Как изглежда разрастването на работата в действителност
Прекарал съм кариерата си в помагане на организации да се справят с хаоса, причинен от разрастването на работата. Това не е теоретичен проблем – това е ежедневната реалност за екипи, които се давят в ръчни процеси, остарели системи и мозайка от несвързани инструменти. Виждам болката в очите им, когато описват поредния ден, загубен за актуализации на статуса, поредния проект, провален поради недоразумения, поредната пропусната възможност, защото информацията е била затворена в силоз.
Цената на разрастването на работата
Нека го изразим в цифри: 2,5 трилиона долара загубена продуктивност всяка година. Но зад тази цифра стоят реални хора – екипи, които искат да вършат значима работа, но са затънали в хаос.
Моето място на първия ред: истории от полето
Моментът на прозрението на VaynerMedia
Една история, към която се връщам постоянно, е демонстрацията, която проведох с VaynerMedia. Те оценяваха ClickUp, а аз бях там, за да обсъдим управлението на ресурсите – честно казано, това е трудна област, защото все още разработваме някои функции. Но докато им обяснявах как техният екип може да работи в ClickUp – не само да регистрира часове или да актуализира статуси, но и да сътрудничи, да създава и да изпълнява – нещо се промени.
Тяхната шампионка, Mika, ме спря:
„Чакай, хората наистина работят тук?“
Тази пауза, това осъзнаване, е това, което ме движи. Това е моментът, в който някой вижда, че конвергенцията не е просто възможна – тя се случва.
Клиентите са разделени: претоварени или преувеличаващи
Всеки ден разговарям с два вида клиенти.
Първата група е претоварена от ръчните процеси. Те знаят, че нещо не е наред, но не знаят откъде да започнат. Те са затънали в старите начини на работа, придържайки се към функциите на старите PMO инструменти, защото „така сме правили винаги“.
Втората група е на другия край на спектъра – те искат да създадат свои собствени AI решения от нулата. Те разполагат с инженери, амбиция и истинско желание за иновации, но това, което започва като напредък, бързо се превръща в заплетена бъркотия от инструменти, които не комуникират помежду си. Вече не става въпрос само за разрастване на работата – а за разрастване на AI. Различни модели, несвързани резултати и липса на споделен контекст. Виждал съм как това спира инерцията.
И двете групи пропускат едно и също нещо: конвергенция.
Силата на обединяването на всичко – контекст, комуникация, изпълнение – в едно унифицирано работно пространство и платформа.
Изкуството на възможното: защо конвергенцията на изкуствения интелект е свързана с обучението, а не с продажбите
Когато се срещам с лидери за първи път, им казвам, че моята работа не е да продавам софтуер. А да преподавам изкуството на възможното. Искам те да разберат, че платформата за продуктивност не е просто инструмент за управление на проекти с добавена изкуствена интелигентност. Това е нов начин на работа – преход от въртене на чинии към изграждане на нещо трайно.
Конвергенция: противоотровата срещу разрастването на работата
Защо повече инструменти влошават нещата
Наблюдавал съм организации, които се опитват да решат проблема с разрастването на работата, като купуват повече инструменти. Те смятат, че следващото приложение или AI функция ще бъде панацеята. Но всяко ново точково решение е просто още едно нещо, с което да се занимават – още един пример за разрастване на инструментите, което води до загуба на контекст и фрагментирано изпълнение.
Конвергенцията има различно значение: тя се отнася до премахването на тези силози, свързването на точките и позволяването на екипите да живеят и работят на едно място. Когато постигнете конвергенция, не получавате само ефективност – получавате яснота, инерция и пространство за истински иновации.
Конвергенцията не означава добавяне на повече инструменти. Тя означава най-накрая да обедините работата, данните и разговорите си.
Конвергенцията не означава добавяне на още инструменти. Тя означава най-накрая да съчетаете работата, данните и разговорите си.
Как изглежда реалната интеграция на изкуствения интелект
Нека ви дам конкретен пример. Наскоро работих с клиент, който използваше три различни инструмента за управление на продажбите, проследяване на обратната връзка от клиентите и възлагане на последващи действия. Те ръчно копираха бележки от Gong, актуализираха Gainsight и след това изпращаха задачите по имейл.
Когато пренесохме всичко в ClickUp, автоматизираните AI процеси започнаха да транскрибират разговори, да маркират задачи за действие и да задават последващи действия – всичко на едно място.
Няма повече копиране и поставяне. Няма повече загуба на контекст между системите. ✅
Екипът можеше да вижда цялото пътуване на клиента, да сътрудничи в реално време и да се фокусира върху изграждането на взаимоотношения, вместо да се занимава с логистика.
Как конвергентните работни пространства, задвижвани от изкуствен интелект, решават проблема с разрастването на работата
Научих, че разрастването на работата не може да се оправи с добавянето на още инструменти. То се оправя, като се създават по-малко места, където работата да се скрие.
Това е, което създаваме с ClickUp – и което използвам всеки ден. С ClickUp Brain не се налага да преминавам от приложение за водене на бележки към мениджър на задачи и редактор на документи. Мога да обобщя среща, да я превърна в задачи за изпълнение и да постигна напредък, без да напускам мястото, където се извършва работата. Тъй като изкуственият интелект разбира контекста, в който работя, той ми се струва по-скоро като съотборник, отколкото като инструмент. Това е разликата, която прави контекстуалният изкуствен интелект – той не само генерира, но и сътрудничи.
Едно от нещата, които намерих за изненадващо ценни, е възможността да превключвам между големи езикови модели в ClickUp Brain. Някои дни имам нужда от скорост. Други дни тонът или дълбочината са по-важни. Тази гъвкавост – без да преминавам от една платформа на друга – направи изкуствения интелект по-малко като допълнение и повече като истински сътрудник.
И после има Talk to Text . Това ме изненада. Преди губех идеи между срещите – страхотни мисли, към които никога не се връщах. Сега просто ги казвам на глас и те се превръщат в задачи или документи директно в ClickUp. Без писане. Без преследване. Просто... са там. С ClickUp Brain Max на десктопа, това преживяване става още по-ясно – всяка изречена идея веднага се озовава на правилното място, готова да бъде реализирана.
Това е частта, която най-много резонира, когато разговарям с други лидери. Всички се борят с прекалено много инструменти и недостатъчно време. Но когато видят какво е възможно с конвергенцията – когато работата, контекстът и изкуственият интелект се появяват на едно място – нещо се променя. Те спират да питат „как да оправим хаоса?“ и започват да питат „какво бихме могли да изградим, ако това не ни пречеше?“
Тогава знам, че са го видели.
Предизвикателството на управлението на промените зад разрастването на работата
Защо е толкова трудно да се откажем от старите системи
Управлението на промените е най-трудната част от работата ми. Разбирам защо организациите се придържат към старите системи – те са им познати, дори успокояващи. Но комфортът е враг на прогреса.
Виждал съм екипи да се трансформират, когато най-накрая се откажат от старите навици. Те си връщат часовете, намаляват конфликтите и отключват креативността, като елиминират основния фактор, който намалява производителността в екипите. Но е нужна смелост, за да се поставят под въпрос статуквото и да се признае, че това, което ви е докарало дотук, няма да ви отведе там, където искате да стигнете.
Практичен списък за водене на промени
Слушайте и се адаптирайте: Поканете за обратна връзка и бъдете готови да коригирате подхода си. Започнете с един процес: Не се опитвайте да промените всичко наведнъж. Изберете проблемна точка и я решете. Покажете, не разказвайте: Демонстрирайте въздействието на конвергенцията с реални примери от вашия собствен екип. Празнувайте малките победи: Промяната е трудна – признайте напредъка и споделете историите за успеха.
Постепенно въвеждане: среща с хората там, където са
Едно нещо, което научих, е, че не можеш да насилваш промяната.
Трябва да се срещнете с хората там, където са. Понякога това означава да започнете с малки стъпки – да замените един стар инструмент, да автоматизирате един процес, да покажете на един екип какво е възможно.
Но всяка стъпка към конвергенцията е стъпка далеч от разрастването на работата. И веднъж щом хората видят разликата, те не искат да се връщат назад.
📮 ClickUp Insight: 1 от 4 служители използва четири или повече инструмента само за да създаде контекст в работата си. Важна информация може да бъде скрита в имейл, разширена в Slack нишка и документирана в отделен инструмент, което принуждава екипите да губят време в търсене на информация, вместо да вършат работата си.
ClickUp обединява целия ви работен процес в една унифицирана платформа. С функции като ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Docs и ClickUp Brain всичко остава свързано, синхронизирано и незабавно достъпно. Кажете сбогом на „работата около работата“ и си върнете продуктивното време.
💫 Реални резултати: Екипите могат да спестят над 5 часа всяка седмица, използвайки ClickUp – това са над 250 часа годишно на човек – като елиминират остарелите процеси за управление на знанията. Представете си какво би могъл да създаде вашият екип с една допълнителна седмица продуктивност на тримесечие!
Съвет за лидерите: Не се задоволявайте с по-малко
Цената на бездействието
Ако сте лидер, ето моето предизвикателство: не се задоволявайте с малко. Не позволявайте инерцията да диктува бъдещето ви. Разрастването на работата не е неизбежно. Конвергенцията е на достижение, но трябва да я искате.
Запитайте се: градите ли бъдещето или просто поддържате миналото? Давате ли възможност на екипите си или ги карате да работят около вашите системи?
Изграждане на култура на непрекъснато усъвършенстване
Най-добрите лидери, които познавам, насърчават култура на непрекъснато усъвършенстване. Те насърчават експериментирането, награждават любознателността и не се страхуват да се откажат от това, което е удобно.
AI и конвергенцията не са само технология – те са начин на мислене. Те са вяра, че работата може да бъде по-добра, и след това упорита работа, за да се постигне това.
Поглед към бъдещето: бъдещето на работата е конвергентно
Как ще се развиват ролите и екипите
С изчезването на разрастването на работата, виждам как се развиват ролите. Ще се нуждаем от повече „агенти мениджъри“ – хора, които могат да координират изкуствения интелект и човешкото сътрудничество. Бързото инженерство ще се превърне в основна умение. Екипите ще бъдат по-малки, по-гъвкави и фокусирани върху резултатите, а не само върху продукцията.
👉 Моят призив за действие
Ако четете това, вече мислите за следващата стъпка. Моят съвет: направете първата стъпка. Оспорете предположенията си. Опитайте нещо ново.
Разрастването на работата е проблем, който можем да решим – заедно. Конвергенцията е начинът, по който го правим.