Trávíte hodně času schůzkami s lidmi? Pak jistě víte, že najít společný termín pro schůzku je složitější, než se zdá.
Vzhledem k nesouladu v rozvrhu, konkurenčním prioritám a přetížení schůzkami se přeplánování schůzek stalo běžnou záležitostí.
Může to být frustrující, ano. Zejména když jste na straně, která žádost o přeplánování dostává.
Ale co v případě, že jste to vy, kdo ruší nebo odkládá schůzku z důvodu nepředvídaných okolností? V takových případech musíte napsat e-mail, ve kterém účastníky informujete o zrušení schůzky a požádáte o její přeplánování.
Ale jak na to? Potřebujete trpělivost, profesionalitu a takt.
V tomto článku se podělíme o tipy a příklady, které vám pomohou profesionálně a efektivně přeplánovat obchodní schůzku.
Důvody pro přeplánování schůzky
Čas jsou peníze. Každý zaměstnanec, který za něco stojí, to ví.
Když už máte plné ruce práce, zbývá vám málo času na sledování schůzek. Možná proto budete muset čas od času přeorganizovat své schůzky.
Vytvořit vyčerpávající seznam důvodů pro přeplánování schůzky je nemožné, ale zde je několik těch nejčastějších:
- Překrývající se schůzky: Některé schůzky se mohou překrývat kvůli časovým konfliktům a konfliktům priorit.
- Osobní záležitosti a mimořádné situace: Možná se nebudete moci zúčastnit schůzky kvůli osobním mimořádným situacím nebo jiným důležitým záležitostem.
- Technické problémy: Problémy mohou způsobit také technické potíže, jako je připojení k síti.
- Změna priorit: Změna priorit nebo ad hoc úkoly mohou vést ke zrušení a přeplánování schůzek.
- Účastníci nejsou k dispozici: Důležití účastníci nemusí být v naplánovaném čase k dispozici.
Bez ohledu na důvody je důležité sdělit potřebu přeplánovat schůzku prostřednictvím e-mailu. Tímto způsobem jsou příjemci informováni a nejsou ponecháni v nevědomosti.
Jak efektivně a profesionálně přeplánovat schůzku
V profesionálním prostředí je vždy vhodné vést veškerou komunikaci prostřednictvím e-mailů – v případě potřeby se můžete kdykoli vrátit ke své doručené poště a najít potřebné informace. V případě změny termínu na poslední chvíli byste měli také zkusit tuto změnu potvrdit telefonicky.
Provedeme vás několika kroky, které vám pomohou efektivněji přeplánovat schůzky.
Projděte si sdílené kalendáře
Pokud potřebujete přeplánovat schůzku s kolegou nebo někým, kdo s vámi sdílí svůj kalendář, můžete jako první krok vždy společně projít své kalendáře.
Tímto způsobem budete moci najít datum a čas, kdy budete oba k dispozici, a vyhnout se konfliktům v plánování.
Informujte včas prostřednictvím vhodného kanálu
Informujte svůj tým o změně schůzky co nejdříve pomocí profesionálního kanálu, jako je e-mail nebo nástroj pro spolupráci, jako je ClickUp.
Včasné oznámení umožňuje všem hladce přizpůsobit své plány. Dejte ostatním vědět předem a pomozte jim přizpůsobit se bez stresu. Výběr správného komunikačního kanálu zároveň zajistí, že všichni dostanou zprávu včas.
Výhodou používání funkce schůzek v ClickUp je, že vám umožňuje uchovávat všechny informace související se schůzkami, jako je program a úkoly, na jednom místě. Nemusíte tak pro tyto podrobnosti procházet více dokumentů a platforem.
Vysvětlete, proč je nutné změnit termín schůzky.
Sdělte svému týmu, proč je nutné schůzku změnit. Ať už se jedná o technické potíže nebo záměnu termínu, upřímnost buduje důvěru.
Jasné důvody zmírní případné obavy a váš tým bude lépe přijímat odloženou schůzku. Jde především o to být otevřený, respektovat čas druhých a všechny informovat.
Navrhněte nový termín a čas (včetně alternativ)
Navrhněte nový termín schůzky a nabídněte alternativy. Poskytnutí možností usnadní všem najít vhodný termín.
To vyžaduje týmovou práci a nutí všechny účastníky, aby společně upravili své plány, což činí proces přeplánování plynulejším a více založeným na spolupráci.
Požádejte o potvrzení
Slušně požádejte svůj tým, aby potvrdil, zda jim nový termín vyhovuje. Tím zajistíte jasnost.
Získáním potvrzení předejdete nedorozuměním a zajistíte, že všichni budou připraveni na přeplánovanou schůzku.
Projevte uznání a vděčnost
Po potvrzení nového termínu poděkujte svému týmu za flexibilitu.
Projevování vděčnosti a uznání úsilí vašeho týmu podporuje pozitivní atmosféru, díky níž se všichni cítí oceněni v prostředí založeném na spolupráci. Jde o uznání týmové práce, která je nezbytná pro hladké přeplánování schůzky.
Učte se a zlepšujte se
Po schůzce si udělejte chvilku čas a zamyslete se nad tím, jak přeplánování proběhlo. Zhodnoťte celý proces a poučte se z této zkušenosti.
Pokud se přeplánování stává běžnou záležitostí, zvažte úpravy, abyste se v budoucnu vyhnuli častým změnám. Zjednodušte proces a zajistěte, aby schůzky probíhaly podle plánu. Vylepšete svůj přístup k efektivnějšímu plánování.
Prvky úspěšné schůzky E-mail s přesunutím termínu
Chcete, aby vaše zpráva o přeplánování schůzky byla jasná a přátelská? Zde je několik osvědčených postupů.
Přímé sdělení o změně termínu s jasným předmětem zprávy
Začněte jasným předmětem zprávy. Uveďte název nebo předmět schůzky a slova „změna termínu“/„změněn termín“/„aktualizovaný čas a datum“ atd. v předmětu zprávy, aby všichni okamžitě pochopili účel e-mailu.
Poté přidejte přímé prohlášení, které podrobně popisuje navrhované přeplánování. Bez něj může být e-mail matoucí, což může způsobit, že příjemci přehlédnou nebo špatně pochopí jeho obsah.
Kombinace přímého předmětu a prohlášení zvyšuje transparentnost. Zabraňuje zmatkům a pomáhá vašemu týmu lépe se přizpůsobit změnám.
Zajistěte přehlednost procesu přeplánování pomocí e-mailové funkce ClickUp. Odesílejte e-maily přímo z kolaborativního prostoru ClickUp, aniž byste museli neustále přepínat mezi záložkami.
Používání stejného pracovního prostoru pro e-maily pomáhá vašim spolupracovníkům mít jasný přehled o svých úkolech a navrhuje nový harmonogram schůzky na základě jejich dostupnosti.
Pozdrav
Začněte svůj e-mail s přesunem schůzky přátelským „Ahoj všichni“ nebo „Dobrý den, týme“.
Jednoduché pozdravování navozuje pozitivní atmosféru, díky čemuž vaše zpráva nepůsobí jako formální e-mail, ale spíše jako přátelský rozhovor. Projevujete tak ohleduplnost a respekt vůči svému týmu, který se tak stává otevřenější vašim návrhům.
Důvod pro změnu termínu
Důvod přeplánování je nezbytnou součástí vašeho e-mailu. Bez uvedení důvodu může e-mail s přeplánovanou schůzkou působit nečekaně nebo vyvolat otázky, což vede k nejistotě.
Uvedení důvodu buduje důvěru a transparentnost a ukazuje, že rozhodnutí je nezbytné a není svévolné. Tato jasnost zabraňuje zmatkům a potenciálnímu odporu ze strany příjemce.
Tento důvod musí být přesvědčivý a bez chyb – úkol, který ClickUp AI dokáže rychle splnit.
Vytvořte bezchybné a přesvědčivé důvody pro přeplánování schůzek několika kliknutími.
A to není vše – pomocí ClickUp AI můžete během několika sekund vytvořit propracované odpovědi, zápisy z jednání, shrnutí komentářů, poznámky k programu jednání a další obsah.
Správa schůzek pomocí ClickUp je jednoduchá a pomůže vám ušetřit čas i námahu.
📮ClickUp Insight: ClickUp zjistil, že 47 % schůzek trvá hodinu nebo déle. Ale je opravdu nutné trávit tolik času schůzkami? Proč jsme skeptičtí? Pouze 12 % respondentů hodnotí své schůzky jako vysoce efektivní.
Sledování metrik, jako jsou generované akční položky, míra dokončení a výsledky, může odhalit, zda delší schůzky skutečně přinášejí hodnotu.
Nástroje pro správu schůzek ClickUp vám v tom mohou pomoci! Snadno zaznamenávejte úkoly během diskusí pomocí AI Notetaker, převádějte je na sledovatelné úkoly a sledujte míru jejich splnění – vše v jednom jednotném pracovním prostoru. Zjistěte, které schůzky skutečně přinášejí výsledky a které jen kradou čas vašemu týmu!
Nové datum a čas s možností flexibilního nastavení
Pro společné přeplánování je klíčové poskytnout nové datum a čas s možností výběru.
Zahrnutí alternativních termínů prokazuje flexibilitu a ohleduplnost a pomáhá najít čas, který vyhovuje všem.
To pomáhá týmu spolupracovat při hledání nejvhodnějšího termínu, díky čemuž je přeplánování plynulejší a inkluzivnější a zohledňuje rozvrhy všech zúčastněných.
Kalendář ClickUp vám umožňuje organizovat projekty, plánovat časové osy a spravovat úkoly a schůzky týmu v flexibilním kalendáři.
Pokud potřebujete něco přeplánovat, přetáhněte úkol nebo schůzku na požadované místo a vše bude okamžitě hotovo.
Kromě toho můžete synchronizovat svůj kalendář Google s ClickUpem, abyste mohli schůzky spravovat ještě snadněji.
Upřímná omluva a váš podpis
Zakončení e-mailu s přesunem schůzky upřímnou omluvou a podpisem navodí pozitivní atmosféru a zmírní případné zklamání způsobené změnou.
Respektuje čas ostatních a uznává případné nepříjemnosti způsobené změnou termínu.
Tento osobní přístup také podporuje vzájemné porozumění. Nechcete působit neosobně nebo lhostejně na své kolegy nebo klienty, což by mohlo zanechat negativní dojem.
ClickUp vám v tomto ohledu může pomoci, zejména pokud jde o podpisy. Namísto opakovaného psaní vám funkce e-mailu ClickUp umožňuje automatizovat přidávání podpisu.
Stačí vybrat možnost „Přidat podpis“ a hotovo! Váš podpis a kontaktní údaje se zobrazí na konci e-mailu s přesunem schůzky.
Aktualizované a synchronizované kalendáře
Jakmile je schůzka přeplánována, ujistěte se, že všichni mají stejné informace, a to aktualizací a synchronizací kalendářů. Tím zajistíte, že všichni budou informováni o posledních změnách, a předejdete tak konfliktům v plánování.
Pokud kalendáře nejsou aktualizovány, někdo může zmeškat nový termín schůzky. Synchronizace kalendářů zajišťuje přehlednost a koordinaci, díky čemuž jsou všichni informováni a snižuje se pravděpodobnost nedorozumění nebo zmeškání schůzek.
Informujte všechny o aktuálním stavu pomocí barevně označených úkolů a podrobných informací, jako jsou přidělené osoby a priority, v kalendářovém zobrazení ClickUp.
Pomocí filtrů se zaměřte na to, co je důležité, ať už se jedná o konkrétní projekty, priority nebo dokonce dílčí úkoly.
Přátelská připomenutí
Nastavte přátelské připomenutí, aby byli všichni připraveni na přeplánovanou schůzku. Tato připomenutí pomáhají všem zapamatovat si nový čas, podporují dochvilnost a snižují pravděpodobnost přehlédnutí.
Tento krok zajistí, že úsilí vynaložené na žádost o přeplánování schůzky nezůstane bez povšimnutí, a zachová tak spolupracující a organizovaný přístup ke změnám schůzek.
S funkcí ClickUp Reminders můžete snadno nastavovat a spravovat připomenutí schůzek z jakéhokoli zařízení, takže vám nikdy neunikne žádná aktualizace schůzky, ať jste kdekoli. Přidejte připomenutí s podrobnostmi, jako jsou přílohy, data a opakování, a podle potřeby je delegujte na svůj tým.
Můžete také nastavit připomenutí v komentářích k důležitým diskusím.
Pomocí ClickUp můžete zobrazit a spravovat všechny připomenutí na jednom místě, což usnadňuje zpracování dokončených úkolů, odložení, přeplánování nebo delegování připomenutí.
Vzory e-mailových šablon pro přeplánování schůzek
Rozhodujete se, jak napsat e-mail a jaký tón komunikace použít? Zajímá vás, zda existují šablony, které můžete použít?
Online je k dispozici několik šablon pro individuální schůzky, které vám pomohou schůzky dobře spravovat. Mnohé z nich se skvěle hodí pro sepsání e-mailu s přesunem schůzky, a to bez ohledu na typ schůzky.
Můžete vyzkoušet tyto vzory:
Formální šablona e-mailu
Předmět: Ohledně přeplánování naší schůzky (datum), (čas)
Vážený (jméno),
Těšil jsem se na naši schůzku. Bohužel vám však musím sdělit, že se již nemohu zúčastnit naší schůzky dne (datum) v (čas).
(Pokud je to možné, vysvětlete důvod přeplánování.)
Upřímně se omlouvám za způsobené nepříjemnosti a doufám, že můžeme přesunout naši schůzku na (datum) (čas) nebo (datum) (čas). Potvrďte prosím e-mailem nebo telefonicky, zda máte v odloženém termínu čas, nebo navrhněte termín, který vám vyhovuje.
Moc děkuji za váš čas a trpělivost. Těším se na setkání s vámi a na diskusi o (obsahu schůzky).
S pozdravem
(jméno)
Neformální šablona e-mailu
Předmět: Žádost o přeplánování naší schůzky
Dobrý den všem,
Rád bych vás informoval, že nebudeme moci uskutečnit naši schůzku v (datum) v (čas) podle plánu. (V případě potřeby vysvětlete důvod změny termínu.)
Omlouvám se za způsobené nepříjemnosti.
Doufal jsem, že bychom mohli přesunout schůzku na jiný termín, který by vyhovoval všem. Co třeba (datum) v (čas) nebo (datum) v (čas)?
Potvrďte prosím e-mailem nebo telefonicky, zda vám odložený termín vyhovuje.
Děkujeme.
S pozdravem
(jméno)
Začněte přeplánovávat své e-maily pomocí ClickUp
Zvládnutí umění přeplánování schůzek je dnes důležitou dovedností, zejména pokud pracujete v prostředí založeném na spolupráci. Efektivní přeplánování je klíčové pro udržení silných profesionálních vztahů a produktivity. Se správným přístupem a nástroji můžete přeplánování zvládnout hladce.
Využijte robustní funkce plánování a kalendáře ClickUp, abyste našli nové termíny pro přeplánované schůzky, informovali účastníky a aktualizovali kalendáře pouhými několika kliknutími. Díky intuitivnímu rozhraní je zvládání více plánů hračkou. Automatická oznámení zajistí, že všechny strany budou o změnách informovány okamžitě.
Ať už potřebujete schůzku odložit kvůli neočekávané kolizi nebo posunout termín, ClickUp vám pomůže.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!
Často kladené otázky
1. Jaký je správný způsob přeplánování schůzky?
K informování ostatních o změně termínu schůzky můžete použít jakýkoli komunikační kanál. Nejvhodnějším a nejprofesionálnějším způsobem je však e-mail.
Zvolte zdvořilý a uctivý tón, zeptejte se, zda je vhodné se připojit v navrhovaném čase, a omluvte se za odložení schůzky.
Pokud potřebujete změnit termín schůzky na poslední chvíli, může být lepší volbou zavolat nebo poslat osobní zprávu.
2. Jak napsat e-mail s žádostí o změnu termínu schůzky?
Přidejte jasný předmět a začněte pozdravem ostatních. Jasně uveďte, že žádáte o změnu termínu schůzky, a navrhněte volný termín a čas.
Pokud nemůžete rychle napsat e-mail, můžete se vždy spolehnout na nástroje pro psaní e-mailů.
Při psaní e-mailu se snažte přidat program schůzky. Tím dáte najevo, že máte stále zájem se s příjemci setkat v dřívějším nebo pozdějším termínu.
3. Jak může software pomoci při přeplánování schůzek?
Nástroje jako ClickUp nabízejí funkce, jako jsou zobrazení kalendáře, připomenutí a plánování pomocí drag-and-drop, což usnadňuje organizaci, plánování a úpravy harmonogramů schůzek.
Automatizované e-mailové šablony a asistence založená na umělé inteligenci mohou zefektivnit komunikaci a zajistit profesionální a efektivní proces přeplánování.