Poskytování kontextu: Nabídněte pohled založený na zkušenostech nebo přehledu, který týmy možná nemají.
- Sdílení zkušeností: Vzpomínání na přístupy z minulosti, které mohou pomoci při řešení aktuálního problému.
- Nabídka doporučení: Navrhněte několik možností, ze kterých si tým může vybrat na základě svých poznatků.
- Poskytování zpětné vazby: Identifikace nedostatků v aktuálním výkonu a navrhování způsobů, jak je zlepšit.
Proč je poradenství dobrým komunikačním stylem?
Jedná se o přímý způsob řešení problémů, budování pocitu spolehlivosti, urychlení rozhodování a využití odborných znalostí a zkušeností vedoucího ve prospěch celého týmu.
Kdy je radění správným komunikačním stylem?
Nikdo nemá rád nevyžádané rady. Proto je třeba komunikační styl založený na radách používat opatrně. Nejvhodnější je v následujících situacích.
- Když tým přijde s problémem, který se mu nepodařilo vyřešit ani po vyzkoušení všech možných řešení
- Když provádíte hodnocení/retrospektivy, při nichž se očekávají rady
- Během mentorských/koučovacích sezení
Řízení
Řízení znamená dávat jasné, stručné a autoritativní pokyny nebo příkazy, které vedou členy týmu, často přímo a jednoznačně, k tomu, co mají dělat.
Řídící styl komunikace v rámci vedení týmu se vyznačuje následujícími rysy:
- Jasnost: Konkrétní, jednoznačné pokyny, které popisují, co dělat, jak to dělat a kdy.
- Okamžitá zpětná vazba: Přímá zpětná vazba, která je poskytnuta okamžitě, pokud je výkon podprůměrný.
- Rozhodnost: Pevná rozhodnutí jsou jasně sdělena týmu.
Proč je direktivní styl komunikace dobrý?
Řízení je přímé a jednoznačné. Nechává komunikaci otevřenou (nesprávnému) výkladu, vytváří konzistenci a známý kontext mezi členy týmu.
Ačkoli je tento styl komunikace autoritativní, neměl by být zaměňován s autoritářským přístupem. Podniky, které se řídí tímto stylem komunikace, mají často dostatečné kontrolní mechanismy, aby proces zůstal demokratický.
Kdy je direktivní styl komunikace tím správným?
Řízení je vhodné, ba dokonce nezbytné, v situacích pod velkým tlakem, v nouzových situacích a při krátkých termínech. V podnikání se tento styl komunikace často používá v krizových situacích. Například pokud dojde k nehodě v továrně, vedoucí pracovníci nařídí svým týmům, aby okamžitě odešli domů, nechali se vyšetřit lékařem, nemluvili s tiskem atd.
Delegování
Delegování komunikačního stylu se týká schopnosti vedoucího pracovníka zvládat práci a efektivně plnit úkoly. Efektivní delegování vyžaduje, abyste definovali následující.
- Úkol: Co je třeba udělat
- Metoda (pokud je to relevantní): Jak je třeba postupovat?
- Standardy: Jaká jsou kritéria přijatelnosti úkolu?
- Termín: Kdy musí být práce dokončena?
- Kontext: Jakékoli další informace, které by mohly být užitečné.
Proč je delegování dobrým komunikačním stylem?
Každý vedoucí pracovník musí delegovat, bez čehož by nebyl schopen dokončit žádnou práci. Tento přístup navíc poskytuje jasnost a autonomii členům týmu, kteří tak mohou převzít odpovědnost za své výsledky.
Kdy je delegování vhodným komunikačním stylem?
Delegování je vždy dobrá praxe, zejména když vedoucí pracovník potřebuje podporu při plnění úkolů.
Motivace
Motivující styl komunikace se zaměřuje na inspiraci a povzbuzování členů týmu, aby podávali co nejlepší výkony a dosahovali osobních i organizačních cílů.
Motivace se vyznačuje:
- Vyjádření přesvědčení: Používání slov, která potvrzují hodnotu členů týmu a vzbuzují v nich důvěru.
- Stanovení výzev: Stanovení jasných a dosažitelných cílů, které motivují členy týmu k dosažení lepších výsledků.
- Podpora osobního rozvoje: Doporučování způsobů a prostředků pro osobní rozvoj; nabídka vyslání členů týmu na workshopy/školení atd.
Proč je motivace dobrým komunikačním stylem?
Každý potřebuje někoho, kdo ho podporuje. Motivační styl komunikace vedoucích pracovníků buduje mezi členy týmu pocit důvěry, uznání, přijetí a povzbuzení. Pomáhá lidem cítit se viděni.
Proč je motivace správným komunikačním stylem?
I když je vždy dobré říci pár motivujících slov, je to prospěšné zejména v situacích, kdy:
- Morálka týmu je trochu nízká.
- Výzva, které čelíte, se zdá nepřekonatelná.
- Zkoušíte něco nového a máte obavy z výsledku
Výuka
Výuka komunikačního stylu se týká předávání znalostí, dovedností a postřehů vedoucích pracovníků členům jejich týmů. Efektivní výuka zahrnuje kombinaci jasných pokynů, podněcování zvědavosti a budování prostředí, ve kterém je kladen důraz na učení.
Styl komunikace zaměřený na výuku se vyznačuje následujícími rysy:
- Vysvětlení: Rozdělení složitých myšlenek na srozumitelné části
- Podněcující otázky: Vytvoření atmosféry, ve které se členové týmu cítí pohodlně při kladení otázek.
- Experimentování: Společná práce na řešení problémů, brainstorming nápadů, jejich testování v testovacím prostředí atd.
- Externí pomoc: Organizování workshopů a simulací s odborníky mimo organizaci
Proč je výuka dobrým komunikačním stylem?
Ve světě, kde se mnoho manuálních prací automatizuje, zůstává znalostní práce. Aby byli zaměstnanci znalí, je někdy nutné je naučit to, co nevědí. V takových případech je výuka skvělým způsobem.
Kdy je vhodné učit správný komunikační styl?
Výuka je obzvláště účinná, když je přenos znalostí kriticky důležitý, například ve výzkumných laboratořích. Je také skvělá pro sdílení znalostí mezi odděleními, kde vedoucí prodeje učí produktové týmy o potřebách/požadavcích zákazníků.
Koučování
Koučování je interpretací stylu vedení v komunikaci. Zaměřuje se na vedení členů týmu k objevování řešení a realizaci jejich potenciálu prostřednictvím sebereflexe, stanovení cílů a plánování akcí.
Komunikační styl vedení založený na koučování se vyznačuje následujícími rysy:
- Sdílení osobních zkušeností: Obohacení výuky sdílením zkušeností a poučení
- Podpora odpovědnosti: Členové týmu jsou odpovědní za svůj pokrok při dosahování cílů a činí tak s pocitem odpovědnosti.
- Sebehodnocení: Nabízí rámce a modely pro hodnocení vlastního výkonu.
- Reflexe: Pro zaměstnance i vedoucího pracovníka, umožnění vzájemného růstu
Proč je koučování dobrým komunikačním stylem?
Koučování se zaměřuje na poskytování nástrojů, technik a povzbuzení, které lidé potřebují k růstu. Pomocí tohoto komunikačního stylu mohou vedoucí pracovníci přimět členy svého týmu k podávání nejlepších výkonů.
Kdy je koučování správným komunikačním stylem?
Koučování je nejúčinnější, když:
- Je čas vyřešit problém nebo dosáhnout pokroku.
- Potřebné změny jsou osobní nebo behaviorální, jako například rozvoj růstového myšlení nebo práce na prezentačních dovednostech.
- Zaměstnanec je motivován k pokroku, ale neví, jak na to.
Nyní, když jsme se seznámili s různými styly komunikace, podívejme se, jak ovlivňují dynamiku týmu.
Role komunikace vedení v dynamice týmu
Zaměstnanci napříč organizacemi činí rozhodnutí na základě toho, jak se cítí. Pokud se díky zpětné vazbě cítí napadeni, mohou zaujmout obranný postoj. Pokud se jim změna politiky jeví jako omezující, mohou protestovat.
Zásadní vliv na to, jak se zaměstnanci cítí na pracovišti, má komunikace vedení. Ta může ovlivnit různé organizační faktory. Zde je několik příkladů.
Budování týmu
Vedoucí pracovník – manažer nebo nadřízený – je oporou každého týmu. Jeho komunikační strategie udržuje tým pohromadě. Ta:
- Vytváří jednotu a smysl
- Buduje soulad směrem ke společným cílům na základě jasné vize.
- Umožňuje budovat důvěryhodné a smysluplné vztahy s vedoucím a mezi členy týmu.
- Podporuje kreativitu, spolupráci a inovace
- Usnadňuje řešení konfliktů
Stručně řečeno, komunikace v rámci vedení buduje produktivní, efektivní a odolné týmy.
Nábor
Studie ukazují, že pro zaměstnance generace Z je poslání organizace stejně důležité jako samotná práce. Komunikace vedení hraje klíčovou roli v tom, jak je organizace vnímána:
- Sdělte misi, vizi a hodnoty, abyste zapojili ty, kteří s nimi souhlasí.
- Prezentace firemní kultury poutavým způsobem
- Zapojení dialogu během náborového procesu, budování pozitivních vztahů s kandidáty
- Jasně formulujte cíle a očekávání od uchazeče.
Udržení zaměstnanců
Efektivní týmová komunikace vytváří transparentní, inkluzivní a podpůrnou kulturu, ve které se zaměstnanci cítí oceněni, pochopeni a propojeni.
Aby toho bylo možné dosáhnout, musí komunikace vedení zahrnovat:
- Uznání úsilí a úspěchů zaměstnanců
- Komunikace ohledně příležitostí k profesnímu rozvoji
- Diskuse o profesním růstu
- Mimo pracoviště konverzace o tom, co inspiruje/motivuje jednotlivce
Lepší výkonnost týmu
Dobrá komunikace vedení je skvělým výchozím bodem. Vedoucí reagují podobně, když se svými týmy komunikují otevřeně a transparentně.
Schopnost diskutovat, debatovat a nesouhlasit vytváří pocit sounáležitosti a odpovědnosti. Tato emocionální investice výrazně zvyšuje morálku, posiluje zapojení a motivuje jednotlivce k nadstandardním výkonům.
Aplikace stylů vedení pro efektivní komunikaci v rámci vedení
Styly vedení a styly komunikace jdou ruku v ruce. Stejně jako styly vedení, které se často přizpůsobují a vyvíjejí podle požadavků situace, tak i komunikace.
Například vedoucí pracovník, jehož preferovaným komunikačním stylem je naslouchání nebo koučování, může v krizových situacích potřebovat přejít k direktivnímu stylu.
Dokonce i Warren Buffet, známý svým laissez-faire stylem řízení, by se mohl obrátit na poradenství nebo výuku, pokud by se věci nevyvíjely správným směrem.
Níže uvádíme několik skvělých příkladů dobré komunikace v rámci vedení.
Brian Chesky oznamuje propouštění na začátku pandemie
Společnost Airbnb utrpěla velký úder, když byl na začátku roku 2020 zcela uzavřen cestovní ruch. Společnost musela propustit 25 % svých zaměstnanců, aby se udržela nad vodou. Generální ředitel Brian Chesky napsal týmu dojemný a empatický dopis. Vysvětlil, jak a proč se k tomuto rozhodnutí dospělo. A nabídl propuštěným zaměstnancům veškerou pomoc, kterou by mohli potřebovat.
Prostřednictvím Airbnb
Pro ty, kteří se zajímají o komunikaci v krizových situacích, je to skvělý příklad.
Dopis Andyho Jassyho akcionářům z roku 2022
Generální ředitelé a vedoucí pracovníci pravidelně píší dopisy akcionářům. V roce 2022 Andy Jassy, generální ředitel společnosti Amazon, napsal o různých změnách ve společnosti.
Andyho dlouhý dopis se zabývá výzvami, odprodejem aktiv, propouštěním a přehodnocením priorit. Rovněž se zabývá obnovenou investiční strategií a nadějí do budoucna.
Tento dopis je skvělým výchozím bodem pro ty, kteří se zajímají o komunikaci v oblasti vedení lidí, která vytváří příběh z čísel.
První dopis Satya Nadelly jako generálního ředitele
Když Satya Nadella převzal funkci generálního ředitele společnosti Microsoft, poslal všem zaměstnancům e-mail s otázkami (kdo jsem? proč jsem tady? co budeme dělat dál? atd.) a odpověďmi.
Používá osobní motivační styl komunikace, aby se představil a nastavil tón svého působení ve funkci vedoucího.
via The Verge
Přečtěte si celý dopis a zjistěte, jak lze vyvolat nadšení pro tak významnou organizační změnu.
Bonus: Takto napsala bývalá generální ředitelka společnosti PepsiCo Indira Nooyi rodičům svých přímých podřízených, aby jim poděkovala.
Techniky pro úspěšné zavedení komunikačních stylů v oblasti vedení lidí
Ať už si vyberete jakýkoli styl komunikace v rámci vedení, zde je několik technik, které můžete použít k jejich zavedení do každodenní praxe. Pokud jste tým pracující výhradně na dálku, bezplatný software pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám může velmi pomoci.
Provádějte pravidelné kontroly (styl naslouchání)
Naslouchejte svému týmu formálním i neformálním způsobem. Jako formální postup naplánujte individuální schůzky, abyste povzbudili členy svého týmu, aby se podělili o své úspěchy, potřeby a výzvy. Během těchto schůzek diskutujte o pokroku, řešte obavy a nabízejte podporu.
Každý den sledujte konverzace svého týmu. Zobrazení chatu v ClickUp umožňuje spolupráci mezi členy týmu v reálném čase, kterou můžete sledovat. Funkce detekce spolupráce v ClickUp vám ukáže, kdo je online, takže s nimi můžete chatovat offline, když jsou k dispozici.
Sdílejte znalosti (styl výuky)
V situacích, kdy potřebujete učit, vyzkoušejte ClickUp Docs. Můžete snadno budovat svou znalostní bázi, psát Wiki nebo propojovat nápady do pracovních postupů.
Chcete-li naučit konkrétní pojmy, podrobně si zapište výše uvedené prvky – vysvětlení, kontext, školicí materiály atd. – a sdílejte je s týmem. A co víc? Použijte ClickUp Brain také k shrnutí a korektuře.
Pokud jste typem, který rád deleguje, ClickUp tasks je skvělým místem, kde můžete shromáždit všechny informace, které váš tým potřebuje, jako je popis úkolu, metoda, standardy, termíny a kontext. Můžete také přiřazovat komentáře členům týmu, vyzývat k odpovědím nebo převádět komentáře na úkoly.
Brainstorming (styl výuky a poradenství)
Zajistěte interaktivitu svých rad pomocí nástroje ClickUp Whiteboard. Vysvětlujte složité pojmy vizuálně nebo poskytujte víceúrovňové rady kombinací kreseb, lepících poznámek, hierarchických diagramů a dalších prvků.
Kontrolní seznamy (řídící styl)
Pokud vedete tým, jehož práce musí splňovat konkrétní standardy, dejte mu pokyn, aby se řídil kontrolním seznamem. Úkoly ClickUp vám umožňují přidávat kontrolní seznamy individuálně ke každému úkolu nebo vytvářet šablony a aplikovat je na podobné úkoly.
Stanovení cílů (koučovací a motivační styl)
Veďte svůj tým ke společnému komunikačnímu cíli tím, že jej budete vždy zviditelňovat. ClickUp Goals je určen pro vedoucí pracovníky, kteří potřebují sledovat práci ve vztahu ke strategii pomocí měřitelných cílů.
- Měřte úspěch pomocí klíčových výsledků
- Udržujte cíle uspořádané ve složkách
- Stanovte si číselné, finanční, pravdivé/nepravdivé a úkolové cíle.
- Automatizujte sledování pokroku
Pokud jste novým vedoucím, vyzkoušejte některé šablony komunikačních plánů ClickUp, které vám pomohou strukturovat vaše sdělení.
Komunikujte lépe s ClickUp
I když jsme diskutovali o různých komunikačních stylech vedení a o tom, jak je implementovat, je důležité si uvědomit, že se vzájemně nevylučují.
Komunikační styl není typ osobnosti. Můžete použít komunikační styl, který je pro danou situaci nejvhodnější. Můžete také použít kombinaci stylů.
Například pokud zaměstnanec dlouhodobě uvízl na jednom kroku, lze direktivní styl komunikace proložit koučovacími metodami. Můžete také kombinovat motivační komunikaci se stylem delegování, aby byl tým nadšený ze své práce.
Pokud, jak říká Goizueta, nemůžete úkoly delegovat, vytvořte systémy, které potřebujete k jejich zvládnutí. Právě k tomu slouží pracovní prostor pro projektové řízení a komunikaci ClickUp.
Snižte komunikační propast mezi vámi a vašimi týmy. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky o komunikačních stylech vedení
1. Jaký je komunikační styl v oblasti vedení lidí?
Komunikační styl v leadershipu se týká toho, jak vedoucí pracovníci předávají zprávy, sdílejí informace a poskytují zpětnou vazbu členům svého týmu. Zahrnuje tón, jazyk, metody a frekvenci komunikace, kterou vedoucí pracovník používá při interakci s ostatními v rámci organizace.
2. Jaké jsou čtyři typy komunikačních stylů?
Čtyři základní komunikační styly jsou pasivní, agresivní, pasivně agresivní a asertivní.
Každý styl odráží jiný způsob vyjadřování a interakce s ostatními, což ovlivňuje mezilidskou dynamiku a efektivitu komunikace.
3. Jakým způsobem je komunikace faktorem stylu vedení?
Komunikace je základním faktorem při utváření a definování stylu vedení a způsob, jakým vedoucí komunikuje – ať už verbálně, neverbálně nebo prostřednictvím svých činů – má dramatický vliv na to, jak jsou jeho týmy vedeny.
Například transakční komunikace během transformační události může demotivovat zaměstnance a způsobit jejich odchod. Na druhou stranu, promyšlená komunikace o malých změnách, jako je změna poskytovatele pojištění, může zaměstnancům dodat pocit sounáležitosti a příslušnosti.
Způsob, jakým komunikujete, je nejdůležitějším faktorem, který určuje vaši efektivitu jako vedoucího pracovníka.