Решаване на проблема с разрастването на работата: Главният вицепрезидент по продажбите на ClickUp за изкуствения интелект и бъдещето на работата

От пустинята до бюрото: разрастването на работата е универсално

Неотдавна се озовах в Саудитска Арабия, където се срещнах с лидерите на първия производител на електромобили в страната и най-големия суверенен фонд в света. Тези организации изграждат неща в мащаб, който е трудно да се осмисли – ски курорти за 20 милиарда долара, кубични градове с размерите на дванадесет Empire State Buildings. Това е невероятно и вдъхновяващо.

Но това, което ме впечатли най-много, не беше мащабът на техните проекти, а мащабът на предизвикателствата, пред които са изправени. Независимо къде се намирате по света, разрастването на работата е тихата сила, която спъва екипите. Независимо дали строите футуристичен град или ръководите екип по продажбите в САЩ, симптомите са едни и същи: прекалено много приложения, процеси и контекст, който се изплъзва между тях.

Невероятно е да видим как ClickUp работи в напълно различна част на света, но реалността е, че разрастването на работата е навсякъде.

Определяне на проблема: какво е разрастване на работата?

Разпръскването на работата е фрагментирането на приложения, процеси, контекст и сега изкуствен интелект на работното място в несвързани системи – все по-често срещано предизвикателство за съвременните екипи. Това е скритата цена на производителността, иновациите и ангажираността. Според нашите изчисления това струва над 2,5 трилиона долара в загуба на производителност в световен мащаб. Но истинската цена е по-трудна за измерване: фрустрацията, умората и усещането, че работата е по-трудна, отколкото би трябвало да бъде.

Коварната част на разпръскването на работата е, че то рядко се проявява. Повечето хора не го наричат с името му – те просто усещат симптомите: забавяния, неудовлетвореност, хаос. Извършването на задачите отнема вечност. Хората са разочаровани. Има общо усещане за умора и забавяне. Но в основата на всичко това основната причина е винаги една и съща: несвързани инструменти, непоследователни процеси, липсващ контекст.

Първата ми битка с разрастването на работата: годините в Snowflake

За първи път се сблъсках с разрастването на работата в Snowflake.

Нашият екип по продажбите обхващаше всички видове проекти – локализирани цени, нови работни процеси и т.н. Но всеки проект се управляваше в Wrike, докато зависимостите се намираха в Salesforce, а екипът по разработката проследяваше работата си в Jira. Нямаше двупосочна синхронизация. Всяка седмица се срещахме, за да проверим дали приоритетите са съгласувани. Беше изтощително.

Това доведе до огромно разочарование в екипите, междуличностни конфликти и календар, пълен с срещи, които не решаваха нищо. Всеки дърпаше в различна посока.

Технологията трябваше да ни помогне да работим по-бързо, но всъщност ни забави. Спомням си колко беше мъчно да седя на тези срещи, знаейки, че липсата на интеграция ни костваше не само време, но и морал.

Съвременният продажбен стак: когато всяка минута е от значение

Днес да ръководиш екип по продажбите означава да живееш в свят, претъпкан с технологии: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – списъкът е безкраен. Представителите преминават от един инструмент в друг, само за да изпратят едно имейл. А в продажбите времето буквално е пари. Ако изпращането на имейл отнема десет минути вместо две, губите реални пари.

Когато се въведе нов инструмент или функция, или някой иска да купи или да въведе нещо, първата ми реакция е да попитам къде и как можем да го направим в рамките на нашите настоящи системи. Не искам да добавям нищо друго, освен ако не е абсолютно необходимо.

Може ли – и трябва ли – всичко това да се събере в един единствен прозорец? По-добрият въпрос е: какво е необходимо, за да стане това възможно?

Истината? Всеки нов инструмент добавя повече шум – повече „призрачна работа“, повече слепи точки и повече сложност, с която трябва да се справяме. Работата и без това е сложна – всеки екип има процеси, които продажбите трябва да следват. Затова колкото по-опростена е работата, толкова по-добре.

Скритите разходи на разрастването на работата от гледна точка на клиента: симптоми срещу основна причина

Повечето клиенти не влизат и казват: „Потъваме в разрастването на работата. ” Това, което описват, са симптомите: „Работата изглежда хаотична. ” „Отнема вечност да се свърши нещо. ” „Хората са разочаровани. ” Основната причина винаги е разрастването на работата, но е трудно да се назове, защото има много лица.

Когато разговарям с мениджъри, ги питам: Ако можехте да се върнете пет или осем години назад, бихте ли проектирали системите си по същия начин? Всички стигат до едно и също заключение: Не, не бих го направил по същия начин.

Те осъзнават, че по-обмислен подход към информационните силози, преноса на данни и сътрудничеството би им спестил години на конфликти. Но повечето организации са позволили на системите си да се разрастват органично, като всеки екип избира свои собствени инструменти – бели дъски, инструменти за управление на проекти и др. – и почти без намеса от страна на ръководството.

С превръщането на изкуствения интелект в норма на работното място, липсата на унифицирано работно пространство и контекст в реално време започва да ограничава неговото действително въздействие. Изкуственият интелект е толкова добър, колкото е добър контекстът, до който има достъп. Ако вашите данни са разпръснати в 18 инструмента, нещо, което наричаме „разпръскване на контекста“, няма да видите комбинираните предимства, които изкуственият интелект може да предложи.

Преодоляване на претоварването: силата на Северната звезда

Как да започнете да решавате проблема с разрастването на работата, особено когато той изглежда непосилен? За мен всичко се свежда до това да имате своя „Северна звезда“.

Контекстът е тази пътеводна звезда.

Силата на изкуствения интелект се реализира само когато има пълен контекст. Но да се стигне дотам не е лесно, особено ако сте затънали в хаос от системи. Всъщност, както сме видели в безброй реални трансформации, преодоляването на разпръскването на работата изисква смели, но постепенни стъпки – избор на един работен процес наведнъж, консолидирането му и изграждането на инерция към истинска конвергенция.

Научих, че трябва да се действа поетапно, но да се бъде категоричен и смел по отношение на всеки етап.

Вземете например управлението на проекти. „Просто преместете всичко“ звучи просто – докато не се сблъскате с разпръснати документи и наполовина изготвени планове. Независимо дали действате поетапно или наведнъж, истинската работа е да пренесете смело контекста напред и да го свържете със системата. Половинчатите стъпки разпиляват знанието, а смелите дават на изкуствения интелект цялостна картина.

Често споделям нашата вътрешна история за преминаването от Slack към ClickUp Chat. Всички се колебаеха. Първият ни опит да преместим по един екип наведнъж се провали. Просто не се получи. Тогава, веднага щом проявихме смелост и решителност, обявявайки недвусмислено, че на определена дата Slack ще бъде преустановен и всички ще преминат към ClickUp Chat, това наистина се случи! Slack изчезна, всички преминаха и беше страхотно. Сега имаме магически AI преживявания в ClickUp Chat, които иначе не бихме имали.

Разбирам, че инерцията на статуквото е силна. Но бъдещето на работата изисква смел и целенасочен план. Но като лидери, ние трябва да признаем, че именно липсата на насоки отгоре-надолу е създала разрастването на работата.

Матрицата: план за трансформация чрез изкуствен интелект

Използвам една рамка – нещо като матрица за трансформация чрез изкуствен интелект. Не става въпрос за преследване на бляскави обекти или добавяне на още инструменти. Става въпрос за:

Когато изкуственият интелект се наслагва върху фрагментирани, изолирани данни, това е като да помолите готвач да приготви ястие с продукти, разпръснати в 18 кухни. Но когато обедините работното си пространство и контекста – истинско конвергентно AI работно пространство – AI най-накрая може да изпълни обещанието си: да предоставя информация, да автоматизира задачи и да освободи екипа ви, за да се фокусира върху това, което е важно. Ето защо решаването на проблема с разпръскването на работата с AI не е само въпрос на ефективност – то е въпрос на отключване на изцяло нови начини на работа.

Разликата на ClickUp: изкуствен интелект, който наистина работи за вас

Когато говоря с екипите за изкуствения интелект, най-голямото предизвикателство не е ентусиазмът, а изпълнението. Всеки иска по-умни инструменти. Но без достъп до реалния контекст – върху какво работи екипът ви, какво вече е обсъдено, какво трябва да се случи след това – повечето изкуствен интелект в крайна сметка изглежда несъвършен и разочароващ.

Тук на помощ идва ClickUp Brain . Тъй като се намира във вашето работно пространство, той наистина разбира какво се случва. Той черпи информация от вашите задачи, документи, чатове и цели, за да даде отговори, които са основани на реалността, а не на предположения.

И това е гъвкаво. Можете да превключвате между водещи модели изкуствен интелект – като ChatGPT, Claude, Gemini и други – в зависимост от това, от което се нуждаете в дадения момент. Бърз чернови вариант? Интелигентно резюме? По-задълбочено разсъждение? Имате различни опции, без да се налага да прекъсвате работата си.

След това има ClickUp Brain MAX, десктоп AI спътник, който отива още по-далеч. Можете да говорите, а той ви слуша – буквално. С помощта на функцията Talk to Text можете да кажете какво имате предвид и да го превърнете в актуализация, задача, документ – каквото и да ви е необходимо. Той е контекстно-чувствителен, винаги включен и става по-умен, колкото повече го използвате.

Не става въпрос само за изкуствен интелект заради самия изкуствен интелект. Става въпрос за изкуствен интелект, който действително подобрява работата ви.

Културната революция: изграждане на 10-кратно по-ефективен екип

Бъдещето на работата не се състои само в по-добри инструменти – то е свързано с ново мислене. Вярвам, че бъдещето е такова, в което хората управляват хора, а индивидуалните сътрудници управляват агенти. Така се увеличава 10 пъти работната сила.

Но това не може да се постигне само с технологии. Това е културна революция. В ClickUp всеки петък отделяме един час, за да могат нашите търговци да разработват изкуствен интелект. Това е абсурдна концепция: да извадим търговците от работата им, от дейностите, които генерират приходи, за да разработват изкуствен интелект. Но това е единственият начин да дадем възможност на всеки да автоматизира 30-40% от работата си и да освободи време за по-важни неща.

Това е културна революция. Компаниите и лидерите, които правят това, ще видят как техните компании растат 10 пъти и печелят.

Само ИТ не може да постигне това. Само крайните потребители знаят подробностите за своята работа. Компаниите, които ще спечелят, ще дадат възможност на всеки служител да мисли като основател, да изгражда свои собствени работни процеси и агенти и да стимулира иновациите от самото начало.

Преодоляване на съпротивата: ролята на колегите шампиони

Промяната е трудна. Ще се върна към примера с преминаването от Slack към ClickUp Chat. Да, имаше съпротива – хората искаха своите персонализирани емоджита и познатия интерфейс. Едва когато предприехме категорична промяна в цялата компания, тя се наложи. И голяма част от заслугата за това е на хората, които гласно и ентусиазирано поведеха тази промяна.

Трябва да намерите хората във вашата компания, които мислят естествено в системи, и да им предоставите платформа, която да помогне за развитието на компанията. Ключово значение имаше овластяването на оперативните шампиони. Те се превърнаха в застъпници, помагайки на своите колеги да се адаптират и да просперират в новата среда. Управлението на промените не е просто директива отгоре надолу, а движение, което се нуждае както от лидерство, така и от подкрепа на ниско ниво.

Реални резултати: от фрустрация към плавност

Откакто направихме тези промени, видях трансформацията с очите си. Срещите, които преди бяха за съгласуване, сега са за действие. Изкуственият интелект предоставя информация, още преди да съм попитал. Представителите прекарват по-малко време в преминаване от един инструмент към друг и повече време в продажби. Фрустрацията е заменена от плавност.

А нашите клиенти? Тези, които приемат този подход, виждат същите резултати. Не е лесно, разплитането на години на разрастване на работата никога не е. Но с ясна цел, смело лидерство и готовност да се инвестира в културата, това е възможно.

И цифрите го потвърждават. Според проучване на Forrester Total Economic Impact™, екипите, които използват ClickUp, са постигнали 384% възвръщаемост на инвестициите и са спестили 92 400 часа до третата година.

Заключение: Време е да действаме

Разпръскването на работата е най-големият проблем на съвременния труд. Но то не е неизбежно. С унифицирано работно пространство, системи с богат контекст и работни процеси, задвижвани от изкуствен интелект, екипите могат да спестят време, да повишат производителността с изкуствен интелект, да отключат иновациите и да създадат работни места, които работят за всички.

Препоръчвам да започнете с размисъл: къде се проявява разрастването на работата във вашата организация? Какво смело решение можете да вземете през това тримесечие, за да унифицирате контекста и да дадете повече възможности на екипа си?

Бъдещето принадлежи на онези, които решават проблема с разрастването на работата – една платформа, един AI център, една културна промяна наведнъж.