Organizace s jasnými zásadami a postupy podporuje pozitivní kulturu. Všichni znají vizi a hodnoty společnosti, které formují chování zaměstnanců.
Dokumentované postupy zahrnují seznam toho, co je povoleno a co je zakázáno. Dobře napsaná příručka zásad a postupů pomáhá vaší organizaci splnit zákonné a regulační požadavky. Poskytuje pracovní pokyny pro zaměstnance a manažery, aby dosáhli nejlepších výsledků pro všechny zúčastněné strany.
Podrobné psaní postupů a zásad je však složité. Pokud jste v psaní manuálu postupů nováčkem, je logické, že potřebujete pomoc s komunikací svých myšlenek a objasněním své provozní strategie.
V tomto komplexním průvodci sdílíme podrobné pokyny pro psaní postupů, šablony, které vám pomohou urychlit proces, a tipy a osvědčené postupy pro psaní postupů.
Co znamená psaní postupů?
Postupy kombinují kroky, pokyny a online zdroje, které vám pomohou splnit úkol. Dobře napsané postupy jsou sérií rutinních kroků v pořadí, v jakém je třeba je provést.
Zahrnují vizi vedoucí skupiny a vybavují vaše zaměstnance tak, aby mohli plnit strategické cíle, vytvářet standardy výkonnosti a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit.
Porozumění důležitosti psaní postupů
Zásady odstraňují nejistoty ohledně provádění rutinních úkolů a zajišťují, že lidé provádějí správné úkoly správným způsobem. To zase pomáhá podniku zlepšit efektivitu a dodržovat předpisy.
Ačkoli žádné složité postupy nemohou zaručit optimální výkon, standardizují osvědčené postupy ve všech vašich týmech a zlepšují kvalitu výsledků.
Efektivita a produktivita
Stalo se vám to někdy? Strávili jste hodiny dokončováním úkolu k dokonalosti, jen abyste zjistili, že váš kolega to už v minulosti udělal a existuje jednodušší způsob.
Zde se hodí postupy. Nejenže zabraňují duplicitě a regulují spolupráci při řízení úkolů, ale efektivně napsané postupy také zefektivňují pracovní toky a umožňují vašemu týmu být produktivnější.
Jasnost a konzistentnost
Písemné postupy jasně definují očekávání zaměstnanců a minimalizují chyby. Vaším cílem při psaní postupů by mělo být jednoduché a konzistentní popsání toho, jak se konkrétní úkoly provádějí v celé organizaci, nebo standardizace procesů.
Školení a zaškolování
Vaši noví zaměstnanci nebo členové týmu mohou nahlížet do všech vašich postupů souvisejících s procesem nebo produktem. To zkracuje jejich učební křivku a snižuje jejich závislost na spolupracovnících. Postupy také slouží jako cenný zdroj přenosu znalostí, který je snadno přístupný, kdykoli si někdo není jistý, jak úkol dokončit.
Snižování rizik a dodržování předpisů
Postupy vám mohou pomoci identifikovat a řídit potenciální rizika tím, že nastíní osvědčené postupy a bezpečnostní opatření. Všechna odvětví podléhají zákonům a předpisům konkrétní země; postupy zajišťují, že organizace tyto předpisy a místní zákony dodržují.
Například výrobce bramborových lupínků může čelit právním a regulačním důsledkům, pokud nejsou uvedeny složky obsahu, včetně případných alergenů. Zavedení bezchybného postupu, který je v souladu s předpisy, může zajistit, že při balení a označování produktů nedojde k žádným takovým opomenutím.
Neustálé zlepšování
Pravidelně aktualizujte písemné postupy, aby se organizační procesy vyvíjely v souladu s měnícími se obchodními potřebami.
Například během pandemie se společnosti po celém světě musely přizpůsobit nové normě práce na dálku, což si vyžádalo aktualizaci jejich zásad a postupů, aby podpořily práci svých zaměstnanců v digitálním a hybridním prostředí.
Odpovědnost a povinnosti
Postupy definují role a odpovědnosti zaměstnanců a stanovují jejich odpovědnost a vlastnictví.
Například když žádáte o proplacení výdajů, podáte žádost spolu s podpůrnými dokumenty prostřednictvím portálu, necháte ji schválit manažerem a nakonec necháte účetní oddělení proplatit částku.
Tím zajistíte, že tyto procesy budou hladce implementovány, protože budete moci identifikovat nesrovnalosti a vysledovat je až k příslušnému zaměstnanci, aby mohly být účinně vyřešeny.
Spokojenost zákazníků
Představte si, že vedete tým zákaznického servisu, který denně řeší řadu zákaznických problémů a dotazů. Pokud by váš tým měl přístup k příručce postupů, která standardizuje proces rychlého a efektivního řešení zákaznických problémů a dotazů, urychlilo by to řešení běžných dotazů a problémů s podporou.
Snadný přístup
Příliš mnoho manuálů a volných poznámek ve vaší organizaci by vedlo k přetížení informacemi. Uživatelé ztrácejí přehled o relevantních zdrojích nebo ztrácejí čas jejich hledáním, když potřebují učinit informovaná rozhodnutí.
Aktualizovaný online systém, který uživatelům poskytuje přístup a umožňuje jim aktualizovat jednotlivé kroky postupů, je skvělou volbou pro rychle rostoucí organizace, kde se zásady a postupy neustále vyvíjejí.
Jak psát postupy
Definujte rozsah a cíle postupu
Prvním krokem při psaní postupu je definování cílů – na jaký konkrétní proces nebo úkol se chcete zaměřit? Kdo bude tento dokument s postupem používat?
Při navrhování postupu si vytvořte seznam výstupů, překážek, kontextu a omezení.
Sladění s obchodními procesy
Veškeré postupy, které napíšete, by měly být v souladu s hodnotami vaší společnosti a napomáhat jejich hladké integraci do organizačního rámce. Zapojte do postupu klíčové zainteresované strany a vypracujte podrobného průvodce procesem, aby byl dokument v souladu s celkovými obchodními procesy.
Výběr správného obchodního procesu
Pokud píšete více postupů, začněte v malém. Upřednostnění menších úkolů vám pomůže pochopit nuance různých interních procesů a usnadní vám psaní efektivních postupů.
Vytváření procedurálních struktur a standardů pro správu verzí
Vytvořte standardní strukturu, která zjednoduší proces psaní postupů. Můžete si vytvořit vlastní šablonu postupu nebo použít veřejně dostupné šablony, abyste zachovali konzistenci, což uživatelům pomůže rychle se orientovat v různých dokumentech.
Při vytváření postupů se ujistěte, že váš dokumentační portál disponuje kontrolou verzí. To umožní všem zúčastněným stranám systematicky sledovat změny a zajistí, že vaše postupy zůstanou aktuální.
Vytvořte kontrolní seznam SOP
Při vytváření postupu vždy přiložte vzorový kontrolní seznam SOP (standardní operační postup). K vytvoření kontrolního seznamu SOP jako vizuálního průvodce dobře strukturovaným postupem můžete použít software a šablony SOP.
Například vaše personální oddělení může použít kontrolní seznam SOP, který standardizuje kvalifikační požadavky při pohovorech s uchazeči o novou pozici.
Využití přístupu „pět otázek“ při psaní postupů
Začlenění pěti otázek – kdo, co, kde, kdy a proč – do procesu psaní postupů zvyšuje srozumitelnost a zajišťuje, že nebudou opomenuty žádné důležité informace.
1. Kdo: Představte si, že spouštíte novou webovou stránku a potřebujete stanovit odpovědnost jednotlivých osob za konkrétní úkoly. Strukturovaný proces vám pomůže jasně definovat „kdo“, stanovit odpovědnost každého přispěvatele a zajistit, aby byl projekt dokončen včas.
2. Co: „Co“ vám pomůže odpovědět na otázku – jaký úkol nebo proces musí být dokončen? Při psaní postupu jasně definujte cíle a podrobně popište kroky k dokončení úkolu. Například pracovník v továrně by měl vědět, jaké kroky musí dodržet, aby mohl vykonávat svou práci v souladu s bezpečnostními předpisy.
3. Kde: Je důležité pochopit, kde se postup provádí, ať už se jedná o fyzické místo nebo software. Při práci na novém projektu vytvořte speciální složku, ke které bude mít váš tým snadný přístup. To vám pomůže sledovat výkonnost týmu a zvýšit odpovědnost.
4. Kdy: Při psaní postupu stanovte termíny pro každý milník, abyste mohli uzavřít smlouvy o úrovni služeb (SLA) a zajistit včasné dokončení. Například postupy pro výplatu mezd zahrnují předem stanovený počet kroků nebo úkolů, které je třeba dokončit v předem stanovených termínech.
5. Proč: Nakonec pochopte, proč se postup dokumentuje. Jaké jsou vaše cíle? Pochopení „proč“ promění suchý dokument v nezbytnou organizační nutnost.
Dokumentace a distribuce postupů
Vytváření postupů
Při psaní postupů pro vaši organizaci se ujistěte, že jsou jejich součástí následující prvky.
| Tvorba postupů: Prvky a osvědčené postupy | |
| Prvky | Název stránky Název postupu Identifikační číslo Datum zveřejnění Jméno, funkce a oddělení, na které se postup vztahuje Jména a podpisy zúčastněných stran, které postup připravily a schválily |
| Obsah (v případě rozsáhlého dokumentu) | |
| Postupné postupy Popište rozsah a účel postupu a jeho omezení. Zahrňte předpisy, normy, role, odpovědnosti, výstupy a vstupy. Pokryjte možné překážky, bezpečnostní informace a scénáře „co by, kdyby“. Objasněte použité zkratky a synonyma. Přidejte varování týkající se zdraví a bezpečnosti. Sekce věnovaná řešení problémů podrobně popisuje, co se může pokazit a co může narušit konečný výsledek. | |
| Osvědčené postupy | Pište v aktivním hlasu Používejte jednoduchý jazyk, aby čtenáři našli to, co potřebují, porozuměli tomu a mohli to využít Odstraňte nadbytečné a zbytečné informace Buďte struční v jazyce zásad |
Dokumentujte, schvalujte a kontrolujte postupy
Po vypracování návrhu postupu jsou další kroky následující:
- Dokumentace zásad: Zaznamenejte účel, rozsah, cíle, osoby a oddělení odpovědné za jejich vytvoření a implementaci.
- Schválení: Uveďte osoby odpovědné za schvalování zásad/postupů spolu s jejich kontaktními údaji.
- Přezkoumání a aktualizace zásad: Zásady pravidelně (jednou za čtvrt roku) přezkoumívejte, aktualizujte je tak, aby odpovídaly měnícím se požadavkům a potřebám organizace, a změny sdělte příslušným oddělením a zainteresovaným stranám.
Použijte ClickUp k sepsání postupů a jejich implementaci.
Pokud máte potíže s vypracováním efektivně napsaného postupu, můžete postupovat takto: shromážděte všechny relevantní informace, včetně pokynů, podpůrných dokumentů a online zdrojů.
Používejte nástroje pro mapování procesů, jako je ClickUp, jako jediný zdroj pravdivých informací pro návrh zásad, implementaci procesů a pracovních postupů a jejich zpřístupnění všem.
Využijte intuitivní rozhraní ClickUp Docs k uspořádání všech shromážděných informací a vytvoření strukturovaného dokumentu. Dokument můžete kdykoli aktualizovat, přidávat tolik stránek, kolik potřebujete, vkládat další prvky, jako jsou prezentace a tabulky, a vkládat webové odkazy.
Sdílejte tento dokument se zainteresovanými stranami a členy týmu za účelem přezkoumání a implementace postupů. ClickUp Tasks vám umožňuje přiřazovat úkoly členům týmu, označovat kolegy pro zpětnou vazbu nebo kontrolu a nastavovat lhůty pro dokončení úkolů.
ClickUp Brain bude vaším asistentem pro psaní s umělou inteligencí, který vám pomůže psát složité zásady a postupy přesně a přesně.
Jakmile vytvoříte první návrh, pozvěte zúčastněné strany, aby postup zkontrolovaly, vylepšily a dokončily na panelech ClickUp, čímž centralizujete své společné úsilí.
Školení a sběr zpětné vazby
Seznamte členy svého týmu s postupem, abyste zajistili jeho efektivní implementaci. V případě potřeby použijte gamifikaci, abyste se ujistili, že postupu rozumějí.
Povzbuzujte svůj tým, aby poskytoval zpětnou vazbu a identifikoval oblasti, které je třeba zlepšit a zdokonalit. Využijte tuto zpětnou vazbu k zdokonalení postupů a neustálému zlepšování pracovních postupů.
Šablony pro psaní postupů a zásad
Přístup k hotovým šablonám urychluje proces psaní postupů a zásad. ClickUp poskytuje řadu šablon, které vyhovují různým procedurálním požadavkům:
1. Šablona procesů a postupů
Šablona procesů a postupů ClickUp nabízí strukturovaný rámec pro dokumentaci a správu procesů, díky čemuž se stává nepostradatelným nástrojem vaší organizace pro psaní postupů a zásad.
Tato předem připravená šablona dokumentace procesů obsahuje podrobné pokyny k definování rolí a odpovědností, stanovení pokynů a dokumentování klíčových metrik pro sledování výkonu.
Vlastní pole ClickUp vám umožňují přidávat vlastní atributy, jako jsou pole na úrovni problému, procenta dokončení a podrobnosti o schvalovateli, abyste mohli ukládat důležité informace o postupech.
Pomocí šablony procesů a postupů ClickUp může více týmů vytvořit jasné protokoly, usnadnit spolupráci a zvýšit produktivitu.
2. Šablona standardních operačních postupů
Standardní operační postupy (SOP) jsou pro podniky nezbytné – můžete poskytnout podrobné pokyny, zajistit sladění společných cílů, snížit počet chyb a podpořit organizované pracovní prostředí. Šablona standardních operačních postupů (SOP) ClickUp nabízí komplexní rámec, který vám pomůže efektivně řídit vaše zaměstnance.
Šablony SOP tento proces zjednodušují a poskytují jednotný přehled, který obsahuje osvědčené postupy, zásady, pracovní postupy a kontrolní seznamy úkolů.
Pomocí vlastních stavů, polí, zobrazení, funkcí pro správu návrhů projektů a ClickUp Brain vám šablona ClickUp umožňuje vytvářet spolehlivé SOP, které slouží jako komplexní zdroj znalostí pro celou vaši organizaci.
Chcete-li tuto šablonu operačního plánu efektivně využívat, začněte brainstormingem úkolů a podrobným popisem jednotlivých procesů. Zapojte klíčové zainteresované strany do procesů zpětné vazby, testování a vylepšování, aby byl tento dokument SOP pravidelně aktualizován. Platforma ClickUp usnadňuje spolupráci, vytváření postupů a sledování pokroku a nabízí analýzu produktivity.
Pomocí šablony SOP od ClickUp můžete zavést a udržovat efektivní procesy a zlepšit provozní výkonnost vaší organizace.
3. Šablona postupu
Šablona postupů ClickUp nabízí efektivní přístup k vytváření a správě jasně definovaných postupů pro jakoukoli projektovou zprávu nebo úkol. Šablona jasně nastiňuje procesní toky, definuje cíle a poskytuje podrobné pokyny, čímž eliminuje dohady a zajišťuje konzistentnost všech operací a personálu.
Šablona obsahuje přizpůsobitelné stavy, pole, zobrazení a další funkce pro správu projektů, které vám pomohou identifikovat úkoly, určit rozsah, shromáždit informace a vytvořit, zkontrolovat a revidovat dokument s postupy.
Pomocí této šablony definujte cíle, nastíňte kroky, přiřazujte úkoly, spolupracujte se zainteresovanými stranami, nastavujte oznámení, pořádávejte schůzky a sledujte pokrok.
Jak psát pracovní postupy – snadno s pomocí správných procesů, nástrojů a šablon
Pokud se potýkáte s neefektivitou ve své organizaci, začněte tím, že se podíváte na své postupy a zásady.
Jsou zavedeny a dodržovány týmem? Pokud ne, implementujte správné nástroje a šablony, abyste vytvořili efektivní postupy v celé organizaci.
ClickUp je nástroj vhodný pro začátečníky, který slouží k vytváření a správě postupů.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp, abyste mohli vytvářet postupy, spolupracovat se svými partnery a zajistit, že všichni budou pracovat efektivně.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaký je příklad postupu?
Postup je soubor podrobných pokynů, které vedou jednotlivce konkrétním úkolem nebo procesem.
Například „Postup zpracování objednávek“ bude zahrnovat kroky k vytvoření, schválení a zpracování objednávek zpracovávaných podnikem. Tento postup v ideálním případě specifikuje, kdo ve vaší organizaci iniciuje objednávky, a podrobně popisuje celkový schvalovací pracovní postup jako součást standardizovaného procesu.
2. Jak vytvořit postup: postup krok za krokem
Zde je průvodce pro postupné vytváření postupů:
- Krok 1: Definujte rozsah postupu jasným vymezením toho, čeho má být dosaženo.
- Krok 2: Identifikujte klíčové zainteresované strany a specifikujte jejich role, abyste stanovili odpovědnost.
- Krok 3: Poskytněte podrobné pokyny ohledně kroků a činností, které je třeba provést při provádění postupu.
- Krok 4: Určete fyzické nebo digitální umístění, kde je postup uložen a implementován.
- Krok 5: Definujte konkrétní časové harmonogramy pro každý krok uvedený v postupu.
- Krok 6: Sdělte, proč a jak je postup nezbytný pro dosažení cílů organizace.
- Krok 7: Vytvořte komplexní dokument s postupy a pravidelně jej kontrolujte a aktualizujte.
3. Co je to postup krok za krokem?
Postup krok za krokem je podrobný, sekvenční soubor pokynů, který provádí jednotlivce konkrétním úkolem nebo procesem. Rozkládá složitou činnost na zvládnutelné a srozumitelné části a každý krok je pečlivě navržen tak, aby byla zajištěna jasnost a konzistence.
Zahrnuje to, kdo je zodpovědný za každý krok, jaké kroky je třeba podniknout, kde se úkoly provádějí, kdy by měly být dokončeny a proč jsou nezbytné. Po zdokumentování tvoří tyto kroky standardizovaný postup, který podporuje efektivitu organizace.