Slack a e-mail jsou dálnice, které propojují vaše týmy, aby mohly spolupracovat a vyměňovat si nápady.
Otázkou však zůstává, zda je pro týmovou komunikaci vhodnější Slack nebo e-mail.
Výběr jednoho z těchto komunikačních nástrojů omezí vaše možnosti. Slack i e-mail jsou nezbytné pro komunikaci na pracovišti a provádění každodenních úkolů. Při správném společném použití jsou vynikajícími nástroji, které pomáhají vyvážit komunikační zátěž a zefektivnit celý proces.
Lepší otázky, které byste si měli položit, jsou:
- Jaké jsou silné stránky Slacku a e-mailu?
- Kdy byste měli upřednostnit Slack před e-mailem a naopak?
- Jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých komunikačních nástrojů?
Jedná se o praktičtější otázky; znalost jejich odpovědí vám pomůže vytvořit solidní strategii interní a externí komunikace.
Oba nástroje mají své jedinečné přednosti a omezení. Využijte jejich přednosti k vytvoření spolehlivého komunikačního kanálu a strategie pro interní i externí komunikaci napříč různými kanály.
Stačí jen přijít na to, jak můžete vy a váš tým efektivně přepínat mezi Slackem a e-mailem, abyste maximalizovali spolupráci a produktivitu.
V tomto blogu se zabýváme výše uvedenými otázkami, abychom lépe objasnili Slack a e-mail.
Srovnání Slacku a e-mailu
Začněme tím, že se podíváme na rozdíly mezi Slackem a e-mailem. Slack je médium pro krátkou komunikaci, zatímco e-maily slouží pro podrobnější konverzace.
Pojďme prozkoumat nuance obou platforem pro spolupráci.
| Funkce | Slack | |
| Komunikace v reálném čase | Slack je spíše aplikace pro okamžité zasílání zpráv – umožňuje diskuse v reálném čase. | E-mail je spíše asynchronní. Je ideální pro diskusi o nápadech, které vyžadují hlubší rozbor a nejsou urgentní, zejména |
| Styl komunikace | Vhodnější pro neformální komunikaci | E-mail funguje jak pro formální, tak pro neformální komunikaci; nicméně je známější pro formální komunikaci, jako jsou oficiální oznámení. |
| Spolupráce | Díky Slacku můžete spolupracovat s různými týmy v různých časových pásmech, ať už se jedná o interní nebo externí týmy. | E-mail je ideální pro komunikaci typu jeden na jednoho nebo jeden na mnoho. |
| Organizace | Uspořádejte své konverzace do kanálů | Uspořádejte si e-maily do složek a kategorií |
| Doba odezvy | Díky real-time povaze je doba odezvy obvykle rychlejší. | Doba odezvy může být u e-mailů různá, protože lidé je kontrolují méně často. |
Kdy používat e-mail a kdy používat Slack
Kdy byste vy a váš tým měli používat e-mail namísto Slacku? Podívejme se na různé scénáře, kdy může být Slack lepší alternativou k e-mailu a naopak.
Kdy používat e-mail
E-mail používá více než 4 miliardy lidí. Abyste mohli zahájit konverzaci s novou osobou, stačí znát její e-mailovou adresu. E-mail je pro odesílání zpráv v zásadě zdarma.
Nejvýznamnější výhodou e-mailu je, že vám umožňuje spojit se s lidmi po celém světě. Berte jej jako bezplatnou platformu pro spolupráci.
Můžete vést důležité obchodní jednání s lidmi, kteří se nacházejí na druhém konci světa. Faktory jako časová pásma, stav online nebo offline, počet nových zpráv a stav doručení nejsou překážkou pro obchodní jednání.
E-mailové kampaně
Nejvýznamnější výhodou e-mailu je, že můžete kontaktovat lidi po celém světě, pokud máte jejich e-mailové adresy. Nemusí být nutně online, aby mohli přijmout vaši zprávu; mohou si e-maily zkontrolovat na jakémkoli zařízení.
Po stisknutí tlačítka „Odeslat“ víte, že e-mail dorazí. Navíc můžete současně poslat e-mail mnoha profesionálům, aniž byste prozradili jejich identitu. Propojte software pro řízení projektů s e-mailem, abyste mohli sdílet nápady, plánovat e-mailové kampaně a navazovat konverzace s potenciálními klienty.
E-maily jsou ideální pro komunikaci s velkými skupinami zákazníků a potenciálním publikem.
Analýza komunikace
Potřebujete přístup k analytickým údajům, abyste zjistili, jak úspěšná byla vaše e-mailová kampaň. E-mailový klient jako Gmail má rozsáhlé vestavěné analytické funkce, které poskytují údaje o výkonu e-mailové kampaně, jako je míra otevření e-mailů, doba odezvy a zapojení.
Kromě toho můžete Gmail integrovat s dalšími nástroji třetích stran pro pokročilé sledování a podrobné reportování.
Oficiální oznámení
Při oficiálních oznámeních je velmi důležité věnovat pečlivou pozornost tónu, gramatice a interpunkci. Například v rámci interní komunikace v rámci celé společnosti má každý řádek váhu oficiálního prohlášení.
Interní e-mailová komunikace musí zdůrazňovat důležitost zprávy pro zaměstnance. V tomto případě je cílem přimět zaměstnance, aby si e-mail přečetli a porozuměli jeho obsahu. Jelikož se taková komunikace nezaměřuje na odpovědi ani je nevyžaduje, ale soustředí se na šíření informací, je e-mail ideálním nástrojem pro tento druh komunikace.
Kdy používat Slack
Slack není daleko za e-mailem, co se týče popularity, protože ho denně používá přes 10 milionů lidí. Slack je místem, kde se odehrávají všechny druhy kancelářských konverzací: aktualizace projektů, interní komunikace nebo neformální rozhovory.
Díky přehlednému rozhraní, modernímu vzhledu a možnosti vyjadřovat se pomocí emodži se stal oblíbeným zejména mezi mladšími generacemi.
Transparentní a organizovaná komunikace
Snažit se zvládnout více projektů najednou a zároveň řídit komunikaci prostřednictvím e-mailu vede k zmatkům. Špičková podpora projektového řízení Slack je jedním z hlavních důvodů, proč mnoho pracovišť upřednostňuje tento nástroj před jinými komunikačními nástroji.
Kanály Slacku usnadňují diskusi o nuancích projektu, rychlé odpovídání na dotazy zákazníků a zainteresovaných stran, odesílání souborů a udržování konverzací v centru pozornosti. Tato funkce je velmi účinná pro sledování všech aktivit a komunikace v rámci projektu na jedné platformě.
Slack je vhodným nástrojem pro týmy pracující na dálku, které řeší více projektů na různých místech a v různých časových pásmech.
Okamžitá spolupráce týmu
Na rozdíl od e-mailu, kde je konverzace asynchronní, je Slack vynikající platformou pro okamžité vyřizování úkolů. Díky spolupráci v reálném čase lze na chatu okamžitě vyhodnotit reakce členů týmu a přijmout rychlejší rozhodnutí.
Ve srovnání Slack vs. e-mail je Slack jasným vítězem v oblasti urgentní týmové komunikace.
Budování týmu
Moderní pracoviště nejsou jen o plnění úkolů. Dnešní vedoucí pracovníci se zaměřují na budování silných týmů.
Neformální vzhled Slacku z něj činí vynikající nástroj pro teambuildingové aktivity a interní komunikaci. Vaši zaměstnanci se mohou otevřeně vyjadřovat pomocí vlastních emodži, GIFů a obrázků.
Když se k týmu připojí nový člen, aplikace Slack jako týmová komunikační aplikace pomáhá prolomit ledy tím, že buduje přátelský vztah s novými zaměstnanci a díky vřelým, neformálním interakcím jim dává pocit, že jsou vítáni.
Výhody a nevýhody používání e-mailu
Shrňme si poslední část, abychom pochopili významné výhody a nevýhody e-mailů:
Výhody
- Široké využití: E-mail používá každý, což vám poskytuje široký přístup a kompatibilitu pro oslovení uživatelů napříč různými zařízeními.
- Více osob: Zapojte mnoho osob, jak interních, tak externích, pomocí jediného e-mailu, aniž byste nutně odhalili svou identitu. Vynikající pro provádění marketingových kampaní pomocí softwaru pro e-mailový marketing.
- Soulad s předpisy: E-maily jsou skvělé pro dokumentaci záznamů, které jsou užitečné pro právní a regulační účely.
- Strukturované formátování: E-maily jsou skvělé pro vytváření strukturovaného formátu pomocí odrážek, obrázků a záhlaví.
- Přílohy: Sdílení podpůrných dokumentů, obrázků a dalších souborů jako příloh e-mailů je jednoduché. Nemusíte přepínat na jiný nástroj.
Nevýhody
- Přetížení a nepořádek: Vysoký počet e-mailů vede k přeplněným schránkám a informačnímu přetížení.
- Omezená spolupráce: E-maily nenabízejí funkce pro okamžitou spolupráci na nových nápadech, úkolech nebo inspiracích. Kromě toho se mnoho užitečných informací ztrácí v e-mailových vláknech.
- Potvrzení o přečtení: Ve výchozím nastavení není potvrzení o přečtení v e-mailech zapnuto. Proto nikdy nemůžete s jistotou vědět, zda čtenář přečetl vaše zprávy poté, co byly doručeny do jeho e-mailové schránky.
- Spam: Vzhledem k tomu, že lidé dostávají spam, mohou nakonec ignorovat důležité e-maily, pokud nejsou pečliví při filtrování e-mailů.
- Přizpůsobení oznámení: Možnosti přizpůsobení oznámení jsou omezené.
Výhody a nevýhody používání Slacku
Zde je seznam výhod a nevýhod Slacku:
Výhody
- Historie: Je snadné prohledávat historii konverzací, najít odkazy a minulé diskuse.
- Přizpůsobitelná oznámení: Přizpůsobte si nastavení oznámení; přijímejte oznámení o nejnaléhavějších úkolech a ostatní odložte.
- Integrace: Slack se integruje s dlouhým seznamem externích nástrojů, což dále usnadňuje spolupráci a komunikaci.
- Vlastní emodži: Uživatelé si vytvářejí vlastní emodži, aby mohli chatovat o různých tématech.
- Vlákna: Vlákna uchovávají všechny konverzace na jednom místě a přehledně organizují vaše zprávy ve Slacku, zejména při práci na dálku, kde můžete vytvářet pojmenovaná vlákna pro různé typy konverzací.
Nevýhody
- Naučná křivka: Uživatelé, kteří nejsou obeznámeni s fungováním nástrojů pro spolupráci v reálném čase, si mohou na Slack zvyknout až po určité době.
- Placené funkce: Jak váš tým roste, možná budete muset upgradovat své předplatné, abyste získali přístup k pokročilým funkcím.
- Přetížení oznámeními: I přes přizpůsobená oznámení může být oznámení příliš mnoho, což vás může odvádět od práce.
- Omezení úložiště: V bezplatné verzi jsou možnosti úložiště omezené. Chcete-li využít více úložného prostoru, budete muset zaplatit více.
- Problémy s formátováním: Aby mohli uživatelé formátovat nové zprávy určitým způsobem, musí se naučit používat specifické příkazy.
Slack vs. e-mail: Co je pro vás nejlepší volbou?
Nyní již máte jasnou představu o různých scénářích, ve kterých je každý z těchto nástrojů užitečný pro sdělování myšlenek. Vyberte si nástroj pro týmovou komunikaci na základě svých požadavků.
Která z možností, Slack nebo e-mail, bude pro vaši organizaci nejvhodnější, závisí na různých faktorech, jako jsou:
Velikost a struktura týmu
Slack bude skvělou volbou, pokud vaši zaměstnanci pracují v malých týmech zaměřených na konkrétní obchodní funkce. Slack zajišťuje agilitu, pomáhá rychleji přijímat rozhodnutí a rychle vyřizovat úkoly.
E-mail je lepší volbou pro větší týmy, kde musí zaměstnanci dodržovat mnoho protokolů a k provedení úkolů je nutné schválení manažera nebo zainteresovaných stran. Dodržování hierarchie je důležitější.
Přístupnost
V prostředí práce na dálku, kde se týmy osobně nesetkávají, hraje komunikace ústřední roli ve všech pracovních záležitostech. Slack je ideální pro spolupráci v reálném čase a funkce jako Huddle umožňují okamžité zapojení všech bez zpoždění.
E-maily zde také hrají klíčovou roli, protože prostřednictvím tohoto média se sdílejí oficiální oznámení a aktualizace. Jelikož e-maily nevyžadují okamžitou pozornost, vzdálené týmy rozdělují svou komunikaci mezi tyto nástroje pro konkrétní účely.
Organizační kultura
Jakou kulturu podporuje vaše organizace? Pokud například kultura podporuje neformální diskuse a rychlé akce, je Slack tou správnou volbou.
Pokud však kladete větší důraz na dodržování formální struktury a dokumentace, je lepší volbou e-mail.
Sdílení dokumentů
Organizace sdílejí dokumenty za účelem spolupráce, podávání zpráv a komunikace. Pokud vaše interní týmy spolupracují téměř na všech typech dokumentů, pak Slack usnadňuje jejich práci, protože mohou vytvářet konkrétní kanály a diskutovat o nápadech.
Na druhou stranu, e-mail lze vyhradit pro sdílení aktualit, tiskových zpráv a zpráv.
Integrace
Díky integraci můžete propojit Slack a e-mail se svými stávajícími nástroji a zefektivnit tak pracovní postupy. Slack zde vítězí, protože podporuje integraci s více nástroji.
Například váš software pro správu projektů se Slackem a váš tým budou dostávat oznámení v reálném čase (která si mohou přizpůsobit podle svých priorit).
Můžete to udělat prostřednictvím e-mailu, ale možnosti jsou omezené a oznámení budou asynchronní.
Seznamte se s ClickUp: Vaše řešení debaty Slack vs. e-mail
Co kdybychom vám řekli, že existuje jedna platforma, která centralizuje všechny zprávy ze Slacku a e-mailu? Seznamte se s ClickUp – alternativou ke Slacku.
Nastavte integraci Slacku a ClickUp, abyste mohli Slack používat s ClickUp. Spravujte všechny své chaty týkající se řízení projektů, vytvářejte nové úkoly a spravujte jejich termíny a stavy.
Vytáhněte důležité zprávy ze Slacku a přeměňte je na úkoly. Navíc sdílejte aktualizace úkolů na kanálech Slacku v rámci ClickUp, aby byli všichni informováni.
Centralizujte správu e-mailových projektů pomocí ClickUp. Propojte svůj e-mailový účet, abyste mohli odesílat e-maily z ClickUp, vytvářet úkoly a nastavovat automatizaci. Při odesílání e-mailů označujte členy svého týmu, aby byli vždy informováni.
Jakmile obdržíte urgentní e-mail od klienta, okamžitě přiřaďte úkol týmu a zajistěte, aby při plnění požadavku klienta nedošlo k žádnému časovému zpoždění.
ClickUp Chat View posouvá věci o úroveň výš tím, že vám umožňuje vytvářet kanály, zmiňovat členy týmu a přiřazovat úkoly.
Tento kanál je také užitečný pro vkládání tabulek a videí, takže váš tým nemusí otevírat další aplikaci.
Pomocí příkazů slash můžete formátovat text jako odrážkový seznam nebo banner. Mějte úplnou kontrolu nad tím, kdo má přístup k těmto kanálům a zprávám, aby byly zahrnuty pouze relevantní osoby pro konkrétní účel.
Začněte s ClickUp ještě dnes
ClickUp je nejlepší volbou pro zefektivnění komunikace ze Slacku a e-mailu a jejich centralizaci pro lepší správu a sledování.
Zlepšete komunikaci svého týmu přímo z ClickUp pomocí funkce sdílení obrazovky. Pozvěte členy týmu do konkrétních chatů, označte kolegy v relevantních vláknech a zajistěte, aby veškerá komunikace probíhala na základě potřeby.
Vložte do svých dokumentů ClickUp Docs všechny typy obsahu, od tabulek a souborů PDF po webové stránky, zprávy, tabulky a videa.
Použijte tabule ClickUp k brainstormingu se svým vzdáleným týmem. Proměňte nápady v soudržné akce pomocí kreativního plátna.
Šablony komunikačních plánů ClickUp vám pomohou vytvořit efektivní komunikační rámec pro interní i externí komunikaci. Použijte ClickUp AI jako svého asistenta pro psaní a vyplňte podrobnosti tak, aby vaše zpráva byla jasná, stručná a sdělovala zamýšlené poselství.
Zkraťte časově náročný proces přepínání mezi nástroji pro správu týmové komunikace pomocí ClickUp.