Опитвате ли се да работите върху презентацията си между ежедневните си разговори по Zoom?
Мислите ли, че можете да приемете обаждане от клиент, докато преглеждате просрочен доклад?
Помислете отново. Изпълнението на няколко задачи едновременно може да изглежда като начин да спестите време, но най-вероятно ще се изтощите, а работният ви процес и качеството на работата ви ще се влошат.
Изследванията показват, че многозадачността може да навреди на психическото ви здраве и производителността ви. Една стъпка към намаляване на нивата на стрес и повишаване на производителността е да осъзнаете, че времето ви е ценно, и да се уверите, че го използвате разумно за важните неща. Работните сигнали, известия, имейли и покани за срещи може да изглеждат безкрайни, но е важно да знаете как технологията може да отнема от деня ви и как да я управлявате по-добре.
ClickUp анализира проучвания и ресурси от Националните институти по здравеопазване, Harvard Business Review и новинарски репортажи, за да определи 10 от най-често срещаните фактори, които отнемат време в офиса, и какво да се направи по този въпрос.
Работете по-умно, а не по-усилено, с 22 трика за спестяване на време и повишаване на производителността от ClickUp.
1. Телевизия и подкасти
С достъп до стрийминг услуги с хиляди предавания и милиони подкасти, от които да избирате, няма съмнение, че медиите могат лесно да отнемат свободното ни време. Може да забележите, че подкастите ви се натрупват и да почувствате, че ги слушате на заден план, докато довършвате изследователски доклад.
Но можете ли наистина да посветите вниманието си и на двете неща едновременно?
Много хора вярват, че могат да преминават от една задача към друга, без да губят ритъм. В действителност възрастните стават все по-неефективни и преуморяват мозъка си, за да правят всичко едновременно. Извършването на една задача може да спести време и стрес.
13 НАЙ-ДОБРИ ПРИЛОЖЕНИЯ ЗА ПОМОДОРО ТАЙМЕР ЗА УЧЕНЕ И КОНЦЕНТРАЦИЯ Техниката за управление на времето Помодоро разделя деня на малки, продуктивни времеви блокове. Намерете най-добрите приложения за Помодоро, които да ви помогнат да останете на правилния път.
2. Срещи
Искали ли сте някога да предложите на колега, че срещата, която сте провели, е можела да бъде проведена по имейл? Не сте сами – много работници смятат, че срещите могат да бъдат огромна загуба на време.
Проучване от 2019 г., проведено от консултантската фирма Korn Ferry, установи, че 67% от работниците смятат, че прекалено дългите срещи им пречат да вършат ефективно работата си.
За да убедите шефа си да намали седмичните срещи, създайте кратка дневен ред, следете внимателно времето и се уверете, че всяка среща има цел и резултат, за да намалите многократните проверки и да поддържате фокуса на членовете на екипа върху задачите.
Предлагането на провеждането на одит на срещите на вашия шеф може да помогне за намаляване на загубата на време и дори да спести пари на компанията.
Бонус: Ритмичност на срещите за отдалечени екипи
3. Хеликоптерни шефове
Да имаш микромениджър за шеф може да бъде неприятно преживяване и да се счита за форма на тормоз. Постоянното наблюдение и разпитване кара служителите да се чувстват безсилни.
Хеликоптерните шефове понижават морала, което води до незадоволителна производителност и загуба на време. Създаването на процес за управление на проекти, който очертава едни и същи очаквания за целия екип, може да поддържа всички в правилната посока и да ги държи информирани.
Микромениджърите не винаги имат лоши намерения; обмислете да си сътрудничите с тях по даден проект, за да изградите доверие.
4. Социални медии
Проверете колко време прекарвате в социалните медии на телефона си – може да се изненадате колко време губите, превъртайки фийдовете си. Всички обичат новите танцови предизвикателства, но прекомерното им консумиране може значително да понижи производителността ви на работа.
Проучване от 2020 г. установи, че използването на социалните медии може да доведе до депресия и тревожност. Помислете да изключите известията от социалните медии или да си вземете почивка, като изтриете някои приложения от телефона си.
5. ИТ проблеми
Техническите проблеми могат да доведат до голяма загуба на време през работния ден. Били ли сте някога в средата на важна задача, когато Wi-Fi връзката прекъсне? Докато IT отдела работи по проблема, вие оставате да си въртите палците.
Според Robert Half Consulting, средно работниците губят почти две седмици годишно за разрешаване на технически проблеми. С нарастването на дистанционната работа тези проблеми се увеличиха и хората разчитат на технологията у дома си, без да имат достъп до ИТ консултант.
Актуализирането на софтуера и периодичното рестартиране на компютъра могат да направят чудеса при малки технически проблеми.
6. Претоварване с решения
Да сте в позиция, която изисква от вас да взимате множество решения ежедневно, може да доведе до претоварване с решения, което може да причини намаляване на производителността и съответно повишаване на нивата на стрес.
Аналитичната парализа е състояние, което забавя процеса на вземане на решения и възпрепятства способността ви да изпълните дадена задача. Един от начините да намалите тежестта е да премахнете разсейващите фактори, да се консултирате с колеги, ако не сте сигурни за най-доброто решение, или да делегирате избора на друг експерт от вашата мрежа.
7. Игри
Според проучване на Future Publishing от февруари 2022 г., възрастните в САЩ прекарват почти час и половина всеки ден в мобилни игри. През май 2020 г. 80% от пълноценно заетите работници признаха, че играят игри по време на работа, дори по време на срещи. 😮
Игрите по време на работа могат да бъдат огромна загуба на време. Както и при социалните медии, ограничете времето си за игри, като временно премахнете приложенията за игри по време на работното време и зададете времево ограничение за това колко можете да играете на ден.
8. Театър на производителността
Колко често сте се налагало да доказвате на шефа си, че сте продуктивни?
От актуализиране на статуса ви в Slack през деня до изпращане на безполезни съобщения на шефа ви, за да покажете, че сте ангажирани, може би се занимавате с „театър на продуктивността“ и губите до един час дневно, за да се правите на зает. Вместо да изпращате безкрайни знаци на шефа си, че работите, обмислете да го информирате ежедневно за напредъка си чрез Slack, преди да си тръгнете от работа.
9. Преумора
Трудно е да бъдеш креативен, ако си преуморен и изтощен. Много хора по целия свят страдат от изтощение, което може сериозно да повлияе на благосъстоянието ни.
Помислете да си поставите граници в работата. Ако работите в офис, не си създавайте навика да взимате служебния си компютър у дома и изключвайте уведомленията от Slack след работно време. Почивайте си, когато се чувствате стресирани или на прага на изчерпване.
Много компании се обръщат към приложения за благосъстояние, за да помогнат на персонала да избегне изчерпването и намалената производителност.
УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО: КРИТИЧНО УМЕНИЕ ЗА ВСЯКА РОЛЯ Независимо с какво се занимавате, научаването на някои основни умения за управление на времето може да ви помогне да останете продуктивни, като същевременно значително намалите нивото на стрес.
10. Неорганизираност
Неорганизираността и продуктивността рядко вървят ръка за ръка. Поддържането на работното място подредено може да повиши продуктивността и да намали стреса.
Прекарваме много време на бюрата си, така че защо да не ги превърнем в приятна среда? Отделете време да преорганизирате пространството, като инсталирате няколко плаващи рафта над бюрото си, за да премахнете визуалните разсейващи елементи.
Помислете да изхвърлите ненужните вещи, които сте съхранявали. Новопочистеното ви работно място може да ви даде свеж старт на деня.
Идентифицирайте факторите, които ви отнемат време, и започнете да създавате по-добри работни навици още днес.
Не е нужно да живеете в хаос, постоянно да изоставате от графика и да се чувствате претоварени.
Като идентифицирате често срещаните фактори, които ви костват време в офиса, предприемете практически стъпки за тяхното намаляване и създайте план за действие, можете да увеличите производителността си и да възстановите баланса в живота си.
Един от начините да създадете по-добри работни навици и да се придържате към плана си е да използвате инструмент за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp. Той предлага функции за проследяване на времето, поставяне и проследяване на цели, както и стотици други персонализирани функции, всичко в една платформа, за да елиминирате разсейващите фактори, да повишите производителността си и да ви помогне да останете фокусирани в работата си.
Използвайте този мощен инструмент, за да придобиете ново чувство за контрол, да си върнете ценното време и да започнете да се наслаждавате на баланса между работата и личния живот, към който се стремите. Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Гост-автор: