Ако не се грижите за клиентите си, конкурентите ви ще го направят.
Ако не се грижите за клиентите си, конкурентите ви ще го направят.
В бизнеса грижата за клиентите означава навременни проверки и последващи действия. В крайна сметка, изоставените колички рядко се превръщат в продажби без леко подтикване.
Въпреки това, повечето компании не се свързват повече от веднъж след неполучена оферта. В тяхна защита, ръчното изпращане на тези напомнящи съобщения може да отнеме часове всяка седмица.
Тук на помощ идва автоматизацията на WhatsApp. Автоматизирането на WhatsApp съобщенията ви помага да намалите повтарящите се задачи, като изпращане на напомняния за срещи, последващи действия, съобщения за добре дошли или дори отговори на често задавани въпроси от клиенти.
В тази статия ще ви покажем как да автоматизирате WhatsApp съобщенията, като използвате приложението WhatsApp Business, WhatsApp Business API и популярни инструменти за автоматизация на WhatsApp.
⭐ Представен шаблон
В свят, в който чатовете в екипа се провеждат навсякъде, важните актуализации лесно могат да се изгубят. Шаблонът за незабавни съобщения на ClickUp ви помага да ги съберете всички на едно място. Той ви помага да:
- Съхранявайте всички разговори на едно място, за да може екипът ви лесно да намира, проследява и преглежда важни актуализации, без да превключва между приложенията.
- Приоритизирайте ключовите съобщения с организирани низове и структурирани последващи действия, като се уверите, че спешните въпроси или актуализации получават вниманието, което заслужават.
- Уверете се, че нито едно съобщение не остава без отговор, като превръщате разговорите в изпълними задачи или напомняния, което намалява недоразуменията и пропуснатите срокове.
Какво означава автоматизиране на съобщенията в WhatsApp?
Ако смятате, че вашите продажби или маркетингови усилия биха могли да бъдат малко по-ефективни, не сте сами. Дори и с най-добри намерения, е трудно да уловите всеки потенциален клиент в подходящия момент, особено когато отговаряте ръчно.
И като се има предвид, че 75% от хората по света се очаква да използват приложения за съобщения всеки месец, това са много пропуснати възможности, ако не сте в крак с времето.
Автоматизацията на WhatsApp означава настройка на вашите WhatsApp съобщения да се изпращат автоматично, независимо дали става дума за кратко поздравление, последваща комуникация или полезно напомняне.
А най-хубавото е, че тези автоматизирани WhatsApp съобщения могат да останат лични. Независимо дали споделяте оферта, проверявате клиент или му напомняте за резервация, вашето съобщение може да бъде навременно и внимателно.
Можете да използвате автоматизацията на WhatsApp на различни етапи, като например:
- Поздравяване, когато някой се свърже за първи път с вашия бизнес
- Отговаряне на често задавани въпроси или помагане на клиентите да разгледат вашите услуги
- Напомняне за количката им или предлагане на специална оферта
Малки неща, като добавяне на автоматичен отговор в WhatsApp или използване на шаблони за съобщения, също улесняват отговора на вашите клиенти, като поддържат естествения разговор.
📖 Прочетете също: Как да използвате чата на работното място
Начини за автоматизиране на WhatsApp съобщения
Нека разгледаме различните начини, по които можете да настроите автоматични съобщения в WhatsApp, и да видим кой от тях е най-подходящ за вашия бизнес.
1. Използвайте приложението WhatsApp Business
Ако искате лесен начин да започнете с автоматизацията на WhatsApp, приложението WhatsApp Business е фантастична първа стъпка.
Това ви позволява да настроите основни автоматизирани WhatsApp съобщения, като поздрави, съобщения за отсъствие и бързи отговори – идеални за посрещане на нови клиенти, обработка на съобщения извън работно време или отговаряне на често задавани въпроси, без да ги пишете всеки път.
Ето как можете да го настроите:
- Стъпка 1: Отворете приложението WhatsApp Business на телефона си.
- Стъпка 2: Натиснете трите точки в горния десен ъгъл и изберете „Бизнес инструменти“.
- Стъпка 3: Изберете желаната функция за автоматизация – поздравително съобщение или съобщение за отсъствие.
- Стъпка 4: Активирайте функцията и персонализирайте съобщението, за да отразява вашия стил и това, което искате да кажете.
- Стъпка 5: Ако настройвате съобщение за отсъствие, изберете кога искате то да се изпраща (винаги, извън работното време или по персонализиран график).
- Стъпка 6: Изберете кой да получи съобщението (всички контакти, нови клиенти или избрани лица)
- Стъпка 7: Запазете промените и сте готови.
Можете да използвате и полезни функции като:
- Бързи отговори за запазване на често използвани съобщения
- Списъци за разпращане за изпращане на масови съобщения до избрана група
- Интеграция с инструменти на трети страни, ако по-късно искате да проучите по-напредналите възможности за автоматизация.
🟠 Когато клиентите имат въпрос, те могат да го зададат на вас. Но ако вие имате важен въпрос относно работните процеси или процедурите, на кого да го зададете? Тук се нуждаете от AI супер агент, който да ви помогне да намерите отговорите по-бързо!
📖 Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект за автоматизиране на задачи
2. Използвайте WhatsApp Business API
За разлика от приложението WhatsApp Business, което работи добре за малки екипи, WhatsApp Business API ви позволява да автоматизирате съобщенията в WhatsApp в голям мащаб и да ги интегрирате с вашите съществуващи бизнес инструменти.
Да, настройването изисква малко планиране, но ви позволява да създавате персонализирани клиентски пътувания, да изпращате масови съобщения и да изграждате усъвършенствана автоматизация, която работи безпроблемно на заден план. Ето как можете да започнете:
- Стъпка 1: Изберете доверен доставчик на WhatsApp Business API (наричан още доставчик на бизнес решения)
- Стъпка 2: Регистрирайте своя WhatsApp Business акаунт чрез доставчика
- Стъпка 3: Настройте своя акаунт в WhatsApp Business Platform във Facebook Business Manager.
- Стъпка 4: Добавете и потвърдете телефонния номер на вашата фирма
- Стъпка 5: Създайте шаблони за съобщения за актуализации, оферти или поддръжка на клиенти
- Стъпка 6: Изпратете шаблоните си за съобщения за одобрение
- Стъпка 7: Работете с вашия разработчик или доставчик, за да свържете API с вашия бизнес софтуер.
- Стъпка 8: Тествайте изпращането на съобщения от бизнес профила си, за да се уверите, че всичко работи добре.
С API можете да:
- Автоматизирайте обслужването на клиенти и актуализациите на поръчки
- Изпращайте масови съобщения като промоции, напомняния за срещи или предупреждения.
- Използвайте шаблони с бутони за бърз отговор и линкове за призив за действие.
- Проследявайте ефективността на съобщенията си с помощта на таблото за управление.
📖 Прочетете също: Най-добрите приложения за съобщения „всичко в едно“
📮 ClickUp Insight: 21% от хората казват, че повече от 80% от работния си ден прекарват в повтарящи се задачи. А други 20% казват, че повтарящите се задачи отнемат поне 40% от деня им.
Това е почти половината от работната седмица (41%), посветена на задачи, които не изискват много стратегическо мислене или креативност (като имейли за проследяване 👀).
AI агентите на ClickUp помагат да се елиминира тази рутина. Помислете за създаване на задачи, напомняния, актуализации, бележки от срещи, изготвяне на имейли и дори създаване на работни процеси от начало до край! Всичко това (и още повече) може да бъде автоматизирано за нула време с ClickUp, вашето приложение за всичко, свързано с работата.
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations, което води до 12% увеличение на ефективността на работата.
3. Използвайте чатботове и AI инструменти
Ако вашият екип е претоварен с отговори на клиентски запитвания в WhatsApp, чатботовете могат значително да ви улеснят живота. Освен това платформи като WATI и Interakt правят настройката на чатботовете проста и ефективна.
С AI Agent на WATI можете да създавате ботове, които разбират контекста, запомнят предишни разговори и дори обработват рутинни запитвания на клиенти, като подробности за продукти или проследяване на поръчки. Можете да качите база от знания, да зададете тригери за кога ботът да поеме контрола и да следите ефективността чрез подробни отчети.
Interakt е друг добър избор, особено ако искате да автоматизирате разговорите с клиенти в голям мащаб. С неговия лесен за използване чатбот конструктор с функция „плъзгане и пускане“ можете без усилие да автоматизирате до 80% от често задаваните въпроси.
Чатботове като WATI и Interakt ви помагат да:
- Обработвайте автоматично запитвания от клиенти, генериране на потенциални клиенти или заявки за поддръжка в WhatsApp.
- Настройте тригери за ключови думи, интелигентно маршрутизиране и дори разговори, управлявани от изкуствен интелект.
- Управлявайте масови съобщения, кампании и чатбот потоци без кодиране.
- Осигурете денонощни отговори, за да сте сигурни, че клиентите ви никога няма да се чувстват пренебрегнати.
Това е идеално, когато искате да автоматизирате WhatsApp съобщения, да изпращате масови актуализации или да квалифицирате потенциални клиенти без човешка намеса.
Но какво се случва след взаимодействието с клиента?
👀 Интересен факт: Известният SOS сигнал не е съкращение от „Save Our Souls” (Спасете душите ни). Той е избран, защото простият модел от точки-точки-точки, тире-тире-тире, точки-точки-точки е бърз и ясен в морзовата азбука. Точно като днешните бързи съобщения, целта е била да се гарантира, че сигналът ще бъде предаден бързо.
Това е мястото, където ClickUp Brain и ClickUp Brain MAX обединяват всичко за вашия вътрешен екип. 💡
Вместо да оставяте взаимодействията с клиентите да приключват с чатбота, можете да използвате ClickUp Brain, за да събирате информация от външни инструменти или подадени от клиенти данни, автоматично да създавате задачи, да ги възлагате на подходящите хора и да поддържате проектите си в движение.
Вашите инструменти за автоматизация на WhatsApp гарантират, че никой клиент няма да чака, а ClickUp Brain гарантира, че нито една задача няма да остане незавършена.
Не е чудно, че екипите могат да спестят 1,1 дни на седмица, да работят четири пъти по-бързо с Talk to Text и да намалят разходите с до 88% чрез опростяване на работните си процеси с ClickUp Brain MAX.
📖 Прочетете също: Предимства и недостатъци на WhatsApp
4. Интеграции на CRM и автоматизация на маркетинга
Ако използвате CRM или маркетингов инструмент за проследяване на потенциалните си клиенти, е логично да го свържете с вашата WhatsApp комуникация. В края на краищата, проследяването на клиентите трябва да се усеща естествено, а не като прескачане между дузина различни приложения. Тук интеграциите на CRM и маркетинговата автоматизация стават от решаващо значение.
Тези инструменти ви позволяват да синхронизирате вашите WhatsApp кампании с данните за клиентите, с които вече разполагате. Независимо дали става дума за кратко благодарствено писмо, потвърждение на покупка или леко напомняне за изоставена количка, можете да автоматизирате всичко това директно от вашата CRM или маркетингова платформа.
Вземете например Zoho Marketing Automation. Той ви позволява да създавате персонализирани WhatsApp съобщения, да ги планирате в подходящото време и дори да настроите автоматизирани работни процеси, които реагират на действията на клиентите.
📌 Пример: Да предположим, че даден клиент се абонира за вашия бюлетин – Zoho може автоматично да задейства приветствено съобщение в WhatsApp. Ако някой кликне върху промоция, но не купи нищо, можете да го проследите с приятелско напомняне или специална оферта, без да се налага да правите нищо ръчно.
Това, което прави тези интеграции ценни, е балансът, който постигат между автоматизация и персонализация. Можете да групирате контактите въз основа на интереси, минали покупки или начина, по който са взаимодействали с вашите съобщения.
📖 Прочетете също: Как да редактирате WhatsApp съобщения след като са изпратени
5. Планирайте WhatsApp съобщенията с помощта на инструменти за автоматизация
Всички знаем колко важно е времето в комуникацията с клиентите. Но никой не може да бъде онлайн 24/7, за да натисне „изпрати“ точно когато е важно.
Планиращият инструмент на WhatsApp ви позволява да напишете съобщение сега и да го изпратите по-късно, без да се налага да го помните или да сте на разположение, когато дойде времето.
💡 Съвет от професионалист: Когато избирате планировчик за WhatsApp, търсете функции като шаблони за съобщения, опции за персонализиране, планиране на множество съобщения, сегментиране на контакти и основни анализи. Те ви помагат да изпращате съобщения, които изглеждат лични, пристигат в подходящия момент и носят реална стойност на вашите клиенти.
Ето как обикновено работи процесът на планиране, независимо от инструмента, който изберете:
- Стъпка 1: Влезте в предпочитания от вас инструмент за планиране на WhatsApp
- Стъпка 2: Напишете вашето съобщение или изберете запазен шаблон (като благодарствено съобщение или напомняне).
- Стъпка 3: Изберете контактите, с които искате да се свържете – това могат да бъдат отделни лица или списък с контакти.
- Стъпка 4: Задайте датата и часа, когато искате съобщението да бъде изпратено.
- Стъпка 5: Натиснете „График“ и оставете инструментът да се погрижи за останалото.
Повечето инструменти за планиране ви позволяват да променяте съобщението си по-късно или да проверите статуса на доставката му. Най-хубавото е, че можете да планирате комуникацията за цяла седмица наведнъж, което ви дава спокойствие и освобождава времето на екипа ви.
👋🏾 Научете как лесно да автоматизирате работните процеси. Гледайте това видео:
👀 Интересен факт: Думата „здравей” не е била често използвана за поздрав до изобретяването на телефона. Томас Едисън я популяризира като начин да се започне телефонен разговор.
Ограничения и съображения при автоматизирането на съобщения в WhatsApp
Преди да се впуснете в автоматизирането на WhatsApp съобщенията, е добре да се запознаете с ограниченията и основните правила, които го съпътстват, и да се подготвите за алтернативи на WhatsApp:
❗️WhatsApp изисква изрично съгласие от страна на потребителя, преди да изпратите автоматизирани съобщения, а фирмите трябва да посочат ясно какъв тип съобщения ще получават потребителите.
❗️И приложението WhatsApp Business, и API имат ограничения за съобщенията, като API следва система на нива, базирана на бизнес резултатите и качеството на съобщенията.
❗️Изпращането на прекалено много съобщения или нерелевантно съдържание може да задейства спам филтрите на WhatsApp, което да доведе до блокиране на съобщенията или дори до спиране на акаунта.
❗️Автоматизираните отговори са ограничени, особено извън 24-часовия прозорец за обслужване на клиенти, където са необходими одобрени шаблони за съобщения.
❗️Приложението Business предлага ограничена интеграция с CRM и инструменти, докато API е по-подходящо за по-големи операции, които се нуждаят от усъвършенствана автоматизация и мащабируемост.
📖 Прочетете също: Безплатни шаблони за план за комуникация по проекти
Защо да използвате ClickUp за автоматизиране на съобщенията
Когато мислите за автоматизиране на комуникацията, повечето инструменти се занимават или с чатове с клиенти, или с вътрешни актуализации, но никога и с двете.
Това е мястото, където ClickUp се отличава, като позволява сътрудничество в реално време между членовете на вашия екип. Това е първото конвергентно AI работно пространство, което обединява съобщения, управление на задачи и AI в едно свързано работно пространство. Резултатът? Намалено разпространение на приложения и контекст, което бележи края на несвързаните работни процеси и разпръснатия контекст на информацията/работата.
Автоматизирайте напомняния, актуализации и последващи действия с ClickUp Automations
За начало разполагате с ClickUp Automations, което ви помага да задействате навременни съобщения въз основа на вашия работен процес. Имате възможност да създавате автоматизирани напомняния за наближаващи крайни срокове или да задействате съобщения от клиенти.
Това може да бъде персонализирано за интегрирани приложения на трети страни чрез ClickUp Integrations. Примерите за употреба тук включват уведомяване на рецензентите за промени в статуса на задачите или изпращане на актуализации при достигане на важни етапи.
Например, ако дадена дизайнерска задача премине в „Преглед“, ClickUp може да изпрати съобщение в чата на екипа ви с текст: „Дизайнът е готов за преглед – моля, проверете го преди 17:00 ч.“ Можете също да планирате повтарящи се съобщения, като седмично обобщение за заинтересованите страни или ежедневен подкана за събрание.
📖 Прочетете също: Как да създадете ефективен формат за виртуални съобщения
Започнете разговори точно там, където се извършва работата, с помощта на ClickUp Chat.
С ClickUp Chat вашият екип може да споделя актуализации, да задава бързи въпроси и да обсъжда задачи, свързани с клиенти, всичко това в рамките на една платформа. Вместо да превключвате между инструмент за проекти и чат приложение, имате един поток, в който идеите, решенията и връзките към задачите остават заедно.
Например, проектните мениджъри могат да провеждат седмични проверки директно в ClickUp Chat, като всяка актуализация е свързана с съответните задачи. Още по-добре, когато някой сигнализира за проблем в чата, можете незабавно да превърнете това съобщение в задача или да се включите в разговор чрез SyncUps.
👀 Интересен факт: Най-ранното известно ръчно написано писмо, от около 500 г. пр.н.е., е било изпратено от персийската кралица Атоса. Според сведенията то е съдържало инструкции към нейните управители, което доказва, че писмените бележки са управлявали лидерството в продължение на векове.
Създавайте шаблони и скриптове за многократна употреба с ClickUp Docs и AI.
ClickUp Docs е идеален за съхранение на шаблони за комуникация. Помислете за съобщения за въвеждане, скриптове за чатбот или често задавани въпроси от клиенти. Можете да създадете чернова веднъж, да я усъвършенствате с ClickUp Brain и да я актуализирате, когато е необходимо.
С тази възможност екипът за обслужване на клиенти може да създаде споделен документ с предварително написани отговори на често задавани въпроси и да го актуализира след всяка промяна в продукта. Маркетинг екипите могат да създават шаблони за съобщения и да използват ClickUp AI, за да адаптират тона за различни аудитории.
💟 Бонус: Brain MAX е вашият AI-базиран десктоп спътник, който оптимизира обслужването на клиенти и управлението на запитвания. С дълбока интеграция в платформите ви за имейл, чат и поддръжка, Brain MAX ви помага бързо да изготвяте, организирате и изпращате отговори на запитвания на клиенти, използвайки интелигентни шаблони и предложения, съобразени с контекста.
Можете да използвате функцията „говори към текст“, за да записвате проблемите на клиентите или да диктувате отговори, а Brain MAX ще транскрибира и организира съобщенията ви незабавно. Той може също да автоматизира последващите действия, да задава напомняния за нерешени билети и да поддържа всички взаимодействия с клиенти, свързани с правилните случаи или проекти. Това гарантира, че всяко запитване се обработва бързо, професионално и с пълен контекст, което прави обслужването на клиенти по-бързо, по-лесно и по-надеждно.
📖 Прочетете също: Най-добрите инструменти за асинхронна комуникация
Разговорите протичат по-гладко, когато ClickUp е в цикъла
Ако има нещо, което този наръчник ясно показа, то е, че поддържането на връзка с клиентите и екипите се състои в изпращането на правилните съобщения в подходящия момент. Автоматизацията на WhatsApp помага на бизнеса да постигне точно това.
Независимо дали става дума за напомняния за срещи, последващи действия или бързи актуализации, автоматизираните съобщения поддържат вашата марка отзивчива, надеждна и винаги налична, дори когато не сте онлайн.
Но къде се включва ClickUp? Повечето инструменти за WhatsApp се фокусират върху автоматизацията, насочена към клиентите.
ClickUp обединява всичко това: разговори с клиенти, вътрешни последващи действия, актуализации на проекти и автоматизирани напомняния – в едно свързано работно пространство.
Готови ли сте да опростите работните си процеси, да подобрите последващите действия и да спестите часове на екипа си всяка седмица? Регистрирайте се в ClickUp сега!
Често задавани въпроси
WhatsApp не предлага вградена функция за автоматични съобщения в личните акаунти. Ако обаче използвате приложението WhatsApp Business, можете да настроите автоматични поздравителни и отсъстващи съобщения, за да отговаряте на клиентите, когато не сте на разположение. За по-напреднала автоматизация, фирмите могат да използват WhatsApp Business API, което позволява автоматични отговори и планирани съобщения, но това обикновено изисква техническа настройка или интеграция с трети страни.
Планирането на WhatsApp съобщения не се поддържа в стандартното приложение. На Android устройства можете да използвате приложения на трети страни като SKEDit, за да планирате съобщения. На iPhone можете да използвате приложението Shortcuts, за да зададете напомняния за изпращане на съобщения в определено време, но ще трябва да ги изпратите ръчно. За бизнес потребители WhatsApp Business API позволява планиране на съобщения чрез платформи на трети страни.
Да, но това зависи от типа на вашия акаунт. Приложението WhatsApp Business позволява основна автоматизация, като поздравителни и отсъстващи съобщения. За по-сложна автоматизация, като изпращане на съобщения въз основа на тригери или графици, е необходимо WhatsApp Business API. Личните акаунти в WhatsApp не поддържат автоматизация по подразбиране, но някои приложения на трети страни предлагат ограничени функции за автоматизация.